Este documento proporciona recomendaciones para prevenir imprevistos con el ordenador en centros de salud, incluyendo garantizar la confidencialidad de claves de acceso, custodiar la información clínica, realizar un mantenimiento adecuado del hardware y software, y ofrecer soluciones cuando falla la tecnología.

1. Abú-Clip ecomendaciones para prevenir imprevistos con el ordenador
Prevención de imprevistos con el ordenador.
La incorporación de la informática supone la posibilidad de múltiples circunstancias
en las que pueden producirse errores y fallos que condicionan la dificultad de uso de esta
herramienta de forma adecuada. En este sentido hemos preparado este informe para los
coordinadores y responsables de los centros de salud con el objetivo de prevenir en lo
posible que estas se produzca, así como para orientar en la actuación cuando estas se
produzcan.
Confidencialidad de las claves de acceso y firma electrónica.
Garantizar el uso no compartido de las claves de acceso, cada profesional ha de entrar
con una primera clave y pasword de red propio que no debe ser conocido por otros
profesionales, ni personas ajenas al servicio u organización.
La tarjeta de firma electrónica es personal e intransferible, es importante que
garanticemos su custodia y avisemos a los profesionales de que su hurto, pérdida y/o olvido
en el puesto de trabajo puede suponer no solo la posibilidad de acceso a la información
clínica que comentamos en otro apartado, sino también, la disponibilidad de “firmar
electrónicamente” documentos y tramites personales del titular de la misma.
Para evitar esta posibilidad, hemos de garantizar que todo usuario del sistema al acceder
a su puesto de trabajo, disponga de una clave de acceso a red y si así lo precisa por categoría
profesional de “tarjeta de firma electrónica”, facilitando y orientando en todo lo posible estos
trámites (plan de acogida).
• La clave de acceso a red se gestiona por los coordinadores de los centros de salud,
desde el CRC, solo precisamos para ello conocer el nombre completo del trabajador y
su DNI y validar el usuario en red contactando con el servicio del Centro de Atención
Telefónica Sanitaria (CATs; 902393999) mediante llamada telefónica del propio
profesional o de nosotros mismos. Una vez incluido y validado en el CRC, el
profesional con su número de DNI y utilizando la clave genérica “spca2:08” solo
debe elegir otro pasword definitivo. Si en algún caso os veis limitados a la hora de
gestionar estos pasos rogamos contactéis con nuestra responsable sonsultor de
Abucasis desde donde podran agilizar estas altas.
• La tarjeta de firma electrónica, solo puede ser realizada desde los “Puestos de
Registro de Usuarios (PRU)” que en cada departamento se localizan en unidades de
personal generalmente hospitalarias. El personal debe acudir a estos PRU
personalmente con su DNI actualizado (es conveniente llamar antes).
http://www.accv.es/fileadmin/boletin/accv-200705_c.htm
• Cuando un profesional esta haciendo una sustitución, debemos registrar la fecha que
hemos seleccionado para el fin del periodo, y tenerla en cuenta a la hora de renovarla
y prorrogarla en el Catálogo de Recursos Corporativo (CRC). En caso contrario ese
día este profesional no podrá trabajar si sigue desempeñando la sustitución.
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Custodia de la información clínica.
Conviene tener presente la necesaria reserva y el deber de secreto por parte de todo el
personal, sanitario y no sanitario. Entre las prácticas a proponer, con relación a las Historia
Clínica, estarían:
• Evitar que queden a la vista del público documentos (informes, bajas, recetas,…)
que puedan leerse con facilidad.
• Evitar colocar la hoja de los pacientes citados en la puerta de la consulta y vigilar
que no conste información en el apartado de observaciones que haga referencia a la
patología de la persona citada. También debe evitarse que la hoja del listado se
traspapele y evitar que algún paciente se la lleve entre sus papeles por error (se
puede imprimir en papel de otro color para identificarla con mayor facilidad).
• Enviar la documentación clínica de un centro a otro siempre en sobre cerrado.
• Evitar que los pacientes o sus familiares trasladen información clínica, incluso en
situaciones de urgencia. El traslado debe realizarse por personal del equipo.
• Entregar los informes o resultados de pruebas complementarias al paciente o persona
autorizada para solicitarlos, siempre dentro de un sobre cerrado dirigido al paciente.
• Evitar en lo posible el empleo del fax para transmitir informes o documentos
clínicos, dado que se envía información personal sin tener la seguridad de que se
recibe, ni de que el receptor es quien se dice ser. Así como en el acceso de
profesionales no sanitarios (informáticos técnicos del hardware) al control remoto
del ordenador con información clínica relevante de los paciente activa en el mismo, o
durante la entrevista clínica con el objeto de reparaciones o problemas de
funcionamiento.
• Colaborar todos los miembros del equipo para evitar que documentos clínicos
puedan terminar tirados en contenedores de la calle, destruyendo manualmente el
material con información confidencial y reclamado máquinas destructoras de papel
que faciliten la tarea.
• Los documentos en papel (incluidas las hojas de consulta y los avisos domiciliarios
una vez concluidos) y las tarjetas identificativas (TSI, identificación personal…) que
se pretenda eliminar, nunca se tirarán a las papeleras; se deben destruir en máquinas
trituradoras de papel.
• No se debe proporcionar información directa de cita ni datos personales a terceros,
salvo previa autorización del interesado.
• No se debe proporcionar información de cita ni de datos personales a terceros por
teléfono, aunque se identifique el solicitante y la petición sea justificada. Por
teléfono, no se puede, en general, confirmar la identidad de quien llama, salvo que lo
reconozcamos, por atenderlo o trabajar con él habitualmente, por ejemplo. En el caso
de las farmacias que necesitan localizar a algún paciente por problema de recetas o
medicamentos, nosotros localizaremos al usuario informándole de la incidencia y le
facilitaremos el teléfono o dirección de la farmacia para que sea resuelto. Si es un
organismo público habrá que pedirle que realice la solicitud de información por
escrito, enviándola por fax, por ejemplo, si es urgente.
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En cuanto al uso del ordenador en la consulta:
• No se debe dejar abierta en las pantallas de los monitores de la Unidad de Admisión,
ni dentro de las consultas de los profesionales sanitarios la HC del último paciente
consultado. En caso de abandono temporal de la consulta con el programa
informático en activo, debe dejarse en la opción “reiniciar sesión”, retirando la
tarjeta de firma si es necesaria, para proteger los datos que en él se encuentran. Al
terminar la jornada laboral, se cerrará siempre la sesión de trabajo. Debe evitarse que
quede información impresa olvidada en las impresoras que contenga datos de
carácter personal.
• Al escribir una “nota” en la Historia Clínica informatizada, se debe evitar incluir
datos confidenciales y/o sanitarios (diagnósticos), ya que tienen acceso a leerlo
cualquier profesional usuario, tanto sanitario como no.
• Se destruirá toda aquella información de datos personales o clínicos que se guarden
en los discos duros de los PC una vez ya no se utilicen, y si es necesario conservar
dicha información se realizará con clave de acceso.
Mantenimiento y sustitución del material fungible y hardware.
A partir de ahora toda la información para el paciente, informes documentos va a ser
impresa desde la aplicación Abucasis II, por lo que debemos prevernos de un stock
suficiente para garantizar este consumo desde cada una de las consultas asistenciales y
administrativas. Dotando cada consulta y puesto administrativo con papel DINA-4, folios
con membrete de la Agencia Valenciana de Salud para los informes que se precisen, sobres
para la custodia de la información impresa, hojas autocopiables de atención urgente y en las
asistenciales papel para recetas .
El buen mantenimiento y funcionamiento de las impresoras es fundamental a la hora de
la utilización de esta herramienta, por lo que hemos de evitar un uso no adecuado
(traccionando el papel enganchado,…), así como la sustitución correcta y sin demoras del
tonner de tinta. Es fundamental adiestrar e informar a los profesionales en su realización y
disponer de un stock suficiente para dar respuesta a su sustitución en el 35% de los puestos
con impresora de equipo y el 100% de las impresoras de red. El acceso al mismo, ver figura,
está en la parte frontal de las impresoras, justo arriba de la bandeja manual existiendo un
botón o presilla según modelo de impresora para su apertura (Impresora de equipo brother HL-
5150D – TN 3030; impresora en serie Brother HL-6050DN – TN 4100).
b
b
a
a
Figura 1: Impresora de equipo. a) punto Figura 2: Impresora de serie. a) punto de
de apertura; b) tonner TN 3030. apertura; b) tonner TN 4100.
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El ratón y teclado del ordenador sustituyen al bolígrafo, por lo que es importante su
mantenimiento y limpieza adecuada, ver documento “06LimpHardware00”. Es
recomendable disponer al menos, de un ratón de reserva, fácilmente localizable y
custodiado por personal de administración para su sustitución en caso de rotura o mal
funcionamiento. De forma periódica se debería revisar su funcionamiento (cuatrimestral) y
realizar una limpieza interna. Esto puede ser responsabilidad del personal administrativo del
equipo, con la tarea de pasar por todos los puestos para su limpieza y/o de cada profesional
en su unidad de trabajo y de aquellas comunes que le correspondan, para lo que deberíamos
suministrarles el material necesario.
Ante rotura y averías, tanto de teclados como impresoras, pantallas, etc… así como
problemas en el funcionamiento de la aplicación es fundamental que los profesionales lo
identifique y se transmita al CATs. El mantenimiento de los equipos está contratado e
incluido, y se realiza de forma rápida y eficiente. Los requisitos para informar de averías
para su sustitución y/o revisión técnica son las siguientes:
• Identificar el equipo mediante el número de inventario (localizado en la CPA),
• Indicar la localización exacta del equipo (número de consulta, planta, etc…)
• Identificar la persona de contacto. Es importante informar a los profesionales de
admisión del turno de mañanas/tardes de que va a acudir un técnico y/o servicio de
trasporte, para que cuando esto se produzca no se tenga que ir por culpa del “no
sabemos”.
b
a
Figura 3. Equipo de puesto Abucasis II. a) localización de etiquetas con número de inventario y teléfono del
CATs; b) Localización de etiqueta con número de serie del equipo.
Para la sustitución provisional de elementos externos (teclado, ratón, impresoras,
pantallas… ) cada centro ha de identificar un equipo susceptible de actuar de “repositorio”.
En los centros grandes se ha realizado la previsión de un equipo de reserva, pero en centros
pequeños este deberá ser aquel que no se utilice de forma prioritaria (consulta auxiliar,
cirugía menor y/o biblioteca), la disponibilidad de este equipo como “reposición-
sustitución” ha de ser conocida por todos los profesionales (incluyendo atención
continuada), e identificado un responsable de su trasporte y recambio (celador), tanto para
turno de mañana/tarde como sábados y atención continuada.
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Dotación y previsión de puntos clave de atención.
Las consultas de urgencias, de atención continuada, así como las de atención ordinaria
en sábados, son las que denominamos “zonas sensibles” que por ser puntos de atención
comunes suelen estar sin supervisión directa, precisan garantizar su funcionamiento
adecuado de forma continua. Para ello debemos tener en cuenta lo siguiente:
1. Identificar estas zonas sensibles y asignar un responsable para su mantenimiento
y supervisión periódica, en especial los días previos al fin de semana puentes y/o
festivos.
2. Previsión de una dotación adecuada de papel DINA-4, hojas autocopiables de
atención urgente (ver siguiente apartado) y de recetas según precisara.
3. Dotar estas zonas de material repositorio para la impresora correspondiente, en
un lugar visible y conocido por los profesionales que en ella trabajan.
4. Adecuar estas zonas con teléfono que permita la comunicación con el interior y
el exterior.
Cuando todo va mal.
Somos conscientes de las dificultades que el proceso de informatización conlleva
cuando “todo va mal”, y pese a que la solución es evitar que esta circunstancia se produzca,
debemos intentar cuando ocurra que perjudique lo menos posible al paciente y a nuestro
funcionamiento.
En consulta: Cuando ante un paciente después de registrar el contacto se bloquea la
aplicación y no nos deja grabar el contacto, solo podemos en algunos casos “copiar y
pegar” los contenidos de cada uno de los apartados del mismo en el de observaciones
y una vez hecho copiarlo todo, anular el contacto y volver a entrar en este paciente
intentando en un nuevo contacto pegar de nuevo lo que hemos salvado (tecla copiar:
“alt+C”; tecla pegar: ”alt+V”).
Cuando el problema sea general y la aplicación este bloqueada, podemos:
• Utilizar el listado de agenda en papel para llamar a los pacientes (ver “en
admisión”) tras informarlos del problema y actualizar la misma con aquellos
pacientes que están en la sala de espera y no consten en la misma.
• Registrar la atención en papel. Lo más practico es utilizar el modelo de
registro autocopiable de atención urgente, que nos permite dar el original al
paciente indicándole que la traiga la próxima vez, y conservar la copia por si
queremos registrar, cuando todo se solucione, un apunte resumido en el
contacto.
• No solicitaremos la historia papel del archivo pues el personal de admisión
también tiene lo suyo.
En admisión: Siempre hemos de prevenir esta situación mediante la impresión de
listados de agendas del turno siguiente. Por la mañana a última hora se imprimen las
agendas de la tarde, al final de la tarde las del día siguiente, y el viernes o sábado las
del lunes. De esta forma siempre podremos disponer de forma aproximada del estado
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de las agendas y los huecos disponibles. Como hemos indicado una copia de estos
listados se distribuirán a las consultas para ordenar el acceso.
Cuando el problema sea general y la aplicación este bloqueada, debemos:
• Informar a los usuarios del problema.
• Comunicar con el CATs, informando del suceso y solicitando su resolución y
plazo previsto para la misma. Debemos indicar una persona de contacto y un
teléfono de acceso directo para que se pongan en contacto con nosotros
cuando este resuelto.
• Informar por megafonía a todos los trabajadores del problema, sobre todo
para que no pierdan tiempo llamando al CATs y bloqueen esta línea.
• A la hora de citar a los pacientes, podemos actuar de la siguiente forma:
1. Preguntar quien precisa atención urgente para derivarlos al servicio
correspondiente.
2. Si la demora en la reparación se prolonga lo más conveniente sería,
tanto para las citas directas como telefónicas, que registráramos
nombre, apellidos, número de SIP, fecha de nacimiento y número de
teléfono (móvil y fijo) a los pacientes que soliciten cita para los
próximos días, con el objetivo de llamarles para concertar esta cuando
el sistema se haya establecido.
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