Ciclo de vida del proyecto desde la iniciativa al cierre
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En un mundo empresarial cada vez más cambiante, la transformación digital ofrecer a las empresas la oportunidad de reinventarse utilizando la tecnología como ventaja competitiva. Veremos como la funcional del PPM Microsoft Project Online, permite apoyar la iniciación de un proyecto desde el manejo de las iniciativas, luego realizar la planeación de tiempo, costos, comunicaciones, riesgos, entre otras áreas, para poder emprender la ejecución y se mostrará la funcionalidad de la solución PPM para el monitoreo, control y presentación de reportes. Al final, revisaremos como el proceso de cierre puede ser apoyado por un PMIS como Project Online y otras soluciones de Microsoft.
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- 1. Portada Titulo Charla Expositores SERIE: Transformación digital de la PMO “Ciclo de vida del proyecto” Expositores: Juan de Dios Londoño L. & Juan Sebastián Cardona G.
- 2. Agenda Conceptos Proyecto – Programa – Portafolio Ciclo de Vida de un proyecto Grupo de Procesos PPM / EPM / PMIS PPM Microsoft Project Online Descripción Funcionalidades Usuarios - Licenciamiento Demostraciones – PPM Microsoft Project Online En el Inicio En la Planeación En la Ejecución – Monitoreo/Control En el Cierre
- 3. Serie: Transformación digital de la PMO Charla Ciudad Fecha 1. Ciclo de vida de un proyecto Medellín 1 noviembre 2017 Bogotá 14 diciembre 2017 2. Gestión de la demanda Medellín 13 diciembre 2017 Bogotá 7 febrero 2018 3. Mejores prácticas de Project Online/Herramientas adicionales Medellín 28 febrero 2018 Bogotá 1 marzo 2018 4. Reportes sobre Project Online/Integración con Agile Medellín 25 abril 2018 Bogotá 26 abril 2018 5. Microsoft PPM para la oficina de proyectos (PMO) Medellín 30 mayo 2018 Bogotá 31 mayo 2018
- 4. Proyecto – Programa - Portafolio Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017 Pagina 12. Estas definiciones han sido tomadas del Glosario de Project Management Institute, Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) – Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017
- 5. Predictivos AdaptativosIterativos Ciclo de vida de un proyecto Estas definiciones han sido tomadas del Glosario de Project Management Institute, Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) – Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017
- 6. Grupo de Procesos Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017 Pagina 562.
- 7. Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017 Pagina 18.
- 8. PPM / EPM / PMIS Microsoft Project and Portfolio Management (PPM) conocida hasta la versión 2013 como Enterprise Project Management (EPM). Es una solución que proporciona capacidades a través del ciclo de vida de los proyectos para ayudar a las organizaciones efectivamente a Idear, Seleccionar, Planear y Entregar proyectos acorde al tiempo y al presupuesto. Project Management Information System (PMIS) sistema de información compuesto por herramientas y técnicas utilizadas para recopilar, integrar y difundir las salidas de los procesos de la dirección de proyectos.
- 9. Agenda Conceptos Proyecto – Programa – Portafolio Ciclo de Vida de un proyecto Grupo de Procesos PPM / EPM / PMIS PPM Microsoft Project Online Descripción Funcionalidades Usuarios - Licenciamiento Demostraciones – PPM Microsoft Project Online En el Inicio En la Planeación En la Ejecución – Monitoreo/Control En el Cierre
- 10. 86% de los CEOs consideran a lo Digital su prioridad #1 La transformación digital se produce a través de proyectos y programas 1 Fuente PWC CEO Survey
- 11. MICROSOFT PROJECT Experiencia Enriquecida con Office 365 Líderes de Proyectos + Trabajo Local APLICACIÓN DE ESCRITORIO MICROSOFT PPM Escritorio + Experiencia Web en Office 365 Para Organizaciones y Equipos de Proyecto SOLUCIÓN 1| Administración de Proyectos 4| Colaboración 3| Administración Portafolio2| Administración de Recursos
- 12. Escenarios Claves para Microsoft PPM COLABORACIÓN PROYECTOS Comunicación con Office 365 Administración de Documentos Administración Riesgos y Problemas 4 ADMINISTRACIÓN PORTAFOLIO Optimización de Portafolio Reportes Integración con BI 3 ADMINISTRACIÓN RECURSOS Solicitudes de Recursos Visualización Mapas de Calor Analíticas Robustas de Recursos App Móvil para Seguimiento 2 ADMINISTRACIÓN PROYECTOS Planeación Proyectos Seguimiento Proyectos Reportes 1
- 13. Testimonios "Microsoft Project mejora la preparación de planificaciones de proyectos confiables, la visión del personal acerca del avance de los proyectos, la anticipación y resolución de problemas, y facilita la comunicación dentro de los equipos. Es sin duda, un factor importante para mejorar la administración de proyectos". Christian Borel Gerente de PMO Central de Airbus Group Programa grande Kirt Eberts Gerente de TI del Equipo de Planificación Empresarial de Intel "Podemos consolidar aplicaciones en la plataforma del Project… con las funciones y características abundantes de Project, ya no necesitamos comprar otros productos". IT PPM
- 16. Testimonios Clientes de Sistemas Expertos “Actualmente, contamos con un servidor estable, con reportes robustos de portafolio y por proyecto, flujos de trabajo, entre otros, que ha permitido a la Oficina de Proyectos tener una fuente de información confiable y centralizada. Los reportes en línea nos ha permitido enfocar nuestros esfuerzos en anticipar situaciones que puedan afectar el desempeño del proyecto” Paola Becerra Gerente de la PMO ACH “Project Online se ha convertido en la herramienta mediante la cual todas las interventorías, a lo largo del país, reportan información de avance y seguimiento de cada proyecto. Con esta herramienta la ANI ha podido centralizar la información de sus proyectos y generar un mecanismo para mantenerla actualizada”. Alejandro Forero Guzmán Gerente de TI de la ANI
- 17. Agenda Conceptos Proyecto – Programa – Portafolio Ciclo de Vida de un proyecto Grupo de Procesos PPM / EPM / PMIS PPM Microsoft Project Online Descripción Funcionalidades Usuarios - Licenciamiento Demostraciones – PPM Microsoft Project Online En el Inicio En la Planeación En la Ejecución – Monitoreo/Control En el Cierre
- 18. Roles/Licenciasenla soluciónMicrosoftPPM Beneficios de las licencias de nube Por usuario, no por dispositivo Modelo de suscripción Menor costo de entrada Presupuestos previsibles Software actualizado Rol de usuario Producto Funcionalidad PMO Patrocinadores Project Online Premium Priorizar cartera de proyectos Miembros del equipo Project Online Essentials Reportar avance de tareas Líderes de proyecto Project Online Professional Programar cronogramas
- 19. MicrosoftPPMesunasolucióncompletaeinteligentequeimpulsalaejecuciónexitosadesdelaestrategiahasta losresultadosatravésdeMicrosoftCloud Estrategia ResultadoIdear Planificar Ejecutar Colaboración Conocimiento Extensibilidad Microsoft Cloud
- 20. Idear Idear y desarrollar propuestas de proyectos que promuevan la estrategia corporativa Gestión de la demanda (2): Planear la estrategia Paso de iniciativa a proyecto Banco iniciativas Demostración
- 21. Traducir la estrategia enmetas procesables Definirlosimpulsoresdenegociosparaayudaralograrlosresultadosquepromuevanlaestrategiacorporativa Definir impulsores de negocios para cada cartera (ej., cartera de división de productos, cartera de TI, etc.). Desarrollar una escala de impacto cuantitativo para cada impulsor de negocios Asignar ponderaciones a impulsores de negocios para ayudar a los tomadores de decisiones a priorizar metas Comunicar impulsores de negocios a todos los interesados
- 22. Planificar Seleccionar carteras eficaces e idear planes de proyectos pragmáticos Planificar la gestión del proyecto Desarrollar Cronograma/Presupuesto Administrar la demanda y las asignaciones de recursos Gestión de la demanda (2): Seleccionar proyectos Demostración
- 23. Seleccionar los proyectos adecuados Diseñarcarterasquemaximicenlosbeneficiosyrespetenlaslimitaciones Alimentar el modelo de optimización con limitaciones financieras y de recursos Imponer proyectos obligatorios pre-aprobados, como iniciativas regulatorias, en la cartera Realizar modelos de escenarios hipotéticos para comparar carteras alternativas para obtener una selección de cartera más fundamentada Formalizar las aprobaciones de proyectos mediante la selección de la cartera óptima Realizar la optimización de la cartera actual en la medida en que nuevo trabajo surja o cambien las prioridades de negocios Según Forrester, el 75% de las compañías encuestadas experimentaron una mejor alineación organizativa y estratégica con Microsoft PPM Forrester. “The Total Economic Impact of Microsoft Office 365 PPM.” 2015.
- 24. Ejecutar/ Controlar Orquestar la ejecución y ayudar a asegurar que el desempeño y los resultados estén en el camino correcto Reportar avances al proyecto Hacer seguimiento al proyecto Reportes sobre Project Online (4) Demostración
- 25. Cierre Impulsar el trabajo en equipo a través de la colaboración inherente mediante Office 365 Registro de Lecciones Aprendidas Base de Conocimientos Demostración
Notas del editor
- Slide purpose This slide is only to be used when Digital Transformation is the leading theme for the conversation with the customer! This slide exemplifies how a scenario or industry specific context can be added before the next slide by preceding the generic challenge statement that ‘Project often fall short of their potential’ to the customer’s specific scenario. In this case the context is Digital Transformation, which is top of mind for the leadership of companies that pursue digitization of the business. The connection to PPM in this case is achieved through a statement that Digital Transformation is brought forth through project and programs. A transition to the following slide may be done by sharing scenario or industry specific project execution challenges e.g. Why 84% Of Companies Fail At Digital Transformation https://www.forbes.com/sites/brucerogers/2016/01/07/why-84-of-companies-fail-at-digital-transformation/#2d6e96ea397b
- Slide objective: Land essence of PPM vs. Project Start by building on the familiarity with Microsoft Project (Desktop). Emphasize the acknowledgment of Project as a market leader worldwide. Land the fact that Project is now available in its cloud version in Office 365. Explain the business scenarios supported by PPM (Resource Management, Portfolio Management and Project Collaboration) as appose to (Project based) Project Management. Emphasize the team and organization play vs. the individual level supported by Project.
- Let’s dive a bit deeper into the business value provided by the Microsoft PPM solution. There are five key usage scenarios to understand. Scenario number 1 is project management. Typically handled by individual project managers, this scenario includes creating project plans, managing change, tracking progress and reporting project status. Scenario number 2 is project collaboration. This scenario expands upon project management to include tools for team sharing. This can include sharing plans, providing visibility into task lists, reporting progress or submitting timesheets. It also provides a place to store documents and manage project risks and issues as they arise. Scenario number 3 is program management. Similar to project management, program management may cover multiple projects of a large program. Collaborative planning and communication are key to successful project outcomes at the program level. Scenario number 4 is portfolio management. This enables company decision makers to align project investments with strategy, see across the entire organization, support collaboration, get insights into portfolio performance, and enforce project management standards to reduce risk and increase consistency. Finally, scenario number 5 is resource management. Resource management spans the range of project and portfolio management since it is a critical function at every level. PPM helps the project manager allocate people, time, expenditures, for example, in an efficient manner, avoiding potential waste of company resources. ******
- Slide purpose Use these three examples to emphasize that Microsoft PPM can handle any project portfolio and is embraced by customers cross industry and for different scenarios such as Large Programs, NPD, Construction and IT. Speaker notes The three companies on this slide—Airbus, Hilti, and Intel—are a very small sample of our customers worldwide. But they highlight two important things: Microsoft PPM is a broad, flexible platform that any company, no matter its industry, can deploy to meet the various needs of its business units. Microsoft PPM can be easily configured to manage an array of specific PPM scenarios, including large programs, New Product Development (NPD), construction or IT PPM. Plus, industry- and scenario-specific templates from trusted Microsoft partners can help you get started on new projects faster and with confidence. Case study sources https://products.office.com/en-us/project/project-customer-stories Airbus: https://products.office.com/en-us/project/project-customer-stories Cascades: https://query.prod.cms.rt.microsoft.com/cms/api/am/binary/RE1yVn2 Intel: https://products.office.com/en-us/project/project-customer-stories Supporting notes Validate the case studies on this slide occasionally and adjust as needed.
- Slide purpose Describe the different SKUs and ways to purchase Microsoft PPM. Speaker notes To make it easy and cost-effective Microsoft PPM licensing model is built around the needs of the users. The solution offers three cloud-based SKUs to meet almost any requirement. Consider mentioning other benefits of cloud licensing: Per user, not per device Subscription model Lower cost of entry Predictable budgeting Up-to-date software Supporting notes Update with local pricing and currency
- Slide purpose Introduce Microsoft PPM at a glance. The graphic depicts the essence of Microsoft PPM as framework for Ideation, Planning and Execution that helps the company fulfill the strategy and achieve the desired outcomes. Speaker notes Microsoft PPM helps you deliver on business strategies through high-impact outcomes. You can think of the PPM as a lifecycle which comprises of three phases: Ideate, Plan, and Execute. Ideate: Is the initiation phase in which ideas are collected and projects are proposed. The organization’s business drivers capture the company’s strategy and guide ideation. Plan: This phase includes preliminary planning of the projects at a high level. Microsoft PPM helps prioritize the projects subject to budget and resourcing constraints. Once projects are approved the solution supports detailed and realistic planning. Execute: The goal of this phase is to deliver the projects through collaboration of the involved stakeholders. Built on Microsoft’s cloud Microsoft PPM weaves in cloud services that power the PPM solution with collaboration capabilities, advanced analytics that drive insights and the ability to customize and extend the solution to meet unique needs of your organization. Microsoft PPM is built on Microsoft’s cloud infrastructure. This means you get enterprise-grade security and compliance, highly secure and geographically diverse data centers, and a 99.9% uptime guarantee.
- Slide purpose Describe the first step customers need to follow to align initiatives (e.g., projects, programs etc.) to the company’s strategy. Namely, how Microsoft PPM helps companies capture strategy and translate it to business drivers. Quantitative scales of impact for each business driver further help steer project planning. Speaker notes To deliver successful outcomes, you first need to understand your company’s business drivers. Microsoft PPM allows portfolio managers and other decision makers to input custom business drivers and comparatively rank them. Having a defined list of business drivers helps keep project planning on track while providing an objective measure for their strategic value. It also helps the company avoid investing in projects that don’t align to the overall strategy. Supporting notes Business drivers are entirely customizable in Microsoft PPM, and include space for quantitative impact descriptions (e.g., moderate impact means revenue increased by 5-7%). Microsoft PPM’s built-in pairwise comparison tool helps decision makers objectively rank business drivers (e.g., “Expand Market Share” is more, or less important than “Consolidate Vendors”).
- Slide purpose This slide focuses on the advanced tools offered by Microsoft PPM for evaluation and selection of project proposals, such as powerful what-if scenarios. The emphasis here is that managers can apply real-life constraints and compare alternate portfolios before deciding on the best set of project proposals. Position this as an ongoing process to address emergent work and changes to business priorities (drivers) and constraints. Speaker notes Microsoft PPM helps managers make informed decisions by using a built-in portfolio analysis tool. Organizations should use this tool to evaluate the impact of incoming initiatives against the active, in-flight portfolio of projects, or to assess the impact and feasibility of new portfolios. In both instances, managers can use the tool to determine a portfolio of projects that maximizes value given cost and current resource availability. Managers can adjust these constraints throughout the process to evaluate how additional funding or resources might improve business outcomes and alter the set of selected projects. This kind of visualized what-if analysis gives portfolio managers an objective format for evaluating project proposals, as well as the ability to run any number of alternative scenarios to compare different approaches. Supporting notes Using the portfolio analysis tool, organizations can specify a total budget for all new proposed projects and then determine which set of projects deliver the most business value given that constraint. Green-lighting all proposals results in 100% of the proposed value. Applying constraints such as limited budget, typically results in declining some of the proposals and a lesser (than 100%) strategic value. One can create multiple scenarios to evaluate and compare alternatives. This is typically used to perform ‘What-if’ we had more budget type of scenarios. Visualized heatmaps highlight discrepancies between resource requirements for the proposed portfolio to current resource capacity across existing projects. Portfolio managers can simulate “what-if” scenarios to further evaluate the impact of additional resources.