Asefin mapeo de procesos

Administración de Procesos |NOVENO “PRODUCTIVIDAD” 1
 MÓNICA DANIELA ESCOBAR BORJA
 JOE CHRISTIAN ESCOBAR ÁLVAREZ
 MARÍA BELEN POZO PINTO
 JUAN CARLOS MOLINA NARANJO
Ad m i n i s t r a c i ó n
d e P r oc e s os
I n g . F r e d d y I b a r r a .
T r a b a j o N ° F I N A L
( 2 d o P a r c i a l )
N O V E N O
“ P R O D U C T I V I D A D ”
A M B A T O - E C U A D O R
2 5 d e N o v i e m b r e
2 0 1 4
MAPEO DE PROCESOS POR
FASES ASEFÍN (ASESORES
FINANCERIOS CIA LTDA).

FASE 1
Planificación y proyección de estrategias en el Mapeo de procesos
1.1.- Identificación de la Empresa
Asefín (Asesores Financieros Cía Ltda.)
1.2.- Características de la Organización
1.2.1.- Reseña Histórica
ASEFIN, se constituye en el Octubre del año 2005, con la finalidad de brindar a los clientes
soporte y sostenibilidad crediticia y financiera para generar negocios y empresas. El
fundado es el Lic. Mauricio Callejas. Con los conocimientos que el fundador ha obtenido
de trabajar en instituciones relacionadas al campo financiero, Mauricio pudo fundar su
propia empresa destinada a la prestación de servicios financieros para la sociedad. En la
actualidad ASEFIN cuenta con soporte de instituciones financieras como Mutualista
Ambato, Banco del Pacífico y Banco de Guayaquil. La gerencia general está a cargo del
Ing. Galo Fernando García Escobar, quien hasta la actualidad ha logrado grandes resultados
para la empresa y para los emprendedores o empresarios que han acudido por sus servicios.
1.2.2.- Misión
Somos una empresa constituida en el 2005, año en el que se incursionó en el mercado de la
asesoría financiera y la gestión de apoyo para la sociedad. Con la finalidad de obtener
líneas de financiamiento a Pymes y Empresas.
1.2.3.- Visión
Ser la empresa asesora que tenga la mas larga permanencia gracias al respaldo de 15 años
de experiencia en donde se laboró en instituciones financieras y empresas relacionadas para
así otorgar un servicio y atención de calidad. Así se podrá conseguir clientes los cuales
satisfacen su expectativa con el apoyo y gestoría que la empresa les brinda.
1.2.4.- Objetivos Empresariales
 Lograr que nuestros asesores obtengan el producto o servicio financiero que
verdaderamente cubra sus necesidades para lograr un crecimiento conjunto.
 Desarrollar sinergia entre clientes, para que la empresa obtenga como beneficio en
concreto; el mejoramiento de las relaciones con los clientes y proporcionándoles
apoyo para desarrollar los emprendimientos.
 Obtener tasas e índices de rentabilidad que le generen a la empresa mejores
resultados a largo plazo.

1.2.5.- Base Legal
Asefin Cia Ltda. Es una empresa que fue creada con el objeto de ser enlace entre los
intermediarios financieros (bancos, arrendadoras, financieras, cooperativas, etc) y las micro
o pequeñas y las medianas empresas para que consigan el crédito que verdaderamente
cubra sus expectativas y necesidades de financiamiento. El representante legal de la
empresa es el Ing. Darío Herrera (Gerente Financiero), a su vez Asefin cumple con ciertos
requisititos para constituirse legalmente:
1. Reserva un nombre: Este trámite se realiza en el balcón de servicios de la
Superintendencia de Compañías y dura aproximadamente 30 minutos. Ahí mismo revisa
que no exista ninguna compañía con el mismo nombre que has pensado para la tuya.
2. Elabora los estatutos: Es el contrato social que regirá a la sociedad y se validan
mediante una minuta firmada por un abogado. El tiempo estimado para la elaboración del
documento es 3 horas.
3. Abre una “cuenta de integración de capital”: Esto se realiza en cualquier banco del
país. Los requisitos básicos, que pueden variar dependiendo del banco, son:
 Capital mínimo: $400 para compañía limitada y $800 para compañía anónima
 Carta de socios en la que se detalla la participación de cada uno
 Copias de cédula y papeleta de votación de cada socio
Luego debes pedir el “certificado de cuentas de integración de capital”, cuya entrega
demora aproximadamente de 24 horas.
4. Eleva a escritura pública: Acude donde un notario público y lleva la reserva del
nombre, el certificado de cuenta de integración de capital y la minuta con los estatutos.

5. Aprueba el estatuto: Lleva la escritura pública a la Superintendencia de Compañías,
para su revisión y aprobación mediante resolución. Si no hay observaciones, el trámite dura
aproximadamente 4 días.
6. Publica en un diario: La Superintendencia de Compañías te entregará 4 copias de la
resolución y un extracto para realizar una publicación en un diario de circulación nacional.
7. Obtén los permisos municipales: En el municipio de la ciudad donde se crea tu
empresa, deberás:
 Pagar la patente municipal
 Pedir el certificado de cumplimiento de obligaciones
8. Inscribe tu compañía: Con todos los documentos antes descritos, anda al Registro
Mercantil del cantón donde fue constituida tu empresa, para inscribir la sociedad.

9. Realiza la Junta General de Accionistas: Esta primera reunión servirá para nombrar a
los representantes de la empresa (presidente, gerente, etc.), según se haya definido en los
estatutos.
10. Obtén los documentos habilitantes: Con la inscripción en el Registro Mercantil, en la
Superintendencia de Compañías te entregarán los documentos para abrir el RUC de la
empresa.
11. Inscribe el nombramiento del representante: Nuevamente en el Registro Mercantil,
inscribe el nombramiento del administrador de la empresa designado en la Junta de
Accionistas, con su razón de aceptación. Esto debe suceder dentro de los 30 días posteriores
a su designación.
12. Obtén el RUC: El Registro Único de Contribuyentes (RUC) se obtiene en el Servicio
de Rentas Internas (SRI), con:
 El formulario correspondiente debidamente lleno
 Original y copia de la escritura de constitución
 Original y copia de los nombramientos
 Copias de cédula y papeleta de votación de los socios
 De ser el caso, una carta de autorización del representante legal a favor de la persona
que realizará el trámite
13. Obtén la carta para el banco: Con el RUC, en la Superintendencia de Compañías te
entregarán una carta dirigida al banco donde abriste la cuenta, para que puedas disponer del
valor depositado.
Cumpliendo con estos pasos podrás tener tu compañía limitada o anónima lista para
funcionar. El tiempo estimado para la terminación del trámite es entre tres semanas y un
mes.

Un abogado puede ayudarte en el proceso. El costo de su servicio puede variar entre $600 y
$1,000 o dependiendo del monto de capital de la empresa.
1.2.6.- Servicios que ofrece
Los servicios que ofrece ASEFIN son:
 Asesoría Financiera y Crediticia para generar negocios, PYMES, etc.
 Asesoría Financiera para grandes Empresas.
 Créditos financieros con atractivas tasas de interés para los créditos e interés sobre
pólizas o inversiones.
1.2.7.- Estructura Organizacional
JUNTA DE SOCIOS
ASEFIN CIA LTDA
GERENCIA GENERAL
ING. GALO GARCÍA
SECRETARIA
SILVIA CEPEDA
JUNTA DIRECTIVA
REVISOR FISCAL
GERENCIA FINANCIERA
ING. DARÍO HERRERA
GERENCIA ADMINISTRATIVA
ING. SEGUNDO QUIÑONES
Jefe de Crédito
Geovanny Carrión
SECRETARIA
VERÓNICA CARRILLO
Asesores de
Crédito
Verónica Pazmiño
Asesores de
Crédito
Daniela Llerena
Asesores de
Crédito
Edisson Sánchez
Asesores de
Crédito
Fabián Sailema
CONTADURÍA
Lcda. Georgina Pérez
AUDITOR EXTERNO
Jefe Administrativo
Geovanny Jimenez
SECRETARIA
MARÍA VERÓNICA WILKA
Asesores
Financieros
Walter Tola
Asesores Financieros
Fabián Domínguez
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL

1.2.8.- Descripción del Problema
 Existe un problema en concreto, la recuperación de la cartera de clientes. Eso se
debe a que los clientes de ASEFIN, se ven afectados por la dificultad de pagos en
las cuotas de los créditos que la financiera les otorga. La recuperación de cartera
está a cargo de los asesores de crédito, los cuales están calificados para recabar
información de los posibles problemas en el proceso de recuperación de crédito e
incluso están en total aprobación por parte del Jefe de Crédito para efectuar el cobro
de las cuotas que los clientes deben cancelar.
 La recuperación de cartera quizá es el problema más común en las instituciones
financieras. Dicho problema ocasiona un decrecimiento en la rentabilidad de la
empresa y en la generación de ingresos para la misma. Los plazos, es decir el
tiempo es fundamental para que los créditos se cubran sin necesidad de aplicar
intereses por mora a los clientes, ya que la finalidad de ASEFIN es siempre apoyar a
sus clientes sin que estos se vean afectados por dificultad de pago.
1.2.9.- Descripción de Objetivos
Para el siguiente trabajo, se plantea tres objetivos fundamentales que propondrán de alguna
forma corregir el problema identificado:
1. Refinanciar los créditos de aquellos clientes que tengan dificultad de pago, sin que
incurra en la generación de más costos para la empresa.
2. Analizar la cartera de clientes para dar mejores soluciones a los clientes que
influyen en la rentabilidad de la empresa.
3. Acordar mejores plazos de pago para que los clientes sientan menos dificultad de
pago por sus créditos.
1.2.10.- Meta
Hasta el final de año, la meta propuesta en relación al problema, sería de recuperar toda la
cartera de crédito vencida, así se incrementará la rentabilidad de la empresa en un 10% y
los ingresos o beneficios para la empresa aumentarán.
1.2.11.- Identificación del Cliente y sus necesidades
 Los clientes tienen las siguientes necesidades:
 Facilidades de pago en los créditos financieros.
 Asesoría Financiera y de Gestión Administrativa para emprender un
negocio.
 Asesoría Financiera y de Gestión Administrativa para generar crecimiento
en una empresa.
 Información Financiera objetiva para tener mayor grado de certeza al
momento de adquirir un crédito financiero.
 Cuotas con bajas tasas de interés y lugar a Refinanciamiento.

1.2.12.- Levantamiento de Mapas
1.2.12.1.- Macro proceso
El presente Macro proceso abarca de forma muy general, los procesos que efectúa
ASEFIN. El mapeo contiene tres niveles fundamentales, a nivel estratégico (Gerente
General, Socios) se efectúan cinco procesos los cuales visualizan la forma de incrementar la
rentabilidad de su empresa y de los clientes a través de la entrega de un excelente servicio y
una correcta asesoría. A nivel táctico y operativo (Gerente Financiero y Asesores
Financieros), se efectúan siete procesos todos en la búsqueda de desarrollar las empresas y
negocios de los clientes. Finalmente en el nivel de apoyo (Auditor externo, Contador,
Secretarias, Asesores Administrativos, Capacitadores) se encuentran diez procesos los
cuáles benefician a la organización a través de la correcta Administración de Recursos,
Motivación y Capacitación, Control de Créditos e Infraestructura, para así generar bienestar
a los colaboradores de la empresa y a sus clientes.
Asesoría Financiera
MACROPROCESOS A NIVEL ESTRATÉGICO
NECESIDADES
DE LOS
CLIENTES
Gestión Corporativa
Relación con el
Cliente
Rentabilidad de la
Empresa
Beneficio para el
cliente
MACROPROCESOS A NIVEL TÁCTICO Y OPERATIVO
MACROPROCESOS DE APOYO
CLIENTES
GESTIÓN DE
NEGOCIOS
DESARROLLO DE
EMPRESAS
SERVICIO AL CLIENTE
GESTIÓN
FINANCIERA
VIABILIDAD DE
CRÉDITO
ACUERDO DE PAGOS
RECUPERACIÓN DE
CARTERA
ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS
GESTIÓN DE
CONTADURÍA
GESTIÓN
INFORMÁTICA
GESTIÓN DE
AUDITORÍA
GESTIÓN DE
SEGURIDAD
PERSONAL DE
LIMPIEZA
CONTROL DE
CRÉDITOS
REVISIÓN DE
FINANZAS
INFRAESTRUCTURA
DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO

FASE 2
Flujogramas de Información
2.1.- Flujograma del Macroproceso
Título: PROCESO DE ASESORÍA FINANCIERA, OTORGACIÓN DE CRÉDITO, ANÁLISIS DE CLIENTES. Título: CANCELACIÓN DE CUOTAS Y RECUPERACIÓN DE CARTERA
ASESORÍA FINANCIERACLIENTE
SECRETARÍA
FINANCIERA
GERENCIA FINANCIERA
SECRETARÍA
FINANCIERA
ASESORÍA FINANCIERA CONTADURÍA CLIENTEASESORÍA FINANCIERACLIENTE
Copia del informe
Entrega de copia
del Informe de
negación de
crédito.
Fasedeaperturadecuentayaprobacióny/onegacióndelcrédito
Fasedecobroyrecuperacióndecartera.
INICIO
SOLICITUD DEL
CLIENTE
Asistencia en
atención de
requerimientos
Información de
créditos y finanzas
Entrega de
información al
cliente
RESPUESTA DEL
CLIENTE
FIN
NO
Análisis del cliente en
Central Crediticia
SI
CLIENTE CUMPLE CON
ESTÁNDARES
CREDITICIOS
NO
Copias de Cédula,
papeleta de votación,
planillas de servicios
básicos, otros.
Requisición de
Papeles al cliente
SI
Archivar
documentos
Informe del crédito
Elaborar Informe de
apertura de crédito
Ingreso de datos
del cliente en
sistema
Entrega del informe
Revisión del
Informe
APROBACIÓN
NO
Informe de rechazo
Elaboración de un
informe por
negación del
crédito
ARCHIVADO
Informar al cliente del
crédito negado
Informe de aceptación
Elaboración de un
informe por
aprobación del
crédito
SI
Copia del informe
Entrega de copia
del Informe de
aceptación de
crédito.
ARCHIVADO
Informar al cliente del
crédito aprobado
Recepción del
crédito en cuenta
bancaria
PAGO DE CUOTAS
CREDITICIAS
Recepción del
PAGO
Comprobante de pago
ENTREGA DEL
COMPROBANTE DE
PAGO
ARCHIVAR
LISTADO DE CUENTAS
INFORMAR
CUENTAS
PENDIENTES DE
COBRO
Gestión de Cobro
PAGO
Comprobante de pago
ENTREGA DEL
COMPROBANTE DE
PAGO
SI
FIN
LLAMADA DE
ATENCIÓN
Informe a Gerencia
GERENCIA TOMA
MEDIDAS EN
CUENTAS
DEUDORAS Y EN
MORA
Carta Judicial
Elabora carta para
análisis judicial
Informar al cliente
Carta judicial
Recepta carta
judicial
FIN

2.2.- Proceso (ANÁLISIS DE CLIENTES)
Título: PROCESO DEL ANÁLISIS DEL CLIENTE EN CENTRAL CREDITICIA.
CENTRAL DE DATOS
CREDITICIOS
ASESORÍA FINANCIERA
Y CLIENTE
SECRETARÍA
FINANCIERA
INICIO
ENTRADA AL
SISTEMA
Informe Cliente
FIN
Informe de registro
Colocación de
datos del cliente en
base de datos
interna.
Elaboración de
Informe y
Comprobante de
registro de datos.
Ingreso de datos en
Central Crediticia
Análisis del Cliente
Análisis de Riesgo -
Cliente
Análisis de Bienes
del Cliente
Análisis de Deudas
Análisis de
capacidad de Pago
Obtención de un
Informe Final.
Cumplimiento de
parámetros para
adquirir el crédito
NO
Requerimiento de
papeles
pertinentes
SI
Cédula de Ciudadania
Requerimiento de
Cédula
Papeleta de Votación
Requerimiento de
Papeleta de
Votación
Planillas de Servicio
Requerimiento de
Planillas de
Servicios Básicos
Informes Financieros
Requerimiento de
Créditos anteriores
Referencias Comerciales
Requerimiento de
otros datos
Entrega a
Secretaría
Financiera
ARCHIVADO
FIN

Título: ELABORACIÓN DE INFORMES DE CRÉDITOS A GERENCIA FINANCIERA
GERENCIA FINANCIERASECRETARÍA FINANCIERA
SECRETARÍA
FINANCIERA
ASESOR FINANCIERO
FINANCIERA
CLIENTE
INICIO
DOCUMENTACIÓN
DEL CLIENTE
Informe de Crédito
Elaboración de
Informe de
Aprobación para el
crédito.
Sellado de Informe
y Registro en
carpeta
Revisión del
Informe
Revisión de datos
del cliente
Revisión de
Documentación
Verificación en
Central de Riesgos
Cumplimiento de
parámetros para
adquirir el crédito
NO
Captación de
Informe Aprobado
Documento de aprobación
Elaboración de
documento de
aprobación
Copia Documento de
aprobación
Archivado
Entrega a Asesoría
Financiera
Informe de
Aprobación al
Cliente
FIN
Entrega de Informe
de Crédito negado
FIN
Firma del Informe
Sellado de Informe
Informe de Crédito
Informe Aprobado
SI
2.3.- Proceso (ELABORACIÓN DE INFORME A GERENCIA FINANCIERA)

2.4.- Proceso (GESTIÓN DE COBRO)
Título: GESTIÓN DE COBRO (RECUPERACIÓN DE CARTERA)
ASESORÍA FINANCIERASECRETARÍA FINANCIERA ClIENTE
FasederecuperacióndeCartera
INICIO
DOCUMENTACIÓN
DEL CLIENTE
Documentos de
créditos atrasados
de pago
Entrega a Asesoría
financiera por
cuentas pendientes
de cobro.
Revisión de
cuentas pendientes
de cobro
Clasificación de
cuentas prioritarias
Llamadas
recordatorias a
cuentas menos
urgentes
Visita a Clientes
Priorizados
Comunicación
Verbal/Escrita de
cuentas en rojo.
FIN
Recepción de la
información
Revisión de la
Información

Título: SUBPROCESOS: 1).-INGRESO DE DATOS EN CENTRAL CREDITICIA. 2).-CALIFICACIÓN DE CUENTAS PENDIENTES DE COBRO. 3).-VISITA A CLIENTES
PRIORIZADOS DE COBRO.
ASESORÍA FINANCIERA Y CLIENTE
SUBPROCESO 1
ASESOR FINANCIERO -(GERENCIA FINANCIERA) Y
CLIENTE
Copia de
Formulario
ElaboracióndeInformesCrediticios
INICIO
ENTRADA AL
SISTEMA
Formulario
Ingreso de datos
del cliente en
formulario
Visualización de
datos
correctamente
ingresados
Recepción de
Informe o
formulario con
datos del cliente
Duplicar el
formulario como
copia para
archivado
Esperar generación
de datos en central
Visualización de
resultados finales.
FIN
INICIO
REVISIÓN DE LISTA
DE CLIENTES
Clasificación de
Clientes con mayor
deuda y plazo de
pago.
Clasificación de
Clientes con menor
deuda y plazos de
pago.
Clasificación del
listado de clientes.
Elaboración de un
listado de forma
descendente con
priorización de
deuda.
Elaboración de un
listado de forma
descendente con
priorización de
deuda.
Ubicación de datos
telefónicos
Preparación de
Comunicados
Escritos
(Advertencias de
pago)
Contacto vía
telefónica.
Comunicación con
el cliente.
FIN
Visitar a Clientes
Comunicado
Entregar
documentos al
cliente.
FIN
INICIO
Petición a gerencia
para ejecutar visita
a clientes
APROBACIÓN DE
GERENCIA NO
SI
FIN
Asesor Financiero,
prepara
documentos para
entregar.
Visitar a Clientes
Comunicado
Entregar
documentos al
cliente.
PRESENCIA DEL
CLIENTE
NO
Entrega a un
tercero o colocar en
buzón de domicilio.
FIN
SI
Cliente recepta el
comunicado.
FIN
2.5.- subprocesos
2.6.- Simbología Utilizada
La siguiente simbología descrita, fue usada para ilustrar los flujogramas antes planteados.
La simbología permite entender fácilmente de modo que cualquier colaborador de la
empresa o cualquier persona ajena a la organización pueda entender el proceso de ASEFIN.
Símbolos Descripción de Uso
Bloque de inicio
Se utiliza en el inicio o final del diagrama,
sirve para indicar la operación de inicio de
un proceso y a su vez la finalización.

Operación o Proceso
Sirve para describir la operación o actividad
de un proceso, en el diagrama de flujo es
conocido como el “PROCESO” u
“OPERACIÓN”.
Documento o Registro
Sirve para describir el uso de uno o varios
documentos que influyen o son parte del
proceso efectuado.
Decisión
Sirve para describir la decisión que se toma
en el proceso. Sus vértices sirven para trazar
la secuencia que sigue el proceso y
posteriormente si es o no aceptable para
continuar.
Sub-Proceso
El sub-proceso es parte del proceso y
siempre debe ir después del proceso o la
operación. Es algo más específico y está
dentro del proceso.
En la siguiente fase, los flujogramas establecidos serán explicados a fondo, cada
subproceso elaborado y su proceso general que se centra también en el problema latente de
la empresa. Es importante reconocer que la empresa ASEFIN posee flujogramas bien
elaborados, pero estos se pueden mejorar a medida de que se vaya levantando los procesos.

FASE 3
Análisis y Detalle del Proceso
3.1.- Objetivo del Proceso
El objetivo del proceso se centra en la asesoría financiera en cuanto a crédito y
recuperación de cartera al mismo tiempo. Es importante decir que el proceso se enfoca a
resolver el problema de la empresa, el cual representa una limitante. El proceso en si enfoca
a los actores directos que son los clientes y los asesores financieros, secretaria financiera y
gerente financiero. Estos actores hacen que el proceso siga una secuencia descrita en el
flujogramas.
3.2.- Entradas y Salidas (Proveedores y Clientes)
Las entradas en el proceso son los clientes, quienes piden o solicitan información
financiera. En el proceso incurren asesores financieros, quienes son los encargados de
proporcionar toda la información posible al cliente, así mismo los asesores conjuntamente
con la secretaria financiera y el gerente financiero analizan si el cliente no tiene riesgos
crediticios o incumplimientos financieros. El proceso conlleva un análisis profundo de
análisis del cliente, asesoría, apoyo en documentos, informes y aprobaciones. Finalmente
las salidas son los mismos clientes, quienes reciben el crédito, a su vez cuando se recupera
cartera, las entradas son los clientes y su dinero, es decir el pago por el crédito solicitado y
las salidas son los documentos comprobantes de pago. Es claro visualizar que el proceso
está conectado y no puede separarse debido a que la asesoría, proporción de crédito y
cobranza están interconectadas financieramente hablando.
3.3.- Relación con otros procesos
El proceso descrito si posee relación directa con los procesos que están dentro del
Macroproceso Estratégico, Táctico y de Apoyo, por ejemplo; a nivel de Macroproceso
Estratégico se relaciona con el proceso de Asesoría Financiera, Rentabilidad para la
empresa y Rentabilidad para el cliente porque si bien si visualizó el proceso descrito, todo
se enfoca a entregar información financiera al cliente, por lo tanto si el cliente percibe un
beneficio en cuanto a créditos se refiere, podríamos decir que percibe una rentabilidad y
obviamente la empresa incrementa su cartera y su rentabilidad siempre y cuando los pagos
sean efectuados en las fechas propuestas. En cuanto a Macroprocesos a nivel Táctico, se
relaciona con Gestión de Negocios, Financiera, Acuerdo de pagos y Variabilidad de
Créditos. Finalmente a nivel de apoyo, el proceso descrito se relaciona con administración
de recursos, control de créditos, revisión de finanzas y gestión de contaduría.
3.4.- Problemas externos e Internos que afectan al proceso
3.4.1.- Problemas Internos
 Ausencia de Asesores Financieros por Gestión de Cobranza.
 Documentación Excesiva.
 Uso del recurso tiempo.
3.4.2.- Problemas Externos
 Pagos del cliente.

 Indicadores Financieros Externos.
3.5.- Indicadores principales
Algunos de los indicadores que utilizan son:
 INDICADORES DE LIQUIDEZ Y SOLVENCIA
 a. Razón corriente
 b. Capital de Trabajo
 c. Prueba Acida
 d. Nivel De Dependencia De Inventarios
 INDICADORES DE ACTIVIDAD
 a. Número De Días Cartera A Mano
 b. Rotación de Cartera
 c. Ciclo Operacional
 d. Rotación Activos Operacionales
 e. Rotación Activos Fijos
 f. Rotación Activo Total
 g. Rotación del Capital de trabajo
 INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO
 a. Endeudamiento sobre activos totales.
 b. Apalancamiento.
 c. Concentración de endeudamiento.
 INDICADORES DE RENTABILIDAD
 a. Rentabilidad del patrimonio.
 b. Margen operacional de utilidad.
 c. Gastos de administración y ventas a ventas.
 d. Margen bruto de utilidad.
 e. Margen neto de Utilidad.
Por motivos netamente internos, ASEFIN no pudo proporcionar información de
dichos indicadores para la visualización de cada indicador que se maneja en la
empresa. Por lo tanto solo se pudo nombrar cuáles son los indicadores que se
utilizan para su gestión financiera y empresarial.
3.6.- Documentación de Apoyo
La documentación de apoyo que maneja ASEFIN es la siguiente:
 Tasas de Interés Activas y Pasivas del BCE.
 Letras de Cambio
 Cheques
 Manuales Financieros
3.7.- Puntos críticos
 Excesiva Variabilidad en cuanto a pagos.
 Ineficiente uso de los recursos materiales.
 Ineficiente uso de los recursos humanos.

FASE 4
Diseño del nuevo proceso
4.1.- Flujograma del Macroproceso Nuevo

El rediseño del flujograma del macroproceso fue rediseñado de la siguiente manera:
1. En el bloque de Secretaria financiera, el anterior macroproceso describía que la
secretaria debía archivar y elaborar un informe de negación de crédito para que el
asesor le entregara al cliente posteriormente, pero en el nuevo diseño, la negación
de crédito va directamente al asesor, el cual informa al cliente que el crédito ha sido
negado y por lo tanto se disminuye papeles y operaciones también.
2. En el bloque de Cliente, el anterior proceso no describía correctamente lo que el
cliente debe hacer, es decir que solo se acercaba a pagar y nada más, el nuevo
diseño contiene un proceso que explica de mejor forma cuando el cliente efectúa el
pago de las cuotas, recibe un comprobante de pago.
3. En el bloque de Contaduría, se aumentó un proceso que describe cuando la
contadora/secretaria archiva al mismo tiempo y elabora un listado de cliente que
posteriormente el asesor financiero tendrá que clasificar para poder efectuar la
gestión de cobranza.
4. Finalmente en el último bloque del Cliente, explica de mejor forma; el momento en
el que el asesor y el cliente interactúan con respecto a la gestión de cobranza y si los
pagos se efectuaron o no.
4.2.- Enfoque en el Cliente
El proceso nuevo que se rediseñó, da lugar a las siguientes aseveraciones:
 Se redujeron algunos procesos y operaciones.
 Se enfocó de mejor forma al cliente para que reciba el servicio solicitado.
 El enfoque al cliente es importante, debido a que el macroproceso redujo procesos,
los tiempos y esperas para el cliente son menores por lo que la efectividad se
incrementa.
 El cliente es fundamental para entregarle un bien o servicio, siempre cuidando sus
necesidades y sobrepasando las expectativas que tiene el mismo para poder generar
beneficio entre cliente y empresa.
4.2.- Persona encargado del proceso (Liderazgo)
Las personas encargadas del Macroprocesos y proceso de ASEFIN son el Ing. Darío
Herrera (Gerente Financiero) y el Ing. Galo García (Gerente General). Ambos poseen poder
de influencia sobro sus colaboradores los cuales trabajan en conjunto para precautelar el
buen funcionamiento de ASEFÍN y así crecer conjuntamente con sus clientes.
El liderazgo es parte esencial, eso de debe a que es el punto de inicio para que las
operaciones sean guiadas y ejecutadas para así obtener los resultados que se desean.
4.3.- Participación del personal
La participación del personal es clave, ASEFÍN cuenta con sus colaboradores para
otorgarle al cliente sus mejores servicios y asesorías. En el levantamiento de los procesos es
fácil visualizar que casi todos los colaboradores intervienen, es decir el grado de
involucramiento asocia a los Asesore financieros, Gerente Financiero, Secretaria, y lo mas
importante al cliente.

4.4.- Enfoque de sistemas para la gestión
La gestión dentro de ASEFIN se centra en la atención al cliente cumpliendo con el servicio
de asesoría financiera y posteriormente la entrega del servicio (crédito financiero) y del
cobro del mismo. Los sistemas de gestión en ASEFIN se encargan por lo general el mando
alto en la que se ubican Gerente General y Financiero.
4.5.- Enfoque basado en hechos para tomar decisiones.
El enfoque que tiene el proceso para la toma de decisiones es importante. Por lo general las
decisiones también las toma el alto mando de ASEFIN, quienes se encargan de las tareas
más difíciles; que son el análisis, verificación, control y ejecución de las decisiones que se
hayan tomado en cuanto a los clientes y a sus colaboradores. Es importante definir también
que la toma de decisiones se fundamenta en el análisis detenido de cada uno de los factores
que un cliente tiene para la adquisición de un crédito.
4.6.- Rediseño del Proceso 1

En el rediseño del proceso 1, se puede visualizar en la figura señalada con rojo; la
disminución de subprocesos los cuales fueron unificados en un solo subproceso para dar
mejor entendimiento a quienes a futuro vayan a leer este flujograma. El subproceso de
“análisis completo del cliente” abarca todos los subprocesos que tenía el anterior proceso.
4.7.- Rediseño del Proceso 2
Como se puede visualizar en las circunferencias en rojo, el proceso anterior fue corregido,
en la entrega de informe negado se efectúo una conexión directa al fin del bloque del
cliente. En el bloque de asesoría financiera, se reubicó la operación de informar al cliente y
en el bloque del cliente se aumentó una operación que consiste en la recepción del informe
de crédito aprobado al cliente.

4.8.- Medir analizar y mejorar
De acuerdo al análisis que como grupo efectuamos, coincidimos que no hace falta realizar
mas correcciones y rediseños en el proceso 3 y en los subprocesos, debido a que están
creados a la realidad que la empresa ASEFIN tiene. El proceso 3 es fácil de interpretar y no
necesita de aumentos y peor aun de disminuciones de actividades.
Se supone que al evitar la documentación en una organización, ésta se vuelve mas efectiva
en sus operaciones. Los rediseños sirven para incrementar la productividad y mejorar el uso
y distribución de recursos para así alcanzar los resultados.
4.9.- Disponibilidad de recursos e información
Los recursos con los que cuenta ASEFIN son:
 Recursos materiales:
Materiales de Papelería.
Materiales de Utilería y Oficina.
 Recursos humanos:
Talento Humano como colaboradores de la organización.
 Recursos técnicos:
Conocimientos en distintas áreas.
Capacidad cognoscitiva.
Recurso Tiempo.
4.10.-Relación con el proceso de calidad PHVA.
El proceso que ASEFIN tiene se relaciona perfectamente con el ciclo de la mejora contínua,
es importante definir que la fase de PLANEACIÓN conlleva al cliente y al asesor
financiero en la empresa ya que ellos son los actores que identifican tanto la necesidad
como el servicio. La fase de HACER conlleva la secretaria que efectúa todas las
operaciones concernientes al proceso de ASEFIN. La fase de VERIFICAR se relaciona con
el gerente financiero quien es el encargado de controlar que todas las transacciones y
operaciones con el cliente se efectúen correctamente. La fase de actuar y ajustar vuelven a
interactuar cliente y asesor, debido a que ellos forman parte del proceso en la entrega del
servicio y su posterior satisfacción como cliente.
CLIENTE
ASESOR
FINANCIERO
SECRETARIA
GERENTE
FINANCIERO
ASESOR
FINANCIERO

FASE 5 Y FASE 6
Implementación del nuevo proceso y Evaluación del proceso
5.1.- Descripción del nuevo proceso
Como se puede visualizar, el nuevo macroproceso tiene mejoras notables en la interpretación y en el flujo del mismo. Las
circunferencias demuestran las correcciones que se llevan a cabo. Esta implementación del nuevo proceso trae consigo la elaboración
de manuales de procesos con la finalidad de dar un sustento a cada proceso tomado del macroproceso y posteriormente a los
subprocesos tomados de los procesos.

5.1.1.- Manual de proceso (Proceso del análisis del cliente en central crediticia)
Como se visualizó el rediseño en la fase cuarta del mapeo de procesos, hubo correcciones y
rediseño del proceso. Ese rediseño consta de los siguientes puntos:
 Objetivo: Analizar al cliente en central crediticia para otorgación de crédito.
 Tiempo: El proceso dura entre 5 a 15 días dependiendo del análisis de cada cliente
y de los montos de crédito que solicita. En promedio un cliente conjuntamente con
la empresa cumplen los trámites y el proceso en 12 días. El análisis del cliente en la
central de créditos lleva alrededor de 2 a 3 días, las demás operaciones en el proceso
demoran entre 7 a 9 días. En la siguiente tabla se puede visualizar los tiempos:
 Precauciones: El proceso necesita tomar ciertas precauciones, como por ejemplo,
analizar muy bien los datos del cliente, analizar su capacidad de pago, su capacidad
de endeudamiento, además el tiempo debe ser optimizado para otorgar un buen
servicio al cliente en cuanto a trámites crediticios se refiere. Toda la documentación
deberá tener un respaldo físico en documentos tanto para fines legales o personales
en cuanto a cliente y/o empresa se refiere.
 Nombre del responsable del rediseño e implementación del proceso: Daniela
Escobar B. – Joe Escobar A.
 Fecha de Implementación: 5 de Enero del 2015.
 Versión del proceso: Versión 2 el proceso rediseñado, Versión 1 el proceso normal
VERSIÓN 1 VERSIÓN 2

5.1.2.- Manual de proceso (ELABORACIÓN DE INFORME A GERENCIA FINANCIERA)
Como se visualizó el rediseño en la fase cuarta del mapeo de procesos, hubo correcciones y rediseño del proceso. Ese rediseño consta
de los siguientes puntos:
 Objetivo: Elaborar un informe a gerencia financiera para informar las operaciones crediticias.
 Tiempo: El proceso dura entre 1 a 3 días dependiendo del análisis de cada cliente y de los montos de crédito que solicita. Cada
cliente tiene información distinta que se acopla de acuerdo a los procesos financieros de ASEFIN. Esos días están ubicados en
el siguiente diagrama de gant:
Nombre: Proceso del análisis del cliente en central crediticia Fecha: 12 de Enero 2015
Evaluador: Joe Escobar A.
N° Cumplimiento del proceso (Objetivos) Es eficaz? Es productivo? Satisface al usuario?
Agrega valor ?
1 85%
Si, porque se puede visualizar la
disminución de subprocesos los
cuales fueron unificados en un solo
subproceso para dar mejor
entendimiento a quienes a futuro
vayan a leer este flujograma. El
subproceso de “análisis completo
del cliente” abarca todos los
subprocesos que tenía el anterior
proceso. Se pudo lograr incrementar
de 73% a 85 % de eficacia en los
objetivos del proceso.
Si, debido a que el proceso
rediseñado incrementa la
efectividad en los resultados
de cada operación crediticia. El
análisis del cliente es mucho
mas efectivo y los resultados
de aprobación y negación son
mucho más precisas.
Si, efectivamente el usuario que
es el cliente externo, siente una
notable mejora en cuanto a
tiempos de entrega de su solicitud
de crédito.
Si, el hecho de mejorar el
servicio, disminuir las
operaciones y mejorar la
productividad en la gestión, le
agrega valor a la empresa y al
cliente.

 Precauciones: El proceso necesita tomar ciertas precauciones, como por ejemplo, analizar adecuadamente las operaciones que
la secretaria de gerencia efectúa, todos los archivos y documentos están bajo la responsabilidad de la secretaria y los respaldos
en caso de problemas legales. La asesoría financiera debe conectar las operaciones adecuadamente para llevar a cabo un buen
desempeño en la empresa.
 Nombre del responsable del rediseño e implementación del proceso: Juan Carlos Molina. – Belén Pozo.
VERSIÓN 1 VERSIÓN 2

5.1.3.- Manual de proceso (GESTIÓN DE COBRO)
Como se visualizó el rediseño en la fase cuarta del mapeo de procesos, no hubo correcciones y tampoco rediseño del proceso.
 Objetivo: Gestionar adecuadamente el cobro de los créditos.
 Tiempo: El proceso dura entre 30 a 120 días dependiendo del cliente y de los plazos de pago que tengan. Así se describe el
tiempo:
Nombre: ELABORACIÓN DE INFORME A GERENCIA FINANCIERA Fecha: 12 de Enero 2015
Evaluador: Daniela Escobar B.
N° Cumplimiento del proceso (Objetivos) Es eficaz? Es productivo? Satisface al usuario? Agrega valor ?
1 92%
Si, porque el proceso anterior fue
corregido, en la entrega de informe
negado se efectúo una conexión
directa al fin del bloque del cliente.
En el bloque de asesoría financiera,
se reubicó la operación de informar
al cliente y en el bloque del cliente
se aumentó una operación que
consiste en la recepción del informe
de crédito aprobado al cliente. Se
incremento la eficacia de 80% a 92%.
Si, debido a que el proceso
rediseñado incrementa la
efectividad en los resultados
de cada operación que influye
en la elaboración del informe.
Se deduce que la elaboración
de informes por parte de
sercretaría disminuyó el
tiempo de operación y por
supuesto es productivo.
Si, efectivamente el usuario que
es el cliente externo, siente una
notable mejora en cuanto a
tiempos de entrega de su solicitud
de crédito.
Si, el hecho de mejorar la
elaboración y entrega de
informes a gerencia financiera,
disminuye el tiempo de
documentación del cliente y
por lo tanto el serivicio mejora.

 Precauciones: El proceso necesita tomar ciertas precauciones, como por ejemplo, visitar continuamente a los clientes, pueden
existir descuidos y por lo tanto puede haber clientes que no efectúen sus pagos, puede generar pérdidas para la empresa.
 Nombre del responsable del rediseño e implementación del proceso: Grupo.
VERSIÓN 1
Nombre: GESTIÓN DE COBRO Fecha: 12 de Enero 2015
Evaluador: Daniela Escobar B.
N° Cumplimiento del proceso (Objetivos) Es eficaz? Es productivo? Satisface al usuario? Agrega valor ?
1 80%
Si, porque la diagramación del
proceso, impulsa las operaciones y
los subprocesos de cobro en los que
intervienen tanto asesores como
gestores de cobro y clientes.
Si, debido a que la gestión de
cobranza se sustenta en base a
varios pasos mejorados y
descritos, que mejoran el
proceso.
Si, efectivamente, los gestores de
cobro que son clientes internos
están mucho mas involucrados en
el proceso y sienten deseo de
cumplimiento en el proceso.
Si, el hecho de diagramar un
proceso de gestión de cobro,
impulsa la recuperación de
dinero prestado por parte de
Asefin.

5.1.4.- Sub procesos (Ingreso de datos en central crediticia)
Como se visualizó el rediseño en la fase cuarta del mapeo de procesos, no hubo
correcciones y tampoco rediseño del subproceso.
 Objetivo: Ingresar correctamente los datos del cliente en central de créditos.
VERSIÓN 1
verificar que los datos sean correctos al momento de ingresar en distintas bases de
datos y en sistemas de análisis y créditos.
 Nombre del responsable del rediseño e implementación del proceso: Juan
Carlos Molina.

5.1.5.- Sub procesos (Clasificación de cuentas pendientes de cobro)
 Objetivo: Clasificación en base a listado de clientes que fue proporcionado por
secretaria financiera. Clasificar más prioritarios y menos prioritarios.
VERSIÓN 1
clasificar a los clientes que mas deben para efectuar visitas y posteriormente
gestionar el cobro.
 Nombre del responsable del rediseño e implementación del proceso: María
Belén Pozo P.

5.1.6.- Sub procesos (Visita a clientes priorizados de cobro)
 Objetivo: Visitar a clientes con alto nivel de deuda y posteriormente efectuar cobro
o advertencia..
VERSIÓN 1
visitar a los clientes priorizados por alta nivel de deuda y gestionar el cobro
adecuadamente para evitar riñas y problemas con el cliente.
 Nombre del responsable del rediseño e implementación del proceso: Daniela
Escobar B.

6.1.- Consideraciones Finales
PROCESO Cumplimiento
(ANTES)%
Cumplimiento
(DESPUÉS)%
1 73% 85%
2 80% 92%
3 76% 80%
SUBPROCESO Cumplimiento
(ANTES)%
Cumplimiento
(DESPUÉS)%
1 95% 100%
2 85% 100%
3 76% 75%
De acuerdo con estos resultados, se puede decir que el cumplimiento en los dos primeros
procesos, se cumplieron e incrementaron su nivel de eficacia. Estos dos procesos se
sometieron a rediseño para poder incrementar su eficacia. El proceso 3 no tuvo necesidad
de rediseñar, aun así su eficacia se incrementó. Los dos primeros subprocesos tampoco
tuvieron rediseño porque son subprocesos semejados a la realidad empresarial de ASEFIN,
a su vez, el ultimo subproceso, no cumple con su nivel de eficacia y decreció en 1%. Las
razones ya fueron explicadas.
6.2.- Recomendaciones
 Se puede recomendar que en los procesos, se obtengan mejores prácticas
administrativas y de gestión, eso conllevará a obtener mejor servicio al cliente y la
empresa agregará valor.
 En el subproceso 3 que es el último tomado por el grupo, se debe facilitar los pagos
de los clientes con altos niveles de endeudamiento para que la eficacia de este
subproceso se incremente, por lo tanto el cliente se va a sentir menos acorralado y
posiblemente efectúa los pagos en los plazos establecidos.
 Por ultimo se recomienda a empresas de este tipo de gestión financiera, establecer
mapeo de actividades, así cada colaborador conocerá su función y proporcionará
apoyo a toda la empresa en caso de ausencia.

ANEXOS
Asefin CIA LTDA.
Ubicación Asefin CIA LTDA.

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