El documento proporciona información sobre una capacitación para el uso del Software de Gestión Académica GASOFT. Explica cómo instalar los prerequisitos necesarios como Reportviewer y o2007pia, conectarse a la red virtual Hamachi, e instalar el software. También describe las funciones y módulos de GASOFT, incluyendo la entrada de notas, generación de reportes y el soporte disponible.

1. BIENVENIDOS El progreso es una bonita palabra. Pero el cambio es su motivador. Y el cambio tiene sus enemigos. Robert Kennedy No hay inteligencia allí donde no hay cambio ni necesidad de cambio. Herbert George Wells

2. CAPACITACION Software de Gestión Académica Ingenieros: Diego Alcibar Heriberto Molina Campaña

3. Software de Gestión Académica ENLACES PARA DESCARGAS DE PREREQUISITOS Clic en el nombre de archivo o el ícono para descargar Reportviewer o2007pia Hamachi Elija sin gestión

4. Software de Gestión Académica OBJETIVO Formar a los docentes de la IEST de Puerto Asís, en el manejo y uso de Sistema de Gestión Académico GASOFT, que se encuentra en proceso de creación e implementación.

5. Software de Gestión Académica ¿QUÉ ES? Es la mejor forma de optimizar los procesos de gestión interna, y facilitar la coordinación entre docentes y cargos directivos, con la utilización de una única y completa aplicación de gestión académica.

6. Software de Gestión Académica ¿QUE PRODUCE? Produce información confiable, centralizada, integra y oportuna para facilitar la gestión de datos e información que apoyen las políticas de implementación y estrategias en la administración de sus recursos.

7. Software de Gestión Académica ¿QUE TECNOLOGIA UTILIZA? Con su estructura cliente servidor-muchos usuarios, se garantiza la recolección de datos de manera rápida y eficiente.

9. Información centralizada

10. Supervisión general de las actividades en el aula

11. Establece escala de valoración de acuerdo a la institución (1290)

12. Expedición de certificados y constancias

13. Aplicación del plan de estudios (trabaja por desempeños)

14. Generación automática de boletines

15. Fácil instalación (no requiere software de instalación en medio físico)

16. Trabaja en tiempo real

17. Generación de diferentes reportes (listas, consolidado de notas, por periodo o general)

18. Generación de estadísticas

19. Generación de archivos en xls o pdf

20. Importación de notas desde xls

21. Ahorro de tiempo

22. Control de edición a periodos anteriores

23. Backup permanente

24. Acceso a usuarios únicamente a la información que corresponde.

26. Instalar el archivo de actualización Reportviewer

27. Instalar el archivo de actualización o2007pia.msi

28. Instalación y configuración de hamachi.msi

30. Memoria Ram 512

31. Navegador web (Internet Explorer o Mozilla Firefox, etc)

32. Suite Microsoft Office

33. Sistema operativo Windows xp, vista o 71 3. Internet

34. Software de Gestión Académica INSTALANDO Reportviewer Ubicar el archivo ReportViewer.exe Doble clic Dar Siguiente Aceptar el contrato Finalizar

35. Software de Gestión Académica INSTALANDO o2007 Ubicar el archivo o2007.exe Doble clic Esperar unos segundos Listo (no muestra pantallas)

36. Software de Gestión Académica INSTALANDO Hamachi Hamachi permite crear redes virtuales y el control de las mismas El objetivo de la instalación es crear una red LAN entre todos los usuarios del IEST, teniendo en cuenta que la institución no cuenta con una IP pública, que es uno de los requisitos de Gasoft Paso Uno: Realizar la Instalación de Hamachi Paso Dos: Unirse a la red de la Institución. Se debe solicitar el nombre y la clave al administrador de la red

37. Software de Gestión Académica INSTALANDO 1. Abrimos nuestro explorador web y en la barra de direcciones digitamos 5.5.232.195/gasoft/publish.htm 2. Clic en el botonInstall

38. Software de Gestión Académica INSTALANDO 3. Dar clic en el boton Ejecutar 4. Dar nuevamente clic en el boton Ejecutar

39. Software de Gestión Académica INSTALANDO 5. Esperar unos minutos y aparecerá la pantalla del Login, lista para que se ingrese con el usuario asignado

40. Software de Gestión Académica Como Abrir Inicio Todos los programas Clic en SISUTAL Clic en Gasoft - IEST

41. Software de Gestión Académica Ingresar Cuando se da clic en Gasoft – IEST se abre la pantalla de Login Ingresar el usuario que le fue asignado Ingresar la contraseña Aceptar

42. Software de Gestión Académica Reconociendo Minimizar Maximizar Salir del programa Académico Seguridades Vsita Permite cambiar la contraseña del usuario Personaliza los colores de las pantallas de Gasoft Muestra el módulo para el ingreso de notas NOMBRFE DE USUARIO Y AÑO LECTIVO Informa el nombre de la Institución, nombre de usuario y año lectivo

43. Software de Gestión Académica Usuarios Al Dar clic en el ícono Usuarios, muestra esta pantalla Botón Guardar: Después de ingresar la clave actual, clave nueva y confirmar clave nueva se debe dar clic en este ícono para guardar los cambios Salir del formulario Usuarios Por seguridad se recomienda cambiar de clave la primera vez que se ingresa al programa y de manera periódica.

44. Software de Gestión Académica Una vez guardado los cambios el programa muestra la siguiente pantalla , informando que la Clave ha sido cambiada correctamente. Clic en Aceptar Usuarios

45. Software de Gestión Académica Al dar clic en académico muestra esta pantalla con el icono notas Académico Al dar clic en este ícono muestra la plantilla de estudiantes, desempeños periodo y grupo y otras utilidades

46. Software de Gestión Académica NOTAS Iconos de utilidades Selector de periodos Plantilla de notas y nivelaciónes Selector de materias Desempeños que se trabajarán durante el periodo activo Selector de cursos

47. Software de Gestión Académica 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Grabar: permite almacenar la información consignada en la plantilla de notas 7 Lista: Genera una lista del curso activo Consolidado de notas: Genera un reporte de notas consolidadas del periodo actual. Grabar todas las materias: permite almacenar la información consignada en la plantilla de notas de todas las materias 2 8 Consolidado acumulado: Muestra un reporte de todos los periodos con su respectivo acumulado. 9 Importar notas desde excel: ingresa las notas desde una archivo excel. Es necesario digitar parámetros de ubicación de datos 3 Consolidado por materia: Muestra un reporte de promedios de la materia activa 10 Boletines por curso: genera el reporte del grado activo 4 Estadisticas: Muestra un reporte estadísticas a nivel de los grupos y de manera individual 11 12 13 Boletín por estudiantes: genera el reporte del boletín del estudiante que está seleccionado 5 Todos los reportes se pueden, IMPRIMIR Y EXPORTAR A EXCEL Y PDF Plantillas de notas: genera una plantilla de notas del curso activo. Se de ingresar el numero de desempeños y la cantidad de actividades por desempeño 6

48. Software de Gestión Académica Importar notas desde excel: Esta actividad amerita que la plantilla de excel tenga la lista de estudiantes igual a la de Gasoft incluyendo los códigos de los estudiantes Se debe tener abierta la hoja de excel para ingresar los datos que se solicitan en esta pantalla. Aceptar para cargar las notas. Luego debemos grabar con el botón procesar notas

49. Software de Gestión Académica INGRESO DE NOTAS Como recomendación se debe utilizar el punto cuando se trata de un valor con decimal y si es entero solo digitar el valor entero. Ejemplo (7) no necesita el punto. Al momento de guardar debemos dar clic en una celda vacía.

50. Software de Gestión Académica RECOMENDACIONES FINALES Verificar la conectividad a internet y por consiguiente con el servidor de notas del IEST (SERVIDORSANTA) Verificar que el sistema muestre su nombre y que esté en el año lectivo 2011 Grabar constantemente, para evitar cualquier pérdida de datos y de tiempo Verificar que la información se coherente y coincida con lo que usted tiene en las plantillas de campo (notas) Generar el reporte ya sea de la materia o del acumulado, para tener la seguridad de que las notas quedaron grabadas. Comunicarse con el administrador del sistema si encuentra alguna dificultad en la carga académica o desempeños. Realizar las corrección de notas si estima conveniente (No se admite correcciones fuera del periodo asignado por la institución). Como usuario usted debe velar por la integridad de la información y demostrar la ética profesional. No entregar el nombre de usuario y la clave a otras personas Si se va ausentar del lugar de trabajo cierre siempre la aplicación. Digite de manera progresiva y periódica la información recolectada, para evitar congestión en la red.

51. Software de Gestión Académica VERIFICACION DE CONECTIVIDAD Activar el Hamachi y verificar que esté encendido (muestra su nombre) Verificar que el SERVIDORSANTA ESTE EN ENCENDIDO Y EN VERDE

52. Software de Gestión Académica SOPORTE Heriberto Molina Campaña Viaskype: heriberto.molina.campana Messenger: heriberto_molinac@hotmail.com Celular: 3115212865 Chat de Hamachi Beberly Ortega 4229674 Video -Tutorial www.iesantateresa.edu.co Menu Recursos Tutorial Gasoft Estando en la página web debe Ingresar: Nombre usuario: docente Contraseña: 135246