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““SITASE”SITASE”
PROF. VILMA ORDOÑEZ CERRONPROF. VILMA ORDOÑEZ CERRON
Huancayo, agosto 2011oclv11@hotmail.com
Saber comunicarse es una de las
mas importantes manifestaciones
de la inteligencia, es necesario:
APRENDERLO
DESARROLLARLO
PERFECCIONARLO
ANONIMO
oclv11@hotmail.com
COMUNICACION
Es el mecanismo por medio del cual
existen y se desarrollan las
Relaciones Humanas.
Tratamos de compartir una
información una idea o una actitud,
influyendo en las personas.
Transmitimos ideas, sentimientos,
conocimientos, emociones, etc.
oclv11@hotmail.com
IMPORTANCIA DE LA
COMUNICACIÓN
La comunicación representa la
hebra común para los procesos
administrativos.
Las habilidades, permiten que los
trabajadores aprovechen la
amplia gama de talentos que
existe en el mundo pluricultural de
las instituciones. Por ello pasan
mucho tiempo comunicándose.
oclv11@hotmail.com
LA COMUNICACIÒNLA COMUNICACIÒN
VIDAVIDA
de
MEJORA LA CALIDADMEJORA LA CALIDADESENCIA DE LA RR.HHESENCIA DE LA RR.HH.
A través deA través de
y
ACTITUDESACTITUDES SENTIMIENTOSSENTIMIENTOSEMOCIONESEMOCIONES
es
SALUDO ATENTO Y CORDIALSALUDO ATENTO Y CORDIAL
OFRECIMIENTO DE AYUDAOFRECIMIENTO DE AYUDA
ACTITUD MESURADAACTITUD MESURADA
ACTITUD ALTRUISTAACTITUD ALTRUISTAoclv11@hotmail.com
PROCESODE LAPROCESODE LA
COMUNICACIONCOMUNICACION
EMISOREMISOR
(Fuente)(Fuente)
TransmitirTransmitir
CodificarCodificar
MensajeMensaje
CanalCanal DecodificarDecodificar RECEPTORRECEPTOR
RecibirRecibir
RecibirRecibir
TransmitirTransmitir
RetroalimentaciónRetroalimentación
RuidoRuido
MensajeMensaje
oclv11@hotmail.com
Factores que influyen en la efectividad e
inefectividad de la comunicación:
CODIFICACIONCODIFICACION DECODIFICACIONDECODIFICACION
RUIDORUIDO
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TIPOS DE COMUNICACIÒNTIPOS DE COMUNICACIÒN
DIRECTADIRECTA INDIRECTAINDIRECTA
FORMALFORMAL
INFORMALINFORMAL
VERTICALVERTICAL
HORIZONTALHORIZONTAL
RUMORESRUMORES
PERSONALPERSONAL
COLECTIVACOLECTIVA
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FORMAL.- Es
aquella comunicación
que utiliza la
escritura como
medio. (Oficios,
comunicados,
memoranda, etc.. La
velocidad es lenta
debido a que tiene
que cumplir todas las
formalidades
burocráticas.oclv11@hotmail.com
INFORMAL: Es
aquel tipo de
comunicación cuyo
contenido, a pesar
de ser de aspectos
laborales, utiliza
canales no oficiales.
(Reunión alrededor
del botellón de
agua, encuentros en
los pasillos, etc.).
Es más veloz que la
formal.
oclv11@hotmail.com
FORMAS DE COMUNICACIÒN
VERBAL
 ORAL: Tono de voz
 ESCRITO:
Redacción
NO VERBAL
 MÌMICO: Gestual
 GRÀFICO: Dibujos
 FONÈTICO: Con
sonidos como:
Timbres,
campanas, etc.
oclv11@hotmail.com
Los mensajes que enviamos y recibimos
están sujetos a la influencia de factores
no verbales tales como:
Movimientos corporales
La ropa
La distancia
La postura
Los gestos
Las expresiones faciales
Los movimientos de los ojos
Contacto corporal
oclv11@hotmail.com
CUALIDADES QUE DEBE TENER TODA
PERSONA DENTRO DE LA COMUNICACIÒN
“Aprender a ser “ es mucho más mucho
valioso.
MAGNETISMO
PERSONAL
SABER MANEJAR
CONFLICTOS
CAPACIDAD DE TRABAJO
EN EQUIPO
CREATIVIDA E
IMAGINACIÓN
VALORES
CONFIANZA Y
AUTOESTIMA
oclv11@hotmail.com
CUALIDADES QUE DEBE TENER TODA
PERSONA DENTRO DE LA COMUNICACIÒN
“Aprender a aprender” es mucho más
eficaz.
DESARROLLO
LABORAL
DESARROLLO
LABORAL
FORMACION
PERMANENTE
COMUNICACIÓN
ESCRITA.
INTELIGENCIA
ACTITUD
CRITICA
GESTION
HONESTA
PROACTIVIDAD
oclv11@hotmail.com
COMUNICACIÓN ESCRITA -
REDACCION
Acto de poner en orden nuestras
ideas, los mismos que luego
escribimos en el papel para poder
comunicarnos con los demás.
Es lo que expresamos por escrito, en
forma ordenada, clara amena.
"Una palabra mal colocada estropea el más bello
pensamiento". (VOLTAIRE).
oclv11@hotmail.com
IMPORTANCIA DE LA
REDACCIÓN
Es permanente y vigente.
El trabajo escrito se conserva,
puede duplicarse, archivarse,
incluso modificarse o mejorarse,
pero no se desintegra como la
comunicación oral.
"El estilo, como las uñas, es más fácil tenerlo
brillante que limpio". (EUGENIO D'ORS).
oclv11@hotmail.com
DEBEMOS EVITAR
Escribir de un tema que no se
conoce.
Irse por las ramas, redundantes o
“palabreo”.
Escribir aspectos sin importancia
o superficiales.
oclv11@hotmail.com
DEBEMOS SER CLAROS
Las ideas confusas, mal
expresadas con palabra o
formas inapropiadas, sin orden o
un plan establecido, confunden
al lector, que se queda sin
entender ni comprender nuestro
mensaje.
oclv11@hotmail.com
DEBEMOS SER BREVES
Acortan la comunicación entre
el redactor y el lector.
Faciliten la comprensión.
Se cometen menos riesgos
gramaticales.
oclv11@hotmail.com
DEBEMOS SER NATURALES
En forma sencilla, fácil no forzada.
No incurrir en construcciones o
expresiones rebuscadas.
Expresarnos con fluidez y
propiedad
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EL VOCABULARIO
Es indispensable para que
usted mejore su redacción.
Un buen vocabulario se
aprende leyendo siempre a
autores selectos.
oclv11@hotmail.com
EL DICCIONARIO
Es un instrumento único y de fácil
acceso para el lector.
Si desea mejorar su vocabulario,
acostumbrarse a consultarlo cada
vez que tenga una duda.
oclv11@hotmail.com
LA ORTOGRAFIA
Significa el arte de escribir
correctamente las palabras y
signos de puntuación.
Matarlo, imposible perdonarlo.
Matarlo imposible, perdonarlo.
oclv11@hotmail.com
TIPS PARA REDACTAR
El ánimo debe estar predispuesto para
la escritura.
La especulación y la improvisación
conduce al error.
Comunique aspectos positivos; si hay
un lado negativo, busque la forma de
atenuarlo.
oclv11@hotmail.com
TIPS PARA REDACTAR
Evite los párrafos demasiados
prolongados o extensos.
No se deje llevar por la modalidad
que emplea al hablar.
Sea objetivo y concreto.
oclv11@hotmail.com
BARRERAS PARA LA
COMUNICACIÓN
Percepción selectiva en el que los
receptores ven y escuchan en forma
selectiva basados en sus necesidades,
motivaciones, experiencia, etc. lo que
no permite que se perciba la realidad.
Ambigüedad en el mensaje “si” pero
“no”.
oclv11@hotmail.com
Defensa, cuando el receptor se siente
amenazado, tiende a reaccionar en
formas que reducen su habilidad para
lograr entendimiento mutuo,
respondiendo en formas que retardan la
comunicación eficaz
La edad, la educación y los antecedentes
culturales son variables que influyen en
el lenguaje que una persona usa. Las
palabras significan diferentes cosas para
diferentes personas lo que crea
dificultades en la comunicación.Entre
otras. oclv11@hotmail.com
SERVICIO DE ALTA
CALIDAD
Oportuno
Sin problemas
Profesional
Accesible
oclv11@hotmail.com
LOGREMOS CALIDAD
Mejor rentabilidad.
Satisfacción al cliente.
Efectividad
organizacional.
Mantener una ventaja
competitiva.
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oclv11@hotmail.com
EL MEMORANDO
Es un documento simplificado, breve, directo,
flexible y práctico. Se redacta en papel A5. Es
de comunicación interna. Por ello se difunde
en todos los niveles o escalones de la
administración.
CLASES: SIMPLE Y MÚLTIPLE:
 Memorando simple.- Dirigido a un solo
destinatario. (Memorando Nº028-D-DREJ-11)
Memorando múltiple.- Dirigido a varios
destinatarios. (Memorando Múltiple Nº020-D-DREJ-11)
Nota: La única diferencia es el código.
oclv11@hotmail.com
PARTES:
OBLIGATORIAS:
Lugar y Fecha
Código
Destinatario
Asunto
Texto
Antefirma
 Firma y
posfirma.
Con copia.
Pie de Página.
oclv11@hotmail.com
COMPLEMENTARIAS:
Membrete
Referencia.
Sello(obligatorio para los que lo
tienen)
Anexo
oclv11@hotmail.com
REDACCIÒN DEL TEXTO:
Comprende dos secciones:
1. Fórmula de apertura.- Viene a ser una frase
directa, concisa con la que se inicia la
redacción. Por ejemplo:
 Sírvase comunicar a esta Jefatura el
record académico de la Srta. Vilma
Torpoco Felipe, de la Asignatura
Redacción III.
 Comunico a Ud. que esta prohibido
otorgar permiso en hora de clases a las
estudiantes. oclv11@hotmail.com
Cuando se dirige los memorandos a las
autoridades, la fórmula de apertura es:
Por el presente me dirijo a Ud. para
solicitarle permiso el día 13 del
presente, por tener que asistir al
Seminario “Cultura Organizacional”.
Adjunto Programa.
Me dirijo a Ud. con la finalidad de
comunicarle que el día martes 11, a
horas 9.00 a.m., en el Auditorio de la
Institución se realizará la rendición de
cuentas, del festival deportivo.
oclv11@hotmail.com
2. Exposición.- Se desarrolla el
asunto que motiva el
memorando en forma breve
precisa y directa.
Nota: El texto del memorando
no tiene “párrafo de cierre”.
oclv11@hotmail.com
EL OFICIO
Es un documento de carácter oficial,
comunicación externa, protocolar que
vincula a las autoridades de más alta
jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y
coordinar acciones, invitar, solicitar
información, contestar, remitir
documentos, agradecer o tratar asuntos
diversos del trabajo administrativo.
oclv11@hotmail.com
PARTES:
OBLIGATORIAS:
Membrete.
Nombre del
año
Lugar y Fecha
Código
Destinatario
 Asunto
Texto
Antefirma
 Firma, posfirma
y sello.
Con copia.
Pie de Página.
oclv11@hotmail.com
COMPLEMENTARIAS:
Referencia.
Anexo
oclv11@hotmail.com
REDACCIÒN DEL TEXTO:
Comprende tres secciones:
1. Fórmula de apertura.- Viene a ser el
encabezamiento de la redacción del texto.
Existen muchas formulas de apertura, las
más usuales son:
 Tengo el honor de ........
 Tengo el agrado de.........
 Es grato dirigirme a .........
 Tenemos el honor.....
 Es grato dirigirnos a .......
 Tenemos el agrado de......oclv11@hotmail.com
2. Exposición.- Se desarrolla el asunto
en forma clara, directa y lo más breve
posible. Se inserta a continuación de
la fórmula de apertura buscando una
palabra de enlace.
3. PÀRRAFO DE CIERRE.- Es un
párrafo que se utiliza al finalizar el
texto del oficio. Ejm.
 Agradeciendo su atención, me
suscribo de Ud.....
 Aprovecho la oportunidad.......,etc.
oclv11@hotmail.com
ELEMENTOS DEL DESTINATARIO
DEL OFICIO
1. Tratamiento: Señor, Señora, Señorita.
2. Profesión o grado académico
abreviados de la persona a quien nos
dirigimos.
3. Nombres y apellidos (con mayúsculas).
4. Cargo que desempeña(sólo los
nominales con mayúsculas).
5. Sede de la Institución en la que ejerce
tal cargo(con mayúscula y subrayada)
oclv11@hotmail.com
FORMATOS MÀS USADOS EN EL
DESTINATARIO
Señor: Lic. LUIS MEZA GARCÍA
Director de la Dirección Regional de
Educación Junín.
HUANCAYO
Señor
Lic. LUIS MEZA GARCÍA
Director de la Dirección Regional de
Educación Junín.
HUANCAYO oclv11@hotmail.com
EL INFORME
Es un documento por el cual se
hace conocer el avance o
culminación de acciones
encomendadas o la ocurrencia de
hechos considerados de interés.
Tiene carácter de declaración
jurada.
oclv11@hotmail.com
Pueden ser breve o pormenorizado por
lo tanto, de extensión variable,
pudiendo abarcar incluso varias
páginas.firmado por varias personas e
ir acompañado de cuadros fotografías,
videos, testimonios,grabaciones,etc.
Es de comunicación interna; utilizada
por los trabajadores y directivos, se
redacta en papel A4.
oclv11@hotmail.com
PARTES:
OBLIGATORIAS:
Lugar y Fecha
Código
Destinatario
 Asunto
Texto
Antefirma
Firma, posfirma.
Con copia.
Pie de Página.
oclv11@hotmail.com
COMPLEMENTARIAS:
Membrete
Referencia.
Sello(obligatorio para los
que lo tienen)
Anexo
oclv11@hotmail.com
REDACCIÒN DEL TEXTO:
Comprende tres secciones:
1. Fórmula de apertura.- Viene a ser el
encabezamiento de la redacción del
texto.Existen muchas formulas de apertura,
las más usuales son:
 Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para
informarle lo siguiente:
 En atención a lo solicitado por su
despacho, cumplo con informar a Ud..
Lo siguiente:
 Por el presente me dirijo a Ud. para
informarle lo siguiente:oclv11@hotmail.com
2. Exposición.- Se desarrolla el asunto en
forma clara, directa; este desarrollo se
organiza en orden cronológico o
temático. Las ideas se organizan en
párrafos o mediante títulos y subtítulos,
muchas veces enumeradas. Por ello es
necesario antes elaborar un esquema
que contenga todas la ideas a elaborar.
3. PÀRRAFO DE CIERRE.- Es un párrafo que
se utiliza al finalizar el texto del informe.
Ejem: Es todo cuanto tengo que informar
a Ud.. Para su conocimiento y demás
fines.
oclv11@hotmail.com
CLASES.- Existen diferentes criterios
de clasificación, nosotros los dividiremos
en dos formas los informes simples e
informes técnicos.
INFORME SIMPLE.- Es un
documento de trabajo,sirve para
comunicar el avance de acciones
programadas; por ello toda
información que suministre debe ser
fría, objetiva e imparcial.
oclv11@hotmail.com
INFORME TÈCNICO.- Lo usan los
especialistas para informar sobre las
acciones que han ejecutado en el
cumplimiento de la misión encomendada.
Es un documento instructivo, ilustra,
suministra elementos de juicio, orienta las
acciones de la autoridad, esclarecimiento
o solución de problemas o hechos
delicados que requieren conocimientos
especializados. Sirve para tomar
decisiones valiosas.
oclv11@hotmail.com
CARACTERÌSTICAS:
En el Código lleva “Informe
Técnico” como nombre del
documento.
Usa obligatoriamente “referencia”
Es numerado.
El que firma lo hace con sus
respectivos sellos e incluso el de
colegiatura.
oclv11@hotmail.com
SUBTÌTULOS DEL TEXTO DEL INFORME
TÈCNICO.- Puede comprender los
siguientes subtítulos:
Introducción.- Especifica el motivo o las
razones que impulsan la redacción del
Informe.
Antecedentes.- Ofrece una breve historia de
cómo se suscitan los actos o hechos que se
estudian.
Análisis.- Examina minuciosamente los
hechos, en base a los antecedentes,
argumentos a favor y en contra,
pruebas,cargos y descargos que se
presentan y disposiciones legales, con el fin
de llegar a conclusiones fundamentadas.oclv11@hotmail.com
 Conclusiones.- Contiene la deducción
lógica o el resultado del análisis que se
realiza, en relación directa con los hechos
y las ideas expuestas. Es también el
resumen o recapitulación de las ideas
desarrolladas en el informe.
 Recomendaciones.- Sugiere las posibles
soluciones o medidas a adoptar con
relación al asunto tratado en el informe.
La autoridad es libre de tomarlas en
cuenta o no al momento de tomar sus
decisiones. oclv11@hotmail.com
CITACIÒN
Es un documento breve por el que
se cita formalmente a una persona
o a varias a asistir a un acto
dispuesto por la autoridad.Se
utiliza para citar a toda clase de
reunión que, por diversos motivos,
se lleva a cabo en los centros de
trabajo.Es un documento de
carácter interno.
oclv11@hotmail.com
FACULTAD PARA FIRMAR
CITACIONES
La autoridad principal de la
institución.
El Secretario, Personal
Jerárquico, o personal
autorizado, por delegación de
funciones.
oclv11@hotmail.com
CLASES
CITACIÒN INDIVIDUAL.- Es Aquella que
envía al interesado o a los interesados en
forma individual. Esta citación viene a ser
una esquela.
CITACIÒN COLECTIVA.- Es aquella que
lleva en el texto la nómina de los que
serán citados. Es un solo documentos que
se hace conocer a los interesados,
quienes al enterarse de su contenido,
firman en el lugar que les corresponde,
quedando de este modo ya citados.
oclv11@hotmail.com
PARTES
 Código o nombre del documento.
 Destinatario, si la citación es
individual.(En la citación colectiva, se
incorpora al texto la nómina de los que
van a ser citados)
 Texto
 Lugar y fecha
 Firma y posfirma del que cita (y sello,
si tiene)
 Pie de página
 Membrete (opcional)
 “con copia” (opcional)oclv11@hotmail.com
REDACCIÒN DEL TEXTO
1. FÒRMULA DE CITACIÒN.- La frases que
encabezan el texto por lo general son: Se
cita.....; Cito a usted.....o Por disposición
de......; Por encargo de....; Por orden de.....;
dependiendo que quién es la persona que
cita.
2. EXPOSICIÒN.- Que comprende
obligatoriamente el nombre del acto o
actividad a que se llama, el día, la hora, el
lugar y la agenda, asunto o motivo de la
citación.A veces esta sección termina con
una fórmula final como: Se ruega puntual
asistencia. O Los que no asistan pagarán
una multa de..; El uso de esta fórmula final
es optativo. oclv11@hotmail.com
ACTA
Es un documento que contiene el
testimonio de las acciones más
importantes que han acontecido en la
realización formal de determinados actos
administrativos. Tiene carácter
probatorio de hechos que han sucedido
en la realidad y que sirven de base o
sustento para nuevas acciones como
puede ser para la expedición de
resoluciones, envió de circulares,
oficios,etc. oclv11@hotmail.com
CLASES.- Actas de Trabajo y Actas de
Sesión.
1. ACTA DE TRABAJO.- Conocemos con este
nombre a las diferentes actas que se
elaborar con el fin de dejar constancia de
actos o hechos de intereses, ocurridos en
el cumplimiento dar nuestras obligaciones
cotidianas en nuestro centro laboral. Se
redactan en el mismo lugar y en la misma
fecha y hora de los acontecimientos. Son
elaborados por el secretario o quién hace
sus veces.al final son leídas y firmadas por
los presentes.
oclv11@hotmail.com
PARTES:
Obligatorias:
 Tìtulo (tìpifica el
acta)
 Texto
 Firma, posfirma de
los que intervienen
en el hecho que
consta el acta.
 “con copia”
 Pie de página.
Complementarias:
Membrete.
Còdigo
Anexo
oclv11@hotmail.com
REDACCIÒN DEL TEXTO DEL ACTA DE
TRABAJO
1. INTRODUCCIÒN.- Señala el lugar, la fecha y la
hora de la elaboración del acta; Identifica a las
personas que intervienen y específica la
actividad o el hecho que motiva el acta. La
fecha y la hora se pueden escribir con
números y/o letras.
2. EXPOSICIÓN.- Menciona los acontecimientos
más importantes que han sucedido o sólo se
refiere a los resultados de la acción ejecutada.
También se dejan constancia de alguna
observación, punto de vista u opinión que
podría formular alguien que está interviniendo
y lo ha solicitado.oclv11@hotmail.com
3. FÒRMULA DE ACEPTACIÒN.- Expresa
la conformidad de los que intervienen
con el contenido del acta. Su empleo
no es obligatorio .
OBSERVACIONES:
 Si el acta de trabajo comprende varias páginas,
deben tomar medidas de seguridad.
 Los renglones que quedan en blanco por falta de
texto o por otra razón, se deben completar con
guiones o rayas con el fin de prevenir la adición
dolosa de algún dato o texto posteriormente.
 La persona ajena a la Institución que firma el acta
como testigo o parte interesada, al momento de
firmar debe colocar su DNI y su domicilio.oclv11@hotmail.com
ACTA DE SESIÒN.- Es un documento en el
que consta el testimonio de los hechos
más importantes que han sucedido en
la sesión de un órgano deliberante.
Sesión es la reunión formal de un grupo
de personas, que se convoca o cita,
instala y funciona teniendo en cuenta
determinadas leyes, estatutos o normas
establecidas en cada entidad sea
pública o privada. El acta debe
redactarse directamente en el libro de
actas, en la misma sesión,para que sea
aprobada al término de ella.
oclv11@hotmail.com
MOMENTOS DE LA SESIÓN
Control de asistencia.- El Presidente
ordena al Secretario a pasar lista y
determinar si se cuenta o no con el
quórum necesario para iniciar la sesión.
Despacho.- El Secretario lee la
correspondencia recibida y enviada en el
periodo comprendido entre la última
sesión y aquella que se está realizando.
Informes.- Informan las acciones de
trascendencia o que según ellos, son
importantes de acciones encomendadas
la sesión anterior.oclv11@hotmail.com
 Lectura de la Agenda.- El presidente lee la
agenda de la sesión, la misma que se hizo
conocer por medio de la citación.También
hace referencia a los documentos e informes
que pasaron a “orden del día”.La agenda se
debate en “orden del día”
 Pedidos.- Los miembros que deseen que en
la sesión se traten asimismo otros temas no
considerados en la agenda, tienen la
oportunidad de proponerlos. Estos se
formulan en términos generales, serán
fundamentados y por acuerdo de los
asistentes, serán admitidos o rechazados.
oclv11@hotmail.com
 Orden del Día.- Es la estación más importante.
Aquí se debaten todos los temas de la agenda y
los documentos e informes que pasaron de las
estaciones de “despacho” e “informes”, se toma
en cuenta lo siguiente:
 Presentación o exposición del tema, asunto o
problema por la persona que dirige la reunión.
 Debate o intercambio de opiniones sobre el tema
y planteamiento de posibles soluciones o
acuerdos; y
 Adopción de acuerdo o acuerdos por votación.
oclv11@hotmail.com
 Tratamientos de Pedidos.- Escuchada la
fundamentaciòn de un pedido, lo somete a
consideración de los asistentes para que lo
admitan a debate o lo rechacen. El pedido
admitido a debate recibe el mismo
tratamiento que cualquier punto de la agenda
y los acuerdos a los que se llegan son
igualmente válidos.
 Aprobación del Acta.- Luego del tratamiento
del último pedido admitido a debate, se
somete a consideración de los presentes la
aprobación del acta que se ha ido
redactando en el transcurso de la sesión. Se
lee y se aprueba, y luego se levanta la
sesión. oclv11@hotmail.com
LA CONFIANZA VIENE CON LA
EXPERIENCIA, LA EXPERIENCIA
PROVIENE DEL CONOCIMIENTO
LO ADQUIRIMOS MEDIANTE EL
VALOR DE SOMETERNOS A
OBSTACÚLOS Y
CIRCUNSTANCIAS REALES ANTE
LAS CUALES EL HOMBRE
MEDIOCRE SE ACOBARDA.
oclv11@hotmail.com
oclv11@hotmail.com

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Comunicaciòn organizacional sitase

  • 1. ““SITASE”SITASE” PROF. VILMA ORDOÑEZ CERRONPROF. VILMA ORDOÑEZ CERRON Huancayo, agosto 2011oclv11@hotmail.com
  • 2. Saber comunicarse es una de las mas importantes manifestaciones de la inteligencia, es necesario: APRENDERLO DESARROLLARLO PERFECCIONARLO ANONIMO oclv11@hotmail.com
  • 3. COMUNICACION Es el mecanismo por medio del cual existen y se desarrollan las Relaciones Humanas. Tratamos de compartir una información una idea o una actitud, influyendo en las personas. Transmitimos ideas, sentimientos, conocimientos, emociones, etc. oclv11@hotmail.com
  • 4. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN La comunicación representa la hebra común para los procesos administrativos. Las habilidades, permiten que los trabajadores aprovechen la amplia gama de talentos que existe en el mundo pluricultural de las instituciones. Por ello pasan mucho tiempo comunicándose. oclv11@hotmail.com
  • 5. LA COMUNICACIÒNLA COMUNICACIÒN VIDAVIDA de MEJORA LA CALIDADMEJORA LA CALIDADESENCIA DE LA RR.HHESENCIA DE LA RR.HH. A través deA través de y ACTITUDESACTITUDES SENTIMIENTOSSENTIMIENTOSEMOCIONESEMOCIONES es SALUDO ATENTO Y CORDIALSALUDO ATENTO Y CORDIAL OFRECIMIENTO DE AYUDAOFRECIMIENTO DE AYUDA ACTITUD MESURADAACTITUD MESURADA ACTITUD ALTRUISTAACTITUD ALTRUISTAoclv11@hotmail.com
  • 6. PROCESODE LAPROCESODE LA COMUNICACIONCOMUNICACION EMISOREMISOR (Fuente)(Fuente) TransmitirTransmitir CodificarCodificar MensajeMensaje CanalCanal DecodificarDecodificar RECEPTORRECEPTOR RecibirRecibir RecibirRecibir TransmitirTransmitir RetroalimentaciónRetroalimentación RuidoRuido MensajeMensaje oclv11@hotmail.com
  • 7. Factores que influyen en la efectividad e inefectividad de la comunicación: CODIFICACIONCODIFICACION DECODIFICACIONDECODIFICACION RUIDORUIDO oclv11@hotmail.com
  • 8. TIPOS DE COMUNICACIÒNTIPOS DE COMUNICACIÒN DIRECTADIRECTA INDIRECTAINDIRECTA FORMALFORMAL INFORMALINFORMAL VERTICALVERTICAL HORIZONTALHORIZONTAL RUMORESRUMORES PERSONALPERSONAL COLECTIVACOLECTIVA oclv11@hotmail.com
  • 9. FORMAL.- Es aquella comunicación que utiliza la escritura como medio. (Oficios, comunicados, memoranda, etc.. La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocráticas.oclv11@hotmail.com
  • 10. INFORMAL: Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunión alrededor del botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es más veloz que la formal. oclv11@hotmail.com
  • 11. FORMAS DE COMUNICACIÒN VERBAL  ORAL: Tono de voz  ESCRITO: Redacción NO VERBAL  MÌMICO: Gestual  GRÀFICO: Dibujos  FONÈTICO: Con sonidos como: Timbres, campanas, etc. oclv11@hotmail.com
  • 12. Los mensajes que enviamos y recibimos están sujetos a la influencia de factores no verbales tales como: Movimientos corporales La ropa La distancia La postura Los gestos Las expresiones faciales Los movimientos de los ojos Contacto corporal oclv11@hotmail.com
  • 13. CUALIDADES QUE DEBE TENER TODA PERSONA DENTRO DE LA COMUNICACIÒN “Aprender a ser “ es mucho más mucho valioso. MAGNETISMO PERSONAL SABER MANEJAR CONFLICTOS CAPACIDAD DE TRABAJO EN EQUIPO CREATIVIDA E IMAGINACIÓN VALORES CONFIANZA Y AUTOESTIMA oclv11@hotmail.com
  • 14. CUALIDADES QUE DEBE TENER TODA PERSONA DENTRO DE LA COMUNICACIÒN “Aprender a aprender” es mucho más eficaz. DESARROLLO LABORAL DESARROLLO LABORAL FORMACION PERMANENTE COMUNICACIÓN ESCRITA. INTELIGENCIA ACTITUD CRITICA GESTION HONESTA PROACTIVIDAD oclv11@hotmail.com
  • 15. COMUNICACIÓN ESCRITA - REDACCION Acto de poner en orden nuestras ideas, los mismos que luego escribimos en el papel para poder comunicarnos con los demás. Es lo que expresamos por escrito, en forma ordenada, clara amena. "Una palabra mal colocada estropea el más bello pensamiento". (VOLTAIRE). oclv11@hotmail.com
  • 16. IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN Es permanente y vigente. El trabajo escrito se conserva, puede duplicarse, archivarse, incluso modificarse o mejorarse, pero no se desintegra como la comunicación oral. "El estilo, como las uñas, es más fácil tenerlo brillante que limpio". (EUGENIO D'ORS). oclv11@hotmail.com
  • 17. DEBEMOS EVITAR Escribir de un tema que no se conoce. Irse por las ramas, redundantes o “palabreo”. Escribir aspectos sin importancia o superficiales. oclv11@hotmail.com
  • 18. DEBEMOS SER CLAROS Las ideas confusas, mal expresadas con palabra o formas inapropiadas, sin orden o un plan establecido, confunden al lector, que se queda sin entender ni comprender nuestro mensaje. oclv11@hotmail.com
  • 19. DEBEMOS SER BREVES Acortan la comunicación entre el redactor y el lector. Faciliten la comprensión. Se cometen menos riesgos gramaticales. oclv11@hotmail.com
  • 20. DEBEMOS SER NATURALES En forma sencilla, fácil no forzada. No incurrir en construcciones o expresiones rebuscadas. Expresarnos con fluidez y propiedad oclv11@hotmail.com
  • 21. EL VOCABULARIO Es indispensable para que usted mejore su redacción. Un buen vocabulario se aprende leyendo siempre a autores selectos. oclv11@hotmail.com
  • 22. EL DICCIONARIO Es un instrumento único y de fácil acceso para el lector. Si desea mejorar su vocabulario, acostumbrarse a consultarlo cada vez que tenga una duda. oclv11@hotmail.com
  • 23. LA ORTOGRAFIA Significa el arte de escribir correctamente las palabras y signos de puntuación. Matarlo, imposible perdonarlo. Matarlo imposible, perdonarlo. oclv11@hotmail.com
  • 24. TIPS PARA REDACTAR El ánimo debe estar predispuesto para la escritura. La especulación y la improvisación conduce al error. Comunique aspectos positivos; si hay un lado negativo, busque la forma de atenuarlo. oclv11@hotmail.com
  • 25. TIPS PARA REDACTAR Evite los párrafos demasiados prolongados o extensos. No se deje llevar por la modalidad que emplea al hablar. Sea objetivo y concreto. oclv11@hotmail.com
  • 26. BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN Percepción selectiva en el que los receptores ven y escuchan en forma selectiva basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, etc. lo que no permite que se perciba la realidad. Ambigüedad en el mensaje “si” pero “no”. oclv11@hotmail.com
  • 27. Defensa, cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que retardan la comunicación eficaz La edad, la educación y los antecedentes culturales son variables que influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras significan diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades en la comunicación.Entre otras. oclv11@hotmail.com
  • 28. SERVICIO DE ALTA CALIDAD Oportuno Sin problemas Profesional Accesible oclv11@hotmail.com
  • 29. LOGREMOS CALIDAD Mejor rentabilidad. Satisfacción al cliente. Efectividad organizacional. Mantener una ventaja competitiva. oclv11@hotmail.com
  • 31. EL MEMORANDO Es un documento simplificado, breve, directo, flexible y práctico. Se redacta en papel A5. Es de comunicación interna. Por ello se difunde en todos los niveles o escalones de la administración. CLASES: SIMPLE Y MÚLTIPLE:  Memorando simple.- Dirigido a un solo destinatario. (Memorando Nº028-D-DREJ-11) Memorando múltiple.- Dirigido a varios destinatarios. (Memorando Múltiple Nº020-D-DREJ-11) Nota: La única diferencia es el código. oclv11@hotmail.com
  • 32. PARTES: OBLIGATORIAS: Lugar y Fecha Código Destinatario Asunto Texto Antefirma  Firma y posfirma. Con copia. Pie de Página. oclv11@hotmail.com
  • 34. REDACCIÒN DEL TEXTO: Comprende dos secciones: 1. Fórmula de apertura.- Viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción. Por ejemplo:  Sírvase comunicar a esta Jefatura el record académico de la Srta. Vilma Torpoco Felipe, de la Asignatura Redacción III.  Comunico a Ud. que esta prohibido otorgar permiso en hora de clases a las estudiantes. oclv11@hotmail.com
  • 35. Cuando se dirige los memorandos a las autoridades, la fórmula de apertura es: Por el presente me dirijo a Ud. para solicitarle permiso el día 13 del presente, por tener que asistir al Seminario “Cultura Organizacional”. Adjunto Programa. Me dirijo a Ud. con la finalidad de comunicarle que el día martes 11, a horas 9.00 a.m., en el Auditorio de la Institución se realizará la rendición de cuentas, del festival deportivo. oclv11@hotmail.com
  • 36. 2. Exposición.- Se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve precisa y directa. Nota: El texto del memorando no tiene “párrafo de cierre”. oclv11@hotmail.com
  • 37. EL OFICIO Es un documento de carácter oficial, comunicación externa, protocolar que vincula a las autoridades de más alta jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, solicitar información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos del trabajo administrativo. oclv11@hotmail.com
  • 38. PARTES: OBLIGATORIAS: Membrete. Nombre del año Lugar y Fecha Código Destinatario  Asunto Texto Antefirma  Firma, posfirma y sello. Con copia. Pie de Página. oclv11@hotmail.com
  • 40. REDACCIÒN DEL TEXTO: Comprende tres secciones: 1. Fórmula de apertura.- Viene a ser el encabezamiento de la redacción del texto. Existen muchas formulas de apertura, las más usuales son:  Tengo el honor de ........  Tengo el agrado de.........  Es grato dirigirme a .........  Tenemos el honor.....  Es grato dirigirnos a .......  Tenemos el agrado de......oclv11@hotmail.com
  • 41. 2. Exposición.- Se desarrolla el asunto en forma clara, directa y lo más breve posible. Se inserta a continuación de la fórmula de apertura buscando una palabra de enlace. 3. PÀRRAFO DE CIERRE.- Es un párrafo que se utiliza al finalizar el texto del oficio. Ejm.  Agradeciendo su atención, me suscribo de Ud.....  Aprovecho la oportunidad.......,etc. oclv11@hotmail.com
  • 42. ELEMENTOS DEL DESTINATARIO DEL OFICIO 1. Tratamiento: Señor, Señora, Señorita. 2. Profesión o grado académico abreviados de la persona a quien nos dirigimos. 3. Nombres y apellidos (con mayúsculas). 4. Cargo que desempeña(sólo los nominales con mayúsculas). 5. Sede de la Institución en la que ejerce tal cargo(con mayúscula y subrayada) oclv11@hotmail.com
  • 43. FORMATOS MÀS USADOS EN EL DESTINATARIO Señor: Lic. LUIS MEZA GARCÍA Director de la Dirección Regional de Educación Junín. HUANCAYO Señor Lic. LUIS MEZA GARCÍA Director de la Dirección Regional de Educación Junín. HUANCAYO oclv11@hotmail.com
  • 44. EL INFORME Es un documento por el cual se hace conocer el avance o culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de interés. Tiene carácter de declaración jurada. oclv11@hotmail.com
  • 45. Pueden ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensión variable, pudiendo abarcar incluso varias páginas.firmado por varias personas e ir acompañado de cuadros fotografías, videos, testimonios,grabaciones,etc. Es de comunicación interna; utilizada por los trabajadores y directivos, se redacta en papel A4. oclv11@hotmail.com
  • 46. PARTES: OBLIGATORIAS: Lugar y Fecha Código Destinatario  Asunto Texto Antefirma Firma, posfirma. Con copia. Pie de Página. oclv11@hotmail.com
  • 48. REDACCIÒN DEL TEXTO: Comprende tres secciones: 1. Fórmula de apertura.- Viene a ser el encabezamiento de la redacción del texto.Existen muchas formulas de apertura, las más usuales son:  Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para informarle lo siguiente:  En atención a lo solicitado por su despacho, cumplo con informar a Ud.. Lo siguiente:  Por el presente me dirijo a Ud. para informarle lo siguiente:oclv11@hotmail.com
  • 49. 2. Exposición.- Se desarrolla el asunto en forma clara, directa; este desarrollo se organiza en orden cronológico o temático. Las ideas se organizan en párrafos o mediante títulos y subtítulos, muchas veces enumeradas. Por ello es necesario antes elaborar un esquema que contenga todas la ideas a elaborar. 3. PÀRRAFO DE CIERRE.- Es un párrafo que se utiliza al finalizar el texto del informe. Ejem: Es todo cuanto tengo que informar a Ud.. Para su conocimiento y demás fines. oclv11@hotmail.com
  • 50. CLASES.- Existen diferentes criterios de clasificación, nosotros los dividiremos en dos formas los informes simples e informes técnicos. INFORME SIMPLE.- Es un documento de trabajo,sirve para comunicar el avance de acciones programadas; por ello toda información que suministre debe ser fría, objetiva e imparcial. oclv11@hotmail.com
  • 51. INFORME TÈCNICO.- Lo usan los especialistas para informar sobre las acciones que han ejecutado en el cumplimiento de la misión encomendada. Es un documento instructivo, ilustra, suministra elementos de juicio, orienta las acciones de la autoridad, esclarecimiento o solución de problemas o hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Sirve para tomar decisiones valiosas. oclv11@hotmail.com
  • 52. CARACTERÌSTICAS: En el Código lleva “Informe Técnico” como nombre del documento. Usa obligatoriamente “referencia” Es numerado. El que firma lo hace con sus respectivos sellos e incluso el de colegiatura. oclv11@hotmail.com
  • 53. SUBTÌTULOS DEL TEXTO DEL INFORME TÈCNICO.- Puede comprender los siguientes subtítulos: Introducción.- Especifica el motivo o las razones que impulsan la redacción del Informe. Antecedentes.- Ofrece una breve historia de cómo se suscitan los actos o hechos que se estudian. Análisis.- Examina minuciosamente los hechos, en base a los antecedentes, argumentos a favor y en contra, pruebas,cargos y descargos que se presentan y disposiciones legales, con el fin de llegar a conclusiones fundamentadas.oclv11@hotmail.com
  • 54.  Conclusiones.- Contiene la deducción lógica o el resultado del análisis que se realiza, en relación directa con los hechos y las ideas expuestas. Es también el resumen o recapitulación de las ideas desarrolladas en el informe.  Recomendaciones.- Sugiere las posibles soluciones o medidas a adoptar con relación al asunto tratado en el informe. La autoridad es libre de tomarlas en cuenta o no al momento de tomar sus decisiones. oclv11@hotmail.com
  • 55. CITACIÒN Es un documento breve por el que se cita formalmente a una persona o a varias a asistir a un acto dispuesto por la autoridad.Se utiliza para citar a toda clase de reunión que, por diversos motivos, se lleva a cabo en los centros de trabajo.Es un documento de carácter interno. oclv11@hotmail.com
  • 56. FACULTAD PARA FIRMAR CITACIONES La autoridad principal de la institución. El Secretario, Personal Jerárquico, o personal autorizado, por delegación de funciones. oclv11@hotmail.com
  • 57. CLASES CITACIÒN INDIVIDUAL.- Es Aquella que envía al interesado o a los interesados en forma individual. Esta citación viene a ser una esquela. CITACIÒN COLECTIVA.- Es aquella que lleva en el texto la nómina de los que serán citados. Es un solo documentos que se hace conocer a los interesados, quienes al enterarse de su contenido, firman en el lugar que les corresponde, quedando de este modo ya citados. oclv11@hotmail.com
  • 58. PARTES  Código o nombre del documento.  Destinatario, si la citación es individual.(En la citación colectiva, se incorpora al texto la nómina de los que van a ser citados)  Texto  Lugar y fecha  Firma y posfirma del que cita (y sello, si tiene)  Pie de página  Membrete (opcional)  “con copia” (opcional)oclv11@hotmail.com
  • 59. REDACCIÒN DEL TEXTO 1. FÒRMULA DE CITACIÒN.- La frases que encabezan el texto por lo general son: Se cita.....; Cito a usted.....o Por disposición de......; Por encargo de....; Por orden de.....; dependiendo que quién es la persona que cita. 2. EXPOSICIÒN.- Que comprende obligatoriamente el nombre del acto o actividad a que se llama, el día, la hora, el lugar y la agenda, asunto o motivo de la citación.A veces esta sección termina con una fórmula final como: Se ruega puntual asistencia. O Los que no asistan pagarán una multa de..; El uso de esta fórmula final es optativo. oclv11@hotmail.com
  • 60. ACTA Es un documento que contiene el testimonio de las acciones más importantes que han acontecido en la realización formal de determinados actos administrativos. Tiene carácter probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de base o sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedición de resoluciones, envió de circulares, oficios,etc. oclv11@hotmail.com
  • 61. CLASES.- Actas de Trabajo y Actas de Sesión. 1. ACTA DE TRABAJO.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaborar con el fin de dejar constancia de actos o hechos de intereses, ocurridos en el cumplimiento dar nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral. Se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaborados por el secretario o quién hace sus veces.al final son leídas y firmadas por los presentes. oclv11@hotmail.com
  • 62. PARTES: Obligatorias:  Tìtulo (tìpifica el acta)  Texto  Firma, posfirma de los que intervienen en el hecho que consta el acta.  “con copia”  Pie de página. Complementarias: Membrete. Còdigo Anexo oclv11@hotmail.com
  • 63. REDACCIÒN DEL TEXTO DEL ACTA DE TRABAJO 1. INTRODUCCIÒN.- Señala el lugar, la fecha y la hora de la elaboración del acta; Identifica a las personas que intervienen y específica la actividad o el hecho que motiva el acta. La fecha y la hora se pueden escribir con números y/o letras. 2. EXPOSICIÓN.- Menciona los acontecimientos más importantes que han sucedido o sólo se refiere a los resultados de la acción ejecutada. También se dejan constancia de alguna observación, punto de vista u opinión que podría formular alguien que está interviniendo y lo ha solicitado.oclv11@hotmail.com
  • 64. 3. FÒRMULA DE ACEPTACIÒN.- Expresa la conformidad de los que intervienen con el contenido del acta. Su empleo no es obligatorio . OBSERVACIONES:  Si el acta de trabajo comprende varias páginas, deben tomar medidas de seguridad.  Los renglones que quedan en blanco por falta de texto o por otra razón, se deben completar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adición dolosa de algún dato o texto posteriormente.  La persona ajena a la Institución que firma el acta como testigo o parte interesada, al momento de firmar debe colocar su DNI y su domicilio.oclv11@hotmail.com
  • 65. ACTA DE SESIÒN.- Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante. Sesión es la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatutos o normas establecidas en cada entidad sea pública o privada. El acta debe redactarse directamente en el libro de actas, en la misma sesión,para que sea aprobada al término de ella. oclv11@hotmail.com
  • 66. MOMENTOS DE LA SESIÓN Control de asistencia.- El Presidente ordena al Secretario a pasar lista y determinar si se cuenta o no con el quórum necesario para iniciar la sesión. Despacho.- El Secretario lee la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la última sesión y aquella que se está realizando. Informes.- Informan las acciones de trascendencia o que según ellos, son importantes de acciones encomendadas la sesión anterior.oclv11@hotmail.com
  • 67.  Lectura de la Agenda.- El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que se hizo conocer por medio de la citación.También hace referencia a los documentos e informes que pasaron a “orden del día”.La agenda se debate en “orden del día”  Pedidos.- Los miembros que deseen que en la sesión se traten asimismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estos se formulan en términos generales, serán fundamentados y por acuerdo de los asistentes, serán admitidos o rechazados. oclv11@hotmail.com
  • 68.  Orden del Día.- Es la estación más importante. Aquí se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones de “despacho” e “informes”, se toma en cuenta lo siguiente:  Presentación o exposición del tema, asunto o problema por la persona que dirige la reunión.  Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y  Adopción de acuerdo o acuerdos por votación. oclv11@hotmail.com
  • 69.  Tratamientos de Pedidos.- Escuchada la fundamentaciòn de un pedido, lo somete a consideración de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente válidos.  Aprobación del Acta.- Luego del tratamiento del último pedido admitido a debate, se somete a consideración de los presentes la aprobación del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesión. Se lee y se aprueba, y luego se levanta la sesión. oclv11@hotmail.com
  • 70. LA CONFIANZA VIENE CON LA EXPERIENCIA, LA EXPERIENCIA PROVIENE DEL CONOCIMIENTO LO ADQUIRIMOS MEDIANTE EL VALOR DE SOMETERNOS A OBSTACÚLOS Y CIRCUNSTANCIAS REALES ANTE LAS CUALES EL HOMBRE MEDIOCRE SE ACOBARDA. oclv11@hotmail.com