2. Saber comunicarse es una de las
mas importantes manifestaciones
de la inteligencia, es necesario:
APRENDERLO
DESARROLLARLO
PERFECCIONARLO
ANONIMO
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3. COMUNICACION
Es el mecanismo por medio del cual
existen y se desarrollan las
Relaciones Humanas.
Tratamos de compartir una
información una idea o una actitud,
influyendo en las personas.
Transmitimos ideas, sentimientos,
conocimientos, emociones, etc.
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4. IMPORTANCIA DE LA
COMUNICACIÓN
La comunicación representa la
hebra común para los procesos
administrativos.
Las habilidades, permiten que los
trabajadores aprovechen la
amplia gama de talentos que
existe en el mundo pluricultural de
las instituciones. Por ello pasan
mucho tiempo comunicándose.
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5. LA COMUNICACIÒNLA COMUNICACIÒN
VIDAVIDA
de
MEJORA LA CALIDADMEJORA LA CALIDADESENCIA DE LA RR.HHESENCIA DE LA RR.HH.
A través deA través de
y
ACTITUDESACTITUDES SENTIMIENTOSSENTIMIENTOSEMOCIONESEMOCIONES
es
SALUDO ATENTO Y CORDIALSALUDO ATENTO Y CORDIAL
OFRECIMIENTO DE AYUDAOFRECIMIENTO DE AYUDA
ACTITUD MESURADAACTITUD MESURADA
ACTITUD ALTRUISTAACTITUD ALTRUISTAoclv11@hotmail.com
7. Factores que influyen en la efectividad e
inefectividad de la comunicación:
CODIFICACIONCODIFICACION DECODIFICACIONDECODIFICACION
RUIDORUIDO
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8. TIPOS DE COMUNICACIÒNTIPOS DE COMUNICACIÒN
DIRECTADIRECTA INDIRECTAINDIRECTA
FORMALFORMAL
INFORMALINFORMAL
VERTICALVERTICAL
HORIZONTALHORIZONTAL
RUMORESRUMORES
PERSONALPERSONAL
COLECTIVACOLECTIVA
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9. FORMAL.- Es
aquella comunicación
que utiliza la
escritura como
medio. (Oficios,
comunicados,
memoranda, etc.. La
velocidad es lenta
debido a que tiene
que cumplir todas las
formalidades
burocráticas.oclv11@hotmail.com
10. INFORMAL: Es
aquel tipo de
comunicación cuyo
contenido, a pesar
de ser de aspectos
laborales, utiliza
canales no oficiales.
(Reunión alrededor
del botellón de
agua, encuentros en
los pasillos, etc.).
Es más veloz que la
formal.
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11. FORMAS DE COMUNICACIÒN
VERBAL
ORAL: Tono de voz
ESCRITO:
Redacción
NO VERBAL
MÌMICO: Gestual
GRÀFICO: Dibujos
FONÈTICO: Con
sonidos como:
Timbres,
campanas, etc.
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12. Los mensajes que enviamos y recibimos
están sujetos a la influencia de factores
no verbales tales como:
Movimientos corporales
La ropa
La distancia
La postura
Los gestos
Las expresiones faciales
Los movimientos de los ojos
Contacto corporal
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13. CUALIDADES QUE DEBE TENER TODA
PERSONA DENTRO DE LA COMUNICACIÒN
“Aprender a ser “ es mucho más mucho
valioso.
MAGNETISMO
PERSONAL
SABER MANEJAR
CONFLICTOS
CAPACIDAD DE TRABAJO
EN EQUIPO
CREATIVIDA E
IMAGINACIÓN
VALORES
CONFIANZA Y
AUTOESTIMA
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14. CUALIDADES QUE DEBE TENER TODA
PERSONA DENTRO DE LA COMUNICACIÒN
“Aprender a aprender” es mucho más
eficaz.
DESARROLLO
LABORAL
DESARROLLO
LABORAL
FORMACION
PERMANENTE
COMUNICACIÓN
ESCRITA.
INTELIGENCIA
ACTITUD
CRITICA
GESTION
HONESTA
PROACTIVIDAD
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15. COMUNICACIÓN ESCRITA -
REDACCION
Acto de poner en orden nuestras
ideas, los mismos que luego
escribimos en el papel para poder
comunicarnos con los demás.
Es lo que expresamos por escrito, en
forma ordenada, clara amena.
"Una palabra mal colocada estropea el más bello
pensamiento". (VOLTAIRE).
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16. IMPORTANCIA DE LA
REDACCIÓN
Es permanente y vigente.
El trabajo escrito se conserva,
puede duplicarse, archivarse,
incluso modificarse o mejorarse,
pero no se desintegra como la
comunicación oral.
"El estilo, como las uñas, es más fácil tenerlo
brillante que limpio". (EUGENIO D'ORS).
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17. DEBEMOS EVITAR
Escribir de un tema que no se
conoce.
Irse por las ramas, redundantes o
“palabreo”.
Escribir aspectos sin importancia
o superficiales.
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18. DEBEMOS SER CLAROS
Las ideas confusas, mal
expresadas con palabra o
formas inapropiadas, sin orden o
un plan establecido, confunden
al lector, que se queda sin
entender ni comprender nuestro
mensaje.
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19. DEBEMOS SER BREVES
Acortan la comunicación entre
el redactor y el lector.
Faciliten la comprensión.
Se cometen menos riesgos
gramaticales.
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20. DEBEMOS SER NATURALES
En forma sencilla, fácil no forzada.
No incurrir en construcciones o
expresiones rebuscadas.
Expresarnos con fluidez y
propiedad
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21. EL VOCABULARIO
Es indispensable para que
usted mejore su redacción.
Un buen vocabulario se
aprende leyendo siempre a
autores selectos.
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22. EL DICCIONARIO
Es un instrumento único y de fácil
acceso para el lector.
Si desea mejorar su vocabulario,
acostumbrarse a consultarlo cada
vez que tenga una duda.
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23. LA ORTOGRAFIA
Significa el arte de escribir
correctamente las palabras y
signos de puntuación.
Matarlo, imposible perdonarlo.
Matarlo imposible, perdonarlo.
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24. TIPS PARA REDACTAR
El ánimo debe estar predispuesto para
la escritura.
La especulación y la improvisación
conduce al error.
Comunique aspectos positivos; si hay
un lado negativo, busque la forma de
atenuarlo.
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25. TIPS PARA REDACTAR
Evite los párrafos demasiados
prolongados o extensos.
No se deje llevar por la modalidad
que emplea al hablar.
Sea objetivo y concreto.
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26. BARRERAS PARA LA
COMUNICACIÓN
Percepción selectiva en el que los
receptores ven y escuchan en forma
selectiva basados en sus necesidades,
motivaciones, experiencia, etc. lo que
no permite que se perciba la realidad.
Ambigüedad en el mensaje “si” pero
“no”.
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27. Defensa, cuando el receptor se siente
amenazado, tiende a reaccionar en
formas que reducen su habilidad para
lograr entendimiento mutuo,
respondiendo en formas que retardan la
comunicación eficaz
La edad, la educación y los antecedentes
culturales son variables que influyen en
el lenguaje que una persona usa. Las
palabras significan diferentes cosas para
diferentes personas lo que crea
dificultades en la comunicación.Entre
otras. oclv11@hotmail.com
31. EL MEMORANDO
Es un documento simplificado, breve, directo,
flexible y práctico. Se redacta en papel A5. Es
de comunicación interna. Por ello se difunde
en todos los niveles o escalones de la
administración.
CLASES: SIMPLE Y MÚLTIPLE:
Memorando simple.- Dirigido a un solo
destinatario. (Memorando Nº028-D-DREJ-11)
Memorando múltiple.- Dirigido a varios
destinatarios. (Memorando Múltiple Nº020-D-DREJ-11)
Nota: La única diferencia es el código.
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34. REDACCIÒN DEL TEXTO:
Comprende dos secciones:
1. Fórmula de apertura.- Viene a ser una frase
directa, concisa con la que se inicia la
redacción. Por ejemplo:
Sírvase comunicar a esta Jefatura el
record académico de la Srta. Vilma
Torpoco Felipe, de la Asignatura
Redacción III.
Comunico a Ud. que esta prohibido
otorgar permiso en hora de clases a las
estudiantes. oclv11@hotmail.com
35. Cuando se dirige los memorandos a las
autoridades, la fórmula de apertura es:
Por el presente me dirijo a Ud. para
solicitarle permiso el día 13 del
presente, por tener que asistir al
Seminario “Cultura Organizacional”.
Adjunto Programa.
Me dirijo a Ud. con la finalidad de
comunicarle que el día martes 11, a
horas 9.00 a.m., en el Auditorio de la
Institución se realizará la rendición de
cuentas, del festival deportivo.
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36. 2. Exposición.- Se desarrolla el
asunto que motiva el
memorando en forma breve
precisa y directa.
Nota: El texto del memorando
no tiene “párrafo de cierre”.
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37. EL OFICIO
Es un documento de carácter oficial,
comunicación externa, protocolar que
vincula a las autoridades de más alta
jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y
coordinar acciones, invitar, solicitar
información, contestar, remitir
documentos, agradecer o tratar asuntos
diversos del trabajo administrativo.
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40. REDACCIÒN DEL TEXTO:
Comprende tres secciones:
1. Fórmula de apertura.- Viene a ser el
encabezamiento de la redacción del texto.
Existen muchas formulas de apertura, las
más usuales son:
Tengo el honor de ........
Tengo el agrado de.........
Es grato dirigirme a .........
Tenemos el honor.....
Es grato dirigirnos a .......
Tenemos el agrado de......oclv11@hotmail.com
41. 2. Exposición.- Se desarrolla el asunto
en forma clara, directa y lo más breve
posible. Se inserta a continuación de
la fórmula de apertura buscando una
palabra de enlace.
3. PÀRRAFO DE CIERRE.- Es un
párrafo que se utiliza al finalizar el
texto del oficio. Ejm.
Agradeciendo su atención, me
suscribo de Ud.....
Aprovecho la oportunidad.......,etc.
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42. ELEMENTOS DEL DESTINATARIO
DEL OFICIO
1. Tratamiento: Señor, Señora, Señorita.
2. Profesión o grado académico
abreviados de la persona a quien nos
dirigimos.
3. Nombres y apellidos (con mayúsculas).
4. Cargo que desempeña(sólo los
nominales con mayúsculas).
5. Sede de la Institución en la que ejerce
tal cargo(con mayúscula y subrayada)
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43. FORMATOS MÀS USADOS EN EL
DESTINATARIO
Señor: Lic. LUIS MEZA GARCÍA
Director de la Dirección Regional de
Educación Junín.
HUANCAYO
Señor
Lic. LUIS MEZA GARCÍA
Director de la Dirección Regional de
Educación Junín.
HUANCAYO oclv11@hotmail.com
44. EL INFORME
Es un documento por el cual se
hace conocer el avance o
culminación de acciones
encomendadas o la ocurrencia de
hechos considerados de interés.
Tiene carácter de declaración
jurada.
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45. Pueden ser breve o pormenorizado por
lo tanto, de extensión variable,
pudiendo abarcar incluso varias
páginas.firmado por varias personas e
ir acompañado de cuadros fotografías,
videos, testimonios,grabaciones,etc.
Es de comunicación interna; utilizada
por los trabajadores y directivos, se
redacta en papel A4.
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48. REDACCIÒN DEL TEXTO:
Comprende tres secciones:
1. Fórmula de apertura.- Viene a ser el
encabezamiento de la redacción del
texto.Existen muchas formulas de apertura,
las más usuales son:
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para
informarle lo siguiente:
En atención a lo solicitado por su
despacho, cumplo con informar a Ud..
Lo siguiente:
Por el presente me dirijo a Ud. para
informarle lo siguiente:oclv11@hotmail.com
49. 2. Exposición.- Se desarrolla el asunto en
forma clara, directa; este desarrollo se
organiza en orden cronológico o
temático. Las ideas se organizan en
párrafos o mediante títulos y subtítulos,
muchas veces enumeradas. Por ello es
necesario antes elaborar un esquema
que contenga todas la ideas a elaborar.
3. PÀRRAFO DE CIERRE.- Es un párrafo que
se utiliza al finalizar el texto del informe.
Ejem: Es todo cuanto tengo que informar
a Ud.. Para su conocimiento y demás
fines.
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50. CLASES.- Existen diferentes criterios
de clasificación, nosotros los dividiremos
en dos formas los informes simples e
informes técnicos.
INFORME SIMPLE.- Es un
documento de trabajo,sirve para
comunicar el avance de acciones
programadas; por ello toda
información que suministre debe ser
fría, objetiva e imparcial.
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51. INFORME TÈCNICO.- Lo usan los
especialistas para informar sobre las
acciones que han ejecutado en el
cumplimiento de la misión encomendada.
Es un documento instructivo, ilustra,
suministra elementos de juicio, orienta las
acciones de la autoridad, esclarecimiento
o solución de problemas o hechos
delicados que requieren conocimientos
especializados. Sirve para tomar
decisiones valiosas.
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52. CARACTERÌSTICAS:
En el Código lleva “Informe
Técnico” como nombre del
documento.
Usa obligatoriamente “referencia”
Es numerado.
El que firma lo hace con sus
respectivos sellos e incluso el de
colegiatura.
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53. SUBTÌTULOS DEL TEXTO DEL INFORME
TÈCNICO.- Puede comprender los
siguientes subtítulos:
Introducción.- Especifica el motivo o las
razones que impulsan la redacción del
Informe.
Antecedentes.- Ofrece una breve historia de
cómo se suscitan los actos o hechos que se
estudian.
Análisis.- Examina minuciosamente los
hechos, en base a los antecedentes,
argumentos a favor y en contra,
pruebas,cargos y descargos que se
presentan y disposiciones legales, con el fin
de llegar a conclusiones fundamentadas.oclv11@hotmail.com
54. Conclusiones.- Contiene la deducción
lógica o el resultado del análisis que se
realiza, en relación directa con los hechos
y las ideas expuestas. Es también el
resumen o recapitulación de las ideas
desarrolladas en el informe.
Recomendaciones.- Sugiere las posibles
soluciones o medidas a adoptar con
relación al asunto tratado en el informe.
La autoridad es libre de tomarlas en
cuenta o no al momento de tomar sus
decisiones. oclv11@hotmail.com
55. CITACIÒN
Es un documento breve por el que
se cita formalmente a una persona
o a varias a asistir a un acto
dispuesto por la autoridad.Se
utiliza para citar a toda clase de
reunión que, por diversos motivos,
se lleva a cabo en los centros de
trabajo.Es un documento de
carácter interno.
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56. FACULTAD PARA FIRMAR
CITACIONES
La autoridad principal de la
institución.
El Secretario, Personal
Jerárquico, o personal
autorizado, por delegación de
funciones.
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57. CLASES
CITACIÒN INDIVIDUAL.- Es Aquella que
envía al interesado o a los interesados en
forma individual. Esta citación viene a ser
una esquela.
CITACIÒN COLECTIVA.- Es aquella que
lleva en el texto la nómina de los que
serán citados. Es un solo documentos que
se hace conocer a los interesados,
quienes al enterarse de su contenido,
firman en el lugar que les corresponde,
quedando de este modo ya citados.
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58. PARTES
Código o nombre del documento.
Destinatario, si la citación es
individual.(En la citación colectiva, se
incorpora al texto la nómina de los que
van a ser citados)
Texto
Lugar y fecha
Firma y posfirma del que cita (y sello,
si tiene)
Pie de página
Membrete (opcional)
“con copia” (opcional)oclv11@hotmail.com
59. REDACCIÒN DEL TEXTO
1. FÒRMULA DE CITACIÒN.- La frases que
encabezan el texto por lo general son: Se
cita.....; Cito a usted.....o Por disposición
de......; Por encargo de....; Por orden de.....;
dependiendo que quién es la persona que
cita.
2. EXPOSICIÒN.- Que comprende
obligatoriamente el nombre del acto o
actividad a que se llama, el día, la hora, el
lugar y la agenda, asunto o motivo de la
citación.A veces esta sección termina con
una fórmula final como: Se ruega puntual
asistencia. O Los que no asistan pagarán
una multa de..; El uso de esta fórmula final
es optativo. oclv11@hotmail.com
60. ACTA
Es un documento que contiene el
testimonio de las acciones más
importantes que han acontecido en la
realización formal de determinados actos
administrativos. Tiene carácter
probatorio de hechos que han sucedido
en la realidad y que sirven de base o
sustento para nuevas acciones como
puede ser para la expedición de
resoluciones, envió de circulares,
oficios,etc. oclv11@hotmail.com
61. CLASES.- Actas de Trabajo y Actas de
Sesión.
1. ACTA DE TRABAJO.- Conocemos con este
nombre a las diferentes actas que se
elaborar con el fin de dejar constancia de
actos o hechos de intereses, ocurridos en
el cumplimiento dar nuestras obligaciones
cotidianas en nuestro centro laboral. Se
redactan en el mismo lugar y en la misma
fecha y hora de los acontecimientos. Son
elaborados por el secretario o quién hace
sus veces.al final son leídas y firmadas por
los presentes.
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62. PARTES:
Obligatorias:
Tìtulo (tìpifica el
acta)
Texto
Firma, posfirma de
los que intervienen
en el hecho que
consta el acta.
“con copia”
Pie de página.
Complementarias:
Membrete.
Còdigo
Anexo
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63. REDACCIÒN DEL TEXTO DEL ACTA DE
TRABAJO
1. INTRODUCCIÒN.- Señala el lugar, la fecha y la
hora de la elaboración del acta; Identifica a las
personas que intervienen y específica la
actividad o el hecho que motiva el acta. La
fecha y la hora se pueden escribir con
números y/o letras.
2. EXPOSICIÓN.- Menciona los acontecimientos
más importantes que han sucedido o sólo se
refiere a los resultados de la acción ejecutada.
También se dejan constancia de alguna
observación, punto de vista u opinión que
podría formular alguien que está interviniendo
y lo ha solicitado.oclv11@hotmail.com
64. 3. FÒRMULA DE ACEPTACIÒN.- Expresa
la conformidad de los que intervienen
con el contenido del acta. Su empleo
no es obligatorio .
OBSERVACIONES:
Si el acta de trabajo comprende varias páginas,
deben tomar medidas de seguridad.
Los renglones que quedan en blanco por falta de
texto o por otra razón, se deben completar con
guiones o rayas con el fin de prevenir la adición
dolosa de algún dato o texto posteriormente.
La persona ajena a la Institución que firma el acta
como testigo o parte interesada, al momento de
firmar debe colocar su DNI y su domicilio.oclv11@hotmail.com
65. ACTA DE SESIÒN.- Es un documento en el
que consta el testimonio de los hechos
más importantes que han sucedido en
la sesión de un órgano deliberante.
Sesión es la reunión formal de un grupo
de personas, que se convoca o cita,
instala y funciona teniendo en cuenta
determinadas leyes, estatutos o normas
establecidas en cada entidad sea
pública o privada. El acta debe
redactarse directamente en el libro de
actas, en la misma sesión,para que sea
aprobada al término de ella.
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66. MOMENTOS DE LA SESIÓN
Control de asistencia.- El Presidente
ordena al Secretario a pasar lista y
determinar si se cuenta o no con el
quórum necesario para iniciar la sesión.
Despacho.- El Secretario lee la
correspondencia recibida y enviada en el
periodo comprendido entre la última
sesión y aquella que se está realizando.
Informes.- Informan las acciones de
trascendencia o que según ellos, son
importantes de acciones encomendadas
la sesión anterior.oclv11@hotmail.com
67. Lectura de la Agenda.- El presidente lee la
agenda de la sesión, la misma que se hizo
conocer por medio de la citación.También
hace referencia a los documentos e informes
que pasaron a “orden del día”.La agenda se
debate en “orden del día”
Pedidos.- Los miembros que deseen que en
la sesión se traten asimismo otros temas no
considerados en la agenda, tienen la
oportunidad de proponerlos. Estos se
formulan en términos generales, serán
fundamentados y por acuerdo de los
asistentes, serán admitidos o rechazados.
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68. Orden del Día.- Es la estación más importante.
Aquí se debaten todos los temas de la agenda y
los documentos e informes que pasaron de las
estaciones de “despacho” e “informes”, se toma
en cuenta lo siguiente:
Presentación o exposición del tema, asunto o
problema por la persona que dirige la reunión.
Debate o intercambio de opiniones sobre el tema
y planteamiento de posibles soluciones o
acuerdos; y
Adopción de acuerdo o acuerdos por votación.
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69. Tratamientos de Pedidos.- Escuchada la
fundamentaciòn de un pedido, lo somete a
consideración de los asistentes para que lo
admitan a debate o lo rechacen. El pedido
admitido a debate recibe el mismo
tratamiento que cualquier punto de la agenda
y los acuerdos a los que se llegan son
igualmente válidos.
Aprobación del Acta.- Luego del tratamiento
del último pedido admitido a debate, se
somete a consideración de los presentes la
aprobación del acta que se ha ido
redactando en el transcurso de la sesión. Se
lee y se aprueba, y luego se levanta la
sesión. oclv11@hotmail.com
70. LA CONFIANZA VIENE CON LA
EXPERIENCIA, LA EXPERIENCIA
PROVIENE DEL CONOCIMIENTO
LO ADQUIRIMOS MEDIANTE EL
VALOR DE SOMETERNOS A
OBSTACÚLOS Y
CIRCUNSTANCIAS REALES ANTE
LAS CUALES EL HOMBRE
MEDIOCRE SE ACOBARDA.
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