Conferencia: "Rescate de Proyectos en Crisis" en la @IBERO_mx con Miguel Angel Rodríguez Mireles

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Rescate de Los Proyectos en Crisis
Miguel Angel Rodriguez Mireles, PhD©
29 de agosto del 2019
procesomarm@gmail.com

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Agenda
1.  Introducción
2.  Datos interesantes
3.  Rescate de los Proyectos en Crisis
Modelo de Planeación
Recuperación de Proyectos
Cierre
RESCATE DE LOS PROYECTOS EN CRISIS

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1. INTRODUCCION
Ing. Miguel Angel Rodriguez Mireles, MBA PhD©

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INTRODUCCION
•  Con un marcado énfasis en la eficiencia, la comunicación
(reportes) y el nuevo estrés (TI en nuestras manos), ser un
gerente de proyectos hoy en día es radicalmente diferente de
haberlo sido en la década pasada.
•  Con los cambios cada vez más acelerados que se dan en las
distintas industria, es fácil perder la cuenta de:
–  la frecuencia con la que los proyectos “fracasan”,
–  el costo incurrido por las empresas que los llevan adelante,
el tiempo que toman estos, el crecimiento del alcance y
–  cómo ha cambiado la función del Director de Proyectos.
–  Los riesgos inherentes al proyecto

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INTRODUCCION
•  Preguntas comunes sobre el estatus de los proyectos?
–  Como se encuentra el proyecto?
–  ¿Cuándo se va a terminar el proyecto?
–  ¿Estamos dentro del cronograma autorizado?
–  ¿Cuánto dinero hemos gastado?
–  ¿Cuánto más hay que gastar?
–  ¿Estamos dentro del presupuesto?
–  ¿Cuánto trabajo hemos realizado?
–  ¿Hemos hecho lo que dijimos que íbamos a hacer?

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INTRODUCCION
•  Respuestas comunes sobre el estatus de los proyectos?
–  Como se encuentra el proyecto?
•  BIEN…..
•  EEEEHHHH QUE TE DIRE,
•  Puesssss Siiiii…..,
•  LO QUE PASA ES QUE…..
–  ¿Cuándo se va a terminar el proyecto?
•  EN EL PLAZO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO, HAY OTRO QUE NO
ME HE ENTERADO

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INTRODUCCION
–  ¿Estamos dentro del cronograma autorizado?
•  PIENSO QUE SI
•  DESPUES DE TANTO CAMBIO YA NO SE
•  LA VERDAD NO LO HE REVISADO
–  ¿Cuánto dinero hemos gastado?
•  PREGUNTEMOS A CONTABILIDAD,
•  SI ELLOS NO SABEN, QUIEN SABE ENTONCES
•  CREO QUE LA MITAD…

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INTRODUCCION
–  ¿Cuánto más hay que gastar?
•  LA DIFERENCIA ENTRE LO QUE DICE CONTABILIDAD Y EL
PRESUPUESTO DE CONTRATO, ESTA CLARITO
–  ¿Estamos dentro del presupuesto?
•  EEEEHHHH DEJAME REVISAR Y TE DIGO

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INTRODUCCION
–  ¿Cuánto trabajo hemos realizado?
•  YA CASI ACABAMOS,
•  TODO LO QUE NOS HAN PEDIDO SE HA HECHO
–  ¿Hemos hecho lo que dijimos que íbamos a hacer?
•  ESO SI, AHÍ ESTA EL PROYECTO
•  LAS PLANILLAS DICEN QUE SI
•  HASTA DEMAS, ….. HEMOS HECHO

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INTRODUCCION
•  OTRAS Respuestas comunes sobre el estatus de los proyectos?

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Miguel Angel Rodriguez Mireles, PhD©
2. DATOS INTERESANTES

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DATOS INTERESANTES (1)
•  Más de 1 de cada 3 (34%) PROYECTOS no tienen línea de
base. (Fuente: Wellingtone)
•  Por cada $ 1000 millones invertidos en PROYECTOS, se
desperdiciaron $ 122 millones debido a la falta de rendimiento
del proyecto (12%). (Fuente: PMI.org)
•  El 75% de los ejecutivos de negocios anticipan que sus
proyectos fallarán. (Fuente: Geneca)
•  El 50% de todas las oficinas de Dirección de Proyectos (PMO)
se cierran en solo tres años. (Fuente: KeyedIN)

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•  Menos de 1/3 de todos los proyectos se completaron con éxito
a tiempo y dentro del presupuesto durante el año 2017.
(Fuente: Standish Group)
•  Apenas más de la mitad (56%) de los Directores de Proyecto
están certificados como PMP. (Fuente: Wrike)
•  Un asombroso 97% de las organizaciones cree que la Dirección
de proyectos es fundamental para el rendimiento empresarial y
el éxito de la organización. (Fuente: PWC)

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•  El 80% de los miembros del equipo de dirección de proyectos
no saben cómo sus proyectos se alinean con la estrategia de su
compañía. (Fuente: Change Point)
•  Las empresas identificaron que la relación "tiempo / costo en
proyectos” es el mayor desafío en la dirección de proyectos.
(Fuente: The Acces Group)
•  El 57% de los proyectos fracasa por falta de comunicación.
•  El 39 % fracasa por una inadecuada definición del alcance.
•  El 53% debido a una inadecuada gestión de riesgos

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3. RESCATE DE LOS PROYECTOS EN
CRISIS
Ing. Miguel Angel Rodríguez Mireles, MBA, PhD©

16
Buen trabajo... Pero, creo que necesitamos
mayor detalle en este punto
Inicio
Fin
Proyecto
OCURRE
UN
MILAGRO

17
Que es un Proyecto en Crisis
Visión

18
Que es un Proyecto en Crisis
Una situación poco común, pero que a veces ocurre
y afecta de forma muy grave al proyecto, es la
aparición de una crisis durante su ejecución.
Visión

19
•  Un Proyecto en crisis puede ocurrir en cualquier
momento.
•  Incluso si uno cree que todo esta perfecto, lo
inesperado puede suceder.
•  Pueden venir tanto de temas internos como
externos: desastres naturales, descontrol de
costos; cronogramas y alcances o cualquier otra
cosa.
Que es un Proyecto en Crisis ?

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•  Los directores de proyectos deben de analizar los
riesgos de proyecto y estar preparados.
•  Cuando una crisis es inevitable, debe hacerse
preparativos y tener un plan para mitigar los riesgos.
•  Estar observantes a identificar tendencias de
proyectos en Crisis para poder aplicar herramientas
para recuperar el camino.
Que es un Proyecto en Crisis ?

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Clientes cada día más informados y exigentes, plazos de
tiempo de ejecución más cortos, alta necesidad de
rentabilidad en los proyectos y una fuente inagotable de
riesgos que amenazan el éxito del proyecto hacen imperioso
trabajar con técnicas, herramientas, métodos y ser
rigurosamente enfocados a resultados.

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Gerentes de proyecto necesitan de una disciplina
que los auxilie a tomar todos los recaudos para
atender responsablemente cada uno de los aspectos
que hacen a un proyecto, sin dejar detalles librados al
azar que puedan atentar contra todo el proyecto.

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Realidades de los Proyectos
Metodologías

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Razones de los Fracasos
Fuente: STANDISH GROUP

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• Una pobre planeación o
una pobre gerencia de
proyectos. (77%)
• Cambio de las metas del
negocio durante el
proyecto (75%)
• Falta de apoyo del Alta
Gerencia (73%).
Según encuesta de Information
Week a CIO
Requerimientos específicos
incompletos
• Falta de involucramiento de los
usuarios.
• Falta de recursos.
• Expectativas no realistas
• Falta de Apoyo del Alta Gerencia
• Requerimientos y especificaciones
que cambian constantemente.
• Falta de planeación
• Falta de gerencia de proyectos.
• Analfabetismo tecnológico.
Fuente: STANDISH GROUP

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Capacitación insuficiente y/o
directores de proyecto sin
Experiencia.
Falta de establecer y manejar
Expectativas.
Falta de liderazgo a todos los
Niveles.
Falta de identificar,
documentar, y monitorear
requisitos adecuadamente.
Falta de planes y procesos de
Planeación.
Estimación de esfuerzo inadecuada
Cultura y ética desalineadas
Diferencias entre el equipo y el
negocio u otras organizaciones a
quienes da servicio
Métodos inadecuados o mal
usados
Comunicación inadecuada,
incluyendo monitoreo y reportaje
de progreso
Source: Frank Winters, ”The Top 10
Reasons Projects Fail” in gantthead.com

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Razones de Exitos
Tiempo; costo, Alcance.
Compromiso de los
involucrados.
Apoyo de la Alta Gerencia.
Gerentes de proyectos con
experiencia.
Objetivo claros.
Buenas comunicaciones.
Estimación de esfuerzo
Cultura organizacional
Liderazgo del equipo comprometido.
Métodos adecuados
Monitoreo y Control adecuado*
Source: Frank Winters, ”The Top 10
Reasons Projects Fail” in gantthead.com
* Pablo Vásquez Quiroz.

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12 Atributos esenciales de Capers Jones.
§  Efectiva planeación.
§  Efectiva estimación
de costos.
§  Efectiva medición del
Proyecto.
§  Efectiva seguimiento
de entregables del
proyecto.
§  Efectivo control y
seguimiento de
proyecto.
§  Efectivo buen manejo
de cambios en el
proyecto.
§  Efectivo desarrollo de procesos
y comunicación.
§  Gerentes de proyectos
competentes.
§  Personal técnico competentes.
§  Especialistas en el proyecto.
§  Efectivo buen manejo de
material
§  Cuidado de los recursos tanto
humanos, como materiales.

32RESCATE DE LOS PROYECTOS EN CRISIS
Metodologías para Que?
Aún pequeños errores en los
requerimientos pueden causar
grandes problemas

33
Proyectos
Risk.jpeg

34
Proyectos
PMI®,PMP®,PMBOK®,CAPM®, Y OTRAS MARCAS REGISTRADAS SON PROPIEDAD DEL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE®

35
METODOLOGÍA
La importancia de metodología y
herramientas

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Pasos para Evaluar el proyecto
Analizar:
Verificar Indicadores que estén por arriba del 30%:
ü Presupuestos;
ü Fecha de entrega;
ü La calidad no es satisfactoria;
ü Clientes
ü Equipo de trabajo confrontado;

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Modelo de Planeación:
Verificar los requisitos del cliente:
1.  Objetivos del Proyecto
2.  Equipo de Proyecto
3.  WBS
4.  Organización del proyecto.
5.  Cronograma
6.  Línea base del proyecto
7.  Mejora continúa
8.  Evaluación del Riesgo.

38
Donde es más común o en que etapa del
ciclo de vida del proyecto;
se presentan las Crisis ?
?

39
Porque al final del ciclo de vida del
Proyecto se presentan las Crisis ?

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Evaluación fasttrack – Vía Rápida:
Documentos :
1.  Acta de Constitución
2.  Desarrollo del plan de evaluación.
3.  Ejecutar Evaluación - WBS
4.  Desarrollar plan de recuperación.
5.  Ejecutar Recuperación.

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Evaluación fasttrack – Vía Rápida:

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Proposito de Evaluar el proyecto
Evaluación
1.  Verificar el estado real del proyecto.
2.  Cambios que hay que hacer ?
3.  Objetivos y alcance
4.  WBS
5.  Cronograma
6.  Recursos (presupuesto, equipos, gente)
7.  Problemas
8.  Riesgos
9.  Defectos
10. Mal procesos.

43
Considere

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Recuperación de proyecto
Considere:

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Recuperación de proyecto
Fase 1: Planificación
Fase 2: Construcción
Fase 3: Implementación
Fase 4: Close out

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1: Actividades de la Planificación
Determinar el real problema a resolver
Sino se lo hace se corre el riesgo de perder tiempo, dinero desarrollado una solución que no es la que se
necesita.
Identificar las partes interesadas
Identificar las partes interesadas, las funciones de las personas que se verán afectadas por las actividades
a implementar, los recursos de los que se dispone y los beneficios que se esperan.
Definir los objetivos del proyecto
Fusionar distintas expectativas de las partes interesadas en un conjunto coherente y manejable de
objetivos (SMART: específicos, medibles, accionables, realistas, con tiempo meta). Necesario revisar
continuamente los objetivos conforme avanza el desarrollo del proyecto. Calidad, organización y
comunicación.
Determinar el alcance, los recursos y las principales
tareas Es importante determinar claramente el alcance, recursos y tareas sino se quiere perder tiempo y
dinero por no haber identificado claramente los límites del proyecto en marcha. El WBS o Estructura Detallada del
Trabajo será una herramienta de apoyo en este aspecto. No tiene tanta relevancia la secuencia de actividades.
Preparase para compensaciones
Tiempo, costo y calidad son tres variables importantes relacionadas que dictaminan el éxito de un proyecto. Siempre es
necesario establecer un nivel de calidad que satisfaga las necesidades de las partes interesadas. Si durante el
desarrollo del proyecto una de estas variable se ve afectada es importante comunicar el impacto en tiempo, costo y
calidad a los involucrados en el proyecto.
1.- Planificación de proyecto

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Habilidad & herramientas necesarias para la Planificación
HABILIDADES
Análisis de tareas, Planificación, Opciones de
análisis de Costo – Beneficio
HERRAMIENTAS
Work Breakdown Structure o
Estructura detallada de trabajo
PLANIFICACIÓN
Planificación de proyecto

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•  Solicitar información para empezar inmediatamente
la recuperación o arranque del proyecto, sin una
planificación adecuada, puede causar:
•  Resistencia al proyecto y su gerente.
•  Trabajo extra para el gerente del proyecto y los
demás colaboradores
•  Información que no es útil para el proyecto
2.- Construcción de proyecto

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Establecer prioridades de recuperación:
•  Tres pasos para establecer las prioridades antes de poner un proyecto
en recuperación:
1.  Tener claro el proyecto
•  Objetivos generales – medición ¿Qué?
•  Contexto del negocio ¿Por qué?
•  Recursos disponibles ¿Quién?
•  Alcance ¿Cuándo?
•  Restricciones claves e interdependencias ¿Cómo?

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2.  Organice su equipo de trabajo multidisciplinario
•  Obtener sus ideas y experiencias sobre los problemas
identificados para que se sientan parte del proyecto (tratarlos
como pares).
•  Establecer un “modus operandi” del equipo.
•  Crear un “mapa” de las partes interesadas que serán afectadas
en el proyecto y las estrategias que se llevarán a cabo con cada
una de ellas.
Establecer prioridades de recuperación:

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3. Generar el plan de proyecto juntos

-  Desarrollar el plan con una “lluvia de ideas” donde se
identifiquen todas las actividades a realizarse dentro del
proyecto sin preocuparse por el tiempo.
-  Agrupar dichas actividades por categorías y darles una
secuencia para su ejecución e identificar aquellas que
deben ser desarrolladas exitosamente.
-  Establecer (fechas) un ciclo continuo de revisión.

Establecer prioridades

52
Mantener el proyecto dentro del calendario establecido.
•  Listar con el equipo las metas y las tareas en el corto, mediano y largo
plazo.
•  Estimar el tiempo a cada tarea y las personas que se deben involucrar.
•  Crear un orden de las actividades.
•  Dar seguimiento.
•  Tiempo para imprevistos.
Aumentar la productividad con Time – Boxing*
TIMEBOXING: El poder de la concentración Máxima en un Tiempo Limitado. La técnica consiste en
dedicar un tiempo limitado a una tarea específica, y dedicarnos por completo a esa tarea con la máxima
concentración durante el tiempo que nos hayamos propuesto.

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•  Establecer las relaciones entre las tareas
-  Ordenar las actividades en un project (secuenciales y
paralelas).
•  Crear un calendario borrador
-  Asignar entregables, fechas de inicio y final, identificar
cuellos de botella, interrelaciones, etc.
-  Herramientas: Critical Path Method, Gantt, Pert. Te
permite mantener a tu equipo informado.
•  Optimizar el calendario, trabajándolo con tu equipo.

Calendarizar el trabajo

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•  Recuperación “ continuar” del proyecto
-  Dar la bienvenida a todos
-  Intervención del sponsor (porqué la importancia y los
objetivos alineados a la estrategia)
-  Compartir el plan de trabajo, recursos disponibles e
incentivos
•  Establecer actividades y proporcionar herramientas que fomentan el
trabajo en equipo.
•  Establecer las normas de comportamiento que hacen de posible el trabajo
colaborativo y las comunicará a todos los participantes.
Conseguir su proyecto con el pie derecho

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Fase 2: Construcción
•  Equipo de proyecto formado
•  Plan de asignaciones (tareas –actividades)
•  Verifciar, validar o Crear un cronograma del proyecto
•  Lanzamiento “kick off” del proyecto planificado
•  Desarrollar un presupuesto

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Fase 3: Implementación
ü Reuniones efectivas de proyectos
ü Enfoque adaptativo para la gestion de proyectos
ü Porque proyectos buenos fracasan …
ü Monitoreando y controlando tu proyecto
ü Gestionando los problemas de tu equipo de trabajo
ü Las herramientas de cooperación y cambio
ü No tirar dinero o tiempo a la basura

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Reuniones efectivas de proyecto
•  Configurar los elementos base para una reunión
•  En la ejecución de la reunión
•  Seguimiento

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Enfoque adaptativo para la gestión de proyectos
•  Nuevo modelo para el sponsor
–  Aproximación de tareas
–  Tener ciclos rápidos
–  Destacar el valor de entregas tempranas
–  Personal del proyecto con gente que puede
adaptarse

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Por qué buenos proyectos fallán ?
•  La idea en pocas palabras
–  Ideas claras
–  Ejecución
–  Integración
•  La idea en la práctica
–  Resultados orientados
–  Amigable en estructura.
–  Rápido

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Monitoreando y controlando tu proyecto
•  Seguimiento de las actividades del proyecto
•  Tomar datos de rendimiento
•  Analizar el rendimiento para determinar si el plan
todavía se mantiene
•  Reportes del progreso a las partes interesadas
•  Gestión de cambios en el plan

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Gestionando los problemas del equipo de
trabajo
•  Impulsar el potencial
•  Colaboración en el trabajo
•  Alcanzar los estándares de calidad establecidas con
las partes interesadas

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Fase 4: Closeout / Actividades de Closeout
Evaluar los resultados del proyecto
Una vez evaluado los resultados del proyecto se puede finalizar las actividades. El
cumplimiento de los resultados determinará el éxito o no del proyecto.
Cierre del proyecto
Una vez cerrado el proyecto existirán tres enfoques: 1) El equipo hereda sus propias
prestaciones, 2) El equipo terminar el proyecto, 3) El equipo integra el proyecto, 4) The
Punchlist, 5) The stakeholder handshake, 5) The scope creep parking lot
Interrogar un poco al equipo
Evaluar el caso de estudio, evaluar el plan de proyecto, evaluar la metodología de
administración del proyecto, evaluar el desarrollo individual
Elaborar un informe de post-evaluación

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Habilidad & herramientas necesarias para el Closeout
HABILIDADES
Seguir adelante, Planificación y Comunicación
HERRAMIENTAS
Informe de Post-evaluación :
análisis y lecciones aprendidas
CLOSEOUT

64
MUCHAS GRACIAS!!!!!!

65
PREGUNTAS ?

66
QR al Encuesta del Evento

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