Los Tribunales y las Competencias del Personal Auxiliar

1. 9-1-2024
PROGRAMA DE PASANTIAS
Módulo II.
Los Tribunales y las Competencias del Personal
Auxiliar
DEL PODER JUDICIAL

2. Propósito:
Potencializar en los participantes los conocimientos
necesarios sobre la composición de los tribunales en
sus diversas materias y las funciones que desempeñan
en los mismos el secretario y el personal auxiliar.

3. Composición administrativa de los Tribunales
La ley 821 de organización Judicial Dominicano expresa que cada
Juez o Tribunal tendrá un secretario (a) y tantos auxiliares como
sean necesarios, así como los alguaciles de estrados y ordinarios
que se requieran para efectuar a cabalidad las funciones
correspondientes”.

4. Funciones del Secretario (a)
Los Tribunales administrativamente están dirigidos por el secretario (a),
quien a su vez está bajo el control del juez que preside el tribunal.
La Resolución No. 1734/2005 dictada por la Suprema Corte de Justicia,
define al Secretario (a) del tribunal como el Empleado administrativo
encargado de dirigir el despacho judicial, así como de dar fe de las
actuaciones y diligencias del tribunal al que está adscrito.

5. Funciones del Secretario(a)
La ley 821 de organización judicial, contempla las siguientes obligaciones de los secretarios
en su capítulo X:
Art. 71.- Los secretarios judiciales tienen fe pública en el ejercicio de sus funciones.
Que es la fe pública?
Según Guillermo Caballenas, la fe pública es “la veracidad, confianza o autoridad legítima o
atribuida a notarios, secretarios judiciales, escribanos, agentes de cambio y bolsa,
cónsules y otros funcionarios públicos, o empleados y representantes de establecimientos de
igual índole, a cerca de actos, hechos y contratos realizados o producidos en su presencia; y
que se tienen por auténticos y con fuerza probatoria mientras no se demuestre su falsedad."

6. Funciones del Secretario(a)
Art. 72.- Los secretarios están obligados:
1°. A asistir puntualmente a su oficina y a permanecer en ella en las horas de servicio.
2°. A mantener en orden y conservar con toda seguridad el archivo a su cargo.
3°. A dar cuenta al tribunal, juez o funcionario de quien dependan, de la correspondencia y
demás documentos que se le entregan para aquellos, dentro de las veinticuatro horas de
haberlos recibido.
4°. A tener al día los libros de la oficina.
5°. A velar porque los empleados de su dependencia desempeñen fielmente sus deberes, y a
poner en conocimiento del superior las faltas que tales empleados cometan en el ejercicio de
sus funciones.

7. Funciones del Secretario(a)
Tiene como funciones propias además, las de:
1. Organizar la preparación de las audiencias
2. Dictar las resoluciones de mero trámite,
3. En material penal, ordenar las notificaciones, citaciones y comunicaciones judiciales.
4. Llevar al día los registros y estadísticas,
5. Dirigir al personal auxiliar,
6. Informar a las partes del estado y marcha de los procedimientos y
7. Colaborar en todos los trabajos materiales o administrativos que el juez o el tribunal le
indique.

8. Los alguaciles o ministeriales(Ordinarios y de Estrados)
La resolución 1732-2005 dictada por la Suprema Corte de Justicia define al
Alguacil como:
“El Oficial público o ministerial investido por la ley para realizar las
labores de notificación de actos judiciales y extrajudiciales, citaciones, así
como la ejecución de los aspectos civiles de la sentencia y otros que la ley
pone a su cargo, cuya competencia será determinada por la demarcación
territorial del tribunal ante el cual ejerza sus funciones”.

9. Los alguaciles o ministeriales(Ordinarios yde Estrados)
La ley 821, dedica siete artículos del 81 al 87 a los alguaciles y algunos artículos dentro de
los diferentes códigos de procedimiento que se refiere a las funciones de los artículos y la
ley 553 del 1933 sobre alguaciles.
Los alguaciles son oficiales ministeriales con capacidad para hacer notificaciones de actos
judiciales y extrajudiciales.
a) El Alguacil ordinario: es aquel oficial público designado por el Poder Judicial, que
realiza todas las funciones inherentes al cargo, pero no devengan un salario, sino que
cobran sus emolumentos a partir de requerimientos de particulares y están sujetos a las
mismas capacidades y deberes que los alguaciles de estrados, a quienes deberán
reemplazar cuando sea necesario.
b) El alguacil de estrado: es aquel que está obligado al servicio del tribunal al cual pertenece,
debiendo permanecer en dicho tribunal, teniendo a su cargo la inscripción de las causas en estrado,
las cuales llaman a la vista en la audiencia y deben velar por el orden interior del tribunal,
percibiendouna remuneración como empleado.

10. Funciones del Oficinistao personal auxiliar
El Secretario (a) para el cumplimiento de
las actividades antes mencionadas, se
encuentra auxiliado por el personal
necesario, a quienes se les distribuye el
trabajo de forma equitativa a los fines de
brindar un servicio de calidad a los
usuarios y propiciar la salida de las
peticiones y decisiones de forma oportuna.

11. Funciones del Oficinistao personal auxiliar
Los Oficinistas tienen dentro de sus principales funciones:
1. Brindar atención a los usuarios (telefónica o presencial)
2. Subir a las audiencias y redactar las actas de cada proceso.
3. Digitar las resoluciones y autos de mero trámite
4. Registrar en los sistemas legaxy o informáticos
5. Cargar los productos al Sistema de Gestión de Casos, back office y Viafirma
6. Liquidar impuestos de ley correspondientes
7. Otras funciones que le sean asignadas por el secretario (a)

12. Funciones del Oficinistao personal auxiliar
Un servicio y atención al usuario de calidad, es
primordial dentro de cada uno de los tribunales
que componen el Poder Judicial, respetando los
derechos fundamentales, sin discriminación y
brindando la información requerida de forma
pronta y eficaz.

13. Funciones del Oficinistao personal auxiliar
2. El Oficinista es el responsable de la redacción de las actas de
audiencias:
El cual es el registro que se lleva en cada sala de los tribunales
conforme al rol de audiencias, recoge las generales de las partes, todas
las incidencias que surjan en las audiencias, de las declaraciones de las
partes, testigos o peritos, las peticiones o conclusiones, así como el fallo
del juez o jueces que componen el tribunal.
Debe hacerse constar además, la hora de inicio y finalización de la
audiencia.

14. Funciones del Oficinistao personal auxiliar
Formas del acta de audiencia en el derecho penal dominicano:
1) El lugar y fecha de la audiencia, con indicación de la hora de apertura y de cierre, incluyendo
las suspensiones y reanudaciones;
2) El nombre de los jueces, las partes y sus representantes;
3) Los datos personales del imputado;
4) Un breve resumen del desarrollo de la audiencia, con indicación de los nombres y demás
generales de los peritos, testigos e intérpretes, salvo que el tribunal haya autorizado la reserva
de identidad de alguno de ellos; la referencia de las actas y documentos o elementos de prueba
incorporados por lectura y de los otros elementos de prueba reproducidos, con mención de las
conclusiones de las partes;

15. Funciones del Oficinistao personal auxiliar
Cont.
5) Las solicitudes formuladas, las decisiones adoptadas en el curso del juicio y las oposiciones de las partes;
6) El cumplimiento de las formalidades básicas; y la constancia de la publicidad o si ella fue restringida total o
parcialmente;
7) Las otras menciones prescritas por la ley que el tribunal adopte, de oficio o a solicitud de las partes,
cuando sea de interés dejar constancia inmediata de algún acontecimiento o del contenido de algún elemento
esencial de la prueba;
8) La constancia de la lectura de la sentencia;
9) La firma del secretario.
En los casos de prueba compleja, el tribunal puede ordenar el registro literal de la audiencia, mediante
cualquier método, pero estos registros no pueden ser usados como prueba en desmedro de los principios de
inmediación y oralidad.

16. Funciones del Oficinistao personal auxiliar
Otras actividades de las que son responsables los oficinistas segun su perfil de puesto son:
➢ La lectura a las decisiones, sentencias integras y/o sus dispositivos en las audiencias.
➢ Entrega de los registros de las audiencias al Oficinista de Apoderamiento y Mero Trámite
para su registro y custodia.
➢ Colaboración con los jueces en la digitación de documentos relativos a las audiencias que
le son asignadas.
➢ Apoyo a los Jueces en las necesidades que se presenten durante el transcurso de la
audiencia.
➢ Verificar que los imputados detenidos se encuentran en el tribunal.
➢ Trámite de los requerimientos definidos por el juez y los materiales necesarios para la
realización de las audiencias.
➢ Trámite intérpretes judiciales y defensores públicos a ser asignados según el caso.
➢ Publicación y elaboración de roles de audiencia.
➢ Trámite de los objetos secuestrados que serán utilizados en las audiencias.
➢ Entrega de copias de sentencias a las partes.

17. Funciones del Oficinistao personal auxiliar
El oficinista tiene bajo su responsabilidad la digitación de las resoluciones de Mero
Trámite:
1. Oficios
2. Autos
3. Ordenanzas
4. Resoluciones administrativas
5. Proyectos de sentencias (si el tribunal no tiene abogado ayudante)
6. Cualquier otra comunicación o documento que le sea requerido

18. Funciones del Oficinistao personal auxiliar
De igual forma, los oficinistas se encargan de llevar los libros físicos y digitales que le
sean asignados, así como los registros en los sistemas informáticos que utilice el
Tribunal.
1. Sistemade Gestión de Casos
2. Viafirma
3. Back Office (Materia Penal)
4. Supremo Plus (Material Penal, distritos judiciales bajo la modalidad de despachos
penales)
(Serán detallados en los módulos III y IV )

19. El pasante en rol de Oficinista
El Programa de Pasantías del Poder Judicial Dominicano está destinado a estudiantes
universitarios de término y profesionales recién graduados, quienes tendrán la
oportunidad de formarse y desarrollarse en las áreas administrativas y jurisdiccionales
de este Poder del Estado.
La pasantía judicial es un programa de prácticas profesionales que permite a los
estudiantes de derecho y abogados recién graduados obtener experiencia práctica en el
sistema judicial. Los pasantes trabajan en estrecha colaboración con los jueces y otros
profesionales del sistema judicial.
Uno de los principales roles que se les asignan en los tribunales a los pasantes es el de
oficinista o auxiliar del tribunal, cuyas funciones y responsabilidades han sido detalladas
anteriormente y con las que tendrán la oportunidad de adquirir competencias
experiencia laboral.