Diplomado técnicas para el manejo de archivos

1. Diplomado:
Técnicas para el
Manejo de Archivos
Docentes: Rigoberto Lorenzo
Ulises Medrano
Claudia Salas
Diplomado Técnicas para el Manejo de
Archivos- Introducción a la
Archivística por Escuela Nacional de la
Judicatura se distribuye bajo una Licencia
Creative Commons Atribución-SinDerivar 4.0
Internacional.

2. “Un buen Archivista es más
necesario al Estado que un buen
General de artillería.”
Napoleon Bonaparte (1769-1821)
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3. Propósito General:
Al finalizar esta capacitación el
participante será capaz de:
● Aplicar los fundamentos
generales de la Archivística
necesarios para una correcta
gestión documental.

4. Propósitos específicos:
Explicar los conceptos y principios básicos de la archivística.
Identificar las diferentes etapas por las que pasa un documento.
Implementar buenas prácticas en materia archivística en diferentes archivos.
Emplear los principios éticos de archivística y las leyes nacionales e
internacionales sobre archivos.
Analizar la organización y conservación documental.
Determinar la problemática existente en los archivos del Poder Judicial para
el fomento de medidas correctivas en el manejo y la salvaguarda de los
archivos judiciales.

5. Manejo de la Agenda
"Los archivos no relumbran, pero son minas de oro”
Angeles Magdaleno
❑ Presentación
❑ Presentación de los temas
❑ Entrando en materia
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6. Los Docentes
Rigoberto Lorenzo
Abogado
Maestria en Registro Inmobiliario
Revisor Unidad de Apoyo Registral – JI
Docente
Ulises Medrano
Ingeniero industrial
Gestión de Archivo Permanente de la JI
Docente

7. Presentemosnos
" Ya que sin archivo, no hay memoria,
un país sin memoria es igual que un individuo con Alzheimer,
no sabe de donde viene ni a donde va”.
Anonimo
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El hombre
araña y el
tuyo?

8. Desarrollo de los Temas
❑Introducción al Archivística
❑Ciclo Documental y Eliminación de
Documentos
❑Visitas
❑Etica del Archivista y Legislación Archivística
❑Organización y Conservación Documental
❑Los Archivos del Poder Judicial
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9. Introducción a la Archivística
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10. 03/09/15
Los Archivos en la Historia
Los documentos y archivos son la memoria de la
humanidad, a través de ellos el hombre ha intentado
dar cuenta de su mundo, de aprender lo que le rodea
en una tentativa de aproximación. Podemos decir que
los archivos surgen con la historia misma.

11. 03/09/15
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¿Qué es la Archivística?
Es la disciplina o ciencia que nos
enseña a recolectar, organizar y
conservar los documentos de forma
tal que puedan ser utilizados en el
momento preciso que los necesiten.

12. ¿Qué son los Archivos?
“Los ARCHIVOS son el
conjunto de los documentos
recibidos o constituidos por
una persona física o moral, o
por un organismo público o
privado, resultando de su
actividad, organizado en
consecuencia de esta
actividad y conservado en
vista de una eventual
utilización”
(C.I.A., / Jean Favier: Les
Archives).

13. 03/09/15
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El archivo es:
✓La memoria de la empresa.
✓El edificio donde se conservan los
documentos.
✓El departamento que administra la
documentación.
✓El mueble donde se guardan los
documentos.

14. ¿Por que archivar?
✓Mejor rendimiento
✓Mayor eficiencia
✓Mejor imagen
✓Menor costo

15. Un poco de Historia

16. Documento jurídico, cuneiforme
Ugarit en tableta de arcilla, 2000 A.C.
Tabularium de Roma,
construido en 78 A.C.
EDAD
ANTIGUA

17. Papyrus de Ravenne,
siglo VI
Pergamino, Paris, 1495
EDAD MEDIA

18. Aparece la figura del
archivista
Se reconocen los
archivos como fuente
para la historia
EDAD ANTIGUA

19. Principios Fundamentales
• El principio de territorialidad
–Principio según el cual los archivos
públicos, propios de un territorio,
siguen la suerte de este territorio
(Convención de Viena 1974)

20. Principios Fundamentales
• El principio de procedencia
–Establece que cada documento debe
estar en su fondo de procedencia y los
documentos pertenecientes a un fondo
no deben ser mezclados.

21. Principios Fundamentales
• El principio de orden original
– Ordenación interna de un fondo
documental manteniendo la estructura
que ha tenido durante el servicio activo.

22. Tipología de archivos
Archivos públicos
•Archivos de los
ministerios
•Archivos consulares
•Archivos comunales
•Archivos de los
hospitales
•Archivos judiciales
Archivos privados
• Archivos médicos
• Archivos notariales
• Archivos empresariales
e industriales
• Archivos familiares
• Archivos religiosos
• Archivos de los
partidos

23. Para el archivo de los documentos interviene el
tipo de soporte en el cual se encuentra la
información.

24. Expediente
Cuando una persona o institución, en el
transcurso de sus actividades, reúne varias
piezas sobre un asunto dado, constituye lo que se
llama expediente.
Legajo
Es el conjunto de papeles archivados,
generalmente atados, que tratan de un mismo
asunto.
Pieza
Son aquellos documentos existentes en los
archivos de manera aislada e individualizados.

25. Los Archivos del Poder Judicial
¿Que creen ustedes que son los principales problemas
que enfrentan los Archivos del Poder Judicial?
¿Cuál es nuestra realidad?
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26. 03/09/15
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•Falta de Clasificación de Documentos
•Mala organización
•Espacios y herramientas no adecuadas
•Descontrol en el manejo de los Archivos
•Personal no capacitado

27. 03/09/15
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28. Los archivos de todos los países, por la
conservación de los actos del ayer y sus
consecuencias, clarifican pero también
mandan al presente. Aquellos quienes
ejercen una responsabilidad saben muy
bien que no se define orientaciones
ignorando el pasado.
Francois Mitterrand