Este documento presenta tres procedimientos relacionados con las compras en un laboratorio farmacéutico: 1) El procedimiento de compras, el cual establece lineamientos para evitar faltantes de insumos. 2) El procedimiento de selección y evaluación de proveedores, con el fin de reducir riesgos. 3) El procedimiento de auditorías a proveedores, el cual indica los elementos a considerar en la planificación de dichas auditorías.

1. DIVULGACION PROCEDIMIENTOS DE
COMPRAS
1.PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
2.PROCEDIMIENTO SELECCION Y
EVALUACION A PROVEEDORES
3. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS

2. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
OBJETIVO.
Establecer lineamientos generales que eviten que se presenten faltantes
de materias primas o insumos que afecten la operación productiva del
laboratorio Fitomedics, por calidad o por existencias, tratando siempre
de optimizar costos y gastos.
ALCANCE.
Este procedimiento aplica para la compra de todos los materiales
(materias primas, materiales de empaque primario, material de
empaque secundario) equipos, repuestos, productos para el aseo y
demás insumos utilizados en el laboratorio Fito medics, para todos los
procesos de producción y administración

3. RESPONSABILIDADES
ASISTENTE DE BODEGA: Es responsable de realizar la solicitud de
materias primas. De informar al asistente de compras cualquier
diferencia o faltante en los materiales requeridos de acuerdo a la factura
adjunta e informar que toda la documentación llegue completa.
SUBGERENTES, COORDINADORES, LIDERES, ASISTENTES
Son responsables de enviar al asistente de compras los requerimientos
de materiales e insumos debidamente diligenciado y aprobado.
PORTERO: Es responsable de recibir todas las materias primas e
informar sobre no conformidades presentadas al asistente de compras
y/o coordinador de calidad.

4. ACTIVIDADES
PORTERO: Recibe las materias primas, verificar lo que se entrega,
diligenciar formato, verifica el estado del material.
ASISTENTE DE BODEGA: Verifica que las cantidades correspondan a
lo solicitado y la factura enviada, realiza ingreso al sistema, debe enviar
las facturas con un plazo mínimo de 2 días.
SUBGERENTE,COORDINADORES,LIDERES Y ASISTENTES:
diligenciar el formato con los siguiente códigos y consecutivos
PRACO001
Produccion: P001
Control de calidad: C002
Mantenimiento:M001
Mercadeo: MC001
Comercial: CM001
Administración: A001
Innovacion:IN001

11. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
Y EVALUACION A PROVEEDORES
OBJETIVO. Establecer criterios y medidas de control para evaluar a los
proveedores de Fito Medic´s con el fin de reducir o eliminar riesgos
operacionales, financieros y legales que puedan afectar a la empresa y
la calidad de los productos.
Establecer los criterios para la selección de los diferente proveedores
de acuerdo a las políticas del laboratorio Fito Medic´s
ALCANCE. Aplica para la selección y evaluación de todos los
proveedores de materiales y/o servicios.

12. RESPONSABILIDADES
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO: Es responsable de determinar los
criterios para la selección y evaluación de proveedores.
ASISTENTE DE COMPRAS: Es responsable de verificar el proceso de
selección, de verificar la seriedad, competitividad, y calidad de los
productos como también su oferta de precios, descuentos, manteniendo
actualizado el listado de proveedores
PROVEEDORES: Es responsable de cumplir con los parámetros de
evaluación por la empresa.

13. ACTIVIDAD
INSCRIPCION: El aspirante a proveedor debe enviar la muestra , para
que esta se analizada y aprobada. Después de la aprobación se
procede a realizar inscripción.
SELLECCION: Se selecciona los de mayor puntaje.
EVALUACION: Después de tener toda la documentación se evalúa
diligenciando el formato PRACO002

18. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
OBJETIVO.
Establecer e indicar los elementos que se deben tener en cuenta en la
planificación de las auditorias a proveedores
ALCANCE.
Aplica a todos los proveedores de productos y de servicios del
laboratorio Fito medics

19. RESPONSABILIDADES
ASISTENTE DE COMPRAS: Es responsable de realizar el cronograma
para la realización de auditorias. Realizar seguimiento al cumplimiento
de la misma
SUBGERENTE TECNICO Y DE PRODUCCION: es responsable de
aprobar el cronograma de auditorias.
SUGERENTE TECNICO, ADMINISTRATIVO Y COORDINADOR DE
CONTROL DE CALIDAD: realizar las auditorias a los diferentes
proveedores.

20. ACTIVIDAD
1. Condiciones generales.
2. Ejecución de la auditoria.
3. Recolección de evidencias.
4. Verificación del auditor.
5. Informe de auditoria.
6. Distribución del informe.