Este documento trata sobre la gestión documental digital. Explica la importancia de la conservación digital de documentos y presenta objetivos, principios, políticas y estrategias para la preservación digital a largo plazo. También describe problemas comunes de conservación digital como la obsolescencia tecnológica y la dependencia de formatos y discute la noción de patrimonio digital.

1. DOCUMENTOS DIGITALES
GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL
MATEO MEDINA
DIANA PIRAQUIVE
GRUPO 2
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2021

2. AGENDA
1. Conservación digital
2. Objetivos, principios,
políticas y estrategias
digitales
3. Acción de
preservación digitales
4. Problemas de
conservación digital
5. Patrimonio digital

3. CONSERVACIÓN DIGITAL
Es importante porque
la interacción
funcional de las
organizaciones es
cada vez mayor a
través de mecanismos
tecnológicos,
generando una alta
disponibilidad de
documentos
soportados
electrónicamente.

4. OBJETIVOS, PRINCIPIOS, POLITICAS Y
ESTRATEGIAS DIGITALES
Garantizar la
permanencia, la
accesibilidad, el uso y
la comprensión de la
información, lo que
denominaremos a lo
largo del Plan, como
Preservación
Documental.

5. PRINCIPIOS DIGITALES
 Identificable
 Soportado en políticas
 Planeado
 Asignar un responsable
 Localizado
 Organizado
 Manejado
 Implementado
 Mesurable regularmente

6. SOFTWARE DIGITALES
Un software de gestión
documental es una
aplicación informática
que permite el manejo,
gestión, conservación,
publicación y trabajo
sobre documentos
electrónicos.

7. POLITICAS DIGITALES
El uso de las Tecnologías de
Información y Comunicación TIC,
por parte de las organizaciones,
para mejorar cualitativamente los
servicios e información que se
ofrecen a los ciudadanos;
aumentar la eficiencia y eficacia
de la gestión pública e
incrementar sustantivamente la
transparencia de las
organizaciones y la participación
ciudadana

8. ESTRATEGIAS DIGITALES
Son una conjugación de los
Principios y las alternativas
técnicas y procedimentales
con que la Consultoría
propone hacer frente a las
demandas impuestas por
los documentos
electrónicos de archivo que
deben preservarse por
largos periodos de tiempo.

9. ESTRATEGIAS DIGITALES
las estrategias deben ser
genéricas, concretas,
inmediatas y, en lo
posible, reducidas en
costo, para garantizar el
éxito en la formulación y
especialmente en la
aplicación del Plan de
Preservación a corto,
mediano y Largo Plazo.

10. ESTRATEGIAS DIGITALES
existen varias estrategias:
1- Identificar los documentos electrónicos definitivos.
2- Administrar versiones de los documentos
electrónicos de archivo.
3- Excluir el uso de formatos propietarios.
4- Integrar documentos mediante copias.
5- Respetar el formato original del fichero electrónico
recibido.
6- Normalizar la producción electrónica de
documentos.
7- Utilizar metadatos de preservación.
8- Convertir los documentos electrónicos de archivo a
formatos longevos.
9- Firmar electrónicamente (avanzada o simple) con
vigencia únicamente para el trámite.
10- Archivar y mantener el acceso a los documentos
electrónicos de archivo.

11. ACCIÓN DE PRESERVACIÓN
DIGITALES
- Definición de periodos de muestra
- Volumen de inspección representativo
- Selección aleatoria de muestras
- Escogencia programada de formatos
- Verificación de acceso
- Validez/actualización de metadatos
técnicos de preservación
- Confrontación de usabilidad (visualización)
- Validación de atributos funcionales (firma,
integridad)
- Funcionalidad de relación y vigencia de
componentes
- Anotación de manifestaciones extrañas
(información incorrecta, tiempo de apertura,
visualización anómala, requerimientos de
software antiguo, etc.)

12. PROBLEMAS DE CONSERVACIÓN
DIGITALES
las problemáticas de preservación digital
describiendo un grupo general
- Nuevos enfoques de seleccionar y catalogar.
- Multiplicidad de formatos.
- Cambios rápidos en la tecnología
- Obsolescencia de hardware y software
- Problemas legales, sociales y económicos.
- Bajo desarrollo en precauciones de seguridad en el
mercado.
- Dispositivos de hardware y software propietarios.
- Migración de sistemas analógicos a digitales.
- Dependencias de máquinas y medios.
- Obsolescencia de medios.
- Sistemas de almacenamiento masivo.
- Mortalidad de enlaces demasiado alta.
- Contienen enlaces a otros recursos en línea, de los
cuales, algunos probablemente no se preservan.

13. PATRIMONIO DIGITAL
Consiste en los recursos que son fruto del saber y
la expresión de los seres humanos que no existen
en otro formato que el electrónico, o que se
convierten a éste a partir de un material analógico
ya existente. Los objetos digitales pueden ser
textos, bases de datos, imágenes fijas o en
movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico,
programas informáticos o páginas web; entre una
creciente variedad de nuevas posibilidades de
software y hardware. Su preservación requiere
procesos de producción, mantenimiento y gestión,
a través de la conectividad y los ordenadores.

14. PATRIMONIO DIGITAL
Constantemente surgen
nuevas formas de expresión y
comunicación cultural a través
de internet, por lo que el
patrimonio digital se
incrementa constantemente,
haciéndose necesarios nuevos
espacios y alfabetos para la
conservación del
conocimiento, como son las
bibliotecas digitales.

15. CONCLUSIONES
La digitalización de documentos ha
demostrado ser muy útil, como
herramienta en la investigación, no
solo para las personas que están
involucradas en este proceso sino
también a los usuarios al tener fácil
acceso a la información.
Todo el tiempo perdido que
anteriormente se dedico a la
búsqueda de documentos, será
remplazado por mas productividad
en las organizaciones.

16. BIBLIOGRAFÍA
PLAN DE PRESERVACION DIGITA
https://www.defensajuridica.gov.co/gestion/gestion-
documental/gestion-documental-
contenido/Documents/GD_PN_02_V_0_ppd_090816.pdf
Patrimonio Digital
http://politicasculturales.com.mx/2015/patrimonio-digital.html
Preservación Digital:
http://eprints.rclis.org/18590/1/PreservacionDigital2012.pdf
PRESERVACION DIGITAL
https://www.dimar.mil.co/sites/default/files/informes/A2-00-GUI-
005%20Preservacion%20Digital%20a%20Largo%20Plazo%20v0.pdf