Este documento describe un sistema de información propuesto para registrar, controlar y dar seguimiento a los servicios de mantenimiento de la Dirección Administrativa del Decanato de Ciencias y Tecnología de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado. El sistema busca optimizar los procesos actuales mediante la integración de la información y el ahorro de tiempo y costos, con el fin de mejorar la toma de decisiones y la productividad.

1. UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
“MAESTRÍA EN GERENCIA
EMPRESARIAL”
Sistema de Información para el Registro,
Control y Seguimiento a la Gestión de
Servicio de Mantenimiento de la
Dirección Administrativa del Decanato
de Ciencias y Tecnología.
INTEGRANTES:
LORENA GONZALEZ RAFAEL SALAZAR
ÚRSULA GRANADOS YICELDA TRISTANI

2. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Conociendo a la organización
La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA) es una
Universidad Nacional de la Región
Centroccidental, participativa, autónoma, democrática, comprometida
en la búsqueda del conocimiento y el desarrollo Social.
El decanato de Ciencias y Tecnología (DCyT) fue fundado en el año
1976 con el propósito de formar profesionales con competencias en las
áreas de manejo de la información apoyado en los recursos tecnológicos
y las ciencias puras.
El Decanato de Ciencias y Tecnología en la actualidad se consolida
como una entidad capaz de preparar ingenieros, licenciados y analistas
altamente capacitados para participar en los procesos productivos de la
sociedad venezolana y el mundo, impulsados por el auge en la adopción
de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’S) por parte de
empresas y/o organizaciones que desean mejorar su eficiencia y
productividad en el manejo de información oportuna y precisa.
La Dirección Administrativa del decanato de Ciencias y
Tecnología, se encarga de garantizar el correcto funcionamiento del
decanato como un ente organizacional eficiente y capaz de gestionar
el talento humano y los materiales y suministros necesarios para el
funcionamiento y mantenimiento del decanato.

3. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Procesos que intervienen actualmente en la Dirección
Administrativa del DCyT
Controlar y Supervisar el personal administrativo y obrero.
Convalidar los reposos del personal administrativo y obrero.
Gestionar los permisos del personal administrativo y obrero.
Solicitar el personal sustituto.
Controlar y Supervisar el personal de transporte.
Controlar y supervisar el mantenimiento y reparación de las
instalaciones físicas del Decanato de Ciencias y Tecnología.
Controlar y supervisar el aseo y limpieza del Decanato de Ciencias y
Tecnología.
Controlar los Stocks del almacén y la distribución del material a cada
una de las dependencias.
Controlar los bienes que son asignados al decanato.
Aprobar las asignaciones de las ayudantías y las preparadurias del
DCyT

4. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Descripción del problema:
Al estudiar el funcionamiento de la Dirección
Administrativa del Decanato de Ciencias y Tecnología, se
observó que el problema radica en el manejo inadecuado de la
información al momento de realizar la gestión de servicio de
mantenimiento; afectando así el proceso de toma de decisiones
oportunas y disminuyendo las posibles mejoras en el
cumplimiento de sus funciones

5. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Las causas que originan el problema son:
Leyes internas y externas que no están acorde con el uso de las
tecnologías.
Entrega de información tardía debido a que no se cuenta con
una estrategia eficiente de recepción para las solicitudes del
usuario.
Los formatos de captura de datos no aportan información
relevante.
Falla en la información de los bienes y activos disponibles en el
Decanato.
Inexistencia de métodos que notifiquen a los usuarios acerca de
solicitudes pendientes por procesar.
Fallas en la aplicación métodos.

6. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
La implementación de un sistema de
información nos permitirá :
Optimización Ahorro de Seguridad
Integración
Tiempo y Costos

7. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Objetivos que se buscan con la incorporación del sistema:
Registrar la
incorporación, desincorporación, mantenimientos, traslad
os y reemplazos de materiales y equipos asignados en
cada una de las áreas que maneja la dirección
administrativa.
Mantener información actualizada, congruente y
oportuna del recurso humano disponible para ejecutar
labores de mantenimiento.
Simplificar el funcionamiento de las labores de
mantenimiento de Dirección Administrativa para lograr
un mayor nivel de productividad.
Controlar el mantenimiento de la planta física del
Decanato.

8. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Objetivos que se buscan con la incorporación del sistema:
Evitar la duplicación y dispersión de funciones llevadas a
cabo por la Dirección Administrativa y Servicios
Generales.
Proveer a los usuarios diversos mecanismos de alerta
para el seguimiento que provean información acerca del
estado actual de equipos y áreas del decanato.
Ilustrar al usuario, cuando lo requiera, el “estado actual”
y el “estado teórico” de los equipos que formen parte del
inventario de las diferentes áreas.
Generar información Operacional, funcional y estadística
que apoyen a la toma de decisiones.
Implementar de manera progresiva formas de gestión a
través de métodos especializados que agreguen
eficiencia, oportunidad y calidad a la información, para
el apoyo al proceso de toma de decisiones.

9. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Objetivos que se buscan con la incorporación del sistema:
Establecer mecanismos participativos que permitan
ejecutar procesos de control, seguimiento y
retroalimentación de las actividades de la Gestión de
Servicio de Mantenimiento del Departamento de
Dirección Administrativa del Decanato de Ciencias y
Tecnología de la UCLA.

10. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Usuarios que manejarán el sistema:
Este sistema será manejado por diferentes usuarios, tales
como: director administrativo, coordinador de
mantenimiento obelisco, coordinador de servicios
generales, profesores, estudiantes, supervisor de
servicio, ayudantes de servicio, coordinador de soporte
técnico del Decanato de Ciencias y Tecnología y los jefes
de departamentos. Esta información será actualizada y
estará disponible desde cualquier área, en el momento que
sea requerida. Se muestra a continuación como será la
interacción de los diferentes usuarios con el sistema

11. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Tiene solicitudes
Tiene órdenes en en espera
espera
Servicios Solicitudes Director
Generales y Reparación
Administrativo
Mantenimiento Orden de o Servicio
reparación
y servicio
Aprobación
de solicitud
Información de
servicios
prestados
SIAD La solicitud ha sido
cumplida
satisfactoriamente
Base de
Datos
Notificación de
Reportes fallas y servicio
CUMLAUDE
 Fallas.
 Materiales y suministros Usuario
disponibles.
Reparaciones.
 Proveedores y recursos. Su solicitud ha
 Estadísticos. sido solventada
satisfactoriamente

12. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Este sistema presenta mensajes de alerta al coordinador
de mantenimiento del Decanato, recordando las ordenes
de servicio que tiene pendientes por realizar, al director
administrativo recordando todas las solicitudes
pendientes por verificar, éstas una vez efectuadas serán
notificadas al sistema por el actor involucrado. Por otra
parte, presenta mensajes de información al usuario que
haya realizado una notificación de servicio o
reparación, a su vez al director
administrativo, comunicándole que ha sido solventada, en
el momento que esto ocurra.
Por último, se puede observar que el sistema está en la
capacidad de generar reportes de fallas y averías de
equipos, suministros disponibles, proveedores y
recursos, entre otros, así como también de mantener
respaldada toda la información en una base de datos.

13. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Contribución del sistema al mejoramiento de la gestión de
la organización.
El sistema de información propuesto permitirá mejorar
notablemente el desempeño de la Dirección
Administrativa, apoyando la gestión de
mantenimiento, el cual a su vez, se verá reflejado dentro
del Decanato de Ciencias y Tecnología donde se podrá
apreciar el desarrollo eficiente de todas las actividades
diarias que se llevan a cabo por parte de la comunidad
que hace uso de las instalaciones. Con la puesta en marcha
de esta poderosa herramienta las tareas de esta
dependencia se cumplirán de manera eficiente e integral.

14. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Contribución del sistema al mejoramiento de la gestión de
la organización.
En la actualidad los mecanismos disponibles para
la gestión y control de los procesos administrativos son
diversos y en la mayoría de los casos no guardan relación
entre si, las tareas asociadas a la Dirección
Administrativa son numerosas y variadas, pero nuestra
solución propuesta va dirigida específicamente a las
actividades de mantenimiento que se realizan en nuestro
Decanato, permitiendo dar un verdadero apoyo y
precisión a la gestión para la cual fue concebido este
departamento, por otro lado, la respuesta esperada de
esta solución debe cubrir todo el ciclo de vida de una
problemática determinada bajo el entorno de cualquier
decanato de la institución.

15. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Generación de información para apoyar la toma de
decisiones.
El principio básico del sistema solución es la gestión de
información que pueda solventar problemas de distinta
naturaleza, adicionalmente las actividades que derivan de esta
practica deben ser administradas de manera precisa debido a las
limitaciones correspondientes a cada caso. De esta forma, aunque
los caudales de información generada de todas las actividades
realizables por cada una de las dependencias de este
departamento, son extensas e incalculables, la información que
debe ser manejada será más oportuna si es de fácil
interpretación y además es proporcional a los tiempos de
respuesta del departamento y oportuna, esto permitirá llevar
acabo de manera más eficiente el proceso de toma de decisiones,
empleando recursos simples como mensajes breves de alerta y
reportes especializados.

16. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Plataforma Tecnológica.

17. Sistema de Información para el Registro, Control
y Seguimiento a la Gestión de Servicio de
Mantenimiento
Plataforma de Funcionamiento