Este documento presenta las especificaciones técnicas para cajas y carpetas de archivo destinadas a garantizar la conservación de documentos de papel. Incluye recomendaciones sobre materiales, diseños y usos según el tipo de archivo (central o histórico) y formato de documento. El objetivo es regular las unidades de almacenamiento para prevenir el deterioro durante la manipulación y depósito, apoyando la preservación del patrimonio documental nacional.
Este documento describe el proceso de eliminación de documentos en la administración pública española. Explica que la eliminación requiere una valoración documental y la aprobación de la Comisión Calificadora de Documentos. Detalla los pasos del procedimiento de eliminación, incluyendo la iniciativa, los informes requeridos, el dictamen de la Comisión Superior Calificadora y la resolución final. También establece los criterios para determinar si los documentos son susceptibles de eliminación basados en su procedencia, contenido, utilización y otros
The document discusses the processes of arranging and describing archives, including establishing different levels of arrangement from fonds to pieces and the importance of contextualizing archives through administrative history. It also covers creating finding aids and descriptive tools to provide access to archive contents and structures for researchers. The goal of arrangement and description is to organize archives for preservation while making them accessible through explanation and organization.
Es un gusto para el grupo de Tecnología en Gestión Documental compartir con todos ustedes el trabajo desarrollado durante la primera sesión de trabajo con la instructora María Victoria Buitrago.
#Aprender3c - Metadatos en los sistemas de gestión bibliotecariaAprender 3C
Webinar del 12/08/2014 a cargo del Lic. en Bibliotecología (UNAM - México) Saúl Martínez Equihua hace un breve de los principales esquemas de metadatos que utilizan los sistemas de gestión bibliotecaria, algunos elementos de interoperabilidad y sus principales usos.
Más información en http://www.aprender3c.org/
De acuerdo con los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos del Sistema Nacional de Transparencia, el Sistema Institucional de Archivos (SIA) es el conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos y criterios que desarrolla cada sujeto obligado, a través de la gestión documental.
Una de las instancias del Sistema Institucional de Archivos es el responsable de archivo de trámite, que es el encargado de llevar a cabo la integración, organización, préstamo y consulta interna de expedientes en cierta unidad administrativa o área de adscripción. La conformación de expedientes, a su vez, se basa en los principios de procedencia y orden original, así como instrumentos de control y consulta archivística, previstos por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) y por el Archivo General de la Nación, entre otras instancias que conforman el Sistema Nacional de Transparencia.
Este documento describe diferentes tipos de obras de referencia de información primaria como anuarios, directorios y guías. Explica que los anuarios son resúmenes anuales de datos y estadísticas del año anterior, con información limitada a un año y lugar en particular. Los directorios contienen listas ordenadas de personas u organizaciones con datos de contacto. Y las guías ofrecen información introductoria sobre un tema para orientar a los usuarios. Además, proporciona ejemplos específicos de anuarios, directorios y guías
Pasos para realizar una transferencia documentalca02mi03la01
Este documento describe los pasos para realizar una transferencia documental. Explica que una transferencia implica remitir los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental aprobadas. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar el control ordenado de la documentación y concentrar la información útil para la toma de decisiones o el conocimiento histórico. Se requiere que exista un comité de archivo en
Este documento presenta un curso introductorio de una maestría en gerencia de la comunicación organizacional. El objetivo del curso es que los participantes aprendan y apliquen tecnologías que faciliten la globalización electrónica e informática de los procesos de mercadeo, incrementando la interacción empresarial. El curso es facilitado por Nolberto Goncalves.
Este documento describe el proceso de eliminación de documentos en la administración pública española. Explica que la eliminación requiere una valoración documental y la aprobación de la Comisión Calificadora de Documentos. Detalla los pasos del procedimiento de eliminación, incluyendo la iniciativa, los informes requeridos, el dictamen de la Comisión Superior Calificadora y la resolución final. También establece los criterios para determinar si los documentos son susceptibles de eliminación basados en su procedencia, contenido, utilización y otros
The document discusses the processes of arranging and describing archives, including establishing different levels of arrangement from fonds to pieces and the importance of contextualizing archives through administrative history. It also covers creating finding aids and descriptive tools to provide access to archive contents and structures for researchers. The goal of arrangement and description is to organize archives for preservation while making them accessible through explanation and organization.
Es un gusto para el grupo de Tecnología en Gestión Documental compartir con todos ustedes el trabajo desarrollado durante la primera sesión de trabajo con la instructora María Victoria Buitrago.
#Aprender3c - Metadatos en los sistemas de gestión bibliotecariaAprender 3C
Webinar del 12/08/2014 a cargo del Lic. en Bibliotecología (UNAM - México) Saúl Martínez Equihua hace un breve de los principales esquemas de metadatos que utilizan los sistemas de gestión bibliotecaria, algunos elementos de interoperabilidad y sus principales usos.
Más información en http://www.aprender3c.org/
De acuerdo con los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos del Sistema Nacional de Transparencia, el Sistema Institucional de Archivos (SIA) es el conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos y criterios que desarrolla cada sujeto obligado, a través de la gestión documental.
Una de las instancias del Sistema Institucional de Archivos es el responsable de archivo de trámite, que es el encargado de llevar a cabo la integración, organización, préstamo y consulta interna de expedientes en cierta unidad administrativa o área de adscripción. La conformación de expedientes, a su vez, se basa en los principios de procedencia y orden original, así como instrumentos de control y consulta archivística, previstos por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) y por el Archivo General de la Nación, entre otras instancias que conforman el Sistema Nacional de Transparencia.
Este documento describe diferentes tipos de obras de referencia de información primaria como anuarios, directorios y guías. Explica que los anuarios son resúmenes anuales de datos y estadísticas del año anterior, con información limitada a un año y lugar en particular. Los directorios contienen listas ordenadas de personas u organizaciones con datos de contacto. Y las guías ofrecen información introductoria sobre un tema para orientar a los usuarios. Además, proporciona ejemplos específicos de anuarios, directorios y guías
Pasos para realizar una transferencia documentalca02mi03la01
Este documento describe los pasos para realizar una transferencia documental. Explica que una transferencia implica remitir los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental aprobadas. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar el control ordenado de la documentación y concentrar la información útil para la toma de decisiones o el conocimiento histórico. Se requiere que exista un comité de archivo en
Este documento presenta un curso introductorio de una maestría en gerencia de la comunicación organizacional. El objetivo del curso es que los participantes aprendan y apliquen tecnologías que faciliten la globalización electrónica e informática de los procesos de mercadeo, incrementando la interacción empresarial. El curso es facilitado por Nolberto Goncalves.
El documento habla sobre las diferentes formas y operaciones de ordenación archivística. Explica métodos como la ordenación cronológica, alfabética y numérica de documentos, expedientes y series. También describe operaciones como el desdoble, signatura, datación y foliación que se realizan durante el proceso de ordenación.
Esta diapositiva muestra los pasos y requisitos que se deben tener para hacer una transferencia documental, según el mini manual de tablas de retención documental del Archivo General de la Nación.
El documento resume las estrategias de producto y precio. Explica las 5 etapas de vida de un producto (lanzamiento, turbulencia, crecimiento, madurez y declive), y los factores que deben considerarse en cada etapa. También describe cómo clasificar los productos, y los elementos que definen un producto exitoso como el núcleo, calidad, precio, envase, diseño, marca e imagen.
Este documento describe las tres fases del ciclo vital de un documento: activa, semiactiva e inactiva. En la fase activa, los documentos se producen y utilizan en el curso de una gestión y se almacenan en el archivo de trámite. En la fase semiactiva, los documentos se almacenan en el archivo de concentración y su uso es eventual. En la fase inactiva, los documentos se almacenan en el archivo histórico y están disponibles para su uso por el público.
Glosario de términos Archivológicos o ArchivísticosDouglas La Rosa
El presente documento puede servir como guía para cualquier persona relacionada al campo de la archivología, la archivística, la ciencia de la documentación, y, por qué no, la bibliotecología.
Administración documental en el entorno laboral Laura Galindo
Este documento describe los conceptos clave de datos, información y documento en el contexto de la administración documental en el entorno laboral. Explica que los datos describen hechos empíricos y que la información está compuesta por datos ordenados que permiten resolver problemas y tomar decisiones. Define el documento como cualquier objeto que ofrece información, independientemente del soporte en el que se encuentre.
Este documento describe las funciones y procesos de un Archivo Histórico. Explica que un Archivo Histórico conserva documentos de valor permanente transferidos desde archivos intermedios y que realiza tareas como la descripción, conservación y difusión de sus fondos documentales para investigadores, administraciones y el público en general. También detalla los diversos instrumentos que se utilizan en un Archivo Histórico, como guías, inventarios, registros y índices, para facilitar la consulta y gestión de los documentos.
Este documento establece las condiciones que deben cumplir los edificios y locales destinados a archivos para garantizar la adecuada conservación de los acervos documentales. Detalla requisitos como ubicación, aspectos estructurales, áreas de depósito, condiciones ambientales, iluminación, equipos contra desastres y programas de mantenimiento.
Este documento presenta una introducción a los sistemas de información para la gestión empresarial. Explica los objetivos generales de comprender los conceptos básicos de los sistemas de información administrativa y aplicar aspectos metodológicos para el desarrollo de sistemas de soporte para la toma de decisiones y un mejor funcionamiento de la empresa. También cubre temas como los orígenes de los sistemas de información, elementos empresariales como los sistemas ERP, y diferentes tipos de sistemas funcionales para el negocio.
El documento compara la microfilmación y la digitalización como métodos para preservar documentos. La microfilmación ofrece una larga vida útil pero requiere equipos especializados, mientras que la digitalización permite un acceso más rápido pero plantea desafíos como la obsolescencia tecnológica. La preservación digital requiere esfuerzos como realizar copias de seguridad periódicas y migrar los datos a nuevos formatos. Ningún método es perfecto y ambos requieren políticas y prácticas sólidas para
Capítulo I. Sistemas de Información Gerencial, James O´Brien Por el Profesor ...Andres Roa Gonzalez
Este documento presenta los objetivos de aprendizaje del capítulo 1 sobre los fundamentos de los sistemas de información en los negocios. Explica los conceptos clave como sistemas, ventaja competitiva y comercio electrónico. También identifica los principales tipos de sistemas de información y las oportunidades profesionales en esta área.
El documento presenta una relación de las principales normas legales colombianas relacionadas con los archivos, incluyendo disposiciones constitucionales, leyes, decretos, acuerdos y resoluciones. El objetivo es informar a las autoridades, archivistas y ciudadanos sobre la legislación archivística para garantizar el cumplimiento de las disposiciones vigentes y avanzar en la política archivística del país.
El documento describe el enfoque sistémico de los archivos. Explica que un sistema de archivos es un conjunto de normas y procedimientos para organizar y acceder archivos de manera efectiva. Define los conceptos clave de sistemas, centralización, descentralización y concentración documental en el contexto de la gestión de archivos. Finalmente, cita varias fuentes consultadas sobre estos temas.
El documento habla sobre el comercio electrónico, que es la actividad de intercambio comercial que se realiza a través de Internet, aprovechando las ventajas que brindan las nuevas tecnologías como ampliar la oferta e interactuar de forma inmediata.
El documento describe los procesos archivísticos de identificación, valoración, clasificación, ordenación y descripción de documentos. Explica que la descripción archivística consiste en el análisis de documentos para facilitar su localización y consulta, y que los instrumentos de descripción incluyen inventarios, guías, catálogos e índices. También presenta la norma ISAAR(CPF) para la elaboración de registros de autoridad archivística.
Un documento es cualquier información en cualquier medio de soporte que sirve como prueba de las actividades humanas. Los documentos tienen una triple dimensión como información, soporte y posibilidad de transmisión. Incluyen tanto documentos impresos en papel como documentos electrónicos en soportes digitales, siendo estos últimos cada vez más comunes.
El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como los fondos acumulados, el estado de la documentación, las funciones del archivo, la organización de los archivos, la ley 594 de 2000 y procesos técnicos archivísticos. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento y tablas de retención documental.
ENJ-500: Introducción a la Archivística - Semana 1 (Diplomado Técnicas para e...ENJ
Este documento presenta un resumen del diplomado "Técnicas para el Manejo de Archivos". El diplomado introduce conceptos básicos de archivística como el ciclo de vida de los documentos, la organización y conservación documental, y la legislación archivística. También describe los desafíos comunes que enfrentan los archivos del poder judicial como la falta de clasificación, mala organización y falta de capacitación del personal. El objetivo del diplomado es aplicar estas técnicas para mejorar los archivos judiciales.
Avance de la elaboración de la Guía del Archivo Histórico de la Municpalidad ...abamp
El archivo histórico es el "archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente". El Archivo General de la UAL tiene la función de archivo intermedio y archivo histórico.
El Archivo General de la Nación es la entidad encargada de la política archivística en Colombia y de custodiar el patrimonio documental de la nación. Su misión es formular y controlar la política archivística nacional, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y garantizar la conservación del patrimonio documental para asegurar el acceso a la información de los ciudadanos.
El documento habla sobre las diferentes formas y operaciones de ordenación archivística. Explica métodos como la ordenación cronológica, alfabética y numérica de documentos, expedientes y series. También describe operaciones como el desdoble, signatura, datación y foliación que se realizan durante el proceso de ordenación.
Esta diapositiva muestra los pasos y requisitos que se deben tener para hacer una transferencia documental, según el mini manual de tablas de retención documental del Archivo General de la Nación.
El documento resume las estrategias de producto y precio. Explica las 5 etapas de vida de un producto (lanzamiento, turbulencia, crecimiento, madurez y declive), y los factores que deben considerarse en cada etapa. También describe cómo clasificar los productos, y los elementos que definen un producto exitoso como el núcleo, calidad, precio, envase, diseño, marca e imagen.
Este documento describe las tres fases del ciclo vital de un documento: activa, semiactiva e inactiva. En la fase activa, los documentos se producen y utilizan en el curso de una gestión y se almacenan en el archivo de trámite. En la fase semiactiva, los documentos se almacenan en el archivo de concentración y su uso es eventual. En la fase inactiva, los documentos se almacenan en el archivo histórico y están disponibles para su uso por el público.
Glosario de términos Archivológicos o ArchivísticosDouglas La Rosa
El presente documento puede servir como guía para cualquier persona relacionada al campo de la archivología, la archivística, la ciencia de la documentación, y, por qué no, la bibliotecología.
Administración documental en el entorno laboral Laura Galindo
Este documento describe los conceptos clave de datos, información y documento en el contexto de la administración documental en el entorno laboral. Explica que los datos describen hechos empíricos y que la información está compuesta por datos ordenados que permiten resolver problemas y tomar decisiones. Define el documento como cualquier objeto que ofrece información, independientemente del soporte en el que se encuentre.
Este documento describe las funciones y procesos de un Archivo Histórico. Explica que un Archivo Histórico conserva documentos de valor permanente transferidos desde archivos intermedios y que realiza tareas como la descripción, conservación y difusión de sus fondos documentales para investigadores, administraciones y el público en general. También detalla los diversos instrumentos que se utilizan en un Archivo Histórico, como guías, inventarios, registros y índices, para facilitar la consulta y gestión de los documentos.
Este documento establece las condiciones que deben cumplir los edificios y locales destinados a archivos para garantizar la adecuada conservación de los acervos documentales. Detalla requisitos como ubicación, aspectos estructurales, áreas de depósito, condiciones ambientales, iluminación, equipos contra desastres y programas de mantenimiento.
Este documento presenta una introducción a los sistemas de información para la gestión empresarial. Explica los objetivos generales de comprender los conceptos básicos de los sistemas de información administrativa y aplicar aspectos metodológicos para el desarrollo de sistemas de soporte para la toma de decisiones y un mejor funcionamiento de la empresa. También cubre temas como los orígenes de los sistemas de información, elementos empresariales como los sistemas ERP, y diferentes tipos de sistemas funcionales para el negocio.
El documento compara la microfilmación y la digitalización como métodos para preservar documentos. La microfilmación ofrece una larga vida útil pero requiere equipos especializados, mientras que la digitalización permite un acceso más rápido pero plantea desafíos como la obsolescencia tecnológica. La preservación digital requiere esfuerzos como realizar copias de seguridad periódicas y migrar los datos a nuevos formatos. Ningún método es perfecto y ambos requieren políticas y prácticas sólidas para
Capítulo I. Sistemas de Información Gerencial, James O´Brien Por el Profesor ...Andres Roa Gonzalez
Este documento presenta los objetivos de aprendizaje del capítulo 1 sobre los fundamentos de los sistemas de información en los negocios. Explica los conceptos clave como sistemas, ventaja competitiva y comercio electrónico. También identifica los principales tipos de sistemas de información y las oportunidades profesionales en esta área.
El documento presenta una relación de las principales normas legales colombianas relacionadas con los archivos, incluyendo disposiciones constitucionales, leyes, decretos, acuerdos y resoluciones. El objetivo es informar a las autoridades, archivistas y ciudadanos sobre la legislación archivística para garantizar el cumplimiento de las disposiciones vigentes y avanzar en la política archivística del país.
El documento describe el enfoque sistémico de los archivos. Explica que un sistema de archivos es un conjunto de normas y procedimientos para organizar y acceder archivos de manera efectiva. Define los conceptos clave de sistemas, centralización, descentralización y concentración documental en el contexto de la gestión de archivos. Finalmente, cita varias fuentes consultadas sobre estos temas.
El documento habla sobre el comercio electrónico, que es la actividad de intercambio comercial que se realiza a través de Internet, aprovechando las ventajas que brindan las nuevas tecnologías como ampliar la oferta e interactuar de forma inmediata.
El documento describe los procesos archivísticos de identificación, valoración, clasificación, ordenación y descripción de documentos. Explica que la descripción archivística consiste en el análisis de documentos para facilitar su localización y consulta, y que los instrumentos de descripción incluyen inventarios, guías, catálogos e índices. También presenta la norma ISAAR(CPF) para la elaboración de registros de autoridad archivística.
Un documento es cualquier información en cualquier medio de soporte que sirve como prueba de las actividades humanas. Los documentos tienen una triple dimensión como información, soporte y posibilidad de transmisión. Incluyen tanto documentos impresos en papel como documentos electrónicos en soportes digitales, siendo estos últimos cada vez más comunes.
El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como los fondos acumulados, el estado de la documentación, las funciones del archivo, la organización de los archivos, la ley 594 de 2000 y procesos técnicos archivísticos. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento y tablas de retención documental.
ENJ-500: Introducción a la Archivística - Semana 1 (Diplomado Técnicas para e...ENJ
Este documento presenta un resumen del diplomado "Técnicas para el Manejo de Archivos". El diplomado introduce conceptos básicos de archivística como el ciclo de vida de los documentos, la organización y conservación documental, y la legislación archivística. También describe los desafíos comunes que enfrentan los archivos del poder judicial como la falta de clasificación, mala organización y falta de capacitación del personal. El objetivo del diplomado es aplicar estas técnicas para mejorar los archivos judiciales.
Avance de la elaboración de la Guía del Archivo Histórico de la Municpalidad ...abamp
El archivo histórico es el "archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente". El Archivo General de la UAL tiene la función de archivo intermedio y archivo histórico.
El Archivo General de la Nación es la entidad encargada de la política archivística en Colombia y de custodiar el patrimonio documental de la nación. Su misión es formular y controlar la política archivística nacional, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y garantizar la conservación del patrimonio documental para asegurar el acceso a la información de los ciudadanos.
El documento trata sobre la evolución de la preservación como disciplina y los desafíos futuros que enfrenta. Explica que la preservación comenzó como restauración de objetos individuales pero ahora se enfoca en garantizar el acceso a la información almacenada en diferentes soportes. También destaca la necesidad de que los expertos en preservación entiendan el contexto en el que se usa la información digital para asegurar su recuperación futura, dado que los datos digitales no existen como objetos separados. Finalmente, señala que los prof
Este documento presenta una guía para organizar un fondo documental acumulado. Explica las etapas y fases del proceso, que incluyen diagnóstico, planeación, desarrollo de instrumentos e intervención. Detalla actividades como limpieza, saneamiento, clasificación, valoración y organización de la documentación para su almacenamiento y preservación. El objetivo es facilitar la gestión documental y salvaguardar el patrimonio documental de Bogotá.
1. La nueva Ley Federal de Archivos de México establece disposiciones para organizar y conservar archivos de los poderes de la unión y organismos autónomos, así como mecanismos de coordinación entre entidades para conservar el patrimonio documental de la nación.
2. Define un archivo como un conjunto de documentos acumulados por una entidad pública o privada que se conservan respetando su orden original para servir como testimonio e información.
3. Establece un Sistema Nacional de Archivos coordinado por el Archivo General de la Nación
Este documento introduce los conceptos básicos de la gestión documental. Explica que la gestión documental involucra leyes, normas y procedimientos para organizar y almacenar documentos de manera eficiente a través de su ciclo de vida. También provee una breve historia de cómo la gestión documental ha evolucionado del uso de métodos manuales a sistemas computarizados para almacenar y recuperar información.
Este documento trata sobre la gestión documental. Explica que la gestión documental surgió como disciplina a mediados del siglo XX, especialmente en Estados Unidos en los años 1950, cuando se reconoció la necesidad de las organizaciones de gestionar su documentación de manera sistemática. Una figura clave en el desarrollo de la gestión documental fue Theodore Roosevelt Schellenberg, quien aplicó nuevos métodos teóricos y prácticos para la evaluación de archivos. También resalta la importancia de la normatividad colombiana en materia de gest
Este documento trata sobre los orígenes y establecimiento de la gestión documental. Explica que fue reconocida oficialmente a mediados del siglo XX, especialmente en Estados Unidos en los años 50, cuando surgió la necesidad de las organizaciones de gestionar su documentación de manera sistemática. Señala la importante contribución de Theodore Roosevelt Schellenberg al implementar nuevos enfoques archivísticos centrados en el ciclo de vida de los documentos. Finalmente, destaca que la gestión documental incluye todas las etapas del manejo de documentos
El documento define la archivística como el proceso de ordenar, clasificar y conservar documentos de manera física o digital para protegerlos y facilitar su localización. Explica que los archivos cumplen funciones de administración, desarrollo cultural e histórico, y desarrollo científico. Asimismo, presenta los principales tipos de archivos como los de gestión, intermedios e históricos, y describe los principios éticos que rigen el trabajo archivístico.
El documento define la archivística como el proceso de ordenar, clasificar y conservar documentos de manera física o digital para protegerlos y facilitar su localización. Explica que los archivos cumplen funciones de conservación de documentos, fuente de información histórica y testimonio para las entidades. Además, destaca la importancia de los archivos para la administración, identidad cultural y desarrollo científico y tecnológico.
El documento presenta el proyecto integrador de la carrera de Técnicas de Archivo. Su objetivo general es integrar los conocimientos de las diferentes asignaturas y desarrollar competencias aplicables al campo laboral. Cada semestre, los estudiantes deberán presentar un archivo físico y digital que evidencie la aplicación de técnicas de archivo en las asignaturas. El proyecto busca preparar a los estudiantes para el ejercicio profesional en esta área.
Este documento describe un proyecto integrador para la facultad de Ciencias Administrativas y Afines. El objetivo general es integrar el conocimiento de diferentes materias para generar competencias aplicables tanto en el ámbito laboral como personal. Los objetivos específicos incluyen consolidar el proyecto para cada cohorte, implementarlo de forma paulatina en todos los semestres, y preparar a los estudiantes en técnicas de archivo. El producto final involucra la presentación de archivos físicos y digitales que demuestren la aplicación de dichas técn
El valor primario de los documentos se refiere a la utilidad que tienen mientras sirven a la entidad productora para sus funciones administrativas, legales y contables. Este valor se aplica a los documentos que se encuentran en los archivos de gestión y central, durante su vigencia administrativa y periodo de retención temporal.
Este documento resume las políticas nacionales e internacionales de conservación y restauración en Venezuela y en la Unesco. También describe las convenciones, cartas, declaraciones y principios internacionales relacionados con la preservación del patrimonio cultural. Finalmente, menciona algunas leyes y normas venezolanas aplicables, así como instituciones del estado involucradas en la conservación del patrimonio.
Este documento presenta una guía para realizar el proceso de expurgo de ejemplares en las bibliotecas. Explica que el expurgo es una operación técnica de evaluación crítica de la colección con el objetivo de retirar ejemplares obsoletos o dañados. Además, detalla las fases del proceso de planificación como el análisis, evaluación crítica, criterios de selección, consecuencias y resultados. Finalmente, proporciona recomendaciones sobre cómo llevar a cabo el expurgo en el
Este documento presenta una guía para realizar el proceso de expurgo de ejemplares en las bibliotecas. Explica que el expurgo es una operación técnica de evaluación crítica de la colección con el objetivo de retirar ejemplares obsoletos o dañados. Además, detalla las fases del proceso de planificación como el análisis, evaluación crítica, criterios de selección, consecuencias y resultados. Finalmente, proporciona recomendaciones sobre cómo llevar a cabo el expurgo en el
Este documento presenta los objetivos y metodología de un proyecto integrador de técnicas de archivo en una facultad. El proyecto busca integrar los conocimientos de diferentes asignaturas y desarrollar competencias aplicables al campo laboral. Los estudiantes deberán presentar archivos físicos y digitales que demuestren la aplicación correcta de técnicas de archivo en cada asignatura. El proyecto se implementará de forma paulatina en todos los semestres para preparar a los estudiantes en el área de técnicas de archivo
Este documento presenta los objetivos y metodología de un proyecto integrador de técnicas de archivo en una facultad. El proyecto busca integrar los conocimientos de diferentes asignaturas y desarrollar competencias aplicables al campo laboral. Los estudiantes deberán presentar archivos físicos y digitales que demuestren la aplicación correcta de técnicas de archivo en cada asignatura. El proyecto se implementará de forma paulatina en todos los semestres para preparar a los estudiantes en el área de técnicas de archivo
Este documento presenta los objetivos y metodología de un proyecto integrador de técnicas de archivo en una facultad. El proyecto busca integrar los conocimientos de diferentes asignaturas y desarrollar competencias aplicables al campo laboral. Los estudiantes deberán presentar archivos físicos y digitales que demuestren la aplicación correcta de técnicas de archivo en cada asignatura. El proyecto se implementará de forma paulatina en todos los semestres para preparar a los estudiantes en el área de técnicas de archivo
Este documento presenta los objetivos y metodología de un proyecto integrador de técnicas de archivo en una facultad. El proyecto busca integrar los conocimientos de diferentes asignaturas y desarrollar competencias aplicables al campo laboral. Los estudiantes deberán presentar archivos físicos y digitales que demuestren la aplicación correcta de técnicas de archivo en cada asignatura. El proyecto se implementará de forma paulatina en todos los semestres para preparar a los estudiantes en el área de técnicas de archivo
Similar a Especificaciones para cajas de carpeta de archivo.pdf (20)
Mi Carnaval, sistema utilizará algoritmos de ML para optimizar la distribució...micarnavaltupatrimon
El sistema utilizará algoritmos de ML para optimizar la distribución de recursos, como el transporte, el alojamiento y la seguridad, en función de la afluencia prevista de turistas. La plataforma ofrecerá una amplia oferta de productos, servicios, tiquetería e información relevante para incentivar el uso de está y generarle valor al usuario, además, realiza un levantamiento de datos de los espectadores que se registran y genera la estadística demográfica, ayudando a reducir la congestión, las largas filas y otros problemas, así como a identificar áreas de alto riesgo de delincuencia y otros problemas de seguridad.
Bienvenido al mundo real de la teoría organizacional. La suerte cambiante de Xerox
muestra la teoría organizacional en acción. Los directivos de Xerox estaban muy involucrados en la teoría organizacional cada día de su vida laboral; pero muchos nunca se
dieron cuenta de ello. Los gerentes de la empresa no entendían muy bien la manera en que
la organización se relacionaba con el entorno o cómo debía funcionar internamente. Los
conceptos de la teoría organizacional han ayudado a que Anne Mulcahy y Úrsula analicen
y diagnostiquen lo que sucede, así como los cambios necesarios para que la empresa siga
siendo competitiva. La teoría organizacional proporciona las herramientas para explicar
el declive de Xerox, entender la transformación realizada por Mulcahy y reconocer algunos pasos que Burns pudo tomar para mantener a Xerox competitiva.
Numerosas organizaciones han enfrentado problemas similares. Los directivos de
American Airlines, por ejemplo, que una vez fue la aerolínea más grande de Estados
Unidos, han estado luchando durante los últimos diez años para encontrar la fórmula
adecuada para mantener a la empresa una vez más orgullosa y competitiva. La compañía
matriz de American, AMR Corporation, acumuló $11.6 mil millones en pérdidas de 2001
a 2011 y no ha tenido un año rentable desde 2007.2
O considere los errores organizacionales dramáticos ilustrados por la crisis de 2008 en el sector de la industria hipotecaria
y de las finanzas en los Estados Unidos. Bear Stearns desapareció y Lehman Brothers se
declaró en quiebra. American International Group (AIG) buscó un rescate del gobierno
estadounidense. Otro icono, Merrill Lynch, fue salvado por formar parte de Bank of
America, que ya le había arrebatado al prestamista hipotecario Countrywide Financial
Corporation.3
La crisis de 2008 en el sector financiero de Estados Unidos representó un
cambio y una incertidumbre en una escala sin precedentes, y hasta cierto grado, afectó a
los gerentes en todo tipo de organizaciones e industrias del mundo en los años venideros.
El-Codigo-De-La-Abundancia para todos.pdfAshliMack
Si quieres alcanzar tus sueños y tener el estilo de vida que deseas, es primordial que te comprometas contigo mismo y realices todos los ejercicios que te propongo para recibieron lo que mereces, incluso algunos milagros que no tenías en mente
Especificaciones para cajas de carpeta de archivo.pdf
1. Guías
AGN
Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación
Especificaciones para Cajas
de Carpetas de Archivo
2.
3. Especificaciones para Cajas
y Carpetas de Archivo
Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación
Coordinadora
María Clemencia García Salazar
4. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
República de Colombia
Establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura
Consejo Directivo
Ministerio de Cultura
Ministra Paula Marcela Moreno Zapata
Viceministra María Claudia López Sorzano
Presidenta del Consejo
Presidencia de la República
Víctor Manuel Díaz
Representante del Sr. Presidente
Representante de los Archivos del País
José Luis Vargas
Archivo Histórico de Antioquia
Academia Colombiana de Historia
Luis Horacio López
Delegado del Presidente
Colciencias
Paola Natalia Nieto
Representante del Sr. Director
Archivo General de la Nación
Sara González Hernández
Directora General (E)
Comité Editorial
Sara González Hernández
Antonio Díaz Montiel
Mauricio Tovar González
William Martínez Jiménez
Dania Asprilla Yurgaqui
Coordinación Editorial
Grupo de Divulgación y Medios
AGN
Impresión, Diseño y Diagramación
Buenos y Creativos S.A.S.
Impreso en Colombia
Las publicaciones del Archivo General de la Nación de
Colombia están protegidas por lo dispuesto en la Ley 23
de 1982. Podrán reproducirse extractos sin autorización
previa, indicando la fuente.
Las opiniones expresadas o utilizadas en la obra son
responsabilidad exclusiva de sus autores.
ISBN 978-958-8242-17-0
Archivo General de la Nación de Colombia, 2009
Carrera 6 No. 6-91
Teléfono: 3282888 Fax: 337 2019
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co
Página web: www.archivogeneral.gov.co
Bogotá, D.C., Colombia
5. Contenido
5
Contenido
Presentación ................................................................................................................................................................. 5
Introducción ................................................................................................................................................................. 7
1. Programa de Almacenamiento Documental....................................................................................... 9
2. Especificaciones para Unidades de Conservación............................................................................ 13
Cajas de Archivo............................................................................................................................................................ 13
Carpetas .
........................................................................................................................................................................ 17
3. Especificaciones Cajas de Archivo........................................................................................................... 19
Archivo Histórico Ref: X100.
....................................................................................................................................... 19
Archivo Central AGN.
.................................................................................................................................................. 22
Archivo Central Ref: X200.
.......................................................................................................................................... 25
Archivo Histórico Ref: X300.
....................................................................................................................................... 28
Sobrecubiertas Laterales.............................................................................................................................................. 32
Cajas para Documentos de Mediano Formato.......................................................................................................... 35
Cajas para Documentos de Gran Formato................................................................................................................. 39
4. Especificaciones Carpetas de Archivo. .
................................................................................................ 43
Carpetas con Solapas Laterales (Carpetas de Cuatro Aletas)................................................................................. 43
Carpetas Plegadas por la Mitad................................................................................................................................... 47
Sobres de Archivo......................................................................................................................................................... 51
5. Anexos. ................................................................................................................................................................ 53
Nº 1: Términos y Definiciones..................................................................................................................................... 53
Nº2: Especificaciones para Materiales Calidad de Archivo..................................................................................... 57
Nº 3: Tabla de Unidades y Simbolos .......................................................................................................................... 61
Nº4: Normatividad sobre Conservación y Restauración del Material Documental .............................................. 61
5. Bibliografía ......................................................................................................................................................... 63
7. Presentación
7
PRESENTACIÓN
La presente publicación recoge diferentes documentos téc-
nicos desarrollados por el Grupo de Conservación y Restau-
ración, que ha aplicado en la preservación y conservación
del acervo documental y distribuido a nivel nacional en de-
sarrollo de la asistencia técnica. Asimismo, en cumplimien-
to de la Ley 80 de 1989 y la Ley 594 de 2000, Ley General de
Archivos, que puntualiza su misión institucional como ente
rector de la política archivística del país. Es igualmente el
resultado de la experiencia y el conocimiento colectivo del
grupo de profesionales de diversas disciplinas, vinculado a la
entidad y que ha enriquecido el contenido de estos concep-
tos a través de los años.
El objetivo de publicar estas especificaciones es ofrecer una
herramienta útil para implementar el uso técnico de uni-
dades de conservación en los distintos archivos del país, con
el fin de garantizar la adecuada preservación de los docu-
mentos en soporte papel. De esta manera, se garantiza la
integridad física y funcional documental, se requiere el uso
de carpetas y cajas adecuadas durante las diferentes fases
del ciclo vital de los documentos, a partir del momento de su
emisión, durante su proceso de vigencia hasta su disposición
final en el Archivo Histórico. El correcto almacenamiento y
manipulación, es una estrategia de conservación-preventiva
que se plantea en desarrollo del Sistema Integrado de Con-
servación de acuerdo con la Ley General de Archivos y que
formulado como un Programa de Almacenamiento y/o Re-
almacenamiento se debe implementar en los diferentes pro-
cesos de organización de archivos. La mencionada Ley (Tì-
tulo IV. Administración de Archivos, Art. XI. Conservación
de documentos), establece la obligatoriedad de las entidades
públicas y de los funcionarios de archivo de implementar un
sistema integrado de conservación en cada una de las fases
del ciclo vital de los documentos que garantice la conserva-
ción del material de archivos. Tiene como objetivo funda-
mental apoyar la recuperación, conservación y difusión del
acervo documental de la nación, con el fin de servir a la co-
munidad y garantizar el ejercicio de los derechos y deberes
del ciudadano, haciendo de los documentos soportes básicos
para la toma de decisiones y elementos fundamentales del
patrimonio cultural de la nación.
Es importante enfatizar que en los archivos puede imple-
mentarse el uso de diferentes diseños para las unidades de
conservación, pero debe tenerse en cuenta que cumplan con
las especificaciones recomendadas en cuanto a diseño y uso
de materiales en su elaboración.
María Clemencia García
Coordinadora
Grupo de Conservación y Restauración
8.
9. Introducción
9
INTRODUCCIÓN
Las “Especificaciones para cajas y carpetas de Archivo” son una
respuesta a la necesidad de regular las características de diseño
y calidad en los materiales usados en su elaboración y que deben
cumplir las unidades utilizadas en el almacenamiento y la mani-
pulación de los documentos de archivo con soporte en papel, con
el fin de garantizar tanto su conservación física como el acceso a
la información registrada.
El uso de estas unidades busca garantizar la preservación y con-
servación de los documentos y disminuir el riesgo de deterioro
o pérdida al que pueden estar expuestos, los cuales están dados
principalmente por la manipulación, el depósito y la exposición
a las condiciones ambientales. Las cajas y carpetas de archivo, se
caracterizan por tener diseños funcionales y propiedades en los
materiales de producción de permanencia, durabilidad y estabili-
dad física y química. No obstante la utilización de estas unidades
de conservación no es la única estrategia adecuada para lograr la
prevención y control de los procesos de deterioro que pueden pre-
sentar los documentos; se requiere combinar su uso con una ma-
nipulación cuidadosa, unas condiciones ambientales estables y la
implementación de rutinas de mantenimiento periódico de áreas
de depósito. Por otro lado es necesario igualmente implementar
procesos de organización archivística ya que estos indican en gran
medida el tipo de caja a utilizar aunque es necesario anotar que
las referencias de archivo central e histórico no son restrictivas y
así el uso de las cajas y carpetas responden a las necesidades de
almacenamiento y manipulación de los archivos dependiendo de
los casos que presenten y que se requiera resolver.
El contenido de esta publicación está dividido en capítulos de
acuerdo con la referencia de la caja, la cual depende de su uso en
las diferentes etapas archivísticas del ciclo vital documental y de
las dimensiones tanto de los documentos como de la estantería en
la cual se van a depositar. De esta manera hay cajas para archivo
central ref:X200, ref.: AGN y ref.X300 y hay cajas para archivo
histórico ref:X100. De igual forma hay cajas para el almacena-
miento de documentos de mediano y gran formato y cubiertas
laterales que sirven para la conservación de libros, tomos o lega-
jos. El almacenamiento de los documentos en cajas debe ir com-
plementado con el uso de carpetas, por lo cual se hace referencia
a carpetas de cuatro aletas que permite almacenar sin tener que
perforar los documentos y carpetas plegadas por la mitad, cuyas
dimensiones se ajustan al tamaño de los documentos y que re-
quieren de una armada especial con el uso de adhesivos. Asimis-
mo se mencionan los sobres de archivo para el almacenamiento
de material documental.
Las Especificaciones tienen referentes en cuanto a los materiales
de elaboración y el diseño; los materiales tienen parámetros de
calidad que se establecen en términos generales y que fueron to-
mados entre otras de diferentes Normas Técnicas Colombianas.
Se hace referencia a la NTC 452:1999, Cajas de cartón corrugado.
Especificaciones, a la NTC 4436:1998, Papel para documentos de
archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad y la NTC
5397: Materiales para documentos de Archivo con soporte papel:
características de calidad. Estas normas técnicas utilizan referen-
cias a normas internacionales o nacionales, que enuncian los va-
10. Introducción
10
lores límites de las características cuantificables y la referencia a
métodos de ensayo para determinar o verificar estos valores. Las
dos últimas NTC mencionadas fueron trabajadas en conjunto con
el Icontec y el Comité de Conservación del Archivo General de la
Nación, como una estrategia para garantizar la especificidad de
los conceptos allí enunciados y su alcance a nivel nacional para
los procesos de certificación de calidad.
Los materiales referenciados en la publicación son de fácil con-
secución en nuestro medio a nivel nacional, lo que posibilita su
adquisición y por ende su utilización, garantizandose que la ade-
cuada preservación y conservación documental esté al alcance de
todos. Por otro lado es importante anotar, que los materiales con
los que se elaboran las carpetas y las cajas son “calidad de ar-
chivo” y poseen propiedades de estabilidad química, permanen-
cia, resistencia y durabilidad que los hace aplicables en todos los
climas y a diferentes niveles de humedad relativa y temperatura,
factor de trascendental relevancia en el país donde se cuenta con
divesos pisos térmicos y climas extremos.
Estos modelos han sido avalados por el Grupo de Conservación
y Restauración del Archivo General de la Nación a partir de la
investigación y revisión de los empleados en otros países y con la
asesoría de empresas nacionales. Estos diseños han sido difundi-
dos en las publicaciones y los instructivos que imparte el Archivo
General de la Nación en cumplimiento de la misión institucional
frente a la regulación de la política archivística nacional para el
caso de los archivos públicos o privados que cumplen funciones
públicas, regulando los programas de gestión documental y las
etapas de archivos de gestión, central e histórico a partir de los
conceptos de Archivo Total y Sistema Integrado de Conservación
(Ley General de Archivos –Ley 594 de 2000– y Reglamento Ge-
neral de Archivos). Por otro lado estos modelos se han aplicado
de manera exitosa en los Programas de Almacenamiento y Re-al-
macenamiento que se llevan a cabo con el acervo documental que
custodia el A.G.N. y compuesto por cerca de 13.000 m lineales
de documentos desde 1550 hasta nuestros días, con el uso de Ca-
jas para Archivo Histórico Ref:X100, Sobrecubiertas Laterales,
Cajas de Mediano y Gran Formato, Carpetas de Cuatro Aletas y
Carpetas para la Conservación de Mapas y Planos; de la misma
manera junto con las Carpetas de Cuatro Aletas principalmente,
se utilizan las cajas para Archivo Central Ref: AGN en la orga-
nización del Archivo Central de la Entidad y Cajas para Archi-
vo Central Ref: X200 y X:300 en los proyectos de organización y
custodia de los archivos de las Entidades Públicas en Liquidación
que le ha confiado al AGN el Gobierno Nacional.
Es importante apuntar que puede implementarse el uso de dife-
rentes diseños para las unidades de conservación que se usen en
los archivos y en las diferentes etapas del ciclo vital de los docu-
mentos, pero debe tenerse en cuenta que cumplan con las especi-
ficaciones recomendadas en cuanto a diseño y uso de materiales
en su elaboración.
María Clemencia García
Coordinadora
Grupo de Conservación y Restauración
Archivo General de la Nación
11. Programa de Almacenamiento Documental
11
PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL
A partir de la promulgación de la Ley General de Archivos 594 de 2000, se establece la responsabilidad de la administración
pública y de los funcionarios de archivo en la conservación de los documentos tanto en soporte papel como los producidos
con las tecnologías de avanzada. Para cumplir con este objetivo, se requiere garantizar espacios e instalaciones necesarias
para el correcto funcionamiento de los archivos, así como proporcionar adecuadas condiciones ambientales, mobiliario,
almacenamiento en unidades de conservación -como cajas y carpetas- y prácticas de manipulación y mantenimiento.
Con el fin de llevar a cabo este precepto legal, la Ley General de Archivos 594 de 2000, en el título XI., promulga la obli-
gación de implementar un Sistema Integrado de Conservación, en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Este Sistema se define como el conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema
de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus
documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documenta-
ción, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de
su ciclo vital. (Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos. Art 60)
Para implementar este Sistema, una estrategia fundamental de preservación y conservación lo constituye el adecuado alma-
cenamiento de documentos en cajas y carpetas dependiendo de las diferentes etapas del ciclo vital por las cuales atraviesa la
documentación de archivos: por eso se habla de Cajas para Archivo Central ( Ref: X200, X300 y AGN) y Cajas para Archivo
Histórico (Ref X100) ; éstas son acciones que se enmarcan en la denominada conservación-preventiva proceso mediante
el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental ya que se contemplan manejos administrativos, uso de
materiales adecuados, adopción de medidas específicas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento y depósito, uni-
dades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico entre otros factores. (Tomado de: Archivo General de la
Nación. Reglamento General de Archivos. Articulo 59. Parágrafo Primero)
La aplicación de los programas de conservación-preventiva se plantea luego de llevar a cabo un diagnóstico integral de ar-
chivos1
, en el cual se determinan las variables que directa e indirectamente inciden en la conservación de la documentación,
haciendo énfasis en la evaluación y control de las situaciones administrativas, las condiciones ambientales y las caracterís-
ticas de la documentación.
1 Ver Jaimes Luis Ernesto y García María Clemencia 2003. Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos. AGN.
12. Programa de Almacenamiento Documental
12
Los programas se formulan de acuerdo con los factores de alteración presentes y la intensidad de su manifestación y con-
templan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo.
Para llevar a cabo los programas de conservación-preventiva2
, se debe contar con un presupuesto anual basado en el cubri-
miento de prioridades reales, con proyectos y programas concretos de trabajo medibles y cuantificables y tiene que basarse
en la sensibilización a todo nivel y el trabajo en equipo. Los programas van a ajustarse dependiendo de las necesidades a
cubrir con el presupuesto asignado y las posibilidades reales que tiene la entidad para llevarlos a cabo.
Un Programa de Almacenamiento se debe formular conjuntamente con los planes de acción que desarrolla una entidad
y se debe coordinar con otros proyectos y programas que se lleven a cabo en las distintas dependencias y tendientes a la
adecuada conservación de los documentos. Los responsables de los archivos en las entidades, deben concertar desde las
Oficinas de Archivo y Correspondencia y a través de los Comités de Archivo, con las áreas administrativas lo relativo a la
adquisición y compra de materiales, no solamente de las cajas y las carpetas sino de los muebles y los estantes en los cuales
se va a almacenar la documentación. Es necesario cuantificar los metros lineales de documentos que tiene un archivo y que
se deben almacenar para determinar la cantidad de cajas y carpetas que se van a usar. Para esto se recomienda consultar
la NTC 5029. Medición de Archivos.
Igualmente se debe gestionar lo relacionado con las labores de mantenimiento y limpieza de éstas unidades con los elemen-
tos y procedimientos apropiados. Una parte importante lo constituye la aplicación, el uso y la adecuada manipulación que
debe hacerse de estas unidades en las oficinas y en las diferentes etapas de archivo las cuales se pueden difundir mediante
los manuales de funcionamiento de oficina y los Programas de Gestión Documental (Ley General de Archivos. Art. 22)
que se deben implementar en las entidades para el manejo de archivos en virtud de la aplicación del Acuerdo 049 de 2000
y sus actualizaciones por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento
2 En términos generales, los programas de Conservación-Preventiva son:
-Sensibilización y toma de conciencia
-Reproducción (preparación física de los documentos)
-Inspección y mantenimiento de instalaciones
-Control de condiciones ambientales
-Limpieza
-Control de plagas
-Almacenamiento, re-almacenamiento y empaste
-Primeros auxilios y reparaciones menores
-Prevención de desastres
Tomado de: Jaimes Luis Ernesto y García María Clemencia 2003. Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos. Archivo General de la Nación de Colombia
13. Programa de Almacenamiento Documental
13
General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Por otro lado los Programas de Alma-
cenamiento se deben igualmente tener en cuenta en la implementación del acuerdo 037 de 200 por el cual se establecen
las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, repro-
grafía y conservación de los documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.
El Programa de Almacenamiento de material de archivos contempla en términos generales los siguientes aspectos:
Situación (problema):
Documentación que presenta un sistema de almacenamiento inadecuado
•
Documentación que no presenta ningún tipo de almacenamiento
•
Unidades de conservación no adecuadas
•
Objetivos:
Planear, desarrollar, coordinar e implementar programas de organización, limpieza y mantenimiento documental
•
Identificar las carcaterísticas físicas de los documentos
•
Asociar los problemas de almacenamiento con lineamientos archivísticos
•
Gestionar recursos de acuerdo con las necesidades
•
Dirigido a:
Personal directivo responsable del manejo de los archivos en la entidad
•
Personal técnico y profesional encargado y relacionado con la manipulación de los archivos
•
Areas administrativas responsables de la adquisición de materiales para almacenamiento de los documentos.
•
Personal encargado de los depósitos donde se encuentra la documentación
•
14. Programa de Almacenamiento Documental
14
Campo de Aplicación:
Implementado a través de las Oficinas de Archivo y Correspondencia, mediante el Reglamento de Archivos, los Pro-
•
gramas de Gestión documental y los Comités de Archivo
Se debe garantizar el uso de cajas y carpetas adecuadas en la aplicación de las Tablas de Retención y de Valoración
•
Documental a través de la regulación de uso de materiales en las transferencias primarias y secundarias
Depósitos de archivo en entidades o empresas prestadoras de servicios de archivo
•
Oficinas
•
Salas de consulta
•
Espacios de manejo de procesos técnicos de organización documental
•
Consideraciones
Establecer las acciones de manejo de los documentos respecto a aspectos como perforación y empaste de las unidades
•
Determinar el número total o aproximado de las unidades que se requieren almacenar o re-almacenar (determinación en me-
•
tros lineales y en unidades)
Evaluar las tipologías o formatos específicos de documentos que requieren de almacenamiento especiales
•
Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario
•
Analizar y adecuar los espacios de elmacenamiento verificando las condiciones ambientales de las áreas
•
Elaboración de un presupuesto acorde con las necesidades
•
Adquisición de estanterías y otro tipo de mobiliario como planotecas y muebles de oficina para el manejo de los archivos de
•
gestión
Adquisición de unidades de almacenamiento acordes con la documentación a almacenar dependiendo de los formatos y tama-
•
ños: cajas para archivo de gestión, cajas para archivo histórico, sobrecubiertas laterales, carpetas y sobres.
Organización, inventario y clasificación del archivo
•
Implementación de procesos de almacenamiento durante el flujo documental en sus tres edades y en las diferentes oficinas y
•
áreas donde se maneja la documentación.
Acciones de limpieza y mantenimiento
•
Coordinar actividades de los demás programas de Conservación-Preventiva
•
15. Especificaciones para Unidades de Conservación
15
ESPECIFICACIONES PARA UNIDADES DE CONSERVACIÓN
CAJAS DE ARCHIVO
Función
Las cajas de archivo tienen la función de almacenar unidades como carpetas, legajos o libros. Su objetivo principal es pro-
teger la documentación del polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura ya que están
en contacto directo con el medio ambiente. Además sirven como barrera frente al agua y el fuego en el caso de un desastre
como inundación, presencia de goteras o incendio Por otro lado facilitan la manipulación y organización ya que se ubican
sobre estantes y al ir debidamente identificadas permiten una rápida consulta. Para el almacenamiento de documentos
sueltos, las cajas se deben usar con carpetas de material neutro o celuguías con carpetas de material neutro.
Diseño
Las cajas de archivo deben tener un diseño funcional, que permita la estabilidad termica y posibilite el intercambio y circu-
lación del aire pero sin incluir perforaciones o aberturas. Se deben tener en cuenta diseños que concuerden con el formato
y las dimensiones de los documentos. Se plantean diseños de cajas para ser usados dependiendo de las etapas del ciclo vital
por las cuales atraviezan los documentos: hay cajas para archivo central y cajas para archivo histórico. Las cajas para Archivo
Central Ref: X200 y Ref: AGN, por su sistema de abertura frontal (tipo nevera o puerta) permite que se puedan manipular
y consultar los documentos en la estantería donde están almacenados, lo cual es coherente con el uso constante de los do-
cumentos en esta etapa de su ciclo vital. Las cajas para Archivo Histórico que tienen abertura superior se utilizan para el
almacenamiento de documentos en su fase histórica, por lo cual se requiere que se dezplacen de la estanteria a una mesa para
su consulta, por lo tanto se usan en documentos que no tienen una manipulación frecuente.
El armado de las cajas se debe hacer preferiblemente con pliegues y ensambles, a partir de lengüetas que encajen mediante
presión (sistema de caja y espigo), con el fin de evitar la utilización de cintas adhesivas, adhesivos y ganchos metálicos.
16. Especificaciones para Unidades de Conservación
16
Solamente para el caso de cajas para archivo central (tipo X200 o X300). Que requieren al-
gún tipo de unión permanente, se puede optar por el uso de adhesivos que cumplan con las
especificaciones de la NTC 5397.2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en
papel. Características de calidad” numeral 4.9., así:
Los adhesivos deben formar una adhesión durable y permanente.
•
No debe alterar las propiedades de los materiales adheridos.
•
Deben ser resistentes al paso del tiempo, revesibles y estables en condiciones óptimas de
•
humedad relativa y temperatura
Los adhesivos deben impedir la propagación y contaminación por microorganismos, como hongos bacterias e insec-
•
tos.
El color de los adhesivos debe ser permanante, o sea no se debe decolorar, volverse oscuro o amarillo o producir man-
•
chas.
Se pueden usar adhesivos poliméricos plastificados como carboximetil celulosa, metil celulosa, alcohol polovinilico
•
(PVA) y acetato de polivinilo (PV Ac); éstos adhesivos deben tener un pH neutro o alcalino.
NO se debe utilizar adhesivos para el armado de cajas para Archivo Histórico (Ref: X100),
Sobrecubiertas Laterales y Cajas de Mediano y Gran Formato.
En el diseño de las cajas, en particular para las cajas de Archivo Histórico (Ref: X100), pero
también se puede implementar para las cajas de Archivo Central (Ref: X200), se debe
contar con aditamentos como aletas tipo fuelle que garantizan que las unidades al interior
se conserven verticales y así se evita su deslizamiento. Las aletas fuelle tipo al ir plegadas,
quedan en forma de “Z”.
Las cajas NO deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos y roedores.
Ensamble caja y espigo
Aleta Fuelle
17. Especificaciones para Unidades de Conservación
17
Las cajas para archivo en su interior deben tener un acabado de la superficie liso y suave y no deben tener pliegues o aristas en su
armado que produzca deterioro de los documentos que se almacenan en su interior.
Es necesario identificar las cajas en lugar visible para facilitar su ubicación, para ello se puede imprimir sobre una de las tapas
externas un rótulo con los datos básicos de identificación (como Caja Nº, Dependencia, Serie, Nº de Carpetas y Fechas) y en los
casos a que dé lugar con el logo de la entidad para reforzar los procesos de pertenencia institucional así:
Caja N° ______________
•
Dependencia ____________
•
Serie ______________
•
No de carpetas___________
•
Fecha ______________
•
Las cajas deben tener un acabado exterior liso y suave y con recubrimiento de pulpa blanca para garantizar una adecuada presen-
tación.
MATERIAL:
Los materiales con los cuales se elaboran las cajas e igualmente las carpetas para archivo deben tener unas características óptimas que
garanticen la adecuada conservación de los documentos que almacenan, deben tener lo que se denomina “calidad de archivo” es decir
poseer propiedades de permanencia, durabilidad y estabilidad física y química. Estos materiales deben ser durables o sea de resistentes
al uso, la manipulación y al deterioro cuando son sometidos a esfuerzos físico-mecánicos. Por otro lado, deben poseer estabilidad
química que es la propiedad de algunos materiales de no presentar reactividad química bajo condiciones ambientales estables, es decir,
materiales que no sufren transformaciones químicas tales como óxido-reducción, ácido/base e hidrólisis, entre otras. Igualmente deben tener
características de permanencia, esta es la capacidad de los materiales de conservar sus propiedades físicas y químicas a través del tiempo.
Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las cajas calidad de archivo -que para este caso es el
cartón corrugado con recubrimiento interno-, están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad.
(Ver Anexo)
18. Especificaciones para Unidades de Conservación
18
Estas especificaciones que se amplían en las normas citadas, se dan para los materiales “calidad de archivo” (cajas, carpetas y
sobrecubiertas laterales) en torno a valores con base en patrones de normas internacionales frente a las pulpas de fabricación, el
valor de pH, la reserva alcalina, el encolado, color, acabado, resistencia a la oxidación, resistencia al doblez y resistencia al rasgado.
Para el cartón corrugado con recubrimiento interno se dan especificaciones de resistencia a la compresión vertical, la resistencia al
aplastamiento horizontal, acabados y recubrimientos internos. Las especificaciones de los materiales, deben estar referenciadas en las
fichas técnicas que suministran los proveedores y que se deben solicitar cuando se van a adquirir los productos.
(Ver las especificaciones del cartón corrugado con recubrimiento interno en Cajas de Archivo Ref.: X100, X200, Archivo Central
AGN, X300, Cajas de Almacenamiento Horizontal y Sobrecubiertas Laterales)
19. Especificaciones para Unidades de Conservación
19
CARPETAS
CARPETAS DE CARTULINA
Función: Las carpetas de archivo deben proteger y sostener la documentación de la manipulación principalmente ya que están en contac-
to directo y permanente con los documentos y son el vehículo para el transporte y uso en la oficina. Se utilizan para almacenar folios sueltos
de formatos estándar tipo carta u oficio e igualmente se utilizan para almacenar documentos de gran formato como mapas, dibujos, etc. para
lo cual requieren ajustarse a los tamaños de los documentos que protegen.
Las carpetas deben almacenarse entre cajas de archivo y éstas a su vez en estanterías que se recomienda de tipo metálico con pintura
antioxidante. Para los archivos de oficina las carpetas deben almacenarse en muebles de madera inmunizada y complementarse con el uso
de carpetas colgantes.
Diseño: El diseño de las carpetas debe estar acorde con el volumen y las dimensiones de los documentos. Se debe evitar el uso de
adhesivos y armellas para sostener bandas elásticas para el cierre y que estén en contacto con los documentos ya que estos elementos
pueden deteriorar el material que se almacena.
Se pueden usar carpetas plegadas por la mitad para almacenar documentos de diferentes tamaños; igualmente se pueden utilizar
carpetas con bordes laterales tipo aletas que se pueden cerrar como solapas (carpetas de cuatro aletas), las cuales garantizan una
mayor protección a la documentación. Estas carpetas no requieren la utilización de adhesivos.
No se deben utilizar carpetas que requieran la perforación de los documentos y el contacto con el material metálico de los ganchos.
Para los archivos de gestión y que no van a tener una retención permanente pueden usarse ganchos plásticos teniendo en cuenta que
la perforación de los documentos no se haga sobre la información. Los documentos históricos NO se deben perforar.
Las carpetas deben tener la identificación del contenido en un lugar visible, utilizando una marquilla autoadhesiva impresa en tinta no
soluble al agua.
Material: Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las carpetas calidad de archivo están
dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397:2005
Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad. (Ver Anexo)
* [Reglamento General de Archivos, Acuerdo n°27 de 2006, Archivo General de la Nación]
20. Especificaciones para Unidades de Conservación
20
Las características de las cartulinas “calidad de archivo” deben ser óptimas ya que estas unidades están en contacto directo y permanente
con los documentos. Las calidades de permanencia, durabilidad y estabilidad física y química van a garantizar que el material documental
se preserve de manera adecuada a lo largo del tiempo e igualmente deben permitir que la manipulación sea fácil y la seguridad de
los documentos esté garantizada. Las cartulinas deben ser durables o sea resistentes al manejo de oficina, al uso, la manipulación
y al deterioro al ser sometidas a esfuerzos físico-mecánicos. Igualmente, al estar en contacto directo con los documentos, son muy
importantes las propiedades de estabilidad química y no presentar reactividad química bajo condiciones ambientales estables, no sufrir
transformaciones químicas como óxido-reducción, ácido/base e hidrólisis, entre otras. Las carpetas de archivo deben tener características de
permanencia, donde los materiales conserven sus propiedades físicas y químicas a través del tiempo.
Estas especificaciones, que se pueden ampliar en las normas citadas, se miden con valores de acuerdo a patrones internacionales a las
pulpas, valor de pH, reserva alcalina, encolado, color, acabado, resistencia a la oxidación, resistencia al doblez y resistencia al rasgado.
Estas características se deben pedir a los proveedores de material para los casos de adquisición de productos.
En el caso de las carpetas para almacenamiento de documentación de gran formato, se puede utilizar el ancho de los rollos de material
con el que se consigue el material o se pueden unir varias piezas de cartón o cartulina, usando cintas o telas como bisagras. El adhesivo de
las cintas o telas (con alto contenido de algodón o lino), debe cumplir con las especificaciones señaladas en el numeral 4.9.1., de la NTC
5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad, así:
Las cintas adhesivas deben ser reversibles o sea fácilmente removibles, tener un pH neutro, ser resistentes a la oxidación y no deben
-
producir manchas sobre los documentos.
Se debe consignar la identificación del contenido de la carpeta en un lugar visible.
(Ver las especificaciones de la cartulina en: Carpetas de cuatro aletas, Carpetas plegadas por la mitad y Sobres para Archivo)
21. Especificaciones para Cajas de Archivo
21
ESPECIFICACIONES PARA CAJAS DE ARCHIVO
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO -REF X100
Ref.: Archivo Histórico
Dimensiones internas: ancho: 11.5 cm. x alto: 25.5 cm. X largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 12.5 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 42.5 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la do-
cumentación.
Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.
Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se ela-
boran las cajas que para el caso se recomienda el cartón corrugado con re-
cubrimiento están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de
archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397
Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de
calidad. (Ver anexo)
Las principales especificaciones se anotan a continuación:
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la
compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y una resistencia mínima al
aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.
22. Especificaciones para Cajas de Archivo
22
Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7. Para
evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una
película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras ve-
getales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro o alcalino, debe ser insoluble en agua, no presentar
untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan
un recubrimiento cuyo único componente sea parafina.
Recubrimiento exterior: Con pulpa blanca, preimpreso con identificación de la entidad, logo y los siguientes ítems que se
adecúan dependiendo de las necesidades de la entidad:
Caja N°, Dependencia, Serie, No. de carpetas y Fecha.
Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Diseño: Por medio del plegado y el ensamble se obtiene una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Incluye una
apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de las unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
Su diseño facilita la producción en línea y su posterior armada al no involucrar adhesivos ni ganchos metálicos. Las cajas no
deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos.
24. Especificaciones para Cajas de Archivo
24
Ref.: Caja para Archivo Central AGN
Dimensiones internas: ancho: 13 cm. x alto: 24.8 cm. X largo: 35.8 cm.
Dimensiones externas: ancho: 13.3 cm. x alto: 25 cm. X largo: 36 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la docu-
mentación.
Diseño: Caja de apertura lateral con pliegue en el costado izquierdo y pestaña
para su apertura. El ensamble debe hacerse a partir de lengüetas que encajen
por presión (similar al sistema de caja y espigo), sin utilizar ningún adhesivo.
Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo, in-
sectos y roedores.
Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.
Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las cajas que para el caso se recomienda
el cartón corrugado con recubrimiento están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para
la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de
calidad. (Ver anexo)
Las principales especificaciones se anotan a continuación
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y
una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.
Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7,
para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por
una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras
25. Especificaciones para Cajas de Archivo
25
vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuo-
sidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan un
recubrimiento cuyo único componente sea parafina.
Recubrimiento exterior: on pulpa blanca, pre impreso en tinta negra con identificación de la entidad: logo y los siguientes
ítems que se adecúan dependiendo de las necesidades de la entidad: Caja N°, Dependencia, Serie, No. de carpetas y Fe-
cha.
Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
27. Especificaciones para Cajas de Archivo
27
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO- REF X200
Ref.: Caja Para Archivo Central
Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. X largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 40 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documenta-
ción.
Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña
para su manipulación. Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entra-
da de polvo e insectos.
Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.
Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las
cajas que para el caso se recomienda el cartón corrugado con recubrimiento están
dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la per-
manencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo
con soporte papel. Características de calidad. (Ver anexo)
Las principales especificaciones se anotan a continuación:
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión
vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento hori-
zontal de 2 kgf/cm2.
Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material
28. Especificaciones para Cajas de Archivo
28
tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos,
el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película trans-
parente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión
de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH
neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar
adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan un
recubrimiento cuyo único componente sea parafina.
Recubrimiento exterior: (opcional) con pulpa blanca, pre impreso en tinta negra con
identificación de la entidad: logo y los siguientes ítems que se adecúan dependiendo de
las necesidades de la entidad: Caja N°, Dependencia, Serie, No. de carpetas y Fecha.
Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas
abrasivas u otras imperfecciones.
30. Especificaciones para Cajas de Archivo
30
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO- REF X300
Ref.: Caja Para Archivo Central
Dimensiones internas: ancho: 44.5 cm. x alto: 25.5 cm. X largo: 32.5 cm.
Dimensiones externas: ancho: 45 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 33 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la do-
cumentación.
Diseño: Incluye base y tapa suelta; la base con agarraderas laterales para
manipulación. Lleva pestañas de ensamble, doble cartón en el fondo, en los
cuatro costados de la base y en dos costados de la tapa. Las cajas no deben
tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos.
Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.
En caso de utilizar estantería industrial, realice la tapa con kraft de pared doble.
Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las cajas que para el caso se recomienda
el cartón corrugado con recubrimiento están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para
la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de
calidad. (Ver anexo)
Las principales especificaciones se anotan a continuación
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y
una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.
31. Especificaciones para Cajas de Archivo
31
Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este
material tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido
a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior cons-
tituido por una película transparente de material inerte con base en ceras
neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La
película debe ser químicamente estable, con un pH neutro, debe ser insolu-
ble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia
sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan un
recubrimiento cuyo único componente sea parafina.
Recubrimiento exterior: (opcional) con pulpa blanca, pre impreso en tinta
negra con identificación de la entidad: logo y los siguientes ítems que se
adecúan dependiendo de las necesidades de la entidad: Caja N°, Dependen-
cia, Serie, No. de carpetas y Fecha.
Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de
partículas abrasivas u otras imperfecciones.
34. Especificaciones para Cajas de Archivo
34
ESPECIFICACIONES SOBRECUBIERTAS LATERALES
Ref.: Sobrecubiertas Laterales
Dimensiones: Estas son las dimensiones para el almacenamiento de libros o legajos tamaño oficio; las dimensiones se deben
ajustar para el tamaño carta u otro tamaño según necesidad.
Externas armada: Largo: 39 cm
Ancho: 29 cm
Pestaña corte del libro alto: 6.5 cm
Pestaña lomo del libro alto: 3.5 cm
Internas armada: Largo: 38.5 cm
Ancho: 27.5 cm
Pestaña corte del libro alto: 5.5 cm
Pestaña lomo del libro alto: 3.5 cm
Dimensiones desarmada: Largo: 50.5 cm
Ancho: 50
Función: Las sobrecubiertas son dos tapas separadas que se utilizan para proteger y sostener la documentación que se en-
cuentra encuadernada o empastada. Facilita la manipulación de los documentos que presentan problemas con las costuras,
debilitamiento del cuerpo y/o de la cubierta de las unidades y deterioros en los empastes o encuadernaciones.
Diseño: Son bandejas de cartón plegadas que se arman a través de ensambles que encajan por presión, similar al sistema
de caja y espigo, por lo cual no requieren del uso de adhesivos. Se utilizan por pares y se ajustan en cada una de las caras
de la encuadernación o empaste a almacenar. Se anudan con cinta de faya la cual se coloca en forma de cruz abarcando los
cuatro costados de la unidad.
35. Especificaciones para Cajas de Archivo
35
Las bandejas tienen una cara longitudinal con pestaña, la cual se coloca en el
lomo de la encuadernación o empasta y tiene por objeto dejar visible la identifi-
cación de la unidad.
Material: Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se
elaboran las sobrecubiertas laterales (que para este caso es el cartón corrugado
con recubrimiento interno), están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para docu-
mentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y en la NTC
5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de
calidad. (Ver anexo)
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y
una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.
Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7,
para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por
una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras
vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuo-
sidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan un
recubrimiento cuyo único componente sea parafina.
Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Material de la cinta de faya: Es una cinta textil utilizada para ajustar y amarrar las Sobrecubiertas Laterales pero también
se puede utilizar para agrupación de documentos pero que deben llevar una base y tapa de material rígido para evitar raz-
gaduras de las primeras y últimas hojas. También se usa para facilitar la manipulación de legajos voluminosos que presen-
ten desgarros. La cinta de faya debe ser de mínimo 2 cm de ancho, sus fibras deben ser de naturaleza sintética (mezcla de
poliéster y algodón) y el color no debe solubilizarse al entrar en contacto con el agua.
37. Especificaciones para Cajas de Archivo
37
ESPECIFICACIONES CAJAS PARA ALMACENAMIENTO HORIZONTAL
Ref.: Cajas para documentos de mediano formato
Dimensiones
Tapa
Dimensiones internas: largo: 60 cm x ancho: 44 cm x alto: 8 cm
Dimensiones externas: largo: 60,5 cm x ancho: 44 cm x alto: 8,5 cm
Base
Dimensiones internas: largo: 57,5 cm x ancho: 41 cm x alto: 8 cm
Dimensiones externas: largo: 58 cm x ancho: 43 cm x alto: 8,5 cm
Estas medidas se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las cajas que para el caso se recomienda
el cartón corrugado con recubrimiento están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para
la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de
calidad. (Ver anexo)
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y
una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.
Recubrimiento interno. Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7,
para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por
38. Especificaciones para Cajas de Archivo
38
una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras
vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuo-
sidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan un
recubrimiento cuyo único componente sea parafina.
Diseño: Tapa con bisagra de apertura a 15 cm del borde, para facilitar la consulta y retiro de la documentación.
41. Especificaciones para Cajas de Archivo
41
ESPECIFICACIONES CAJAS PARA ALMACENAMIENTO HORIZONTAL
Ref.: Cajas para documentos de gran formato
Tapa
Dimensiones internas: largo: 88 cm x ancho: 61 cm x alto: 8 cm
Dimensiones externas: largo: 88,5 cm x ancho: 62,5 cm x alto: 8,5 cm
Base
Dimensiones internas: largo: 87 cm x ancho: 59 cm x alto: 8 cm
Dimensiones externas: largo: 87,5 cm x ancho: 60 cm x alto: 8,5 cm
Estas medidas se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Diseño: Tapa con bisagra de apertura a 15 cm del borde, para facilitar la introducción y el retiro de la documentación.
Material: Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las cajas que para el caso se
recomienda el cartón corrugado con recubrimiento están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel.
Características de calidad. (Ver anexo)
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y
una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.
Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7,
para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por
42. Especificaciones para Cajas de Archivo
42
una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras
vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuo-
sidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan un
recubrimiento cuyo único componente sea parafina.
Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Recubrimiento exterior: (opcional) con pulpa blanca, pre impreso en tinta negra con identificación de la entidad: logo y
los siguientes ítems que se adecúan dependiendo de las necesidades de la entidad: Caja N°, Dependencia, Serie, No. de
carpetas y Fecha.
45. Especificaciones Carpetas de Archivo
45
ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO
Ref.: Carpetas con Solapas Laterales
(Carpeta Cuatro Aletas)
Dimensiones:
Total: Ancho: 69.5 cm. X largo: 69.5 cm.
De la base central: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.
De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.
Ancho: 25.5 cm. X largo: 35 cm.
De las aletas superiores: Ancho: 22.5 cm. X largo: 17cm.
Material: Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las carpetas, están dadas en la
NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Mate-
riales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad. (Ver anexo)
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, peróxidos y sulfuro
Resistente al doblez y al rasgado
46. Especificaciones Carpetas de Archivo
46
De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a
la abrasión y ser insolubles en agua.
La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas
u otras imperfecciones. Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de
mínimo 240 g/m2 o de propalcote de 300 g/m2 o 320 g/m2.
Reserva alcalina: Si la cartulina tiene reserva alcalina, debe estar entre 3 % y
5 %, expresada como carbonato de calcio.
Encolado: Se debe utilizar un encolado neutro o alcalino (pH >7); en ningún caso debe contener alumbre-colofonia.
Color: Los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles cuando se sumerja la cartulina en agua por
48 horas. El material en almacenamiento no debe decolorarse más de 5 puntos de brillo, cuando se expone en el equipo
Sunlighter II por 96 horas, o cuando se expone por 36 horas a un fadeómetro.
Resistencia a la oxidación: La cartulina debe tener un número Kappa menor a 5. Debe estar libre de partículas metálicas,
ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, peróxidos y sulfuro (< 0,000 8). Elementos como el hierro y el cobre deben
estar por debajo de 30ppm y de 1ppm, respectivamente.
Resistencia al doblez: La cartulina debe tener una resistencia al doblez de por lo menos 2,55 en cualquier dirección (a má-
quina o transversal), cuando se determine con el instrumento Schopper, o por lo menos de 2,30 cuando se determine con
los instrumentos Lhomargy, Khöler- Molin y MIT.
Las muestras deben estar acondicionadas a 23°C y 50% de humedad relativa, como se describe en la norma.
NOTA: Una resistencia al doblez de 2.55 (Schopper) corresponde a un número de doblez de aproximadamente 355. Una resis-
tencia al doblez de 2.30 (Lhomargy, Khöler- Molin y MIT) corresponde a un número de doblez de 200.
Resistencia al rasgado: La cartulina debe tener una resistencia al rasgado de 200 gf por hoja (Método Elmendorf).
47. Especificaciones Carpetas de Archivo
47
Diseño: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que do-
blan al interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre
los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La
capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios. No debe incluir adhesivos,
cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
Se debe consignar la identificación de su contenido en un lugar visible y de acuerdo
con el diseño adoptado.
Para el almacenamiento de los documentos se debe colocar primero la pestaña más
larga y sobre ésta la pestaña más corta sobre la que se coloca la identificación; no se
deben almacenar más de doscientos folios por carpeta.
49. Especificaciones Carpetas de Archivo
49
Ref.: Carpetas Plegadas por la mitad
Dimensiones
Ancho de la cartulina: 45,5 cm
Largo de la cartulina: 35 cm
Ancho cubierta posterior: 23,5 cm
Este ancho incluye una pestaña de 1,5 cm para la identificación
Ancho cubierta anterior: 22 cm
Diseño: plegada por la mitad
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Material: Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las
carpetas, están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte
papel. Características de calidad. (Ver anexo)
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, pe-
róxidos y sulfuro
50. Especificaciones Carpetas de Archivo
50
Resistente al doblez y al rasgado
De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolu-
bles en agua
La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones. Se
recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 color amarillo o de propalcote de
300 g/m2 – 320 g/m2
Se puede igualmente utilizar cartulina bond blanca para los casos de almacenamiento de archivos de
gestión al usar guías o celuguias en los archivadores horizontales. Las carpetas en cartulina bond blan-
ca sirven de barrera entre los documentos y las carpetas de soporte que se usan en la oficina y que son
comunmente elaboradas en papel kraft, el cual es un material ácido.
Carpetas para conservación de mapas y planos: A continuación se describen tres diseños de carpetas para el almacena-
miento de mapas y planos. Es importante tener en cuenta que las dimensiones de estos documentos deben ajustarse a
alguno de los diseños descritos y no se deben elaborar formatos intermedios.
Carpetas plegadas por la mitad
La carpeta permite el almacenamiento de mapas y/o planos hasta 48 x 68cm. Lo reco-
mendable es almacenar una unidad por cada carpeta, sin embargo, cuando varios planos
pertenecen al mismo tomo, legajo o proyecto –si sus características físicas lo permiten-,
pueden almacenarse hasta 10 en la misma carpeta.
Carpetas de conservación para almacenamiento de mapas y/o planos con formato superior al medio pliego pero inferior a
100X70cm: Para elaborar las carpetas, se debe tener en cuenta que el tamaño de las mismas debe ser superior a las dimen-
siones del mapa o plano mínimo en 4cm por cada uno de sus lados (largo y ancho), con el fin de evitar deterioros durante
la manipulación. Posteriormente deben ser almacenadas en planotecas.
51. Especificaciones Carpetas de Archivo
51
Procedimiento para la elaboración:
a- Medir la obra largo por el ancho, con una regla metálica o un metro.
b- Cortar una tira de tela de mapas o cinta textil autoadhesiva de 6 cm. de ancho por el largo del pliego (100cm).
c- Unir los dos pliegos con la tira de tela de mapas por el largo, reactivando el adhesivo que tiene la tela con alcohol
polivinílico de alta viscosidad preparado al 12%; para el caso de la cinta textil autoadhesiva no es necesario el uso
de adhesivo. La tira debe colocarse únicamente en la parte externa de la carpeta, de tal forma que queden por el
anverso y reverso 3 cm.
d- Poner peso a lo largo de la unión para evitar deformaciones.
e- Con la ayuda del Catálogo de la Sección Mapas y Planos se procede a elaborar la ficha de identificación.
Carpetas que superan los 100 x 70cm hasta un máximo de 2 m.
Se siguen los mismos pasos del procedimiento anterior, pero se tiene en cuenta que será necesario hacer algunas uniones a
cada pliego. Esta unión se hace de la siguiente forma:
Ejemplo: para una carpeta de 150 x 70 cm
-100 cm - + -50 cm -
-70 cm- Unión con tela de mapas para
completar las dimensiones de la
carpeta
53. Especificaciones Carpetas de Archivo
53
ESPECIFICACIONES SOBRES PARA ARCHIVO
Ref.: Sobres para archivo
Dimensiones:
Tamaño carta: Ancho: 22.5 cm
Tamaño carta: Largo: 29 cm
Estas dimensiones incluyen plegado lateral o central de 2 cm con adhesivo y pestaña superior de 3.5 cm para cierre.
Tamaño oficio: Ancho: 29 cm
Tamaño oficio: Largo: 35 cm
Estas dimensiones incluyen plegado inferior de 2 cm con adhesivo y pestaña superior de 4.5 cm para cierre.
Ancho cubierta anterior: 22 cm
Diseño: Material plegado en cuatro dobleces, adherido en dos puntos lateral o central e inferior. Lleva una aleta superior
de seguridad para cierre y un corte en v debajo de la aleta de seguridad que facilita la manipulación de los folios que se
almacenan en su interior.
Material: El papel calidad de archivo, debe cumplir con las especificaciones dadas en el numeral 4 de la NTC 4436: 1999.
Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
Se puede utilizar papel bond blanco de 90 gr o 150 gr según necesidad o de gramage superior.
54. Especificaciones Carpetas de Archivo
54
El adhesivo de las cintas o telas (con alto contenido de algodón o lino), debe cumplir con las especificaciones señaladas en
el numeral 4.9.1., de la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad, así:
Las cintas adhesivas deben ser reversibles o sea facilmente removibles, tener un pH neutro, ser resistentes a la oxidación
•
y no deben producir manchas sobre los documentos.
55. Anexos
55
ANEXOS
Anexo 1
TERMINOS Y DEFINICIONES
Tomado de: Reglamento General de Archivos (Acuerdo 027 de 2006)
ICONTEC. NTC 5397:2005. Materiales para documentos de Archivo con soporte en papel. Características de Calidad.
Almacenamiento: Acción de guardar sistemáticamente los documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de con-
servación apropiadas.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes para la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investiga-
ción y la cultura.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización
y consulta administrativa.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los docu-
mentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión
del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisi-
ción o por expropiación.
56. Anexos
56
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado
en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de
interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación
de un servicio público por entidades privadas.
Calidad de archivo: Término utilizado para designar a aquellos materiales que garantizan la conservación de los docu-
mentos de archivo debido a sus propiedades de permanencia, durabilidad y estabilidad física y química.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preserva-
ción.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su producción o recepción, has-
ta su disposición final.
Conservación de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información
que contiene.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los docu-
mentos de archivo.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material causada por el
envejecimiento natural u otros factores.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma y medio utilizado.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
57. Anexos
57
Durabilidad: Resistencia de los materiales al uso, la manipulación y al deterioro cuando son sometidos a esfuerzos físico-
mecánicos.
Ensamble de caja y espigo: Unión de piezas mediante el ajuste de un extremo saliente o espigo que entra en una cavidad
denominada caja.
Estabilidad química: Propiedad de algunos materiales de no presentar reactividad química bajo condiciones ambientales
estables, es decir, materiales que no sufren transformaciones químicas tales como óxido-reducción, ácido/base e hidrólisis,
entre otras.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
Folio: Hoja.
Formato: Tamaño de un documento según sus dimensiones de largo y ancho.
Los siguientes estándares de formatos se han establecido para definir las dimensiones de las unidades de almacenamien-
to:
Formatos básicos: Documentos que se encuentren entre las siguientes dimensiones:
Superior a: 3,7 cm de largo x 5,2 cm de ancho.
Inferior o igual a: 27,9 cm de largo x 21,6 cm de ancho (conocido comúnmente como tamaño carta).
Mediano formato: Documentos que se encuentran entre las siguientes dimensiones:
Superior a: 27,9 cm de largo x 21,6 cm (conocido comúnmente como tamaño carta).
Inferior o igual a: 56 cm de largo x 40 cm de ancho.
Gran formato: Documentos que se encuentran entre las siguientes dimensiones:
Superior a: 56 cm de largo por 40 cm de ancho.
Inferior o igual a: 160 cm de largo por 90 cm de ancho.
58. Anexos
58
Superior a gran formato: Documentos que superen las siguientes dimensiones:
60 cm de largo x 90 cm de ancho.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organiza-
ción de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
[Ley 594 de 2000]
Permanencia: Capacidad de los materiales de conservar sus propiedades físicas y químicas a través del tiempo.
Reserva alcalina: Compuesto remanente de naturaleza básica, como el carbonato de calcio o el carbonato de magnesio,
que neutraliza la acidez del papel generada por su envejecimiento natural o por causa de la contaminación atmosférica.
Resistencia: Magnitud máxima que un material es capaz de soportar en oposición a una fuerza.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que asegura el mantenimiento
adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sobre: Unidad de conservación a manera de bolsillo con aleta para cierre, que protege la documentación de las condicio-
nes ambientales y la manipulación.
Sobrecubiertas laterales: Unidad de conservación compuesta por un par de bandejas de cartón que se acoplan a las tapas
de aquellos documentos que presentan deterioros en su empaste o encuadernación.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene una unidad archivística, de tal forma que garantiza su preservación e iden-
tificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otras: carpetas, cajas, libros o tomos.
59. Anexos
59
ANEXO 2
ESPECIFICACIONES PARA MATERIALES CALIDAD DE ARCHIVO
Tomado de: ICONTEC. NTC 5397:2005. Materiales para documentos de Archivo con soporte en papel. Características de
Calidad.
PAPEL CALIDAD DE ARCHIVO
El papel calidad de archivo debe cumplir con las especificaciones dadas en el numeral 4 de la NTC 4436:1999. Papel para
documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, excepto el requisito relativo al gramaje; éste se
acepta de 75 g/m2 .
CARTÓN CALIDAD DE ARCHIVO
Pulpas: El cartón debe estar libre de pulpas recicladas (ASTM D 1030:1999), lignificadas (NTC 998: 1975 o TAPPI 222:
2002) y libre de cloro residual según el Método Mohr (TAPPI 611:1997).
Valor pH: El valor pH del cartón debe ser neutro o alcalino (pH ³ 7) según (TAPPI T 509: 2002 o ISO 6588: 1992).
Reserva alcalina: Si el cartón tiene reserva alcalina, debe estar entre 3 % y 5 %, expresada como carbonato de calcio según
(TAPPI T 553: 2000 o ISO 10716:2003 o ASTM D 4988:2001).
Nota: Una mol de ácido es equivalente a 0.5 moles de carbonato de calcio ó 50 g de CaCO3, 1% de carbonato de calcio
corresponde a una reserva alcalina de 0.2 mol /Kg (TAPPI T 553: 2000 o ISO 10716:2003 o ASTM D 4988:2001).
Encolado: Se debe utilizar un encolado neutro o alcalino (pH ³ 7); en ningún caso debe contener alumbre-colofonia (TAPPI
T 408:1997).
Color: Los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles cuando se sumerge el cartón en agua por 48
horas. El material en almacenamiento no debe decolorarse más de 5 puntos de brillo (TAPPI T 452:2002) cuando se expone
en el equipo Sunlighter II por 96 horas (TAPPI T 461:2000), o cuando se expone por 36 horas a un fadeómetro (ASTM D
3424:2001).
60. Anexos
60
Acabado: El cartón debe tener un acabado liso, suave y libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Resistencia a la oxidación: El cartón debe tener un número Kappa menor a 5 (TAPPI T 236: 1999 o ISO 302:2004). Debe
estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, peróxidos y sulfuro (< 0,000 8 %) (TAP-
PI T 406:2004). Elementos como el hierro y el cobre deben estar por debajo de 30 ppm y de 1 ppm, respectivamente (TAPPI
T 266:2002).
Resistencia al doblez: El cartón debe tener una resistencia al doblez de por lo menos 3,3 en cualquier dirección (a máquina
o transversal), cuando se determine con el instrumento Schopper, o por lo menos de 3 cuando se determine con los instru-
mentos Lhomargy, Khöler- Molin y MIT.
Las muestras deben estar acondicionadas a 23°C y 50% de humedad relativa, como se describe en la norma ISO 187:2002.
El cálculo y la determinación de la resistencia al doblez se realizarán como se describe en la norma ISO 5626:2003.
Nota: Una resistencia al doblez de 3,3 (Schopper) corresponde a un número de doblez de aproximadamente 1995. Una
resistencia al doblez de 3 (Lhomargy, Khöler- Molin y MIT) corresponde a un número de doblez de 1000. Obsérvese que
la resistencia al doblez es el logaritmo (en base 10) del número de dobles pliegues requeridos para causar la ruptura de la
muestra, cuando es probada bajo condiciones estándar de presión. Un doble pliegue es una oscilación completa de la mues-
tra de prueba cuando es doblada primero hacia atrás y luego hacia delante sobre la misma línea, y el número de doblez es
el antilogaritmo (en base 10) de la media de la resistencia al doblez.
Resistencia al rasgado: El cartón debe tener una resistencia al rasgado de 200 gf por hoja (Método Elmendorf) (TAPPI
T414:2004 o ISO 1974: 2002).
Nota: Una unidad de gramos fuerza (gf) equivale a 9.81 miliNewtons (mN) (ISO 1974:2002).
CARTÓN CORRUGADO CON RECUBRIMIENTO INTERNO
Resistencia a la compresión vertical: El cartón corrugado debe tener una resistencia a la compresión vertical (RCV) de 790
ó 930 kgf/m, determinada según (NTC 973:1997 o NTC 4183:1997 o NTC 5272:2004).
61. Anexos
61
Resistencia al aplastamiento horizontal: El cartón corrugado de pared sencilla debe tener una resistencia mínima al aplas-
tamiento horizontal de 2 kgf/cm2 (NTC 452:1999) determinada según (NTC 1066:1988).
Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave y libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7.
Para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por
una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras
vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro (pH = 7), debe ser insoluble en agua, no presentar
untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan
un recubrimiento cuyo único componente sea parafina.
CARTULINA CALIDAD DE ARCHIVO
Pulpas: La cartulina debe estar libre de pulpas recicladas (ASTM D 1030:1999), lignificadas (NTC 998:1975 o TAPPI 222:
2002) y libre de cloro residual según el Método Mohr (TAPPI 611:1997).
Valor pH: El valor pH de la cartulina debe ser neutro o alcalino (pH ³ 7) según (TAPPI T 509:2002 o ISO 6588:1992).
Reserva alcalina: Si la cartulina tiene reserva alcalina, debe estar entre 3 % y 5 %, expresada como carbonato de calcio
según (TAPPI T 553: 2000 o ISO 10716:2003 o ASTM D 4988:2001).
Nota: Una mol de ácido es equivalente a 0.5 moles de carbonato de calcio ó 50 g de CaCO3, 1% de carbonato de calcio
corresponde a una reserva alcalina de 0.2 mol /Kg (TAPPI T 553: 2000 o ISO 10716:2003 o ASTM D 4988:2001).
Encolado: Se debe utilizar un encolado neutro o alcalino (pH ³7); en ningún caso debe contener alumbre-colofonia (TAPPI
T 408:1997).
Color: Los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles cuando se sumerja la cartulina en agua
por 48 horas. El material en almacenamiento no debe decolorarse más de 5 puntos de brillo (TAPPI T 452:2002), cuando
se expone en el equipo Sunlighter II por 96 horas (TAPPI T 461:2000), o cuando se expone por 36 horas a un fadeómetro
(ASTM D 3424:2001).
62. Anexos
62
Acabado: La cartulina debe tener un acabado liso, suave y libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Resistencia a la oxidación: La cartulina debe tener un número Kappa menor a 5 (TAPPI T 236:1999 o ISO 302:2004).
Debe estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, peróxidos y sulfuro (< 0,000 8 %)
(TAPPI T 406:2004). Elementos como el hierro y el cobre deben estar por debajo de 30ppm y de 1ppm, respectivamente
(TAPPI T 266:2002).
Resistencia al doblez: La cartulina debe tener una resistencia al doblez de por lo menos 2,55 en cualquier dirección (a má-
quina o transversal), cuando se determine con el instrumento Schopper, o por lo menos de 2,30 cuando se determine con
los instrumentos Lhomargy, Khöler- Molin y MIT.
Las muestras deben estar acondicionadas a 23°C y 50% de humedad relativa, como se describe en la norma ISO 187:2002.
El cálculo y la determinación de la resistencia al doblez se realizarán como se describe en la norma ISO 5626:2003.
Nota: Una resistencia al doblez de 2.55 (Schopper) corresponde a un número de doblez de aproximadamente 355. Una
resistencia al doblez de 2.30 (Lhomargy, Khöler- Molin y MIT) corresponde a un número de doblez de 200. Obsérvese que
la resistencia al doblez es el logaritmo (en base 10) del número de dobles pliegues requeridos para causar la ruptura de la
muestra, cuando es probada bajo condiciones estándar de presión. Un doble pliegue es una oscilación completa de la mues-
tra de prueba cuando es doblada primero hacia atrás y luego hacia delante sobre la misma línea, y el número de doblez es
el antilogaritmo (en base 10) de la media de la resistencia al doblez.
Resistencia al rasgado: La cartulina debe tener una resistencia al rasgado de 200 gf por hoja (Método Elmendorf) (TAPPI
T414:2004 o ISO 1974:2002).
Nota: Una unidad de gramos fuerza (gf) equivale a 9.81 miliNewtons (mN) (ISO 1974:2002).
63. Anexos
63
ANEXO Nº 3
TABLA DE UNIDADES Y SIMBOLOS
UNIDAD SIMBOLO
Gramos G
Kilogramos Kg
gramos fuerza Gf
Centímetros Cm
kilogramos fuerza Kgf
kilogramos fuerza por centímetro cuadrado kgf/cm2
potencial de Hidrógeno pH
partes por millón Ppm
ANEXO 4
NORMATIVA SOBRE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DEL MATERIAL DOCUMENTAL
- Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Ley General de Archivos”
TÍTULO IV: ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Art. 13. Instalaciones
TÍTULO XI: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Art. 46. Conservación de documentos
Art. 47. Calidad de los soportes
64. Anexos
64
Art. 48. Conservación en nuevos soportes
Art. 49. Reproducción de documentos
- Acuerdo 07/1994. Reglamento General de Archivos
CAPÍTULO VII “Conservación de los Documentos”
Art. 59. Conservación preventiva, conservación y restauración documental
Art. 60. Conservación integral de documentación de archivos
Art. 61. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos
Art. 62. Responsabilidad de la información de archivos
Art. 63. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación
Art. 64. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo
Art. 65. Conservación de documentos originales
- Acuerdo 011/1996. Establece criterios de conservación y organización de documentos.
- Acuerdo 005/1997. Establece los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que
presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegaje de la do-
cumentación de las entidades públicas.
- Acuerdo 037/2002. Establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósi-
to, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y
sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
65. Anexos
65
- Acuerdo 047/2000. Desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del Reglamento
General de Archivos sobre “Restricciones por razones de Conservación”.
- Acuerdo 048/2000. Desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de
Archivos sobre “Conservación Preventiva, Conservación y Restauración Documental”.
- Acuerdo 049/2000. Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de
Archivos sobre “Condiciones de Edificios y Locales destinados a Archivos”.
- Acuerdo 050/2000. Desarrolla el artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de
Archivos sobre “Prevención de Deterioro de los Documentos de Archivo y Situaciones de Riesgo”.
- Circular No. 13 (Octubre 12 de 1999). Producción documental: Uso de tintas de escritura.
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN DE COLOMBIA. Reglamento General de Archivos. Bogotá, 1994.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Ley General de Archivos. Bogotá. 2000.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdos nº 47,48,49,50 de 2000 y 37 de 2002 (versiones actualizadas).
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Instructivo Especificaciones de Cajas y Carpetas de Archivo. Laboratorio
de Restauración, Grupo de Conservación y Restauración. Bogotá. Versiones 2000- 2009.
GARCÍA MARIA CLEMENCIA. Conservación-preventiva en archivos de gestión. Con-tacto n° 6: Archivo General de la Nación de
Colombia. Laboratorio de Restauración. 1997.
ICONTEC. NTC 4436:1998. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. Bogotá
ICONTEC. NTC452:1999. Cajas de cartón corrugado. Especificaciones. Bogotá.
66. Anexos
66
ICONTEC. NTC 5397:2005. Materiales para documentos de Archivo con soporte en papel. Características de Calidad. Bogotá
JAIMES LUIS ERNESTO Y GARCÍA MARÍA CLEMENCIA. Pautas para diagnóstico integral de Archivos.Archivo General de la
Nación. Laboratorio de Restauración. 2003.
LOAIZA MYRIAM. Documentación de gran formato: soluciones para su almacenamiento. Boletín. Con-tacto n° 9: Archivo General de
la Nación de Colombia. Laboratorio de Restauración. 2001.
PAEZ FABIO. Los frutos en vaina. Unidad de Conservación. Boletín Con-tacto nº 8.Archivo General de la Nación de Colombia. Labora-
torio de Restauración. 1999.
67.
68. Archivo General de la Nación - Colombia
Establecimiento Público adscrito al Ministerio de Cultura
Carrera 6a Nº 6-91 - Tel.: 3282888 Email: contacto@archivogeneral.gov.co
Página Web: www.archivogeneral.gov.co
Bogotá, D.C. - Colombia