El director de un proyecto enfrenta insatisfacción de los involucrados a pesar de que todo se realizó según lo planificado, lo que evidencia una disociación entre expectativas y resultados. Esta situación es común en los proyectos, donde las altas expectativas iniciales pueden llevar a desilusión al concluir. La clave para evitar este dilema radica en establecer un buen inicio, donde las expectativas sean sociabilizadas y ajustadas a la realidad mediante un taller de lanzamiento con todos los interesados.

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Una vez más, estaban todos reunidos. El director de proyecto informaba sobre los
avances, el cumplimiento de los objetivos y los arreglos finales para la entrega del
edificio. Era un momento muy especial, el final podía sentirse.
Todo se cumplió de acuerdo a lo planificado, los desvíos estaban justificados. El director
del proyecto se alistaba, muy satisfecho, para recibir elogios y aplausos. Pero antes,
quedaba realizar un recorrido por el edificio construido.
El clima de conformidad que se vivió durante la presentación se enrareció. Surgió un
reclamo, luego otro, otro y así, se reprodujeron entre casi todos los presentes. Que las
ventanas eran bajas, las vistas al exterior muy sesgadas, la superficie de los dormitorios,
los materiales adquiridos y una larga lista, fueron cuestionados.
El director del proyecto estaba perturbado, había definido y planificado todo de acuerdo a
lo que le trasmitieron, el proyecto arquitectónico, las compras de materiales, los costos,
todo, todo había sido concretado de forma impecable.
Esta escena, parece no tener sentido, todo había tenido un control preciso y cerraba con la
planificación. Pero, los involucrados claramente no estaban satisfechos, había algo que
evidentemente falló.
Pues bien ¿dónde está ese fallo?
Esta pregunta el director de proyecto se la debe de haber realizado de forma inmediata,
tal como seguramente nos la planteamos cualquiera de nosotros.
Es notoria la disociación entre lo que algunos de los involucrados esperan y el resultado
logrado, esperaban otra cosa…
“El éxito en la dirección de proyectos es la apreciación de los resultados
de dicha dirección por las partes involucradas” (International Project
Management Association, 2009)
Esta definición que aporta el IPMA1
sobre el éxito en la dirección de proyectos refuerza la
idea de que en esta situación estamos lejos del éxito.
Profundizando en ese concepto que plantea, el éxito se acerca más a la percepción que los
involucrados tienen a través de los sentidos o lo que piensan. Esta apreciación que se
canaliza internamente en cada uno de ellos, se planta sobre la base de las expectativas
iniciales.
Parece claro que las personas que cuestionaron los resultados no vieron colmadas sus
expectativas, aún cuando el trabajo de planificación y seguimiento había sido impecable.
Hay una manifiesta disociación entre las expectativas de los involucrados y la realidad que
presenta el proyecto culminado. Podrá ser porque las expectativas depositadas eran muy
ambiciosas y no fueron moderadas, o sencillamente porque fueron obviadas por la
dirección de proyecto.
¿Cómo es posible llegar a estas instancias en esta situación?
Es necesario aclarar que no se trata de un caso excepcional el descripto, suelen producirse
en los proyectos este tipo de contrastes entre expectativas y realidad de algún
involucrado.
1 IPMA: International Project Management Association
El lanzamiento y el éxito
por Fabricio de Paula

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Esto se debe principalmente a que el inicio de los proyectos, se vive en una atmósfera de
optimismo que muchas veces es hasta exacerbado, hay tanto entusiasmo que, en algunas
ocasiones, se toma distancia de la realidad misma.
Este escenario, que se produce en los momentos iniciales, se conjuga también con un alto
nivel de incertidumbre, muchos supuestos e información escasa, por lo que no es dificil
que se cifren expectativas infundadas.
¿Cómo afrontar este dilema?
La premisa pasa por establecer un buen inicio, con ello construimos las bases de proyectos
de éxito.
Este inicio no es más que un buen Lanzamiento, una de las competencias técnicas que
define el IPMA.
El lanzamiento, es una instancia que se realiza en formato taller, donde se convocan a los
involucrados relevantes y ahí se abordan y definen los elementos constitutivos centrales
del proyecto, donde las expectativas, los requisitos e intereses de los involucrados son
centrales.
Algunos puntos que deben estar son:
 Sociabilizar las expectativas de involucrados.
 Ajustar las expectativas a la realidad.
 Definir claramente los requisitos necesarios.
 Alinear los objetivos.
 Informar los objetivos.
 Definir las fases del proyecto.
 Asegurar los recursos necesarios.
 Aprobar el plan de dirección.
Una vez que en el Taller de Lanzamiento se definen las directrices principales del proyecto,
son moderadas las expectativas y asegurados los objetivos, se conforma el Acta de
Constitución de Proyecto.
Así pues, con un punto de partida donde participaron los interesados, donde se definió e
informó de forma precisa que deben de esperar de este proyecto y que no esperar, se
podrán avanzar en las próximas fases del proyecto sobre una plataforma más segura.
Al cierre del proyecto, tendremos así, un escenario mucho más reconocible, donde las
expectativas están ajustadas a los objetivos del proyecto. Se evita entonces disociaciones
al estilo de la compartida al comenzar este artículo, donde no fueron “ajustadas” las
expectativas de los involucrados y pese a un gran trabajo de dirección del proyecto, se
vivió un fracaso. -