formal email

1. Email formal
Un email siempre contiene entre 4-5 partes:
1. Un saludo y un párrafo corto para explicar la intención del email.
2. De 2 a 3 párrafos para los temas (tasks) que se te pida que abordes. Dependiendo de
cuántos tasks se te indique en las instrucciones.
3. Un párrafo corto para cierre y una despedida
No olvides planificar el email
Toma unos pocos minutos para determinar los diferentes párrafos en los que vayas a organizar
el correo, y añade palabras clave para ayudarte a determinar la estructura.
Recuerda que un email formal:
• Es dirigido hacia un profesor, compañero de trabajo, jefe, etc.
• Siempre debe ser profesional
• No se deben usar contracciones. Por ejemplo: don’t, haven’t, I’m, isn’t
• No se debe escribir con mayúsculas
• Utiliza vocabulario formal y frases formales. No utilices un registro coloquial o informal,
recuerda, no va dirigido a un amigo(a)
• Presta atención a la gramática y la puntuación adecuadas
• Lee lo que has redactado por lo menos 2 veces antes de entregarlo.
Formato del email:
1. Saludo
Si sabemos el nombre del
destinatario
Si no sabemos el nombre del
destinatario
Si va dirigido a un
departamento específico
 Dear Mr. Smith/Ms.
Smith
(solo el apellido)
 Dear Sir/Madam
 To whom it may
concern
 Dear Hiring Manager
 Department of
HH.RR.
 Maintenance
Assistants
✘No se dice nunca “hello, hi, how are you?” ... etc.
Es importante tener en cuenta que un email debe ser conciso. La primera frase, que es la frase
de apertura, puede ser un saludo si la situación lo permite.
Sin embargo, en un email formal lo mejor es ‘ir directo al grano’.

2. Para especificar la intención del email:
2. Párrafos centrales o del cuerpo
Dependiendo del tema, deberás desarrollar un máximo de 4 párrafos. Cada párrafo se referirá
a un tema en específico (task). También es importante que plantees al menos una pregunta
para favorecer la comunicación de vuelta.
Frases que podemos usar:
 As you may know… (Como tal vez usted sepa…)
 It is important for me to… (es importante para mí…)
 _Safety in aviation_ is a serious matter to me (__eeee__ es un asunto importante
para mí)
 This topic concerns me because… (Este tema me preocupa/me importa porque…)
 Recently, I was asked to… (Recientemente, se me pidió que…)
Esta será la parte que más dependa de ti, ya que el vocabulario variará completamente
dependiendo de lo que se te pida que escribas.
Si hemos tenido contacto previo con la
persona. Por ejemplo, estamos contestando
a un email, o hemos hablado por teléfono, o
en una reunión acordamos hablar sobre X
tema por correo electrónico
Si es la primera vez que nos dirigimos a esa
persona, estamos tomando la iniciativa de la
comunicación.
Si estamos contestando a un correo
electrónico:
 Thank you for your prompt response
(gracias por su rápida respuesta)
 Further to the previous email
(continuando con el email anterior…)
Si estamos escribiendo sobre algo que ya
habíamos hablado anteriormente:
 Further to our meeting today
(continuando sobre lo que hablamos
en la reunión de hoy)
 Further to our telephone
conversation (continuando sobre lo
que discutimos en la llamada
telefónica)
Si estamos contestando a una solicitud/tarea
que se nos ha pedido que realicemos:
 Further to your request (de acuerdo
con su petición).
Presentarnos:
 My name is Leticia Castillo and I
work in the _____ department… (Mi
nombre es___ y trabajo en el
departamento de ______...
 My name is _____ and I am writing
on behalf of… (Mi nombre es___ y le
escribo de parte de…)
Decir la intención del correo (por qué
estamos escribiendo):
 I am writing in reference to... (le
escribo en referencia a…)
 I am writing in regards to… (le
escribo con respecto a…)
Pedir Información:
 I am writing to ask/inquire about…
(le escribo para pedirle/solicitar…)
Dar Información:
 I am writing to inform you that… (le
escribo para informarle que…)

3. 3. Cierre
En esta parte corresponde un párrafo corto para dar un cierre al correo. Aquí deberías
especificar si tienes alguna petición, agradecer por el tiempo o solicitar una respuesta.
 Thank you for your assistance with… (gracias por su ayuda con…)
• Thank you for your time and I look forward to hearing back from you. (Gracias por su
tiempo y espero tener noticias de usted.)
• Please feel free to call or email me if you have any questions. (Por favor, no dude en
llamarme o enviarme un email si tiene alguna pregunta.)
• I would appreciate it if this could be taken care of promptly. (agradecería si este asunto
pudiera ser resuelto pronto/sin ninguna dilación.)
 I can be contacted on _626******_ (me puede contactar a través del número…)
 I look forward to hearing from you soon. (espero tener noticias de usted pronto.)
4. Despedida
Esta es la última parte del email, en la cual debes despedirte con las “fórmulas” que existen en
inglés
Si conocemos al destinatario Si no sabemos quién es el
destinatario
Si queremos agradecer
• Sincerely,
Leticia Castillo
• Best regards,
Leticia Castillo
 Yours truly,
Leticia Castillo
 Yours faithfully,
Leticia Castillo
• Thank you,
Leticia Castillo
No olviden tener en cuenta el resto de vocabulario formal que ya
conocen para el report y que les puede ser de ayuda.
También señalar el mismo consejo que con el report: escribe un email
formal siguiendo estos pasos; no vayas al examen sin haber hecho al
menos una redacción. No te llevará más de 20-30 minutos y te ayudará
mucho.