El taller trata sobre el diseño y control de formularios. Se discutirán temas como qué es un formulario, sus objetivos y tipos. También se explicará el programa de diseño y control de formularios, el cual incluye tres puntos: estudio, diseño y control. El objetivo es mejorar la eficiencia administrativa a través de la optimización de los formularios existentes.

1. TALLER SOBRE
DISEÑO Y CONTROL DE
FORMULARIOS
Ofrecido por:
Felícita Rosario Viera
Directora Sistemas y Procedimientos
Universidad de Puerto Rico / Recinto de Río Piedras

2. TEMAS DEL TALLER
* ¿Qué es un formulario?
* Objetivos del formulario
* Tipos de formularios
* Programa de Diseño y Control
de Formularios
Felícita Rosario Viera 2
Taller Diseño y Control de Formularios

3. ¿Qué es un formulario?
Es un documento impreso o
disponible en la página electrónica
“web site” de la agencia; de uso
contínuo, con información
preimpresa y espacios en blanco
para escribir datos.
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Taller Diseño y Control de Formularios

4. ¿Qué es un formulario?
• Un formulario forma parte de un
procedimiento específico.
• Refleja los objetivos, actividades y
tareas rutinarias de las unidades que
los usan.
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Taller Diseño y Control de Formularios

5. Objetivos del formulario
• Eliminar duplicidad de esfuerzo.
• Facilitar el trabajo.
• Reducir costos.
• Proveer uniformidad en los datos que se
registran, informan o analizan en una
agencia.
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Taller Diseño y Control de Formularios

6. Tipos de formularios
• Uso interno de la agencia, con
un fin administrativo o de un
programa determinado.
Hoja de trámite
• Uso interdepartamental o
interagencial, se combinan las
operaciones de varios
departamentos o agencias.
Factura entre cuentas
• Distribuidos por los Gobiernos
Estatal y Federal para uso
mandatorio de las agencias.
Verificación Elegibilidad Empleo- I-9
• Distribuidos por agencias para
generar informes al Jefe de
Agencia o Gobernador, en
virtud de leyes y reglamentos.
Petición presupuestaria
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7. Programa de Diseño y
Control de Formularios
• Objetivos
• Propósitos
• Beneficios
• 3 puntos
• Diseño del formulario
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Taller Diseño y Control de Formularios

8. Objetivos del Programa
• Mejorar los formularios
existentes.
• Uniformar o consolidar varios
formularios.
• Eliminar formularios
duplicados o innecesarios.
• Atemperarlos a los cambios
tecnológicos.
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Taller Diseño y Control de Formularios

9. Propósitos del Programa
• Implantar cambios en la
estructura de la agencia.
• Establecer sistemas y
procedimientos nuevos o
revisarlos.
• Realizar estudios de
simplificación de procesos.
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10. Beneficios del Programa
Ahorro en tiempo
Ahorro en dinero
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11. Beneficios del Programa
Lograr eficiencia en la labor administrativa
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12. Beneficios del Programa
Mejoras a los
sistemas,
procedimientos y
servicios.
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13. 3 puntos del Programa
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Taller Diseño y Control de Formularios
1. Estudio 2. Diseño
3. Control

14. 3 puntos del Programa
Estudio
Analizar el propósito del
formulario a base de:
4. Alcanzar objetivos
5. Determinar: duplicidad
consolidación
eliminación
1. Simplificar labores
2. Economizar tiempo
3. Uso estimado
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15. 3 puntos del Programa
Diseño
¿Satisface el uso y necesidad de la unidad o unidades?
¿Qué características tendrá?
¿Cuál material se usará?
¿Cuántas copias?
¿Se adapta al propósito
del formulario?
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16. 3 puntos del Programa
Control
Codificación
Preparar expediente y
tarjeta (archivos)
Determinar cantidades
máximas y mínimas
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17. DISEÑO DEL FORMULARIO
(Ver documento impreso)
• Factores a considerar
• Reglas básicas
• ¿Cómo diseñar un formulario?
• Hoja de cotejo
• Práctica – (evaluar un formulario)
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18. Felícita Rosario Viera 18
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