Este documento describe la gestión por procesos como una herramienta para mejorar centros educativos. Explica conceptos clave como la norma ISO, el modelo EFQM y cómo se aplican los procesos en empresas y centros educativos. Además, detalla las etapas para identificar y clasificar procesos, y las herramientas como fichas de procesos y manuales de procedimientos para planificarlos. Finalmente, cubre temas como la medición e indicadores para la mejora continua según el modelo de la norma ISO 9001.

1. TOPIC: Gestión por procesos: herramienta para la mejora de centros educativos.
TEACHER: Miguel V. Ponce, M.S.
STUDENTS: Villa Vasquez, Aura Veronica/ Zhiminaicela Pesantez, Angel Oswaldo (coordinator)/
Angelo Alexis Salazar Munoz.
DATE: 29/06/2017

2. I. INTRODUCCION A LA GESTION POR PROCESOS
Norma ISO
Modelo EFQM
EMPRESAS
CENTROS EDUCATIVOS
• Óptimo para empezar la
dinámica de la gestión de la
calidad
• Útil para propósitos de
"garantía contractual"
• Enfoque pasado en procesos
• Bueno para autoevaluación
• Compara entre organizaciones
• Gestiona todos los procesos
• Se toma en cuenta 9 criterios
para la gestión

3. GESTION DE
PROCESOS
• Orientación de las
actividades
• Asignación y
organización del trabajo
• Evaluación y
rendimiento de los
resultados
COMPROMISO Y
PARTICIPACIÓN DE
DIRECTIVOS
• Es un deber dirigir
• Asignación de personal
de tareas y tiempos
• Evaluación del proceso
BASE
METODOLÓGICA
• Planificación
=Herramientas
• Ampliación =Formación
• Evaluación =Indicadores
• Revisión =Mejora

4. II. PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
• Es la razón para existir. Responde:
¿Por qué existe el establecimiento?,
¿Por qué debe seguir existiendo?
LA MISIÓN
• La percepción y proyección del
futuro del establecimiento.
Responde: ¿Dónde quiero llegar?
LA VISIÓN
• Ideas y principios para alcanzar la
imagen deseada.LOS VALORES

5. TOMAR EN CUENTA
Información debe ser: Suficiente, exacta y
completa
Compartir La Misión, La Visión y Los Valores con
todo el equipo
Socializar con los participantes exteriores tales como:
estudiantes, padres de familia, colaboradores.
Revisar el cumplimiento de La Misión, La Visión
y Los Valores constantemente

6. VISIÓN Y MISIÓN DEL CENTRO EDUCATIVO
ANALISIS
EXTERNO
ANALISIS
INTERNO
Demografía
Social
Tecnología
Políticas
Legales
Rivales
Amenazas
Posición
Capacidad
Infraestructura
Procesos
Marketing
Planificación
Habilidades
Futuro
Relaciones
Estructuras
GLOBAL
CAPACIDADES
COMPETENCIAS
VALORES

7. III. IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE PROCESOS
5 FASES
IDENTIFICACIÓN INVENTARIO CLASIFICACIÓN MAPA SELECCIÓN
1 2 3 4 5
1. IDENTIFICACIÓN
Proceso entre Recursos y actividades que transforman elementos
de entrada en elementos de salida con valor agregado.
2. INVENTARIO
Y
FORMAN:
PROVEEDORES PROCESO CLIENTES
Entradas Recursos Salidas
PRINCIPAL SUBPROCESOS
CATÁLOGO DE PROCESOS

8. CLASIFICACIÓN
3
• Determinan planes
• ENTRADAS: Información,
Recursos.
• SALIDAS: Planes,
operativos y de gestión.
ESTRATÉGICOS
• De "gestión"
• Organizar, proveer,
coordinar
• Emplea personal,
instalaciones,
documentación,
financiación.
SOPORTE
• De "negocio"
• Proporciona Servicios
• Actividades que se
relacionan con el exterior
CLAVES

9. MAPA
4 Imagen que expresa la estructura de
gestión.
PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
• Demandas
• Grupos
• Clientes
• Personal
• Propiedad
• Sociedad
• Legislación
ESTRATÉGICOS
CLAVE
SOPORTE
E
X
T
E
R
I
O
R

10. SELECCIÓN
5
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO (F. C. E.)
• Están relacionados con La Visión
• Urgente sistematización por la desestructuración
• Evaluación está por debajo de lo previsto
• Se debe implementar PLANES DE MEJORA
MISION,VISION, VALORES
MAPA DE
PROCESOS
FACTORES
CRÍTICOS DE
ÉXITO
PLANES DE
MEJORA

11. IV. HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
PROCESOS
FICHA DE
PROCESOS
SUBPROCESOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Para:
Definir:
FINALIDAD DEL PROCESO
• ¿A quién?
• Necesidades
• Objetivos
DIAGRAMA DE FLUJO
Interrelación entre:
• Procesos, y
• Subprocesos
INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN
• Método de Medida
• Responsable
• Frecuencia
• Valores
• Alcance
• Criterios

12. FICHA DEL PROCESO -Manuales de procedimiento.
• EL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: que se represente la interrelación que pudiera existir entre los
diferentes subprocesos del proceso, y descender hasta la identificación de las actividades englobadas dentro
de cada proceso.
• LOS INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN DEL PROCESO: es imprescindible disponer de éstos para poder
evaluar el nivel de desempeño de los procesos identificados en nuestro centro educativo.
 en la Ficha de Procesos deberemos incluir, para su definición, los siguientes conceptos:
• Nombre del indicador (p.ej. tasa de aprobados)
• Método de medida (p.ej. recuento del porcentaje de alumnos aprobados sobre el total de alumnos
matriculados, por cada curso)
• Responsable de la medida (p.ej. tutor de cada curso)
• Frecuencia de la medida (p.ej. trimestralmente)
• Valores de referencia (p.ej. valor mínimo 60 %, y valor deseable 90 %).

13. Un posible modelo para elaborar Fichas de Procesos podría responder a la siguiente
estructura:

14. HERRAMIENTAS PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS.
MANUALES DE PROCEDIMIENTO
Debería contener los siguientes conceptos:
• Descripción de la ACTIVIDAD: tener en cuenta la info necesaria para poder realizar la actividad
correctamente.
• Descripción de los RESPONSABLES: que deben intervenir en cada una de las secuencias
identificadas especificándose claramente si deben ejecutar, revisar o aprobar la actividad
correspondiente.
• Definición de las EVIDENCIAS: se generan tras la realizacion de la
actividad.

15. IMPLANTACION DE LOS PROCESOS
• Implantar de manera adecuada el Sistema y organización por procesos desarrollado no es tarea
sencilla, y en ella influyen innumerables factores que deberemos tener en cuenta:
1. Es prioritario el compromiso ejemplificador por parte de la Dirección del Centro.
2. Se aconseja una implantación con mucho ORDEN, esto es, que se vaya implicando a los diferentes
estamentos del centro con mucha seguridad y a su debido tiempo.

16. MEDICION Y MEJORA DE LOS PROCESOS
Características que debe tener un buen indicador:
• Debe ser cuantificable en alguna forma de expresión numérica (bien
número absoluto o un porcentaje)
• Se deben poder identificar fácilmente
• Sólo se debe medir aquello que es importante
• Se deben comprender muy claramente
• Un mal indicador es mejor que ninguno
• Lo que importa es el “paquete” de indicadores: Sistema de medida
• Un dato aislado no es significativo, lo interesante es el análisis de las
TENDENCIAS
• No deben ser demasiados (“si tiene demasiados, es como si no tuviera
• ninguno”).

17. La medición de un proceso la podemos abordar del siguiente modo:

18. • Para la completa medición de un proceso se debe definir un “Paquete de Indicadores” lo
suficientemente completo y ágil de forma que tengamos información significativa y
relevante sobre el grado de evolución (o mejora) del proceso. En cualquier caso, deberán
obtenerse datos de tipo objetivo y de tipo subjetivo.
• Para la gestión integrada del conjunto de indicadores emplearemos un cuadro que
denominamos PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (también llamado Cuadro de
Mando, Parrilla de Datos, etc.). El Plan de Seguimiento y Medición nos permitirá
Disponer de los resultados de los indicadores de manera agrupada, y así
facilitará el proceso de toma de decisiones para la mejora.

19. Un modelo de plan de Seguimiento y Medicion:

20. PROCESOS PARA LA MEJORA SEGÚN ISO 9001:2000.
• La norma ISO 9001 pretende implantar, un conjunto de procesos
relacionados con la mejora continua de manera que, esa gestión por
procesos planteada tenga una retroalimentación permanente,
basándose –como mínimo- en información procedente de la
satisfacción del cliente externo (básicamente alumnos, padres y
familiares en un Centro educativo.

21. Un modelo de gestion:

22. La norma ISO 9001 es una permanente búsqueda de la mejora
continua de los procesos educativos basándonos en cinco grandes grupos de requisitos:
• 1. La definición de un Sistema de Gestión de Calidad basado en un sistema documentado y completo, cuya
piedra angular es el denominado Manual de la Calidad.
• 2 . La definición de un conjunto de Responsabilidades lideradas por la Dirección del centro que incluya la
orientación hacia el cliente, la definición de la Política del centro.
• 3. La gestión de los Recursos, básicamente los necesarios para prestación de los servicios educativos: el
personal, la infraestructura y el ambiente de trabajo.
• 4. La planificación y desarrollo controlado de los procesos para la Prestación de los Servicios educativos
• 5. La Medición, el Análisis y la Mejora de los procesos en base al seguimiento y medición de los indicadores
de la satisfacción y rendimiento de los procesos.

23. “bloques”
de requisitos a implantar para seguir el modelo de gestión de calidad propuesto por la
norma ISO 9001.

24. la implantación de un conjunto de procesos para la
mejora que deben ser “construidos” en torno a este núcleo básico que configuran los
procesos educativos

25. La norma ISO 9001 exige que, para que el
proceso de mejora continua de un centro educativo sea sólido y sistemático, deberían
existir procesos para:
 La definición y seguimiento de objetivos anuales de mejora
 La gestión del personal), al menos en lo relativo a su
cualificación, formación y sensibilización.
 La gestión de la infraestructura
 El control de la documentación y de los registros
 La medición y seguimiento de los procesos
 La gestión de las incidencias y las reclamaciones de los clientes
 La gestión para la realización de auditorías internas
 La aplicación de medidas para la mejora operativa del centro: acciones
correctivas, y acciones preventivas
 La revisión anual por la Dirección del grado de eficacia del Sistema
implantado en el centro

26. “Sello de Calidad”
 Es un reconocimiento público y notorio a que los sistemas de gestión de
nuestro centro educativo
 Es una “obligación asumida” públicamente, puesto que a partir de su
concesión entra en vigor un proceso de seguimiento anual que es, si cabe,
más duro que la obtención inicial.
 Es una herramienta de cohesión y motivación interna, más que una amenaza
por la presión del auditor.
 Es una señal diferenciadora respecto a nuestros competidores, que además
podrá reforzar la “sensación de afinidad”

27. LA EXCELENCIA
Desarrollado por un Centro
educativo que disponga de un
buen Sistema de Gestión de
Calidad certificado por un
organismo acreditado,
equivaldría a una puntuación
cercana a 300 en el modelo
EFQM.

28. Bajo este planteamiento, entiendo que el Modelo de Excelencia de la EFQM (y la
aplicación de su esquema REDER), constituye la mejor orientación para guiar la gestión de
nuestro centro educativo hacia mayores cotas de:
Alumnos, padres y familias, personal del
centro, entorno social en el que el centro se desenvuelve, entidad titular, etcétera.

29. CATÁLOGO GENERAL DE PROCESOS
EDUCATIVOS

30. EJEMPLO DE FICHA DEL PROCESO GESTIÓN DE
CALIDAD

31. Conclusión
• Cuando las escuelas deciden innovar, se aventuran en
un proceso de cambio permanente y cotidiano. Y sólo
cambian, innovan, aquellas escuelas que
reconociendo sus carencias toman la decisión de
trazar un camino que las conduzca de una situación no
deseada a una situación ideal, conmoviento
creativamente las bases de sustentación de la
institución.