tecnicas adminsitrativas

1. TÉCNICAS
ADMINISTRATIVAS

3. ADMINISTRACIÓN
CIENCIA SOCIAL que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por
medio de una estructura y a través del esfuerzo coordinado.
Es un PROCESO que consiste en la planeación, organización, dirección y control para así
lograr alcanzar los objetivos determinados, utilizando para ellos recursos económicos,
humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.
El PROPÓSITO ESTRATÉGICO se enfoca en el ambiente interno de la organización, e
implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes para darles impulso y
aprovecharlos al máximo y de esta manera alcanzar sus metas en el ambiente competitivo

4. ELEMENTOS DE UNA EMPRESA
Son el conjunto de medios que sirve
para realizar la actividad
empresarial, con el fin de alcanzar los
objetivos propuestos
-ELEMENTOS
HUMANOS: Este
grupo está formado
por los trabajadores,
socios/empresario.
ELEMENTOS
MATERIALES: Este
grupo lo forman aquellos
bienes vinculados a la
actividad productiva
ELEMENTOS
INMATERIALES: Son
denominados intangibles,
es decir, no se puede tocar
porque carecen de cuerpo
físico.

5. TÉCNICAS
Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas,
métodos para lograr un resultado dado. Son importantes en
todos los campos de la actividad. Sin lugar a dudas también
tiene importancia den la administración.
TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS
Son métodos efectivos de administración que ayudan a
desarrollar un lugar de trabajo productivo. No existe
una sola técnica de administración que funcione en todas las
situaciones, por lo que es importante familiarizarse con más
de una.

6. PRINCIPIOS DE LAS TÉCNICAS DE
ADMINISTRACIÓN
VER LAREALIDAD
PLANIFICAR
UTILIZAR CAPITALPROPIO
CONTROLAR ELINVENTARIO
CONOCERALCLIENTE
SER ELLÍDER DE SU EMPRESA

7. TÉCNICAS
TRADICIONALES
OBSERV
ACIÓN
PERSONAL
Esta es la técnica de control
más tradicional. Permite
recopilar información de
primera mano sobre el
desempeño de los empleados.
Crea una presión
psicológica sobre los
empleados para que se
desempeñen mejor y así
consigan alcanzar bien sus
objetivos.
INFORMES
ESTADÍSTICOS
Es el análisis general de
informes y datos, que se
utilizan en forma de
promedios, porcentajes,
indicadores, correlaciones
Presentan
información sobre el
desempeño de la
organización en las
diversas áreas.

8. TÉCNICAS MODERNAS
TÉCNICAS DE LA FILOSOFÍA KAIZEN FÁCILES DE APLICAR
Las cinco “S” del método Kaizen
5 pasos básicos a dar para implementar la metodología Kaizen dentro de las empresas, el objetivo es lograr lugares
de trabajo más organizados, limpios y productivos.
El ciclo PDCA o círculo de Deming
Se apoya en un sistema de cuatro pasos
El método de “los 5 por qué”
Descubrir el origen de los problemas para alcanzar una solución duradera.
KAIZEN
Se basa en la idea de que
pequeñas acciones, realizadas
de forma organizada y
continua, pueden hacernos
alcanzar objetivos muy
importantes.
La finalidad de la metodología
Kaizen es lograr metas y
objetivos de forma gradual y
continuada. Ningún día debe
pasar sin una cierta mejora.

9. LAS CINCO “S” DEL MÉTODO KAIZEN
Seiri (clasificar): diferenciar entre lo útil y lo inútil
Seiton (organizar): ordenar lo útil asignando un nombre
y una ubicación fija
Seiso (limpiar): limpiar el espacio de trabajo a diario
Seiketsu (estandarizar): cuidar la higiene personal para
evitar la aparición de suciedad y desorden.
Shitsuke (autodisciplina): fomentar la autodisciplina
El ciclo PDCA
Plan (planificar): analizar el estado de nuestra empresa y fijar unas metas claras
Do (hacer): implementar el plan definido en base a un calendario
Check (comprobar): analizar el grado de cumplimiento de los objetivos para identificar ineficiencias y corregir
Act (actuar): aplicar las medidas correctoras que correspondan y estudiar sus resultados con el objetivo de crear un
nuevo plan
El método de “los 5 por qué” - EJEMPLO
¿Por qué? Porque se pidieron hace muy poco tiempo y no ha
dado tiempo debido al volumen de trabajo
¿Por qué? Porque faltan los datos de los comerciales
¿Por qué? Falta el albarán del cliente más importante
¿Por qué? Porque la persona encargada ha estado de vacaciones
y se ha retrasado su lanzamiento.
¿Por qué? Porque el sistema con el que hacemos los gráficos ha
fallado.

10. CALIDAD
TOTAL
Implica la participación continua de
todos los trabajadores de una
organización en la mejoría del
desarrollo, diseño, fabricación y
mantenimiento de los productos y
servicios que ofrece.
Calidad es en definitiva, no solo la
calidad intrínseca del producto, es
rapidez y satisfacer las necesidades del
cliente, entregar pedidos y facturar
correctamente y una amplia respuesta de
nuestros servicios post-venta.
Orientación al cliente.
Liderazgo y coherencia en los objetivos.
Gestión por procesos y hechos.
Desarrollo e implicación de las personas.
Aprendizaje, innovación y mejora continuos y a
largo plazo.
Desarrollo de alianzas.
Responsabilidad social.
8 PRINCIPIOS DE LACALIDAD TOTAL FACTORES CLAVES EN LACALIDAD TOTAL
Orientación hacia los resultados.
Atención al cliente. Tanto al cliente interno como al externo.
Dedicación total. Todos los miembros de la empresa girando
en torno a la calidad.
Evaluación. Establecer puntos de partida, formas de evaluar
procesos y resultados, puntos críticos, indicadores de costos.
Apoyo sistemático. Liderar el proceso, comunicaciones,
sistemas gerenciales.
Mejora continua. Prevenir e innovar,

11. REQUERIMIENTOS
Todo integrante de la empresa debe estar informado y comprometido en el
logro de un buen desempeño.
Participación creativa y eficaz en la consecución de los propósitos
planteados.
Capacitar y entrenar continuamente en filosofías y técnicas de calidad.
Comprender y solucionar problemas y decisiones que afecten a los clientes.
Inmediata respuesta y reducción de los ciclos en los procesos de trabajo.
Diseño de procesos con calidad.
Reducción de desperdicios, problemas y costos.

12. CARACTERÍSTICAS
Los trabajadores se sienten responsables no sólo por su
tarea, sino por hacer que la organización funcione mejor.
El individuo se transforma en un agente activo de
solución de sus problemas.
El trabajador toma decisiones en lugar de ser un simple
duplicador de órdenes.
Las organizaciones se diseñan y rediseñan para facilitar
la tarea de sus integrantes
EMPOWERMENT
La toma de decisiones ya no depende de
una sola persona, sino que los
trabajadores poseen la autoridad, crítica
y responsabilidad necesarias para llevar a
cabo sus labores cotidianas.
Poder = Responsabilidad
(P=R)
RESULTADOS
Mejora el desempeño de los equipos de trabajo.
Genera mayor nivel de productividad y producción
Incrementa la satisfacción de los clientes.
Se logra un mejor desempeño frente a la competencia.
Se logra un mejor desempeño frente a la competencia.
Promueve la colaboración y participación activa de los integrantes
Potencia el trabajo en equipo y la toma de decisiones inmediatas
Favorece la rápida toma de decisiones.
Involucra al personal para ofrecer calidad al cliente.
Mejora los servicios.
Faculta al empleado para tomar decisiones.

13. Este tipo de opción posibilita resultados y requiere de criterios
estratégicos basados en la idea de repensar la empresa. Es un
proceso de anticipación y preparación
DOWNSIZING
Es una herramienta de
reestructuración empresarial
Tiene como objetivo ayudar a las
organizaciones a lograr su tamaño
óptimo y la estructura adecuada.
TIPOS
Reactivo
Sin un estudio acucioso de la situación. Los problemas que se
derivan de esta posición son, reducción de la planta de personal
sólo por respuesta, ambiente y clima laboral inadecuado, alto
impacto negativo en la eficiencia, etc.
Proactivo

14. CONDICIONES PARA UN DOWNSIZING ESTRATÉGICO
Utilización de un marco sistemático de trabajo y una metodología adecuada.
Definición del marco y condiciones en las que se va a llevar a cabo
Establecimiento de las herramientas que se emplearán.
Desarrollo de un plan de administración del cambio.
Definición de un plan para mantener y mejorar el desempeño durante y después del downsizing.
Considerar a quienes afectará el proceso de downsizing
Determinar la profundidad del ajuste y el tiempo disponible para ello.
Determinación de los puestos y tareas a eliminar, fusionar o redefinir.

15. COACHING
Un proceso de orientación y entrenamiento que
muchas compañías prestan a directivos que están
consolidados en sus puestos y que son valiosos
para las propias organizaciones.
OJO!!!
La persona que realiza el proceso de
coaching recibe el nombre de coach y la
persona que recibe el proceso se le
denomina coachee.
Diferencia entre Coach y Consultor
El coach ofrece un servicio personalizado,
todo ello dentro de un trato humano y un
trabajo psicológico. El consultor posee una
connotación más corporativa, no hay ningún
tipo de motivación ni de ayuda personal para
quien recibe el servicio.
LOS PRINCIPIOS EN LOS QUE SEAPOYA
El Coaching se centra en las posibilidades del futuro.
El coach debe creer en su potencial.
El Coaching funciona sobre la base de una relación
de confianza y confidencialidad
El entrenado no aprende del coach, sino de sí mismo
estimulado por el coach.

16. "JUSTO A TIEMPO"
JUST IN TIME
La forma en que debería
optimizarse un sistema de
producción.
¿Qué busca el just in time?
Que la entrega de materias
primas o componentes a la línea
de fabricación lleguen "justo a
tiempo" a medida que son
necesarios.
OBJETIVOS DELJUST IN TIME
Reducir los niveles de stock
Disminución de inventarios de productos intermedios al
mínimo
Simplificación
Conseguir un lujo de producción .

17. VENTAJAS
Reducción de
los costos de
almacenaje
Mejora de la
liquidez por
reducción de
stock
Menor tiempo
de entrega.
PRINCIPIOS
 Eliminar desperdicios
 Simplificar la producción
 Centrarse en la demanda
 Identificar el problema

18. OUTSORSING
También conocida
como
"Subcontratación" o
"Tercerización" .
Consiste en la contratación de una
agencia externa para que se encargue de
operar una función que anteriormente se
realizaba dentro de una compañía.
El outsourcing puede aplicarse en
diferentes áreas de la compañía
OBJETIVOS DEL JUST IN TIME
Ahorrar costes de personal en Seguridad Social y en
mantenimiento de nóminas
es una estrategia de innovación muy útil en aquellos
sectores profesionales en los que el cambio está siempre
presente
La contabilidad se simplifica y se limita a la facturación
de ingresos y gastos
Abre nuevas líneas de negocio en sectores menos
competitivos

19. CARACTERISTICAS DEL OUTSORSING
Existen una gran variedad de actividades que pueden ser
subcontratadas.
Nunca se subcontrata a otra empresa para desarrollar
una actividad principal
Debe haber buena comunicación y la información
necesaria
Logra un crecimiento rápido de la empresa.

20. KANBAN
Es una herramienta que funciona
como un sistema de información
para controlar de modo armónico la
fabricación de los productos
necesarios en la cantidad y tiempo
necesarios
¿En que ayuda esta herramienta?
Logra gestionar y optimizar sus flujos de
trabajo, logrando mayores niveles de
productividad.
PRINCIPIOS
Calidad garantizada: Todo lo que se hace debe salir
bien a la primera, no hay margen de error..
Reducción del desperdicio: Kanban se basa en hacer
solamente lo justo y necesario, pero hacerlo bien
Mejora continua: Kanban no es simplemente un
método de gestión, sino también un sistema de mejora en
el desarrollo de proyectos.
Flexibilidad. Lo siguiente a realizar se decide
del backlog (o tareas pendientes acumuladas).

21. INTELIGENCIA
EMOCIONAL
Desarrollar habilidades
asociadas a la inteligencia
emocional es sin duda algo
fundamental para el gerente y
líder empresarial moderno.
¿Qué SE LOGRA?
Mayores niveles de
productividad y
competitividad
Prestan atención a sus emociones:
Conocen sus sentimientos y no los reprimen
Analizan sus proyectos y sueños
Tienen un balance constante en sus acciones
No toman nada personal:
Son autocríticos con sus acciones
Se fijan en las emociones de otras personas
Conocen siempre gente nueva pero se rodean de aquellos
con los que tienen una conexión
Se motivan a sí mismos constantemente
CARACTERÍSTICAS

22. TIPOS DE INTELIGENCIA EMOCIONAL
Empatía: Consiste en entender cómo se sienten los demás y aprender a comunicarse
correctamente para lograr un objetivo común.
Habilidades sociales: las buenas relaciones interpersonales guían a las personas al éxito
Autoconocimiento: este tipo de inteligencia emocional consiste en la capacidad de
reconocer los sentimientos que uno alberga
Motivación: este tipo se relaciona con el compromiso de llegar a los objetivos que uno
se plantea
Autorregulación: Controlar la duración de nuestras emociones y que tanto influyen estas
en nuestras decisiones es vital para este tipo de inteligencia emocional.

23. REINGENIERÍA
Esta herramienta propone hacer
cambios radicales en los procesos
de negocios para lograr mejoras
dramáticas en medidas como en
costos, calidad, servicio y
rapidez.
Su objetivo es ayudar a las
empresas a incrementar las
capacidades de gestión del nivel
operativo y complementario de
las apuestas estratégicas y
políticas
CARACTERISTI
Se sustituye la m
C
e
A
j
o
S
r
acontinua y se lleva a cabo una mejora
radical.
El mercado tiene una marcada relevancia,
Permite medir los resultados mediante factores externos
Se orienta en función de los procesos básicos de la empresa.
Cuestiona los propósitos y principios de los negocios
Permite ver el incremento de los esfuerzos.

24. VENTAJAS
Cambio en los procesos actuales a procesos más eficientes.
Cambio a procesos que requieran menor control y verificación.
El comportamiento de los trabajadores se torna activo, aportan ideas, opiniones y participan en la mejora y avance de los
procesos.
Combinación de tareas, convirtiendo varias en una sola integral.
Una mejor organización del trabajo.

25. BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE
CONTROLADMINISTRATIVO
Impulsa las ventas de tu
negocio: Al tener un control de
la existencia de tus productos y
tus inventarios, tienes la
posibilidad de atender pedidos
oportunamente: sabes
exactamente lo que tienes y
cumples con los pedidos o
demanda de tus clientes.
Facilita la emisión y recepción
de CFDI. De esta forma cumples
con la obligación de facturas
electrónicas con las nuevas
disposiciones oficiales. El
software facilita el flujo de tu
negocio en cuantas ventas, pago
de facturas e ingresos y también
puedes emitir notas de cargo,
recibos de honorarios y cartas
porte.
Conoces mejor a tus clientes y
proveedores: puedes registrar,
para su control, toda la actividad
comercial que tienes con ellos,
pues mediante un catálogo
puedes capturar sus datos y
agilizar su facturación, así como
conocer la información clave
como actividades que se tienen.

26. DESVENTAJAS DE NO CONTAR CON UN
SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Las áreas de ventas, administrativas y contables carecen de la información precisa para la toma de decisiones
Incremento en los gastos como en el inventario, en caso de no conocer las cifras correctas.
Excesos de procesos para recabar los datos que se requieren a la hora de analizar el estatus del negocio
Incumplir con las obligaciones fiscales como la facturación electrónica, por no tener a tiempo la documentación
y requerida
También se pueden perder oportunidades de desarrollar nuevos negocios por no contar con la información que
apoye el diseño de estrategias.

27. PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS PARA MEJORAR EL
FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA
Las prácticas administrativas
La cultura organizacional
La estructura de la empresa

28. ¿QUÉ DEBES TOMAR EN CUENTA PARA LLEVAR A TU NEGOCIO A OTRO NIVEL?
Establecer objetivos específicos
que enfoque los esfuerzos de la
compañía. Estos objetivos
pueden ser financieros o
estratégicos
Mantener la atención
al cliente.
Contar con una
estrategia competitiva
que considere un
entorno global
Tener claro el
enfoque del
mercado.