Iso 41001 MF

Una introducción a
ISO 41001:2018
Gestión de inmuebles y servicios de soporte.
Sistemas de gestión. Requisitos con orientación
para el uso
FACILITY MANAGEMENT

¿Qué es Facility Management?
Según la Asociación Internacional de Facility
Management (IFMA), el Facility Management (FM)
es una disciplina que engloba diversas áreas para
asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los
inmuebles y de sus servicios asociados, mediante la
integración de personas, espacios, procesos y de las
tecnologías propias de dichos inmuebles.

El Instituto Británico de Facility Management
BIFM ahora Institute of Workplace and
Facilities Management (IWFM) define esta
disciplina como la integración de las
actividades multidisciplinares dentro de un
entorno construido y la gestión de su impacto
sobre las personas y el lugar de trabajo.

La Asociación de Facility Management de
Australia, habla de esta disciplina como una
práctica de negocio que optimiza las personas,
procesos, bienes y el medio ambiente de
trabajo para apoyar la consecución de los
objetivos empresariales de una organización.

• Según la norma europea EN15221-1 Facility
Management, el FM se define como "la
gestión de inmuebles y servicios soporte".

• El término Facility Management "Gestión de
instalaciones" se ha venido utilizado desde la década
de 1950.
• Su definición por ISO como parte de la serie de
normas ISO 41000 en 2018 es:
"Facility Management es la función organizativa que
integra personas, lugares y procesos dentro del
entorno construido con el propósito de mejorando
la calidad de vida de las personas y la productividad
del negocio principal ".

Vale la pena mirar los elementos que forman esta
definición:
Es la funcion organizativa
• Facility Management es una función, una tarea o un
conjunto de actividades a realizar para que una
organización puede cumplir su propósito
• La gestión de instalaciones también puede
entenderse como un área de especialización, una
disciplina, una profesión, un campo de estudio, un
sector económico, etc., pero primero y sobre todo es
una función de una organización.

Que integra personas, lugares y procesos
• La integración de los tres elementos es la esencia de
la función de Facility Management para y en una
organización.
• No es la gestión singular de alguno de estos
elementos, o la integración de solo dos de ellos, solo
integración o gestión integradora de todos tres
constituyen la gestión de instalaciones.
• La gestión de instalaciones, de acuerdo con ISO
41001, es un sistema de gestión y debe realizarse
como tal.

Dentro del entorno construido
• La gestión de instalaciones solo es aplicable en
situaciones donde una organización necesita o usa
un entorno construido de cualquier tipo.
• La gestión de instalaciones no se realiza cuando por
ejemplo, las personas realizan un proceso en la
naturaleza, como hacer una excursión en el bosque o
escalar una montaña.

Con el propósito de
• La gestión de instalaciones tiene un propósito
que debe cumplir como su función
organizativa, en realidad, dos propósitos.

Mejorando la calidad de vida de las personas
• El primer propósito de la gestión de instalaciones del
negocio principal “core business”.
• Y el segundo propósito, igualmente importante es la
productividad que se define comúnmente como la
relación de salida / entrada, aplicada aquí al negocio
principal.
• Este “core business” no tiene porque ser la creación
de producto o servicio, y por lo tanto la organización,
pueden igualmente ser una organización sin fines de
lucro o administración pública.

Entorno construido: Es una colección de edificios
(incluidas instalaciones mecánicas y eléctricas) obras
externas (áreas de paisaje, pasarelas, cercas,
puertas), infraestructuras (instalaciones, equipos y
servicios) y otras obras de construcción dentro de un
área.
Calidad de vida: Es una mejora continua para cumplir
con los mejores requisitos de salud y seguridad de
las personas que trabajan y viven en el entorno
construido.

Negocio principal “core business”: Es proporcionar las
necesidades a la Sociedad, tales como servicios
comerciales de negocios, servicios médicos, servicios
educativos, fabricación y productos alimenticios,
alojamiento en hoteles, servicios de condominios,
centros comerciales.

Facility Management
• Afecta la salud, el bienestar y la calidad de vida de
gran parte de la población mundial a través de los
servicios que brinda, y tiene un impacto directo en la
vida laboral, social, recreativa y otras formas de vida
no relacionada con el trabajo.
• Tienen una influencia en la eficiencia, la
productividad y las economías de las sociedades, las
comunidades y las organizaciones
y sus trabajadores.

Según ISO 41013 – Facility management — Scope, key
concepts and benefits los servicios de FM pueden
incluir lo siguiente:
• administración de bienes inmuebles o sitios que
proporcionan espacio (por ejemplo, fábricas, oficinas,
laboratorios, aulas, hospitales, tiendas, almacenes, centros de
datos, aeropuertos, instalaciones militares, hoteles, museos,
parques infantiles, prisiones, carreteras internas,
estacionamiento, jardines, parques);
• gestionar la infraestructura (por ejemplo, carreteras,
puentes, presas, canales, diques, ferrocarriles y sistemas de
tránsito);

• gestión de equipos y sistemas (por ejemplo, componentes
estructurales, mobiliario y equipos de trabajo, tecnología de la
información y la comunicación, iluminación, sanitarios,
calefacción, ventilación y aire acondicionado, ascensores,
seguridad y vigilancia, automatización de edificios y gestión
de la información, FM asistido por ordenador, vehículo de
transporte flota, sistemas específicos de negocios primarios);
• administración de servicios (por ejemplo, electricidad, gas,
petróleo, calefacción urbana, energía solar, energía
geotérmica, aire a presión, gases técnicos, tratamiento del
agua);

• gestión de seguridad, restauración, control de
acceso, gestión de flotas, servicios de recepción y de
visitantes, servicios de impresión, servicio de
jardinería, servicio de invierno, gestión de eventos,
etc.;
• servicios específicos para usuarios e invitados, que
hacen que todos estos recursos sean productivos
para ellos y para la organización y que mantengan su
funcionalidad.

Algunos datos…
• En EEUU los servicios subcontratados de facility
management alcanzarán el trillón de dólares en
2025.
• En España el sector del facility management es un
6,4% del PIB.
• Es, además, un mercado al alza y en el que se espera
un rápido y constante crecimiento. Al margen del
factor económico, otros factores ponen en relieve la
importancia del facility management.

• Según la revista Forbes, el futuro del trabajo está en
la experiencia que el trabajador viva en la empresa.
• Trabajar en un edificio mal gestionado o con alta
emisiones de gases de efecto invernadero son
parámetros que los trabajadores ya valoran como
negativos a la hora de elegir un trabajo.
• El trabajo de facility management es cada vez más
complejo. Lidiar con múltiples procesos de
naturalezas diferentes es más sencillo si se sigue un
estándar.

Qué es un estándar?
• Un estándar es un documento, establecido por consenso y
aprobado por un ente reconocido , en este caso ISO.
• Puede ser usado comúnmente, repetidas veces, con las
mismas reglas y lineamientos o características de las
actividades o sus resultados.
• Está orientado al logro de lo óptimo en un contexto dado.
estándar
• Adaptación gráfica de la voz inglesa standard.
• Como adjetivo significa ‘que sirve como modelo, patrón o
referencia.
• Como sustantivo es masculino y se usa con los significados de
‘nivel’, referido a calidad, y ‘modelo o patrón’

Qué son Las Normas ISO?
• Son estandares internacionales proveen
especificaciones de clase mundial para productos,
servicios y sistemas, para asegurar la calidad,
seguridad y eficiencia.
• Son instrumentos que facilitan el comercio
internacional.

• Existen más de 20.000 estándares ISO de todo tipo.
• Menos de 100 Normas ISO son de Sistema de
Gestion (MSS)
• El MSS más popular que ha cambiado la forma en
que pensamos acerca de la calidad, la productividad
y la organización es la serie de estándares de gestión
de calidad ISO 9000.

• Un estándar, a menudo llamado "estándar técnico",
estandariza, por ejemplo, las formas exactas y las
propiedades adicionales de tuercas y tornillos, lo cual
es necesario para que puedan encajar y fijar una
conexión.
• Un estándar de sistema de gestión asegura el
"ajuste" y una "buena conexión" entre las personas a
medida que emprenden algo juntos (un proceso o un
conjunto de procesos) en una organización o entre
varias organizaciones.

• Los estándares del sistema de gestión ISO (MSS)
ayudan a las organizaciones a mejorar su desempeño
al especificar pasos repetibles que las organizaciones
implementan conscientemente para lograr sus metas
y objetivos, y para crear una cultura organizacional
que se involucre en un ciclo continuo de
autoevaluación, corrección y mejora de operaciones
y procesos a través de una mayor conciencia de los
empleados con liderazgo y compromiso de gestión.

Gestión
Actividades coordinadas para dirigir y
controlar una organización.
Fuente : ISO 9000:2015

Sistema de Gestión
Conjunto de elementos de una organización
interrelacionados o que interactúan para
establecer políticas, objetivos y procesos
para lograr estos objetivos.
Nota 1 : Un sistema de gestión puede tratar una sola disciplina o varias
disciplinas.
Nota 2 : Los elementos del sistema incluyen la estructura de la organización,
los roles y las responsabilidades, la planificación, la operación, etc.
Nota 3 : El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la
organización, funciones específicas e identificadas de la organización,
secciones específicas e identificadas de la organización, o una o más
funciones dentro de un grupo de organizaciones.

ISO 41001:2018
• La norma ISO 41001:2018 define a un “sistema de
gestión” como el “Conjunto de elementos de una
organización interrelacionados o que interactúan
para establecer políticas, objetivos y procesos para el
logro de esos objetivos” Los elementos de dicho
sistema incluyen estructura, roles y
responsabilidades de la organización, planificación y
operación.
• Una organización, en el marco de términos y
definiciones de ISO, es "Persona o grupo de personas
que tiene sus propias funciones con
responsabilidades, autoridades y relaciones para
lograr sus objetivos ".

ISO 41001 Gestión de inmuebles y servicios de
soporte.
Sistemas de gestión.
Requisitos con orientación para el uso
• Objetivo: "... para que una organización pueda
demostrar que tiene un proceso robusto a
través del cual diseñar, administrar y mejorar
su sistema integrado de gestión de
instalaciones ..." para mejorar el rendimiento.
ISO 41001:2018

ISO 41001:2018
• Al igual que otras normas, las ISO para Facility
Management no son parte del marco normativo ni
son de implementación obligatoria, son voluntarias,
por lo que cada organización es libre de adoptarlas.
ISO 41001 no propone una guía paso a paso sino
lineamientos y requisitos para implementar en forma
adecuada un Sistema de Gestión de Facility
Management.

ISO 41001:2018
• Las normas de la serie enfatizan en todo momento
la existencia de dos organizaciones independientes.
Una “organización demandante”, que posee una
necesidad y la autoridad para incurrir en costos para
satisfacer los requerimientos asociados, y una
“organización de Facility Management” interna y/o
externa, que integra diferentes disciplinas para
brindar los servicios vinculados.

ISO 41001:2018
“organización demandante”(D.O.) ≠ “cliente"
- no implica relación contractual / comercial
- se puede aplicar si FM es de origen interno o externo
(o ambos)
- conceptualmente se interpreta mejor

ISO 41001:2018
• Los gerentes de las instalaciones operan como
proveedores de la D.O. incluso si los emplea
D.O.
Conceptos básicos:
Necesidades
Requisitos
Demanda
Expectativas corporativas
Esquema
Solicitud
De
servicios

Planificación estratégica
1. Comprender los objetivos y la estrategia de la
organización demandante
2. Comprenda sus "actividades principales"
3. Comprender cómo otras funciones brindan apoyo
4. Alinear la estrategia de FM con la estrategia
corporativa.
5. Establezca los resultados entregables clave del
servicio FM
6. Crear un plan de prestación de servicios para
entregar esos resultados.
7. Mida los resultados y retroalimente a la siguiente
ronda de planificación

¿Por qué las normas ISO 41000 ?
Necesidad percibida de ...
• más detalles sobre "Estrategia" en la base de
conocimiento de FM
• mayor credibilidad para apoyar la contribución
estratégica de FM
• más consejos para desarrollar profesionales de FM
• alineación de las competencias de FM con ISO 41000
• apoyo a las economías en desarrollo

¿Por qué las normas ISO 41000 ?
Establecer e implementar FM con dirección estratégica de
negocios
Establecer e implementar políticas y objetivos de FM con
recursos / mano de obra
Entregue los servicios de FM de acuerdo con los requisitos
legales / contractuales (SLA, KPI, gestión de riesgos)
Garantizar servicios FM de calidad y reducir la tasa de fallas.
Apoyo al personal de prestación de servicios y proveedores de
servicios. Garantizar la conformidad y la mejora continua

Interpretar y
expresar D.O.
"necesidades“
Crear
plan de
entrega de
servicios
Entregar,
medir,
Revisar
Rol de la organización FM:

Resumen
• D.O. - nuevo término, rol restringido
• Proceso para tomar decisiones de
abastecimiento
• Organización FM
- Interpretar y expresar D.O. necesidades
- Entregar
- Revisar y mejorar
• La organización FM puede ser Certificada

ISO 41001:2018
• Los requisitos especificados en ISO 41001: 2018 no
son específicos de un sector y están destinados a ser
aplicables a todas las organizaciones, o partes de
ellas, ya sean públicas o privadas, e
independientemente del tipo, tamaño y naturaleza
de la organización o ubicación geográfica.
• ISO 41001:2018 puede aplicarse en todo tipo de
organizaciones, siempre y cuando se identifique una
organización del tipo demandante y otra
organización de FM.

ISO 41001:2018
• Surge entonces como primer desafío el de establecer
en cada caso el alcance de dicho sistema de gestión
• El alcance de un sistema de gestión puede incluir a
toda la organización de “Facility Management”, a
algunas funciones en particular, a algunos sectores
puntuales o a funciones que atraviesan un grupo de
organizaciones.

Alcance de la Norma de ISO
41001:2018
ISO 41001 especifica los requisitos para planificar,
establecer, implementar, operar, supervisar, revisar,
mantener y proporcionar un sistema documentado
de gestión integrada de instalaciones (FM) dentro del
contexto de la gestión de las operaciones y los
riesgos de una organización.
El ámbito de aplicación depende de factores tales como
la misión y las políticas generales de la organización
demandante, la naturaleza de sus actividades,
productos y servicios, y la ubicación y las condiciones
en las que funciona.

ISO 41001:2018 especifica los requisitos para un
sistema de gestión de instalaciones (FM) cuando una
organización:
a) necesita demostrar una entrega efectiva y eficiente
de FM que respalde los objetivos de la organización
demandante;
b) tiene como objetivo satisfacer consistentemente las
necesidades de las partes interesadas y los requisitos
aplicables;
c) pretende ser sostenible en un entorno globalmente
competitivo.
41001:2018

41001:2018
ISO 41001 es aplicable a cualquier organización que
desee:
a) establecer, implementar, mantener y mejorar un
sistema integrado de FM;
b) asegurarse de la conformidad con su política de
gestión establecida;
c) demostrar conformidad con esta Norma
Internacional al:

41001:2018
1. hacer una autoevaluación y autodeclaración;
2. buscar la validación de su conformidad por las partes
que tienen un interés en la organización, como los
clientes;
3. solicitar la confirmación de su autodeclaración por
una parte externa a la organización;
4. buscando la certificación / registro de su sistema de
FM por parte de un organismo de certificación
acreditado.

41001:2018
Los requisitos especificados en ISO 41001:2018 no son
específicos del sector y están destinados a ser
aplicables a todas las organizaciones, o partes de las
mismas, ya sean del sector público o privado, e
independientemente del tipo, tamaño y naturaleza
de la organización o ubicación geográfica.
El Anexo A proporciona orientación adicional sobre el
uso de este documento.

Normas ISO relacionadas con FM
Antes de ISO 41001:2018 la falta de una norma
específica dio lugar a que numerosas
empresas implementaran otras normas que,
de diferentes formas, aplican y brindan valor a
FM :

• ISO 9001: Sistema de gestión de
calidad
• ISO 14001: Sistema de gestión
ambiental
• ISO 41011: Términos y
definiciones de FM
• ISO 20121: Sistemas de gestión
de sostenibilidad de eventos
• ISO 22301: Sistema de gestión
Continuidad del negocio
• ISO 39001 : Sistema de gestión de
la Seguridad Vial
• ISO 45001: Sistemas de gestión
de seguridad y salud ocupacional
activos
• ISO 41012: Orientación sobre el
abastecimiento estratégico y el
desarrollo de acuerdos
energía
la seguridad de la información

• Pese a que estas normas no se orientan
directamente al Sistema de Gestión de FM, resulta
muy valioso el acercamiento que brindan a su marco
estratégico (contexto, partes interesadas, riesgos y
oportunidades) y al desarrollo de políticas, planes,
procesos e indicadores, con un manejo formal del
desempeño y la mejora continua.
• Por lo tanto, aquellas organizaciones que ya cuentan
con otras normas ISO de Sistema de Gestión
implementadas disponen de una ventaja tanto
operativa como cultural para una futura certificación
de las ISO 41001.

Historia de las Normas Internacionales de
Gestión de Instalaciones
• Algunas normas nacionales comenzaron a ser
desarrolladas por las organizaciones
nacionales de normalización en la década de
1990. Curiosamente, las grandes
organizaciones nacionales de normalización,
como los EE. UU., Gran Bretaña o Alemania,
nunca emprendieron esfuerzos de desarrollo,
posiblemente porque habia grandes
asociaciones de Facility Management .

• Como International Facility Management
Association / IFMA con sede en los Estados
Unidos., Instituto Británico de Gestión de
Instalaciones / BIFM ahora Institute of
Workplace and Facilities Management (IWFM)
Asociación Alemana de Gestión de
Instalaciones / GEFMA.

• Las normas se desarrollaron en países como
los Países Bajos o Austria.
• A nivel europeo, como serie de normas se ha
desarrollado con la designación EN 15221
partes 1-7. Estas normas tuvieron una buena
recepción en el mercado y provocaron los
esfuerzos para desarrollar una serie de
normas dentro de la Organización
Internacional de Normalización ISO.

• De acuerdo con los acuerdos internacionales, las
normas europeas parte 1 y 2 están siendo
reemplazadas por ISO 41011 y 41012.
• Las partes 3 a 7 continúan siendo válidas, queda por
ver cómo procederá el desarrollo de las normas de
gestión de instalaciones ISO.
• ISO TC (Comité Técnico) 267 Facility Management se
constituyó en 2011 y asumió su trabajo en 2012. Se
formaron primero tres grupos de trabajo ( luego
formaron 2 mas ) y se crearon las siguientes normas:

Se establece
ISO 41011:2017.
Gestión de inmuebles y
servicios de soporte.
Vocabulario.
ISO 41012:2017. Gestión de
inmuebles y servicios de
soporte. Directrices para el
aprovisionamiento
estratégico y la elaboración
de acuerdos.
ISO/TR 41013:2017.
Gestión de inmuebles
y servicios de soporte.
Alcances, conceptos
clave y beneficios
ISO 41001 Facility
Management (FM) -
Sistemas de gestión –
requisitos con
orientación para el
uso
Marco de tiempo

El Comité Técnico ISO/TC 267
Facility management ha desarrollado las normas:
La familia de Normas ISO para el
Facility Management
ISO 41011 Facility Management (FM) -Vocabulario
ISO 41012 Facility Management (FM) - Orientación sobre
abastecimiento estratégico y el desarrollo de acuerdos
ISO 41013 Facility Management (FM) - Alcance, conceptos
clavesy beneficios
ISO 41001 Facility Management (FM) - Sistemas de
gestión – requisitos con orientación para el uso

Miembros
Participantes (27)
Miembros
Observantes (18)

Marco de tiempo
ISO / CD 41014
Gestión de instalaciones: desarrollo de la estrategia de gestión de
instalaciones
ISO / AWI 41015
Gestión de instalaciones: influyendo en los comportamientos para
mejorar los resultados de las instalaciones y la experiencia del usuario

Facility Management
• ISO 41011:2017. Facility management – Vocabulary
(Gestión de inmuebles y servicios de soporte.
Vocabulario).
• Ofrece las definiciones necesarias para permitir una
interpretación consistente de la familia de normas
ISO 41001, con un valioso aporte en clarificar
términos de uso común en el mercado.

Facility Management
ISO 41011:2017. Facility management – Vocabulary (Gestión de
inmuebles y servicios de soporte. Vocabulario). – Contenido
Basico
Cláusula 1, 2, 3 Alcance, Referencias normativas, Términos y
definiciones
• 3.1 Términos relacionados con la gestión de instalaciones
• 3.2 Términos relacionados con los activos
• 3.3 Términos relacionados con personas
• 3.4 Términos relacionados con el abastecimiento
• 3.5 Términos relacionados con el proceso
• 3.6 Términos relacionados con las finanzas
• 3.7 Términos relacionados con negocios generales
• 3.8 Términos relacionados con la medición

Facility Management
• ISO 41012:2017. Facility management – Guidance on
strategic sourcing and the development of
agreements (Gestión de inmuebles y servicios de
soporte. Directrices para el aprovisionamiento
estratégico y la elaboración de acuerdos).
• Con una visión más amplia, se focaliza en los
acuerdos necesarios y las prácticas de
aprovisionamiento necesarias para garantizar
servicios acordes.

Facility Management
• ISO 41012:2017. Facility management – Guidance on strategic
sourcing and the development of agreements (Gestión de
inmuebles y servicios de soporte. Directrices para el
aprovisionamiento estratégico y la elaboración de acuerdos).
• Cláusula 1, 2, 3 Alcance, Referencias normativas, Términos y
definiciones
• 4 Estrategia de abastecimiento y comprensión el contexto
comercial central
• 5 Proceso de aprovisionamiento en FM
• 6 Prestación de servicios de instalaciones
• 7 Características principales de los acuerdos de FM
• 8 Consideraciones comunes en los acuerdos
• 9 Preparación y desarrollo de un acuerdo
• 10 Medir la provisión del servicio

Facility Management
• Anexo A (informativo) Ejemplo de requisitos para un
servicio
• "B (informativo) Ejemplo de una empresa contenido
del caso
• "C (informativo) Estructura de un acuerdo Cláusulas
generales
• "D (informativo) Acuerdos de nivel de servicio
Beneficios, preparación y estructura de un acuerdo
(cláusulas SLA)

Facility Management
Acuerdo de nivel de servicio FM (SLA) (1): (General)
1. El período de concesión y garantías
2. Servicios de mantenimiento y responsabilidades del
contratista
3.Implementación, informes y sistema de información de gestión
4. Propiedad y subcontratación
5.Manipulación de activos y adquisición de suministros y
servicios
6. Requisitos de seguridad y salud en el trabajo
7.Pagos de honorarios, costos y gastos y obras reembolsables
8.Seguro, indemnización y responsabilidad y penalidad
9. Terminación y Extensión

Facility Management
• Acuerdo de nivel de servicio FM (SLA) (2): (Especificaciones
técnicas)
• 1.Requisitos técnicos e indicadores clave de rendimiento
(TRKPI)
• 2. Procedimientos acordados maestros(MAP) y declaración
del método
• 3.Plan de implementación específico (cada sitio)
• 4.Gestión de obras reembolsables (cada sitio)
• 5. Gestión de la fórmula de deducción (cada sitio)
• 6. Mantenimiento preventivo planificado (PPM para cada
equipo)
• 7. Directrices de operación del proyecto (POG)
• 8. Manuales de mantenimiento estándar y procedimientos de
seguridad
• 9. Varias instrucciones de trabajo técnico, listas de verificación
y EPP para trabajadores

Acuerdo de nivel de servicio FM (SLA) (3): (Cumplimiento de
normas internacionales)
1. Implementación de las normas ISO relevantes dentro del
período acordado.
2. Auditoría y verificación de consultores independientes del
cliente para la mejora continua y los requisitos del contrato.
3.En cumplimiento de las normas ISO: - (i) ISO 41001: Sistema de
gestión de instalaciones (2018) (ii) ISO 9001: Sistema de
gestión de calidad (2015) (iii) ISO 14001: Sistema de gestión
medioambiental (2015) (iv) ISO 45001 : Sistema de Seguridad
y Salud Ocupacional (2018)
Facility Management

Acuerdo de nivel de servicio FM (SLA) (4): (Servicios de
mantenimiento de edificios)
1. Obras de ingeniería civil, sistemas y equipos mecánicos,
sistemas y equipos eléctricos. Mantenimiento de suelo.
Servicios generales de limpieza de edificios y eliminación de
residuos
2.Mantener todas las instalaciones de acuerdo con el uso
intencional / operación
3. Realizar inspecciones legales, prueba, control de calidad para
una operación segura
4. Asegure todos los suministros (electricidad, agua, IAQ) y
planes de contingencia
5. Proporcionar programas y planes de mantenimiento integral
Facility Management

Facility Management
Acuerdo de nivel de servicio FM (SLA) (4): (Servicios de
mantenimiento de edificios)
6. Asegurar el suministro adecuado de piezas, componentes sin
interrupción
7.Mantenimiento de la corrección, gestión de la garantía.
8. Mano de obra técnica competente adecuada con
herramientas / EPP adecuados
9. Cumple con ISO 45001, otros requisitos legales
10.Gestión de energía, ISO 9001, ISO 14000,… .etc

Facility Management
• ISO/TR 41013:2017. Facility management — Scope,
key concepts and benefits (Gestión de inmuebles y
servicios de soporte. Alcances, conceptos clave y
beneficios).
• Es un reporte técnico complementario que brinda
una mejor comprensión del contexto, el propósito y
las principales temáticas de la gestión de inmuebles

Facility Management
• ISO/TR 41013:2017. Facility management — Scope, key
concepts and benefits (Gestión de inmuebles y servicios de
soporte. Alcances, conceptos clave y beneficios).
Contenido Basico
• Cláusula 1, 2, 3 Alcance, Referencias normativas, Términos y
definiciones
• 4 Alcance de la gestión de instalaciones
• 5 Antecedentes del proceso de negocio de FM
• 6 Conceptos clave en FM
• 7 Beneficios de FM (propósito)
• Anexo A Evolución de términos y definiciones de EN 15221 a
ISO 41011

Facility Management
• Hasta ISO 41001:2018 no existía una norma
certificable con requisitos de sistemas de gestión
que se dirigida al sector y poder de esta forma
comparar, evaluar y medir los servicios prestados de
Facility Management por diferentes empresas a
nivel nacional e internacional.
• Ante esta necesidad se publico, en abril 2018, de la
norma ISO 41001 - Gestión de inmuebles y servicios
de soporte. Sistemas de gestión. Requisitos con
orientación para el uso, o ISO 41001 – Facility
Management.

Facility Management
• ISO 41001:2018. Facility management –
Management systems – Requirements with guidance
for use (Gestión de inmuebles y servicios de soporte.
Sistemas de gestión. Requisitos con orientación para
su uso).
• Ha sido la última norma en publicarse, y es la única
del tipo certificable, lo que la convierte en el
principal componente de la familia

Estructura Norma ISO 41001:2018
Contexto de la organización
Comprensión de la organización y su contexto.
Comprender las necesidades y expectativas de las
partes interesadas.
Determinación del alcance del sistema FM
sistema FM
liderazgo
Liderazgo y compromiso
Política
Roles organizacionales, responsabilidades y
autoridades
.Planificación
Acciones para abordar los
riesgos y las oportunidades
Objetivos FM y planificación
para alcanzarlos
Horizontes de planificación
soporte
Recursos
Competencia
Conciencia
Comunicación
Información documentada
Conocimiento organizacional
Operación
Planificación y control operacional
Coordinación con las partes
interesadas.
Integración de servicios
Evaluación de desempeño
Monitoreo, medición, análisis y evaluación.
Auditoría interna
Revisión de la direcciónMejora
No conformidad y acción correctiva
Mejora continua
Acciones preventivas.
Auditorias
Revision de la direccion
Comunicación/ Actuar sobre los
resultados

Objetivo de ISO 41001:2018
• Elevar el nivel de cuidado e incrementar los niveles
de calidad, estimulando así la madurez
organizacional y la competencia para la entrega de
bienes y servicios
• Las organizaciones y los proveedores de FM deben
comunicarse, entre ellos y con las partes interesadas,
utilizando principios, conceptos y términos comunes,
incluida la evaluación y la medición del desempeño.
• Mejorar la productividad, la seguridad y la salud y el
bienestar de la fuerza de trabajo;

Objetivo de ISO 41001:2018
• Mejorar la comunicación de los requisitos y las
metodologías entre las organizaciones del sector
público y privado y entre ellas;
• Mejorar la competencia y, por lo tanto, mejores
beneficios de costos para las organizaciones de FM;
• Mejorar la consistencia del servicio y, por lo tanto,
reducir el riesgo para los compradores;
• Proporcionar una plataforma común para las
pequeñas empresas y para empresas de economías
en desarrollo.

Beneficios de ISO 41001:2018
La implementación de un sistema de FM alineado a ISO
41001 provee de los siguientes beneficios:
En términos financieros, FM constituye el segundo
costo más alto para cualquier organización con
pocas excepciones y puede, cuando sea relevante,
hacer una contribución considerable al resultado
final de forma continua.
En términos de eficiencia, FM tiene la responsabilidad
de la administración, operación y mantenimiento de
los activos de la empresa, lo que influye en el costo y
la facilidad de uso.

En términos de cumplimiento, FM es responsable de la
salud, la seguridad y la administración del edificio,
asegurando que la organización cumpla con sus
obligaciones para con quienes usan el espacio de
trabajo y es probable que se vean afectados por sus
operaciones.
En términos ambientales y de sostenibilidad, FM es
responsable de las operaciones en el lugar de
trabajo, así como del impacto que sus operaciones
tienen en el entorno local y general.

En términos de riesgos y oportunidades Mejora de la
gestión de riesgos y la protección de las personas y el
medio ambiente,
En términos de valor Mayor capacidad para ofrecer
servicios y productos consistentes y mejorados,
aumentando así el valor para los clientes y todas las
demás partes interesadas.

En términos de reputación, ISO 41001 permitirá a las
organizaciones que adquiera la certificación una
ventaja diferenciadora en el mercado y ayudará a las
organizaciones del sector público y privado a
establecer puntos de referencia que esperan que
cumplan sus proveedores de suministro lo que, será
en beneficio de todas las partes

ISO 41001 : Auditoría interna
Segun 9.2.1 La organización debe realizar auditorías
internas a intervalos planificados para proporcionar
información sobre si el sistema FM:
a) se ajusta a:
los propios requisitos de la organización para su
sistema FM;
los requisitos de este documento;
b) se implementa y mantiene de manera efectiva.

ISO 41001 : Auditoría interna
Según 9.2.2 La organización debe:
a) planificar, establecer, implementar y mantener un programa o
programas de auditoría, incluida la frecuencia, los métodos,
las responsabilidades, los requisitos de planificación y la
presentación de informes, que deberán tener en cuenta la
importancia de los procesos en cuestión y los resultados de
auditorías anteriores;
b) definir los criterios de auditoría y el alcance de cada auditoría;
c) seleccionar auditores y realizar auditorías para asegurar la
objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría;
d) garantizar que los resultados de las auditorías se comuniquen
a la gerencia pertinente;
e) retener información documentada como evidencia de la
implementación del programa de auditoría y los resultados de
la auditoría.

Certificación ISO 41001:2018
• Aquellas organizaciones que también realizan la
certificación de su sistema de gestión ISO
41001:2018 obtienen a través de este proceso de
certificación una mejora en sus operaciones, que
refuerza su reputación organizacional, y el acceso a
ciertos mercados que requieren sistemas de gestión
certificados.
• Por lo tanto, la ISO 41001 puede aplicarse a Sistemas
de Gestión de Facility Management con diferentes
alcances, la certificación es optativa , ofreciendo
diversos beneficios a quienes obtengan su
certificación.

El Sistema de Gestión de Facility Management se
implementa para que una organización de Facility
Management (interna y/o externa) que brinde
servicios a una organización demandante, por lo que
la dificultad de implementar y certificar las normas
dependerá de las dimensiones, los inmuebles, la
cultura, el equipo, los proveedores disponibles y
otras características de dichas organizaciones.

• Se estima que el proceso de implementación y
certificación tendrá un plazo mínimo de 6 a 8 meses,
encontrándose generalmente en mejores
condiciones aquellas organizaciones que ya han
certificado otros Sistemas de Gestión para sus
servicios (internos o externos) de Facility
Management.

Los 12 pasos para la certificación de
gestión de instalaciones ISO 41001
1. Documentar el contexto de
la organización.
2. Documentar las necesidades
y expectativas de las partes
interesadas.
3. Compromiso de
abastecimiento y controles
sobre los acuerdos de nivel
de servicio.
4. Preparación de acuerdos,
requisitos que deben
documentarse.
5. Controles sobre
abastecimiento
6. Medición de la prestación
del servicio.
7. Desarrollo de una política de
gestión de instalaciones FM
8. Documentación de los
objetivos de FM
9. Evaluación de riesgos
basada en ISO 31000
10. Gestión de instalaciones de
FM Auditoría interna
11. Revisión de la gestión del
sistema de gestión de
instalaciones de FM
12. Documentar las
responsabilidades y
autoridades

Viaje de certificación ISO 41001
Ya sea que sea nuevo en la gestión de instalaciones o que desee mejorar un sistema existente, la
certificación ISO 41001 puede brindarle la
ventaja competitiva. Demuestra que tiene un sistema robusto de administración de
instalaciones que se alinea con las estrategias comerciales y es continuamente revisado y
mejorado.
Auditorias
de
Vigilancia
Desarrollo
del sistema
de gestión
De
instalacioes
Solicitud
etapa uno
auditoría
de
evaluación
Etapa dos
auditoría de
evaluación
Informe de
auditoría
Certificación
Gestión de
instalaciones
desarrollo
Continuo
Acciones
correctivas
Auditoria
In situ
Obtenga una
copia del
estándar
Evaluación de
brechas
(Opcional)

• Hay una opción de organismos de
certificación internacionales versus
organismos de certificación locales.
• Importante que cualquiera que elija conozca y
cumpla plenamente con la serie de normas
ISO 17021
• Es importante también que utilice un
organismo de certificación reconocido con el
organismo de acreditación en su país

ISO 17021 - Evaluación de la
conformidad. Requisitos para los
organismos que proporcionan
auditoría y certificación de sistemas
de gestión. Parte 11:
Requisitos de competencia para la
auditoría y certificación de sistemas
de gestión de gestión de
instalaciones (FM)

ISO 17021-11: Contenido
• Requisitos genéricos de competencia.
• Requisitos de competencia para los auditores
del sistema de gestión de FM.
• Requisitos de competencia para el personal
que revisa los informes de auditoría y toma
decisiones de certificación.
• Requisitos de competencia para otro personal.

ISO 17021-11: Criterios de auditoría
• Comprensión del vocabulario 41011
• Contexto de la organización
• Interpretación de las necesidades e
interdependencias de la organización.
• Liderazgo apropiado
• Conciencia de riesgos y preparación
• Medición del desempeño, evaluación y acción
• TODO DEMOSTRABLE!

Funciones de certificación
Llevar a cabo la revisión de la solicitud para determinar
la competencia requerida del equipo de auditoría,
seleccionar
los miembros del equipo de auditoría
y determinar el tiempo de auditoría (otra (s) persona (s))
Conocimiento
Revisión de
informes
de auditoría y
toma de
decisiones
de certificación.
Equipo de auditoría
ISO 17021 - Tabla de conocimientos de auditoría de certificación
Términos, definiciones
y procesos.
Context of the FM
Organisation
Liderazgo
General
X(6.5)
Riesgo y oportunidades
Desempeño

Un enfoque integrado
• Durante el proceso de desarrollo de la Norma ISO
41001:2018 se adoptó la estructura de alto nivel
(HLS)
• La estructura de alto nivel (HLS) se introdujo para
alinear el proceso de implementación de los sistemas
de gestión ISO para que fuera más fácil adoptar
múltiples sistemas de gestión dentro de las
organizaciones individuales.

• Conocida como la estructura de alto nivel (HLS), ISO
ha introducido una estructura común y un texto
central para todos sus estándares de sistemas de
gestión.
• El uso del pensamiento basado en el riesgo en todo
el proceso, promueve un enfoque proactivo para
identificar riesgos y aprovechar oportunidades
haciendo que la mejora continua sea sistemática.
• Esto conduce a una mejor gobernanza y toma de
decisiones y facilita la integración de múltiples
sistemas, ahorrando tiempo y dinero.

• Las organizaciones que implementen la
Norma ISO 41001:2018, tendrán la
oportunidad de asegurarse de que toda su
organización trabaje con los mismos objetivos
comunes, lo que conduce a una mejor
colaboración y rendimiento operativo.

Anexo SL
• ¿Qué es el Anexo SL?
• El Anexo SL es un documento publicado a finales del
2012, que está teniendo gran impacto en
organizaciones, consultores, organismos de
acreditación, auditores y redactores de normas de
Sistemas de Gestión.
Es la Estructura de Alto Nivel (HSL) publicada por ISO
en el Anexo SL la que facilita la integración entre
Normas Sistemas de Gestión de ISO.

Anexo SL
• el Anexo SL aporta coherencia y compatibilidad
entre los sistemas de gestión, y simplifica en gran
medida posibles duplicidades y confusión en el
proceso de implantación de sistemas de gestión en
base a varias normas en una misma organización.
• El Anexo SL hace que las normas tengan:
1. Una estructura común (estructura de alto nivel
HSL)
2. Parte de su texto idéntico.
3. Definiciones comunes

Anexo SL
• Todas las normas sobre sistema de gestión que se
publiquen o revisen a partir de la publicación del
Anexo SL deben de hacerlo bajo esta guía, para lograr
una estructura uniforme, un marco de sistemas de
gestión genérico, que sea más fácil de manejar y
otorgue un beneficio a aquellos que cuentan con
varios sistemas de gestión integrados. Tiene un
enfoque sistémico

• Tiene el propósito de alinear las diversas normas de
sistemas de gestión…

Anexo SL: Estructura de Alto Nivel
(HSL)
• Al basarse en la Estructura de Alto Nivel (HLS), la
Norma ISO 41001:2018 comparte los textos centrales
y los términos y definiciones con otras normas de
sistemas de gestión ISO revisadas recientemente,
como ISO 9001:2015 e 14001:2015 27001:2013
22000:2018 ISO 39001:2012 45001:2018
50001:2018 etc. . Este marco de referencia está
diseñado para facilitar la integración de nuevos
temas en los sistemas de gestión establecidos en una
organización.

Anexo SL: Estructura de Alto Nivel
(HSL)
• El desarrollo de ISO 41001:2018 sigue por lo tanto la
Estructura de Alto Nivel (HSL) y cuentan con una
estructura de 10 capítulos.
• Los tres primeros 1 a 3 son introductorios, mientras
que los capítulos 4 a 10 incluyen los requisitos que se
especifican para establecer, implementar, mantener y
mejorar el Sistema de Gestión de inmuebles y
servicios de soporte

…con capítulos idénticos, títulos y texto básico

Ventajas de Anexo SL
• Títulos y cláusulas identificas en la estructura
de alto nivel
• Vocabulario central genérico
• Facilita integración con otros sistemas de
gestión

Cláusula principal Común
X.1 Subcláusula.
Texto idéntico común y/o texto específico de la
disciplina.
X.1.1 Sub-sub-cláusula
Texto idéntico común y/o texto específico de la
disciplina

El Anexo SL Apéndice 2, enumera 22 términos y definiciones.
Dichos términos y definiciones constituyen una parte
integral del "texto común" para las normas de Sistemas
de Gestión.
Por ejemplo:
ISO / 9001: 2014 enumera 69 términos y definiciones
(incluyendo los 22 indicados en el anexo SL).
La fuente de todos los términos y definiciones se indican en
ISO / 9000: 2014.
ISO / 14001: 2014 enumera 33 términos y definiciones.

• ISO ha establecido una serie de estándares del
sistema de gestión para ayudar a las organizaciones a
mejorar su rendimiento.
• Los sistemas de gestión crean una cultura
organizacional para la mejora continua, el liderazgo
visionario, la conciencia de los empleados y la
participación de las partes interesadas.
• Las organizaciones utilizan sistemas de gestión para
enfocar mejor las políticas, objetivos y procesos con
el fin de lograr los mejores objetivos
organizacionales.

Hay una importante interrelación de dos estándares del
sistema de gestión desarrollados para mejorar el
rendimiento general de la organización:
• ISO 55001, Gestión de activos - Sistema de gestión –
Requisitos
• ISO 41001, Gestión de instalaciones - Sistemas de
gestión - Requisitos con orientación para su uso

• ISO 55001 ayuda a las organizaciones a obtener un
mayor valor de sus activos. No se centra en el activo,
sino en el valor que los activos proporcionan a la
organización.
• La gestión de activos (AM) traduce los objetivos
organizacionales en decisiones técnicas y financieras,
planes y actividades al armonizar el liderazgo y la
cultura en el lugar de trabajo, y garantiza que los
activos cumplirán con el propósito requerido.

Gestión de activos:
Actividad coordinada de una organización para
obtener valor de los activos.
ISO 55000: Gestión de activos –
Descripción general, principios y terminología

• ISO 41001 ayuda a las organizaciones a administrar,
operar y mantener instalaciones, activos y servicios
para cumplir con los requisitos operativos en
constante cambio de una manera eficiente y efectiva.
• La gestión de instalaciones (FM) organiza requisitos
de grupos de partes interesadas dispares y las
interrelaciones entre las actividades comerciales
centrales y los servicios y entornos de soporte
necesarios para satisfacer las necesidades que
la organización demandante.

Gestión de instalaciones (gestión de
instalaciones, FM):
Función organizativa que integra personas,
lugares y procesos dentro del entorno
construido con el propósito de mejorar la
calidad de vida de las personas y la
productividad del negocio principal
ISO 41011, Gestión de instalaciones - Vocabulario

• ISO 55001 proporciona un enfoque sistemático para
vincular el valor derivado de los activos con los
objetivos de la organización.
• ISO 41001 proporciona una estructura que organiza
las operaciones de las instalaciones a través de la
gestión de recursos, el valor del dinero, los
estándares del lugar de trabajo, el cumplimiento, el
impacto ambiental y la eficiencia y efectividad
general de las instalaciones, activos y servicios que
satisfacen las necesidades de la organización de la
demanda.

• La implementación de ISO 55001 e ISO 41001 puede
empoderar a las organizaciones para que utilicen y
administren mejor las instalaciones y los activos, se
centren y optimicen las actividades, y obtengan la
función y el valor necesarios para lograr sus
objetivos.
• Juntas, estas normas proporcionan una base y un
marco para que las organizaciones garanticen que las
instalaciones, los activos y servicios se administran
de manera efectiva y eficiente para mejorar las
actividades operativas y riesgos, lograr objetivos de
desempeño organizacional y contribuir a la calidad
de vida.

• Otra norma de sistema de gestión la ISO 50001 tiene
el mismo objetivo que la ISO 41001 pero aplicado a
la energía. Es decir: aportar requisitos y directrices
para implementar sistemas de gestión energética en
toda la organización.
• Una de las tareas que más tiempo puede llevar es la
gestión energética. Porque implica conocimientos
técnicos (saber “hablar” en kWh, por
ejemplo),revisión continua de las instalaciones para
comprobar su funcionamiento…

• Contar con ISO 50001 puede ser útil para facilitar
esta tarea al facility manager.
• Otro de los beneficios importantes para un facility
manager es la minimización de riesgos que se deriva
de la implementación de la ISO 41001.
• Los estándares reducen la posibilidad de cometer
errores humanos. Si se limitan los errores, sube la
productividad, ya que hay menos interrupciones en
el trabajo.

Según ISO 41001: 2018, el alcance de Hard Facility
Management cubre todo el espacio y la
infraestructura. Esto se refiere al entorno físico
construido con enfoque en el (trabajo) espacio e
infraestructura (edificio) (como planificación, diseño,
lugar de trabajo, construcción, arrendamiento,
ocupación, mantenimiento y mobiliario).
Hard Facility Management se relaciona con la parte
física del edificio y no se puede eliminar. Estos son 'lo
esencial' y garantizar la seguridad y el bienestar del
personal. Algunos ejemplos de Hard Facility
Management son:

• Calefacción
• Iluminación
• Plomería Sistema de suministro de agua, almacenamiento y
distribución
• Sistema de protección contra incendios y equipo de seguridad
contra incendios
• Sistemas y equipos de aire acondicionado y ventilación (IAQ)
• Pisos, paredes, techos y puertas, baños, despensa
• Mantenimiento preventivo del edificio o mejoras del edificio.
• Mantenimiento electromecánico
• Ascensores, escaleras mecánicas, escaleras y pasarelas

Según ISO 41001: 2018, el alcance de Soft Facility
Management cubre las personas y la organización.
Esto está relacionado con la psicología del trabajo y
la fisiología ocupacional (como catering, limpieza,
tecnología de la información y comunicación,
recursos humanos, contabilidad, marketing,
hotelería)
Soft Facility Management son servicios que el personal
utiliza directamente y que pueden hacer que el lugar
de trabajo sea más seguro o agradable.
Por lo general, no son obligatorios y se pueden eliminar
o agregar en cualquier momento. Algunos ejemplos
de Soft Facility Management son:

• Seguridad del edificio
• Limpieza
• Estética (decoración o paisajismo, etc.)
• Gestión de correo
• Abastecimiento
• Movimientos de oficina / reubicación
• Identificación de oficina
• Muebles, accesorios y accesorios, equipos de oficina
• Sistema de suministro eléctrico y equipo, grupo electrógeno
de reserva
• Instalación de seguridad, circuito cerrado de televisión,
hardware informático, etc.

• ISO 41001: alineación empresarial
• La Norma adopta un enfoque basado en
procesos
Mission
Estrategia
Sistema
Procesos
Enfoque basado en procesos

Como la totalidad de normas de sistema de gestión, ISO
41001 plantea el enfoque basado en procesos para
desarrollar, implementar y mejorar la efectividad de
la Norma de Sistema de Gestión para mejorar la
satisfacción del cliente al cumplir con sus requisitos.
Los requisitos específicos considerados esenciales para
la adopción de un enfoque basado en procesos se
incluyen en la cláusula 4.4. de la norma.

Comprender y gestionar procesos interrelacionados
como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia
de la organización para lograr los resultados
esperados. Este enfoque permite a la organización
controlar las interrelaciones e interdependencias
entre los procesos del sistema, de modo que el
rendimiento general puede ser mejorado. El enfoque
del proceso implica la definición y gestión sistemática
de los procesos, y sus interacciones, a fin de lograr
los resultados previstos de conformidad con la
política, los objetivos y los objetivos estratégicos.

La aplicación del enfoque de proceso cuando se utiliza dentro de
un sistema de gestión FM permite:
- Comprensión y coherencia en el cumplimiento de los
requisitos de la organización demandante a través de la
organización integrada y los procesos de planificación de FM;
- La relación entre el proceso de planificación integrado y las
cláusulas 4-10 del sistema de gestión de FM;
- La consideración de procesos en términos de valor agregado.
- La documentación asociada con los requisitos del sistema de
gestión de FM y la auditoría de certificación;
- Mejora continua de procesos basados en la medición objetiva,
evaluación de datos e información.

La gestión de los procesos y del sistema en su totalidad
se puede lograr, utilizando el ciclo PDCA (PHVA) con
un enfoque general en el pensamiento basado en el
riesgo dirigido a aprovechar las oportunidades y
prevenir resultados indeseables.
La siguiente figura muestra la metodología que
plantea ISO 41001 para el enfoque de procesos de
FM.

ORGANIZACIÓN demandante CLIENTE
ESTRATEGÍA DEL CORE BUSINESS
HABILITADA A TRAVES DE FM
ORGANIZACIÓN demandante
Metodología del enfoque de procesos en FM de ISO 41001
POLITICA FM
MEJORA
MEDIDA
ORGANIZACIÓN FM
IMPLEMENTACION
PLAN FM

Enfocado en el Ciclo de la Mejora
Continua (PHVA).
• El ciclo PDCA (PHVA) se puede describir brevemente de la
siguiente manera:
• Plan se alinea con Plan FM: establecer los objetivos del
sistema y sus procesos, y los recursos necesarios para obtener
resultados de acuerdo con los requisitos y las políticas de la
organización, e identificar y abordar los riesgos y
oportunidades;
• Do se alinea con Implementación : implementar lo planeado;
• Check se alinea con Medida: monitorear y (cuando
corresponda) medir los procesos y los productos y servicios
resultantes en relación con las políticas, los objetivos, los
requisitos y las actividades planificadas, e informar los
resultados;
• Act se aliena con Mejora: tomar acciones para
mejorar el rendimiento, según sea necesario.

Enfocado en el Ciclo de la Mejora
Continua (PHVA).
• Basado en el Anexo SL, el diagrama siguiente
muestra cómo las cláusulas del nuevo HLS también
pueden aplicarse al ciclo Planear-Hacer-Verificar-
Actuar PDCA (PHVA) y a su Sistema de Gestión en su
conjunto.
• Esta alineación consistente en facilitar que las
organizaciones implementen múltiples estándares
relacionados, ahorrando tiempo y recursos. La
implementación combinada ayuda a las
organizaciones a ser más sostenibles, resilientes e
inteligentes. Los pasos estratégicos son iterativos,
mientras que los pasos operativos son secuenciales.

ORGANIZACIÓN demandante CLIENTE
ESTRATEGÍA DEL CORE BUSINESS
HABILITADA A TRAVES DE FM
ORGANIZACIÓN demandante
Modelo de procesos de FM con requisitos
ISO 41001
ESTRATEGÍA de FM
POLITICA FM
10.1 No conformidad y acción
correctiva
10.2 Acciones preventivas
10.3 Mejora continua
MEJORA
MEDIDA
ORGANIZACIÓN FM
IMPLEMENTACION
6.1 Acciones para abordar los
riesgos y las oportunidades
6.2 Objetivos FM y planificación
para alcanzarlos
6.3 Horizontes de planificación
7.1 Recursos
7.2 Competencia
7.3 Conciencia
7.4 Comunicación
7.5 Información documentada
8.1 Planificación y control operacional
8.2 Coordinación con usuarios finales
8.3 Entrega de servicios
9.1 Monitoreo,
medición,
análisis
y evaluación
9.2 Auditoría
interna
9.3 Revisión por
la dirección
4.1 Compresión de la organización y su contexto
4.2 Comprender el objetivo estratégico, las
necesidades y expectativas de las partes
interesadas
4.3 Determinación del alcance
5.1 Liderazgo y compromiso
5.3 Roles, responsabilidades y autoridad
organizacional
4.4 Sistema de Gestión FM
PLAN FM
5.2 - Política

Sistema de gestión de FM
• El proceso central comienza entendiendo y
definiendo en la fase de “ESTRATEGIA DEL CORE
BUSINESS HABILITADA A TRAVES DEL FM” el contexto
de la organización (cláusula 4), Liderazgo (cláusula 5).
• En la fase “POLITICA FM” aprobando la política.
• En la fase “PLAN FM” alineando la planificación de
las instalaciones (cláusula 6) con los objetivos
estratégicos y asegurando el apoyo requerido
(cláusula 7) en forma de recursos financieros,
humanos y tecnológicos está en su lugar.

• Con los recursos en su lugar, en la fase
“IMPLEMENTACION” la organización puede
implementar y controlar los procesos de la
operación (cláusula 8) para entregar los diferentes
servicios de FM de una manera integrada.
• En la fase “MEDIDA” la evaluación del desempeño
(cláusula 9) se usa para monitorear y asegurar que
se cumplan los objetivos.
• En la fase “MEJORA” y para completar el ciclo de
mejora del desempeño (cláusula 10), se realizará
una revisión que comprenda encuestas de partes
interesadas, estudios de instalaciones y evaluación
comparativa para identificar e implementar
iniciativas de mejora.

Se hace referencia a la organización demandante y a la
organización a lo largo de este documento.
Se hace una distinción debido a la naturaleza variable
en la cual los servicios de FM pueden ser entregados
a través de dotación de personal dentro de la
organización demandante, proveedores de servicios
externos o una combinación de ambos. Los
requisitos se aplican a la organización FM.

Como se ilustra en las Figuras , la organización FM y la
organización demandante deben trabajar juntas para
definir claramente las necesidades de cumplir con la
estrategia comercial central y desarrollar políticas y
prácticas de FM que permitan el núcleo actividades
comerciales de la organización demandante.
La organización (y la alta dirección) se refieren a
Organización de FM en todo momento, a menos que
se indique lo contrario como la organización
demandante.

MSS (HLS) - Activador de cambios
Nivel estratégico
"haciendo
lo correcto"
Nivel táctico
"haciendo
lo correcto"
Contexto externos / internos
de la organización
demandante:
cuestiones y desarrollos
partes interesadas,
necesidades y
expectativas
Análisis estratégico
Dirección
evaluación de
riesgo y cumplimiento
Controles
tácticos / operacionales
entradaarevisiónporladirección
(resultadosdelasauditoríasinternas)

Pensamiento basado en el riesgo

El pensamiento basado en el riesgo es esencial para
lograr un Sistema de Gestión efectivo.
Para cumplir con los requisitos de esta Norma
Internacional ISO 41001:2018, una organización
necesita planificar e implementar acciones para
abordar los riesgos y oportunidades. Abordar tanto
los riesgos como las oportunidades establece una
base para aumentar la efectividad del sistema de
gestión, logrando mejores resultados y evitando
efectos negativos.

Pueden surgir oportunidades como resultado de una
situación favorable para lograr un resultado previsto.
Las acciones para abordar las oportunidades también
pueden incluir la consideración de los riesgos
asociados.

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos
• Nota 1 a la entrada: Un efecto es una desviación respecto a
lo previsto. Puede ser positivo, negativo o ambos, y puede
abordar, crear o resultar en oportunidades y amenazas.
• Nota 2 a la entrada: Los objetivos pueden tener diferentes
aspectos y categorías, y se pueden aplicar a diferentes niveles.
• Nota 3 a la entrada: Con frecuencia, el riesgo se expresa en
términos de fuentes de riesgo (3.4), eventos (3.5) potenciales,
sus consecuencias (3.6) y sus probabilidades (3.7).

Riesgo
“Efecto de la incertidumbre”
es el estado, incluso parcial,
de deficiencia de información
relacionada con la comprensión
o conocimiento de un evento,
su consecuencia o su probabilidad
DESVIACION
DE LO ESPERADO
Término común y definición esencial para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en Anexo SL de Directivas
ISO/IEC

El riesgo es el efecto de la incertidumbre y
cualquier incertidumbre de este tipo puede
tener efectos positivos o negativos. Una
desviación positiva derivada de un riesgo
puede proporcionar una oportunidad, pero no
todos los efectos positivos del riesgo dan
como resultado oportunidades.

La gestión del riesgo
• La Norma ISO 41001:2018 destaca que el
Sistema de Gestión de la organización
considera la gestión del riesgo.
• La norma ISO 31000:2018 (Gestión del riesgo
– Principios y Guías) proporciona principios y
guías genéricas para la gestión del riesgo. Esta
norma se complementa con la ISO Guide
73:2018 Gestión del riesgo -Vocabulario.

La gestión del riesgo
ISO 41001:2018 no requiere evaluaciones de
riesgo según algún proceso especifico.
ISO 31000:2018 Gestión del riesgo Principios y
directrices puede ser una referencia útil para
comunidades que desean o necesitan un
enfoque más formal del riesgo (uso no
obligatorio)

Para integrar la gestión del riesgo en
ISO 41001:2018, podemos seguir los
criterios de la norma ISO 31000: 2018
ISO 31000: 2018
ISO41001:2018

• La norma esta dividida en dos partes, una principal
donde se especifican los requisitos certificables del
sistema de gestión.
• El desarrollo de ISO 41001:2018 sigue la Estructura
de Alto Nivel (HSL) y cuentan con una estructura de
10 capítulos.
• Los tres primeros 1 a 3 son introductorios, mientras
que los capítulos 4 a 10 incluyen los requisitos que se
especifican para establecer, implementar, mantener y
mejorar el Sistema de Gestión de inmuebles y
servicios de soporte

Hay una segunda parte denominada ANEXO A –
Orientación sobre el uso de esta Norma
Internacional, que tiene por objeto ser una guía de
implementación para que la organización diseñe,
implemente, y mantenga un sistema de FM alineado
a los requisitos de ISO 41001:2018.

4.1 Compresión de la
organización y su
contexto
4.2 Comprender el
objetivo estratégico, las
necesidades y
expectativas de las
partes
interesadas
4.3 Determinación del
alcance
4.4 Sistema de Gestión
FM
5.1 Liderazgo y
compromiso.
5.2 Política
5.3 Roles,
responsabilida
des y
autoridades
6.1 Acciones
para abordar
los
riesgos y las
oportunidad
es
6.2 Objetivos
FM y
planificación
para
alcanzarlos
6.3
Horizontes
de
planificación
7.1 Recursos
7.2
Competencia
7.3 Conciencia
7.4
Comunicación
7.5
Información
documentada
. 8.1
Planificación
y control
operacional
8.2
Coordinación
con usuarios
finales
8.3 Entrega
de servicios
9.1
Monitoreo,
medición,
análisis
y evaluación
9.2 Auditoría
interna
9.3 Revisión
por la
dirección
10.1 No conformidad
y acción correctiva
10.2 Acciones
preventivas
10.3 Mejora continua
Anexo A
Orientación sobre el uso de esta Norma Internacional
7
Soporte

ISO 41001:2018
• Prefacio.
• Introducción.
• 1 Alcance.

ISO 41001:2018
• 2 Referencias normativas.
• 3 Términos y definiciones.

ISO 41001:2018
• 2 Referencias normativas
ISO 41011, Gestión de instalaciones - Vocabulario

ISO 41001:2018
• 3 Términos y definiciones
Se aplican los términos y definiciones dados en ISO 41011
ISO e IEC mantienen bases de datos terminológicas para su uso
en la estandarización en las siguientes direcciones:
- Plataforma de navegación en línea ISO: disponible en
https://www.iso.org/obp
- IEC Electropedia: disponible en http://www.electropedia.org/
NOTA 1 Para los fines de este documento, el término "sistema
FM" se utiliza para referirse a un sistema para la gestión de
instalaciones.
NOTA 2 A los fines de este documento, el término “organización”
o “alta dirección” se referirá a la organización FM o alta
gerencia de FM a menos que se indique lo contrario.

ISO 41001:2018
• 4 Contexto de la organización
• 4.1 Comprensión de la organización y su
contexto.
• 4.2 Comprender las necesidades y
expectativas de las partes interesadas.
• 4.3 Determinación del alcance del sistema FM
• 4.4 sistema FM

ISO 41001:2018
• 5 liderazgo
• 5.1 Liderazgo y compromiso
• 5.2 Política
• 5.3 Roles organizacionales, responsabilidades
y autoridades

ISO 41001:2018
• 6.Planificación
• 6.1 Acciones para abordar los riesgos y las
oportunidades
• 6.2 Objetivos FM y planificación para
alcanzarlos
• 6.3 Horizontes de planificación

ISO 41001:2018
• 7 soporte
• 7.1 Recursos
• 7.2 Competencia
• 7.3 Conciencia
• 7.4 Comunicación

ISO 41001:2018
• 7 soporte
• 7.5 Información documentada
7.5.1 General
7.5.2 Crear y actualizar información
7.5.3 Control de información documentada
7.5.4 Requisitos de información y datos de FM
• 7.6 Conocimiento organizacional

ISO 41001:2018
• 8 Operación
• 8.1 Planificación y control operacional
• 8.2 Coordinación con las partes interesadas.
• 8.3 Integración de servicios

ISO 41001:2018
• 9 Evaluación de desempeño
• 9.1 Monitoreo, medición, análisis y
evaluación.
• 9.2 Auditoría interna
• 9.3 Revisión de la dirección

ISO 41001:2018
• 10 Mejora
• 10.1 No conformidad y acción correctiva
• 10.2 Mejora continua
• 10.3 Acciones preventivas.

ISO 41001:2018
• Anexo A (informativo) Orientación sobre el
uso de este documento
• Bibliografía

“Facility Management” y “facilities
management”"gestión de instalaciones"
• El término oficial de ISO es Facility Management.
• El Comité Técnico se denomina Facility Management,
Facility Management se usa como el nombre de la
serie de estándares y cada estándar individual usa
Facility Management como término.
• Sin embargo, “facilities management ” "gestión de
instalaciones", que se usa en algunos países (por
ejemplo, el Reino Unido), se puede usar
indistintamente sin diferencia de significado.
• Recursos en la web ISO sobre estándares de gestión
de instalaciones en
https://committee.iso.org/home/tc267

Una introducción a
ISO 41001:2018
Gestión de inmuebles y servicios de soporte.
Sistemas de gestión. Requisitos con orientación
para el uso
FACILITY MANAGEMENT
FIN

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