Presentación sobre la Organización como sistema, Teoría General de Sistema y los sistemas de Información Gerencial

1. La Organización como Sistema
Teoría General de Sistemas (TGS)
Sistemas de Información Gerencial (SIG)
Universidad Fermín Toro
Vice-Rectorado Académico
Decanato de Postgrado
Maestría en Comunicación Corporativa
Lcdo. Wilmer J. Rojas Pinto
C.I. V-7.421.529

2. LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

3. LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA
Una organización se define como un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La
cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la
organización, y ésta existe cuando:

4. TIPOS DE ORGANIZACIONES
Organización Formal
Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar
conjuntamente en una forma eficiente
Organización Informal
Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los
individuos ante la organización formal.
Organizaciones Sociales
Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor
eficiencia determinados objetivos en común que individualmente no es
posible lograr.

5. LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA
Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas
y reconstruidas para lograr objetivos específicos
Existen dos tipos de sistemas:
 Sistema Abierto:
Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que
desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando
con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y
para suministrar información, energía, materia.
 Sistema Cerrado:
Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que
son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una
entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto).
Denominado también mecánico o determinista.

6. COMPLEJIDAD DE
ORGANIZACIONES
La complejidad permite comprender los fenómenos
organizacionales que dificulta las actividades. A
medida que las organizaciones crecen y prosperan,
aumenta el personal, esto conlleva a un
enfrentamiento entre los miembros y los objetivos,
por lo tanto el crecimiento conduce hacia la
complejidad.

7. CARACTERÍSTICAS
1. Existen organizaciones altas y bajas.
Las grandes organizaciones tienen un gran número de niveles
intermedios que coordinan e integran las labores de las personas a
través de la interacción indirecta. Las empresas pequeñas las
actividades las realizan interactuando directamente con las
personas.
2. Complejidad:
Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar
en cuenta quién lo ejecuta.
3. Anonimato:
Son procesos y canales de comunicación que existe en un
ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes
organizaciones tienden a formar subcolectividades o grupos
informales, manteniendo una acción personalizada dentro de ellas

8. CARACTERÍSTICAS
4. Rutina estandarizada:
Configuran una organización informal cuyo poder, en algunos casos,
son más eficaz que las estructuras formales.
5. Estructura especializada no oficiales:
Pretende distanciar la autoridad formal de las de idoneidad
profesional o técnicas, las cuales necesitan un modelo extraformal
de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden.
6. Tendencia a la especialización y a la proliferación de funciones
7. Tamaño

9. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Según Melinkoff
 El principio del objetivo. Toda organización y cada parte de la
misma debe constituir una expresión de objetivo de la empresa, o
carecerá de significado, siendo por lo tanto redundante.
 El principio de especialización. Las actividades de cada uno de los
miembros de un grupo organizado deberán confinarse, en todo lo
que sea posible, a la ejecución de una sola función.
 El principio de coordinación. El objetivo de la organización de por
sí, a diferencia del objetivo de la empresa es facilitar la
coordinación; unidad del esfuerzo.
 El principio de autoridad. En todo grupo organizado, la autoridad
suprema debe descansar en alguna parte. Deberá existir una clara
línea de autoridad que emana de la autoridad suprema a cada uno
de los individuos del grupo.

10. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
 El principio de responsabilidad. La responsabilidad de
un superior por los actos de sus subordinados es absoluta.
 El principio de definición. El contenido de cada puesto,
tanto en lo que se refiere a los deberes que implica como
a la responsabilidad y autoridad que en el mismo radican
y a sus relaciones con otros puestos, deberá ser
claramente definido por escrito y dado a conocer a todos
aquellos a quienes concierna.
 El principio de reciprocidad. En todo puesto, la
responsabilidad y autoridad deben ser equivalentes.

11. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
 El ámbito de control. Ninguna persona deberá
supervisar a más de cinco, o como máximo seis
subordinados directos, cuyos trabajos se relacionan
entre sí.
 El principio de equilibrio. Es esencial que las
diversas unidades de organización se mantengan
en equilibrio.
 El principio de continuidad. La reorganización es
un proceso continuo; en toda empresa deberán
efectuarse previsiones específicas a este respecto

12. TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)

13. TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)
En un sentido amplio, la Teoría General de Sistemas
(TGS) se presenta como una forma sistemática y
científica de aproximación y representación de la
realidad y, al mismo tiempo, como una orientación
hacia una práctica estimulante para formas de
trabajo transdisciplinarias

14. TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)

15. LOS OBJETIVOS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
Investigar el isomorfismo de conceptos, leyes y modelos en
varios campos y facilitar las transferencias entre aquellos.
Promoción y desarrollo de modelos teóricos en campos que
carecen de ellos.
Reducir la duplicación de los esfuerzos teóricos.
Promover la unidad de la ciencia a través de principios
conceptuales y metodológicos unificadores.

16. CINCO PREMISAS BÁSICAS
1. El orden, la regularidad y la carencia de azar son preferibles a la
carencia de orden o a la irregularidad (caos) y a la existencia de
un estado aleatorio.
2. El carácter ordenado del mundo empírico hace que el mundo sea
bueno, interesante y atrayente para el teórico de los sistemas.
3. Hay orden en el ordenamiento del mundo exterior o empírico (orden
en segundo grado): una ley de leyes.
4. Para establecer el orden, la cuantificación y la matematización son
auxiliares altamente valiosos.
5. La búsqueda de la ley y el orden implica necesariamente la
búsqueda de los referentes empíricos de este orden y de esta ley

17. CARACTERÍSTICAS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
Según Schoderbek y otros (1993) las características que los teóricos han
atribuido a la teoría general de los sistemas son las siguientes:
1. Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos
y otros aspectos similares. Toda teoría de los sistemas debe tener en
cuenta los elementos del sistema, la interrelación existente entre los mismos
y la interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no
relacionados e independientes no pueden constituir nunca un sistema.
2. Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analítico, en el cual
el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en
forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata más bien
de un tipo gestáltico de enfoque, que trata de encarar el todo con todas sus
partes interrelacionadas e interdependientes en interacción.

18. CARACTERÍSTICAS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
3. Búsqueda de objetivos. Todos los sistemas incluyen
componentes que interactúan, y la interacción hace
que se alcance alguna meta, un estado final o una
posición de equilibrio.
4. Insumos y productos. Todos los sistemas dependen
de algunos insumos para generar las actividades que
finalmente originaran el logro de una meta
5. Transformación. Todos los sistemas son
transformadores de entradas en salidas.
6. Entropía. La entropía está relacionada con la
tendencia natural de los objetos a caer en un estado
de desorden.

19. CARACTERÍSTICAS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
7. Regulación. Si los sistemas son conjuntos de componentes
interrelacionados e interdependientes en interacción, los componentes
interactuantes deben ser regulados (manejados) de alguna manera para
que los objetivos (las metas) del sistema finalmente se realicen.
8. Jerarquía. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados
por subsistemas más pequeños. El término "jerarquía" implica la
introducción de sistemas en otros sistemas.
9. Diferenciación. En los sistemas complejos las unidades especializadas
desempeñan funciones especializadas.
10. Equifinalidad. Esta característica de los sistemas abiertos afirma que los
resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y
de maneras diferentes.

20. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG)

21. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG)
Los sistemas de información
gerencial son una colección de
sistemas de información que
interactúan entre sí y que
proporcionan información tanto
para las necesidades de
las operaciones como de la
administración

22. ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LOS SIG
1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por
medio de cálculos, combinan elementos de los datos,
etc.
2.-Proporcionan información en manuales,
electromecánicos y computarizados
3.- Sistema de Información de Procesamiento de
Transacciones, Sistema de Información para
Administradores, Sistema de Información de Informes
Financieros Externos.

23. CUATRO SUPUESTOS BÁSICOS DEL VALOR DE LA INFORMACIÓN
Relevancia:
La información que le es
proporcionada a un gerente
debe estar relacionada con sus
tareas y responsabilidades
Oportunidad:
Para lograr un control eficaz, las
medidas correctivas en caso de ser
necesarias, deben aplicarse
a tiempo, antes de que se presente
una gran desviación respecto de
los objetivos planificados con
anterioridad.
Calidad:
Para los gerentes es
imprescindible que los
hechos comunicados sean
un fiel reflejo de la
realidad planteada
Cantidad:
Es probable que los gerentes casi nunca tomen
decisiones acertadas y oportunas si no disponen
de información suficiente, pero tampoco deben
verse desbordados por información irrelevante
e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o
decisiones desacertadas.

24. LOS PASOS PARA ANALIZAR LOS SIG
1. Identificar a todos aquellos que están utilizando o
deberían utilizar los distintos tipos de información
(profesionales, trabajadores de campo, supervisores,
administradores, etc.)
2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la
organización, departamento o punto de prestación
de servicios.
3. Identificar la información que se requiere para ayudar a
las diferentes personas a desempeñarse efectiva y
eficientemente, y eliminar la información que se
recolecta pero que no se utiliza.

25. LOS PASOS PARA ANALIZAR LOS SIG
4. Determinar cuáles de los formularios
y procedimientos actuales para recolectar, registrar,
tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no
requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de
los diferentes trabajadores, y qué formularios y
procedimientos necesitan mejorarse.
5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes
para recolectar y registrar información que necesiten
mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o
computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la
información para que sean más útiles a los diferentes
trabajadores

26. LOS PASOS PARA ANALIZAR LOS SIG
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la
exactitud de los datos.
8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de
nuevos formularios, registros, hojas de resumen y
otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar,
presentar y utilizar la información.
9. Optimizar un sistema de información gerencial: qué
preguntar, qué observar, qué verificar.

27. REFERENCIAS
 Barnard, Chester I. As funcoes do executivo. Sao Paulo. Atlas. 1971.
 http://gepsea.tripod.com/sistema.htm
 http://www.facso.uchile.cl/publicaciones/moebio/03/frprinci.htm
 http://www.monografias.com/trabajos12/lasorgz/lasorgz.shtml#ixzz2zIZQ
sT75
 http://www.monografias.com/trabajos24/informacion-
gerencial/informacion-gerencial.shtml#ixzz2zIoisQf8