Introducción a los Manuales que maneja una Empresa y los puntos principales en que se incurren.

1. Manuales de la Empresa
Juan Miguel González García
Consultor TI

2. Concepto
• Un manual es un documento elaborado
sistemáticamente que indicará las actividades
a ser cumplidas por los miembros de un
organismo y la forma en que las mismas
deberán ser realizadas, ya sea conjunta o
separadamente.

3. Objetivo
• Instruir al personal acerca de aspectos tales como: Objetivos,
Funciones, Relaciones, Políticas, Procedimientos, Normas,
etcétera.
• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad
administrativa para deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al
personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
• Servir como medio de integración y orientación al personal de
nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas
funciones operacionales.
• Proporcionar información básica para la planeación e
implantación de reformas administrativas.

4. Clasificación de los Manuales
• Por su contenido
– Historia de la Empresa
– Organización
– Políticas
– Procedimientos
– Adiestramiento o
Instructivo
– Técnico
• Por su función
específica
– Producción
– Compras
– Ventas
– Mercadotecnia
– Finanzas
– Recursos Humanos
– Contabilidad

5. Clasificación de los Manuales por su
Ámbito
• Generales
– Organización
– Procedimientos
– Políticas
• Específicos
– Reclutamiento y
Selección
– Auditoría Interna
– Políticas de Personal
– Procedimientos de
Tesorería

6. ¿Quién debe elaborarlos?
• Creando un departamento especializado
para el caso, el cual recibe el nombre de:
Organización y Métodos, Sistemas y
Procedimientos, Servicios Administrativos,
etc.
• Utilizando un despacho externo que se
encargue de realizar este trabajo.
(outsourcing)

7. Manuales más usuales en la Empresa
• Manual de Organización
– Expone con detalle la estructura organizacional
de la empresa, señalando los puestos y la
relación que existe entre ellos.
• Manual de Procedimientos
– Exponen en forma metódica, los pasos y
operaciones que deben seguirse para la
realización de las funciones de una unidad
administrativa.

8. Manuales más usuales en la Empresa
• Manual de Políticas
–Expone las intensiones o acciones generales de
la administración que se pueden presentar en
determinadas circunstancias.
• Manuales de Función Específica
–Presentan una visión de conjunto de un área
determinada de la empresa con el fin de
precisar su adecuada administración.

9. Contenido del Manual de Organización
1. Identificación
1. Nombre Unidad
2. Título y Extensión
3. Lugar y Fecha
4. No. Revisión
5. Responsable
2. Contenido
3. Introducción
1. Objetivo del manual
2. Ámbito de aplicación
3. Autoridad
4. Como usar el manual
4. Directorio
5. Antecedentes Históricos
6. Organigrama
7. Estructura Funcional
1. Objetivo de cada unidad
orgánica

10. Contenido del Manual de Procedimientos
1. Identificación
2. Contenido
3. Introducción
1. Objetivos del manual
2. Alcance
3. Como usar el manual
4. Revisiones y
recomendaciones
4. Organigrama
1. Sistema de Organización
2. Amplitud de la
centralización o
descentralización
5. Gráficas
1. Diagramas de flujo
6. Estructura Procedimental
1. Descripción narrativa de
los procedimientos
7. Formas
1. Formas empleadas
2. Instructivos de las formas
empleadas

11. Contenido del Manual de Políticas
1. Identificación
2. Contenido
3. Introducción
1. Objetivos del manual
2. Alcance
3. Como usar el manual
4. Revisiones y
recomendaciones
4. Organigrama
1. Diagrama
2. Descripción del Puesto
5. Declaración de políticas
1. Desarrollo de políticas
2. Descripción narrativa de la
política
1. Propósito
2. Definición
3. Contenido
4. Responsables de su
observación

12. Contenido de los Manuales por Función
Específicas
1. Identificación
2. Contenido
3. Introducción
1. Objetivo del manual
2. Alcances
4. Secciones
1. Políticas
2. Procesos
3. Procedimientos
4. Anexos