Mecanica operativa de la auditoria administrativa

MECANICA OPERATIVA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Fases de la auditoria administrativa
I. Primera Fase : Trabajo Preliminar
II. Segunda Fase: Revisión de la Legislación
III. Tercera Fase: Revisión y Prueba Preliminar de los Controles Administrativos
IV. Cuarta Fase : Examen y Prueba detallada de los controles administrativos
V. Quinta Fase: El Informe de Auditoría Administrativa
I. Primera Fase: Trabajo Preliminar
Consiste en obtener información general y concreta de los aspectos más importantes de
la entidad.
En esta acción se realizan exámenes limitados en todas las áreas funcionales con el fin
de aislar las aéreas con problemas críticos.
Es conveniente que en esta fase se deduzcan las causas y las consecuencias de los
problemas críticos.
Trabajo Preliminar
Los medios recomendables para el desarrollo de este estudio son por ejemplo: las
entrevistas programadas en cada una de las áreas funcionales /considerando los
manuales administrativos y el programa de auditoría Operacional.
Puede incluirse además, un examen limitado de documentos, registros, informes o una
revisión de métodos y procedimientos de prueba, todo lo cual podrá servir de base para
sustentar el estudio preliminar y poder canalizar posteriormente las otras fases de la
auditoria administrativa
Información a obtenerse entre otros:
• Legislación aplicable a las actividades examinadas Breve historial, antecedentes y
propósitos de las actividades
• Material sobre la organización: funciones, estructuras, cargos y procedimientos
• Política general de la entidad u organismo

• Descripción general de métodos de operación
• Descripción de cualquier problema importante
• Operaciones s de especial interés para la empresa
• Examen de las anteriores auditorias e inspecciones realizadas
II. Segunda Fase : Revisión de la legislación
En esta fase se revisa la legislación básica: ley, reglamentos, resoluciones, decretos,
directivas administrativas y normas interna de la entidad para verificar si están
cumpliendo los objetivos, propósitos y actividades establecidas
Información a obtenerse entre otros
 Estudio de las disposiciones legales base
 Objetivos de la ley, reglamentos, directivas, manuales, etc.
 Grado de autoridad otorgado a funcionarios
 Responsabilidades y limitaciones impuestas a la entidad
III. Tercera Fase: Revisión y Prueba Preliminar de los controles
administrativos
Debe evaluarse la efectividad con la que se están desarrollando las actividades
programadas; así como detectar los errores más saltantes, sobre los que debe
acumularse las pruebas suficientes, de tal manera que confrontando estas con los datos
obtenidos en la fase preliminar se pueda determinar el alcance y responsabilidad, así
como estimar el requerimiento de personal , racionalizar el programa de trabajo, fijar
plazos para el encauzamiento del informe y reorientar los programas de auditoria
Información a obtenerse entre otros
• Si las políticas aplicadas están autorizadas por el directorio
• Si se cumple lo planificado en forma eficiente, efectiva y económica
• Si se protegen los intereses de la entidad

IV. Cuarta Fase: Examen y prueba detallada de los controles administrativos
Comprende el control de la funcionalidad de las normas internas y procedimientos de la
entidad con respecto a las actividades circunscritas en el trabajo preliminar.
Consiste por tanto en revisar registros, documentos y archivos, etc. Certificando la
información contenida en ellos, además incluye la obtención de información a través de
entrevistas, inspecciones físicas, captación escrita de opiniones; así como de formulación
de conclusiones y recomendaciones
Información a obtenerse de otros
 Cumplimiento de políticas prescritas
 Logro de los propósitos establecidos
 Eficiencia operativa
 Eficiencia y economía en la utilización de bienes y servicios
 Si los fondos y bienes de la entidad han sido manejados con honestidad
1. Aspectos Generales
1.1. Introducción
Se consideran las causas que dan origen a la auditoria
administrativa que está relacionada con los cumplimientos del Plan
de acción de la Oficina de control Interno para el período anual.
Se consideran los objetivos de AA, que varían de acuerdo a la
naturaleza de las funciones del área examinada; ejemplo: si se
práctica la AA en el área de tramite documentario y archivo, los
objetivos serían:
Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las normas y
procedimientos que comprende el proceso integral de la
administración documentaria la empresa

Determinar el grado de orden, conservación, protección y
clasificación del archivo de entidad, así como la oportunidad de su
servicio
1.2. Antecedentes
 Los antecedentes están referidos básicamente al aspecto
técnico y al aspecto legal.
 En el aspecto técnico se involucra la evaluación de métodos
procedimientos de trabajo practicados con anterioridad y en
el aspecto legal se enumera todo lo referente a dispositivos
legales y normas internas, inherentes al desarrollo de las
funciones del área que se audita , observando la jerarquía de
los dispositivos legales
1.3. Alcance
Se debe especificar el alcance del área examinada, los aspectos a
examinar, los funcionarios responsables y la comisión encargada de
la auditoria administrativa, ejemplo: si se trata de determinar el
alcance del área de tramite documentario y archivo, se especificara
el alcance de la siguiente manera:
Área Auditada: La administración documentaria depende de la
Secretaria General
Aspectos a examinar
Control interno del sistema
Proceso de recepción
Proceso de clasificación y registro
Proceso de control y seguimiento
Proceso de distribución
Proceso de información
Proceso de archivo

Funcionarios responsables
• Considerar nombres, apellidos y cargos de las personas que
tienen la responsabilidad del cumplimientos de las funciones
del órgano
2. Observaciones
Son la resultante de la auditoría practicada en los elementos y proceso
administrativos y operaciones del área que se audita, tiene gran
importancia porque constituye la parte sustentatoria de los informes
Estas se materializan por escrito, serán puestas de conocimiento de los
funcionarios auditados, con cargo para que cada una de ellas sean
esclarecidas o descargadas por el interesado también en formas escrita
Ejemplo observaciones formulada en el Área de Tramite documentario y
archivo
 Inadecuada ubicación física de la infraestructura y sus condiciones
de seguridad
 Situación de abandono de los documentos en el archivo central
 Incumplimiento de funciones en relación a los dispositivos legales y
normas internas concernientes con el área auditada
 Duplicidad de procesos en la administración documentaria en una
sola jurisdicción administrativa
 Incumplimiento de apertura de un registro especial para expedientes
de empresas reclamantes
 Omisión de apertura de tarjeta de seguimiento para algunos
expedientes
 Morosidad significativa en el trámite de algunos expedientes
3. Conclusiones
Son resúmenes o contendidos sintéticos que deben redactarse en formas
priorizada en armonía con las observaciones detectada con el fin de
pronosticar el problema motivo de la AA.

4. Recomendaciones
Son sugerencias que especifican medios o métodos para la solución de las
observaciones formuladas en el proceso de AA.
Por ejemplo: de algunas recomendaciones formuladas en las áreas de
trámite documentario y archivo
5. Anexos

Caso práctico
I. Primera Fase : Trabajo Preliminar:
EMPRESA: “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
TIPO DE TRABAJO: Auditoría Administrativa
RUBRO O ÁREA: Recursos Humanos
PERÍODO: Del 16 de Mayo al 16 de Noviembre de. 2012
1. ANTECEDENTES
La Auditoría Administrativa de Recursos Humanos se efectuará de
Conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 16 de Mayo de 2012
2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Con la realización de la Auditoría Administrativa del Área de Recursos Humanos de la
Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, se pretende alcanzar los siguientes
objetivos:
· Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a su vez si las
actividades del área de Recursos Humanos se han llevado a cabo en forma eficiente,
efectiva y económica.
· Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa, determinando así mismo
el grado de confiabilidad que merece la administración en el ejercicio directo del control
sobre los recursos humanos.
· Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a través de la formulación de recomendaciones
que permitan tomar las medidas correctivas necesarias, sobre las deficiencias
encontradas.

3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Auditoría Administrativa a realizarse será del Área de Recursos Humanos de
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” En el período comprendido entre el 16 de Mayo al 16
de Noviembre del 2012.
4. ESTRUCTURAORGÁNICA
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A. se encuentra estructurada de la siguiente manera:
 NIVEL LEGISLATIVO: - Junta General de Accionistas
 NIVEL DIRECTIVO: - Directorio
 NIVEL EJECUTIVO: - Presidencia Administrativa
- Gerencia General
 NIVEL ASESOR: - Comisaría
- Auditoría Interna
- Asesoría Jurídica
 NIVEL DE APOYO: - Secretaría
- Contabilidad
- Jefe Administrativo
 NIVEL OPERACIONAL:
- Jefe de Ventas
- Vendedores
 NIVEL DE SERVICIOS: - Chóferes
- Guardias
- Jefe de Bodega
- Ayudantes de Bodega
- Conserje
-
OBJETIVOS DE LA OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Es una Empresa con fines de lucro, tiene como actividad principal la distribución,
representación y comercialización de productos farmacéuticos. La empresa se encuentra
ubicada en la ciudad de Quito en las calles Vicente Cárdenas E-589 y Japón.
El número de trabajadores es de 36 empleados que cumplen funciones en la parte
administrativa, servicios y ventas.
Los principales proveedores de “LABORATORIOS BIOGENET” S.A., son:
TECNOPAPEL, LABORATORIOS LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS
GUGONZA, etc
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” tiene como objetivos los siguientes:
a) Representación, distribución y comercialización de medicamentos, especialidades
farmacéuticas, dentales químico farmacéuticos,
b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al nivel nacional, ofreciéndoles
precios de distribución.
c) Importación de dichos productos
d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y selección del
mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economía en el
desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.
e) Instalación de una planta industrial destinada a la elaboración de medicamentos y
especialidades farmacéuticas, de uso humano y veterinario, cosméticos, el mercado
interno y externo

BASE LEGAL
La Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” fue creada mediante Resolución No.
1803, el 28 de junio de 1994 e inscrita en el Registro Mercantil con el No. 125 de fecha 3
de agosto de 1994 del mismo año, fecha en la cual da inicio a sus actividades
comerciales. Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compañías, Código de
Comercio, Código de la Salud, Código de Trabajo, Ley de Régimen Tributario Interno,
Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa.
POLÍTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD:
Las políticas que se aplican a las actividades que desarrolla la empresa
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, son las siguientes:
 Vender al contado
 Vender a crédito dentro de los plazos establecidos, no más de 45 días
 Ventas no menores de $50,00
 Comercialización de los productos en las zonas en las que llega la empresa: a
nivel nacional.
 Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad o profesión de a cuerdo con los
requerimientos de la Compañía.

administrativos
PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Dentro de las novedades que se han podido identificar hasta el momento, tenemos las
siguientes:
 Falta de actualización de Estatutos y Reglamento Interno
 No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia de personal implantado en la
empresa
 Inadecuado archivo de documentos del personal
 No se han efectuado Auditorías operativas en la entidad, que demuestren el grado
de cumplimiento y eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano.
 Segregación de cargos y funciones.
 No poseen pólizas de seguros para empleados ni para transportes de valores.
 No realizan arqueos de valores y documentos periódicos a los vendedores.
VI. Cuarta Fase: Examen y prueba detallada de los controles administrativos
ENTREVISTA
CARGO : Gerente
OBJETIVO: Conocer por qué no se dan por escrito las órdenes de trabajo y porque no
se aplican guías para la aplicación del sistema de inducción
1. POR QUÉ LAS ÓRDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO?
Las órdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye
una disposición, lineamiento o política dentro de la Empresa al emitir éstas por
escrito. Así mismo se reúne a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y

luego ellos las transmiten al personal a su cargo.
2. SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS ÓRDENES EMITIDAS VERBALMENTE?
No podríamos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%
3. CREE USTED QUE ES IMPORTANTE QUE LAS ÓRDENES DE TRABAJO SE
EMITAN POR ESCRITO?
En cierta manera si, porque de este modo se podría lograr que las órdenes de trabajo
se cumplan en forma cabal; y así mismo quedará constancia en los archivos de la
empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas.
4. POR QUE NO SE APLICAN GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE
INDUCCIÓN?
No se aplican estas guías debido a que la contratación se la hace directamente por la
Gerencia General y se acompaña por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el
cumplimiento de sus funciones.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMENTARIOS:
Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constató lo siguiente:
 Los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa no se han actualizado desde su
inicio.
 No se ha elaborado un plan de capacitación y entrenamiento para el
 personal que labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.
 Las órdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente

 No se han realizado exámenes administrativos, que demuestren el
 grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano
 No se clasifica en expedientes personales la documentación de los
 servidores de la empresa
 Laboratorios Biogenet no se apega al cumplimiento de los Sistemas de
Administración; se suman en lo que tiene que ver a inducción- apacitación y
evaluación del desempeño basado en competencias
CONCLUSIONES
Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno
aplicado al área de recurso humano, se verificó que las respuestas fueron veraces,
existiendo deficiencias en el control, ya que no se está cumpliendo con las
actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa
RECOMENDACIONES
ÿ El Directorio y Junta General de Accionistas deberá actualizar los
Estatutos y Reglamento Interno para que exista una mejor
coordinación de las actividades
INTRODUCCIÓN :

LABORATORIOS “BIOGENET” S.A.
Se realizo la Auditoría Administrativa al Área de Recursos Humanos de la
Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A”., por el período comprendido
entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2012; el mismo que se realizó
de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y demás
procedimientos considerados necesarios en las circunstancias, para
ayudarles a evaluar el desempeño de Área sujeta a examen.
Por la naturaleza del examen los resultados se encuentran expresados en
comentarios, conclusiones y recomendaciones, siendo de su
responsabilidad la toma de las acciones directivas a fin de mejorar sus
procedimientos en la buena conducción de la empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN:
· Evaluar la eficiencia administrativa del personal que labora en
LABORATORIOS BIOGENET S.A.
· Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias en el desarrollo de las actividades. 152
· Evaluar el Sistema de Control Interno a fin de determinar el grado de
eficiencia administrada, y producir recomendaciones para su
mejoramiento
ALCANCE DEL EXAMEN:
La presente Auditoria Administrativa del Área de Recursos Humanos de
la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. cubre el período
comprendido entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2012.
ESTRUCTURAORGÁNICA
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” se encuentra estructurada de la
siguiente

manera:
· Junta General de Accionistas
· Directorio
· Presidente Administrativo
· Gerente General
· Departamento Financiero
· Departamento Administrativo
· Departamento de Ventas
154
EVALUACIÓN DEL SISTEMADE CONTROL INTERNO
1. ACTUALIZACIÓN Y REFORMADE ESTATUTOS Y REGLAMENTO
INTERNO, GARANTIZARÁN LA OPTIMIZACIÓN DE LAEMPRESA
CONCLUSIÓN
Los Estatutos y Reglamento Interno de la Compañía no han sido
actualizados desde la fecha de inicio, por falta de observancia del
Directorio y Junta General de Accionistas, inobservando los Principios y
Elementos de Administración Aceptados. Por consiguiente la falta de
actualización de los Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A., en cuanto a delimitación de funciones
ha provocado descoordinación entre funcionarios y empleados.
RECOMENDACIÓN
El Directorio y la Junta General de Accionistas de “LABORATORIOS
BIOGENET S.A.”., debe actualizar los Estatutos y Reglamento Interno, en lo
referente a las funciones específicas de sus servidores, con la finalidad de
mantener un equilibrio en la Organización y Dirección de la Empresa.
En caso de que no se actualicen estos documentos, se procederá a la
elaboración de un Manual Orgánico Funcional, en el cual se determine con

exactitud las obligaciones, atribuciones de cada uno de los servidores de la
Empresa. Además que incluya un Organigrama Funcional.
2. EVALUACIÓN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE
EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS
CONCLUSIÓN
La falta de preocupación de los máximos Directivos en velar por el buen
funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se
realicen exámenes administrativos periódicos de las actividades que
desarrolla
el personal, puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en
forma
continua.
Esta situación, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento
del Recurso Humano en el cumplimiento de las labores encomendadas.
Incumpliéndose con lo que determina el Artículo 13 del Capítulo III del
Reglamento Interno “Evaluación” que señala:
“Las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, serán
permanentemente evaluadas y su rendimiento deberá ser aceptable”
RECOMENDACIÓN
Que la Unidad de Auditoría Interna, encargada de la evaluación y control,
realice en forma periódica exámenes administrativos de las actividades
que desarrolla el Recursos Humano de la Compañía, en base a un plan
anual.
3. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL, MEJORAEL RENDIMIENTO DE
LOS MISMOS
CONCLUSIÓN

Uno de los problemas detectados en la Empresa LABORATORIOS
BIOGENET S.A., fué la falta de capacitación y entrenamiento al personal,
lo que no ha
permitido que se adquieran conocimientos de nuevas técnicas en
beneficio de la entidad.
Si bien en algunas oportunidades ciertos trabajadores han participado en
eventos de esta naturaleza, pero la mayoría del personal no ha tenido la
oportunidad de actualizarse. Todo aquello se debe a la falta de un Plan o
Cronograma de Capacitación. 157
No se ha dado cumplimiento de esta manera el Artículo 16 del Capítulo IV
del Reglamento Interno “Capacitación del Personal”, que menciona:
“Con la finalidad de actualizar los conocimientos, obtener un mayor
rendimiento y elevar la calidad del trabajo, el personal podrá participar de
eventos de capacitación o perfeccionamiento”.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá que se elabore en forma anual un Cronograma de
Capacitación de Personal, que abarque cursos, seminarios, talleres,
conferencias, etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas
de trabajo, debiéndose también tomar en cuenta los que dictan las
instituciones del
Estado o cualquier otra entidad. La adopción de esta política permitirá
contar con elementos humanos adecuados, lo que redundará en
beneficio de la
Empresa, establecer los cursos de capacitación mínimos requeridos por
cada nivel o cargos.
4. ÓRDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR
FUNCIONES EN FORMAEFICIENTE
CONCLUSIÓN

De acuerdo a mi estudio se comprobó que las órdenes fijadas por la
autoridad de la Empresa, son transmitidas en forma directa y verbal, lo
cual conlleva a que las mismas en un 20% aproximadamente no se
lleguen a cumplir en forma cabal.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá que las órdenes de trabajo deban hacerse
necesariamente por escrito, además teniendo la obligación de velar por el
fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de órdenes impartidas para
todo el personal de LABORATORIOS “BIOGENET” S.A., deben ser
escritas y dadas a conocer a cada jefe departamental para que sea bajo la
responsabilidad de ellos quienes hagan conocer al personal a su mando.
5. ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES,
PERMITEN UNARÁPIDALOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CONCLUSIÓN
Revisados los archivos del personal de la Empresa, se verificó que la
documentación del personal no se encuentra debidamente clasificada en
expedientes individuales, sino que se mantiene en forma general en una
sola carpeta.
Asimismo, dicha documentación no ha sufrido cambios en un tiempo
considerable, lo que conlleva a una desactualización de información,
datos y biografía del personal, requisitos mínimos por carpeta.
RECOMENDACIÓN
Sugerir a la Secretaría de la entidad, la implementación de un moderno
sistema de documentación y archivo, procurando clasificar la
información en forma lógica, adecuada y actualizada.

6. ADECUADO SISTEMADE CONTROL DE ASISTENCIADE
PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO
CONCLUSIÓN
El sistema utilizado por la Empresa para el control de asistencia de
personal, es
el Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo,
siendo la Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las
operaciones que en él se dan. Es así que este sistema no proporciona en
alto grado de confiabilidad en el
control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo
de los registros, esto puede deberse a afinidad que pueda existir entre el
custodio y el resto del personal. Inobservándose lo establecido en el
Capítulo VI, Artículo 25 del Reglamento Interno de la Empresa
“Asistencia”, que señala:
“Se establecerá un sistema adecuado que permita el control de la
asistencia,
permanencia y puntualidad del personal, con el fin de evaluar el
rendimiento
de los mismos”.
RECOMENDACIÓN
Los Directivos de la Compañía procederán ha implantar un Sistema
moderno de Asistencia, puesto que es un método confiable y eficaz para
el control de asistencia, permanencia y puntualidad en el trabajo.
Asimismo, como instrumentos de ayuda para el control de asistencia se
implentarán las Hojas de Movilización, utilizadas para las salidas del
personal,
en horas laborables, ya sea por asuntos personales o e oficina, las
mismas que
estarán bajo la custodia de la Secretaria. 161
7. PREPARACIÓN O DESIGNACIÓN DE UNAPROFESIONAL
ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE LASOLVENCIAY

EFICACIA EN ESTE DEPARTAMENTO
CONCLUSIÓN
En mi trabajo se establece que si bien existe una persona encargada del
control de Recursos Humanos, no es una especialista, pués solo se ha
manejado por la experiencia, esto puede ocasionar a la larga un profundo
problema en lo que
refiere al manejo del personal.
RECOMENDACIÓN
Los Directivos de la Compañía procederán ha contratar o encargar el
control a una persona especializada en el área o Capacitar a la persona
que actualmente es responsable
8. PÓLIZAS DE SEGUROS PARALA CUSTODIADE QUIENES MANEJAN
VALORES, PERMITE LA PROTECCIÓN Y BUEN RECAUDO DE LOS
EMPLEADOS Y FLUJO DE DINERO DE LAEMPRESA.
CONCLUSIÓN
Ente los problemas que observé en la empresa puedo decir que los
encargados de realizar depósitos y transporte de mercaderías no tienen
pólizas de seguros, factor que representa un riesgo para la compañía.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá la contratación de una empresa de seguros para
proteger, fortalecer, el transporte de valores, mercaderías y la vida de los
custodios.
9. EL CONTROL PERIÓDICO DE DOCUMENTOS, PRODUCTOS ALOS
VENDEDORES PERMITE PROTECCIÓN Y EFICACIADE ESTOS
ACTIVOS DE LA EMPRESA.
CONCLUSIÓN

En este trabajo de investigación observé que no existe un arqueo
periódico de
valores, documentos y mercaderías que manejan los Vendedores, pues
los
llevan de forma desordenada sin la utilización de una buena metodología
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá que se realicen arqueos de documentos,
productos y
valores en forma esporádica y de esta manera evitar la pérdida o jineteo
de los
mismos, logrando así una eficiente entrega – recepción de lo mencionado
Caso práctico
II. Primera Fase : Trabajo Preliminar:
EMPRESA: “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”
TIPO DE TRABAJO: Auditoría Administrativa
RUBRO O ÁREA: Recursos Humanos
PERÍODO: Del 16 de Mayo al 16 de Noviembre de. 2012
1. ANTECEDENTES
La Auditoría Administrativa de Recursos Humanos se efectuará de
Conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 16 de Mayo de 2012
2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Con la realización de la Auditoría Administrativa del Área de Recursos Humanos de la
Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, se pretende alcanzar los siguientes
objetivos:
· Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a su vez si las
actividades del área de Recursos Humanos se han llevado a cabo en forma eficiente,
efectiva y económica.
· Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa, determinando así mismo
el grado de confiabilidad que merece la administración en el ejercicio directo del control
sobre los recursos humanos.
· Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a través de la formulación de recomendaciones
que permitan tomar las medidas correctivas necesarias, sobre las deficiencias
encontradas.
3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Auditoría Administrativa a realizarse será del Área de Recursos Humanos de
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” En el período comprendido entre el 16 de Mayo al 16
de Noviembre del 2012.
4. ESTRUCTURAORGÁNICA
LABORATORIOS “BIOGENET” S.A. se encuentra estructurada de la siguiente manera:
 NIVEL LEGISLATIVO: - Junta General de Accionistas
 NIVEL DIRECTIVO: - Directorio
 NIVEL EJECUTIVO: - Presidencia Administrativa
- Gerencia General
 NIVEL ASESOR: - Comisaría
- Auditoría Interna
- Asesoría Jurídica
 NIVEL DE APOYO: - Secretaría
- Contabilidad
- Jefe Administrativo

 NIVEL OPERACIONAL:
- Jefe de Ventas
- Vendedores
 NIVEL DE SERVICIOS: - Chóferes
- Guardias
- Jefe de Bodega
- Ayudantes de Bodega
- Conserje
-
OBJETIVOS DE LA OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Es una Empresa con fines de lucro, tiene como actividad principal la distribución,
representación y comercialización de productos farmacéuticos. La empresa se encuentra
ubicada en la ciudad de Quito en las calles Vicente Cárdenas E-589 y Japón.
El número de trabajadores es de 36 empleados que cumplen funciones en la parte
administrativa, servicios y ventas.
Los principales proveedores de “LABORATORIOS BIOGENET” S.A., son:
TECNOPAPEL, LABORATORIOS LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS
GUGONZA, etc
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” tiene como objetivos los siguientes:
a) Representación, distribución y comercialización de medicamentos, especialidades
farmacéuticas, dentales químico farmacéuticos,
b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al nivel nacional, ofreciéndoles
precios de distribución.
c) Importación de dichos productos
d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y selección del
mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economía en el
desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.

e) Instalación de una planta industrial destinada a la elaboración de medicamentos y
especialidades farmacéuticas, de uso humano y veterinario, cosméticos, el mercado
interno y externo
BASE LEGAL
La Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A.” fue creada mediante Resolución No.
1803, el 28 de junio de 1994 e inscrita en el Registro Mercantil con el No. 125 de fecha 3
de agosto de 1994 del mismo año, fecha en la cual da inicio a sus actividades
comerciales. Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compañías, Código de
Comercio, Código de la Salud, Código de Trabajo, Ley de Régimen Tributario Interno,
Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa.
POLÍTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD:
Las políticas que se aplican a las actividades que desarrolla la empresa
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.”, son las siguientes:
 Vender al contado
 Vender a crédito dentro de los plazos establecidos, no más de 45 días
 Ventas no menores de $50,00
 Comercialización de los productos en las zonas en las que llega la empresa: a
nivel nacional.

 Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad o profesión de a cuerdo con los
requerimientos de la Compañía.
administrativos
PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Dentro de las novedades que se han podido identificar hasta el momento, tenemos las
siguientes:
 Falta de actualización de Estatutos y Reglamento Interno
 No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia de personal implantado en la
empresa
 Inadecuado archivo de documentos del personal
 No se han efectuado Auditorías operativas en la entidad, que demuestren el grado
de cumplimiento y eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano.
 Segregación de cargos y funciones.
 No poseen pólizas de seguros para empleados ni para transportes de valores.
 No realizan arqueos de valores y documentos periódicos a los vendedores.
VII. Cuarta Fase: Examen y prueba detallada de los controles administrativos

ENTREVISTA
CARGO : Gerente
OBJETIVO: Conocer por qué no se dan por escrito las órdenes de trabajo y porque no
se aplican guías para la aplicación del sistema de inducción
1. POR QUÉ LAS ÓRDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO?
Las órdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye
una disposición, lineamiento o política dentro de la Empresa al emitir éstas por
escrito. Así mismo se reúne a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y
luego ellos las transmiten al personal a su cargo.
2. SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS ÓRDENES EMITIDAS VERBALMENTE?
No podríamos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%
3. CREE USTED QUE ES IMPORTANTE QUE LAS ÓRDENES DE TRABAJO SE
EMITAN POR ESCRITO?
En cierta manera si, porque de este modo se podría lograr que las órdenes de trabajo
se cumplan en forma cabal; y así mismo quedará constancia en los archivos de la
empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas.
4. POR QUE NO SE APLICAN GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE
INDUCCIÓN?
No se aplican estas guías debido a que la contratación se la hace directamente por la
Gerencia General y se acompaña por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el
cumplimiento de sus funciones.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COMENTARIOS:
Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constató lo siguiente:
 Los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa no se han actualizado desde su
inicio.
 No se ha elaborado un plan de capacitación y entrenamiento para el
 personal que labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.
 Las órdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente
 No se han realizado exámenes administrativos, que demuestren el
 grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano
 No se clasifica en expedientes personales la documentación de los
 servidores de la empresa
 Laboratorios Biogenet no se apega al cumplimiento de los Sistemas de
Administración; se suman en lo que tiene que ver a inducción- apacitación y
evaluación del desempeño basado en competencias
CONCLUSIONES
Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno
aplicado al área de recurso humano, se verificó que las respuestas fueron veraces,
existiendo deficiencias en el control, ya que no se está cumpliendo con las
actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa
RECOMENDACIONES
ÿ El Directorio y Junta General de Accionistas deberá actualizar los
Estatutos y Reglamento Interno para que exista una mejor
coordinación de las actividades

INTRODUCCIÓN :
Se realizo la Auditoría Administrativa al Área de Recursos Humanos de la
Empresa “LABORATORIOS BIOGENET S.A”., por el período comprendido
entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2012; el mismo que se realizó
de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y demás
procedimientos considerados necesarios en las circunstancias, para
ayudarles a evaluar el desempeño de Área sujeta a examen.
Por la naturaleza del examen los resultados se encuentran expresados en
comentarios, conclusiones y recomendaciones, siendo de su
responsabilidad la toma de las acciones directivas a fin de mejorar sus
procedimientos en la buena conducción de la empresa.
OBJETIVOS DEL EXAMEN:
· Evaluar la eficiencia administrativa del personal que labora en
LABORATORIOS BIOGENET S.A.
· Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias en el desarrollo de las actividades. 152
· Evaluar el Sistema de Control Interno a fin de determinar el grado de
eficiencia administrada, y producir recomendaciones para su
mejoramiento

ALCANCE DEL EXAMEN:
La presente Auditoria Administrativa del Área de Recursos Humanos de
la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. cubre el período
comprendido entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2012.
ESTRUCTURAORGÁNICA
“LABORATORIOS BIOGENET S.A.” se encuentra estructurada de la
siguiente
manera:
· Junta General de Accionistas
· Directorio
· Presidente Administrativo
· Gerente General
· Departamento Financiero
· Departamento Administrativo
· Departamento de Ventas
154
EVALUACIÓN DEL SISTEMADE CONTROL INTERNO
1. ACTUALIZACIÓN Y REFORMADE ESTATUTOS Y REGLAMENTO
INTERNO, GARANTIZARÁN LA OPTIMIZACIÓN DE LAEMPRESA
CONCLUSIÓN
Los Estatutos y Reglamento Interno de la Compañía no han sido
actualizados desde la fecha de inicio, por falta de observancia del
Directorio y Junta General de Accionistas, inobservando los Principios y

Elementos de Administración Aceptados. Por consiguiente la falta de
actualización de los Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A., en cuanto a delimitación de funciones
ha provocado descoordinación entre funcionarios y empleados.
RECOMENDACIÓN
El Directorio y la Junta General de Accionistas de “LABORATORIOS
BIOGENET S.A.”., debe actualizar los Estatutos y Reglamento Interno, en lo
referente a las funciones específicas de sus servidores, con la finalidad de
mantener un equilibrio en la Organización y Dirección de la Empresa.
En caso de que no se actualicen estos documentos, se procederá a la
elaboración de un Manual Orgánico Funcional, en el cual se determine con
exactitud las obligaciones, atribuciones de cada uno de los servidores de la
Empresa. Además que incluya un Organigrama Funcional.
2. EVALUACIÓN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE
EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS
CONCLUSIÓN
La falta de preocupación de los máximos Directivos en velar por el buen
funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se
realicen exámenes administrativos periódicos de las actividades que
desarrolla
el personal, puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en
forma
continua.
Esta situación, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento
del Recurso Humano en el cumplimiento de las labores encomendadas.
Incumpliéndose con lo que determina el Artículo 13 del Capítulo III del
Reglamento Interno “Evaluación” que señala:
“Las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, serán
permanentemente evaluadas y su rendimiento deberá ser aceptable”

RECOMENDACIÓN
Que la Unidad de Auditoría Interna, encargada de la evaluación y control,
realice en forma periódica exámenes administrativos de las actividades
que desarrolla el Recursos Humano de la Compañía, en base a un plan
anual.
3. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL, MEJORAEL RENDIMIENTO DE
LOS MISMOS
CONCLUSIÓN
Uno de los problemas detectados en la Empresa LABORATORIOS
BIOGENET S.A., fué la falta de capacitación y entrenamiento al personal,
lo que no ha
permitido que se adquieran conocimientos de nuevas técnicas en
beneficio de la entidad.
Si bien en algunas oportunidades ciertos trabajadores han participado en
eventos de esta naturaleza, pero la mayoría del personal no ha tenido la
oportunidad de actualizarse. Todo aquello se debe a la falta de un Plan o
Cronograma de Capacitación. 157
No se ha dado cumplimiento de esta manera el Artículo 16 del Capítulo IV
del Reglamento Interno “Capacitación del Personal”, que menciona:
“Con la finalidad de actualizar los conocimientos, obtener un mayor
rendimiento y elevar la calidad del trabajo, el personal podrá participar de
eventos de capacitación o perfeccionamiento”.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá que se elabore en forma anual un Cronograma de
Capacitación de Personal, que abarque cursos, seminarios, talleres,

conferencias, etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas
de trabajo, debiéndose también tomar en cuenta los que dictan las
instituciones del
Estado o cualquier otra entidad. La adopción de esta política permitirá
contar con elementos humanos adecuados, lo que redundará en
beneficio de la
Empresa, establecer los cursos de capacitación mínimos requeridos por
cada nivel o cargos.
4. ÓRDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR
FUNCIONES EN FORMAEFICIENTE
CONCLUSIÓN
De acuerdo a mi estudio se comprobó que las órdenes fijadas por la
autoridad de la Empresa, son transmitidas en forma directa y verbal, lo
cual conlleva a que las mismas en un 20% aproximadamente no se
lleguen a cumplir en forma cabal.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá que las órdenes de trabajo deban hacerse
necesariamente por escrito, además teniendo la obligación de velar por el
fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de órdenes impartidas para
todo el personal de LABORATORIOS “BIOGENET” S.A., deben ser
escritas y dadas a conocer a cada jefe departamental para que sea bajo la
responsabilidad de ellos quienes hagan conocer al personal a su mando.
5. ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES,
PERMITEN UNARÁPIDALOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CONCLUSIÓN
Revisados los archivos del personal de la Empresa, se verificó que la
documentación del personal no se encuentra debidamente clasificada en
expedientes individuales, sino que se mantiene en forma general en una
sola carpeta.

Asimismo, dicha documentación no ha sufrido cambios en un tiempo
considerable, lo que conlleva a una desactualización de información,
datos y biografía del personal, requisitos mínimos por carpeta.
RECOMENDACIÓN
Sugerir a la Secretaría de la entidad, la implementación de un moderno
sistema de documentación y archivo, procurando clasificar la
información en forma lógica, adecuada y actualizada.
6. ADECUADO SISTEMADE CONTROL DE ASISTENCIADE
PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO
CONCLUSIÓN
El sistema utilizado por la Empresa para el control de asistencia de
personal, es
el Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo,
siendo la Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las
operaciones que en él se dan. Es así que este sistema no proporciona en
alto grado de confiabilidad en el
control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo
de los registros, esto puede deberse a afinidad que pueda existir entre el
custodio y el resto del personal. Inobservándose lo establecido en el
Capítulo VI, Artículo 25 del Reglamento Interno de la Empresa
“Asistencia”, que señala:
“Se establecerá un sistema adecuado que permita el control de la
asistencia,
permanencia y puntualidad del personal, con el fin de evaluar el
rendimiento
de los mismos”.
RECOMENDACIÓN

Los Directivos de la Compañía procederán ha implantar un Sistema
moderno de Asistencia, puesto que es un método confiable y eficaz para
el control de asistencia, permanencia y puntualidad en el trabajo.
Asimismo, como instrumentos de ayuda para el control de asistencia se
implentarán las Hojas de Movilización, utilizadas para las salidas del
personal,
en horas laborables, ya sea por asuntos personales o e oficina, las
mismas que
estarán bajo la custodia de la Secretaria. 161
7. PREPARACIÓN O DESIGNACIÓN DE UNAPROFESIONAL
ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE LASOLVENCIAY
EFICACIA EN ESTE DEPARTAMENTO
CONCLUSIÓN
En mi trabajo se establece que si bien existe una persona encargada del
control de Recursos Humanos, no es una especialista, pués solo se ha
manejado por la experiencia, esto puede ocasionar a la larga un profundo
problema en lo que
refiere al manejo del personal.
RECOMENDACIÓN
Los Directivos de la Compañía procederán ha contratar o encargar el
control a una persona especializada en el área o Capacitar a la persona
que actualmente es responsable
8. PÓLIZAS DE SEGUROS PARALA CUSTODIADE QUIENES MANEJAN
VALORES, PERMITE LAPROTECCIÓN Y BUEN RECAUDO DE LOS
EMPLEADOS Y FLUJO DE DINERO DE LAEMPRESA.
CONCLUSIÓN

Ente los problemas que observé en la empresa puedo decir que los
encargados de realizar depósitos y transporte de mercaderías no tienen
pólizas de seguros, factor que representa un riesgo para la compañía.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá la contratación de una empresa de seguros para
proteger, fortalecer, el transporte de valores, mercaderías y la vida de los
custodios.
9. EL CONTROL PERIÓDICO DE DOCUMENTOS, PRODUCTOS ALOS
VENDEDORES PERMITE PROTECCIÓN Y EFICACIADE ESTOS
ACTIVOS DE LA EMPRESA.
CONCLUSIÓN
En este trabajo de investigación observé que no existe un arqueo
periódico de
valores, documentos y mercaderías que manejan los Vendedores, pues
los
llevan de forma desordenada sin la utilización de una buena metodología
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá que se realicen arqueos de documentos,
productos y
valores en forma esporádica y de esta manera evitar la pérdida o jineteo
de los
mismos, logrando así una eficiente entrega – recepción de lo mencionado

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