Este documento presenta información sobre la planificación como función de la administración de proyectos. Explica que la planificación es un proceso estructurado que permite alcanzar objetivos mediante la ejecución de tareas. También describe algunas técnicas clave de planificación como el diagrama de Gantt, la estimación de recursos, el seguimiento y control de proyectos. Finalmente, resalta la importancia de la planificación para la gestión efectiva de proyectos.

1. República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Superior
I.U.P.” Santiago Mariño”.
Sede Barcelona.
LA PLANIFICACIÓN
COMO FUNCIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS.
Bachiller:
Luisa Valentina Hurtado.
C.I: 23.997.291
Profesora:
Amelia Vásquez
Barcelona, 25 de Enero de 2018.

2. La planificación se puede definir como un proceso bien meditado y con una
ejecución metódica y estructurada, con el fin el obtener un objetivo determinado,
la planificación en un sentido un poco más amplio, podría tener más de un objetivo,
de forma que una misma planificación organizada podría dar, mediante la
ejecución de varias tareas iguales, o complementarias, una serie de objetivos.
Cuanto mayor sea el grado de planificación, más fácil será obtener los máximos
objetivos con el menor esfuerzo.
De manera complementaria, podemos decir que la planificación es un proceso
mediante el cual las personas establecen una serie de pasos y parámetros a seguir
antes del inicio de un proyecto, con el fin de obtener los mejores resultados
posibles. Cabe destacar que debe realizarse de forma metódica, estructurada y
organizada de una manera ampliada con diferentes actividades complementarias y
pasos a seguir, pautando fechas de entrega y distribuyendo según las horas de
realización.
A continuación se presentará más información sobre el tema expuesto.
INTRODUCCIÓN

3. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN.
 Esta se basa en mejorar la toma de decisiones con la
meta de concretar un fin buscado.
Por consiguiente, una estrategia de planificación debe tener en consideración la
situación presente y todos aquellos factores ajenos y propios que pueden generar
repercusiones para lograr ese fin.
Sólo es posible diseñar una planificación tras la identificación precisa del problema
que se ha de abordar. Una vez conocida e interpretada esa problemática, se postula
el desarrollo de las alternativas para su abordaje o solución.
Después de definir las ventajas y las desventajas de esos posibles enfoques,
se opta por la planificación más conveniente y se decide su puesta en práctica.

4. ADEMÁS…
 Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los
recursos.
 Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los
elimina.
 Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
mayores garantías de éxito.
 Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr
y mejorar las cosas.
 Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
 Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el trabajo no productivo y
se obtiene una identificación constructiva de los problemas y las potencialidades de la
empresa.
Por ultimo, cabe destacar que la planificación es la primera función del proceso
administrativo, por tanto, realizar una buena planificación conlleva a tener una buena
organización, dirección y control de la empresa lo cual se traduce en una administración
cien por ciento efectiva.

5. LA PLANIFICACIÓN DE
PROYECTOS
 Es el proceso para cuantificar el tiempo y
recursos que un proyecto costará.
 Forma parte de la gestión de proyectos, la
cual se vale de cronogramas tales
como diagramas de Gantt para planear y
subsecuentemente informar del progreso
dentro del entorno del proyecto.
 La finalidad del planeamiento de proyecto es
crear un plan de proyecto que un gestor de
proyectos (gestor de proyecto) pueda usar
para acompañar el progreso de su equipo.

6. PLAN DE PROYECTO
Es una herramienta necesaria en la que nos apoyamos para la gestión
del mismo, tenemos que elaborarlo con el grado de detalle adecuado al
tipo de proyecto y siempre con el objetivo de que sea útil para la gestión.
Se deben de dejar claros los objetivos del proyecto y qué necesidad
cubre su ejecución. Es decir, ¿Por qué éste proyecto y Para qué?
 Determina ¿cuál es el origen de la necesidad?
 ¿Qué objetivos empresariales, estratégicos, funcionales?, etc., se
persiguen.
Es importante asegurar que el plan de proyecto esté alineado en cuanto a
su estrategia con los objetivos empresariales y que obtenga la aprobación
de los responsables y patrocinadores.

7. ESTIMACIÓN
Es una medida del esfuerzo(tiempo) que
requiere un proyecto.
Los cálculos son sólo aproximaciones al
esfuerzo real ya que no existe una manera
de calcular exactamente las personas y el
tiempo que requiere un proyecto.
El proceso para Estimar los Costos,
consiste en realizar una aproximación de los
recursos monetarios necesarios para
completar las actividades del Proyecto. La
exactitud de la estimación del costo de un
Proyecto, aumenta según avanza el
Proyecto, de manera que es un proceso
iterativo.
CALIDA
D

8. LISTA DE DESVIACIONES
o Es una lista que incluye todos aquellos
cambios que implican una modificación del
alcance inicial del proyecto; siempre que
estos cambios hayan sido aprobados.
o Este aspecto es importante, ya que no es lo
mismo un cambio solicitado y aprobado,
que un retrabajo o contramedida para
solucionar un error, o un trabajo debido a
una mala gestión. Por tanto, esta lista debe
considerarse como un registro de cambios
aprobados, posterior al proceso de gestión y
aprobación de cambios.
o El motivo de disponer de esta lista de
desviaciones es poder ajustar al final del
proyecto, o cuando se considere oportuno,
los recursos (principalmente lo pagos) con
el alcance realmente ejecutado.

9. TABLAS DE FRECUENCIA
Son herramientas de Estadística donde se colocan los datos en columnas
representando los distintos valores recogidos en la muestra y
las frecuencias (las veces) en que ocurren.
ELEMENTOS
DATOS
FRECUENCIA ABSOLUTA
FRECUENCIA
RELATIVA
FRECUENCIA RELATIVA ACUMULADA

10. TABLAS DE FRECUENCIA
Datos
Los datos: son los valores de la muestra recogida en el estudio estadístico.
Frecuencia absoluta
La frecuencia absoluta (ni) : es el número de veces que aparece un determinado
valor en un estudio estadístico. Número de veces que se repite el í-esimo valor de
la variable. La suma de las frecuencias absolutas es igual al número total de datos,
que se representa por n.
Frecuencia absoluta acumulada (Ni)
Es la suma de las frecuencias absolutas de todos los valores inferiores o iguales al
valor considerado.
Frecuencia relativa (fi)
Es la proporción de veces que se repite un determinado dato. Es el cociente entre
la frecuencia absoluta de un determinado valor y el número total de datos.
Frecuencia relativa acumulada (Fi)
Es el número de observaciones menores o iguales al í-esimo valor de la variable
pero en forma relativa.

11. TÉCNICAS DE SEGUIMIENTO
Tan importante como las etapas de planificación, licitación y adjudicación
de un proyecto, lo es la de seguimiento del mismo, mediante la cual se
realiza la supervisión continua de la ejecución de las tareas incluidas en el
proyecto, con el fin de asegurarse de que se va desarrollando de acuerdo
al plan previsto.
En este sentido es importante tener en cuenta que se debe hacer la
supervisión en tres planos simultáneos, que son los siguientes:
Desarrollo de tareas: revisión de las actividades técnicas y operativas
contempladas en el proyecto;
Revisión de impacto: para definir en qué áreas el proyecto está
causando problemas o cambios que deben ser abordados; Factores
externos: para mantener la atención en elementos que no están
necesariamente ligados al proyecto, pero que puedan estar afectándolo.

12. TÉCNICAS DE SEGUIMIENTO
Gracias a lo que se haga en esos tres planos se podrá disponer de
información actualizada que permita detectar desviaciones respecto a la
planificación prevista; redefinir la estrategia y dirección del proyecto y
tomar decisiones de forma rápida y adecuada para hacer las correcciones
que se estimen necesarias.
Con el fin de hacer el seguimiento correspondiente en esos tres planos, se
ha considerado necesario poder utilizar las siguientes herramientas
metodológicas:
I. Metodología y software de seguimiento
II. Reuniones de control, minutas e informes de avance

13.  METODOLOGÍA Y SOTFWARE DE SEGUIMIENTO:
Para hacer el seguimiento de un proyecto es necesario contar con alguna
herramienta que facilite el control y permita establecer la relación de cada
una de las etapas con el resto de las existentes. De esta manera será más
fácil descubrir qué etapa está atrasada y afectando a las siguientes y con
ello al conjunto del trabajo. En este sentido surgen dos técnicas conocidas
que son la Carta Gantt y la Malla Pert, que son de utilidad y a través de
las cuales se consiguen los objetivos antes mencionados.
 REUNIONES DE CONTROL, MINUTAS E INFORMES DE AVANCE:
Tal como se debe contar con las herramientas de software para hacer el
seguimiento de los proyectos, es necesario que durante el desarrollo haya
reuniones de control en las que se vaya revisando el avance de los
proyectos.
Estas deben tener una frecuencia semanal y deben estar basadas en la
Carta Gantt, con el fin de ir corrigiendo de manera clara los retrasos y
problemas que se vayan detectando. Además, ésta será la única forma de
evitar que hacia el final del proyecto se descubra que hay un atraso que
haga peligrar su finalización.

14. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN.
 Principio de la contribución a objetivos: el objetivo de los panes y sus componentes es
lograr y facilitar la consecución de los objetivos de la organización, con interés particular
en alcanzar el objetivo principal.
 Principio de la primacía de la planificación: a primera función administrativa que
desempeña la gerencia es la planificación, que facilita la organización, la dirección y el
control.
 Principio de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia: la planificación tiene su
origen en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la
organización y la forma mas eficaz de lograrlos es por la planificación.
 Principio de la penetración de la planificación: la planificación abarca todos los niveles de
la empresa.
 Principio de la eficiencia de operaciones por planificación: las operaciones eficientes se
pueden efectuar mediante un proceso formal de planificación que abarca
objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas.
 Principio de la flexibilidad de la planificación: el proceso de planificación debe ser
adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes
de la organización.

15.  Principio de sincronización de la planificación: los planes a largo plazo están
sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a
corto plazo, par alcanzar mas eficaz y económicamente los objetivos de la organización.
 Principio de los factores limitantes: la planificadores deben tomar en cuenta los factores
limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración) conjuntándolos
cuando elaboren los planes.
 Principio de estrategias eficaces: una guía para establecer estrategias viables consiste
en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con
las necesidades de los consumidores.
 Principios de programas eficaces: para que los programas sean eficaces deben ser una
parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y debe n estar integrados a
la planificación estratégica, táctica y operacional.
 Principios de políticas eficaces: las políticas se basan en objetivos de la organización;
mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores físicos
y personal de la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y suficientemente
amplias; y so complementarias y suplementarias de políticas superiores.

16. TOMA DE DECISIONES
 Es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre diferentes
opciones o formas posibles para resolver diferentes situaciones en
la vida en diferentes contextos: empresarial, laboral, económico,
familiar, personal, social, etc.(utilizando metodologías cuantitativas que
brinda la administración).
 La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una opción
entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o
potencial (aun cuando no se evidencie un conflicto latente).
A
B
C

17. PROCESO PARA LLEVAR A CABO UN
PROYECTO.
1. Formular el Proyecto:
Implica definir los objetivos del proyecto en
base a un modelo preliminar del problema
que contemple las siguientes actividades:
– Definir al equipo de Trabajo.
– Recolectar necesidades y expectativas de
los involucrados.
– Identificar problemas u oportunidades de
Mejora.
– Establecer objetivos preliminares, plazos y
costear actividades.
Herramientas:
– Ficha del Proyecto, para
consolidar Objetivos, Plazos,
Costos.
– Cuadro Bidimensional, para
‘Rankear’ Nivel de Importancia
vs Nivel de Satisfacción.
– Diagrama de Caracterización,
para entendimiento general del
sistema.
– Tormenta de
Ideas combinada con
Diagramas de Afinidad y Grupo
Nominal, para seleccionar ideas
más importantes.

18. 2. Medir: Establecer Sistema de Medición.
Medir la frecuencia y posibilidades de
errores para establecer metas en base a
recolección de información numérica interna
y de la competencia. Actividades sugeridas:
– Establecer el Flujo del Proceso.
– Establecer elementos claves del problema.
– Definir Indicadores relevantes.
– Recolectar información numérica.
– Validar el Sistema de Medición para
emplearlo en fases siguientes.
Herramientas:
– Fichas de Indicadores
para precisar las
mediciones y las fuentes de
los mismos
– Flujograma de Procesos,
para Identificar elementos
claves.

19. 3. Analizar: Estructurar Problema y
Soluciones.
Profundizar en las causas que determinan
los errores y definir oportunidades de mejora
priorizándolas.
Actividades sugeridas:
– Analizar relaciones Causa – Efecto
– Validar relaciones en base a los
Indicadores
– Definir alternativas de solución.
Herramientas:
– Diagramas Causa-
Efecto para identificar
elementos determinantes
de las salidas.
– Tormenta de Ideas
combinada con Diagramas
de Afinidad y Grupo
Nominal para seleccionar
ideas más importantes

20. 4. Implantar: Seleccionar y Aplicar
Soluciones.
Definir los elementos específicos que serán
cambiados y las metas finales.
Desarrollar el proyecto de cambio.
Actividades sugeridas:
– Seleccionar alternativas a Implantar
– Plan definitivo del Proyecto
– Implantar soluciones
5. Controlar: Asegurar Mejora Continua.
Implantar un Sistema de Monitoreo para
prevenir que se retorne prácticas anteriores
y se identifique problemas adicionales.
Herramientas:
– Reporte de Gestión para
hacer un seguimiento
sistemático del proyecto.
– Diagrama de Pareto para
seleccionar las soluciones
que aportan mayor valor

21. REGLAS PARA LA DIRECCIÓN EXITOSA DE
PROYECTOS
Establezca
puntos de
control,
actividades,
relaciones y
estimaciones de
tiempo.
Capacite a
las personas,
individualmen
te y como
equipo.
Refuerce el
compromiso
y el
entusiasmo
del
personal.
Aumente el poder:
tanto el suyo como
el de los demás
Estimule al
personal
estableciendo
acuerdos
Informe a las personas
relacionadas con el proyecto.
Ilustre gráficamente
el programa de
trabajo.
Atrévase a
acercarse
con
creatividad a
los
problemas.
Precise
los
objetivos Fije una
meta clara.

22. CONCLUSIÓN
Planificar un proyecto es una de las labores más relevantes, complejas y
difíciles a las que se enfrenta alguna persona interesada en realizar un estudio.
Después de todo, al planificar siempre partimos de presunciones que
seguramente acaben siendo inexactas, y puede parecer ineficiente hacer una
planificación cada semana, sabiendo que posiblemente cambie en tan solo unas
horas.
Es normal que la planificación de un proyecto cambie y se adapte a medida que
éste avanza. Debemos contar con ello. Pero no podemos planificar un proyecto
únicamente para hacer seguimiento en las reuniones, o como prueba de que
sabemos lo que está sucediendo. La planificación de un proyecto puede
ayudarnos a prever su comportamiento, cuantificar sus riesgos, optimizar sus
recursos, simular escenarios y guiar a nuestro equipo en el día a día. La
planificación de un proyecto no debe ser la consecuencia de lo que está
sucediendo, sino una guía para el control, la optimización y la previsión. Una
herramienta que nos ayude a comunicarnos y a tomar decisiones.

23. BIBLIOGRAFÍA.
http://www.monografias.com/trabajos35/la-planificacion/la-planificacion.shtmll
https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/reglas-para-planificar-proyectos
http://www.monografias.com/trabajos35/la-planificacion/la-
planificacion.shtml#princip#ixzz55CpfCFK0
http://www.guiadigital.gob.cl/articulo/instrumentos-de-seguimiento
https://es.wikipedia.org/wiki/Toma_de_decisiones
https://www.gestiopolis.com/herramientas-toma-de-decisiones-en-proyectos/
https://www.importancia.org/planificacion.php