El documento presenta una capacitación sobre la gestión por procesos en instituciones educativas. Explica conceptos clave como proceso, sistema y mapa de procesos. Detalla los 8 principios de éxito para la transformación cultural y la mejora continua. Además, describe las etapas para gerenciar un proceso: identificarlos, establecer liderazgos, describirlos, capacitar equipos, documentarlos, aplicar la gestión, hacer seguimiento y mejorarlos.

1. INTENALCO Educación Superior Convenio Interadministrativo para la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en Instituciones Educativas 2009-2010 SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

2. Bienvenidos a la Capacitación SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

3. por favor apagar o colocar su celular en vibración SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

4. GESTION POR PROCESOS SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

5. OBJETIVO GENERAL Brindar a los participantes fundamentos en la teoría de procesos y herramientas para su buena gestión. SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

6. CONTENIDO A DESARROLLAR Concepto de proceso y sistema Principios de éxito: transformación cultural Taller “El avión” Gerenciamiento de procesos Evaluación y cierre SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

7. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. EL CONCEPTO DE PROCESO SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

8. EL CONCEPTO DE PROCESO Controles Actividades del proceso Entradas Salidas SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

9. Conjunto de elementos (procesos) mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. EL CONCEPTO DE SISTEMA SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

10. SISTEMA: CONJUNTO DE PROCESOS 1 2 3 4 5 INSUMOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Proveedor Cliente SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

11. ¿ Hay alguna similitud entre estas dos figuras? Institución Educativa Cuerpo Humano SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

12. A VOLAR... El Avion TALLER SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

13. TRANSFORMACION CULTURAL: OCHO PRINCIPIOS DE EXITO !!!! SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

14. GESTION INTEGRAL Elementos Gestión Integral (Desarrollo integral armónico) Direcciona- miento Estratégico Cultura de Calidad Integral Gerencia de los Procesos (Día a Día) Transformación cultural SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

15. ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL CLIENTE LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOS O VALORES. PARTICIPACION DE TODO EL PERSONAL. DECISIONES BASADAS EN HECHOS. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE HACIA LA GESTION ENFOQUE HACIA LOS PROCESOS. MEJORA CONTINUA OCHO PRINCIPIOS DE EXITO !!!! Educación Superior

16. Las organizaciones dependen de sus clientes y/o usuarios y por lo tanto deben comprender sus necesidades actuales y futuras, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL CLIENTE SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

17. Los establecimientos educativos dependen de sus estudiantes, como beneficiarios (clientes) a quienes les pertenece el derecho a la educación. Los establecimientos educativos deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los estudiantes y padres de familia y de todas las partes interesadas. ORGANIZACIÓN CONSAGRADA AL CLIENTE SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

18. LIDERAZGO CENTRADO EN PRINCIPIOS O VALORES Los líderes establecen un liderazgo que promueve la participación de todos los estamentos de la comunidad educativa que intervienen en los procesos educativos para definir sus objetivos y la orientación que debe tener. Crean y mantienen un ambiente interno adecuado, en el cual toda la comunidad educativa pueda llegar a involucrarse totalmente para lograr los objetivos que hayan sido establecidos. SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

19. El personal de los establecimientos educativos en todos su niveles (directivo, docente, administrativo y de servicios) debería estar involucrado en el desarrollo de sus sistema de gestión de la calidad y adquirir el compromiso total de que aporte su experiencia y habilidades para que sean aprovechadas en beneficio del establecimiento educativo y se logre el cumplimiento de sus objetivos. PARTICIPACION DE TODO EL PERSONAL SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

20. Las decisiones que se toman para promover la mejora continua de la eficacia y eficiencia del desempeño de los establecimientos educativos deben basarse en el análisis de información y datos, y en la interpretación adecuada de las normas de calidad. DECISIONES BASADAS EN HECHOS SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

21. Los establecimientos educativos y sus proveedores actúan de manera interrelacionada para promover acciones de mejora en la calidad educativa, lo cual resulta de benéfico para todos. Esto aumenta la capacidad de ambas partes para crear valores como resultado de la gestión educativa. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR Conformity certificate SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

22. Identificando, entendiendo, dirigiendo y definiendo los procesos de gestión educativa interrelacionados (directiva, académica, administrativa-financiera y de la comunidad), tomando en cuenta el marco legal vigente aplicable, para gestionarlos como un sistema y orientarlo hacia el logro de los objetivos. ADMINISTRACION CON ENFOQUE HACIA LA GESTION SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

23. Identificando los procesos, su secuencia e interrelación, evitando la realización de actividades basadas en esfuerzos aislados o personales y diseñados para mejorar en forma continua la eficacia y eficiencia del desempeño de la institución.. ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE PROCESOS SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

24. ENFOQUE TRADICIONAL: ORGANIZACION FUNCIONAL SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

25. ORGANIZACION FUNCIONAL SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

26. El trabajo se divide en funciones, departamentos y tareas. Unidad de mando Homogeneidad de funciones Delegación de autoridad Deficiencias en la comunicación Lenta adaptabilidad y flexibilidad Dificultades para trabajo en equipo SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

27. ENFOQUE ACTUAL: ORGANIZACION HORIZONTAL ENFOCADA AL CLIENTE SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

28. Horizontalidad ADMINISTRAR RECURSOS Producción Inteligencia de Negocio Manejo de contratos Facturación P r o c e s o s Compras Financiero Contable DIRECCIONAR FORMAR MATRICULAR Áreas Funcionales Proceso 1 Proceso 4 Proceso 3 Proceso 2 SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

29. Mayores niveles de creatividad Rápido crecimiento de la productividad Mayor satisfacción de los Clientes Los equipos asumen la responsabilidad de gestión Objetivo del directivo: mejora continua de resultados La información y la formación: Se proporcionan para generar los resultados esperados Perfil del profesional: capaz de realizar múltiples tareas, trabajar en equipo y mejorar continuamente SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

30. Las actividades y recursos relacionados gestionados como procesos para mejorar en forma continua la eficacia, eficiencia y efectividad del desempeño de la institución, a través de la generación de acciones de mejora revisadas de forma periódica para garantizar su puesta en marcha y su impacto en los resultados . MEJORA CONTINUA SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

31. PLANEAR HACER ACTUAR VERIFICAR Misión Visión Política MEJORAMIENTO CONTINUO SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

32. LA MEJORA CONTINUA MEJORA CONTINUA Resultados Resultados SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

33. Veamos este video... SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

34. ¿Cómo se gerencia un proceso? SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

35. Definir el mapa de procesos, identificando los diferentes tipos y su interrelación. Debe ser liderado por el Rector y apoyado por todo el Equipo directivo y de calidad. 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS (MAPA DE PROCESOS) P SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

36. ¿QUÉ PROCESOS EXISTEN EN NUESTRA INSTITUCION?.. SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

37. MAPA DE PROCESOS PROCESOS DE SOPORTE O APOYO PROCESOS VISIONALES O ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES CL IENTE CL IENTE SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

38. ¿Veamos el mapa de procesos de nuestra institución... SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

39. ¿Veamos otros ejemplos de mapa de procesos... SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

40. SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

44. Una vez definido el mapa de procesos, el rector debe asignar el liderazgo de cada uno de éstos a una persona dentro de la institución, quien debe responsabilizarse de todo el proceso y rendir cuentas de su gestión ante la rectoría. 2. ESTABLECER EL LIDERAZGO P SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

45. Se debe tener absoluta claridad sobre el tipo de proceso, objetivo, alcance, interacción con otros procesos, así como documentación, recursos, indicadores y mecanismos de control, políticas de operación, marco legal que le aplica, entre otros. 3. DESCRIBIR EL PROCESO P SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

46. Definido el equipo de trabajo, todos deben recibir capacitación sobre el funcionamiento del proceso y en temas esenciales como herramientas de mejoramiento, análisis y solución de problemas, trabajo en equipo y liderazgo. 4. CAPACITAR AL EQUIPO DE TRABAJO P SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

47. Inicialmente se debe escribir lo que se hace con el objeto de documentar el proceso, representarlo mediante diagramas de flujo, identificando sus entradas y salidas, proveedores y usuarios, actividades realizadas, etc. (tener en cuenta el ciclo PHVA) 5. DOCUMENTAR EL PROCESO P SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

48. Ejecutar el proceso de acuerdo con lo planificado teniendo en cuenta lo descrito en los procedimientos y los registros a generar. 6. APLICAR GESTION DEL PROCESO H SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

49. Medir la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso a través de la medición de los indicadores y aplicación de mecanismos de control y observar si la institución va por buen camino. 7. HACER SEGUIMIENTO Y CONTROL V SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

50. El ciclo de mejoramiento tiene principio pero no fin. Por tanto los procesos son dinámicos en el tiempo y lo que hoy es competitivo, y es satisfactorio para el usuario, mañana no lo es. 8. MEJORAR LOS PROCESOS A SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

51. ELABOREMOS/AJUSTEMOS NUESTRO MAPA DE PROCESOS COM BASE EN LA GUIA 34... SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

52. ¡ Gracias! SECRETARIA DE EDUCACION MUNCIPAL “ NUEVA CULTURA EDUCATIVA “

53. LA ENSEÑANZA QUE DEJA HUELLA NO ES LA QUE SE HACE DE CABEZA A CABEZA SINO DE CORAZÓN A CORAZÓN CONFUCIO Educación Superior

54. SI CREES QUE PUEDES O SI CREES QUE NO PUEDES EN AMBOS CASOS TIENES LA RAZÓN HENRY FORD