Este documento describe las herramientas para organizar instituciones educativas, incluyendo el manual de funciones. Explica que el manual de funciones describe la estructura administrativa de una organización, asignando funciones y responsabilidades a cada puesto. Además, detalla los elementos que debe contener el manual como la portada, índice, introducción, antecedentes, base legal, estructura orgánica y descripción de cargos. Finalmente, señala que el manual debe ser validado por los miembros de la organización antes de entrar en vigencia.

1. UNIDAD II:
EDUCACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
INSTITUCIONES

2. HERRAMIENTAS PARA LA ORGANIZACIÓN
DE INSTITUCIONES
Manual de funciones.
Manual de procedimientos.
Manual de normas administrativas.
Normas de contratación de personal.
Reglamento laboral.

3. I. MANUAL DE FUNCIONES
Documento que expone con detalle la estructura
administrativa de una organización.
 Señala los puestos, las unidades administrativas y las
relaciones entre ellos.
 Explica las jerarquías, grados de autoridad y
responsabilidad, y las actividades que desempeña
cada unidad administrativa.
 Delimitar las responsabilidades y funciones de los
empleados de una institución.

4. Elementos del Manual de Funciones
1. Cubierta o portada
 Imagen y logo institucional.
 Título y extensión del manual de organización (General de
la Institución o Específico de Unidad).
 Fecha de elaboración.
2. Índice
Señala los capítulos o apartados que constituyen la estructura del
documento. (Usar una sola relación numérica).

5. 3. Introducción
4. Antecedentes
Explicación de lo que es el documento, sus propósitos, a
quiénes se dirige, y su ámbito de aplicación. (Redacción
sencilla y clara).
Se debe hacer notar que es obligación de todos cumplir con
las responsabilidades y funciones establecidas.
Describir brevemente el origen de la organización, a fin de
conocer el desarrollo histórico.

6. 5. Base Legal
Deben incluir un listado de los las normas legales y
disposiciones jurídicas que regulan la organización y su
funcionamiento.
6. Estructura Orgánica
Se describirá cada una de las unidades administrativas que
conforman la estructura, en función de sus relaciones de
autoridad, de acuerdo con el ORGANIGRAMA institucional.
ORGANIGRAMA
Representación gráfica de la estructura orgánica. Debe representar claramente las
unidades administrativas que integran la estructura, sus relaciones, niveles jerárquicos,
canales formales de comunicación y líneas de autoridad.

7. 6.1 Descripción básica del cargo
Describir el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece
y su superior inmediato.
6.2 Objetivo estratégico del cargo
Actividad concreta que define las funciones, actividades y
responsabilidades por las que existe dicho cargo en la
estructura.
6.3 Funciones básicas del cargo
Describir puntualmente cada una de las funciones y
responsabilidades del cargo.

8.  La descripción de funciones y responsabilidades debe ser clara,
concreta y realista, para que le superior pueda controlar y evaluar
su grado de cumplimiento. (Usar un verbo en infinitivo).
 Los niveles de responsabilidad y autonomía en las funciones deben
quedar claramente definidos.
 Ordenar las funciones de acuerdo a las etapas del proceso
administrativo.
 Evitar el uso de adjetivos calificativos: adecuado, eficiente, etc.
 Evitar que las funciones se dupliquen o incluyan unas en otras. No
incluir actividades solo funciones.
Recomendaciones para la REDACCCION de Funciones

9. 6.4 Perfil del cargo
Perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo.
Descripción para poder realizar una adecuada selección de
personal.
6.5 Personal relacionado al cargo
Se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la
institución para determinar con que empleados o secciones debe
interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y
responsabilidades asignadas.

10. VALIDACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES
El documento debe someterse a una validación por parte de
los miembros de la organización educativa; y a partir de su
validación, entrará en vigencia.
Al final del documento, se debe incluir una hoja donde la
validación se ratifica con las firmas de los miembros de la
organización. Los nombres y firmar pueden colocarse de
acuerdo con la jerarquía, de arriba hacia abajo y de izquierda a
derecha.

11. PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES