Este documento presenta un estudio de caso sobre la empresa Soluciones Innovadoras de Alta Tecnología, que ofrece servicios de consultoría en proyectos informáticos. Se analiza la situación actual de la empresa, que a pesar de su crecimiento, presenta problemas administrativos que impiden su desarrollo. Se realiza un diagnóstico utilizando herramientas como FODA e Ishikawa, identificando problemas en recursos humanos, cobranza, proveedores y controles internos. Finalmente, se propone un programa de implementación de Admin

1. MAESTRÍA EN PSICOLOGÍA
GESTIÓN PARA EL ALTO DESEMPEÑO
PROGRAMA DE APO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE
CONTROLES INTERNOS Y REESTRUCTURACIÓN
ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA SOLUCIONES
INNOVADORAS DE ALTA TECNOLOGÍA S.A. DE C.V.
NANCY MARIBEL HERNÁNDEZ VELÁZQUEZ
16 DE MAYO DEL 2015 CAMPUS ECATEPEC
MAESTRO: PEDRO ULISES JUÁREZ CAMPOS

2. Índice
Introducción..................................................................................................................... 1
Capítulo 1.Datos generales de la organización ............................................................. 2
1.1 Identificación de la organización............................................................................... 2
1.1.1 Nombre de la organización ................................................................................ 2
1.1.2 Forma de constitución legal........................................................................... 2
1.1.3 Antecedentes históricos............................................................................... 2
1.1.4 Productos y/o servicios que ofrece ......................................................... 2
1.1.5 Plantilla de personal.............................................................................. 2
1.1.6 Descripción del mercado................................................................... 3
1.1.7 Perspectivas a futuro...................................................................... 4
Capítulo 2.Delimitación del área objeto de análisis ...................................................... 5
2.1 Nombre del área....................................................................................................... 5
2.2 Ubicación estructural ............................................................................................ 5
2.3 Funciones y responsabilidades......................................................................... 5
Capítulo 3.Diagnóstico de la situación........................................................................... 5
3.1 Proceso de evaluación de la administración del capital humano .............................. 5
3.1.1 Descripción de la metodología de investigación................................................. 6
3.2 Principales hallazgos......................................................................................... 7
3.2.1 Descripción de resultados de la investigación................................................ 7
3.2.2 Matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas FODA......... 7
3.2.3 Diagrama de Ishikawa............................................................................ 8
3.2.4 Planteamiento del problema .............................................................. 8
Capítulo 4.Propuesta de mejora ..................................................................................... 8
4.1 Propuesta de mejora administrativa ......................................................................... 8
4.2 Ventajas y desventajas......................................................................................... 9
4.3 Programa de implementación......................................................................... 10
4.3.1 Fase 1........................................................................................................ 10
4.3.2 Fase 2 .................................................................................................... 10
4.3.3 Fase 3.................................................................................................... 11
4.3.4 Fase 4................................................................................................ 12
Conclusión..................................................................................................................... 13
Bibliografía..................................................................................................................... 14

3. Introducción
El objetivo de este estudio de caso es crear la propuesta de un programa de
implementación basado en Administración por Objetivos (APO), como solución a la serie
de problemáticas que aquejan a la empresa Soluciones Innovadoras de Alta Tecnología
S.A. de C.V., ya que el director general planea la expansión de su empresa y el
crecimiento comercial de la misma.
Inicialmente se analizarán los antecedentes históricos de la empresa, se revisará la
estructura organizacional, las áreas que la conforman, el número de empleados que
laboran en ella, así como la descripción del mercado al que están dirigidos sus servicios y
perspectivas futuras.
Con la finalidad de crear dicha propuesta, a lo largo de este estudio se delimitarán las
áreas que serán analizadas en esta propuesta de implementación, se mencionarán las
principales funciones y responsabilidades de dichas áreas, posteriormente se realizará un
diagnóstico de la problemática, tomando como punto inicial para ello los hechos
relevantes que mencionó el director general de la empresa, como premisa y origen de la
situación actual de la empresa, además se mencionará la metodología utilizada para
evaluar esta información, así como los principales hallazgos y resultados.
Como herramientas complementarias de diagnóstico se podrá encontrar en este estudio
la elaboración de una matriz de análisis FODA de la organización (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas), también se encontrará un diagrama de
Ishikawa el cual permite apreciar la causa-efecto para dar pie al planteamiento del
problema, motivo por el cual se crea este programa de implementación.
Posteriormente con la información obtenida producto del análisis de las posibles causas
que originan la problemática actual, se presenta la propuesta de mejora para la empresa
basada en 10 puntos, también se muestran las principales ventajas y desventajas de
poner en marcha dicha propuesta, finalmente se presenta el programa de implementación
de Administración por Objetivos conformado por cuatro fases, las cuáles establecen
objetivos a trabajar, responsabilidades, plazos para la ejecución y puntos de
retroalimentación, por último se mencionan las principales conclusiones este trabajo.
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4. CAPÍTULO 1. Datos generales de la organización
1.1 Identificación de la organización
1.1.1. Nombre de la Organización: Soluciones Innovadoras en Alta Tecnología
1.1.2. Forma de constitución legal: S.A. de C.V.
1.1.3. Antecedentes históricos:
Inició operaciones el 25 de febrero de 1998, como una empresa familiar, fundada
por Francisco Lara Montiel, quien desarrolló diversas aplicaciones utilizadas como
ERP’s (Enterprise Resource Planning), en base a las cuales se elaboran los
proyectos de la compañía. En el año 2001 y ante la prometedora perspectiva de
crecimiento de la empresa, Francisco aceptó como socio a Roberto Garrido
Villanueva, quien aportó el 30% del capital de la empresa y participa únicamente
como invitado a las reuniones de dirección general de la empresa.
1.1.4. Productos y/o servicios que ofrece: Se dedica a la prestación de servicios de
consultoría en proyectos informáticos
1.1.5. Plantilla de personal: Actualmente cuenta con 18 empleados y la información
relevante es la siguiente:
RAZÓN SOCIAL Soluciones Innovadoras en Alta
Tecnología, S.A. de C.V.
Registro Federal de Contribuyentes SOI-9802-25-XXX
Número de Afiliación al IMSS 4270425
Ubicación Bosques de Filadelfia N. 105 Col. Bosques
del Lago, Cuautitlán Izcalli Edo. México
El Organigrama de la empresa, es el siguiente:
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5. El tabulador de salarios es el siguiente:
La Información de los empleados se detalla a continuación:
1.1.6. Descripción del mercado
La demanda de proyectos ha crecido a un ritmo sorprendente. La sólida posición
de la empresa en el mercado ha generado nuevas posibilidades de crecimiento;
algunas empresas nacionales y extranjeras se han interesado en adquirir la
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6. empresa y en efectuar transacciones comerciales con su marca, sin embargo los
socios no quieren realizar ninguna alianza.
1.1.7. Perspectivas a futuro.
Sin embargo, a pesar del prometedor crecimiento de la organización, ésta tiene
algunos problemas de administración y organización interna, presentándose las
siguientes situaciones:
1. Existen constantes problemas en la cobranza a los clientes, porque en
ocasiones Francisco comisiona a la Gerente de Servicios para realizar esta
función, quien se molesta de realizar esta actividad por no tener tiempo
suficiente.
2. Se han generado problemas con los proveedores, principalmente en la
formalización de los pedidos requeridos por la empresa, porque no hay una
persona responsable del seguimiento a las compras, el comisionado para estas
funciones es el Gerente de Desarrollo de Sistemas, de quien se sospecha falta
de ética en la selección y negociación con los proveedores.
3. Las funciones de recursos humanos las realiza directamente el Director General
con el apoyo de su asistente, quien ha recibido poca formación en las
actividades de nóminas y contratación. Lo anterior ha generado algunas fallas
en cálculo de aportaciones al IMSS, derivando con ello multas y recargos en
contra de la empresa.
4. A su vez, las actividades de contabilidad y finanzas las realiza un contador
externo, quien se encarga de presentar las declaraciones y obligaciones fiscales
a cargo de la empresa.
5. Existe una queja general de los Gerentes de Servicios y de Desarrollo de
Sistemas, ya que ellos deben de visitar a los posibles clientes para confirmar
futuros proyectos, no obstante, consideran la necesidad de tener a una persona
especialista en el área comercial quien se encargue de las negociaciones con
los clientes. Asimismo, evalúan la importancia de incrementar las acciones de
publicidad y promoción ante el mercado.
6. Existe la sospecha con el Jefe de Instalaciones y Redes de tener malos manejos
con un proveedor, del cual hay pruebas contundentes de dicha situación.
7. Se presentan constantes faltas y ausentismos en el registro de asistencia,
además el director se ha enterado que algunas personas han buscado empleo
en otras organizaciones, principalmente porque empresas especializadas en
reclutamiento han llamado telefónicamente para solicitar información laboral de
algunos de ellos.
8. Se perdió una computadora laptop con un valor aproximado de $32,000.00
pesos, no hay referencias, ni mayor información sobre quién es el responsable.
Usted ha sido contactado(a) como consultor administrativo por el Director General
de la empresa. En la entrevista el Director le expone la perspectiva de crecimiento
comercial, la posibilidad de realizar una expansión y la medianía de su estructura
organizacional.
El Lic. Lara le comenta a usted la intención de reestructurar la organización, a su
vez, le dice que a su consideración, una de las causas de la problemática radica
en desorden y problemas administrativos que han imposibilitado el desarrollo de la
organización.
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7. CAPÍTULO 2. Delimitación del área objeto de análisis.
2.1. Nombre del área
Gerencia de servicios y las áreas que la conforman tales como subgerencia de
telecomunicaciones, subgerencia de bases de datos y subgerencia de desarrollo
de sistemas, aunque se revisarán los controles de todas las áreas que conforman
la empresa.
2.2. Ubicación estructural
La gerencia de servicios está a cargo del director general, a su vez las
subgerencias de telecomunicaciones, bases de datos y desarrollo de sistemas se
encuentran a cargo de la gerencia de servicios.
2.3. Funciones y responsabilidades
La gerencia de servicios tiene como función supervisar todo lo relacionado con
servicios, control de costos, control de presupuesto del área, establecer los
parámetros y objetivos a lograr en ventas, monitorear el control de servicios
realizados, garantizar la rentabilidad del área, así como dar seguimiento a quejas,
sugerencias y servicio al cliente, para mantener un buen índice de satisfacción al
cliente, al mismo tiempo monitorear los resultados de las subgerencias que tiene a
su cargo.
La subgerencia de telecomunicaciones se encarga de supervisar objetivos y
presupuesto del área, controlar los procesos relacionados con la infraestructura
tecnológica, haciéndolas eficientes, proporcionando soluciones con la más alta
calidad, con base en requerimientos legales y reduciendo costos, proveer servicios
de mantenimiento a la infraestructura tecnológica.
La subgerencia de bases de datos se encarga de resguardar información o
archivos para los desarrolladores de sistemas, bases de datos que pertenecen a
usuarios, empresas que tendrán un proceso de implementación de un ERP, esto
basado en políticas, procedimientos y controles del manejo de información y
confidencialidad, los administradores de bases de datos participan al diseñar de
manera inicial las bases de datos, su principales responsabilidades son mantener
la integridad de los datos, la seguridad de los datos y la disponibilidad de los datos.
La subgerencia de desarrollo de sistemas se encarga de monitorear los sistemas
informáticos de la empresa y de los clientes que implementarán un ERP en su
empresa, mantenerse actualizado en desarrollo de tecnología informática,
monitorear la adquisición de equipos de cómputo así como la actualización en
software necesaria, brindar soporte técnico a los usuarios.
CAPÍTULO 3. Diagnóstico de la situación
3.1. Proceso de evaluación de la administración del capital humano
Debido a que no existe un departamento de Recursos Humanos la administración
del capital humano ha sido deficiente, ya que falta personal a cargo de funciones
específicas, las cuales han sido asignadas de manera extraoficial a personas y
áreas que no les corresponden.
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8. Se ha descuidado el reclutamiento y selección de personal, la creación de un
código de ética, no se han realizado evaluaciones sobre el clima laboral de la
empresa, tampoco se han desarrollado planes de carrera, por lo tanto no se ha
logrado identificar porqué existe un alto nivel de ausentismo y porqué los
empleados están buscando trabajo en otras empresas, en general no se han
evaluado las necesidades del capital humano de esta organización.
3.1.1. Descripción de la metodología de investigación
Para la solución de esta problemática se utiliza el estudio de caso, el cual es un
método de investigación cualitativa que consiste en estudiar a fondo una situación
en particular o varias situaciones, precisando el objeto de estudio, se analizan
problemáticas de la vida real, considerando el contexto en el que se produce dicha
situación, entre las principales ventajas del uso del estudio de caso como método
de investigación es que favorece la toma de decisiones, ayuda al trabajo
colaborativo.
Un estudio de caso puede tener tres tipos de objetivos, empezando por el
exploratorio en el cual los resultados obtenidos se pueden utilizar para plantear
preguntas de investigación, también puede ser de tipo descriptivo buscando
describir lo que ocurre en un caso en particular, permitiendo estudiar la
problemática desde diversas perspectivas, por último puede ser de tipo explicativo
el cual favorece la interpretación.
De acuerdo a la propuesta de Montero y León (2002) el estudio de caso se
conforma de cinco fases: la primera es la selección y definición del caso, en la cual
se identifica el problema y los objetivos de la investigación, la segunda es la
elaboración de una lista de preguntas, esto yendo de lo general a lo particular, la
tercera es la localización de las fuentes de datos, estos se obtienen por medio de
la observación o por cuestionarios, etc.
La cuarta fase es el análisis e interpretación, siguiendo el enfoque cualitativo y
correlacionando diferentes elementos, la quinta fase es la elaboración del informe
mencionando los hechos relevantes, recopilación de datos así como todo lo que
permita la reflexión y análisis del caso.
Una vez que se ha definido el alcance, delimitación y características de un estudio
de caso, tomando como punto de partida la semblanza del caso de la empresa
Soluciones Innovadoras en Alta Tecnología, los antecedentes y problemática
actual, el siguiente paso es proponer algunas teorías en relación a la información
proporcionada por el director de la empresa Francisco Lara Montiel.
Dichas teorías serán confirmadas o descartadas para llegar a la causa raíz de
estos problemas, se analizarán los hechos por los cuáles el director decidió
contratar a un consultor, todo esto mediante el uso de herramientas como la matriz
FODA, así como el diagrama de Ishikawa, lo cual permitirá llevar al planteamiento
del problema.
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9. 3.2. Principales hallazgos
La falta de personal a cargo de las áreas de cobranza, compras, recursos
humanos y área comercial, ha ocasionado que los gerentes de servicios, sistemas
y director general asuman las actividades de dichas áreas, esto ha perjudicado no
solo a los gerentes y al director, si no al resto de los empleados a su cargo.
Otra problemática es que los empleados faltan regularmente al trabajo, algunos de
ellos están en búsqueda de nuevas oportunidades laborales, lo cual ha sido
corroborado por el director general, aunado a esto existen otros problemas en la
empresa, tales como el ausentismo en el registro de asistencia, el robo de una
laptop delito sobre el cual se desconoce quién es el responsable, hasta la
sospecha de malas prácticas por parte del jefe de instalaciones con un proveedor,
de continuar así la empresa no podrá lograr sus planes de expansión y crecimiento
comercial hacia el futuro.
3.2.1. Descripción de resultados de la investigación
Los resultados de esta investigación indican que el hecho de que los gerentes de
servicios, sistemas y el director general, asuman actividades de áreas que no les
corresponden y sobre las cuales no tienen conocimientos específicos, ocasiona
errores y excesiva carga de trabajo, lo cual implica descuidar sus funciones
principales.
Los empleados se ven afectados por esta situación ya que además de cumplir con
sus actividades cotidianas, deben apoyar en las actividades que les asignen sus
jefes por falta de personal, esto ocasiona estrés, frustración e insatisfacción
laboral, además la remuneración económica que reciben no está acorde con todas
las actividades que desempeñan en los puestos operativos, esto genera que los
empleados se dediquen a buscar otro empleo.
Existe falta de supervisión y control interno por parte de los responsables de cada
área, tanto en actividades como el registro de asistencias, como en la custodia y
asignación de equipos de cómputo, ya que fue robada una laptop y nadie se
percató, finalmente otro hecho contundente que demuestra la inexistencia de
controles administrativos en esta organización, es que el jefe de instalaciones haya
podido ejecutar malas prácticas con un proveedor.
3.2.2. Matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA)
FORTALEZAS
° Tiene una sólida posición en el mercado
° Sus servicios de consultoría son altamente
competitivos
° Cuenta con suficientes recursos económicos
° La empresa ha permanecido en el mercado
desde hace casi 17 años que fue creada
° Se encuentra en constante crecimiento en el
mercado de ERP´S
OPORTUNIDADES
° Potencial para convertirse en una empresa
trasnacional
° Alto potencial de expansión
° Empresas interesadas en comprar a la consultoría y
comercializar la marca
DEBILIDADES
° Falta de personal en áreas clave
° Exceso de trabajo y estrés en los empleados
° Ausentismo laboral
° Malas prácticas y actos deshonestos por parte
de empleados
° Falta de control interno y supervisión
AMENAZAS
° Con la estructura organizacional actual no podría
competir a nivel internacional
° La competencia tiene programas de gestión de
talento y esto se refleja en sus servicios
° La competencia tiene equipos de fuerza de ventas
eficaces y bien capacitados
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10. 3.2.3. Diagrama de ISHIKAWA
Falta supervisión de los encargados de área
Riesgo de no cobrar servicios No se han creado controles internos claros y específicos
Comprar a proveedores con un precio más alto Inexistente código de ética
Pérdidas por robo de equipos
Pérdida de contratos
No hay suficiente personal
Poca inversión en redes, telecomunicación Exceso de trabajo y estrés
Poco uso de herramientas tecnológicas en el día a día Prácticas deshonestas, delitos
Conflicto de intereses Poca remuneración en puestos operativos
Falta capacitación, deficiente reclutamiento
3.2.4. Planteamiento del problema
La falta de personal asignado en áreas clave, la deficiente capacitación, los
limitados controles internos y la poca supervisión, están limitando el desarrollo de
la empresa.
CAPÍTULO 4. Propuesta de mejora.
4.1. Propuesta de mejora administrativa
La propuesta de mejora se compone de los siguientes puntos:
A. Contratar los servicios de una empresa de reclutamiento para crear y contratar un
puesto a cargo del área de cobranza, otra a cargo de compras con su respectivo
asistente, también crear el puesto de un líder comercial y de dos asistentes, para
prospección y cierre de negociaciones con clientes, así como crear el puesto de un
especialista en publicidad en medios impresos, electrónicos y networking y solicitar
el requerimiento de contratación de este personal, todos ellos deben ser
capacitados.
B. Crear un departamento de recursos humanos, con un especialista en nóminas,
otro en reclutamiento y selección y finalmente uno en desarrollo organizacional y
capacitación, quienes posteriormente se encargarán de estas funciones y deben
ser capacitados.
C. Crear un código de ética general con apartados especiales para cada área,
capacitar a los empleados para que lo conozcan, con la colaboración del abogado
y el director general de la empresa, así como el líder de proyecto administrativo.
D. Presentar pruebas sobre los supuestos malos manejos del Jefe de Instalaciones
en Redes con un proveedor, si son contundentes se sugiere una reunión con su
jefe inmediato, el gerente de servicios, el abogado de la empresa y el director
general, para que determinen si el empleado será despedido o si existe otra
alternativa.
E. Por el tamaño actual de la empresa y sus operaciones es viable que la
contabilidad de la empresa sea llevada por un despacho externo, sin embargo por
los planes de expansión de la empresa, en un futuro cercano es conveniente crear
un departamento de contabilidad, con especialistas en planeación financiera,
impuestos y contabilidad general.
Desarrollo limitado
de la empresa
Medio
ambiente
Capital
humano
Finanzas
Material
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11. F. Se sugiere que se redefina la estructura organizacional, haciendo un diagnóstico
con los puestos actuales y los nuevos puestos, así como las funciones asignadas
a cada uno de ellos, para evitar duplicidad de tareas, carga de trabajo excesiva en
ciertas personas o áreas y brindar capacitación.
G. Se sugiere contratar a un líder de proyecto administrativo para establecer controles
internos en cada área, relacionados con las funciones que realizan, el manejo y
validez de la información, confidencialidad y prácticas transparentes.
H. Realizar una encuesta de satisfacción laboral para evaluar el clima organizacional,
reunirse con los empleados que están buscando empleo en otras empresas, para
conocer sus necesidades e identificar aquello que la empresa no está ofreciendo y
por lo cual se encuentran en búsqueda de otras oportunidades laborales e
informar al director general.
I. Se sugiere firmar responsivas sobre los equipos de cómputo asignados a los
empleados, con la consigna de que el equipo queda bajo su responsabilidad y en
caso de extravío tendrán que hacerse cargo del monto correspondiente, por otro
lado los equipos deben permanecer bajo resguardo del área de sistemas, ser
inventariados. Se sugiere revisar las mochilas y portafolios a la entrada y salida
de la empresa por los guardias de seguridad, en caso de ingresar o retirar algún
equipo laptop debe quedar por escrito en una lista con la firma del empleado y con
la responsiva autorizada por su jefe inmediato.
J. Si el director general planea expandir su empresa se sugiere que su socio se
involucre más en ella, no solo participando en las reuniones de la dirección
general, podría establecer relaciones públicas con inversionistas o con dueños de
otras empresas para dar a conocer los servicios en directivos de alto nivel, esto
queda a consideración del Lic. Lara.
4.2. Ventajas y desventajas
Las ventajas de esta propuesta de mejora son:
1. El contratar personal para actividades que han sido críticas para diversas áreas de
la organización y crear un departamento de recursos humanos, logrará aligerar la
carga de trabajo, ayudará a redefinir funciones, los empleados dedicarán más
tiempo a sus actividades del día a día, los jefes inmediatos tendrán más espacio
para supervisar, todo esto reducirá un poco el estrés y la tensión.
2. Crear un código de ética para la empresa tiene como beneficio que los empleados
conozcan que acciones pueden llevarlos a cometer un acto deshonesto, el cual
deberán cumplir mientras trabajan en Soluciones Innovadoras de Alta Tecnología.
3. Realizar una encuesta de satisfacción e identificar necesidades de los empleados,
son herramientas que pueden aportar valiosa información para mejorar el clima
laboral.
4. Contratar a un líder de proyecto para establecer controles internos es una medida
que favorecerá a la empresa y a los empleados, ya que con ello se evitarán malas
prácticas a futuro, se confiará en la validez de la información y disminuirá actos
ilícitos como robo de equipos.
5. La reestructura organizacional favorecerá los planes de expansión de la empresa y
el crecimiento comercial.
Las desventajas de esta propuesta son:
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12. 1. Contratar a más personal, la creación de un nuevo departamento y redefinir
funciones, ocasionará que la empresa incurra en considerables gastos que
finalmente representan una inversión, el director general tendrá que definir si es
viable realizarlos considerando el costo-beneficio.
2. Aunque sea creado un código de ética, esto no implica que los empleados estén
exentos de cometer algún acto deshonesto.
3. Si únicamente se realiza una encuesta de satisfacción a los empleados, no se
brinda seguimiento, planes de acción correctivos y preventivos, el beneficio de
estos será mínimo o nulo.
4. El trabajo de un líder de proyecto para establecer controles internos, depende en
gran medida de la colaboración de cada área de la empresa y su compromiso por
ejecutarlos cuando estos sean creados, si existe falta de compromiso, de nada
servirá el trabajo del líder de proyecto.
5. La reestructura organizacional puede ocasionar que los empleados salgan de su
zona de confort y con ello exista apatía, deserción e inconformidad por parte de
algunos de ellos.
4.3 Programa de implementación
El programa de APO para la implementación de controles internos y
reestructuración organizacional de la empresa Soluciones Innovadoras de Alta
Tecnología, consiste en ejecutar un plan de administración por objetivos APO, cuya
principal característica es fijar de forma participativa metas que sean tangibles,
verificables y mesurables, con la finalidad de convertir los objetivos generales de la
organización que en este caso es la inminente expansión de la empresa y crecimiento
comercial, también se establecen los objetivos específicos para cada nivel, áreas que
la conforman y sus miembros.
El programa de APO (Administración por objetivos) consta de cuatro fases, partiendo
de la propuesta de mejora conformada por los 10 puntos anteriores.
4.3.1 Fase 1
Objetivos específicos
1. Evaluar el entorno con una encuesta de satisfacción laboral
2. Reestructurar la organización mediante el análisis de puestos y creación de
nuevos puestos, con su respectiva definición y reasignación de actividades, esto con
la ayuda de la empresa de reclutamiento
3. Contratar al personal que hace falta en las áreas críticas de la empresa
4. Crear el departamento de Recursos Humanos
5. El líder de proyecto creará controles internos para cada área de la empresa
6. Se creará el código de ética de la organización
7. Consenso con pruebas fehacientes de los malos manejos del Jefe de Instalaciones
en Redes, para definir su situación futura
8. Creación de responsivas para la asignación de equipos de cómputo
9. Una vez finalizados los objetivos anteriores brindar capacitación al personal
4.3.2 Fase 2
Establecer el nivel de participación y responsabilidad para lograr objetivos específicos
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13. 1. Para realizar la encuesta de satisfacción laboral se requiere la participación de
todos los miembros de la empresa, la cual será realizada por quien elaboró esta
propuesta y queda bajo su responsabilidad.
2. Para iniciar con el proceso de reestructura de la organización se requiere de la
colaboración de la empresa de reclutamiento para definir puestos, trabajando de
forma conjunta con los encargados de cada área para identificar necesidades así
como con los empleados para elaborar la descripción de puestos, lo cual queda
bajo su responsabilidad y la supervisión final a cargo del director general.
3. Se requiere del trabajo de la empresa de reclutamiento para la contratación y
selección de personal en las áreas críticas, con la participación de los encargados
de área para el filtro de candidatos, la responsabilidad es conjunta y la supervisión
final queda a cargo del director general.
4. Para la creación del departamento de Recursos Humanos se requiere de la
participación de la empresa de Recursos Humanos y del director general,
asumiendo la supervisión final el mismo.
5. Para que el rol del líder de proyecto administrativo sea eficaz, se requiere además
de que haya sido el candidato con mejores habilidades para desempeñar este
puesto, la participación de todas las áreas de la empresa, cada responsable de
área supervisará los avances de su propia área.
6. Se requiere para la creación del código de ética de la organización, la participación
del abogado y director general de la empresa así como del líder del proyecto,
todos son responsables de ello.
7. Para realizar el consenso sobre el Jefe de Instalaciones y Redes se necesita la
participación de su jefe inmediato, gerente de servicios, abogado y director
general, éste último tiene la decisión final del consenso.
8. La creación de responsivas para la asignación de equipos de cómputo, requiere la
participación del abogado de la empresa, el área de sistemas y los encargados de
cada área, siendo responsable final de su ejecución el área de sistemas.
9. Para brindar capacitación a todos los empleados re requiere la participación del
área de Recursos Humanos que ya estará creada.
4.3.3 Fase 3
Definir el plazo para lograr cada objetivo
1. La encuesta de satisfacción se realizará en un lapso de 1 mes con resultados
obtenidos y presentados al director general.
2. El proceso de reestructuración, creación de nuevos puestos, descripción de
puestos actuales deberá ejecutarse en 2 meses.
3. La contratación de personal en áreas críticas deberá cubrirse 1 mes, después de
haber concluido el punto anterior.
4. La creación del departamento de Recursos Humanos deberá concluirse en un
plazo de 1 mes y medio, después de haber concluido el punto 2.
5. El trabajo del líder de proyecto administrativo para crear controles internos, deberá
ejecutarse en un plazo tentativo de 5 meses, después de haber concluido el punto
2.
6. La creación del código de ética se realizará en un lapso de 1 mes, posterior a que
el líder de proyecto administrativo haya concluido el punto 5.
7. El consenso para definir el futuro del Jefe de Instalaciones debe realizarse en un
plazo máximo de 3 semanas.
8. La creación de responsivas para la asignación de equipos de cómputo deberá
realizarse en un plazo de 1 mes.
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14. 9. Para brindar capacitación se requiere la culminación de objetivos del 1 al 8, para
que este proceso de realice en un lapso de 6 meses.
4.3.4 FASE 4
Retroalimentación
1. Se brindará retroalimentación al director general en una reunión al final de la
evaluación al personal, presentando resultados
2. Se programarán juntas de retroalimentación una vez a la semana, entre la
empresa de reclutamiento y el encargado de área con el que se esté trabajando,
para revisar los avances, una vez concluido el trabajo con todas las áreas la
empresa de reclutamiento brindará retroalimentación al director general al mes y
medio de haber iniciado el proceso, para que en las dos semana restantes se
puedan ejecutar cambios en la reestructuración de ser necesarios.
3. Para la contratación de personal en áreas críticas, la empresa de reclutamiento se
reunirá con el director general para conocer el perfil de los candidatos a contratar y
una vez que sean entrevistados los posibles candidatos, se debe brindar
retroalimentación al director general sobre ellos, para que pueda seleccionarlos y
entrevistarlos.
4. Para la creación del departamento de Recursos Humanos el director deberá
reunirse con la empresa de reclutamiento, para definir la estructura y descripción
de funciones en máximo 2 sesiones, posteriormente se le presentará una
propuesta y se recibirá retroalimentación de ambas partes para la estructura final,
posteriormente para la selección de candidatos se definirán las entrevistas
correspondientes.
5. Para la creación de controles internos, el líder de proyecto deberá reunirse una vez
a la semana con el encargado del área con el que esté trabajando, para recibir
retroalimentación de ambas partes y revisar avances.
6. La creación del código de ética requiere de reuniones una vez a la semana, para
brindar retroalimentación entre quienes participan en este proyecto.
7. El consenso deberá tener reuniones de retroalimentación en la medida que sean
necesarias, cumpliendo el tiempo máximo establecido de 3 semanas para tomar
una decisión.
8. Para la creación de responsivas de equipos de cómputo se requiere alrededor de 3
reuniones para brindar retroalimentación.
9. La retroalimentación se brindará durante y posterior a los cursos de capacitación.
La finalidad de la implementación de este programa de APO (Administración por
objetivos) en 4 fases, es que el plasmar objetivos específicos que llevan a un objetivo
general como la expansión y crecimiento comercial de la empresa, muestra no solo el
deseo de lograr un objetivo, sino el nivel de participación de los miembros de la
empresa, lo cual evita omisiones por desconocimiento de su rol en la implementación,
al estar definidos.
Para que los objetivos estén bien definidos, debe establecerse plazos de
ejecución, con ellos se logra mejor planeación y administración de tiempo-recursos,
así mismo los empleados se involucran eficientemente en los procesos, finalmente las
reuniones de retroalimentación son esenciales en el proceso de implementación, ya
que permiten observar los avances de cada objetivo, se brindan aportaciones que
pueden ser muy valiosas y los miembros de la organización, lo cual favorece el trabajo
en equipo, la escucha activa, incrementa el nivel de compromiso y la satisfacción
laboral.
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15. Conclusión
A lo largo de este trabajo se pudo apreciar que un estudio de caso es una metodología
que permite definir en primera instancia, las circunstancias actuales de una empresa,
brinda los primeros elementos que sirven de punto de partida para el diagnóstico de la
organización, esto aunado a los hechos relevantes mencionados por la persona
interesada en hacer un programa de mejora para la empresa, que en este caso fue el
director general, sin embargo es importante mencionar que esta información solo
representa los síntomas de un problema raíz en el que no se ha trabajado.
Una vez que se ha desmenuzado el caso, se ha descrito el mercado al que pertenece la
empresa y se ha definido cuáles son las áreas y personal involucrado principalmente en la
problemática actual, es muy importante realizar un veraz diagnóstico de la situación,
analizando todos los factores o posibles variables que intervienen a favor o en detrimento
de la organización.
En este sentido se pudo apreciar para el diagnóstico de este caso, que la matriz FODA es
de gran utilidad para clarificar la situación de la empresa, así como identificar cuáles son
sus ventajas y cuáles son sus áreas de oportunidad ante la competencia, es un
diagnóstico que si bien podría caer en lo subjetivo, por su estructura deja poca posibilidad
para ello, ya que al estar dividido en fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, si
es que se tiene claro en qué consiste cada una de estas categorías, se puede precisar sin
mayor problema el diagnóstico.
Por otro lado para establecer el planteamiento del problema, determinar causa raíz y
efecto, el diagrama de Ishikawa es una herramienta sencilla, fácil de comprender y
mediante la lluvia de ideas, permite establecer diversas situaciones que llevan al ¿por
qué? de la problemática de la empresa, viéndolo desde sus orígenes, abarcando rubros
como finanzas, medio ambiente, capital humano y material.
Como resultado de aplicar estas herramientas de análisis, se determinó que el
planteamiento del problema es que la falta de personal asignado en áreas clave, la
deficiente capacitación, los limitados controles internos y la poca supervisión, están
limitando el desarrollo de la empresa, por lo tanto esto puede obstaculizar los planes de
expansión que tiene el director general para la empresa, así como el crecimiento
comercial.
Finalmente el programa de Administración por Objetivos (APO) para la implementación de
controles internos y restructuración organizacional de la empresa Soluciones Innovadoras
de alta tecnología, no pretende buscar soluciones irreales o inalcanzables, lo que propone
son 10 acciones a ejecutar para solucionar el problema raíz que es el desarrollo limitado
de la empresa, todo esto mediante un programa de implementación que consta de cuatro
fases, las cuales fueron descritas a lo largo de este estudio, la principal conclusión es
reconocer la importancia de buscar soluciones y emprender acciones para solucionar los
problemas que aquejan a las organizaciones.
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