MI PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Programa de Gestión Documental
PGD
Dulces Sueños
Fecha de aprobación: Noviembre 18
de 2016
Fecha de vigencia: Noviembre 17 de
2017
Departamento responsable: Talento
Humano
Versión 1
Fecha de publicación: Noviembre 08
de 2016

2. INTRODUCCION DEL PGD
Existe un amplio marco legal y jurídico sobre el que se desarrollan la gestión
documental y el archivo, de todas estas normas es fundamental destacar: la
Ley 80 de 1989, que contempla la organización y dirección del Sistema
Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la fabricación de las
cobijas en forma de almohada, salvaguardando el patrimonio de Dulces
Sueños para ponerlo al servicio de la comunidad.
Por todo lo anterior se observa la necesidad de mantener y conservar los
archivos de Dulces Sueños y garantizar su conservación en el tiempo,
conforme lo elige la Ley 594 de 2000, y los decretos reglamentarios 2482 de
2012, 2578 de 2012 y 2609 de 2012, entre otros.
Se considera que las cobijas son de vital uso para los clientes y proporcionan
la comodidad adecuada para viajar o desplazarse a cualquier lado sin ningún
problema, las cobijas pueden ser usadas como almohada o como cobija ya
que su cierre o cremallera permite la práctica función de llevar a cualquier lado.
ALCANCE DEL PGD
El Programa de Gestión Documental de Dulces Sueños inicia desde la
planeación y valoración de la producción de cobijas en forma de almohada,
distribución y disposición según lo establecido por la empresa con sus
respectivas tablas de retención y valoración documental.
En cumplimiento del PGD de Dulces Sueños está establecido como una de las
salidas de la cadena de valor, proveedor principal de las cobijas y formatos
necesarios para el desarrollo de la Gestión de Documentos.

3. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Desarrollar un programa de gestión documental en Dulces Sueños de las
cobijas en forma de almohada y la comodidad que permita a los interesados
crear una seguridad del producto y tener en cuenta el bienestar para nuestros
clientes.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
 Diagnosticar el estado de la Gestión Documental de Dulces Sueños.
 Planear, fabricar y mostrar las cobijas en forma de almohada que se
elaboran en Dulces Sueños garantizando la eficacia y conservación del
patrimonio textil.
 Definir los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para
desarrollar el proceso de Gestión Documental de Dulces Sueños.
 Fortalecer la innovación de las cobijas en forma de almohada en el
mercado para garantizar la obtención de mejores resultados
 Innovar con más estilos de cobijas para así poder adquirir un buen
reconocimiento a nivel comercial.
PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO
Mi Programa de Gestión Documental de Dulces Sueños está dirigido a
usuarios internos y externos, debido a que mi empresa ofrece un producto
bastante innovador y el cual lo puede adquirir toda clase de público lo cual la
empresa ofrece unas prácticas cobijas en forma de almohada las cuales
vienen diseñadas a su gusto y con el estilo y tamaño que el usuario desee;
digo producto innovador por que los usuarios pueden andar mucho más
cómodos con un producto así el cual si sale a algún sitio cercano tal vez de
viaje lo único que tiene que hacer es cerrar la cremallera que trae la cobija y
hay podrá cargarla como si fuese un maletín y de igual manera se puede usar
como una cómoda almohada.

4. REQUERIMIENTOS PARA EL
DESARROLLO DEL PGD
NORMATIVOS:
Se requiere la normalización de todos los productos involucrados en el ciclo
de vida de las cobijas en forma de almohada de Dulces Sueños para esto se
ha adelantado con el área de Planeación y Fabricación de dicho producto a
partir del comité de Talento Humano.
ECONOMICOS:
El programa de gestión documental de Dulces Sueños ha sido desarrollado
con la fabricación de las cobijas en forma de almohada con los recursos
proporcionados por el Departamento de Talento Humano.
ADMINISTRATIVOS:
En cumplimiento del artículo 4 Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de
la Nación dentro de la estructura de la entidad debe existir una coordinación
entregada de la Gestión Documental, figura que existe en el Ministerio de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones desde el año 2003.
TECNOLOGICOS:
El ministerio de las tecnologías de Dulces Sueños se utiliza para registrar y
apoyar el seguimiento de las ventas de las cobijas y el control del proceso de
gestión documental de la empresa por medio de reportes que permite analizar
dicho proceso.
LINEAMIENTOS PARA LOS
PROCESOS DEL PGD
El proceso de gestión documental de Dulces Sueños se encuentra enmarcado
en una serie de políticas y lineamientos que provistos por diferentes entidades,
áreas y procesos.

5. PLANEACIÓN:
En la parte técnica deben revisarse los manuales de procesos procedimientos
y funciones, los formatos regulados, las tablas de retención y de más
documentos de la empresa Dulces Sueños.
PRODUCCIÓN:
Se deben identificar los documentos requeridos para esta teniendo en cuenta
las actividades que desarrolla la empresa Dulces Sueños y el diseño del
producto.
Con el objetivo de establecer la metodología que permita la estandarización
en las cobijas fabricadas y mostradas al público interesado.
ORGANIZACIÓN:
 Analizar el tipo de documento e ingresar los datos correspondientes
 Los documentos originales radicados pasan a la actividad de escaneo
para su posterior consulta electrónica en el PGD.
 El sistema genera un único documento con sus anexos para su
posterior consulta.
TRANSFERENCIA Y DISPOSICIÓN:
A partir de la TRD y la TVD el sistema debe generar un cronograma de
transferencias documentales (primaria, secundaria y disposición final) al cual
se le hace seguimiento a través de alertas que indiquen la transferencia de los
productos.
PRESERVACIÓN:
Se definen los lineamientos para la protección y conservación de las cobijas
de Dulces Sueños como: monitoreo de condiciones ambientales, inspección y
mantenimiento de instalaciones, almacenamiento, prevención y atención de
desastres, limpieza de las áreas y de las cobijas fabricadas, saneamiento
ambiental e intervenciones menores de las cobijas.
VALORACIÓN:
 Sus valores primarios (administrativo, técnico, legal, fiscal y contable)
 Sus valores secundarios (cultural, científico e histórico)
 Lo anterior con el fin de establecer la permanencia de las cobijas en
diferentes sitios y determinar su disposición final, este sistema genera
tablas de valoración.