Propuesta de una metodologia para el calculo del requerimiento cuantitativo de personal en ANEIAP-

1. Sistema de incorporación basada en requerimiento cuantitativo de personal
John Edwin Gómez Hincapié. ANEIAP Unalma 2013
John.edwin.gomez@aneiap.co
A continuación, una propuesta para implementar un completo sistema de
incorporación basada en el requerimiento cuantitativo de personal, el proceso de
incorporación ampliamente descrito en el SRA (Sistema de Reclutamiento
ANEIAP) y soportado en las metodologías y herramientas de la GNI (Guía
Nacional de Incorporaciones), es uno de los proceso claves al interior de la
organización no solo por que permite el acceso de la población objetivo a los
servicios de la asociación, sino por que proporciona el elemento fundamental
para el desarrollo de las actividades, el talento humano.
Cuando se habla de incorporación basada en requerimiento, se hace referencia
a dos factores fundamentales, exigencias de personal en cuanto a: cantidad y
competencias, en el presente artículo solo se tratará el tema de requerimiento
cuantitativo de personal, ya que las exigencias en cuanto a competencias se
constituye en un tema mucho mas basto que exige necesariamente un espacio
de análisis mayor.
Entrando en materia, el primer paso para el análisis del requerimiento es
determinar los procesos y proyectos a ejecutar, análisis que se realiza en la
planeación estratégica del periodo y que se sintetiza en el cuadro de mando del
Balanced Score Card1, o el conocido plan de acción o estratégico de la
asociación, ahora bien, es recomendable además desarrollar un plan operativo
que complemente el estratégico, y que en conjunto, comprendan todas las
actividades del capítulo, posteriormente, es necesario asociar a cada una de
estas un requerimiento de personal, en este apartado es donde se analiza la
exigencia de la labor a desarrollar, se consideran las competencias necesarias y
la cantidad de personas adecuada para ejecutar satisfactoriamente la labor, la
asignación de personal puede estar estandarizada y documentada en el
capitulo, en caso contrario, la asignación puede darse partiendo de experiencias
anteriores.
Durante el análisis, puede asociarse a las actividades un requerimiento de
personas de determinados semestres, además de relacionar la actividad a una o
varias áreas funcionales, construyéndose así como un ejercicio más completo al
lograrse identificar requerimiento por dirección ANEIAP y de personas de
semestres en específico.
1
El Balanced Score Card desde 2004 es la herramienta oficial de planeación estratégica en ANEIAP

2. Tabla 1. Ejemplo actividades de un capitulo y la exigencia de personas para ejecutarlo
La exigencia de personas para ejecutar los procesos por sí misma no es un dato
muy útil, esta exigencia debe ubicarse en el tiempo, y así determinar en qué
intervalo es que se necesita dicho personal, procurando siempre la ocupación
constante del asociado, esta relación se puede hacer en una pequeña variación
del diagrama de Gantt (Anexo 1), la cual relaciona los tres elementos
fundamentales: actividad, requerimiento cuantitativo y tiempo.
Tabla 2. Análisis del requerimiento sin considerar la ubicación en el tiempo
Además esta herramienta permite hacer una planeación más ajustada a la
realidad de la asociación, procurando disminuir la carga de trabajo en los
periodos reconocidos como de menor participación del asociado, además de
facilitar el control sobre el cumplimiento de las actividades, permite planear la
promoción del personal y la ocupación permanente, factores claves dentro de la
fidelización de nuestro cliente interno.
Tabla 3. Análisis del requerimiento haciendo una distribución de cargas de trabajo a lo largo del tiempo
Una vez hecha la mejor distribución de cargas de trabajo en el tiempo, el
requerimiento de personal para el periodo es el número mayor entre los totales
obtenidos, considerar la distribución por direcciones y la exigencia de semestres
específicos (según el ejemplo de la tabla 3, el requerimiento es de 10 personas).

3. Se podría pensar que la exigencia de nuevo personal a incorporar en este punto
no es más que una relación entre el personal total requerido y el personal que
actualmente está incorporado, de la siguiente manera:
Pero, es necesario hacer un ajuste
AJUSTE EN EL CÁLCULO
Este lo que hace es considerar dos cosas: a) el numero efectivo de personas que
están actualmente y que continuarán el siguiente periodo, y b) el número de
personas que entraran y se vincularan efectivamente a las actividades, con esta
consideración, los cálculos se hacen con el total de asociados que participan y
no se ve afectado por ese porcentaje de asociados que no se vincula.
Para esto, se partirá de dos índices, derivados de los principales indicadores de
gestión de un capitulo:
Índice de deserción (Di): Es un índice que relaciona la salida de asociados por
causas diferentes a graduación con el total de asociados, su cálculo se centra en
los asociados antiguos del capítulo.
Índice de retención de nuevos asociados (Ri): Este índice relaciona el número de
asociados que continúan una vez realizada la primera evaluación de membresía
con el total de asociados incorporados, sirve para determinar la efectividad en la
incorporación de asociados, su cálculo se centra en los asociados nuevos del
capítulo.
Ambos índices se calculan al finalizar un periodo, una vez hecha la calificación de
membresía, por lo tanto, se puede hacer proyección para el siguiente a través de
alguna herramienta de pronostico (medias, promedios móviles, entre otros), tener
en cuenta únicamente los periodos recientes, ya que los datos más antiguos
pudieron haberse dado en circunstancias tanto externas como internas diferentes
a las actuales.
Enseguida, se mostrara el paso a paso del nuevo cálculo ajustado.

4. (1) Identificación de variables
Índice de deserción
Índice de retención
Índice de no retención
Número de asociados actuales del capitulo
Número de asociados actuales que participarán el siguiente periodo
Número total de personas requeridas para el próximo periodo (análisis
basado en el Gantt)
Requerimiento adicional de personas
Número de personas a incorporar
(2) Calculo del número de asociados actuales que continuarán siendo parte
activa el siguiente periodo.
Si es el caso, se aproxima por defecto al entero más cercano
(3) Calculo de requerimiento adicional de personas del capitulo
(4) Calculo de personas a incorporar, considerando la proporción de personas
que no se vincularán efectivamente después de su incorporación
Si es el caso, se aproxima por exceso al entero más cercano
Mediante los anteriores cálculos, logramos hallar un número de personas a
incorporar considerando: la futura deserción de los asociados con los que
actualmente cuenta la asociación, y la retención de los asociados que
incorporaremos en el periodo.
Por lo tanto, matemáticamente logramos un cálculo muy acercado a la realidad,
además de ilustrar el desarrollo sostenible del capítulo con la incorporación de
nuevos procesos y proyectos y el cubrimiento de sus exigencias de personal

5. Anexo 2.
Ejemplo:
Calcule el número de personas a incorporar en su capítulo, si después de distribuir
las cargas de trabajo en el tiempo, el número de personas total requeridas es 53,
parta de un número de asociados antiguos de 33 y de una proyección para el
periodo de los índices de deserción 0,2 y retención de nuevos 0,95
Desarrollo:
(1) Identificación de variables
53
0,2
0,95
= 0,05
Calcular
Calcular
Calcular
(2) Calculo del número de asociados actuales que continuarán siendo parte
activa el siguiente periodo.
Aproximando por defecto:
(3) Calculo de requerimiento adicional de personas del capitulo
(4) Calculo de personas a incorporar, considerando la proporción de personas
que no se vincularán efectivamente después de su incorporación
Aproximando por exceso:
Por lo tanto el número de personas a incorporar es 29.
En el presente ejemplo, solo se mostró el cálculo ajustado de las personas a
incorporar, en la aplicación real es necesario proyectar ambos índices, y calcular
el requerimiento total de personas con la aplicación del diagrama de Gantt.