Manual del usuario del sistema Q-TESORERIA - Administración de CAJA (cobranzas y pagos) - y CAJA CHICA

1. SISTEMA
#Q
TESORERIA
Manual del usuario – Sección 4.
Caja - Cobranzas/Pagos
Autor:
Javier Alberto Álvarez

2. Pantalla de INICIO DEL SISTEMA

3. *4* Caja – Cobranzas y pagos
En el
módulo de
caja, se
realizarán
los ingresos
y egresos de
dinero y
valores, con
las
siguientes
particularida
des

Ingresos de dinero

Ingresos por cuenta corriente


Son los ingresos relacionados con pagos de
nuestros clientes.
Ingresos desde O. Pago

Son ingresos a la caja, que se producen a
partir de una O.P. generada en tesorería. Por
ejemplo




Ingreso de cheque de caja
Ingreso de cheque para pago a proveedor
Ingreso de cheque para asignar a “Caja chica”
Egresos de dinero

TODOS los egresos de dinero deben
realizarse con referencia a una ORDEN DE
PAGO generada previamente.

4. *4* Caja – Cobranzas/Pagos
CÓMO
INGRESAR
Para ingresar al menú debemos seleccionar
la opción CAJA en la pantalla general del
Sistema, como se observa en la figura
anterior.
Para acceder a las opciones de este menú,
debemos realizar cualquiera de los
siguientes procedimientos:
Buscar con el cursor del mouse la opción a
elegir, y seleccionarla con un clic sobre la
misma.
 Presionar la tecla TAB para ingresar al
cuadro de opciones. Luego con la tecla
flecha, nos ubicamos en la opción a
ingresar, y con la barra espaciadora
seleccionamos la misma.

5. *4* Caja – Cobranzas/Pagos
CAJA FUNCIONE
S
El menú CAJA consta de las siguientes funciones:
1.
Control de caja
1.
2.
3.
Movimiento de apertura
Movimiento de cierre
Anula cierre
Ingresos
2.
1.
2.
Ingresos x cuenta corriente. – Cobranzas de cuentas
Ingresos x Orden de pago – Ingreso a caja para pagos/depósitos.
Egresos x Orden de pago (todos los egresos)
Módulo de Caja Chica
Consultas por día
LISTADOS
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
Listado de caja actual
Listados de cajas anteriores
Listado de caja entre fechas
En el presente capítulo, veremos en detalle la forma de operar cada
una de éstas opciones del menú CAJA

6. *4.1* Caja – Control de caja
CAJA
Control de
caja.
Funciones
Las funciones del control de caja,
llevan un registro de fecha de caja,
bajo las siguientes reglas:
 La fecha del sistema es la de la
caja abierta actualmente
 Una vez cerrada una caja, no se
pueden incorporar movimientos a la
misma
 Cuando se abre una caja, se
arrastra el saldo de la caja anterior.

7. Pantalla de CONTROL DE CAJA

8. *4.1.1* Caja – Control de caja
CAJA –
Control de
caja.
Nuevo día.
Para abrir la caja del día, debemos
realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar la opción [Registro de
apertura]
1.
2.
3.
Aparecerá la pantalla de Control de
caja (figura anterior)
Ingresar la fecha de la nueva caja.
Seleccionar el botón de comando
[Movimiento de apertura]

9. *4.1.2* Caja – Control de Caja
CAJA –
Control de
caja.
Cierre de caja.
Para cerrar la caja del día, debemos
realizar los siguientes pasos:
1.
Seleccionar la opción [Movimiento de
cierre]
1.
2.
3.
El programa mostrará el total de ingresos y
egresos y el nuevo saldo. Controle el mismo.
Para confirmar el cierre, seleccionar
el botón de comando [Confirma
cierre?]
Para cancelar la acción, o volver al
menú CAJA, seleccionar el botón de
comando [Salir]

10. *4.1.3* Caja – Control de Caja
CAJA –
Control de
caja.
Anula cierre.
Esta opción puede utilizarse
únicamente cuando se realizó en
Cierre de caja erróneamente y No
se abrió una nueva caja.
1. Seleccionar la opción [Anula
cierre]
2. Para confirmar, seleccionar el
botón de comando [Ánula último
cierre]
3. Para volver al menú CAJA,
seleccionar el botón de comando

11. *4.2* Caja – Ingresos
CAJA INGRESOS
Como se ha detallado anteriormente,
existen 2 vías de ingreso a caja.
 Ingresos por cuenta corriente


Son los ingresos relacionados con pagos
de nuestros clientes.
Ingresos desde O. Pago

Son ingresos a la caja, que se producen
a partir de una O.P. generada en
tesorería. Por ejemplo



Ingreso de cheque de caja
Ingreso de cheque para pago a proveedor
Ingreso de cheque para asignar a “Caja
chica”

12. Pantalla de INGRESOS DE CAJA
(cobranzas)

13. *4.2.1* Caja – Ingresos por
cta.cte.
CAJA Ingresos por
cuenta
corriente
Para ingresar un ingreso por cuenta corriente,
debemos seguir los siguientes pasos:
1.
Seleccionar la opción del menú CAJA –
[Ingresos por cta. Cte.] (Aparecerá una
pantalla como la que se muestra en la figura
anterior)
2.
Seleccionar el cliente.
3.
Seleccionar el botón de comando [Nuevo
Reg.]
4.
Ingresamos el código de imputación. El
programa mostrará un mensaje de
advertencia si la imputación no está
habilitada para débitos, ya que podría
tratarse de un error de imputación.
5.
Ingresamos el importe cobrado.

14. *4.2.1* Caja – Ingresos por
cta.cte.
CAJA -
6.
Ingresos por
cuenta
corriente
7.
(continuació
n)
8.
9.
Ingresamos el campo descripción. Al
seleccionar el código de imputación, el
programa le asigna automáticamente la
descripción de movimiento del código,
permitiendo la modificación de la misma.
En el caso que se cobre con valores,
seleccionar la opción Ingresa valores, para
ingresar los mismos. (Aparecerá una pantalla
como la que se muestra a continuación)
Una vez ingresados los datos, seleccionamos
el botón de comando [Aceptar] para confirmar
la grabación de los mismos.
Finalmente, seleccionamos el botón de
comando [Imprimir] para la emisión del recibo
de pago.

15. Pantalla de Ingreso de valores.

16. *4.2.1.1* Caja – Ingreso de
valores
CAJA Ingresos de
valores
cobrados
Para ingresar el ingreso de los valores cobrados en un ingreso de
caja, debemos hacer lo siguiente:
1.
Seleccionar el botón de comando [Ingresa valores]
2.
Ingrese los siguientes datos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
3.
4.
Firmante
Banco
Cuenta nro.
Núm. Cheque
Importe
Fecha emisión de cheque
Fecha de depósito de cheque (Si el cheque no es de pago diferido,
repetir la fecha de emisión)
Seleccionar el botón de comando [Confirma] para guardar los
datos. Si hubiera más cheques para ingresar, continúe en el
paso 1 nuevamente.
Seleccionar el botón de comando [Finaliza] para volver al
menú de ingresos de caja.

17. Pantalla de CAJA – Ingresos desde O.
PAGO

18. *4.2.2* Caja – Ingresos por.O.P.
CAJA Ingresos por
Orden de
pago
Para ingresar un ingreso por Orden de pago, debemos
seguir los siguientes pasos:
1.
Seleccionar la opción del menú CAJA – [Ingresos
desde O. Pago] (Aparecerá una pantalla como la
que se muestra en la figura anterior)
2.
Seleccione el botón [Ingrese OP]
3.
Aparece una pantalla emergente. Ingrese el número
de OP a ingresar y seleccione el botón de comando
[Busca OP]. Para confirmar seleccione la opción
[Continúa ?]
Aparecerá un AVISO DEL SISTEMA – OP Lista para
ingresar a CAJA.
4.
Seleccione el botón [Nuevo Reg.]
Aparecerá una pantalla como la que se muestra a
continuación.

19. Pantalla de CAJA – Ingresos desde O.
PAGO

20. *4.2.2* Caja – Ingresos por O.P.
CAJA Ingresos por
Orden de
pago
(continuació
n)
Como podemos observar, aparece directamente el Banco al cual
pertenece el cheque a ingresar y el importe. Por lo tanto, solo
ingresamos lo siguiente
5.
Ingresamos el código de imputación. El programa mostrará
un mensaje de advertencia si la imputación no está habilitada
para débitos, ya que podría tratarse de un error de
imputación.
6.
Ingresamos el campo descripción. Al seleccionar el código de
imputación, el programa le asigna automáticamente la
descripción de movimiento del código, permitiendo la
modificación de la misma.
7.
En el caso que se trate de un pago a terceros , seleccionar la
opción Ingresa valores, para ingresar los mismos, según el
procedimiento descripto precedentemente
8.
Una vez ingresados los datos, seleccionamos el botón de
comando [Aceptar] para confirmar la grabación de los
mismos.
9.
Finalmente, seleccionamos el botón de comando [Imprimir]
para la emisión del recibo de pago. (Si bien el sistema
habilita la opción, al tratarse de un documento interno puede
omitirse el mismo, ya que se verá reflejado en la caja)

21. Pantalla de CAJA – Egresos por O. PAGO

22. *4.3* Caja – Egresos por O.
Pago
CAJA Egresos por
Orden de
pago
Para registrar un egreso por Orden de pago,
debemos seguir los siguientes pasos:
1.
Seleccionar la opción del menú CAJA –
[Egresos x O. Pago] (Aparecerá una pantalla
como la que se muestra en la figura anterior)
2.
Seleccione el botón [Ingrese OP]
3.
Aparece una pantalla emergente. Ingrese el
número de OP a ingresar y seleccione el botón
de comando [Busca OP]. Para confirmar
seleccione la opción [Continúa ?]
Aparecerá un AVISO DEL SISTEMA – La O.P.
ya fue ingresada a caja (si se realizó el ingreso
de los cheques previamente.
4.
Seleccione el botón [Nuevo Reg.]

23. *4.3* Caja – Egresos por O.
Pago
CAJA Egresos por
Orden de
pago
(continuació
n)
Como podemos observar, aparece directamente proveedor al
cual se va a realizar el pago y el importe. Por lo tanto, solo
ingresamos lo siguiente
5.
Ingresamos el código de imputación.
6.
Ingresamos el campo descripción.
7.
En el caso que se trate de un pago con cheques,
seleccionar la opción Entrega valores, para seleccionar
los mismos.
8.
En el caso que quien cobra no posea formularios de
recibo, seleccionar la opción Emite vale. Una vez
grabado el pago, imprimirá un recibo que firmará quien
cobra.
9.
Una vez ingresados los datos, seleccionamos el botón de
comando [Aceptar] para confirmar la grabación de los
mismos.
10.
Finalmente, seleccionamos el botón de comando
[Imprimir] para la emisión del recibo de pago. (Solamente
si se seleccionó la opción Emite Vale.)

24. Pantalla de CAJA - CONSULTAS –
Selección

25. *4.4* Caja – CONSULTAS
CAJA CONSULTA
S
Para realizar consultas de movimientos de
caja, debemos realizar los siguientes pasos:
1.
Seleccionar la opción del menú CAJA –
[Consultas por día] (Aparecerá una pantalla
como la que se muestra en la figura
anterior)
2.
Seleccione el botón [Busca clave]
3.
Aparece una opción para seleccionar
fecha. Busque la fecha a consultar.
4.
Seleccione el botón [Movimientos] para
visualizar por pantalla los movimientos del
día.

26. Pantalla de CAJA - CONSULTAS –
Movimientos

27. *4.4* Caja – CONSULTAS
CAJA CONSULTA
S
(continuació
n)
Una vez que se visualizan los movimientos, como podemos ver
en la pantalla anterior, podremos visualizar movimientos
de otras fechas. Para ello debemos realizar los siguientes
pasos.
5.
Seleccionar el botón [Cierre]. Desaparecerá el detalle de
movimientos.
6.
Para ir al próximo día, seleccionar la opción [Próximo
cierre]
7.
Para ir al día anterior, seleccionar la opción [Ant. Cierre]
8.
Seleccionar el botón de comando [Salir] para volver al
menú de caja.
También podemos utilizar la opción [Busca clave] y repetir los
pasos 2 a 4
Importante: En la parte superior derecha, siempre nos muestra
el resumen de: Saldo anterior, total débitos, total créditos
y Nuevo saldo. Si la caja no está cerrada, solamente
muestra el monto del Saldo anterior.

28. *4.6* CAJA- Listados
FUNCION
LISTADOS
En el módulo caja, existen 3 opciones de
listados de CAJA:
 Listado de Caja Actual. Genera una
impresión de la Caja al momento de
solicitar el listado.
 Listado de Cajas anteriores. Permite
seleccionar una fecha, e imprime la
caja de ese día.
 Listado de cajas entre fechas: Habilita 2
fechas, entre las que se desea generar
el listado. Este listado es continuado y
resumido.

29. Pantalla de Listados de CAJA - Opciones

30. *4.6* CAJA- Listados
FUNCION
LISTADOS
Para los listados de caja, debemos realizar
los siguientes pasos:
1.
Seleccionar la opción del menú CAJA
[Listado de caja actual]
2.
[Listado de cajas anteriores]
3.
[Listado de caja entre fechas]
(Aparecerá una pantalla como la de la figura
anterior). El sistema habilitará los campos de
fecha necesarios de acuerdo a la opción
seleccionada.
1.
2.
Seleccione el botón [Generar archivo]
para imprimir su selección.
Haciendo clic sobre el tipo de listado, podrá acceder a una
muestra del mismo

31. Fin Sección 4 – CAJA