El documento describe el funcionamiento del sistema #q tesoreria para la gestión de caja y cuentas corrientes, abarcando desde la actualización de archivos maestros hasta el cierre contable. Se detalla el proceso de registro de movimientos, órdenes de pago, y la administración de caja chica, así como los requisitos para el cierre de cuentas y contabilidad. A través de este sistema, se busca optimizar los procesos operativos relacionados con la tesorería y la contabilidad de la entidad.

1. SISTEMA
#Q
TESORERIA
Circuito de la información
Autor:
Javier Alberto Alvarez

2. Introducción.
El objetivo de esta presentación, es
mostrar
el circuito operativo para la administración
de Caja y Cuentas corrientes con el
sistema #Q tesoreria
Los gráficos de representación que se
muestran a continuación, están vinculados
Ir a más información
Volver
con información de detalle

3. Secuencia operativa.
ARCHIVOS
MAESTROS
(actualización de
datos)
CONTABILIDAD
genera libro diario e
informes
REGISTRO EN
CUENTA
CORRIENTE
CIERRE CUENTA
CORRIENTE
Emisión de
resúmenes
TESORERÍA
Ordenes de pago
CAJA
Cobranzas - pagos

4. *1* Archivos maestros.
Los archivos
maestros
son aquellos
que
contienen
información
estable, con
bajo nivel de
actualización
o
modificación

Clientes


Cuentas contables


En el archivo de clientes se guardan los
datos de los clientes y los proveedores de la
Entidad – incluye el dato de cuenta contable
El padrón de cuentas contables contiene la
información básica de las cuentas que nos
permitirán generar la documentación
contable
Imputaciones

El archivo de códigos de imputaciones
consta de un código alfanumérico de 5
dígitos y una descripción. Nos permiten,
agilizar el ingreso de los conceptos de los
movimientos de cta. Cte. Además, incluyen
el dato de la cuenta contable

5. *2* Registro de cuenta
corriente.
Como primer
paso, se
registran los
movimientos
de cuenta
corriente,
que son los
siguientes:

Cuentas a cobrar


Cuentas a pagar


Se registran las cuentas por cobrar a
nuestros clientes
Registro de los compromisos a pagar
Movimientos Bancarios

Además, podemos registrar los
movimientos bancarios que no están
relacionados con movimientos de
cheques o depósitos, ya que éstos se
realizan desde el módulo de caja.

6. *3* Tesorería – Ordenes de
pago
La orden de
pago es un
documento
interno por
el cual , la
comisión
directiva o
quien
corresponda
, genera la
autorización
de pago de
un egreso
de dinero

Tipos de Ordenes de pago

Depósito Banco


Cheques de caja


Se ingresa el importe y el banco desde el que
se ingresará dinero en caja
Pagos en efectivo


Selecciona el importe y el banco al cual se
deposita el dinero – pueden ser cheques en
cartera o efectivo
Se ingresa el importe y el proveedor al cual se
realizará el pago
Pagos con valores

Ídem anterior, seleccionando además el banco
desde donde se emitirá el cheque de pago.

7. *4* Caja – Cobranzas y pagos
En el
módulo de
caja, se
realizarán
los ingresos
y egresos de
dinero y
valores, con
las
siguientes
particularida
des

Ingresos de dinero

Ingresos por cuenta corriente


Son los ingresos relacionados con pagos de
nuestros clientes.
Ingresos desde O. Pago

Son ingresos a la caja, que se producen a
partir de una O.P. generada en tesorería. Por
ejemplo




Ingreso de cheque de caja
Ingreso de cheque para pago a proveedor
Ingreso de cheque para asignar a “Caja chica”
Egresos de dinero

TODOS los egresos de dinero deben
realizarse con referencia a una ORDEN DE
PAGO generada previamente.

8. *4* Módulo de caja chica
El módulo
de caja
chica nos
permite
disponer de
una cantidad
de dinero
para gastos
menores, sin
efectuar
Orden de
pago para
cada uno

Como funciona la CAJA CHICA





El sistema tiene previsto que las cuentas de cliente del 1 al
10 sean asignadas a CAJA CHICA. De esta manera
podemos contar con diferentes asignaciones de gastos por
esta vía (Ej. Pago de servicios de la oficina, viáticos,
donaciones, etc.) dejando una asignación de partida para
cada número de CAJA CHICA
Mediante una O.PAGO, se realiza un egreso de dinero a la
caja chica nº x.
A través del módulo de caja chica, se efectúan los gastos a
rendir, que nunca podrán superar el saldo de la misma. Para
realizar los gastos a rendir, deberemos ingresar la O. Pago
mediante la cual se generó la asignación.
Finalmente, se realiza la rendición de la caja chica, y el
sistema devuelve a la caja mediante un ingreso de dinero el
saldo de la misma.
Hasta que no se realice una rendición de caja chica, no
podremos asignar dinero a la misma nuevamente.

9. *5* Cierre de cuentas
corrientes
Finalizado
un ciclo
mensual de
movimientos
de la cuenta
corriente
(pasos 2 a
4), se
realiza un
cierre de la
misma.

Requisitos para el cierre de cuenta
corriente.




Se debe cerrar con fecha de una caja
(Preferentemente la última caja del mes)
La caja del día de cierre debe estar cerrada
(no pueden ingresarse movimientos
posteriores al día de cierre)
El cierre de cuenta corriente genera la
emisión de resúmenes mensuales.
Efectos del cierre de cuenta corriente

A partir de la realización del cierre, el
sistema podrá generar los movimientos para
la contabilidad.

10. *6* Contabilidad - libros
Una vez
finalizado el
cierre de
cuenta
corriente
(paso 5), se
pueden
generar los
movimientos
contables

Requisitos para generar los movimientos
contables


Genera el libro diario para el cierre que
se indique.



Debe estar generado el cierre mensual
En base a los movimientos de cuenta
corriente y caja, genera los asientos
contables respectivos.
La fecha de finalización de movimientos
debe coincidir con un cierre mensual.
Informes de pre-cierre

Genera los informes de diario, mayor y
resumen de caja para el período. Los
mismos se pueden exportar a un archivo
excell

11. *7* Contabilidad - Cierre
El pre-cierre
es un paso
previo al
cierre
contable,
donde
quedan
definidos los
saldos de
las cuentas.

Antes del cierre de contabilidad:


Se debe verificar la correcta imputación de los movimientos.
Proceso de modificación de imputaciones.

Modificar movimientos mal imputados (corresponde otra
imputación de cuentas)


Modificar cuentas de clientes o imputaciones con cuentas
contables mal asignadas.



El sistema actúa sobre un movimiento en particular, y lo modifica
en la cuenta corriente y en el libro diario, si se hubiera generado
En este el sistema actúa masivamente para todos los movimientos
no cerrados de ese cliente o imputación y los modifica, tanto en la
cuenta corriente como en el libro diario
Reimpresión de pre-cierre
GENERA EL CIERRE DE CONTABILIDAD.

Una vez generado el cierre de contabilidad, no podremos
modificar imputaciones contables para esos movimientos,
quedando los saldos de las cuentas definitivos para ese
período.

12. Pantalla de INICIO DEL SISTEMA

13. Fin de la presentación
Gracias por su tiempo:
Para consultas, enviar un e-mail a:
info@casa-sistemas.com.ar
O comunicarse telefónicamente al:
02923 15 428193
Javier Alberto Alvarez