Este documento presenta una capacitación sobre técnicas de planeación y control de gestión impartida por Carlos Echeverria en mayo de 2014. La capacitación cubre conceptos clave como planeación estratégica, recursos organizacionales, competencias laborales, calidad de servicios, gestión por procesos, y principios de gestión de calidad. El documento incluye diapositivas preparadas por Echeverria para explicar estos conceptos y su aplicación en la administración de organizaciones.
DERECHO EMPRESARIAL - SEMANA 01 UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO
Técnicas de la planificacion estrategica hospital de melipílla 2x p
1. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 1
“Técnicas de la
Planeación
Y Control de Gestión”
SANTIAGO, MAYO DEL 2014
Técnicas de la
Planeación Estrategica
Estandarización de
conceptos
Relator: Carlos Echeverria M.
Ing Comercial y Periodista
Master in Business Administration MBA
Maestría en Control de Gestión
2. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 2
Técnicas de la Planeación
Estrategica
COMO LLEGAMOS A
TRABAJAR
Técnicas de la Planeación
Estrategica
¿Que recursos existen en términos
económicos y administrativos?
HUMANOS
MATERIALES
FINANCIEROS
3. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 3
¿ COMPETENCIAS Y
HABILIDADES ?
COMPETENCIAS
• La competencia laboral es la capacidad para
responder exitosamente una demanda
compleja o llevar a cabo una actividad o
tarea, según criterios de desempeño
definidos por la organización o sector
productivo. Las competencias abarcan los
conocimientos (Saber), actitudes (Saber Ser)
y habilidades (Saber Hacer) de un individuo.
4. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 4
COMPETENCIAS
• Saber movilizar recursos personales
(conocimientos, habilidades, actitudes) y
del entorno (tecnología, organización,
otros) para responder a situaciones
complejas.
• Saber ser, o realizar actividades según
criterios de éxito explícitos y logrando los
resultados esperados.
COMPETENCIAS
Saber Hacer
• Aplicar los conocimientos, aptitudes y
habilidades socioculturales (IE) en la
acción.
5. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 5
VALORIZACIÓN DE LA GESTIÓN
TRABAJO EN EQUIPOLIDERAZGO
COMPETENCIAS
LABORALES
EXCELENCIA EN
EL SERVICIO
El Modelo de Gestión de Calidad
de los Servicios del Sociales
Conjunto de prácticas que fueron definidas
como claves para la gestión de cualquier
entidad Pública de excelencia. Su diseño se
basa en el Modelo Chileno de Gestión de
Excelencia, el cual fue adaptado a la
singularidad de la gestión del Estado para
asegurar su adecuada implementación al
servicio de los usuarios.
6. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 6
Conceptos y Cadena de Valor
de la Excelencia del Servicio
Pero, que es la calidad?:
•CTC
•Justy Time
•Círculos de calidad
•Mejoramiento por el mejoramiento
•Búsqueda del la Excelencia
Conceptos y Cadena de Valor
de la Excelencia del Servicio
KAIZEN o Mejoramiento continuo, se ha
identificado con la Calidad Total, pero más bien
el KAIZEN es la sombrilla que cubre la mayoría
de las prácticas japonesas incluyendo la Calidad
Total, el Justo a Tiempo y los Círculos de
Calidad, etc.
7. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 7
Conceptos y Cadena de Valor
de la Excelencia del Servicio
El KAIZEN, no es una forma
de trabajar, es una forma de
vivir.
ADMINISTRACIÓN & GESTIÓN
La administración en si
siempre engloba cinco
funciones básicas:
• Planificación
• Organización
• Coordinación
• Dirección
• Control
8. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 8
PLANIFICACION
DIRECCION
CONTROL ORGANIZACION
Que hacer
Como
hacerlo
Que camino seguir
Como lo estoy
haciendo
COORDINACION
El modelo de gestión que utilizan las
organizaciones públicas es diferente al
modelo de gestión del ámbito privado.
Mientras el segundo se basa en la obtención
de ganancias económicas, el primero pone
en juego otras cuestiones, como el
bienestar social de la población.
Sabiendo que es GESTIÓN, entonces que es
un Modelo de Gestión:
9. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 9
LA PLANEACION: Consiste en fijar el curso
concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de
orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinación de tiempo y números
necesarios para su realización.
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTION INTEGRAL
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: El
desempeño de todos los miembros de la
organización se evalúa con el objeto de calificar
la productividad individual y ver que se puede
hacer para el aumento de esta.
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTION INTEGRAL
10. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 10
¿QUÉ INDICAN LOS OBJETIVOS DE LA
ORGANIZACION?
Indican resultados y fines que la empresa debe de
lograr en un tiempo determinado y que proporcionan
las pautas y directrices básicas hacia donde dirigir los
esfuerzos y recursos.
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTIÓN INTEGRAL
¿Qué son las Políticas Públicas y
para que Sirven?
Son un “conjunto de objetivos, decisiones y
acciones que lleva a cabo un Gobierno para
solucionar los problemas que, en un momento
determinado, los ciudadanos, y el propio
Gobierno, consideran prioritarios”
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTIÓN INTEGRAL
11. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 11
Una política pública supone un programa de
acción gubernamental en un sector de la
sociedad o en un espacio geográfico; no se hace
de forma aislada sino elaborando un plan, es
decir se estructura un problema a través de la
elaboración de un programa introduciendo el
elemento racional (elemento de orden)
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTIÓN INTEGRAL
¿QUÉ SON METAS?
Representan relación de números en cantidad y tiempo
operado, en tanto que los objetivos son las guías a nivel
general. El objetivo general debe de abarcar en su
contexto las metas a corto y largo plazo.
Las metas se interrelacionan entre sí, para conseguir el
objetivo general, es decir para conseguir los objetivos, es
necesario lograr las metas.
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTION INTEGRAL
12. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 12
¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?
Son programas en los que se les asignan cifras a las
actividades, refiriéndose al flujo de dinero dentro de la
organización, Implica una estimación del capital, de los
costos y de los ingresos. Los presupuestos son un
elemento indispensable al planear, su fin es el
determinar la mejor forma de utilización y asignación de
los recursos a la vez que controla las actividades de la
organización en términos financieros.
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTION INTEGRAL
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Es un conjunto especial de actividades que deben
de efectuarse dentro de un periodo especificado
generalmente en el lugar de trabajo.
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTION INTEGRAL
13. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 13
¿QUÉ ES UN PROCESO?
Es un conjunto actividades consecutivas
ordenadas según avance o aporte de valor
agregado del bien o servicios a entregar a un
cliente.
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTION INTEGRAL
14. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 14
• ¿Que significa Calidad?
• La palabra calidad se ha definido de
muchas maneras, pero podemos decir que
es el conjunto de características de un
producto o servicio que le confieren la
aptitud para satisfacer las
necesidades del cliente.
• En primer lugar, es necesario definir
que significa sistema.
• Formalmente sistema es un conjunto
de elementos que están relacionados
entre sí.
¿Y qué significa Sistema de la
Calidad?
15. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 15
• Es decir, hablamos de sistema, no
cuando tenemos un grupo de
elementos que están juntos, sino
cuando además están relacionados
entre sí, trabajando todos en equipo
¿Y qué significa Sistema de la
Calidad?
Los 8 principios de gestión de la
calidad
1.- Enfoque al cliente: las organizaciones
dependen de sus clientes, por lo tanto deben
comprender sus necesidades actuales y futuras,
satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder
sus expectativas.
2.- Liderazgo: los líderes establecen la unidad
de propósito y la orientación de la organización.
Deben crear y mantener un ambiente interno, en
el cual el personal pueda llegar a involucrarse en
el logro de los objetivos de la organización.
16. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 16
3.- Participación del personal: El personal, a
todos los niveles, es la esencia de la
organización, y su total compromiso posibilita
que sus habilidades sean usadas para el
beneficio de la organización.
4.- Enfoque basado en procesos: Un resultado
deseado se alcanza más eficientemente cuando
las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como un proceso. Ver siguiente
capítulo para conocer más sobre los procesos.
Los 8 principios de gestión de la
calidad
5.- Enfoque de sistema para la gestión:
identificar, entender y gestionar los procesos
interrelacionados como un sistema, contribuye a
la eficacia y eficiencia de la organización en el
logro de sus objetivos.
6.- Mejora continua: la mejora continua del
desempeño global de la organización, debe de
ser un objetivo permanente de esta.
Los 8 principios de gestión de la
calidad
17. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 17
7.- Enfoque basado en hechos para la toma
de decisiones: las decisiones eficaces se basan
en el análisis de los datos y en la información
previa.
8.- Relaciones mutuamente beneficiosas con
el proveedor: una organización y sus
proveedores son interdependientes, y una
relación mutuamente beneficiosa aumenta la
capacidad de ambos para crear valor.
Los 8 principios de gestión de la
calidad
Gestión y control de procesos
Un proceso es una actividad que utiliza
recursos, y que se gestiona con el fin de permitir
que los elementos de entrada se transformen en
resultados.
Por lo tanto un proceso consta de:
a.- Unas entradas
b.- Unas salidas
c.- Una actividad o proceso en si misma
d.- Unos requisitos de control
e.- Una medición de la eficacia del mismo
f.- Un responsable del mismo
18. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 18
Gestión y control de procesos
La aplicación de un sistema de procesos dentro
de la organización, junto con la identificación e
interacciones de esos procesos, así como su
gestión, se denomina enfoque basado enfoque
basado en procesos.
Para que una organización funcione de manera
eficaz, tiene que identificar y gestionar un gran
número de actividades relacionadas entre sí.
Gestión y control de procesos
El enfoque basado en procesos, soluciona uno de
los problemas más comunes en nuestras
organizaciones. ¿Qué pasa cuando un problema o
actividad no es de un único departamento, sino que
intervienen varios departamentos o responsables
diferentes?
El control y seguimiento de los procesos es una
herramienta muy útil para la mejora interna
La solución más sencilla para gestionarlos, es
realizar un mapa de procesos, donde se ve con
claridad la interrelación entre ellos.
19. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 19
Gestión y control de procesos
Habitualmente, los procesos se clasifican entre:
- Estratégicos, soportan y despliegan las
políticas y estrategias de la organización.
- Operativos, constituyen la secuencia de valor
añadido, desde la comprensión de las
necesidades del mercado, hasta la utilización por
parte de los clientes.
- De soporte, dan soporte y apoyo a los
procesos operativos.
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
20. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 20
Política de Calidad
DIVISION
A
DIVISION
B
DIVISION
C
DIVISION
D
DIVISION
E
LINEAMIENTOS
ESTRATEGICOS
ALCANCE
HERRAMIENTAS DE
CONTROL DE
GESTIÓN
Misión
Visión
Objetivos Estratégicos
Objetivos Específicos
EDT
Cronograma
Roles
Responsabilidad
Riesgos y Mitigaciones
Matriz colaborativa
Control de Cambios
Manejo y respaldo Documental
Matriz de Comunicación
Determinación de indicadores
TAREAS
SUBTAREAS
ENTREGABLES
METODOLOGíA PMBOK PARA GESTIÓN DE PROYECTOS
21. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 21
Lo que de verdad distingue a unas
organizaciones de otras no es
Si producen bienes u ofrecen servicios
Si son de ámbito local, regional, de un solo país
o multinacionales
Si son grandes o pequeñas
Si son públicas o privadas
Si son con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro
... sino
Si son buenas o son malas
... y las buenas son aquellas que
Han incorporado Dirección Estratégica
Han asumido el reto de la Calidad Total
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA
con
VISIÓN
de futuro
¿Qué es la Dirección Estratégica?
“La estrategia es
la gran tarea de
la organización.
En situaciones de
vida o muerte es
el Tao de la
supervivencia o de
la extinción.”
El arte de la
Guerra. Sun Tzu.
500 a.C.
“No hay nada
más difícil y
más necesario
que saber
aprovechar lo
que tienes cerca
y lo
que tienes
lejos.”
El arte de la
Guerra. Sun Tzu
Organizar y hacer funcionar la
organización mirando siempre al futuro
Cada paso tiene sentido en función de los
objetivos prefijados.
Dirigir es POCA cosa:
Planificar
Organizar
Coordinar
Acompañar
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA
“…aprovechar lo que
tienes cerca y lo que
tienes lejos”
22. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 22
Consejo
de Calidad
DIRECCIÓN ESTRATÉGICA =
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA
FotoAnálisis
histórico
Análisis
DAFO
Estrategia
general
MISIÓN
VISIÓN
compartida
Acciones
estratégicas
Grupos
implicados
Problemas
estratégicos
Soluciones
estratégicas
Factores clave
externos
Áreas clave
internas
Decisiones
estratégicas
Líneas
estratégicas
Matriz
FODA
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO
PROCESO
23. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 23
MISIÓN
Respuesta a las preguntas:
¿Quiénes somos?
¿A qué nos dedicamos?
¿En qué nos diferenciamos?
¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos?
¿Para quién lo hacemos?
¿Cómo lo hacemos?
¿Qué valores respetamos?
La razón de ser de la organización
Debe ser una fórmula:
Ambiciosa: Un reto
Clara: De fácil interpretación
Sencilla: para que todos la comprendan
Corta, para que se pueda recordar fácilmente
Compartida: Consensuada por las personas
de la organización
La razón de ser de la organización
MISIÓN
24. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 24
Algunas recomendaciones para una sesión de
trabajo de elaboración de la MISIÓN
Deben participar los máximos responsables de la
organización
Trabajo individual, en grupos y todos juntos
Aconsejable, un facilitador externo
Importante, conseguir que todos participen: Es más
importante la participación que el debate
MISIÓN
Algunas recomendaciones para una sesión de
trabajo de elaboración de la MISIÓN
Lo más importante es recoger los elementos que el
grupo considere indispensables. La redacción vendrá
después
Se trata de encontrar una fórmula sintética con la
que se sientan identificados. Signo de identidad: es el
ADN
Es mejor no agotar la imaginación: sesiones cortas y
con resultados provisionales
MISIÓN
25. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 25
Algunos ejemplos para comentar
MISIÓN:
Estamos comprometidos a generar el total entusiasmo del
cliente por la marca X, lo que se traduce en niveles crecientes
de ventas y rentabilidad, actuando con integridad y
entregando productos competitivos de calidad mundial.
VALORES COMPARTIDOS:
Entusiasmo del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo
en Equipo, Innovación, Respeto y Responsabilidad individual
VALORES CULTURALES:
Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola
compañía, resaltar nuestro producto y enfocarlo hacia el
cliente, objetivos agresivos
FotoAnálisis
histórico
Análisis
DAFO
Estrategia
general
MISIÓN
VISIÓN
compartida
Acciones
estratégicas
Grupos
implicados
Problemas
estratégicos
Soluciones
estratégicas
Factores clave
externos
Áreas clave
internas
Decisiones
estratégicas
Líneas
estratégicas
Matriz
FODA
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO
PROCESO
26. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 26
“La mejor manera de predecir el futuro
es inventarlo” (Alan Kay, pionero de la informática)
“Planificar no significa saber qué decisión voy a tomar
mañana, sino qué decisión debo tomar hoy para
conseguir lo que quiero mañana” (Peter Drucker)
Sin VISIÓN no hay futuro. Planificar mirando
hacia atrás es resignarse a mejorar el pasado.
“Una acción sin visión...carece de sentido.
Una visión sin acción...es un sueño.
Una visión con acción... puede cambiar al mundo.”
(Joel Arthur Barker)
VISIÓN
Compartida
Respuesta a las preguntas:
¿Qué y cómo queremos ser dentro de x años?
¿En qué nos queremos convertir?
¿Para quién trabajaremos?
¿En qué nos diferenciaremos?
¿Qué valores respetaremos?
Es el futuro de la organización dentro
de X años (concretos)
VISIÓN
Compartida
27. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 27
Debe ser una fórmula:
Con visión de futuro, no de mejorar el pasado
Coherente con la MISIÓN
Ambiciosa: Un reto, pero realista, viable
Clara: De fácil interpretación
Sencilla: para que todos la comprendan
Atractiva: para provocar ilusión
Compartida: Consensuada por las personas
de la organización
Es el futuro de la organización dentro
de X años (concretos)
VISIÓN
Compartida
Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo
de elaboración de la VISIÓN
Grupo de personas implicadas: máximo 20
Trabajo individual, en grupos y todos juntos
Aconsejable, un facilitador externo
Importante, conseguir que todos participen:
Es más importante la participación que el
debate
VISIÓN
Compartida
28. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 28
Algunas recomendaciones para una sesión de trabajo
de elaboración de la VISIÓN
Es necesario no distraerse en el pasado, sino
mirar al futuro
Si se detectan barreras (dudas,
indefiniciones, problemas...) hay que
identificarlas, dibujar los escenarios posibles
y decidir.
La transformación de la VISIÓN en realidad
implica revisar la forma de hacer las cosas, la
estructura organizativa y la estrategia
VISIÓN
Compartida
FotoAnálisis
histórico
Análisis
DAFO
Estrategia
general
MISIÓN
VISIÓN
compartida
Acciones
estratégicas
Grupos
implicados
Problemas
estratégicos
Soluciones
estratégicas
Factores clave
externos
Áreas clave
internas
Decisiones
estratégicas
Líneas
estratégicas
Matriz
FODA
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO
PROCESO
29. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 29
“Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo
no has de temer el resultado de cien batallas.
Si no conoces el entorno pero te conoces a ti
mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar
que de perder.
Si no conoces el entorno ni te conoces a ti
mismo, todos tus combates se convertirán en
derrotas”.
Sun Tzu, “El arte de la guerra”
FODA
FODA
Es un análisis de los puntos FUERTES y
DÉBILES de la organización, en relación a las
OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno
Recoge:
• los puntos Fuertes en que nos debemos apoyar
• los puntos Débiles que debemos superar
• las Oportunidades que tenemos que aprovechar
• las Amenazas de las que nos tenemos que defender
Debe ser:
• Más que una simple identificación: los puntos más Fuertes
y más Débiles, en relación a las Oportunidades y
Amenazas
30. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 30
FODA
Algunas recomendaciones para una sesión de
trabajo de un ejercicio FODA
Grupo de personas implicadas: máximo 20
Trabajo individual indispensable y puesta en
común
Alternativas: Directivos/puestos-base. O directivos
de alto nivel/directivos medios/puestos-base. O
sesión de trabajo con directivos/sólo encuestas
para puestos-base…
Imprescindible, un facilitador externo
Algunas recomendaciones para una sesión de
trabajo de un ejercicio FODA
Una buena herramienta los cuestionarios de los
modelos de calidad
Importante, conseguir que todos aporten su
perspectiva
Entretenerse en debatir sólo las discordancias
interesantes, si es posible
El ejercicio de la Matriz FODA hay que hacerlo en
pequeño comité
FODA
31. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 31
FotoAnálisis
histórico
Análisis
DAFO
Estrategia
general
MISIÓN
VISIÓN
compartida
Acciones
estratégicas
Grupos
implicados
Problemas
estratégicos
Soluciones
estratégicas
Factores clave
externos
Áreas clave
internas
Decisiones
estratégicas
Líneas
estratégicas
Matriz
FODA
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO
PROCESO
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
(FODA)
Estrategias
DA
Estrategias
FA
Estrategias
DO
Estrategias
FO
CUATRO TIPOS DE ESTRATEGIAS
32. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 32
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
(FODA)
Estrategias
FO
Use las
fortalezas
internas de la
Organización
para tomar
ventaja de las
oportunidades
externas
Estrategias FO
Estrategias
DO
Mejorar las
debilidades
internas para
tomar ventaja
de las
oportunidades
externas
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
(FODA)
ESTRATEGIAS DO
33. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 33
Estrategias
FA
Usar las
fortalezas de
la
Organización
para evitar o
reducir el
impacto de
las
amenazas
externas.
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
(FODA)
ESTRATEGIAS FA
Estrategias
DA
Tácticas
defensivas con
el fin de reducir
las debilidades
internas
evitando las
amenazas del
entorno
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
(FODA)
ESTRATEGIAS DA
34. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 34
Estrategias DA
Minimice debilidades y
evite amenazas
Estrategias FA
Use fortalezas para
evadir amenazas
Amenazas-A
Liste las
amenazas
Estrategias DO
Supere las debilidades
tomando ventaja de
las oportunidades
Estrategias FO
Use las fortalezas para
tomar ventaja de las
oportunidades
Oportunidades-O
Liste las
oportunidades
Debilidades-D
Liste las
debilidades
Fortalezas-F
Liste las fortalezas
Deje en blanco
MATRIZ FODA
Ambiente
interno
Ambiente
externo
Lista de Fortalezas
F1.
F2.
F3.
Lista de Debilidades
D1.
D2.
D3.
Lista de Oportunidades
O1.
O2.
O3.
FO (Maxi-Maxi)
Estrategia para maximizar
tanto las F como las O.
1.
DO (Mini-Maxi)
Estrategia para minimizar
las D y maximizar las O.
1.
Lista de Amenazas
A1.
A2.
A3.
FA (Maxi-Mini)
Estrategia para fortalecer el
Instituto y minimizar las
amenazas.
1.
DA (Mini-Mini)
Estrategia para minimizar
tanto las A como las D.
1.
MATRIZ FODA
35. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 35
FotoAnálisis
histórico
Análisis
DAFO
Estrategia
general
MISIÓN
VISIÓN
compartida
Acciones
estratégicas
Grupos
implicados
Problemas
estratégicos
Soluciones
estratégicas
Factores clave
externos
Áreas clave
internas
Decisiones
estratégicas
Líneas
estratégicas
Matriz
FODA
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO
PROCESO
MISION
Transparente
Participativa
Democrática
Articuladora
Eficiencia
Capacidad
Idoneidad
Sostenibilidad
Fortalezas Debilidades
1. Infraestructura adecuada y equipamiento
(Dist. 5 y 10)
2. Buena relación y coordinación fluida con
vecinos e instituciones
3. Recursos humanos con voluntad y empeño.
4. Conformación del Concejo Consultivo (CC) y
de Seguridad Ciudadana (CSC)
5. Conocimiento de la jurisdicción y
problemática del Distrito.
1. Transferencia limitada de competencias
2. Escasos recursos económicos de
funcionamiento
3. Deficiente infraestructura y equipamiento
(7,8 y12)
4. Escasez de personal idóneo y adecuado.
5. Ausencia de planificación estratégica distrital.
Oportunidades F O: POTENCIALIDADES
A través de la coordinación y del CC
implementar el catastro distrital
Aprovechar la infraestructura e instalar
sistema de recaudación distrital.
Fortalecer el CC y el CSC aprovechando los
recursos y presencia de las ONGs,
fundaciones y otras instituciones.
Capacitar los RR.HH. accediendo a las
ofertas disponibles
D O: DESAFIOS
Ampliar y precisar las competencias
acelerando el proceso de
desconcentración
Ampliar los fondos de funcionamiento
precisando las competencias delegadas.
Mejorar el equipamiento, infraestructura y
RR.HH. presionando con las competencias
asumidas.
Mejorar RR.HH. aprovechando ofertas de
capacitación.
Desarrollar la planificación distrital con el
apoyo de las instituciones.
1. Potencial de contribuyentes
2. Proceso de desconcentración.
3. Presencia de ONGs, fundaciones y otras
instituciones
4. Disponibilidad de recursos de ONGs
5. Ofertas de capacitación.
6. Apoyo institucional (PAP).
Amenazas F A: RIESGOS
Fortalecer el CC y el CSC para amortiguar
la politización y las disputas de liderazgo
vecinal
Fortalecer el CC y el CSC para que ayuden
a la coordinación y desburocratización de
las gestiones con el nivel Central
Municipal.
Fortalecer el CC para agilizar la ejecución
del POA distrital
D A: LIMITACIONES
Popularizar la desconcentración como un
proceso de mediano plazo sin generar
grandes expectativas inmediatas.
Fortalecer un área de resolución de
conflictos dependiente del CC.
1. Masiva ingerencia política de dirigentes
vecinales
2. Dualidad de juntas vecinales
3. Escasa coordinación de la Administración
Central Municipal
4. Extremada burocracia de la Administración
Central Municipal
5. Perdida de credibilidad por incumplimiento
en la ejecución del POA
36. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 36
El PLAN ESTRATÉGICO puede tener los siguientes
elementos:
Una INTRODUCCIÓN, con la presentación de la
institución, el objetivo del Plan, los antecedentes, la
metodología utilizada, los participantes, los principales
pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema
de seguimiento y de evaluación
• La MISIÓN
• La VISIÓN
• Los principales elementos del FODA
• Los EJES ESTRATÉGICOS
• Los CUADROS DE MANDO
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
EJES ESTRATÉGICOS
• Líneas básicas de desarrollo de la institución
• Agrupan un objetivo o varios que tienen un
ámbito común
• Coherentes con la Misión, la Visión y el FODA
• No tienen por qué abarcar todos los aspectos
importantes de la institución. Es necesario
priorizar
• Homogéneos
• Muy pocos (5-10?)
• Son como un armario con su distribución
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
37. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 37
Objetivos Estratégicos
Objetivos Operativos
Acciones
Responsables
Indicadores
Estándar-Objetivo
Calendario
Recursos
Valoración
Esquema de un CUADRO DE MANDO
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
Objetivos
Operativos
Accion
es
Responsables Que implica
este Indicador INDICADOR
ESPERADOS
INDICADORES
OBTENIDOS
CALENDARIO RECURSOS
UTILIZADOS
VALORACION
MEJORARLOSSERVICIOSALACOMUNICACIÓN
MEJORARLAATENCIONAL
USUARIO
Disminuir
tiempos de
respuesta
OIRS Bajar el nivel de los tiempos
de atención en la consultas
de los usuarios logrando los
estándares esperados de
acuerdo a los compromisos
asumidos ( PROMEDIO
RESPUESTAS POR MES)
12 HRS 11 HRS 02 ENERO
AL 30 DE
JUNIO
COSTO DE
IMPLEMENTACION
DE ESTA MEJORA
$ 14.000.000
22%
Compleme
ntar los
servicios
al usuario
OIRS Aumentar las alternativas
de respuesta automatizada
de consulta del usuario
(respuestas frecuentes).
(FAQ PROPUESTAS / FAQ
ACTUALES)
9.47 8.10 02 ENERO AL
30 DE JUNIO
IMPLEME
NTAR
ATENCIO
N
AUTOMA
TIZADA
DE
CONULTA
S
38. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 38
OBJETIVOS
Objetivos Estratégicos
• Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visión de futuro
de la institución.
• Declaraciones amplias, no específicas, sin fecha
• Ámbitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE
correspondiente
• Homogéneos
• Pocos (1-3 por cada EJE)
• Viables, de acuerdo con el FODA
Objetivos Operativos
• Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los
objetivos estratégicos
• Diferenciables, distinguibles
• Pocos (4-5 por cada Objetivo
Estratégico)
Mejorar la calidad de la Gestión,
para conseguir resultados adecuados
a los requerimientos del entorno
. Planificación de la Gestión
. Implantación de metodologías activas
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
ACCIONES
• Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir
los objetivos operativos
• Permiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario,
recursos, indicadores, seguimiento y evaluación
• Realistas (consultar DAFO)
• Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de
la anterior (formar-proyectar-implementar...)
• Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesarias
Responsables
• Tiene que sentirse “propietario” del proceso y participar en él
desde el punto 0. Deberá rendir cuentas
• Con nombres y apellidos
• No es necesario que sean siempre los jefes
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
39. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 39
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
Indicadores
• Instrumentos de medida
• Pocos, pero significativos (especialmente pensando
en los clientes)
• Pueden ser de tiempo, de costo, de actividad, pero
mejor, de resultados.
• Cuantitativos o cualitativos
• Preferible un pequeño “sistema” de indicadores que
no uno solo
• Fáciles de obtener
• Permiten introducir medidas correctoras
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
Calendario
• Una fecha concreta (no un período).
• Permite realizar un seguimiento lo más preciso posible y
reaccionar a tiempo
• Viable
• Si se planifica por 4 años, distribuir las acciones
Recursos
• Los costes totales de cada acción, o por lo menos los costes
añadidos, si los hay
• Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es necesario
rehacer el cuadro: Calendario, Estándar, Acciones e incluso
objetivos
Estándar-Objetivo
• Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende
alcanzar. Lo más concreto posible
40. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 40
Algunas recomendaciones para la elaboración de un
Cuadro de Mando
La elaboración tiene que hacerla un grupo muy reducido de
personas (3-4) y después consensuarlo individualmente o en
pequeños grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario
Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener
un cuadro provisional, que no tenerlo
No todo tiene por qué tener el mismo peso específico: se pueden
ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores,
pero no olvidar que “lo mejor es enemigo de lo bueno”
En alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y
evaluación: cuándo, quién, cómo, consecuencias, etc.
No es cuestión de suerte, sino de voluntad... ¡Merece la PENA,
pero… hay pena!
PLAN ESTRATÉGICO
+ cuadros de mando
EJES ESTRATÉGICOS Y RESULTADOS
Lograr Programs y
propuestas de
excelencia, creando y
difundiendo
conocimiento,
comprometidos con el
desarrollo de la
sociedad
I
Formar
personas
para una
gestión
socialmente
responsable
II
Ampliar el
ámbito de acción
para dar
respuesta a
las demandas
de la
sociedad
III
Promover
el cambio
en la
sociedad
IV
Lograr una
gestión de
excelencia
1.1
La calidad
Del RRHH
corresponde
a los estándares
internacionales
1.2
RRHH
proactivos
y profesionales
Con alto compromiso
Publico Y Desarrollo
Técnico constante
1.3
Estructura
Programas y
Proyectos
innovadores que
corresponden al
perfil profesional
que el medio
necesita
2.1
Necesidades y
demandas del
mercado atendidas
con nuevos
programas
académicos
2.2
Internacionalización
de las
actividades
De mejoramiento
constante
3.1
La Institución
reconocida como
líder de opinión
y con amplia
capacidad de
convocatoria
3.2
Intensa proyección
social orientada
a los sectores
más necesitados
3.3
Investigación
y Desarrollo
orientadas a la
innovación y la
competitividad de
las organizaciones
3.4
Redes y alianzas
en investigación
económica y social
para el desarrollo
sostenible
del país
4.1
Gestión
estratégica
eficiente basada
en el PEI y con
áreas de gestión
alineadas con
los ejes
4.2
Estructura
orgánica por
procesos,
flexible y
orientada
al cliente
4.3
Infraestructura,
equipamiento
y tecnología
adecuados a los
requerimientos
De la Subtel
4.4
Recursos
financieros
captados y
asignados
adecuadamente
en función
De la Subtel
4.5
Cultura
institucional
basada en
la cohesión y
el compromiso
de las
personas
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA
41. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 41
PLAN LIDERES
PLAN
PLAN
PLAN
PLAN
PERSONAS
PERSONAS
LIDERES
LIDERES
LIDERES
LIDERES PERSONAS
RECURSOS
PERSONAS
PERSONAS
RECURSOS
ACCIONRECURSOS
ACCION
ACCION
RECURSOS
ACCIONRECURSOS
ACCION
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA
1. Seguimiento y evaluación del Plan Institucional
- controlando su correcta periodificación
- evaluando para tomar decisiones
2. Despliegue a grandes sectores y áreas
- planes sectoriales coherentes con el plan institucional
- base para una buena DPP
- seguimiento, evaluación y revisión
3. Despliegue a las unidades
- planes estratégicos de cada unidad coherentes con el
plan institucional y con los planes sectoriales
- seguimiento, evaluación y revisión
4. Revisión, renovación y siguientes vueltas de todo
- nuevo Plan Estratégico Institucional, nuevos planes
sectoriales, nuevos planes de las Unidades
¿... y después qué?
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA
42. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 42
¿QUÉ SON LOS INDICADOR?
• Variable cuya función es objetivar
cambios para la toma de decisiones
en cualquier organización
CARACTERISTICAS DE UN BUEN
INDICADOR:
• DISPONIBILIDAD
• SIMPLICIDAD
• VALIDEZ
• CONFIABILIDAD
• SENSIBILIDAD
• ESPECIFICIDAD
43. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 43
TIPOS DE INDICADORES:
• NUMEROS ABSOLUTOS
• PROPORCIONES
• RAZONES
• TASAS
• INDICES
TIPOS DE INDICADORES:
Los diferentes tipos de indicadores son
necesarios. Pero en la mayoría de las
organizaciones se opta por los de
resultado a traves de los indicadores de
gestión.
Así que estaremos obligados a identificar
y/o definir indicadores de gestión si
realmente nuestra intención es administrar
eficazmente y eficientemente para :
44. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 44
TIPOS DE INDICADORES:
•Para poder interpretar lo que esta
ocurriendo.
•Para tomar medidas cuando las variables
se salen de los limites establecidos.
•Para definir la necesidad de introducir
cambios y/o mejoras y poder evaluar sus
consecuencias en el menor tiempo posible.
TIPOS DE INDICADORES:
Una organización se plantea por lo tanto la
necesidad de definir indicadores dando respuesta
a las siguientes preguntas:
•¿Que debemos medir?
•¿Donde es conveniente medir?
•¿Cuando hay que medir? ¿En que momento o con que
frecuencia?
•¿Quien debe medir?
•¿Como se debe medir?
•¿Como se van ha difundir los resultados?
•¿Quien y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el
sistema de obtención de datos?
45. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 45
TIPOS DE INDICADORES:
Nuestra primera prioridad es identificar todos los
indicadores y relacionarlos con los procesos de
gestión.
Cualquier discrepancia deberá ser resuelta, en el
sentido de desarrollar y/o sistematizar nuevos
indicadores, nuevos procesos y/o dar de baja lo
innecesario.
Luego estaremos obligados a identificar y/o
implantar esos indicadores de gestión que son o
serán los principales artífices del pilotaje de los
procesos.
TIPOS DE INDICADORES:
Una vez definidos los diferentes tipos
indicadores, se recomienda no mas de cinco
indicadores por cada proceso.
Entre estos deberá de existir por lo menos
un indicador de gestión, donde la primera
labor a realizar con los citados indicadores
consiste en :
46. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 46
TIPOS DE INDICADORES:
Concretar los objetivos de los indicadores de
modo que estos sean coherentes con los Objetivos
Estratégicos.
Establecer la periodicidad de su medición para
garantizar la efectividad del enfoque y que el
despliegue se esta llevando a cabo.
En aquellos que proceda establecer
comparaciones y relacionarlos con actividades de
benchmarking y/o actividades de aprendizaje y/o
actividades de reingeniería
TIPOS DE INDICADORES:
Guardar por lo menos los datos de los cinco
últimos años para poder evidenciar las tendencias
de los mismos.
Establecer un panel de indicadores estratégicos
y establecer prioridades. Es mas que evidente que
si estamos hablando de procesos, tenemos o
tendremos que identificar los procesos claves. El
panel de indicadores tendrá exclusivamente los
indicadores significativos de estos procesos. Es
decir tendrán que ser pocos y dar una visión global
y operativa de la gestión empresarial.
47. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 47
TIPOS DE INDICADORES:
Este panel de indicadores será utilizado en
todas aquellas reuniones operativas que se
consideren oportunas con el objetivo de
establecer y planificar mejoras con sus
correspondientes ciclos PDCA.
El resto de indicadores serán utilizados por
los miembros de los equipos a un segundo
nivel
48. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 48
Tipología Básica
Indicadores
Ejecución
Acumulados
Temporales
De Control
Permanentes
De Alarma
Estratégicos
De Planeación
Tácticos
EL PROCESO DE CONTROL
Desde el punto de vista Administrativo o Gerencial, el control
consiste en el conjunto de acciones efectuadas con el propósito de
que las actividades se realicen de conformidad con el plan.
Establecer
Normas y
Métodos
para Medir el
Desempeño
Corresponde el
Desempeño
a las Normas
Tomar
Medidas
Correctivas
NO
SI
Tomar el
por que de
lo Bueno
Medir el
Desempeño
49. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 49
Gestión
Empresarial
Control
Eficiente
Dirección
EjecuciónPlanificación
DESEMPEÑO
Mide la
Calidad del
CONTROL
DE GESTIÓN
EL DESEMPEÑO
•Medios, instrumentos o mecanismos para
evaluar hasta que punto o en que medida se
están logrando los objetivos estratégicos.
•Representan una unidad de medida
gerencial que permite evaluar el desempeño
de una organización frente a sus metas,
objetivos y responsabilidades con los grupos
de referencia.
INDICADORES DE GESTIÓN
50. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 50
•Producen información para analizar el
desempeño de cualquier área de la
organización y verificar el cumplimiento de
los objetivos en términos de resultados.
•Detectan y prevén desviaciones en el logro
de los objetivos.
INDICADORES DE GESTIÓN
COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS
BASES DE COMPARACION:
• DESEMPEÑO HISTORICO:
• OBJETIVOS DEFINIDOS
• DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES
SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.
51. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 51
• NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE
POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION
• SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:
RESULTADOS,
IMPACTO,
EFICACIA,
EFICIENCIA,
CALIDAD
• “CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER
CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:
COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS
Seguimiento Medición Análisis Mejora
•Demostrar
conformidad
del producto
•Asegurar
conformidad
del SGC
•Mejorar
continuamente
la eficacia del
SGC
PROCESOS DE SEGUIMIENTO
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
52. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 52
CÓMO HACER SEGUIMIENTO ?
• INSPECCIÓN VISUAL
• INSPECCIÓN Y ENSAYO
• SUPERVISIÓN
• TRAZABILIDAD POR REGISTROS
• CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS
• CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
• AUDITORIAS
• AUTOCONTROL
• ENCUESTAS
• TÉCNICAS ESTADÍSTICAS
• CON INSTRUMENTOS
QUÉ ES HACER MEDICIÓN ?
1. Comparar una cantidad con su
respectiva unidad, con el fin de
averiguar cuántas veces la segunda
está contenida en la primera.
2. Comparar algo no material con otra
cosa.
3. Tener determinada dimensión, ser
de determinada altura, longitud,
superficie, volumen, etc.
53. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 53
CÓMO HACER LA MEDICIÓN?
• A TRAVÉS DE INDICADORES DE GESTIÓN O DE
RESULTADOS
• CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES
• TÉCNICAS ESTADÍSTICAS
– Gráficos de control
– Promedios
– Histogramas
– Capacidad del proceso
• TIEMPOS DE RESPUESTA
• CICLO DEL SERVICIO
• SATISFACCIÓN DEL CLIENTE O USUARIO
QUÉ DEBEMOS MEDIR?
• DATOS DE ATRIBUTOS: Se cuentan, pero no se
miden. Son muy importantes.
Ej: llegó el empleado a abrir a tiempo, se contestó el
teléfono a más tardar al tercer timbre
• DATOS DE VARIABLES: son valores numéricos que
cuantifican la medición
Ej: cantidades, porcentajes…
54. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 54
CUMPLIMIENTO
MEJORAMIENTO
EFICACIA
DESEMPEÑO
Medición y
seguimiento
Revisión Alto Nivel
Auditoria
interna
Medición y
seguimiento
Cliente
Producto
NIVEL 1
Proceso
NIVEL 2
Sistema
NIVEL 3
Producto
Proceso
Sistema
NIVELES DE VERIFICACION EN UN SCG
Alta
Dirección
Nivel Directivo
Nivel Operativo
Planificación
estratégica
Control de
Gestión
Control de
Actividades
TIPOS DE
INDICADORES
Indicadores Gestión
Global de la Entidad o
Resultado Final
Resultado Final o
Impacto
Resultado Intermedio
Indicadores por Centro
de Responsabilidad
Eficiencia, Eficacia,
Economía, Calidad
Indicadores
Operacionales
Insumos, Productos,
Eficacia
ACTIVIDAD DE PLANIFICACIÓN
Y CONTROL
TIPOLOGÍA DE INDICADORES SEGÚN NIVEL
ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIÓN
NIVELES
ORGANIZACIONALES
55. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 55
RESUMEN GENERAL
LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
Procesos
Administrativo
•Planificación
•Organización
•Dirección
•Coordinación
•Control
56. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 56
Estrategia y Táctica
Planes
Programas
Tareas
Estrategia y Táctica
Estrategia
Táctica
Acción
57. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 57
PROCESO ESTRATEGICO
MISION VISION
VALORES
COORPORATIVOS
PLAN
PLAN OPERATIVOS O
DIVISIONALES
LINEAMIENTOS
ESTRATEGICOS
OBJETIVOS
DIVISIONALES
PROGRAMA DE ACCIONES
O PROYECTOS DE
GESTION
ESTRUCTURACION Y
MODELAMIENTO
LOGRO , OBJETIVOS
Y ENTREGABLES
Conceptos y Cadena de Valor
de la Excelencia del Servicio
Gestión de Calidad:
•CTC
•Justy Time
•Círculos de calidad
•Mejoramiento por el mejoramiento
•Búsqueda del la Excelencia
Cadena de Valor
58. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 58
Conceptos y Cadena de Valor
de la Excelencia del Servicio
KAIZEN o Mejoramiento continuo, se ha
identificado con la Calidad Total, pero más
bien el KAIZEN es la sombrilla que cubre la
mayoría de las prácticas japonesas
incluyendo la Calidad Total, el Justo a
Tiempo y los Círculos de Calidad, etc.
LA PLANEACION: Consiste en fijar el curso
concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de
orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinación de tiempo y números
necesarios para su realización.
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTION INTEGRAL
59. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 59
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: El
desempeño de todos los miembros de la
organización se evalúa con el objeto de calificar
la productividad individual y ver que se puede
hacer para el aumento de esta.
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS ASOCIADOS A LA
GESTION INTEGRAL
Significado del desempeño
Logro de resultados con base en normas
establecidas. Administrar y/o establecer acciones
concretas para hacer realidad las tareas y/o
trabajos programados y planificados. Se define
desempeño como aquellas acciones que son
relevantes para lograr los objetivos de la
organización, y que pueden ser medidas en
términos de contribución a las metas de la
empresa.
EL DESEMPEÑO
60. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 60
La administración del desempeño (o
performance management) “es un sistema
complejo de elementos de la gestión
organizacional que acopla la administración
por objetivos con la gestión por
competencias, permitiendo especificar,
revisar y mejorar de manera continua los
desempeños organizacionales, grupales e
individuales conducentes al logro de la misión
organizacional”.
EL DESEMPEÑO
Los elementos fundamentales de
un sistema de administración del
desempeño son tres:
•Objetivos
•Competencias
•Indicadores de gestión
EL DESEMPEÑO
61. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 61
EL DESEMPEÑO
OBJETIVOS
COMPETENCIAS
INDICADORES DE
GESTION
Los objetivos tienen
como finalidad guiar
el desempeño hacia el
logro de la estrategia
organizacional.
EL DESEMPEÑO
OBJETIVOS
COMPETENCIAS
INDICADORES DE
GESTION
1.orientar el desempeño a
través de la definición de los
comportamientos
requeridos por la
organización
2.controlar riesgos y
desviaciones
3.explicar los desvíos
producidos para su
corrección
62. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 62
EL DESEMPEÑO
OBJETIVOS
COMPETENCIAS
INDICADORES DE
GESTION
Los indicadores de
gestión tienen la
finalidad de guiar y
controlar el
desempeño objetivo y
comportamental
requerido para el logro
de las estrategias
organizacionales.
LO QUE NO SE PUEDE MEDIR NO SE PUEDE CONTROLAR
LO QUE NO SE PUEDE CONTROLAR NO SE PUEDE GERENCIAR
LO QUE NO SE PUEDE GERENCIAR NO SE PUEDE MEJORAR
PREMISAS
63. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 63
INDICADORES DE DESEMPEÑO:
CONCEPTOS
PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION
REQUISITOS Y CONDICIONES
DIFICULTADES
INDICADORES DE DESEMPEÑO
CLASES DE INDICADORES:
Indicadores de desempeño o de
gestión :
• Miden el cumplimiento de meta y objetivo
alcanzados en un proyecto/ programa o plan
operativo.
• Instrumentos de medición de las variables
asociadas a las metas
• Medidas que describen como una institución
esta alcanzando sus objetivos y metas
64. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 64
Conceptualización
•El logro de la competitividad está referido
primordialmente al modelo organizacional.
– Un elemento de primer orden son los indicadores
de gestión.
– Factores para establecer el logro y el
cumplimiento de la Misión, y enseguida objetivos
y metas de un determinado proceso.
Indicadores
Compuesto por:
•Cuantitativos
•Cualitativos
65. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 65
• NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA
EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION
• SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:
RESULTADOS,
IMPACTO,
EFICACIA,
EFICIENCIA,
CALIDAD
• “CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS
ENTRE ELLOS”:
COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS
RESUMEN GENERAL
Áreas del control
Área de recursos humanos: Es el área que administra al
personal, los principales controles que se aplican son los
que siguen:
Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj
chequeador o del expediente que verifica los retrasos del
personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las
no justificadas.
Control de vacaciones: Es el control que señala cuando
un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuántos
días.
Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o
correcciones, despidos colectivos, entre otros.
66. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 66
RESUMEN GENERAL
Tolerancias del control
El rendimiento real rara vez concuerda
exactamente con los estándares o planes.
Una cierta cantidad de variación ocurrirá
normalmente como resultado de la casualidad. Por
lo tanto, el administrador debe establecer los
límites relacionados con el grado aceptado de
desviación del estándar. En otras palabras ¿cuánta
variación del estándar se tolera?. La forma en que
el administrador establece las tolerancias del
control depende de la meta.
RESUMEN GENERAL
Tolerancias del control
En cualquier caso, un elemento que influye en la
cantidad de desviación aceptable es el riesgo de
estar fuera de control y darse cuenta. En general
mientras menor sea el riesgo más amplias serán
las tolerancias.
67. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 67
RESUMEN GENERAL
Técnicas para el control
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Gráficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
Métodos cuantitativos
Redes
Modelos matemáticos
Investigación de operaciones
Estadística
Cálculos probabilísticas
RESUMEN GENERAL
Proceso metodológico para el
desarrollo del sistema de control de
gestión:
1. Diagnóstico Institucional
2. Identificación de procesos Claves
3. Diseño del sistema de indicadores
68. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 68
RESUMEN GENERAL
Condiciones que influyen en el control de
gestión
El entorno
Los objetivos de la empresa
La estructura de la organización
El tamaño de la organización
La cultura de la organización
RESUMEN GENERAL
Fines del control de gestión
Informar: es necesario transmitir y
comunicar la información para la toma de
decisiones e identificar los factores claves
de la organización para así determinar cual
es la información clave. El funcionario debe
seleccionarla, obtenerla y transmitirla a
través de los canales formales de
comunicación de la estructura de la
organización.
69. Material Preparado Carlos Echeverria mayo de 2014
Elitsis Capacitacion 69
RESUMEN GENERAL
Fines del control de gestión
La respuesta a las siguientes preguntas
tienden a resolver problemas de estructura:
¿Qué información se necesita?
¿Dónde se almacena?
¿De quién y a quién va?
¿Cómo evaluarla?
¿Cómo suplantarla?
RESUMEN GENERAL
Fines del control de gestión
Coordinar: Encamina las actividades a realizar
eficazmente a la obtención de los objetivos.
Evaluar: La consecución de las metas u objetivos
se logra gracias a las personas y su valoración es
la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.
Motivar: El impulso y la ayuda es de mucha
importancia para alcanzar las metas.