Este documento describe temas relacionados con el uso de bases de datos en Excel. Explica cómo crear esquemas y consolidar datos, acceder a bases de datos externas mediante consultas en Microsoft Query, e importar datos a Excel. El alumno aprenderá a organizar y resumir información, así como a obtener datos desde otras fuentes.

1. Unidad 01 – Tema 04
Curso: SOFTWARE DE NEGOCIOS II
Equipo de Profesores del Curso

2. Al término del curso, el alumno utiliza bases de
datos y diseña aplicaciones utilizando como
herramientas los comandos de bases de datos,
funciones y formularios con el uso del programa
de Microsoft Excel.

3. Al término de la unidad, el alumno crea bases de
datos y valida el ingreso de datos, realiza
ordenamientos, calcula subtotales y aplica filtros.
Asimismo, accede a bases de datos externas para
realizar consultas a dicha información. También,
construye tablas y crea gráficos dinámicos.

4. Tema 4.1: Esquemas y
Consolidación de Datos
Esquemas
Consolidación de Datos
Tema 4.2: Datos Externos
Acceso a Bases de Datos Externas

5. Es una herramienta para
crear resúmenes por nivel
que permite mostrar
información de mayor
trascendencia.
Formas de creación
– Manual
– Automática
Haga clic en la imagen para ver un
video tutorial

6. Creación manual
1. Seleccione los datos a agrupar.
2. Haga clic en la ficha Datos,
grupo Esquema y botón
Agrupar.
3. Elija la opción en columnas o
filas según el tipo de selección
que haya realizado.
Si elige el agrupamiento en
columnas, creará un esquema
vertical. Si elige el agrupamiento
en filas, creará un esquema
horizontal.

7. Creación automática
1. Ubique el puntero de celdas
en la base de datos.
2. Haga clic en la ficha Datos,
grupo Esquema y botón
Agrupar.
3. Elija Autoesquema.
El requisito para usar este
método es que el cuadro a
esquematizar contenga fórmulas.
En caso contrario, no será posible
aplicar el autoesquema.

8.  Resume y registra resultados de hojas de cálculo independientes.
Las hojas pueden estar en el mismo libro o en distintos.
 Tipos
1.- Por posición *
2.- Por categoría *
3.- Por fórmula
4.-Usar una tabla dinámica
* Se abordarán en el curso.

9. Procedimiento
1. Ubique el puntero de celda donde desea la consolidación
2. Elija la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, comando
Consolidar
3. Seleccione la función requerida
4. Elija los rangos a consolidar

10. Acceso a Bases de Datos
Externas

11. ¿Qué es una Consulta?
En bases de datos, una
consulta es el método
para acceder a los datos
en una base de datos.
Las consultas se pueden
modificar, borrar,
mostrar y agregar datos
en una base de datos.

12. Microsoft Query
Esta herramienta permite conectar (vincular) con
bases de datos de otros proveedores.

13. Creación de un origen de
datos
1. En la cinta Datos, elija el grupo Obtener datos
externos, seleccione De otras fuentes y haga clic en la
opción Desde Microsoft Query.
2. Seleccione Nuevo origen de datos y clic en Aceptar.

14. 3. Escriba un nombre para el
origen de datos.
4. Seleccione un controlador
de base de datos.
Si la base de datos es de Access,
el controlador a usar debe ser
MICROSOFT ACCESS DRIVER
(*.mdb)
5. Clic en Conectar.
6. Seleccione el archivo de
Base de datos.
7. Haga clic en Aceptar hasta
visualizar el nombre del
nuevo origen de datos en la
ventana Elegir origen de
datos.
.

15. Consulta con Microsoft Query
1. En la ventana Elegir
origen de datos,
seleccione la base de
datos.
2. Elija una de las Tablas.
3. Seleccione los campos
(columnas) de la consulta.

16. 4. Filtre los resultados,
seleccionando
campos y sus
condiciones.
5. Ordene los
resultados.

17. 6. Seleccione Devolver
datos a Microsoft
Office Excel.
7. Elija una celda, a partir
de la cual se copiarán
los datos importados.

18. Esquemas Consolidación
de datos
Importar datos Datos externos

19. Resumen
 Los esquemas permiten expandir o contraer información de una
lista de datos.
 La consolidación de datos permite resumir información
proveniente de diferentes cuadros de datos que pueden estar
en el mismo archivo o en otros.
 Uno de los métodos más eficaces para obtener datos externos
es realizar una conexión con la base de datos. Otro también
efectivo es importar los datos a Excel.
 La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste
en que puede analizar periódicamente estos datos en Microsoft
Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos.