El documento describe un proyecto de investigación sobre el sistema de gestión documental implementado en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. El proyecto busca modernizar y fortalecer la gestión documental mediante la implementación del subsistema interno de gestión documental y archivos, y la organización de los fondos documentales acumulados y expedientes jurídicos.

1. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL II
ELSA OJEDA HERRERA
GRUPO 4
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
CIDBA - A.V.A.
ARMENIA –COLOMBIA
2013

2. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
Visita una entidad que tenga
implementado un Sistema de
Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con
dicho sistema, si es posible algunos
aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de
implantación del mismo.

3. Sistema de gestión
documental
CONJUNTO DE ELEMENTOS
QUE INTERACTÚAN EN UNA
ORGANIZACIÓN CON LA
FINALIDAD DE ALCANZAR
POLÍTICAS, OBJETIVOS Y
LOS PROCESOS PARA
ALCANZARLOS.
RELACIONADOS CON LOS
DOCUMENTOS

5. SUBSISTEMA INTERNO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
INTEGRAL Y ARCHIVOS - SIGA
 Conjunto de elementos y
procesos archivísticos
articulados entre si con
el objetivo de posibilitar
la normalización y la
integración con otros
subsistemas de la
entidad

6. ESTUDIOS
Diagnóstico del Archivo de la
Secretaría General
Diagnóstico de la Gestión
Documental del
despacho del alcalde y la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá

7. NORMATIVIDAD
 LEY 594 DE 2000
Por medio de la cual se
dicta la ley general de
archivos.
 ACUERDO 060 DE 2001
Por el cual se establece
pautas para la
administración de las
comunicaciones oficiales.

8. NORMATIVIDAD
 RESOLUCIÓN 410 DE
2004 DE LA SECRETARIA
GENERAL
Por la cual se conforma el
comité de archivo de la
secretaria general de la
alcaldía mayor de Bogotá
DECRETO 514 DE 2006
Por el cual se establece que
toda entidad publica a nivel
distrital debe tener un
subsistema interno de
gestión documental y
archivos (SIGA)

9. NORMATIVIDAD
 DECRETO DISTRITAL
267 DE 2007 ARTICULO
17
Establece las Funciones de
la subdirección de gestión
documental

10. ETAPA ANTEPROYECTO
 Se realizo el análisis del manejo de los documentos
generados por la entidad y en particular su fondo
acumulado de 2.500 metros lineales que posee registros
de 1932 y un fondo de expedientes judiciales que por
su carácter deben permanecer abiertos indefinidamente
 Se requiere con carácter urgente dar tratamiento técnico
que facilite su consulta y respectiva conservación
 Es importante continuar con las mejoras del subsistema
interno de gestión documental y archivos. en aspectos
relacionados con el manejo de los documentos
electrónicos

11. De no adelantar y concluir el proyecto,
se genera una situación que conlleva
los siguientes riesgos en la gestión:
 - Pérdida de información clave
para el funcionamiento y
gestión de la Secretaría
General.
 - Dificultad para conservar la
memoria institucional de la
Secretaría General.
 - Incapacidad para valorar
documentación clave para la
entidad.
 - Incapacidad de responder
requerimientos de
información.
 - Posibles sanciones legales
por incapacidad de recuperar
y suministrar documentos de
archivos.
 - Dificultad para disminuir la
incertidumbre jurídica ante la
limitación en la capacidad
probatoria en litigios o
reclamos de
 terceros.
 - Limitaciones para ofrecer
información ante una
contingencia.
 - Pérdida en la
confidencialidad de algunos
documentos de la entidad.

12. Las funciones de los sistemas de
gestión documental y archivística
es una función transversal
que implica a toda la
Entidad y afecta sus
procedimientos; además la
gestión de documentos es
un motor para facilitar la
calidad, la eficiencia, la
economía y la
toma de decisiones en la
actuación de la
administración.

13. Por lo tanto, este
proyecto fortalece y
consolida la gestión
documental para
promover la
eficiencia de la
administración y
garantizar la
información como un
activo, un derecho de
la comunidad y un
patrimonio de la
ciudad.

15. Modernizar y fortalecer la gestión
documental de la Secretaría
General, a través de la
implementación del sistema de
gestión documental y archivos
(SIGA) y la organización de los
Fondos Documentales Acumulados y
los expedientes jurídicos.

16.  Analizar, evaluar y
desarrollar el SIGA al interior
de la Secretaria General de
la Alcaldía Mayor de Bogotá.
 Organizar (identificar,
clasificar, ordenar, describir,
digitalizar y valorar) las
series documentales para su
adecuada explotación al
servicio de la gestión y la
toma de decisiones y
adquirir la estantería
necesaria para el depósito
técnico de la documentación
que se organice.
 Capacitar al personal
responsable del manejo y
organización de los
documentos de los archivos
de las distintas
dependencias de la
Secretaria General
 Estructurar la herramienta
tecnológica para almacenar
las bases de datos de
correspondencia y el
manejo y consulta de los
documentos de los archivos
de la Secretaría General.
 Dotar de mobiliario y
unidades de conservación
(cajas carpetas, tapas
separadas y cajas X 200)
que
 garanticen la conservación
de los documentos que
conforman el Fondo
Documental Acumulado
para ser puesto a
disposición de la ciudadanía
en general.

17. Sistematización (redes,
software, hardware y otros)
Maquinaria y equipos no
informáticos