Este documento describe los procedimientos contables relacionados con el fondo de caja chica de una universidad. Explica cómo crear el fondo de caja chica, los tipos de gastos que se pueden pagar con el fondo, y los pasos para realizar pagos, reembolsar el fondo, y realizar un arqueo de caja.

1. UNIVERSIDAD EVENGELICA
DE EL SALVADOR
CONTABILIDAD FINANCIERA II
UNIDAD I
TRATAmIENTO DEL
EfECTIVO

2. UNIVERSIDAD EVENGELICA
DE EL SALVADOR
CONTABILIDAD FINANCIERA II
DEfINICIóN DE CONCEpTOS

3. TRATAmIENTO DEL EfECTIVO
Caja Chica
Creación
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en
cuenta lo siguiente:
Mediante un memorándum de Gerencia Financiera autoriza la
creación o aumento de acuerdo a sus requerimientos un monto
determinado, teniendo en cuenta el flujo de gastos menudos y/ o a
realizar

4. TRATAmIENTO DEL EfECTIVO
Caja Chica
Qué tipos de gastos generalmente deben pagarse?
-Gastos de fotocopias
- Gastos de compra de medicamentos para botiquín
- Gastos en taxis- pasajes urbanos
-Gastos de Revistas y periódicos
-Envíos de correspondencia
- Gastos de servicios telefónicos
-Gastos de servicio de agua potable o agua envasada
-Gastos de servicio de energía eléctrica (siempre y cuando no exceda el límite)
-Gastos de servicios de limpieza
-Gastos de artículos de limpieza
-Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente
-Pagos de remuneraciones, impuestos, y
-otro.

5. Procedimientos contables de la Caja
Chica
1.- Creación de la Caja Chica
Fecha CUENTA Y EXPLICACION REF DEBE HABER
Julio
Partida -x-
xxx
CAJA CHICA $ 2,000.00
BANCO $ 2,000.00
Asiento de Creación de la Caja
Chica

6. 2.- REALIZACIÓN DE LOS PAGOS
FECHA CONCEPTO PAGOS
JUL. XXX GASTOS DE VEHICULO XXX
ARTICULOS DE OFICINA XXX
ARTICULOS DE LIMPIEZA XXX
COMBUSTIBLE XXX
PAPELERIA Y UTILES XXX
OTROS XXX
TOTAL XXX

7. 3.- Reembolso o Reposición de la Caja Chica
Fecha CUENTA Y EXPLICACION REF DEBE HABER
JUL.
-x-
xxx
GASTOS DE
ADMINISTRACIÓN
XXX
IVA CREDITO FISCAL XXX
PROVISIONES Y
RETENCIONES
XXX
BANCO XXX
PARA REPONER EL FONDO
FIJO DE LA CAJA CHICA
SEGÚN RELACIÓN DE
COMPROBANTES

8. Arqueo de Caja Chica
• “ Consiste en una inspección de todos los fondos en poder
de los custodios seleccionados en una fecha Determinada”.
Consideración:
*Las personas que custodian deben estar presentes durante el arqueo.
*En caso de no terminar el arqueo en el dia los fondos de valores deben
guardarse
*Regularizar los depósitos pendientes al dia siguiente.
*Luego del arqueo debe comprobarse su debida contabilización

9. ARQUEO DE CAJA CHICA
EMPRESA XXX
AL XX-XX-XXX
Saldo de Caja Chica
Dinero en Efectivo:
______x $ 20.00. = XXX
______x $ 10.00 = XXX
______x $ 5.00 = XXX
______x $ 1.00 = XXX
Monedas = XXX
Total Dinero en Efectivo XXX (1)
Facturas y Recibos
Luz XXX
Agua XXX
Teléfono XXX
Artículos de Oficina XXX
Gastos de Limpieza XXX
Vales a Empleados XXX
Gastos Varios XXX
Total Facturas y Recibos XXX (2)
Total XXX (3 =1+2)
Fondo de Caja Chica XXX (4)
Menos: Efectivo y Facturas y Recibos: XXX (3)
Total Diferencia XXXX
________________________________ ________________________________
V.B. Contador Firma del Cajero

10. Casos Especiales
A.- SOBRANTE DE CAJA CHICA
Fecha CUENTA Y EXPLICACION REF DEBE HABER
Nov.
-x-
xxx
GASTOS
DEADMINISTRACIÓN
XXX
IVA CRÉDITO FISCAL XXX
PROVISIONES Y
RETENCIONES
XXX
BANCO XXX
SOBRANTE DE CAJA
CHICA
XXX
PARA REPONER EL FONDO
DE CAJA CHICA SEGÚN
RELACIÓN DE
COMPROBANTES CON UN

11. B.- FALTANTE DE CAJA CHICA
Fecha CUENTA Y EXPLICACION REF DEBE HABER
Nov.
-x-
xxx
GASTOS
DEADMINISTRACIÓN
XXX
IVA CRÉDITO FISCAL XXX
FALTANTE DE CAJA CHICA XXX
PROVISIONES Y
RETENCIONES
XXX
BANCO XXX
PARA REPONER EL FONDO
DE CAJA CHICA SEGÚN
RELACIÓN DE
COMPROBANTES CON UN
FALTANTEE

12. FONDO DE CAJA CHICA

13. FONDO DE CAJA CHICA

14. TRATAMIENTO DEL EFECTIVO
Caja Chica
Ejemplo
1- La Empresa El Porvenir decide crear, de acuerdo a su Manual de
Control Interno, el fondo de Caja Chica por un monto de $ 2,000.00.
2- La persona responsable, que es la Señorita Recepcionista, deberá
llevar el manejo de dicho fondo y sólo podrá pagar gastos menores o
igual a $ 50.00
3- El desembolso se considerará como un anticipo qué deberá ser
liquidado en un tiempo máximo de dos días (salvo excepciones giradas y
autorizadas por la gerencia). En cada compra se deberá exigir de los
proveedores un comprobante o factura para el respaldo del anticipo a
liquidar.

15. TRATAMIENTO DEL EFECTIVO
Caja Chica
4- para cada desembolso anticipado se deberá llenar el formulario
o vale de caja chica, con la características siguientes:
NOMBRE DE LA EMPRESA
VALE DE CAJA CHICA
___________ DE __________ DE _______
POR $ ______________
SIRVASE ENTREGAR A _________________________________________________
LA SUMA DE ________________________________________________________
EN CONCEPTO DE ____________________________________________________
Aplicación Contable_______________ Aplicación Presupuestaria____________
___________________________ ______________________
SOLICITANTE AUTORIZADO

16. TRATAMIENTO DEL EFECTIVO
Caja Chica
REGISTRO CONTABLE EN EL LIBRO DIARIO
PARTIDA X
DEBE HABER
110101 CAJA Y BANCOS $ 2,000.00
11010101 Fondo fijo de caja chica
110101 CAJA Y BANCOS $ 2,000.00
11010201 Banco Citibank
1101020101 Cuentas Corrientes
TOTALES $ 2,000.00 $ 2,000.00
x/x Por la transferencia de efectivo en la apertura de un fondo fijo.

17. TRATAMIENTO DEL EFECTIVO
Caja Chica
MOVIMIENTOS POR PAGOS EFECTUADOS
El día 01-07-2012, cancela Energía Eléctrica por $ 49.50.
El día 01-07-2012, se cancela el recibo de Teléfono por $ 40.00
El día 02-07-2012, cancela artículos de oficina por $ 35.65.
El día 04-07-2012, cancela facturas de gasolina por $ 27.00
El día 05-07-2012, cancela recibo por $ 14.00 de artículos de aseo.
El día 6-07-2012, se le expide un vale a la secretaria por $ 50.00
El día 07-07-2012, se paga una factura por arreglo de la máquina de
escribir por $ 25.00
Hay en efectivo $ 1.725.00
Se pide
Realizar los asientos necesarios para el reembolso .