Este documento presenta las reglas y la dinámica para realizar una videoconferencia como parte de un curso de posgrado. Explica qué es una videoconferencia, sus beneficios y quiénes se benefician de ellas. También describe cómo planificar, organizar y moderar una videoconferencia, incluyendo los roles de los moderadores y las normas para los participantes.

1. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA
FACULTAD DE DERECHO CULIACÁN
CURSO: DIPLOMADO EN FUNDAMENTOS Y PRÁCTICA DEL BLENDED
LEARNING
MÓDULO I: COMPUTACIÓN BÁSICA Y PLATAFORMA VIRTUAL
TÍTULO DEL TRABAJO: INVESTIGACIÓN SOBRE ¿QUÉ ES UNA
VIDEOCONFERENCIA, SU DINÁMICA Y REGLAS PARA DESARROLLARLA?
ASESOR: OCTAVIO HERNÁNDEZ CARRILLO
EQUIPO: 1
ALUMNOS:
ARMIENTA HERNÁNDEZ GONZALO
LIZÁRRAGA RUSSELL JOSÉ RODOLFO
LÓPEZ SALAZAR ALBA VICTORIA
MORENO RODRIGUEZ MARCO ANTONIO
DICIEMBRE 10 DE 2012

2. Qué es una videoconferencia
Videoconferencia o videollamada es la comunicación
simultánea bidireccional de audio y vídeo, que permite mantener
reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados
entre sí. Adicionalmente, pueden ofrecerse facilidades
telemáticas o de otro tipo como el intercambio de gráficos,
imágenes fijas, transmisión de ficheros desde el ordenador, etc.
El núcleo tecnológico usado en un sistema de videoconferencia
es la compresión digital de los flujos de audio y vídeo en tiempo
real. Su implementación proporciona importantes beneficios,
como el trabajo colaborativo entre personas geográficamente
distantes y una mayor integración entre grupos de trabajo[1].
[1] es.wikipedia.org/wiki/Videoconferencia

3. La Video Conferencia es un sistema interactivo que permite a varios usuarios
mantener una conversación virtual por medio de la transmisión en tiempo real
de video, sonido y texto a través de Internet. Estos sistemas están
especialmente diseñados para llevar a cabo sesiones de capacitación,
reuniones de trabajo, demostraciones de productos, entrenamiento, soporte,
atención a clientes, marketing de productos, etc. El sistema de conferencia web
de e-ABC tiene la característica de que los participantes no necesitan instalar
ningún programa especial en sus computadoras, sino que sólo necesitan de un
navegador web. El sistema tiene la capacidad de transmitir audio y video y
contiene herramientas adicionales como pizarrón electrónico, chat y proyector
de diapositivas. e-ABC provee también el servicio de creación de
presentaciones avanzadas, que permiten la reproducción simultánea de una
filmación con la imagen y voz del presentador sincronizado con materiales
adicionales como subtítulos, gráficos, textos, fotografías, animaciones y
películas[2].
[2] http://www.e-abclearning.com/queesvideoconferencia

4. .
Beneficios de la Videoconferencia
· Disminuye las distancias, reduciendo tiempos y costos.
· Favorece y aumenta a la productividad de los equipos
de trabajo.
· Maximiza el tiempo de empleados y ejecutivos.
· Fortalece la participación y relación entre las personas.
· Mejora los sistemas de información y comunicación de
la empresa.
· Acelera el proceso de toma de decisiones y resolución
de problemas[3].
[3] Ibid

5. A quien beneficia
Alumnos
· Ya que les permite recibir una educación de altísimo
nivel con oportunidades de capacitación solamente
disponibles en institutos de primera.
· Tener a su disposición técnicas avanzadas en los
campos educacionales.
· Recibir conocimientos impartidos por eminencias en
cada tema.
·Tener la posibilidad de realizar cualquier pregunta a los
conferencistas, con el fin de obtener las mejores
respuestas a sus dudas.
·Asistir a las conferencias sin necesidad de abandonar el
campus educacional.

6. Académicos
·Permite impartir cátedra a distancia
·Mantener una comunicación cara a cara con los
estudiantes sin tener la necesidad de trasladarse a una
aula de clases
·Asistir a conferencias sin la necesidad de abandonar el
campus institucional
Investigadores
·Asistir a eventos importantes sin la necesidad de
trasladarse al lugar sede
·Comunicarse con colegas cara a cara para poder
intercambiar puntos de vista
·Impartir conferencias a distintas partes del mundo desde
un punto sede

7. Funcionarios
·Asistir a eventos sin la necesidad de trasladarse
·Poder comunicarse con su personal sin la necesidad de
estar presente
·Mantener una comunicación cara a cara con otros
funcionarios
·Usuarios externos
·Presenciar eventos que se desarrollan en otra parte del
mundo[4]
[4] http://virtual.uaeh.edu.mx/riv/videoconferencia.php

8. Planificación y organización de la actividad
Antes de las videoconferencias
1.Definir la plataforma que se utilizará para la actividad de acuerdo al conjunto de tareas
previstas. Es importante considerar para la elección, el número de usuarios, el tipo de
interacción (texto, audio, video), la posibilidad de generar un registro de la actividad en
formato de audio o video y el tipo de contenidos que serán mostrados (presentaciones,
documentos, imágenes, videos entro otros)
2. Conformar un equipo de moderación, si se considera necesario, que se encargará de la
organización de la actividad.
3. Para garantizar la comunicación eficaz entre el grupo de moderación, es necesario definir
una herramienta que permita la comunicación entre los miembros del equipo (lista de
correo-e, mensajería instantánea, entre otras)
4. Elaborar una base de datos que incluya los datos de los participantes, moderadores-e y
webconferencista. Esta deberá incluir emails, páginas web y los datos más relevantes
que permitan una comunicación multidireccional para compartir y socializar los
contenidos que posteriormente se podrían publicar o enviar.
5. Preparar con suficiente antelación todos los contenidos que serán publicados en la
plataforma donde se realizara la webconferencia. Al respecto, es importante subir los
mismos al menos varias horas antes del inicio de la actividad para garantizar la
compatibilidad y su adecuada adaptación al medio que se usara.
6. Realizar pruebas técnicas que permitan conocer el entorno de trabajo y verificar el
comportamiento de la conexión a Internet que se usara.

9. Durante las videoconferencias
1. Gestionar las herramientas del entorno usado para permitir la
participación igualitaria de todo el grupo y minimizar el ruido
generado por comentarios fuera de lugar que pueden ser
introducidos por medios de interacción como el chat. Es importante
que los moderadores-e hayan previsto un plan de contingencia en
caso de presentarse situaciones críticas que conlleven a la
suspensión de la actividad.
2. Tener acceso a la información del ponente y derechos de audio y
texto.
Después de las videoconferencias
1. Publicar el resumen de la misma a través de herramientas como
whatsnew (indicando donde se encuentra alojada la grabación) o en
moodle.

10. Lineamientos para las Videoconferencias
Las sesiones de videoconferencia, se desarrollarán en cuatro momentos:
Primer momento:
El primero consiste en el protocolo de inicio de la conferencia: saludo por parte del
invitado especial y del moderador del espacio virtual (un miembro del comité
organizador) y la explicación de cómo se desarrollará la actividad.
Segundo momento:
En el segundo momento se desarrolla la exposición por parte del invitado, para
ello se utilizará una presentación con el apoyo de audio y video (webcam).
Tercer momento:
Seguidamente, se brindará un tiempo prudencial para una sesión de preguntas y
respuestas. Para ello se utilizará el chat de texto, donde cada participante
interesado en realizar una consulta podrá escribirla y planteársela al
conferencista. El equipo de moderación fijara la dinámica a seguir para la
participación organizada de todas las personas que desean preguntar o
realizar comentarios.
Cuarto momento:
Al finalizar la sesión de preguntas, el conferencista dará por terminada su
intervención, despidiéndose de la audiencia y cerrando formalmente la
conferencia.

11. Dinámica para desarrollar las videoconferencias
La dinámica a desarrollar para las videoconferencias será la siguiente:
1. Prueba previa de soporte de audio y video al inicio de la
videoconferencia.
2. Prueba de comunicación entre el ponente y los moderadores a través
del back cannel.
3. Presentación de la actividad, instrucciones iniciales por parte del
moderador 1.
4. Saludo inicial del invitado especial.
5. Lectura del resumen curricular del invitado especial por parte del
moderador.
6. Inicio y desarrollo de la conferencia con soporte en audio y video.
7. Sesión de preguntas mediante la sala de chat. Moderación por parte de
uno de los moderadores, generalmente el moderador 2.
8. Cierre de la sesión de preguntas por parte del moderador.
9. Despedida del invitado.
10. Espacio para la socialización a través del chat.
11. Fin de la videoconferencia.

12. Roles de los Moderadores
En todas las sesiones el invitado será
acompañado por uno o dos moderadores-e los
cuales cumplirán las siguientes funciones:
• Dar la bienvenida a los invitados y los
participantes.
• Presentar el plan a desarrollar.
• Exponer las normas de interacción, y la
moderación de la sala de chat que ofrece la
plataforma en línea utilizada para la
webconferencia.

13. Moderador-e principal (moderador 1)
1. Tener los datos de acceso a la plataforma.
2. Planificar una sesión de prueba técnica con el invitado especial de soporte de audio,
video y verificación de los materiales para la videoconferencia (ppt, ficha académica,
agenda de la videoconferencia, netetiqueta, entre otros).
3. Subir los materiales antes de la videoconferencia.
4. Tener el control de audio, video y texto durante la videoconferencia y otorgar estos
derechos al ponente y a la audiencia según sea el caso.
5. Presentar la actividad, saludo al ponente e instrucciones iniciales.
6. Ceder el audio a ponente para saludar a la audiencia.
7. Leer resumen curricular del invitado especial.
8. Anunciar el inicio de la videoconferencia.
9. Revisar que los derechos de audio los tenga nada más el ponente.
10. Cerrar la sala de chat al inicio y durante la videoconferencia si el ponente así lo desea.
11. Establecer un mecanismo de comunicación paralelo “backchanneling” en caso de tener
problemas técnicos con el webconferencista -gtalk – skype al inicio de la
videoconferencia.
12. Indicar culminación de ronda de preguntas, hacer resumen de la ponencia.
13. Agradecer al ponente por su presentación y a la audiencia por su asistencia
14. Indicar que se mantendrá el chat abierto por 5 minutos para socializar.
15. Anunciar próximas sesiones (si las hay).
16. Cerrar el chat.
17. Salir (Log off) de la plataforma para evitar problemas a próximos moderadores.

14. Moderador 2
1. Liderar la sesión de preguntas mediante la sala de chat.
2. Recordar las normas para el chat - preguntas ? - pedir la palabra @ -
comentario adicional ( ), entre otras.
3. Cerrar de la sesión de preguntas por parte del moderador. Debe indicar con
quién finaliza la ronda de preguntas. Oficialmente por micrófono el
moderador principal debe anunciar la culminación de esta actividad.
4. Apoyar al moderador principal en el canal de comunicación seleccionado
fuera de la plataforma.
5. Estar preparado para tomar el lugar del moderador principal en caso de que
se presenten problemas técnicos con el moderador 1.
6. Apoyar la despedida y resumen de la videoconferencia realizado por el
moderador 1 colocando ideas breves en el chat para que también quede el
registro escrito del mismo.
7. Tener los datos de las próximas videoconferencias y anunciarlas, URL,
fecha y hora, nombre del ponente y moderadores.
8. Despedir a la audiencia y al invitado y solicitar el cierre de la
videoconferencia.

15. Normas a seguir para ingresar a las videoconferencias
1. Ingresar a la plataforma que se utilizará para las videoconferencias por lo menos 5 minutos antes de la hora
pautada. Todas las sesiones inician media hora antes de lo previsto en el cronograma oficial.
2. Revisar este documento con detalle para entender como interactuar antes durante y después de la actividad.
3. Es importante leer detalladamente y seguir al pie de la letra, las instrucciones que el moderador compartirá en
la sala de chat.
4. En caso de presentarse problemas de audio y/o recepción de video, no interrumpir la conferencia con
mensajes alusivos a la situación que se presenta, ya que genera ruido y distracción del conferencista.
Recordar que la videconferencia será grabada y estará en línea disponible para que puedas verla
nuevamente cuando lo requieras.
5. Evitar el uso de la sala de chat para socializar mientras el invitado este realizando su exposición en el sistema.
6. Escribir tu pregunta o comentario, en un documento en tu computador, para plantearla al conferencista
durante la sesión respectiva al final de la VC.
7. Respetar el orden de intervención que señalará el e-moderador.
8. No escribir en la sala de chat de la plataforma mientras el invitado se encuentre realizando su exposición, ya
que esto genera ruido visual y se convierte en un distractor que perturba el normal desarrollo de la
experiencia. Para ello se habilitara un espacio de tiempo, el cual será moderado por un miembro del comité
organizador y en donde podrás compartir tus comentarios, dudas, preguntas, entre otros.[4]
[(4) http://es.scribd.com/doc/38041451/Protocolo-videoconferencia