Diapositivas de recebimiento de medicamentos

1. ADQUISICIÓN, SELECCIÓN Y RECEPCIÓN DE
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

2. Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua,
multidisciplinaria y participativa realiza en una institución de salud o en un
establecimiento farmacéutico, para definir los medicamentos y dispositivos médicos
con que se deben contar para asegurar el acceso de los usuarios a ellos, teniendo
en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo.
SELECCIÓN

3. S
ACTIVIDADES DE SELECCIÓN
1. CRITERIOS Y POLITICAS DE
SELECCIÓN.
La Selección de medicamentos y dispositivos
médicos esenciales corresponde, al análisis de la
información disponible que permite identificar las
necesidades de la institución de acuerdo a la
población atendida.
Con los protocolos de diagnóstico y tratamiento
institucionales actualizados, listados de consumo
histórico de medicamentos y dispositivos médicos, y
el Listado Nacional del POS vigente.
Procedimientos y formatos definidos para inclusión o
exclusión de medicamentos y dispositivos médicos
del listado básico.
2. PRELISTADO DE SELECCIÓN.
.
Con la información anterior se genera un pre-
listado de medicamentos y dispositivos médicos,
que contengan la siguiente información: para
Medicamentos, nombre genérico, concentración,
forma farmacéutica; cum, para Dispositivos
Médicos, nombre, calibre y/o unidad de medida,
presentación

4. S
ACTIVIDADES DE SELECCIÓN
3. GENERACIÓN DEL LISTADO DE
SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS O
DISPOSITIVOS.
El regente de farmacia presenta el listado de consumo
histórico de medicamentos y dispositivos médicos que
se ha generado en los últimos seis (6) meses.
De encontrarse alguna inconformidad, se hace la
corrección y ajuste pertinente, teniendo en cuenta el
criterio científico y técnico del personal médico y
farmacéutico del Comité de Farmacia & Terapéutica.
Los medicamentos y dispositivos médicos
seleccionados, se agregan respectivamente, en el
Listado Básico de Medicamentos; y Listado Básico de
Dispositivos Médicos. Una vez generado el listado, el
Regente procede a continuar con el proceso.
4. INCLUSIÓN DE NUEVOS
PRODUCTOS
La solicitud para incluir un nuevo medicamento y/o
dispositivo médico se debe pasar por escrito, y con la
sustentación y soportes necesarios para la misma, al
Comité de Farmacia & Terapéutica, quien deberá dar
respuesta de forma inmediata previa reunión del mismo
.

5. ADQUISICIÓN
Es el procedimiento por el cual se establecen las
pautas, condiciones y políticas para realizar las
compras de todos los medicamentos y dispositivos
médicos que se requieran en la institución para
satisfacer la demanda de la población usuaria

6. S
¿QUÉ SE ADQUIERE?
DISPOSITIVOS MÉDICOS
Se entiende por dispositivo médico para
uso humano, cualquier instrumento,
aparato, máquina, software, equipo
biomédico de tecnología controlada u
otro artículo similar o relacionado,
utilizado sólo o en combinación,
incluyendo sus componentes, partes,
accesorios y programas informáticos que
intervengan en su correcta aplicación,
propuesta por el fabricante para su uso
en diagnóstico, prevención, supervisión,
MEDICAMENTOS
Es aquél preparado farmacéutico
obtenido a partir de principios
activos, con o sin sustancias
auxiliares, presentado bajo forma
farmacéutica que se utiliza para la
prevención, alivio, diagnóstico,
tratamiento, curación o
rehabilitación de la enfermedad. los
envases, rótulos, etiquetas y
empaques hacen parte integral del
medicamento, por cuanto éstos

7. S
ACTIVIDADES DE ADQUISICIÓN
1. REALIZAR EL PLAN DE COMPRAS
MENSUAL
Realizar plan de compras mensual Elaborar la
estimación de necesidades de medicamentos,
dispositivos médicos, para un periodo de 30 días, o
según necesidad de existencias para consumo,
teniendo en cuenta los consumos históricos de los
últimos seis (6) meses, con las existencias de cada
almacén arrojando las cantidades necesarias o
estimadas para la adquisición. Esta actividad se
realiza los primeros 3 días hábiles del mes, o cuando
se requiera.
2. VERIFICAR EL PLAN DE COMPRAS
MENSUAL.
Una vez realizado el plan de compras
mensual, se envía a gerencia para su
respectiva revisión y aprobación de la
compra para el abastecimiento de las
necesidades institucionales.

8. S
ACTIVIDADES DE ADQUISICIÓN
3. PRESENTAR EL PRESUPUESTO EN
EL CÓMITE DE COMPRAS
Se presenta el presupuesto al comité de compras,
donde se detalla las necesidades por área, para su
respectiva revisión y aprobación de las compras
requeridas para el mes en curso, este comité se realiza
los seis primeros días hábiles del mes.
4. REALIZAR ORDENES DE COMPRA
.
Ajustar las cantidades de medicamentos,
dispositivos médicos que den como resultado
para su adquisición, según la presentación
comercial.
Cada uno de los ítems necesarios para
adquisición, deben ser adjudicados a los
proveedores seleccionados, teniendo en
cuenta, el portafolio de servicios, la
disponibilidad y la oportunidad en la entrega.

9. S
ACTIVIDADES DE ADQUISICIÓN
5. APROBACIÓN DE LAS ORDENES
DE COMPRA.
Una vez realizadas las órdenes de compra, de
acuerdo al plan de compras mensual, se pasan a la
Gerencia para su respectiva aprobación, cada vez
que se requiera compra de un medicamento y/o
dispositivo médico, se debe hacer la orden de
compra y estar aprobada por gerencia
6. COMPRAS EXTRAORDINARIAS.
Si el proveedor seleccionado no cuenta con
disponibilidad de algún medicamento, dispositivo
médico, se genera una nueva orden de compra al
proveedor local con la respectiva autorización de
gerencia.
Cuando aumenta en consumo del mes y se acaban las
existencias del inventario se genera una nueva orden de
compra al proveedor establecido.
Cuando realizan la solicitud de un nuevo medicamento
y/o dispositivo médico que este por fuera del listado
básico. Se realiza las respectivas cotizaciones y la
adquisición del mismo de acuerdo a la disponibilidad y
el precio.
.

10. La recepción es el proceso por medio del cual la institución realiza una comparación entre lo pactado
con el proveedor, orden de compra contra factura y lo que él envía (recepción administrativa), y entre
lo establecido por la legislación vigente, requisitos internos y además el aspecto del producto
(recepción técnica). Al analizar la verificación de requisitos administrativos y técnicos, encontramos
 Recepción técnica: Es una inspección visual donde se determina y se registra en el acta de
recepción todo lo relacionado con los aspectos técnicos del medicamento y dispositivos médicos
.
 Recepción administrativa: Es verificar que los medicamentos y dispositivos médicos solicitados
correspondan con lo recibido y facturado por el proveedor. Igualmente confirmar las condiciones
durante el tiempo de transporte, embalaje, envase, producto, cantidad y precio.
RECEPCIÓN

11. S
ACTIVIDADES DE RECEPCIÓN
1. LLEGADA DEL PEDIDO
Los Regentes del servicio farmacéutico reciben de la
transportadora las cajas con los medicamentos y/ o
dispositivos médicos debidamente embalados, junto
con la guía de remisión.
2. VERIFICACIÓN DE CAJAS O
EMPAQUES RECIBIDOS
Los regentes y/o auxiliares del servicio farmacéutico,
cuantifican el total de cajas y/ o unidades recibidas, y
verifican que corresponda a la relacionada en la guía de
remisión. Las irregularidades encontradas se escribirán
en la guía de remisión de la transportadora, se firma y
se devuelve a la misma. .

12. S
ACTIVIDADES DE SELECCIÓN
3. INSPECCIÓN VISUAL DE LOS
MEDICAMENTOS
Se revisan los siguientes elementos:
1. Rótulos
2. Embalaje
3. Empaques.
4. Envases.
5. Tapas.
6. Blísteres
7. Forma farmacéutica.
4. DELIGENCIAMIENTO DEL ACTA DE
RECEPCIÓN
Verificar las cantidades y características de los
medicamentos y/o dispositivos médicos recibidos
(estado, fechas de vencimiento, concentración, forma
farmacéutica, características organolépticas, entre
otras); confrontando con los documentos que soportan
el despacho, orden de compra, factura o remisión.
Diligenciar manualmente la información en el formato
FT-xxx Acta de Recepción Técnica y Administrativa de
Medicamentos y Dispositivos Médicos, llenando todos
los datos requeridos para tener una información
correcta de los productos recibidos para su constancia.
.

13. S
ACTIVIDADES DE SELECCIÓN
5. REPORTE DE NO CONFORMIDAD
Los dispositivos médicos o medicamentos, que no
cumplan con las especificaciones técnicas y
administrativas, se deberán registrar en el formato FT-
xxx Reporte De No Conformidades En Recepción De
Medicamentos Y Dispositivos Médicos.
Aclarando cuales son las inconsistencias presentadas.
El cual lo pasara por escrito y realizara devoluciones si
es necesario al proveedor respectivo.
.
6. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.
El Regente del Servicio Farmacéutico verifica la
recepción técnica realizada y firma el formato
confirmando la revisión del procedimiento.
.

14. S
ACTIVIDADES DE SELECCIÓN
7. INGRESO DEL SISTEMA DE FACTURAS.
El Regente del Servicio Farmacéutico, encargado de
ingresa al software (Sistema), los medicamentos y/o
dispositivos médicos, conforme a la factura y/ o
remisión del despacho. Se debe tener en cuenta que el
documento debe afectar los movimientos contables del
mes en el que es emitida.
El documento equivalente a factura, remisión, etc.,
debe ser firmado con nombre legible, fecha de
recepción del documento y observaciones del caso.
8. ENTREGA DE DOCUMENTOS A
CONTABILIDAD.
Después de ingresar el documento emitido por el
proveedor, debe ser enviado de forma inmediata, con
sus respectivos soportes (ingreso al sistema), al
departamento de contabilidad para su trámite financiero,
allí archivan los registros generados en el desarrollo del
procedimiento y tener el soporte físico de las entradas
de los medicamentos y/o dispositivos médicos. .

15. FORMATOS
ORDEN DE COMPRA
CORPORACION SIN FRONTERAS
NIT. 900.488.572-0
SEDE LA PLAYA-CUCUTA 2. FECHA
8. CODIGO
10.
CANTIDAD
11. VALOR
UNITARIO
12. SUB
TOTAL
13. IVA
14. FORMA DE PAGO : SUB TOTAL:
IMPUESTO:
TOTAL:
16. REALIZADO 17. APROBADO
REGENTE DE FARMACIA O AUXILIAR DE FARMACIA GERENTE
ORDEN DE COMPRA
SERVICIO FARMACEUTICO
1. CONSECUTIVO
3. PROVEEDOR:
4 NIT: 5. DIRECCION:
6. TELEFONO: 7. CORREO ELECTRONICO:
9. MEDICAMENTO Y/O DISPOSITIVO
MEDICO
15. OBSERVACIONES:
PLAN DE COMPRAS

16. FORMATOS
RECEPCIÓN TÉCNICA MANUAL

17. FORMATOS
NO CONFORMIDADES

18. GRACIAS POR SU
ATENCIÓN