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1. Autores: D. Victorio Perera Cárdenes Médico Especialista Familiar y Comunitario
D. Juan José Suárez Sánchez Tutor en Enfermería Familiar y Comunitaria
Dña Lucía Quintana Hidalgo Médico Especialista en Análisis Clínicos

2. Índice del curso
1º MÓDULO.- INTRODUCCIÓN A LO COMUNITARIO
2º MÓDULO.- INVESTIGACIÓN CUANTI/CUALITATIVA
3º MÓDULO.- DINÁMICAS DE GRUPO
4º MÓDULO.- GESTIÓN DE REUNIONES
5º MÓDULO.- GESTIÓN DE PROYECTOS
6º MÓDULO.- EVALUACIÓN DE PRÁCTICAS Y RESULTADOS
7º MÓDULO.- MARCO LEGAL DE PARTICIPACIÓN Y
COORDINACIÓN
8º MÓDULO .- DETERMINANTES Y EVIDENCIAS DE INTERVENCIÓN

3. 4º Módulo:
Tiempo previsto: 2 horas

4. Objetivos del Módulo 4º: Gestión de Reuniones
1.- Identificar Distribución y Roles de los asistentes.
2.- Conocer herramientas de Chequeo y Reparto de Tareas.
3.- Conocer distintas opciones para la toma de Decisiones.
4.- Conocer el concepto de magnetismo y espiral de
Conflicto.
5.- Conocer recursos accesibles sobre gestión de reuniones.

5. CONCEPTO
La gestión de reuniones son tareas anteriores y posteriores
al encuentro físico o virtual entre personas para facilitar su
desarrollo y resultados, incluyendo entre otras la valoración
del interés o necesidad de reunirse, preparativos de
convocatoria, orden del día y logística, labores de
moderación, observación y redacción de actas, tareas de
información, ejecución y seguimiento de acuerdos y planes.
Glosario PACAP. Revista Comunidad 2009

6. MAPA DE DISTRIBUCIÓN DE ASISTENTES Y ROLES EN LAS REUNIONES
EJERCICIO 1 EXPRESIÓN DEL GRUPO
APOYO-SUSTITUTO: … Asistente 1: ... Asistente 2: … Asistente 3: … Asistente 4: …
Representa a: … Representa a: … Representa a: … Representa a: … Representa a: …
Medio contacto: … Medio contacto: Medio contacto: … Medio contacto: … Medio contacto: …
MODERADOR: … Asistente 5: …
Representa a: … Representa a: …
Medio contacto: … Medio contacto: …
REDACTOR ACTA: … Asistente 6: …
Representa a: … Representa a: …
Medio contacto: … Medio contacto: …
OBSERVADOR: … Asistente 10: … Asistente 9: … Asistente 8: … Asistente 7: …
Representa a: … Representa a: … Representa a: … Representa a: … Representa a: …
Medio contacto: … Medio contacto: … Medio contacto: … Medio contacto: … Medio contacto: …
¿ Qué importancia crees que tiene la distribución de asistentes en las reuniones?
Modificado de Gil, Barrasa y Roda” Técnicas grupales en contextos organizacionales.”.

7. ROLES DE TAREA
Promotor Propone nuevas ideas o soluciones no previstas para un problema
Coordinador Defiende mantener la relación entre las propuestas y los problemas
Procedimentalista Se encarga de cuestiones técnicas y logísticas
Documentalista Busca información objetiva
Registrador Confecciona actas y documentos
EJERCICIO
Informante Ofrece datos teóricos o basados en la experiencia
2
Opinante Aporta su opinión subjetiva
ROLES Entrevistador Busca juicios, valores, actitudes y emociones
DE LOS Elaborador Complementa las ideas de otros
ASISTENTES Orientador Reorienta al grupo cuando se desvía de los objetivos
Observador dinámicas Señala fortalezas y debilidades de las dinámicas y propone cambios
Evaluador modelos Valora mediante patrones o estándares la calidad de los procesos del grupo
Evaluador crítico Evalúa los métodos y los resultados
ROLES DE ROLES SOCIOEMOCIONALES POSITIVOS
PARTICIPACIÓ Animador Incita a trabajar o avanzar, sobre todo cuando el grupo flaquea
N Armonizador Media en conflictos entre miembros
Facilitador Favorece la participación y comunicación de todos los miembros
Seguidor Respalda las ideas de otros favoreciendo su desarrollo
Compromisario Asume modificar su posicionamiento para poder avanzar y reducir el conflicto
¿Podrías ROLES SOCIOEMOCIONALES NEGATIVOS
comentar Dominador Reclama autoridad o privilegios
algunas Egocéntrico Busca en el grupo atención y notoriedad
experiencias Evasor Defiende y trabaja sólo por intereses personales
propias Infiltrado Participa para representar o defender los intereses de otros grupos /subgrupos
en distintos Agresor Reprocha las ideas, actos o emociones del grupo
roles? Bloqueador Se opone al grupo con el único fin de obstruir su pervivencia o avance
Inseguro Utiliza al grupo para evitar o reducir su confusión y auto desaprobación
Adaptado de Benne y Sheats

8. OBJETIVO Y MÉTODO Objetivo de la reunión claro y justificado
Metodológicamente no hay una alternativa mejor que reunirse
ANTECEDENTES Acta de reuniones previas , documentación, opinión participantes o expertos
Evaluación o seguimiento de acuerdos y resultados previos
PARTICIPANTES Número (identidad/ interrelaciones /probabilidad asistencia…)
Motivación (obligación o invitación/interés y conflicto/ identidad y relación…)
EJERCICIO Nivel (autoridad/ experto/responsable tarea/derecho asistencia o voto/cultural…)
3 Distribución de roles: moderador, redactor acta, ayudantes, sustitutos…
ORGANIZAR PROGRAMACIÓN Fecha, hora de inicio y duración aceptables; plazo y periodicidad adecuadas
REUNIONES Espacio disponible, accesible, seguro, saludable, funcional, cómodo, agradable.
LOGÍSTICA Personal (información, control asistencia, secretaría, animación, participación…)
Servicios (aseos, catering, apoyo o aislamiento iluminación-acústica-climático…)
Tecnología (identificación, imagen, sonido, conectividad eléctrica, móvil o web…)
CONVOCATORIA Protocolo, comunicación, información, contacto, confirmación, gestión…
LISTA Promoción y divulgación de sugerencias, trabajos o debates previos
CHEQUEO Orden del día: temas, métodos de trabajo o decisión, distribución tiempos, tareas
DESARROLLO Inicio y presentación
PARA Tema 1 Tema 2 Tema 3 Tema …
UNA Exposición Exposición Exposición …
REUNIÓN Reflexión Reflexión Reflexión …
Debate Debate Debate …
Propuestas Propuestas Propuestas …
¿El tiempo Decisiones Decisiones Decisiones …
Operativizar Operativizar Operativizar …
que tenemos
Validación de acuerdos y conclusiones
para
SEGUIMIENTO Redactar, comunicar y aprobar acta con acuerdos
reunirnos es Realizar u omitir acciones
corto, EVALUACIÓN Procesos Resultados
qué hacer? Positivas Negativas Positivas Negativas
Lecciones aprendidas
Modificado de F. Cembranos, J.A. Medina. .Grupos inteligentes. Teoría y práctica del trabajo en

9. MÉTODO PARA ANÁLISIS DE PROBLEMAS POR EL GRUPO
EJERCICIO 4 ANÁLISIS POR EL GRUPO
PROCESO PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS: “Pasa esto por algo pero podemos elegir el modo de hacerlo mejor”
PREGUNTAS por EXPANSIÓN/ CONTRACCIÓN/ REQUISITOS de
FASES
FASES DIVERGENCIA CONVERGENCIA AVANCE
Pasa esto… Visualiza muchos problemas Acuerda situación
Identificar Términos manejables
PROBLEMA LEY PARETO deseada.
por algo… con muchas causas posibles Causa/s bien
Analizar Verifica causa/s clave/s
CAUSA RELACIONES documentada/s,
pero … con muchas opciones Lista de soluciones de
Proponer Clasifica soluciones.
PROPUESTAS ALTERNATIVA calidad
podemos elegir… con muchos valores Prioriza una solución.
Elegir Criterios adecuados
PRIORIDAD PERSPECTIVA .
el modo… con muchos abordajes
Planificar Define un plan Capacidad
PLAN MÉTODOS
de hacerlo… con muchas actividades Plan y medidas
Ejecutar Medios
ACCIÓN INTERVENCIÓN emergencia
mejor… con muchas variables Voluntad nuevos
Evaluar Proceso y resultados
SEGUIMIENTO INDICADORES intentos de mejora
La Ley de Pareto 80/20 dice que la mayor parte del problema /efecto (80%) depende de un pequeño porcentaje
de causas/factores (20%), por lo que centrar los esfuerzos en estos, economiza con similares o mejores
resultados.
¿Se te ocurre un ejemplo? Adaptado del proceso para la solución de problemas XEROX

10. TÉCNICAS PARA APORTACIÓN DE IDEAS O PROPUESTAS EN REUNIONES
EJERCICIO 5 EXPERIMENTACIÓN EN GRUPO
Tormenta de Ideas Se recogen verbalmente las ideas (+ interacción de ideas grupal)
Encuesta de ideas Se recogen por escrito las ideas individuales (+ aportación individual)
Alternativa inusual Se recogen alternativas a ideas dominantes, replanteándose lo que se cree obvio
Menú de estímulos A través de menús de palabras, imágenes se elaboran ideas que puedan ser útiles
¿Se te ocurren propuestas inusuales para la lucha contra el tabaco a partir de este menú de estímulos?
Modificado de F. Cembranos, J.A. Medina. .Grupos inteligentes. Teoría y práctica del trabajo en

11. MÉTODO PARA ANÁLISIS Y PRIORIZACIÓN DE ALTERNATIVAS POR EL GRUPO
EJERCICIO 6 ANÁLISIS POR EL GRUPO
1 Análisis desde perspectiva de importancia de valores
Problema A Problema B Problema C
Seguridad +++ Seguridad ++ Participación +++
Coste +++ Beneficio +++ Satisfacción +++
Duración + Inicio + Empoderamiento +
2 Análisis desde perspectiva de causa-efecto
Causa A1 +/- Causa A2
Causa B1 +/- Causa B2 +/- Causa B3  EFECTO
Causa C1
3 Análisis desde perspectiva de costo/beneficio
Alternativa A Alternativa B Alternativa C
Ventajas Inconvenientes Ventajas Inconvenientes Ventajas Inconvenientes
Relación de interés y viabilidad de alternativas (Valores 1-10 a criterio del analista)
Alternativa A : Nivel Interés ( ___) x Nivel Viabilidad ( ___)= Resultado A ( ___)
Alternativa B : Nivel Interés ( ___) x Nivel Viabilidad ( ___)= Resultado B ( ___)
Alternativa C : Nivel Interés ( ___) x Nivel Viabilidad ( ___)= Resultado C ( ___)
4 Análisis desde perspectiva de fujo de decisiones
Si A Positivo B Fin
A Negativo C si C Positivo  D Fin
C Negativo  E Fin
¿ Basándonos en la calificación asignada a modo de ejemplo en el Análisis 1 de Importancia de Valores, se te ocurren
ejemplos de problemas con prioridad Coste y seguridad +++ y otro con prioridad Participación y satisfacción +++?
Adaptado de Barrasa y Rodríguez

12. POSIBILIDADES PARA DIVISIÓN Y REPARTO DE TAREAS
EN EL GRUPO
EJERCICIO 7 ENTRENAMIENTO DEL GRUPO
Tipos Posibles objetivos Ejemplos
Cuantitativo El objetivo es la cantidad de actividad Lluvia de ideas…
Cualitativo El objetivo es la calidad de la actividad Aportar la mejor propuesta
Posibilidad de reparto
Divisible Es posible asignar subtareas Reparto de tareas de una reunión…
Indivisible No existen subtareas Leer un acta…
Posibilidad de contribución
Aditiva Se suman las contribuciones individuales Divulgar información…
El producto final es la media de las
Compensatoria Dar la opinión del grupo sobre algo…
aportaciones
Disyuntiva El grupo elige una de las alternativas Elegir una opción…
Conjuntiva Se necesita una contribución por miembro Hacer una rueda de presentación…
Discrecional El grupo decide qué hacer con las aportaciones Decidir si ejecutamos una idea o plan
¿Podrías comentar algunos ejemplos de tareas en cada tipo que tenga ventajas y/o
inconvenientes ?
George a. Steiner (1998). "Planificación Estratégica, Lo que Todo Director debe Saber".

13. PODER DE DECISIÓN
Escala de Participación de Arnstein (1969)

14. 1 TÉCNICAS PARA DECIDIR SEGÚN LAS FORMAS DE TOMARLAS
Unanimidad
Mayoría absoluta
FORMALES: Opción más votada
Derecho de veto
EJERCICIO Consenso
Economizadoras y agilizadoras
8
Decisiones no codificadas: “Damos por hecho que las reuniones deben tener descansos”
DECIDIR
Pregunta por negativo: “¿Alguien se opone a la propuesta?”
Sincronía de dos: “Ella y yo estamos de acuerdo, ¿Ustedes?”
NO FORMALES:
Hechos consumados: “La comisión de calidad decide sobre su parcela”
TOMA
Camufladas y manipuladoras:
DE Decisiones por evitación: “No se oferta decidir un tema, por decisión de alguien”
DECISIONES Decisiones por desviación: “Se distrae la atención: hablar de morosos y no de la cuota”
EN LOS 2 TÉCNICAS PARA DECIDIR SEGÚN EL NÚMERO DE ALTERNATIVAS DE ELECCIÓN
Una entre varias alternativas conocidas y limitadas.
GRUPOS Una entre múltiples alternativas desconocidas e ilimitadas
Varias entre múltiples alternativas desconocidas e ilimitadas
3 TÉCNICAS PARA DECIDIR SEGÚN LA COMUNICACIÓN PREVIA ENTRE PARTICIPANTES
Interacción de múltiples asistentes
Interacción de parejas en secuencia
¿Es mejor Interacción restringida a un grupo
la 4 TÉCNICAS PARA DECIDIR SEGÚN LAS RELACIONES DE PODER ENTRE PARTICIPANTES
unanimidad Verticales o concentradas: “Esto es potestad de la Junta Directiva”
o el Horizontales: “Potestad de la Asamblea General”
consenso ? Horizontales ponderadas: “Cada representante federal tiene tantos votos como socios”
Verticales con aspecto horizontal: “Todos votan pero sólo unos pocos deciden lo que se vota”
Modificado de F. Cembranos, J.A. Medina. .Grupos inteligentes. Teoría y práctica del trabajo en equipo.

15. EL MAGNETISMO CONFLICTUAL EN LAS REUNIONES DE
GRUPO
EJERCICIO 9 EL CONFLICTO
El magnetismo explica el fenómeno de triadas y coaliciones: Ej: Nominaciones OT
El metaconflicto: cuando los grupos tienen la idea de que tener conflictos es algo absolutamente malo,
aparece el metaconflicto, que es el conflicto que surge por tener un conflicto.
Espiral de Conflicto: En la dinámica del conflicto con frecuencia se deteriora o se corta el canal de
comunicación y aumentan exponencialmente los malos entendidos, Las conductas neutras se convierten en
sospechosas y las inteligentes, en peligrosas. La espiral del conflicto convierte cualquier pequeño traspiés en
la posibilidad de una catástrofe. Al verse afectada la comunicación, se cierra uno de los instrumentos más
valiosos para la resolución de conflictos, Si además hay desahogo o comunicación poco ajustada al conflicto,
se pueden infligir nuevos daños que se sumarán o superarán a los originales. Solución: Recuperar
comunicación.
¿ Se te ocurren medidas para reducir o solucionar los conflictos en tus reuniones?
Modificado de Remo F Entelman. Teoría de Conflictos. Hacia un nuevo paradigma.

16. “Cualquiera puede enfadarse, eso es algo muy
sencillo. Pero enfadarse con la persona
adecuada, en el grado exacto, en el momento
oportuno, con el propósito justo y del modo
correcto, eso, ciertamente, no resulta tan
sencillo.”
ARISTÓTELES

17. REPASO DE OBJETIVOS
Distribución y roles
Chequeo
Aportación de ideas,
análisis, priorización
y reparto de tareas
Decisión y conflicto
www2.gobiernodecanarias.org/educacion/17/WebC/Apdorta/reunion.htm
www.gestiopolis.com
Recursos accesibles www.slideshare.net/suarezrp/gestin-de-reuniones
www.cbo-eco.ca/en/pdf/ml/spanish/Spanish-conducting_effective_meetings.pdf
www.ucema.edu.ar/~jib/Documentos/DT_02_-_Reuniones_del_Tranbajo_en_Equipo_v2.pdf