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La escritura en ambitos profesionales
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La escritura en ambitos profesionales
1.
75Harari, A. (2015).
Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com Created from unadsp on 2018-03-27 13:41:18. Copyright©2015.EdicionesdelAulaTaller.Allrightsreserved.
2.
76 INTRODUCCIÓN A LA
COMUNICACIÓN ESCRITA LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO PROFESIONAL Dado que resulta indispensable que los estudiantes finalicen sus estudios universitarios con aptitudes y competencias para desempeñar un cargo y/o profesión de forma exitosa, la escritura correcta no es algo que deba verse como opcional. Para un profesional es inexcusable escribir con errores y por ello hay que atender a las cuestiones tratadas en este texto, y a muchas otras más. Comunicarse por escrito en forma clara y efectiva es una aptitud necesaria en casi todos los niveles y funciones de una organización. Lamentablemente, es frecuente hallar errores de escritura en cartas de presentación, currículums vitae, e-mails laborales, memorándums, circulares, actas, informes, gacetillas, proyectos, etc. Las generaciones que han nacido y crecido con el uso de fuentes de información y de comunicación como Internet, teléfonos celulares, laptops, iPod, etc., tienen una tendencia a obviar ciertas reglas de escritura al momento de comunicarse por estos medios. Omisión de mayúsculas en nombres propios o comienzos de oración. No concordancia entre sustantivo y adjetivo, o sustantivo y verbo. Ausencia de signos de puntuación básicos (la coma o el punto). Abreviatura arbitraria de palabras (incluso las cortas, como que). Todas estas anomalías gramaticales a veces se trasladan, penosamente, a los escritos profesionales, repitiendo errores y fallos que son consentidos en la comunicación virtual de las redes sociales o en los mensajes de texto que se le envía a un amigo. Hoy en día se exigen respuestas rápidas, instantáneas, con muchas abreviaturas, debido a la reducción del tiempo que se emplea o a la limitación del número de caracteres. La celeridad de la comunicación a través de estos medios electrónicos demanda una reacción más rápida por parte de los interlocutores, por lo que, lo primero que se sacrifica es la escritura correcta. En la escritura de un e-mail, o de un mensaje de texto (SMS), o de un comentario en una red social, parecen olvidar el uso correcto de las normas gramaticales y, más específicamente, las ortográficas, aunque también se cometen algunas de las siguientes faltas: En el mundo profesional es injustificable no cuidar los errores de escritura Las reglas de escritura tienden a obviarse por el uso de tecnología Harari, A. (2015). Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com Created from unadsp on 2018-03-27 13:41:18. Copyright©2015.EdicionesdelAulaTaller.Allrightsreserved.
3.
77 Gradualmente fueron apareciendo
abreviaturas que pertenecen a una jerga común, propias de estos canales de comunicación; se fueron descartando las acciones de revisar y corregir los textos; se advierte cierta ausencia de retórica y una reducción considerable de la sintaxis... Amén del nivel de alfabetización y de las facultades que tenga cada uno para elaborar otro tipo de escritos, estas son licencias y actitudes que se han ido adquiriendo al momento de emplear muchas de estas herramientas. El gran problema está en que si esos errores, que se aceptan en los espacios virtuales informales, se trasladan a otros ámbitos (como el laboral, por ejemplo), se corre el riesgo de perder algo más que una buena nota en un trabajo práctico o un examen. Muchos jefes de personal de pequeñas y grandes empresas reciben a diario currículums solicitando trabajo, y gran parte de ellos, seguramente, rechaza solicitudes por problemas ortográficos. Es por ello que conviene conocer algunos aspectos de los textos escritos que puedan presentarse en el mundo profesional, ya sea la escritura de un curriculum vitae, una carta de presentación, un newsletter, un house organ, un blog, y hasta un e-mail. Currículum vitae (CV) El concepto currículum vitae, que muchas veces se lo conoce sólo como currículum o simplemente CV, refiere al conjunto de experiencias de un sujeto, en especial las laborales, educacionales y vivenciales. El CV resulta un requisito casi ineludible a la hora de presentarse para acceder a un puesto de trabajo, dado que se vuelcan allí las características personales del aspirante, así como sus habilidades y actitudes para lograr ese trabajo. Un CV por sí solo no consigue un empleo, pero sí resulta la llave para acceder a una entrevista laboral. ¿Qué incluir en un CV? Si bien puede haber gran cantidad de modelos, hay datos que, en mayor o menor medida, no deben faltar. Veamos cuáles: 1. Datos personales Nombre y apellido Nacionalidad Nro. de documento Fecha de nacimiento Estado civil Dirección y teléfono/s Dirección de e-mail 2. Experiencia profesional / laboral Nombre de las empresas en las que se trabajó Tiempo de permanencia Puesto/s ocupado/s Logros y objetivos cumplidos CAPÍTULO 6. LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO PROFESIONAL Tener errores de escritura en el CV puede ser motivo para no ser elegido Harari, A. (2015). Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com Created from unadsp on 2018-03-27 13:41:18. Copyright©2015.EdicionesdelAulaTaller.Allrightsreserved.
4.
78 INTRODUCCIÓN A LA
COMUNICACIÓN ESCRITA 3. Formación académica Estudios cursados (obviar primaria y secundaria) Título conseguido Institución otorgante Año de inicio y finalización 4. Estudios extraoficiales Seminarios, talleres, cursos o estudios relevantes, que se relacionen directa o indirectamente con el puesto al que se aspira, consignando nombre del taller, horas de duración, título conseguido (si aplicara). 5. Idiomas Consignar los idiomas dominados, indicando el nivel general alcanzado: bajo, medio o alto. También se puede separar según el nivel de la tarea: escritura (alto), conversación (medio), lectura (medio). 6. Informática Consignar los programas dominados (software), indicando el nivel y, si corresponde, título o certificado obtenido. 7. Otros datos (sólo si aplica al puesto) Dependiendo el puesto, consignar: si se cuenta con vehículo propio y carnet de conducir, disponibilidad horaria, experiencia en el extranjero, etc. Es importante atender a cuestiones paratextuales (tipografías, tamaños, colores, disposición de la información, diseño general, íconos) para lograr un CV atractivo y que sobresalga del resto (según el puesto: no es lo mismo el de diseñador que el de abogado). También puede sumar la inclusión de una pequeña foto del rostro (4 x 4 cm aprox.) Modelos de CV con diseño Harari, A. (2015). Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com Created from unadsp on 2018-03-27 13:41:18. Copyright©2015.EdicionesdelAulaTaller.Allrightsreserved.
5.
79 Algunas recomendaciones importantes
para lograr un buen CV: Debe ser breve, hasta 2 páginas. Si tiene más de 1 hoja, conviene numerarlas. No mentir en ninguno de los aspectos. Todo lo que se incluya debe ser 100% comprobable. Atraer la atención mediante el diseño, según sea el empleo solicitado (más serio para puestos relacionados con la economía, abogacía, finanzas, medicina; más expresivo para diseño, publicidad, cine, moda, teatro, cocina). Usar originales impresos y no fotocopias. Entregar el CV en una carpeta de base opaca y tapa transparente, o bien un folio transparente, del tamaño de la hoja (idealmente, A4). No incluir aspectos negativos de la trayectoria (por ej., mencionar que se renunció al anterior empleo por mala relación con el jefe). Carta de presentación Habiendo concluido con la confección del CV, en la mayoría de los casos se requerirá redactar una carta de presentación dirigida al potencial empleador, con la posibilidad de explayarse y llamar su atención. En este caso, este escrito debe anteceder al CV (pero no abrocharlo al mismo), ya sea que se envíe por correo tradicional, se entregue en mano o se mande por correo electrónico (en cuyo caso, la carta será el cuerpo del mail y el CV irá como archivo adjunto, idealmente en formato .pdf). La finalidad principal de este texto es conseguir una entrevista en persona, por lo que debe ser adecuada y eficaz, ya sea que se esté respondiendo a una demanda laboral, o bien se esté enviando una auto- candidatura. En esta carta no se deben repetir datos o informaciones que ya están en el CV, sino que debe dar cuenta del interés del candidato por el puesto al que aspira y la empresa que podría ser su empleadora. ¿Qué se debe incluir en esta carta? Principalmente lo siguiente: Nombre y apellido del aspirante Dirección, teléfono/s y correo electrónico Nombre y cargo del receptor o Gerente de RRHH Lugar y fecha Primer párrafo: saludo, motivo del envío del CV, lugar donde se vio el aviso. Segundo párrafo: cualidades distintivas (profesionales y personales), por qué se tiene interés en ese puesto y qué se puede aportar a la empresa, dados los propios logros. Tercer párrafo: ponerse a disposición para una cita o reunión. Despedida y firma. Veamos un texto posible como ejemplo, obviando los datos de los nombres de emisor y receptor: Buenos Aires, 8 de noviembre de 2014. Estimado Sr.: A través de su página web he tenido noticia de la existencia de una vacante como DISEÑADOR GRÁFICO para su empresa. Como podrá apreciar en el CV que acompaño, tengo una amplia experiencia en las funciones que se le exigen al candidato, dado que las he desempeñado durante varios años en mi anterior empleo. Acceder a esta posición es muy importante para mí, pues supondría conseguir el objetivo profesional que me propongo en este momento, dado el liderazgo que tiene su empresa en el mercado latinoamericano del diseño. Agradeciendo por anticipado su atención y poniéndome a su entera disposición para concertar una cita cuando Ud. lo requiera, reciba un cordial saludo de mi parte. P. Arius Pablo Arias CAPÍTULO 6. LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO PROFESIONAL Harari, A. (2015). Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com Created from unadsp on 2018-03-27 13:41:18. Copyright©2015.EdicionesdelAulaTaller.Allrightsreserved.
6.
80 INTRODUCCIÓN A LA
COMUNICACIÓN ESCRITA E-mail (Correo electrónico) El e-mail no sólo es la aplicación de Internet más vasta, es una herramienta básica y económica muy útil para entrar en contacto, difundir informes, dar instrucciones, realizar pedidos, dar a conocer productos, servicios o ideas, presentar reclamos, establecer relaciones públicas, efectuar autorizaciones, etc. Escribir un e-mail es una práctica cotidiana y hasta constante en varios puestos de trabajo, y muchos de ellos suelen tener todo tipo de errores y falencias al construirlos. Veamos algunas recomendaciones para tener en cuenta en mensajes empresariales o medianamente formales: No olvidar incluir un asunto o subject apropiado y breve, que sea representativo del tema a tratar. Atender al nivel de comunicación: no es igual la forma de dirigirse por escrito con compañeros cercanos, que con un superior o con un desconocido. Tener en cuenta el saludo inicial: Estimado Sr. o Sra. (a un director, un ejecutivo, un nuevo cliente o un desconocido); Buen día, Sr. Quiroga / Buen día, Sr. Jorge / Buen día, Jorge (a un superior o un jefe); Hola Ariel / ¿Qué tal, Ariel? (a un compañero). Si el destinatario no nos conoce, presentarse con nombre, apellido y cargo: Estimado Juan Pérez, mi nombre es Pablo Gómez, supervisor del área comercial de Concepto S.A.… etc., etc. Ser claro, directo y conciso, sin perder la cordialidad y el respeto por el interlocutor: Me contacto por... / El motivo de mi mensaje es… / Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para presentarle… / Me comunico con Ud. para hacer una solicitud por el puesto de… No escribir TODO EN MAYÚSCULAS, es menos legible y en el mundo virtual significa estar gritando. Evitar abreviaturas, emoticones y palabras inapropiadas o con exceso de confianza. Una vez concluido el cuerpo principal del mensaje, agradecer el tiempo dispensado en la lectura y despedirse, propiciando un pronto contacto: Agradecido desde ya, y a la espera de su respuesta, lo saluda atte. / Desde ya, muchas gracias por su atención. Quedo a la espera de su contacto. Atte. / Cordialmente, lo saluda… Configurar una firma institucional automática, para que aparezca al finalizar el mensaje: Pablo Gómez Supervisor del Área Comercial Concepto S.A. (5411) 4555-5555 int. 2020 pgomez@concepto.com Cuidar la ortografía y la gramática, atendiendo especialmente a la colocación de tildes, el uso correcto de signos de puntuación y las mayúsculas donde corresponda. Ser sobrios en la cuestión paratextual: no colorear el fondo ni agregar dibujos y colores innecesarios. Usar tipografía simple y legible, negro o azul para el texto y fondo blanco. Si es necesario resaltar una palabra o frase, subrayarla, usar negrita o itálica. Al finalizar, leer todo el mensaje antes de enviarlo (en lo posible, en voz alta), y corregir errores en los que se haya incurrido y reparar en no haber omitido ninguna información. Si es un mensaje de suma importancia, hacer que algún compañero o superior lo lea, para verificar su construcción y comprensión. Si precisamos colocar a alguien “copiado” (CC…), no está mal hacerlo saber en el final del cuerpo del mail, antes del saludo final: Pongo en copia a María Silva para su conocimiento… / Copio a María Silva para que esté al tanto… Cuando intercambiamos varios e-mails con la misma persona sobre el mismo tema, conviene no borrar las respuestas anteriores ni cambiar el Asunto, para seguir el hilo de los mensajes a lo largo de las horas, días o semanas. Harari, A. (2015). Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com Created from unadsp on 2018-03-27 13:41:18. Copyright©2015.EdicionesdelAulaTaller.Allrightsreserved.
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81 perseguido es difundir
noticias y artículos de interés y, eventualmente, dado que puede incluir publicidad, es factible que permita generar logros económicos por medio del ofrecimiento de productos y servicios. Es una comunicación destinada a un grupo concreto con intereses comunes: una lista de usuarios o suscriptores que se interesa por el tema que atañe a la organización emisora. Newsletter (Boletín informativo) El newsletter digital es una publicación periódica, similar a una pequeña revista o boletín, que una empresa o institución envía por e-mail a aquellos que se suscribieron al mismo. Los lectores variarán en función de qué tipo de compañía se trate, ya sea una medicina prepaga, una editorial, una tarjeta de crédito, una institución educativa, una marca de ropa, un club deportivo, un complejo teatral, etc.; por lo tanto, los receptores podrán ser clientes, pacientes, espectadores, proveedores, distribuidoras, alumnos y profesores, socios, deportistas, etc. El fin Modelo de newsletter de empresa de medicina prepaga Para lanzar newsletters, la empresa debe poseer una lista de contactos, una cuenta de correo electrónico, uno o varios redactores y una herramienta o servicio de envío de esos boletines (una empresa especializada en marketing interactivo o e-marketing, por ejemplo). Saber escribirlos es central para lograr los objetivos propuestos, es por ello que presentaremos algunas sugerencias: CAPÍTULO 6. LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO PROFESIONAL Modelo de e-mail ofreciendo servicios Harari, A. (2015). Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com Created from unadsp on 2018-03-27 13:41:18. Copyright©2015.EdicionesdelAulaTaller.Allrightsreserved.
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82 INTRODUCCIÓN A LA
COMUNICACIÓN ESCRITA Describir y exponer con claridad y brevedad los beneficios que los suscriptos pueden esperar. Prescindir de largos bloques de texto. Escribir lo más importante primero, utilizando un lenguaje formal pero ingenioso, que atraiga la atención del suscripto. Moderar su periodicidad: ni todos los días, ni muy espaciado (de 1 a 4 por mes, aunque depende de cada empresa). Elegir un buen diseño, equilibrando la cantidad de texto e imagen; no “taponar” con gráficos para no saturar la vista del receptor. Hay plantillas que se pueden bajar gratis de internet. Se los puede numerar, ponerle la fecha del día o el mes (si es mensual) y bautizarlas con un nombre acorde, del tipo Info-news, o Sport Noticias, etc. En el asunto del e-mail de envío se pueden colocar los datos objetivos de ese boletín (Newsletter Nº 26 Generación X - 1 de marzo de 2015) o bien el titular más significativo que contenga ese envío (50% de descuento en entradas para sábados y domingos de julio). House organ (Revista interna) Así como el boletín informativo se erige como contacto de la empresa con sus suscriptores y clientes, el house organ es el que une a la compañía con sus empleados: es un órgano de difusión de información institucional cuyo destinatario principal es el personal. Su objetivo es mejorar la imagen empresarial y mostrar los logros y proyectos de diferentes sectores, profundizando, de este modo, el sentido de pertenencia de los empleados, haciendo que estos se sientan cómodos e identificados con los objetivos de la organización. El house organ permite reunir diferentes sectores en un único ámbito, pudiendo ofrecerles a todos los empleados un mismo espacio de comunicación; de esta forma, logra hacer más intensos los lazos entre ellos y con la institución. En esta revista se pueden comunicar diversas notas: las compras de nuevos equipos de trabajo, la inauguración de nuevas sucursales, fechas de asambleas y actos, reportajes a directivos y al personal, datos sobre capacitaciones, guías de trámites en RRHH, beneficios de la obra social, nuevos productos, servicios, normativas, concursos internos, datos de la nueva dotación que se incorpora al staff, nacimientos, matrimonios, fallecimientos, notas sobre salud y recreación, agenda cultural, correo de lectores, etc. Su formato más usual es el de publicación impresa, del tipo revista institucional, para llegar a sectores del personal que, por edad, por tipo de trabajo que no requiere el uso de computadora, o por falta de recursos informáticos, no accede a Internet.Modelo de newsletter de empresa de cupones de descuento Harari, A. (2015). Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com Created from unadsp on 2018-03-27 13:41:18. Copyright©2015.EdicionesdelAulaTaller.Allrightsreserved.
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83 Está en cada
empresa ver qué tipo de información priorizar en esta publicación, labor que se le encarga a un sector de la corporación para la edición. En grandes compañías puede haber un área de comunicación interna, a veces ligada a la Gerencia de Recursos Humanos. En otras organizaciones se contratan servicios especiales externos (especialistas en comunicación, diseño gráfico y editorial, redacción) para realizar un análisis previo y luego determinar el estilo a seguir por la revista de comunicación interna. Además, en función del presupuesto disponible, se determina qué frecuencia darle a la publicación, qué tamaño y calidad de papel, qué cantidad de páginas y de ejemplares, etc. La ventaja de estas publicaciones es que, al ser impresas, pueden ser trasladadas y leídas fuera del espacio laboral, permitiendo que su impacto se amplíe al entorno social y familiar de los empleados. También, como permanecen en el tiempo, es importante que sus contenidos sean perdurables y tengan la suficiente profundidad e interés para ser leídas en cualquier momento. Para que el house organ sea efectivo, conviene atender principalmente a su nombre, su tamaño, su diseño con colores corporativos, la calidad de las imágenes y el texto, la división en secciones fijas y reconocibles, y muy en especial, que el contenido tenga en cuenta a los empleados, principales destinatarios de la publicación. Modelo de house organ de empresa mexicana CAPÍTULO 6. LA ESCRITURA EN EL ÁMBITO PROFESIONAL Modelo de house organ de empresa de minera chilena Harari, A. (2015). Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com Created from unadsp on 2018-03-27 13:41:18. Copyright©2015.EdicionesdelAulaTaller.Allrightsreserved.
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84 INTRODUCCIÓN A LA
COMUNICACIÓN ESCRITA Blog (bitácora) El fenómeno de los blogs ha ido creciendo a lo largo de los últimos años, y ha ganado terreno en diversos ámbitos. Podemos definirlo como un sitio web frecuentemente actualizado, en el que los contenidos aparecen en orden cronológico inverso (es decir, que los últimos aparecen primero), pudiendo contener tanto textos como imágenes u otros elementos multimedia, ya sean audios, videos, animaciones, etc. Básicamente, un blog es una herramienta de comunicación e intercambio entre personas que comparten intereses comunes, produciendo un feedback que se alimenta con intercambios constantes. Sus características básicas son: Actualización periódica (diaria, semanal) División en posts o entradas, ordenadas cronológicamente de forma inversa, o sea, se ubica primero la más reciente, debajo está la anterior a esa, y así sucesivamente Posibilidad de ingreso de comentarios por parte de los lectores, permitiendo intercambio de opiniones, feedback entre autor y lector, foros de discusión, etc. Las características básicas de una entrada de un blog son: Título Texto Fecha de publicación Autor Enlace de comentarios Enlace permanente propio Clasificación por medio de etiquetas Al margen de lo descripto, muchas de las características y funcionalidades presentes en los blogs vendrán determinadas en gran medida por el sistema utilizado de gestión y publicación de contenidos. Modelo de blog sobre cine Harari, A. (2015). Introducción a la comunicación escrita. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com Created from unadsp on 2018-03-27 13:41:18. Copyright©2015.EdicionesdelAulaTaller.Allrightsreserved.
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