Gestión de riesgos. Experiencia Marista Compostela.

1. Experiencia Maristas

2. HONDURAS
Portugal
17 escuelas de enseñanza primaria y secundaria
2 Colegios Mayores (residencias para universitarios/as)
Actividades de Educación no formal: ECHAM, MarCha, Scout, voluntariado
3 obras sociales propias y colaboración en otras 2
5 casas de encuentro y 6 albergues juveniles
2 casas de formación y 3 residencias de Hermanos mayores
Presencia en Honduras ( colegio y centro de niños de la calle)

3. OFICINADECOMUNICACIÓN
H. Provincial y
Consejo Provincial
Hermanos
hoy
Economía
Comisión de asuntos económicos
Animación y
espiritualidad
Formación
permanente
Comunión
HH. y laicos
Consejo ampliado
Represen-
tante de
Portugal
Def. Infancia
SECRETARÍA Y
ARCHIVOS
Formación y
gestión de
personas
Junta de
Superiores
Junta Administrado-
res de comunidad
Junta de
Coord. EAL
Junta de
Obras sociales
Junta de Adminis-
tradores de obras
Junta de
Directores
Junta de Cole-
gios Mayores
COPCPE
Economía
de obras
Gestión de
obras
educativas
ProvinciaMarista
Compostela
Trienio2013-16
JJ. Estudios
Subequipos: Calidad, Orientación, TICC,
Bilingüismo, Dinamización da lingua…

4. EAE
EQUIPO DE ANIMACIÓN Y ESPIRITUALIDAD

5. Plan Estratégico 13-16
Desarrollar la espiritualidad
de todas las personas de
Compostela como fuente de
vida y evangelización
Vivir la solidaridad en
nuestras comunidades, obras
educativas y sociales dando
respuestas creativas a la
situación de crisis
Transformar la práctica
educativa para dar
respuestas a las nuevas
necesidades de la sociedad
Impulsar la excelencia en la
gestión
Impulsar y dar a conocer
nuestra identidad y Proyecto
Educativo Marista
En nuestro PE 13-16 se incluyó el
OE-04 “Impulsar la excelencia en la gestión”
OBJETIVO 4 “Impulsar la excelencia en la gestión”.
PE.04.02
Mejorar la calidad del trabajo y
los resultados en las
estructuras provinciales.
ÁMBITO DE
DESPLIEGUE
CURSO RESPONSABLE
IE.04.02.01
Definir y sistematizar los
procesos provinciales.
Provincial
2013-
14
Consejo
Provincial
IE.04.02.02
Aprovechar al máximo las
posibilidades que ofrece la
plataforma LCIbérica.
Provincial
2013-
14
E.P. Gestión
de Obras
IE.04.02.03
Adecuar la estructura y
funcionamiento de los equipos
provinciales y locales.
Provincial
2013-
14
Consejo
Provincial
IE.04.02.04
Crear canales para compartir
recursos específicos entre los
centros.
Provincial
2013-
14
E.P. Gestión
de Obras
IE.04.02.05
Realizar una autoevaluación
según el modelo EFQM.
Provincial
2015-
16
Consejo
Provincial
Uno de los proyectos estratégicos
asociados al OE-04 impulsó la definición
e implantación de un Modelo de GPP en
las estructuras Provinciales.

6. Modelo de gestión por
procesos
El Modelo de GPP de la Provincia Marista Compostela conforma un ciclo
PCDA:
PROCESOS DE
PLANIFICACIÓN PROCESOS
OPERATIVOS
PROCESOS DE
VERIFICACIÓNPROCESOS DE
MEJORA
Incluido en los
procesos de
planificación está
el PS-06-03
“Gestión de
riesgos”

7. TÍTULO DEL PROCESO PROPIETARIO
PS-06-03 GESTIÓN DE RIESGOS CONSEJO DE MISIÓN
MISIÓN DEL PROCESO (Que, para qué y para quién)
GESTIONAR DE MANERA ADECUADA LOS RIESGOS QUE PUEDAN AFECTAR DE FORMA
SIGNIFICATIVA A LA MISIÓN DE LOS PROCESOS PROVINCIALES, O QUE PUEDAN TENER
UN IMPACTO NEGATIVO EN LA ESTRATEGIA, EFICIENCIA, PATRIMONIO O IMAGEN
PERCIBIDA DE LA PROVINCIA COMPOSTELA.
ENTRADAS DESDE PROCESO/S – G.I.
E1 PLAN ESTRATÉGICO / MAPA DE PROCESOS PE-03
E2 FICHA DE PROCESO / DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO
TODOS LOS
PROCESOS
PS-06-02
CONTROLES DESDE PROCESO/S – G.I.
C1 MODELO EFQM – CRITERIO 2 – CRITERIO 5 - ISO 9001 TITULARIDAD
C2
LISTADO DE REQUISITOS RELEVANTES DE TIPO POLÍTICO,
LEGAL, NORMATIVO Y OTROS DE VOLUNT. CUMPLIMIENTO
PE-01-03
RECURSOS: HUMANOS / MATERIALES DESDE PROCESO/S – G.I.
M1 CONSEJO DE MISIÓN / COORDINADOR DEL CM PS-01
M2
EQUIPOS PROVINCIALES / COORDINADORES DE EQUIPOS
PROVINCIALES
PS-01
M3 OFICINA DE COMUNICACIÓN PS-01
RESULTADOS DEL PROCESO - SALIDAS HACIA PROCESO/S – G.I.
O1 RIESGOS GESTIONADOS DE MANERA ADECUADA
TODOS LOS
PROCESOS
PE-02
PE-04
La gestión de riesgos en el
Modelo de gestión por procesos
Riesgo: Posibilidad
de variaciones
inesperadas en los
resultados o de
daños graves para la
Provincia
Compostela / sus
Obras en función de
acontecimientos
aleatorios en el
entorno en el que
éstas prestan sus
servicios.

8. La gestión de riesgos en el
Modelo de gestión por procesos
CICLO TRIENAL
A1- DEFINIR NIVEL DE RIESGO
El Consejo de Misión define el Nivel de riesgo admisible: riesgo
que se está dispuesta a admitir.
Asociado al Plan Estratégico (el nivel de riesgo está
directamente relacionado con el tipo de OE’s definidos).
CICLO ANUAL (ADAPTADO AL CURSO / SEPTIEMBRE - SEPTIEMBRE)
Septiembre - curso N
A2- IDENTIFICAR RIESGOS
POR PROCESO
Cada Equipo Provincial identifica los riesgos para cada proceso
del que es propietario.
Asociado a la elaboración del Plan Anual (se ha integrado
dentro de la planificación anual, y la facilita).
Septiembre - curso N
A3- VALORAR RIESGOS
Septiembre - cada Equipo Provincial valora el nivel de cada uno
de los riesgos identificados (Probabilidad * Impacto).
Septiembre - curso N
A4 – DEFINIR MEDIDAS PARA
MITIGARLOS /
MANTENERLOS BAJO
CONTROL
Si el nivel de riesgo residual (una vez aplicados las medidas ya
existentes) supera el Nivel de riesgo admisible, el Equipo
Provincial define medida/s que mitiguen “impacto”
“probabilidad” o “ambos”.
El Consejo de Misión coordina y agrupa los planes de acción –
Planificación de la Acción Preventiva.

9. La gestión de riesgos en el
Modelo de gestión por procesos
CICLO ANUAL (ADAPTADO AL CURSO / SEPTIEMBRE - SEPTIEMBRE)
A lo largo del curso – según lo
planificado
A5 – PONER EN MARCHA
MEDIDAS (PLAN DE ACCIÓN)
Los responsables pone en marcha las medidas preventivas
definidas.
En las reuniones mensuales de
cada Equipo
A6 – REALIZAR SEGUIMIENTO
Como un punto dentro de la “Orden del día” se incorpora el
seguimiento de la implantación y resultados de las medidas
definidas.
El Consejo de Misión realiza el seguimiento global.
Septiembre curso N+1
A7 – ANALIZAR RESULTADOS
/ INTEGRAR MEDIDAS EN EL
MODELO DE DE GPP
Se analizan los resultados de las medidas – si han sido eficientes
se integran en el Modelo de GPP.
Se comienza un nuevo ciclo: nueva identificación – nueva
valoración…

10. El PS-06-03 Gestión de Riesgos también conforma un ciclo PCDA anual:
La gestión de riesgos en el
Modelo de gestión por procesos
Ejecuto las
medidas
Realizo
seguimiento y
verifico la
idoneidad de las
medidas
Si las medidas han sido
eficaces paso a integrarlas
en el Modelo de GPP
Identifico riesgos de cada proceso
Valoro
Si es necesario planifico medidas

11. La gestión de riesgos en el
Modelo de gestión por procesos
MATRIZ MAPA DE RIESGOS PROVINCIA COMPOSTELA
PE PLANIFICAR ENFOQUES Y SU DESPLIEGUE
3 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1 Los OE estén desenfocadas hacia la misión ESTRATÉGICO INTERNO Priorizar actuaciones inmediatas No está presente el sentido del "para qué" 6 ALTO 2 REMOTO 12 MODERADO Supervisiones provincial PREVENTIVO SI local y provincial SI SI IMPACTO 2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO
2 Exceso de Iniciativas Estratégicas (IE) ESTRATÉGICO INTERNO Demasiadas actuaciones Absorbe la actuación de las personas 2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 1
Disminuir objetivos e iniciativas en posteriores
plantes estratégicos
CA
PRÓXIMO PLAN
ESTRATÉGICO
3 Indicadores no miden adecuadamente el objetivo ESTRATÉGICO INTERNO Desenfoque de los datos Falta de confianza de la gente con los resultados 2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO Revisión y cambio para años siguientes CORRECTIVO NO
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO 2
Indicadores más concretos en posteriores planes
estratégicos.
CA - EGeO
PRÓXIMO PLAN
ESTRATÉGICO
4 No cumplir plazos de nivel provincial o local ESTRATÉGICO INTERNO Por alguna razón no se cumplan los plazos Retrasa todo el proceso 2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO Supervisión por niveles superiores PREVENTIVO SI ficha de proceso SI SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO 3
Disminuir iniciativas si es la causa de que no se
cumplan algunas.
CA - EGeO
PRÓXIMO PLAN
ESTRATÉGICO
5 Riesgo de exceso de burocrácia ESTRATÉGICO INTERNO Demasiados documentos a cumplimentar Cansancio, perdida de visión de los objetivos 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO Mejora para sucesivos planes CORRECTIVO NO PROBABILIDAD 2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 4
Simplificar el papeleo con los medios informáticos,
intranet, etc..
CA - EGeO
PRÓXIMO PLAN
ESTRATÉGICO
4 PLANIFICACIÓN ANUAL – OPERATIVA 6
Cambio de fechas en Calendario y no adecuado aviso a lugares donde se
realizan las acciones
OPERATIVO INTERNO
Mala comunicación y gestión de las
reservas
Falta de información e inseguiridad en las personas 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO Avisos de los cambios de fechas en acontecimientos PREVENTIVO si calendario SI SI IMPACTO 0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 5 Herramienta informática Google Calendar CM FIN 2015
4.1 PLANIFICACIÓN ANUAL PROVINCIAL 7 Arrastrar muchas Iniciativas Estratégicas de cursos anteriores OPERATIVO INTERNO No se realizan las diseñadas para cada año Acumulación de trabajo 2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO Ajuste de las iniciativas anuales CORRECTIVO si ficha de proceso SI SI IMPACTO 0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 6 Corrección del plan por el equipo responsable CM FIN 2015
8 No hay personas que acepten cargos (Director, Jefe Est) OPERATIVO INTERNO
Tiempo de dedicación extra, y nivel de
responsabilidad excesivo
No hay rotación en los cargos, y falta corresponsabilidad 6 ALTO 4 POSIBLE 24 ALTO Encuestas de liderazgo y corresponsabilidad PREVENTIVO SI ficha de proceso SI anual SI PROBABILIDAD 6 ALTO 0 IMPROBABLE 0 BAJO 7 Previsión a largo plazo CM
PRÓXIMO PLAN
ESTRATÉGICO
9
Al cambiar la persona que ocupa un puesto provincial de representación se
pierden posibles "contactos personales" en la Administración, Instituciones...
INFORMACIÓN INTERNO
Las relaciones institucionales al ser un
aspecto muy ligado a la persona
Representatividad "no acumulativa" de la Provincia /
pérdida de representatividad / comienzo "de cero" en cada
4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO
Traspaso de "poderes" / trapaso de agenda y acompañamiento al comiendo del
periodo de ocupación del cargo por la persona a la que sustituye
PREVENTIVO SI ficha de proceso SI SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
5 RELACIONES INSTITUCIONALES 10
La heterogeneidad y diferente idiosincrasia de los territorios que cubre la
Provincia Compostela puede causar problemas en las relaciones institucionales
ESTRATÉGICO EXTERNO
Diferente Administración, diferentes
idiomas, diferente estructura
Mayor esfuerzo y más recursos involucrados para conseguir
los resultados necesarios. Know how diferente para cada
2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO Centralización por parte de la OC PREVENTIVO SI ficha de proceso SI SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
5.1 RELACIONES INSTITUCIONALES PROVINCIALES 11
Relaciones que tiene potencial de incidir en la imagen externa de la Provincia y
de las que la OC no tiene referencia - La Base de Datos de Instituciones no
INFORMACIÓN INTERNO
Falta de hábito para trasladar esta
información - desconocimiento del
Pérdida de representativodad / Debilitamiento de las
relaciones con instituciones y administraciones públicas
4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO Revisión anual / trienal lista PREVENTIVO SI ficha de proceso NO SI PROBABILIDAD 4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO 8
Revisión al menos anual de la Base de Datos de
Instituciones por la OC - pidiendo opinión a los
CM - OC FIN 2015
12
El Calendario Provincial dificulta (por sobrecarga) la organización de actos de
carácter institucional y/o la participación en eventos
OPERATIVO INTERNO
Falta de previsión - Consideración de este
tipo de relaciones como secundarias en
Pérdida de representativodad / Debilitamiento de las
relaciones con instituciones y administraciones públicas
2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO Inclusión de eventos en Calendario Provincial PREVENTIVO SI ficha de proceso SI anual SI PROBABILIDAD 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
6 COMUNICACIÓN 15 Comunicación distorsionada en los medios de comunicación ESTRATÉGICO EXTERNO Nula información del acontecimiento Distorsión interesada de la información Mala imagen de la institución 8 GRAVE 4 POSIBLE 32 ALTO Réplica de dirección/enlace de comunicación local/ oficina de comunicación prov. CORRECTIVO SI ficha de proceso SI s/ necesidad si IMPACTO 4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO 9 Replica de la información real de la noticia
Oficina de comunicación/
director
Inmediato
6.1 COMUNICACIÓN PROVINCIAL 16 Medios de comunicación adversos INFORMACIÓN EXTERNO
Aversión contínua a la institucion a veces
por motivos personales.
Mala imagen de la institución 8 GRAVE 4 POSIBLE 32 ALTO Réplica de dirección/enlace de comunicación local/ oficina de comunicación prov. CORRECTIVO SI ficha de proceso SI s/ necesidad si IMPACTO 4 BAJO 2 REMOTO 8 MODERADO 10 Replica de la información real de las noticias
Oficina de comunicación/
director
Inmediato
17 La comunicación no llegue adecuadamente ESTRATÉGICO INTERNO
Que la información no llegue a todos los
intersados.
No se actua adecuadamente por desconocimiento 4 BAJO 0 IMPROBABLE 0 BAJO 4 BAJO 0 IMPROBABLE 0 BAJO
18 Apropiación de la imagen institucional ESTRATÉGICO EXTERNO
Uso por empresas externas de la marca
Marista sin permiso
Distorsión de la imagen, mala calidad de productos 8 GRAVE 6 PROBABLE 48 ALTO Denuncia CORRECTIVO NO SI s/ necesidad si IMPACTO 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 11 Registro de la marca
Oficina de comunicación -
Órganos maristas
Fin 2016
19 Mala comuniación en situaciones de crisis ESTRATÉGICO EXTERNO
No conocer los problemas o no estar bien
documentados
Alarma social, desconocimiento. Mala imagen de la institución 8 GRAVE 2 REMOTO 16 MODERADO Protocolos de actuación PREVENTIVO SI Nivel local y nivel provincial SI s/ necesidad SI IMPACTO 4 BAJO 2 REMOTO 8 MODERADO 12 Seguir el protocolo
Oficina de comunicación/
director
Inmediato
20 Robo de identidad en redes sociales ESTRATÉGICO EXTERNO Resentimiento Denigrar la imagen de la institución Inutiliza el servicio y da mala imagen 8 GRAVE 2 REMOTO 16 MODERADO Medidas de protección del proveedor de servicios CORRECTIVO SI Política de seguridad SI s/ necesidad si IMPACTO 4 BAJO 2 REMOTO 8 MODERADO 13 Revisar la politica de seguridad con los proveedores Oficina de comunicación Inmediato
21 No cumplir los plazos de las comunicaciones ESTRATÉGICO INTERNO Retraso en la entrega de documentación Falta de seriedad en los plazos 8 GRAVE 2 REMOTO 16 MODERADO Protocolos de actuación PREVENTIVO SI ficha de proceso SI diaria si IMPACTO 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
PS APORTAR RECURSOS
1 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS 22 Falta de previsión en la detección de necesidades ESTRATÉGICO INTERNO Falta de planificación No se cumple a tiempo el proceso 6 ALTO 6 PROBABLE 36 ALTO Solicitar perfiles y vacantes en el mes de mayo. PREVENTIVO SI
intranet / en caja A11 del
proceso
SI semestral SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
6 ALTO 4 POSIBLE 24 ALTO 14
Insistir en la solicitud de perfiles y vacantes en el
mes de mayo - llamada a ED's de Obras
EFGP - ED's Obras 01/06/2016
1.3 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN 23 Bolsa de empleo - Administración educativa (especialmente en Castilla y León) OPERATIVO EXTERNO Arbitreriedad e imposición de criterios
Contratación de personas no alineadas con los perfiles
requeridos por las Obras de la Provincia
8 GRAVE 4 POSIBLE 32 ALTO Elaborar muy bien los perfiles y hacer en tiempo y forma PREVENTIVO NO SI semestral SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO 15 Conocer la normativa de bolsa EFGP - ED's Obras FIN 2015
2 GESTIÓN DE COMPRAS 24 Quiebra de un proveedor del catálogo Provincial OPERATIVO EXTERNO Deudas del proveedor Puede dejar sin servicio temporal un aspecto importante 4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO Acuerdos firmados / Seguimiento PREVENTIVO SI Residencia Provincial SI trienal SI IMPACTO 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 16 Seguimiento empresas proveedores Indeterminado EEOE Implantado
2.1 COORDINACIÓN DE COMPRAS 25 Servicio deficiente por un proveedor del catálogo Provincial OPERATIVO EXTERNO Gestión empresarial deficiente
Imagen de la Provincia // Quejas de usuarios //
Desatención
6 ALTO 4 POSIBLE 24 ALTO Acuerdos firmados / Seguimiento CORRECTIVO SI SI diaria NO
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
4 BAJO 2 REMOTO 8 MODERADO 17 Protocolo de gestión de incidencias Indeterminado EEOE Inmediato
3 GESTIÓN ECONÓMICO - FINANCIERA 26 desfalcos internos FINANCIERO INTERNO falta de ética profesional pérdida de dinero 4 BAJO 2 REMOTO 8 MODERADO Centralización de cuentas / Seguimiento contable PREVENTIVO SI SI diario SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO
3.1 CONTROL 27 desvío significativo del presupuesto FINANCIERO INTERNO Desatención administrador/ED local La cuenta de resultados local se ve seriamente afectada 4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO Centralización de cuentas / Seguimiento contable PREVENTIVO SI SI diario SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
3.2 TESORERÍA 28 Caída significativa de la aportación voluntaria FINANCIERO EXTERNO Prolongación de la crisis en Europa Disminución de una parte significativa de ingresos 6 ALTO 2 REMOTO 12 MODERADO Seguimiento del flujo de la cuenta 739 PREVENTIVO SI SI mensual SI IMPACTO 4 BAJO 2 REMOTO 8 MODERADO 18 Seguimiento cuentas AV Indeterminado Adm Provincial Implantado
29 Falta de sistematicidad en la emisión de remesas FINANCIERO INTERNO Deficiente gestión administrador local Discontinuidad del flujo de ingresos 4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO Centralización de cuentas / Seguimiento contable PREVENTIVO SI SI mensual SI IMPACTO 0 INSIGNIFICANTE 4 POSIBLE 0 BAJO
3.3 CONTABILIDAD 30 Errores contables significativos OPERATIVO INTERNO Deficiente gestión administrador local cuentas de ingreso / gasto / inversión confusas 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO Supervisión de cuentas contables PREVENTIVO SI vademécum SI bimestral SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
0 INSIGNIFICANTE 2 REMOTO 0 BAJO
4 GESTIÓN DE EDIFICIOS, EQUIPOS Y RECURSOS NATURALES 31 Aparición de deficiencias estructurales graves en las instalaciones ESTRATÉGICO INTERNO Falta de supervisión sistemática El edificio deja de ser operativo / seguro 8 GRAVE 2 REMOTO 16 MODERADO Supervisión continua de instalaciones PREVENTIVO SI vademécum SI diaria SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
6 ALTO 0 IMPROBABLE 0 BAJO
4.1 EDIFICIOS, EQUIPOS Y RECURSOS NATURALES - PROVINCIAL 32 Deficiente ejecución de obra nueva OPERATIVO EXTERNO Empresa de construcción deficiente Las instalaciones ejecutadas no pueden utilizarse 6 ALTO 4 POSIBLE 24 ALTO Supervisión del trabajo de las empresas constructoras in situ PREVENTIVO NO SI diaria SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
4 BAJO 2 REMOTO 8 MODERADO 19 Protocolo de supervisión provincial Indeterminado Adm Provincial Año 2016
5 GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA 33 Exsitencia de licencias en el uso del software en los colegios CUMPLIMIENTO EXTERNO Elevado coste Sanciones 6 ALTO 4 POSIBLE 24 ALTO Listado de licencias de software educativo PREVENTIVO SI Intranet provincial NO NO 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
5.1 GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA - PROVINCIAL 34 Despliegue (A1). Identificar y evaluar tecn. alternativas y emergentes OPERATIVO INTERNO No disponer de la información necesaria Tecnologías y TIC´s no adecuadas u obsoletas 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO No existen 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
35 Despliegue (A2). Plan TIC trienal de las obras OPERATIVO INTERNO No disponer de un modelo para hacerlo Tecnologías y TIC´s en las obrasno adecuadas u obsoletas 4 BAJO 6 PROBABLE 24 ALTO Lugar en la intranet donde colgar los planes trienales PREVENTIVO SI Intranet provincial SI anual NO PROBABILIDAD 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO 01/02/2016
36 Despliegue (A2). Plan TIC anual de las obras. Memorias OPERATIVO INTERNO No disponer de un modelo para hacerlo Tecnologías y TIC´s en las obrasno adecuadas u obsoletas 4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO Lugar en la intranet donde colgar los planes anuales y las memorias PREVENTIVO SI Intranet provincial SI anual NO PROBABILIDAD 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO 01/10/2015
37 Despliegue (A25). Existencia de PS-05-02 OPERATIVO INTERNO
Falta de recursos ecónomicos y/o
planificación
Insatisfacción de personas y clientes 6 ALTO 6 PROBABLE 36 ALTO Lugar en la intranet donde desplegar PS-05-02 PREVENTIVO NO NO
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO 20
En la reunión de Coordinadores se presentará el
proceso modelo
0 AV 20/10/2015
6 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 38
Despliegue (A2-A3). Identificar-seleccionar a través de fuentes externas-
internas
INFORMACIÓN INTERNO Elaboración inadecuada del plan anual Ineficacia en la búsqueda de soluciones 2 LEVE 6 PROBABLE 12 MODERADO Lugar en la intranet donde colgar los planes anuales y las memorias PREVENTIVO SI Intranet provincial SI anual NO PROBABILIDAD 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 21
Revisar planes anuales para saber si han incluido
correctamente este apartado
EGeO
1ª visita acompañamiento a
los centros
6.1 INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO 39 Despliegue (A4). Crear-adapatar-almacenar el conocimiento. Obra INFORMACIÓN INTERNO
No inclusión de BBPP de los respons de
innovación
No poder usar las BBPP por otros centros 2 LEVE 8 MUY PROBABLE 16 MODERADO Lugar de la intranet donde registrar BBPP PREVENTIVO SI Intranet provincial SI anual NO PROBABILIDAD 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 22
En la reunión de coordinadores se presentará el
lugar - se hará campaña
EGeO
EN todas las reuniones: Junta
de Directores - Junta de Jefes
40 Despliegue (A4). Crear-adapatar-almacenar el conocimiento. EGeO INFORMACIÓN INTERNO No seleccionar las BBPPadecuadamente No poder usar las BBPP por otros centros 2 LEVE 6 PROBABLE 12 MODERADO Lugar de la intranet donde registrar BBPP PREVENTIVO SI Intranet provincial SI anual NO PROBABILIDAD 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 23 Definir rúbrica EGeO 01/06/2016
41 Despliegue (A4-A5). Aplicar-compartir-transferir. Alertas-distribución INFORMACIÓN INTERNO Alertas no configuradas No poder usar las BBPP por otros centros 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO Lugar de la intranet donde registrar BBPP 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
42 Despliegue (A4-A5). Aplicar-compartir-transferir. Incluir BBPP a nivel colegial INFORMACIÓN INTERNO NO se difunde la BBPP adecuadamente No poder usar las BBPP por otros centros 2 LEVE 8 MUY PROBABLE 16 MODERADO No existen 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 24 Blog de difusión de BBPP EP TIC 01/05/2016
6.2 SISTEMA DE GESTIÓN 43 Despliegue (A3). Controlar la documentación OPERATIVO INTERNO Recursos humanos insuficientes Utilizar documentación obsoleta 4 BAJO 10 CIERTO 40 ALTO No existen INSIGNIFICANTE IMPROBABLE 0 BAJO
6.3 GESTIÓN DE RIESGOS 44 No detectar riesgos OPERATIVO INTERNO No hacer un análisis Que surjan imprevistos externos
No se controlar las variables de riesgo, que pueden ser
distorsionadoras
2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO Elaborar la matriz de riesgos PREVENTIVO SI ficha de proceso SI SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 25 Que todos los equipos realicen la matriz de riesgos CM FIN 2015
45 No aplicar medidas correctivas OPERATIVO EXTERNO Que no se controlan riesgos controlables Que el riesgo puede distorsionar algún elemento 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO Elaborar la matriz de riesgos PREVENTIVO SI ficha de proceso SI SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 26 Realizar la matriz y aplicar las medidas CM FIN 2016
6.4 GESTIÓN DEL ARCHIVO 46 Pérdida / extravío de documentos INFORMACIÓN INTERNO
Extravío o perdida de documentación,
archivar o préstamo.
Falta de información consultable en archivo 2 LEVE 4 POSIBLE 1 BAJO Documentar en un archivo único la información PREVENTIVO si ficha de proceso SI
cuando
corresponde
SI IMPACTO 0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 27 Solicitar duplicado a responsable de equipo 0 José A. Riego 2 días
47 Incendio / inundación archivo / Robos INFORMACIÓN EXTERNO
Catástrofe, Incendio accidental -
Inundación
Desctrucción de la información contenida en los diferentes
soportes.
10 CATASTRÓFICO" 0 IMPROBABLE 0 BAJO Zona / servidores seguros para almacenar información PREVENTIVO si ficha de proceso SI
cuando
corresponde
SI IMPACTO 8 GRAVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 28
Control de prevención de indencios, detectores de
humo.
Archivero Fin 2016
48 Deterioro de documentos INFORMACIÓN INTERNO
De forma natural o accidental. Exceso de
humedad o elevada temperatura
Deterioro de documentos o soportes de información 8 GRAVE 2 REMOTO 16 MODERADO Seguridad física de la zona PREVENTIVO no NO NO 6 ALTO 0 IMPROBABLE 0 BAJO 29
Sistema de ventilación / aireación. Control de
humedades
Archivero Fin 2016
49 Pérdida de datos programa Archivum OPERATIVO INTERNO No controlar los programas Errores servidor externo Perdida de información 0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO Formación de las personas que manejan los programas PREVENTIVO si ficha de proceso SI anual SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 30 Formación periódica Archivero - EFGP Fin 2016
50 Pérdica de documentación histórica OPERATIVO EXTERNO
Las comunidades y obras educativas no
envío de documentación
No se dispone de datos históricos 0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO Pedido anual de la información PREVENTIVO si ficha de proceso SI anual SI PROBABILIDAD 0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 31
Establecer una forma de entrega de la
documentación a secretaría y archivo provincial
Archivero - Secretario Fin 2016
51 Ausencia de documentación de acontecimientos importantes OPERATIVO INTERNO No documentar el acontecimiento
No se envía documentación a los archivos
de secretaría
No se dispone de datos 0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO Pedido de información de ese acontecimiento PREVENTIVO no NO NO 0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 32
Establecer una forma de entrega de la
documentación a secretaría y archivo provincial
Archivero - CM Fin 2016
6.5 SECRETARÍA 52 Pérdida de datos Grabados en Cosmos / Archivum INFORMACIÓN INTERNO No controlar los programas Errores servidor externo Perdida de información 6 ALTO 2 REMOTO 12 MODERADO Formación de las personas que manejan los programas PREVENTIVO SI Manuales de funcionamiento SI SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
4 BAJO 0 IMPROBABLE 0 BAJO 33 Formación periódica Secretario - EFGP Fin 2016
53 Perdida de información en Base Datos INFORMACIÓN INTERNO No controlar los programas Errores servidor externo Perdida de información 8 GRAVE 2 REMOTO 16 MODERADO Reuniones periódicas con empresa de mantenimiento PREVENTIVO NO SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
4 BAJO 0 IMPROBABLE 0 BAJO 34
Seguimiento de la empresa donde están los datos y
formación
Secretario - EFGP Fin 2016
54
Entregar en tiempos adecuados en la documentación oficial de cuestiones
jurídicas
OPERATIVO INTERNO
No realizar a tiempo los procesos
administrativos
Invalidez de alguna documentación 2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO Manuales del secretario y temporalización PREVENTIVO SI SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO
55 Falta acuse de recibo de la información oficial enviada OPERATIVO EXTERNO No recibir información de la entrega No se sabe si ha llegado o no la información 2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO Requerimiento via correo electrónico del acuse de recibo PREVENTIVO SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 35 Solicitar en acuse de recibo de la documentación Secretario Inmediato
56 Ausencia de documentación personal OPERATIVO INTERNO Algunas personas no dan su imformación No disponer de datos personales 2 LEVE 0 IMPROBABLE 0 BAJO Solicitud a la persona o a sus superiores de esta documentación PREVENTIVO SI ficha de proceso SI anual SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 36
Establecer un momento unico para que se
entregue esta información
Secretario Inmediato
57 Duplicados de documentos OPERATIVO INTERNO
Varias personas archivan el mismo
documento
Ocución inutil de trabajo tiempo y espacio 0 INSIGNIFICANTE 6 PROBABLE 0 BAJO Establecer un archivo único de documentos PREVENTIVO SI ficha de proceso SI s/ necesidad SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 37 Regularizar este tema para que no se duplique Secretario Inmediato
PO PRESTAR SERVICIOS
1 FORMACIÓN REGLADA 58 El tiempo asignado al EAE no permite hacer seguimiento de las planificaciones OPERATIVO INTERNO
Temas imprevistos que surgen en
reuniones / en la propia organización de
No adecuado seguimiento de la planificación 4 BAJO 6 PROBABLE 24 ALTO 4 BAJO 6 PROBABLE 24 ALTO 38
Delegar temas concretos a uno / varios
componentes del equipo (subcomisiones) - No
Coordinador EAE 18/11/2015
1.8 ANIMACIÓN EVANGELIZADORA 59
Los EAL's no tienen recursos (humanos / materiales / tiempos…) para
desplegar el marco de espiritualidad
ESTRATÉGICO INTERNO
Exceso de funciones de los EAL's -
Escasez de tiempo para las funciones que
No cumplimiento de un aspecto importante de la Misión 4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO 4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO 39
Identificar EALs críticos y diseñar un plan de
acompañamiento específico para cada uno de ellos
EAE 01/06/2016
60 No actualizar el modelo de PAT ESTRATÉGICO INTERNO
es un trabajo que requiere de muchas
horas - muy reflexivo
La LOMCE no contempla la hora de
tutoría en EPO
NO se actualizan las líneas provinciales de orientación y de
promoción de la evangelización a través del PAT ni se
4 BAJO 8 MUY PROBABLE 32 ALTO 4 BAJO 8 MUY PROBABLE 32 ALTO 40
Liberar parte del EAE para actualizar el PAT (trabajo
previo a las reuniones ordinarias) ó Crear Equipo de
Coordinador EAE / CM 01/12/2015
61 similar ERE ESTRATÉGICO INTERNO
Dispersión de horas en muchos profesores
/ Falta de formación y titulación del
Cambios legislativos en materia de ERE
No cumplimiento de un aspecto importante de la Misión
Evangelizadora
4 BAJO 8 MUY PROBABLE 32 ALTO
reflexión con los Directores de Obra + en el EAE sobre la situación de la ERE en
cada Centro / Apuesta por la titulación en CC Religiosas
CORRECTIVO SI en cada Centro SI ANUAL SI PROBABILIDAD 4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO 41
Plan de recomendaciones a cada Obra para que lo
incluyan en su planificación
EP ERE 01/12/2015
62 Acompañamiento a Grupos scouts no garantiza el carácter evangelizador OPERATIVO INTERNO
Es necesario que haya en el equipo
alguien que realmente sea scotu para
los grupos scouts terminen desvinculándose de la
institución a nivel identitario
2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 42
Formación en identidad - jornada anual con los
responsables / Introducir educadores del centro en
EPJV 1º trimestre 15/16
63
No cumplir legislación vigente en las actividades de tiempo libre MaRCha (PRL,
nº plazas por albergue, no solicitud de permisos…)
CUMPLIMIENTO INTERNO
Inercia y desconocimiento de la legislación
vigente
sanciones 8 GRAVE 2 REMOTO 16 MODERADO 8 GRAVE 2 REMOTO 16 MODERADO 43
Planificar las actividades de verano en Galicia de
acuerdo con la Legislación vigente
EPJV 1º trimestre 15/16
64 No desarrollo de la cultira vocacional en los movimientos y en los centros ESTRATÉGICO INTERNO
No disponer de tiempo para lanzarse a
este tema (similar a PAT)
No cumplimiento de un aspecto importante de la Misión 4 BAJO 8 MUY PROBABLE 32 ALTO 4 BAJO 8 MUY PROBABLE 32 ALTO 44
Separar la gestión del movimiento juvenil de la
reflexión y el trabajo en la Pastoral Vocacional
EPJV 1º trimestre 15/16
65 La implantación del Plan de Solidaridad no es homogénea en todas las Obras OPERATIVO INTERNO
Equipos de Solidaridad débiles - Diferente
manera de entender la solidaridad
No cumplimiento de un aspecto importante de la Misión 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
66 No celebración Junta de Obras sociales OPERATIVO INTERNO
Incompatibilidad de fechas - falta de
motivación - desvinculaciónentre las Obras
EN la Asamblea de Misión ha faltado la voz de las Obras
Sociales como colectivo
2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
PE REVISAR Y MEJORAR
1.1 ANÁLISIS DE LAS VOCES DE LOS GRUPOS DE INTERÉS Y EL ENTORNO EXTERNO 67 Despliegue (A3.1). Seleccionar muestra insuficiente en grupos de interés ESTRATÉGICO INTERNO No motivar o facilitar la participación
familias o clientes internos poco
interesados
Resultados en grupos de interés no significativos (o
erróneos)
4 BAJO 8 MUY PROBABLE 32 ALTO análisis de encuestas con participación y cálculo de tamaño muestral PREVENTIVO SI coordinador de calidad SI anual NO 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 45
Establecer una información sistemática a las familias
de los resultados de las encuestas (via reuniónes,
EPCalidad 30/03/2016
1.1.1 ANÁLISIS DE LA VOZ DEL CLIENTE 68 Despliegue (A3.3). No llegan a tiempo los resultados de las encuestas ESTRATÉGICO INTERNO no cumplir planificación en los colegios retraso en la generación del informe de satisfacción 4 BAJO 4 POSIBLE 16 MODERADO calendario de planificación PREVENTIVO SI intranet provincial SI anual no 2 LEVE 2 REMOTO 4 BAJO
69 Despliegue (A4). Grupos focales ESTRATÉGICO INTERNO Falta planificación para hacerlo Información parcial de algunos grupos de interés 4 BAJO 10 CIERTO 40 ALTO No existen 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 46
Impartir formación a los coordinadores de calidad
locales sobre la dinámica de grupos focales
EPCalidad 30/03/2016
70 Despliegue (A5). Quejas, reclamaciones y sugerencias ESTRATÉGICO INTERNO Proceso no desplegado en lo local Información parcial de algunos grupos de interés 4 BAJO 10 CIERTO 40 ALTO No existen 2 LEVE 4 POSIBLE 8 MODERADO 47
Revisar y actualizar, considerando las nuevas
tecnologías, el procedimiento de reclamaciones.
EPCalidad 30/12/2015
1.1.3 ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO 71 Desconocimiento de los cambios legales y normativos OPERATIVO EXTERNO
No tener controles de la legislación que
surge.
Que no se nos comuniquen por parte
delas organizaciones en las que estamos
No aplicar o desarrollar elementos importantes que se nos
piden a nivel legislativo
4 BAJO 2 REMOTO 8 MODERADO
Recibir información de asociaciones, empresas, auditorías de las que somos
clientes
PREVENTIVO SI ficha de proceso SI Diaria SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 48
Estar dentro de organizaciones que nos suministran
la información
CM FIN 2015
72 Identificar riesgos económicos FINANCIERO INTERNO
Valorar los costos de las medidas que se
nos pidan
Control de los desembolsos económicos en una
planificación
0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO Mantener una economía equilibrada, preveiendo las inversiones. PREVENTIVO SI ficha de proceso SI SI
IMPACTO Y
PROBABILIDAD
0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 49 Presupuestos y planificación anual CM FIN 2015
73 No tener preveer cambios políticos, económicos, educativos OPERATIVO INTERNO
Tener en la estructura provincial equipos
que prevean esto
Estar en asociaciones que nos ayuden a
ver estas previsiones
Mejor planificación de lo que pueda suceder en el futuro 4 BAJO 0 IMPROBABLE 0 BAJO Tener equipos provinciales y estar en asociaciones que prevean estas cosas PREVENTIVO SI ficha de proceso SI SI IMPACTO 0 INSIGNIFICANTE 0 IMPROBABLE 0 BAJO 50
Mantenimiento de los equipos provinciales y seguir
asociado a empresas que nos informen.
CM FIN 2015
DESCRIPCIÓN DE CONTROL/ES EXISTENTE/SIMPACTO PROBABILIDAD PLAZO DE IMPLANTACIÓNTIPO
ESTÁ
DOCUMENTA
DO?
RESPONSABLE/S
EVALUACIÓN RIESGO (NIVEL DE
RIESGO)
DÓNDE? SE APLICA?
COSTO (si es
posible)
CONTROL/ES A PONER EN MARCHA
EVALUACIÓN RIESGO RESIDUAL
(NIVEL DE RIESGO)
FRECUENCIA MITIGA
PLAN DE ACTUACIÓN
Nº
VALORACIÓN DEL RIESGO
CLASIFICACIÓN DEL
RIESGO
RIESGO
INTERNO EXTERNO
CAUSAS
INTERNO /
EXTERNO
CONSECUENCIA ES EFECTIVO?
CONTROLES IMPLANTADOS VALORACIÓN RIESGO RESIDUAL
IMPACTO PROBABILIDAD
Provincia Compostela
PLAN DE ACTUACIÓN –
PLANIFICACIÓN DE LA
ACCIÓN PREVENTIVA /
PLAN DE CONTINGENCIA
VALORACIÓN
DEL RIESGO
RIESGO
RESIDUAL
 Curso 15/16: Se han identificado 67 riesgos. De ellos 25 conservan un nivel residual por
encima del “admisible” por la Provincia
 Se han definido 49 medidas a poner en marcha (en principio es obligatorio cuando el nivel
de riesgo está por encima del “admisible” y optativo para el resto) sobre los que el CM
tiene que realizar seguimiento, pues implantarlos supone la mejora de los procesos.

12. En conclusión - ¿Qué nos está
aportando la gestión de riesgos…?
 Integrado dentro de la planificación anual, ha aumentado nuestra
probabilidad de ejecutar sin “sobresaltos” los proyectos estratégicos /
iniciativas estratégicas y por tanto de lograr los objetivos propuestos para
el curso.
 Ha mejorado nuestra planificación anual (por curso): hemos creado una
“estructura” que permite que las actividades planificadas se desarrollen de
forma controlada.
 Ha fomentado una gestión proactiva desde los Equipos Provinciales:
trabajamos en la Planificación de la Acción Preventiva. VS. el manejo
reactivo y tardío de los problemas (poner en marcha acciones correctivas /
preventivas ante problemas).
 Asegura el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

13. En conclusión - ¿Qué nos está
aportando la gestión de riesgos…?
- Mejora el uso de los recursos – siempre que es necesario se calculan los
costos de las medidas a implantar y así éstas se asignan de forma racional
(se tiene en cuenta la eficiencia a la hora de minimizar los riesgos).
- Desarrolla estrategias de gestión del riesgo que mejoran la imagen de la
Provincia y protege sus activos.
- Es una fuente de mejora de cada proceso, y del Modelo de GPP de la
Provincia Compostela.
- Ha mejorado la identificación de Oportunidades y Amenazas de cara al PE
16-19: la gestión de riesgos se ha integrado dentro del Ciclo de
Planificación Estratégica de la Provincia (trienal) y del Ciclo de Planificación
Anual (por curso escolar).

14. Muchas
gracias