El documento describe los principios y herramientas del Lean Management y cómo mejorar los procesos desde una perspectiva Lean. Actualmente, el tiempo de respuesta es lento y la calidad no es consistente. La visión futura es acortar los tiempos, mejorar la calidad al 91% y reducir el tiempo de proceso a 37 días y 104 horas. Las TIC pueden ayudar a lograr esta visión al automatizar tareas y mejorar la comunicación.

1. Manresa, 24/11/09
“El ‘lean’ y los procesos de gestión”
“ Como influyen las ‘TIC’ en los proyectos
de implantación de ‘Lean Management’ “
J.A. Aguilar – Socio-Director General
www.crealor.es

2. Lean + TIC
Principios del ‘Lean Thinking’ Hoja 1
Identificar qué significa ‘valor’ para nuestros Clientes.
Definir el flujo de valor de nuestros procesos.
Crear flujo en nuestras operaciones y actividades.
Trabajar contra pedidos reales de los Clientes.
Perfeccionar el sistema de gestión ‘lean’.
producto
cliente proceso diseño proveedor
servicio
Fuente: ‘Lean Thinking’ (J. Womack, D. Jones)

3. Lean + TIC
Modelo de trabajo ‘lean’ Hoja 2
Basado en el ESFUERZO CONSTANTE en:
Eliminar el ‘no-valor añadido’ (‘muda’) ( Ser más baratos en
costes)
Reducir el tiempo de respuesta ( Ser más rápidos)
Simplificar el diseño de productos y procesos ( Ser más
sencillos)
Mejorar la Calidad y el Servicio al Cliente ( Ser mejores)

4. Lean + TIC
Algunas premisas de partida … Hoja 3
Visión de la empresa como un SISTEMA GLOBAL.
Los PROCESOS (diseñados e implantados) conducen a los
resultados.
SIMPLIFICACIÓN continua de la organización, de los productos y
de los procesos.
Necesidad perentoria de HABLAR CON DATOS reales.

5. Lean + TIC
¿Qué es un proceso? Hoja 4
Conjunto de acciones (etapas) donde cada una de ellas debe
cumplir en la secuencia adecuada, con la finalidad de crear
valor.
En definitiva, una serie de recursos y actividades
interrelacionados (‘gembutsu’), que transforman ‘inputs’
(factores, recursos) en ‘outputs’ (productos).
Los recursos pueden incluir personas, dinero, instalaciones,
equipos, materiales e información. En definitiva: ‘humanware’,
‘hardware’ y ‘software’.

6. Lean + TIC
Por tanto, un proceso debe … Hoja 5
APORTAR VALOR a la Empresa.
Ser CAPAZ de conseguir los objetivos previstos.
Estar DISPONIBLE para realizar la actividad que corresponda.
Ser el ADECUADO en su cometido.
Ser FLEXIBLE ante los cambios de la demanda.

7. Lean + TIC
Tipología de Procesos Hoja 6
Básicos: De Soporte:
Marketing, Ventas y I+D+i
Postventa
Compras
Producción y Logística
Calidad
TIC
Contabilidad
RRHH, etc.

8. Lean + TIC
¿Cómo mejorar los procesos desde una óptica ‘lean’? Hoja 7
Eliminar costes superfluos, de manera sistemática:
A través de la implantación de la cultura del valor añadido en la empresa
Construir procesos robustos:
Mediante el ‘Mapeo del Flujo de Valor’ (VSM)
Organizar todos los entornos de trabajo:
Con metodología contrastada (5S)
Crear Flujo en todas las operaciones:
Cambios de lote más rápidos (SMED); trabajo contra las necesidades del
cliente (PFS); velocidad de respuesta (OPF).
Aumentar la fiabilidad y la vida de los equipos
Actividades de mantenimiento adecuado (TPM)
Asegurar la calidad de nuestros productos y servicios
Haciéndolo bien a la primera,
para fidelizar a nuestros clientes (TQM)

9. Lean + TIC
¿Cómo lo hacemos? Hoja 8
Trabajando sobre el terreno (‘gemba’)
Analizando y realizando las acciones, allí donde ocurran
Configurando equipos de trabajo
A través de la metodología ‘workshop’
Involucrando a las personas
Formando, informando y ‘apoderando’ a todas las personas de la empresa.
Dándole preferencia a la acción
Actuando sobre las causas – raíz de los problemas u oportunidades que
aparezcan
Utilizando herramientas de trabajo contrastadas
Como lo son, las herramientas de mejora continua

10. Lean + TIC
La importancia de los ciclos PDCA / SDCA Hoja 9
Ciclo de ‘Mejora Ciclo de ‘Estandarización
Continua’, de Deming Continua’, de Imai.
Actuar Planificar Actuar Estandarizar
A P A S
C D C D
Comprobar Hacer (Do) Comprobar Hacer (Do)

11. Lean + TIC
Análisis: Visión Actual, la realidad Hoja 10
Pre-Producción
Lead-Time (L/T) : 44 días
17 días 1 día 1.5 – 15 días 5.5 días 4 días
Pre-Producción 8 hrs. 20 hrs. 20.5 hrs. 0.75 hrs.
Tiempo Proceso (T/P): 49.25 hrs.
Aprobación
X2 X4 Cliente Planos X2 X2
IN Lista Carpeta IN Pedido Nota: 1 Turno de 460´
Mate. L/T: 15 días IN Especificaciones
Tarea
Proceso IN Proceso
Manual Carpeta CAD
Informático Tarea Valor € Informático 3 Tareas
diferentes
Compra Generar Listas Generación Entrada Pedidos
Materiales Planos Clientes
T/P: 4-12 hrs. T/P: 1/2-1 h. (100)
O.C. Pedido
T/P: 8-32 hrs. T/P: 1-40 hrs.
L/T: 1 día L/T: 1-7 días Demanda
L/T: 1-2 días L/T: 10 días Facturación= €12M
Fiabilidad: 90%
Proveedores Info. OK: 60% 250 Tareas/año
Info. OK: 95% Promedio=1Tarea/día
20 Ítems/Tarea
Fiabilidad=90%
Extrusionados (2). L/T: 5-7 días Q+ Fiabilidad: 85% Factura Pago Lead Time (L/T): 8 S
Carcasas (1). L/T: 10-24 días. Q+ Carpeta 1 Orden por día
Software (4). L/T: 15-19 días. Q+ Tarea 1 Tarea por día
Cheque X1
X1
X1
Factura
X1
IN Proceso
Informático IN Proceso Diario
IN Hoja de Informático
cálculo
IN Proceso Factura
Informático Cobros
Planning
T/P: 10 min.
1-2 por T/P: 0-60 min.
Pago a Proveedores T/P: 2 hrs.
semana
L/T: 1 día
T/P: 15 min. L/T: 45 días
Adaptación: 1.6%
L/T: 15 días Cuando están
Carpeta Disponibles todos
Tarea Los materiales 1 Factura x día
BOL
Recibo
X2 X3 X3 X1
1 Tarea 1 Tarea 1 Tarea
Máximo Máximo Máximo
14 días
Manual Manual Manual Manual
Fabricación Acabados Montaje Embalaje + - Lead Time (L/T) desde el pedido al
Expedición envío: 49 días
T/P: 8-16 hrs. T/P: 8-40 hrs. T/P: 8-32 hrs. - “Hecho bien a la primera”: 44%
T/P: 8 hrs. - Lead Time (L/T) desde el pedido al
C/S: 10 min. L/T: 1 día C/S: 0 min. cobro: 95 días
C/S: 0 min. - Tiempo de proceso (T/P) desde el
Rendimiento: 99% C/S: 10 min. Rendimiento: 99% pedido hasta el cobro: 116 hrs.
Fiabilidad: 100%
Fiabilidad: 98% Rendimiento: 99% Fiabilidad: 100%
Fiabilidad: 100% Info. OK: 80%
Material (L/T): 19 días
Producción (L/T): 5 días
14 días 0.75 días 0.5 días 1 día 0.5 días 0.8 días 0.5 días 1 día
12 hrs. 24 hrs. 20 hrs. 8 hrs. Tiempo proceso (T/P)
Producción: 64 hrs.

12. Lean + TIC
Las ineficiencias (‘muda’) de los procesos Hoja 11
Procesos de producción Procesos de gestión
Producir más, más rápido o antes Generar información superflua o
Sobreproducción de que lo requiera el cliente con antelación
Producto o materias primas Información innecesaria
Inventario paradas en el proceso almacenada en el sistema
Movimiento de materiales y Transferencia de información
Transporte productos entre operaciones entre operaciones o usuarios
Tiempo en el que el personal está disponible pero, por motivos
Espera externos, no se puede desarrollar el proceso
Duplicidad de operaciones en el Gestiones innecesarias y no
Sobreproceso mismo proceso valoradas por el cliente
Desplazamientos innecesarios del personal por necesidades del
Movimiento proceso
Producto que no coincide con las Información incorrecta o gestión
Errores especificaciones del cliente deficiente de la misma

13. Lean + TIC
Creación de Flujo, en ‘Lean Office’ Hoja 12
Orientación por clientes o familias de clientes.
Trabajo documento a documento.
Gestión ‘Pull’. Siguiente proceso marca ritmo de trabajo.
Polivalencia para la realización de ayudas.
Información común.
Comunicación instantánea de información.
Sinergias.
Reducción de Errores.
‘Lead-Time’ más reducidos.
Conocimiento global del proceso.

14. Lean + TIC
Toma de decisiones: Visión Futura, el reto Hoja 13
Pre-Producción
Lead-Time (L/T): 32 días
14 días 1.5 días 15 días 1.5 días
Pre-Producción 16 hrs. 21 – 25 hrs.
Tiempo Proceso (T/P): 37.25 hrs Tiempo “Takt”: 1 día
Gestión Ventana
Aprobación Horaria: 4 hrs.
X3 Cliente Planos
X4
Reducir L/T
L/T: 15 días Planos IN Pedidos
por Teléfono, Fax
Listas Materiales / Proceso
Informático
IN Carpeta CAD + Proceso
Compras Tarea Informático
Generar Lista Entrada Pedidos /
Materiales / Compras Clientes
Generación Planos (100)
Estandarizar
Entrar Ordenes Online
Área T/P: 12-20 hrs.
T/P: 41hrs.
Demanda
L/T: 1-2 días Listas de Materiales Facturación: €12M
Proveedores Automáticas L/T: 1-2 días 250 Tareas/año
Info. OK: 100% Promedio: 1Tarea/día
Proceso Informático Info. OK: 100%
y CAD durante
Extrusionados (2). L/T: 5-7 días Q+ Fiabilidad: 90% proceso Factura Pago Lead Time (L/T): 8 S
Carcasas (1). L/T: 21 días. Q+ Carpeta Fiabilidad: 85%
Software (4). L/T: 7-13 días. Q+ Tarea
1 Orden por día
Ordenes
Cheque
Cubiertas X1 X1
Factura
X1
X1
IN Hoja de IN Proceso
cálculo Informático Diario
IN Proceso
Informático
Planning IN Proceso Cobros
Informático
1-2 por T/P: 2 hrs. T/P: 0-60 min.
semana
Pago a Proveedores
Factura
T/P: 15 min. L/T: 45 días
T/P: 10 min.
L/T: 15 días
Cuando están L/T: 1 día
Carpeta Disponibles todos
Tarea Los materiales Adaptación: 1.6%
1 Factura x día BOL
Recibo
X2 X3 X3 X1
1 Tarea 1 Tarea 1 Tarea
Máximo Máximo Máximo
14 días
Manual
Manual Manual Manual
- Lead Time (L/T) desde el pedido al
Fabricación Acabados Montaje Embalaje +
envío: 37 días
Expedición - “Hecho bien a la primera”: 91%
T/P: 8-16 hrs. T/P: 8-40 hrs. T/P: 8-32 hrs. - Lead Time (L/T) desde el pedido al
T/P: 8 hrs. cobro: 83 días
C/S: 10 min. L/T: 1 día C/S: 0 min. - Tiempo de proceso (T/P) desde el
C/S: 0 min. pedido hasta el cobro: 104 hrs.
Rendimiento: 99% C/S: 10 min. Rendimiento: 99%
Fiabilidad: 100%
Fiabilidad: 98% Rendimiento: 99% Fiabilidad: 100%
Fiabilidad: 100% Info. OK: 80%
Material (L/T): 19 días
Producción (L/T): 5 días
0.75 días 0.5 días 1 día 0.5 días 0.8 días 0.5 días 1 día
12 hrs. 24 hrs. 20 hrs. 8 hrs. Tiempo proceso (T/P)
Producción: 64 hrs.

15. Lean + TIC
‘Workshop’: el Equipo de Trabajo Hoja 14
Trabajo en equipo, con grupos reducidos, multidisciplinares y
multijerárquicos.
Actividades y tareas de aplicación rápida sobre el terreno.
Microproyectos en el marco de un proyecto global de mejora
continua.
Talleres de trabajo con un tema concreto, un objetivo definido y
una duración limitada en el tiempo.
Resultados rápidos y tangibles, con un retorno
de la inversión a corto plazo.
Transferencia de conocimientos y ‘know-how’.

16. Lean + TIC
Hoja 15

17. Lean + TIC
Algunos ejemplos de un sistema de información ‘lean’ Hoja 16
Hojas de Trabajo Standard.
‘Kanban’
‘Andon’
‘Poka-yoke’
Gestión Visual
‘One-point-lesson’
‘OEE’
‘A3’ (~ ‘Kamishibai’)

18. Lean + TIC
Ejemplo: Hoja de Trabajo ‘Standard’ Hoja 17

19. Lean + TIC
Ejemplo: ‘Kanban’ Hoja 18

20. Lean + TIC
Ejemplo: ‘Andon’ Hoja 19

21. Lean + TIC
Ejemplo: ‘Poka-Yoke’ Hoja 20

22. Lean + TIC
Ejemplo: Gestión Visual Hoja 21

23. Lean + TIC
Ejemplo: ‘One-point-lesson’ Hoja 22

24. Lean + TIC
Ejemplo: ‘A3’ ( ~ ‘Kamishibai’) Hoja 23

25. Lean + TIC
Ejemplo: ‘OEE’ Hoja 24

26. Lean + TIC
¿Cuándo y cómo nos puede ayudar la Tecnología? Hoja 25
Cuando se precise de una velocidad y precisión de acción, que el
‘humanware’ no tenga.
Cuando se necesite verificar cualquier proceso, con una fiabilidad
mayor que la que podemos obtener por medios humanos.
Cuando se necesite utilizar a modo de dinámica ‘poka-yoke’, para
mejor control de todas las operaciones.
Cuando se necesite de una captura de datos reales en planta, para
el registro y notificación de cuantos acontecimientos surjan.
Cuando necesitemos informar a todos los implicados de manera
integrada y generalizada.
Cuando la gestión ‘manual’ se vea superada por la automatización.

27. Lean + TIC
A modo de conclusión… Hoja 26
Analizar (y comprender) el proceso con ‘lápiz y con goma de borrar’
Simplificar antes de informatizar / automatizar.
No añadir más complejidad a las operaciones.
Escuchar las necesidades de las personas de la organización.
Buscar (y encontrar) la complementariedad entre el ‘humanware’ y
el ‘soft / hardware’.
Utilizar la mejor tecnología y los mejores ‘tecnólogos’, a nuestro
alcance.
Formar e informar, de manera práctica,
a todas las personas.
“Lo original es volver al origen”
(Antoni Gaudí)

28. Manresa, 24/11/09
“El ‘lean’ y los procesos de gestión”
“ Como influyen las ‘TIC’ en los proyectos
de implantación de ‘Lean Management’ “
J.A. Aguilar – Socio-Director General
Muchas gracias por su atención!
www.crealor.es