la gestion moderna de las organizaciones, un modelo de gestion empresarial

1. Maestría en Ciencias
con mención en Sistemas Integrados de Gestión de la Calidad,
Ambiente, Seguridad y Responsabilidad Social
Gestión Moderna de
Organizaciones
Gestión organizacional, estructura, procesos,
organización y competencia
Sesión 01
12 de Mayo 2012

2. Globalización
“Hoy las batallas son más duras…, pero sobre todo, varían...”
ROTO EL ESPEJISMO
n Apertura de mercados.
n Endurecimiento de la competencia.
n Nuevas tecnologías.
n El poder de los clientes
¿QUÉ SE REQUIERE?
n Reorganizar canales de suministros.
n Desplegarse sobre nuevos territorios
cada vez más lejanos y difíciles.
n Cambios en los ritmos de producción.
n Manejo de las variables: cantidad,
calidad, costo, tiempo y lugar

3. El nuevo consumidor
Entorno Entorno
Político-Económico Micro-Económico
GLOBALIZACIÓN
Entorno
Social Entorno
Familiar
Entorno Medio
Comercial Ambiente
12 de Mayo 2012

4. Replantear el Futuro
“… el cambio, paradójicamente dejó
de ser una variable para transformarse en algo
constante, aunque según algunos ..., el cambio
¿Cuál camino seguir? también cambia ...”
• Cambio. • Continuación del
pasado.
• Reinventando reglas
de competencia. • Pensamiento lineal
• Cuestionando el • Piloto automático
status quo.
• Reglas y normas
• Nuevos mercados. verticales.
 

5. Complejidad creciente
PRODUCTOS
CLIENTES
PROCESOS
METODOS
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6. RESULTADOS Generación de
resultados en una
organización
CLIENTE
S
•Indicadores
•Metas
Planifi Planifi
Plan Aprovis
cación cación
Maestr iona-
Distrib Materi
PLANEAMIENTO
o miento
ución ales
ESTRATEGICO
Capaci Capaci
Gestión
dad dad
Ventas Producc
Aproxi Detalla
ión
mada da
PROCESOS PERSONAL
Organización
LIDERAZGO

7. “Nuevo” ENTORNO
C L I E N T E S
GERENTE GENERAL
EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO
DIRECTORES
DUEÑOS

8. Filosofías ….
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9. Filosofías ….
Alianzas Estrategicas: Formar "partner" para alcanzar
mejores resultados
Total Quality Managment: Mejoramiento Continuo
Construir exactitud y seguridad
Control estadístico de procesos
War on waste Eliminar costos innecesarios de
MO, Materiales y recursos
Benchmarking Hacer tan bien como "el mejor"
Re- Ingeniería Eliminar la obsolescencia, rediseño
reinventar una actividad, innovaci
Outsourcing Delegar procesos no críticos a un
proveedor especializado.
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10. Definiciones
1.-Conjunto de tareas lógicamente
relacionadas con el objeto de obtener un
resultado. (Davenport, T.H. 1990).
2.- Una serie de Actividades que tomadas
Proceso conjuntamente producen un resultado
valioso para el cliente. (Hammer y Champy
1993).
3.- Conjunto de actividades que reciben uno
o más imputs y crea un producto de valor
Ejm: para el cliente.
Diseño de un nuevo producto
Adquisición de servicios y/o suministros
Contratación de empleados
Producción

11. Visión de Procesos de las
Organizaciones
Una colección de actividades ejecutadas por recursos
que toman una o más clases de entradas y crea una o
más salidas que generan valor para el cliente.
Información Recursos
Actividades
Inputs Proceso Outputs
Unidad de flujo
Inventarios
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12. Los recursos y sus objetivos
RECURSOS
MANO DE OBRA OBJETIVOS
(PERSONAS)
MAQUINAS
(ACTIVOS PRODUCTIVOS) PLAZOS
MATERIALES CANTIDAD CONTROL
(DIRECTOS E INDIRECTOS)
METODOS CALIDAD TIEMPO OPERACIONES
(SISTEMAS/PROCEDIMIENTOS) (M7C3T)
MEDIO AMBIENTE COSTOS
(CLIMA ORGANIZACIONAL)
MENTALIDAD
(CULTURA ORGANIZACIONAL)
MONEDA
(DINERO)
Cortesía Profesor Benzaquen
Centrum Católica
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13. Atributos de los procesos
• Costo: costo total incurrido en producir y
entregar outputs
• Tiempo de Flujo de Proceso : tiempo
total necesario para transformar una
unidad de input en output.
• Flexibilidad: habilidad del proceso para
producir la variedad deseada de
productos
• Calidad: habilidad para producir
productos de calidad. Depende de la
precisión, conformidad con las
especificaciones y su confiabilidad y
mantenibilidad.

14. Visión de Procesos de las Organizaciones
GERENCIA
ADMINISTRACIÓN CRÉDITOS FINANZAS VENTAS
Solu citu d
Solicitid
Ate n did a
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15. MERCADO FINANCIERO REGULACIONES
GUBERNAMENTALES
MARCAS
EMPRESA
DEMANDA GENERADA
CONSUMIDORES
PROVEEDORES
DISTRIBUIDORES
& OPERADORES
OPTIMIZACION
ECONOMICA
ASEGURAR EL FLUJO
MERCADO LABORAL Oferta/Demanda
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16. Contenido Temático
1
Introducción a los Procesos de Gestión
2
Medición organizacional
3
Indicadores de Gestión
4
Análisis y Medición en los procesos
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17. 1
•Conceptos de gestión
•Estructuras organizacionales
•Enfoque sistémico de gestión
•El método SIGPRO
•El cambio en los procesos
INTRODUCCIÓN A LOS PROCESOS
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18. ¿QUÉ ES GESTIÓN?
Es el arte de tomar decisiones y realizar acciones para
logar los resultados esperados.
Hacer gestión consiste en asegurar armonía entre el
sistema de gestión concebido y las herramientas que se
utilizan como soporte.
¿QUÉ ES CONTROL DE GESTIÓN?
“Podríamos definir el control de gestión como un instrumento estratégico, táctico
y operativo que, apoyando en indicadores e índices producidos de forma
sistemática, permite que la organización sea eficiente para captar y transformar
los recursos, eficaz para canalizarlos en resultados y efectivo para lograr el
impacto a largo plazo”
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19. ¿QUÉ ES GESTIÓN ORGANIZACIONAL?
ES EL CONJUNTO DE DECISIONES Y ACCIONES QUE BUSCAN INFLUENCIAR DE FORMA POSITIVA E
INTEGRAL LA VISIÓN, MISIÓN Y LAS ESTRATEGIAS ORGANIZACIONELS
Los tres niveles de la gestión
Gestión Táctica
Base: Gestión
Estratégica
Visión: Mediano Plazo
U.G./ Procesos/ U.E.N.
Planeación-
Gestión Organización y Gestión Operativa
Estratégica monitoreo
Base: Alta Gerencia Base: Gestión Táctica
Visión: Largo Plazo
Visión: Corto Plazo
Negocio Macro
Equipo de trabajo
Entorno
Ejecución y control
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20. GESTIÓN ORGANIZACIONAL
En la gestión táctica se estructuran los
macro procesos y subprocesos que A este nivel se define la estructura orgánica
apoyan el direccionamiento y plan y operacional de la empresa
estratégico organizacional
GESTIÓN TÁCTICA
La gestión es el RESULTADO de las actividades del
día a día que soportan directamente o
indirectamente la estrategia
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21. ESTRUCTURAS
Una organización puede ser vista de 2
formas:
La clásica vista vertical,
que refleja intercambios
entre áreas y líneas de
comunicación
Vista Horizontal de Procesos: Mas que enfocarse
en los intercambios de información, se centra en
cual trabajo es hecho. Una vista de procesos se
basa en cruces de funciones (varias áreas
involucradas, un único objetivo). El proceso se
repite varias veces, de tal forma que puede ser
continuamente optimizado.
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22. JERARQUÍA DE LOS PROCESOS
MACROPROCESOS
PROCESOS
SUBPROCESOS
ACTIVIDADES
TAREAS
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23. A. MACROPROCESO
•Conjunto de procesos
interrelacionados de la empresa que
facilita el logro de la misión de la
empresa.
D. TAREA B. PROCESO/SUBPROCESO
•Conjunto de acciones simples Organización •Conjunto de Actividades interrelacionadas
que transforman entradas en salidas con
interrelacionadas para lograr una por procesos valor agregado para un cliente o grupo de
actividad. clientes
C. ACTIVIDAD
Conjunto de tareas interrelacionadas
que garantizan el resultado esperado.
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24. Conjunto de actividades
interrelacionadas… que PROCESO
transforman entradas
(materias primas, materiales, PROVEED INSUMO PROCESO PRODUCTO CLIENTE
información)…. En salidas
(bienes o servicios)… con valor
agregado para un cliente o
grupo de clientes”
PRODUCTO
Objetivo
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25. Estructura de los procesos
Proveedor Organización Cliente
Personal Medidas Ambiente
A B E F Producto
Insumos
C D
Proceso
Materiales Maquinarias Métodos
Entrada Transformación Salida
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26. Un proceso no es únicamente un
flujo de actividades
Proceso de Mantenimiento y Reparación - Modelo
Sistema 6
Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3 Sistema 4 Sistema 5
Sistem
a7
Proceso de Mantenimiento y Reparación - Simulación
Sistema 6
Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3 Sistema 4 Sistema 5
Sistem
a7
Case Name Distribución Succes Stats Average Duratión
Case 1 80% Succeded 12 days 20 min 52895 succes
Cas 2 20% Succeded 22 days 23 min 27455 succes
Análisis As-ls
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27. QUE ES LA ORIENTACIÓN A PROCESOS
Es la visión sistémica del
funcionamiento
organizacional de una
empresa, que identifica los
macroprocesos, procesos y
actividades, su interacción y
su interdependencia
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28. ENFOQUE SISTEMATICO DE GESTION
SISTEMA - EMPRESA
Sistema – Función X Sistema – Función Y
Proceso A Proceso B Proceso C Proceso D
Actividad 1 Actividad 4 Actividad 7 Actividad 10
Actividad 2 Actividad 5 Actividad 8 Actividad 11
Actividad 3 Actividad 6 Actividad 9 Actividad 12
Resultado 1 Resultado 2 Resultado 3 Resultado 4
Objetivo Objetivo Objetivo
A B C
POLÍTICA DE LA CALIDAD
MISION – VISION - PRINCIPIOS
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29. Construyendo con el método SIGPRO
El punto de partida es la Misión y la Visión y después definir los macroprocesos y procesos de la organización cuya
estructura se define así:
1. QUIENES SON MIS USUARIOS O CLIENTES
Identifique sus clientes internos y externos
Identifique las necesidades de esos clientes
2. SALIDA: QUE PRODUCTO O SERVICIO QUIEREN RECIBIR
Identifique los resultados principales de su trabajo (productos o servicios)
Identifique las especificaciones de los resultados (EXPECTATIVAS) que quieren sus clientes y/o Usuarios
Defina el objetivo del proceso basado en la necesidad y expectativa del cliente
3. QUIENES SON MIS PROVEEDORES
Identifique sus proveedores internos y externos
Identifique lo que necesita y espera de ellos
4. ENTRADA: QUE INSUMOS ME ENTREGAN
Identifique los insumos principales requeridos para realizar su trabajo (materiales, información, etc.) y sus
especificaciones
5. PROCESOS:
Liste las actividades principales de su trabajo para producir un resultado
Construya un diagrama de flujo de estas actividades
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30. MACROPROCESO DE GESTION LOGISTICA Ejemplo
MISION: Mantener y suministrar los insumos de acuerdo con los requisitos exigidos por cada proceso, controlando los
costos, buscando abastecer oportunamente los diferentes procesos en busca de fortalecer la competitividad de la
empresa y la satisfacción del cliente.
RESPONSABLES: Gerente, Director, Asistentes y Auxiliares de la Gestión Logística
ACTUAR
4. SI: se registral a entrada en almacén
NO: Buscar nuevos proveedores PLANEAR
8. SI: Descargar inventarios y controlar rotación de 1.Planear las compras de insumos
Proveedor ENTRA inventarios. 5. Organizar inventario de insumos SALIDA CLIENTE
NO: Realizar reclamaciones a proveedores 9. Planear despachos a los clientes
12. SI: Validar y registrar la factura
NO: Validar motivos de incumplimiento
Producción Requisición
de materia Compras oportunas
Compras prima de calidad Gerentes de
cada proceso
HACER Insumos entregados
Facturación Orden de VERIFICAR 2. Efectuar las compras a de acuerdo a Gerente de
3. Verificar cumplimiento de entrega proveedores requisiciones manufactura
compra 7. Evaluar eficacia de las entregas de insumos 6. Entregar insumos de acuerdo a
11. Revisar cumplimiento de la entrega las requisiciones de los procesos Mercancía entregada Clientes
10. Entregar mercancía a los a satisfacción de los
Factura clientes clientes
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31. ETAPAS DE UN PROCESO –
CARACTERIZACIÓN ISO
PLANEAR: Identificación de las necesidades,
determinación de los recursos, de los objetivos de
las mediciones.
Determinar
HACER: Llevar a cabo el proceso tal cual como se objetivos y
Tomar las metas
planifico. decisiones
Determinar las
apropiadas estrategias
VERIFICAR: Control durante, chequeos,
observaciones, mediciones. Comprobar los Entrenamiento
Capacitación
efectos de la
Educación
implementación
Ejecutar el
ACTUAR: Tomar medidas correctivas en caso de trabajo
no alcanzar los objetivos, para mejorar el proceso,
normalizarlo y estandarizarlo, hacer nuevos
planes los cuales permitan el mejoramiento
permanente.
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32. Dos Filosofías Históricas acerca de Cambio
en los Proceso
Reingeniería Mejora Continua
Cambiar Radicalmente las Afinar las operaciones de Negocio
operaciones del negocio existentes
•Una respuesta urgente a una crisis •Acciones correctivas 80%
•Patrocinio equipo directivo
•Procesos construidos para durar •Acciones de mejora 18%
•Cambios en los procesos y en la
infraestructura de TI y aplicaciones •Acciones preventivas 2%
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33. MACROPROCESO DE GESTION HUMANA Ejemplo
MISION: Suministrar personal competente de acuerdo con los requisitos exigidos por cada proceso, capacitándolos y
evaluando periódicamente su desempeño laboral, buscando su bienestar y desarrollo dentro y fuera de la empresa.
RESPONSABLES: Gerente, Director, Asistentes y Auxiliares de la Gestión Humana
ACTUAR PLANEAR
4. SI: Se elabora contratación de personal 1.Identificación de perfiles
NO: Buscar nuevos candidatos 5. Identificar necesidades de
Proveedor ENTRA 8. Registrar y certificar o capacitación y entrenamiento SALIDA CLIENTE
Hacer reentrenamiento o relevar del cargo 9. Planear certificación del personal
12. Reconocimiento o Relevo del cargo
Requisición
personal
Todos los Requisición HACER
lideres de de formación VERIFICAR 2. Efectuar preselección y selección Personal
3. Revisar cumplimiento de perfiles 6. Elaborar programas de seleccionado,
procesos 7. Evaluar eficacia de la capacitación capacitación contratado, Gerentes de
Formato de 11. Revisar cumplimiento de perfil 10. Revisar hojas de vida y capacitado, evaluado cada proceso
consignar información en registro y calificado
evaluación de competencia del personal
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34. Ejemplo Proceso: Selección de Personal
Lograr que los candidatos seleccionados para las vacantes cumplan con el perfil
ocupacional y las competencias
A: 80% Meta: 100%
Proveedor Insumos Proceso Producto Cliente
Nuevo
1. Gestión A. Preselección de
1.1 Banco HV colaborador que Interno
Humana hojas de vida
1.2 Banco de cumple con las Directores
2. Área(s) B. Entrevistas
Pruebas competencias y el Gerentes
solicitante C. Aplicación de
2.1 Requisición perfil
3. Mercado pruebas
3.1 H de vida
laboral D. Ingreso
4.1 H de vida
4. Head Hunter
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35. 1. Definir los limites del 2. Conocer la situación 3. Recolectar y analizar las
proceso actual del proceso actividades del proceso
• (PPPC) • Diagnostico • Hoja de trabajo SER
4. Identificar áreas de
MODELO GENERAL DE mejora
• Causa - Efecto
ANÁLISIS DE PROCESOS
6. Implementar y vigilar las
mejoras
• Gráfica de Gantt
• Indicadores de gestión
5. Determinar acciones de mejora
• Causa – Efecto invertido
• Hoja de trabajo DEBE SER
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