Este documento presenta información sobre la planificación tecnológica. Explica conceptos como la planificación estratégica, táctica y operativa y su importancia. También describe elementos clave de la planificación como la visión, misión y objetivos. Además, detalla el estudio técnico requerido, incluyendo la identificación de recursos, procesos y características de calidad. Por último, explica el diseño del Cuadro de Mando Integral, con fases como la identificación de datos, perspectivas, objetivos e indic

1. 1 PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADORSEDE AMBATOMAESTRA: GERENCIA INFORMATICA PLANEACIÓN TECNOLÓGICA Clase 2 INSTRUCTOR ING. MS.C. FERNANDO PROAŇO BRITO fernanditopb@yahoo.com Agosto 2011 Copyright 2011

2. 2 Agenda clase 2 1. La planificación como estratégia 2. La planificación de las TICs 3. El estudio técnico 4. Elementos de la planificación 5. Impacto en la tecnología 6. El Cuadro de Mando Integral 7. Diseño del CMI 8. Conclusiones y Recomendaciones

4. Nivel táctico se asignan recursos para garantizar el desarrollo de proyectos durante uno o dos años

5. Nivel operativo se ejecutan las actividades del día a día que permitan lograr los objetivos de proyectos.

6. Una planeación táctica sin una estratégica simplemente hará ver un sinnúmero de proyectos apuntando para ninguna parte. Y una planeación operativa sin recursos, será el resultado de baja funcionalidad.

7. En algunos casos la planeación se considera como una anulación de la creatividad y se omite por completo, dejando la actividad del día a día sujeta a “apagar incendios” o “administrar la crisis”.

9. Tareas de ejecución: actividades concretas para ejecutar los procesos planificados.

10. Hay que planear también los proyectos que se emprenderán y así completar toda la planeación táctica.

11. Procesos diarios como las copias de respaldo, la creación de usuarios en el sistema, o el registro de un requerimiento de un usuario son tareas que se deben ejecutar sin mayor reparo.

12. El departamento de TI, no solo deben estar asignados los responsables, sino tener un sistema de control que permita monitorear el desempeño de estos proceso para garantizar que la calidad del servicio ofrecida sea la que se esté entregando.

13. Los proyectos para la creación de nuevos servicios o los cambios de infraestructura tecnológica, deben estar estructurados dentro del marco de un cronograma.

14. La elaboración cronogramas y el detalle de asignación de los recursos convierte la planeación táctica ya elaborada en la operativa.

15. También se debe incluir puntos de control en el desarrollo del proyecto que permita pronosticar el logro del resultado del proyecto.(Nota revisar apuntes Ing. Ivonne Rodriguez - ESPOCH)

16. 5 LA PLANIFICACIÓN DE LAS TICS Puntos críticos en la preparación de la estrategia de IT. Selección del equipo de trabajo: - Responsable - Equipo de trabajo - Colaboración de los usuarios responsables de alto nivel - Director de Sistemas de Información y Comunicaciones - Eventualmente consultores externos Reglas de decisión: - El plan debe de ser viable - Debe contener las aspiraciones de la Dirección - Considerar las tecnologías de la IT como estrategia y no táctica. - Debe de realizarse en un lenguaje conciso - Debe considerarse a la estrategia como resultado de un estudio. Contenidos de la propuesta: - Estar dentro del sentido del negocio o de las funciones de la organización. - Debe de contener soluciones técnicas. 1. Requerimientos de los sistemas de información y de las Comunicaciones. 2. Prioridades de los sistemas - Incluirá las aplicaciones de todo tipo que conlleve el plan. 1. Costes estimados 2. Recursos humanos 3. Otras actividades a realizar 4. Etapas sucesivas Actividades preliminares. Plan de desarrollo de la estrategia.

17. 6 EL ESTUDIO TÉCNICO Antes de proceder a la aplicación de una herramienta o metodología para la PE es necesario tener un documento base, en base a un estudio técnico, que deberá contener los siguientes estudios: 1. Intención del estudio. Verificar la posibilidad técnica de producir el (los) bien (es) o servicio (s) que hemos definido como oportunidad de negocio. Esto implica definir el tamaño del negocio, el Know-Howy su proceso, localización, las instalaciones y la organización del negocio que queremos abordar. 2. Definición del tamaño del negocio. Consiste en especificar la capacidad real de producir bienes o servicios que debe tener el negocio por unidad de tiempo; también se conoce como capacidad instalada. En términos prácticos, hemos de determinan la capacidad mínima de la empresa que posibilite alcanzar las cantidades máximas de producción requeridas. Comúnmente el tamaño del negocio se define con base en las metas de ventas establecidas en el estudio de mercado; se recomienda que la capacidad instalada sea superior a la demanda posible. 3. El ciclo operativo. Hace referencia al periodo de tiempo necesario para llevar a efecto una producción, es decir un lote. Este puede demandar minutos, horas, un día, un día y unas horas, dos o más días, en cada negocio el ciclo depende del tipo de tecnología utilizada. Observe que para establecer el ciclo es condición necesaria el tener claramente definido lo que es o será un lote. 4. EL KnowHow. Corresponde al saber hacer; este puede ser propiedad del emprendedor o pagar por él a quien posee esas habilidades. En las empresas modernas no es condición indispensable que el empresario posea esta habilidad, pero no es recomendable que desconozca completamente del asunto.

18. 7 EL ESTUDIO TÉCNICO 5 Descripción del proceso de producción que se va a desarrollar. Consiste en describir la forma como se producirá el bien; primero identificamos los diferentes procesos que se adelantarán (por ejemplo: producción, administración, ventas), al interior de cada proceso podemos identificar fases o etapas (Diseño, corte, pre-armado, acabado, empacado). Posteriormente y para cada fase o etapa identificamos las actividades. Cuando la actividad sea muy general debemos dar un paso más identificando las tareas involucradas en cada actividad. Adicionalmente se contemplaran los elementos referidos a normas en materia de calidad, seguridad industrial y medio ambiente. El producto de esta labor es un diagrama de flujo (flujograma), donde se muestre en forma gráfica la evolución de los procedimientos desde el punto que se define como inicio hasta la entrega del producto a los clientes internos o externos. 6 Identificación de recursos.Se hace para cada una de las actividades y tareas identificadas en el flujograma; en forma minuciosa se identificarán las maquinas, los equipos, los materiales de cualquier naturaleza que se aplican y las personas que intervienen en la realización. En forma simultánea se debe cuantificar el uso o aplicación de cada recurso en cada actividad. Cada recurso debe analizarse en forma separada; Recursos con características particulares deben contemplarse por separado. Una vez identificados y cuantificados los recursos se pueden hacer consolidados o sumatorias, por tarea, actividad y fase, teniendo en cuenta que cada elemento solo puede sumarse con aquellos que son exactamente iguales.

19. 8 EL ESTUDIO TÉCNICO 7 Localización geográfica.Generalmente un negocio se inicia en locales que están disponibles por parte del emprendedor, ya sea por que destina parte de su vivienda a la empresa o por que dispone de un local. Esto se constituye en un condicionante para el funcionamiento adecuado del negocio; algunas veces nos encontramos localizados distantes de la clientela potencial; si este es el caso, se deben establecer estrategias que minimicen esta desventaja. Si existe la posibilidad de seleccionar la localización del negocio, debemos tener en cuenta que las instalaciones brinden ventaja en términos de cercanía de los posibles clientes, existencia de mano de obra requerida, que existan estímulos del gobierno para la creación de empresas, que las condiciones medioambientales se ajusten a la norma, que sea fácil proveernos de materias primas y sea fácil el transporte. 8 Los locales.Propias o alquiladas las instalaciones han de ser apropiadas en cuanto a su aspecto y dimensiones al negocio; estar dotadas de redes eléctricas, acueducto y alcantarillado requeridas; ser apropiadas a las características del proceso de producción, poseer bodegas para almacenaje, proporcionar seguridad contra robos y fenómenos naturales (lluvias, deslizamientos, terremotos por ejemplo).

20. 9 EL ESTUDIO TÉCNICO 9 La maquinaria y los equipos necesarios.Las características de estos en cuanto a capacidad y calidad deseadas deben corresponder con el tamaño del proyecto y las características de los procesos. Es importante conocer las maquinas que posee la competencia, puesto que gran parte de la competitividad esta definida por estos recursos. Investigue y estudie las condiciones de operación de los equipos, la existencia de servicio técnico para el mantenimiento y reparaciones futuras, así como el valor de ellos. Las herramientas deben tenerse en cuenta en este análisis, ellas son parte del equipo de producción. Estudie la posibilidad del leasing (alquiler de equipos), así evitará hacer grandes inversiones cambiándolas por pagos mensuales; otra alternativa es comprar equipos usados. Si bien el poseer tecnologías avanzadas puede brindar ventajas frente a la competencia, recuerde que no siempre las tecnologías de punta son las ADECUADAS, procure no hacer inversiones sobredimensionadas, adquiera sólo lo necesario, así evitará costos inútiles. 10 Definición de la estrategia de producción.Se refiere a la inspección de posibilidades para subcontratar la producción de componentes, partes o totalidad del producto; si se opta por esta alternativa, es importante hacer el estudio de esas empresas, observando la calidad de lo que producen, las condiciones en las que ejecutan el trabajo, los costos, el cumplimiento, la materia prima que utilizan, las formas de pago que exigen, y todos aquellos aspectos que se consideren de importancia, dependiendo de la naturaleza de nuestro negocio. 11 Definición de las características de calidad. Aquí se deben exponer todos aquellos elementos que definen la calidad de los bienes y servicios que el proyecto produciría; así mismo se han de exponer la forma de garantizar la calidad, incorporando procesos de control, tanto de materias primas adquiridas como de los procesos que adelanta la empresa.

22. MISIÓN

23. VALORES

24. MERCADO

25. ESTRATEGIAS

26. METAS

27. OBJETIVOS

28. CLIENTES

29. COMPETIDORES

30. ACCIONISTAS

31. ESCENARIOS

32. METODOLOGIAS DE TRABAJO

33. IMPACTOS

36. Misión

37. Localización

38. Productos y Servicios (Valores)

41. Deben expresar cambios o mejoras incrementales en la situación de la empresa o la institución.

42. Deben posibilitar la introducción de nuevas prácticas, nuevas políticas o nuevos sistemas de trabajo y de gestión.

43. Deben ser “innovadores” pero realistas.

44. Son cuantitativos aunque en algunos casos pueden expresarse de manera cualitativa mediante atributos observables.

45. Deben ser verificables.

47. DISEÑO DEL CMI ESQUEMA DE OBJETIVOS (B) Sector Privado Modelo Matemático: Grafo Dirigido

49. Kaplan & Norton sugieren un numero de no más de 7 indicadores por perspectiva (total máximo 28)

50. Por cada elemento de perspectiva se puede identificar uno o más indicadores

51. Se deben especificar las unidades:

52. Dinero ($)

53. Tiempo (años /meses / semanas /dias)

54. Porcentajes (%)

57. Seminarios de socialización

58. Organización de programas de capacitación

59. Integración al SI de Planificación General de la empresa

60. Preparar recursos Web

61. Preparar documentos de gestión de la implementaciónNota: Se realizara por parte del grupo comité «especial» de la empresa, un grupo interdisciplinario con la participación de asesores o consultores

63. Realizar reuniones periódicas con la gerencia

64. Investigar nuevos modelos de estrategias

65. Realizar estudio de casos

66. Crear estándares sobre:

67. Procesos

68. Documentación

69. Productos

70. Práctica profesional y mercado

72. Gestión de la Configuración del Software

73. Aseguramiento de la Calidad del Software (SQA)

74. Gestión de riesgos

75. Identificación de métricas de la Ingeniería de Software

76. Procesos de la Ingeniería de Usabilidad

77. Reciclaje de software

78. Mejores Prácticas

80. Para la PE de la gestión tecnológica, se necesita desarrollar y validar metodologías apropiadas; cuya introducción en la práctica organizacional evidencie debilidades en el diseño e implantación de las estrategias

81. El éxito o fracaso de la PE de la gestión tecnológica, es la voluntad de cambio de los administradores; que se asocia con determinados procesos psicológicos y tiene manifestaciones conductuales diferenciadas.

83. Investigar casos de estudio de aplicación de CMI a nivel nacional;

84. Investigar sobre curso de capacitación virtual en el tema del CMI;

85. Investigar nuevos modelos (planes) de presentación de documentos para el CMI (planes);

86. Investigar el tema de «consultores estratégicos»

87. Investigar un CMI para el modelo de «Empresa Estatal» (modelo de Ecuador)