Presentación enviada a los Consejeros Universitarios en febrero del 2003 para aprobar el Comité de Planificación Universitaria de la Universidad Autónoma Chapingo.
El COPLAU se aprobó en la sesión del 3 de marzo del año 2003 con el Acuerdo 639-8 (con votación de 20 a favor, 0 en contra, 5 abstenciones) durante la Rectoría Interina del Dr. Gerardo Gómez (11/10/2002 a 9/5/2003).
En la Rectoría del Dr. Sergio Barrales (2003-2006), la encargada de la UPOM Paula Ravest Balladares y Jorge Duch Gary pusieron en el cajón del olvido al COPLAU.
Comité de Planificación Académica (COPLAU). Gestión Universitaria UACh
1. Comité de PlanificaciónComité de Planificación
Universitaria (COPLAU)Universitaria (COPLAU)
Para la dirección de laPara la dirección de la
Función UniversitariaFunción Universitaria
Comisión Académica del H.C.U.
febrero del 2003
2. GESTIÓN
UNIVERS
ITARIA
Interesados en el avance de la UACh de manera institucional, nos motiva poner a
consideración estas ideas de cambio.
El documento presenta la visión de la
Comisión Académica del HCU en torno a la Planificación Universitaria, así como
el trabajo realizado durante los años 1999-2003.
Incluye algunos aspectos de evaluación (externa e interna) y la propuesta de una
metódica para el cambio organizacional (palanca para el cambio)
Hoy se cuentan con elementos valiosos para refuncionalizar a la UACh. Es
competencia de Rectoría y del HCU hacer su mejor esfuerzo para impulsar el
desarrollo de nuestra universidad.
José Antonio Anaya Roa
3. La dirección de la función universitaria de manera eficiente y
eficaz obliga a concebir a la UACh como un sistema complejo
que demanda una administración centrada en la organización
sistemática y coherente de las interacciones de sus partes y
no en acciones por separado.
La complejidad de su funcionamiento reclama la ejecución de
“procesos sistémicos y planificados de solución a problemas”
El ejercicio de una administración tradicional de “resolución de
conflictos” creando estructuras administrativas, sólo ha
propiciado dispersión y desorden en la función universitaria
que, sin conceptuar la problemática global de los procesos,
reproduce un “círculo vicioso” que obstaculiza su
funcionamiento y avance.
PRESENTACIÓN
4. Para que el sistema UACh funcione, se desarrolle y crezca,
requiere la aceptación de nuevas metódicas organizacionales
sustentadas en la ingeniería de sistemas y la teoría de las
organizaciones.
La adopción de una cultura organizacional en la gestión
universitaria permitiría: llevar al primer plano sólo los verdaderos
problemas; coordinar e integrar en vez de dirigir; evitar la
duplicidad de funciones; fomentar la profesionalización de las
funciones administrativas y académicas, así como atender la
normatividad universitaria (institucionalidad).
PRESENTACIÓN
José Antonio Anaya Roa
5. La historia de la UACh muestra una evolución intermitente y
caprichosa, llena de acontecimientos sociales, políticos y académicos.
• Su estructura organizacional es compleja y presenta confusión.
Una escuela convertida en universidad donde coexisten
estructuras administrativas, académicas,
administrativas/académicas y académicas/administrativas
• La estructura académica se conforma por “DEIS”, departamentos
que funcionan como facultades; reconocidos como especialidades
y que quieren elevarse a la máxima categoría permitida en el
Estatuto: divisiones.
ANÁLISIS HISTÓRICO
6. • Su organización académica es tradicional. Un modelo
académico de facultad/departamento que, al agrupar a
profesores por carrera y no por disciplina, priva la
institucionalidad ya que pondera el sentido de pertenencia e
identidad y obstaculiza la relación entre las estructuras
académicas.
• Los DEIS, regidos por Consejos Departamentales autónomos,
han instituido un trabajo independiente y la lucha por presupuesto
y el control de la gestión universitaria en un crecimiento
independiente y poco institucional, adjetivándolos como “feudos”.
• Existe un fuerte tendencia a crear otras estructuras
académico/administrativas como centros e institutos que, además
de dificultar más la interdisciplina, genera un aparato excesivo
para la administración académica y minimiza la posibilidad de
lograr equilibrios institucionales.
ANÁLISIS HISTÓRICO
7. CRECIMIENTO DEL APARATO
ADMINISTRATIVO
0
10
20
30
40
50
60
Años
Unidades
UBPP 12 15 20 49
DEPTOS APOYO ACAD. 3 5 10 21
DIREC. GENERALES 2 3 4 4
DEPTOS
ADMINISTRATIVOS
1 3 5 13
MAESTROS 5 9 11 12
DEIS 11 12 13 13
1976 1980 1990 2000
Nótese el excedido crecimiento de UBPP´s, Deptos. de Apoyo Académico,
Deptos. Administrativos Y Direcciones Generales
8. TENDENCIA EN EL CRECIMIENTO
DE PROGRAMAS
0
5
10
15
20
25
Años
Unidades
CARRERAS 10 10 11 22
MAESTRIAS 0 2 4 11
DOCTORADOS 0 0 0 6
ALUMNOS X1000 0.9 3.5 5.8 6.6
MAESTROS X1000 0.5 0.9 1.1 1.2
DEIS 11 12 13 13
1976 1980 1990 2000
Nótese el excedido crecimiento CARRERAS Y POSGRADOS
En contraste con la estructura básica (DEIS y profesores)
9. «Una planeación de desarrollo académico-científico normada por
“uso y costumbre” y sustentada en la “herencia normativa” recibida
de la antigua ENA, donde perseveran prácticas académicas
empíricas, desarticuladas y sin control, resultado de una
planeación contingente soportada en iniciativas individuales, con
ordenamientos y procedimientos normativos inconexos,
contradictorios, incompletos y sin garantizar orden, congruencia y
eficacia en la dirección académica institucional ».
(*)
Plan de Desarrollo Institucional 1995-2000
PROBLEMA ORGANIZACIONAL (*)
10. LA
PALANCA
ASPECTOS DE PLANIFICACIÓN
1. Arreglar y poner orden en la casa:
» Acciones encaminadas a lograr una estructura
sistémica y funcional.
» Se persigue la sistematización de procesos y
procedimientos.
» Funcionar antes de crecer
2. Prever el futuro, influirlo y no padecerlo
» Se sustenta en una Visión de futuro.
3. Proceso de planeación diagnóstico, despliegue y
seguimiento.
13. Escenarios Futuros
Posibles
2
Análsis delAnálsis del
EtornoEtorno
Análsis delAnálsis del
EtornoEtorno
11
DiagnósticoDiagnóstico
InternoInterno
AU
TO
EVALU
AC
IÓ
N
IN
STITU
C
IO
N
AL
SituaciónSituación
actualactual
SituaciónSituación
actualactual
EVALUACIÓN EXTERNAEVALUACIÓN EXTERNA
CIEESCIEES
CONACYTCONACYT
Campesinos y productoresCampesinos y productores
PlanificaciónPlanificaciónPlanificaciónPlanificación EvaluaciónEvaluación
ImplementaciónImplementaciónImplementaciónImplementación
DISEÑO
IDEALIZADO
MONITOREO
Y MEDIDAS
DE CONTROL
EVALUACIÓN
ANÁLISIS SITUACIONAL
14. Van 9 años y seguimos igual:
• El gobierno es más propio de una dependencia de gobierno
federal que de una institución académica autónoma con
personalidad jurídica y patrimonio propio, y capacidad de ejercer
libremente la toma de decisiones.
• Una falta de integración global institucional y desconfianza en la
administración central para realizar actividades conjuntas con los
departamentos académicos. En consecuencia existen más de 30
reglamentos diferentes vigentes.
• La creación de los planes de estudio se realiza de manera
anárquica, totalmente apartada de los objetivos sociales de la
UACh y con cambios frecuentes.
EVALUACIÓN EXTERNA
CIEES 1994
(Coordinación Nacional para la Planeación de la Educación Superior (CONPES)
15. Van 9 años y seguimos igual:
• Una actividad legislativa rezagada y anárquica, considerada
como el principal factor de ineficacia al quehacer institucional.
que resta dinamismo y efectividad.
• El estatuto vigente concede a los Consejos Departamentales la
capacidad de decidir sobre los planes de estudio. La revisión
obedece a las iniciativas particulares de cada DEIS, regidos
internamente a través de Consejos Departamentales.
• La inexistencia de un reglamento general que incluya a todos los
departamentos, divisiones y órganos de decisión, ni a todas las
actividades sustantivas.
EVALUACIÓN EXTERNA
CIEES 1994
(Coordinación Nacional para la Planeación de la Educación Superior (CONPES)
16. Van 9 años y seguimos igual:
• La creación o modificación de los planes de estudio es
competencia de los Consejos Departamentales sin que exista
una justificación; en muchos de los casos estos se dan por
presiones ejercidas por alumnos y profesores, de manera
coyuntural agregando o quitando materias a través de
votaciones.
• Ha sucedido que cada generación tiene su propio plan.
• Prevalece la tendencia a crear nuevas asignaturas y carreras,
obedeciendo a intereses particulares de cada DEIS sin que éstas
sean derivadas de problemas del agro nacional.
EVALUACIÓN EXTERNA
CIEES 1994
(Coordinación Nacional para la Planeación de la Educación Superior (CONPES)
17. Estructuras
(sistemas – subsistemas)
Administración Central
Unidades Académicas
Modelo de Gestión
Administrativa y Académica
Sistema de Información
(Dimensiones y Niveles de desempeño)
Trabajo colaborativo
Fijación de objetivos Institucionales
Coordinación
ÁREAS
FUNCIONALES
ANÁLISIS de la
GESTIÓN
ANÁLISIS de
PROCESO
ANÁLISIS de
INTERRELACIONES
ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
18. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
1. Una gestión donde la función administrativa está supeditada a las actividades académicas.
2. El empleo eficiente y racional de los recursos financieros, humanos, materiales, técnicos, de
información y de servicio
3. Eficacia y transparencia de los procesos universitarios
19. Administración Central
ComunidadDEIS
Consejo
Universitario
Conformación
Asistemática de la UACh
Estructura Académica
Dirección
General
Académica
UPOM
Dirección de
Difusión Cultural
y Servicio
Dirección General de
Investigación y PosgradoDirección
General de
Administración
Patronato
Rectoría Maestros
Alumnos
Administrativos
Unidad Gestora
Dispersión, indefinición y repetición de funciones. (cada estructura anda
por su lado)
Una administración central desarticulada.
Fragmentación del vínculo investigación-docencia-extensión.
Escasa o nula cohesión académica y administrativa.
La UACh es un sistema con elevado gasto energético y alta entropía que
rompe el equilibrio y la función sistemática (institucionalidad).
20. LA
PALANCA
ORGANIZAR LA ORGANIZACIÓN
“LA CASA”
• Organizar a los organizadores
• Llevar al primer plano sólo los verdaderos problemas, evitando disputas
por temas triviales.
• Promover el diálogo constante y permanente.
• Fomentar el trabajo coordinado y en equipo.
• Acompasar los procesos de cambio con políticas institucionales.
• Profesionalizar la gestión universitaria.
• Fomentar la actividad investigativa en el campo organizacional para dar
cabida a toda inquietud individual o de grupo que sea presentada en un
proyecto de investigación (Atender proyectos, no demandas)
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
21. LA
PALANCA
1. Coordinar las interacciones horizontales e integrar las
interacciones verticales.
2. Contar con mecanismos eficientes de coordinación para
reducir los niveles de integración.
3. No confundir el ejercicio de las funciones académicas y
administrativas con la estructura de gobierno establecida en el
Estatuto.
4. Los grupos asesores no deberán realizar funciones que sean
competencia de órganos de gobierno.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
ORGANIZAR LA ORGANIZACIÓN
“LA CASA”
23. DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Con base en las funciones de competencia del H. Consejo Universitario (HCU),
enmarcadas en el Capítulo III del Estatuto Universitario Artículo 38° Fracciones I,
II y IV, y en el Capítulo V Artículo 39° y 40° del Reglamento Interno del HCU, a la
Comisión Académica se le facultad para asumir la dirección y el liderazgo en
todo asunto de índole académico, con la responsabilidad de:
Estudiar los problemas académicos que se susciten en la institución para establecer
políticas y lineamientos generales de acción en la universidad, conducentes a un
desarrollo de los programas de enseñanza, investigación, servicio y difusión
ORGANIZAR PARA FUNCIONAR DESDE EL HCU
(Comisión Académica)
24. DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Las reiteradas manifestaciones en las sesiones del HCU de contar
con políticas institucionales, llevaron a la Comisión Académica del
HCU a establecer una Subcomisión de Políticas Académicas (SPA)
en el año de 2000.
La SPA proyectó un modelo académico organizacional para la UACh
encaminado a construir capacidades conceptuales, metódicas y
culturales para innovar la planeación y dirección de la función
académica universitaria, con base en una filosofía centrada en la
practica del desarrollo “de” y no del desarrollo “en” la UACh o el
campo.
ORGANIZAR PARA FUNCIONAR DESDE EL HCU
(Comisión Académica)
25. DESARROLLO ORGANIZACIONAL
El ejercicio de la institucionalidad se sustenta en políticas y
normas claras y precisas, diseñadas con visión futura que
garanticen un desempeño académico fructífero y eficaz; una
eficiencia administrativa de relaciones y competencias
claramente diferenciadas entre niveles.
La institucionalidad demanda observancia y respeto a la
normatividad vigente.
El desarrollo de una gestión exitosa precisa considerar
atender con rigor los criterios institucionalidad,
gobernabilidad y democracia.
ORGANIZAR PARA FUNCIONAR DESDE EL HCU
(Comisión Académica)
26. Las SPA atendió los siguientes aspectos:
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
• Dar impulso a la inter y trans-disciplina.
• Ser una subcomisión plural y de apertura académica.
• Considerar propuestas de desarrollo emanados de cuerpos académicos
plurales (COD, COSAC, COSI).
• Planificar el avance institucional de manera integral.
• Instrumentar las políticas generales de acción de la universidad.
• Establecer mecanismos pertinentes que garanticen la continuidad de las
actividades de planeación y dirección de la función académica impulsadas por
la SPA.
ORGANIZAR PARA FUNCIONAR DESDE EL HCU
(Comisión Académica)
27. Necesidad de Crear un Comité de Planificación Universitaria
• Salvaguardar la esencia universitaria, con una visión de la función
universitaria a futuro (como un todo).
• Promover el impacto en el entorno social y el cumplimiento de las metas y
objetivos de la UACh
• La concurrencia de todas las necesidades, proyectos y sugerencias de
desarrollo en cada unidad académica (DEIS), así como todo proyecto
elaborado por la administración central.
• Planear y estructurar las funciones sustantivas que permitan el avance y
fortalecimiento de la vida académica de manera institucional
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
ORGANIZAR PARA FUNCIONAR DESDE EL HCU
(Comisión Académica)
28. LA
PALANCA
Comité de Planificación Académica Universitaria
(COPLAU)
GENERAR UN PROCESO SISTÉMICO Y PLANIFICADO
DE SOLUCIÓN A PROBLEMAS
A. Instituir un comité de planificación institucional que integre a la
administración central, a cada una de las estructuras académicas
de la universidad, al Consejo Universitario y a la UPOM y de
cabida a inquietudes de los diferentes miembros de la
comunidad universitaria.
B. Contar con grupos asesores y de equipos de trabajo en la
búsqueda de un saber común que facilite la comunicación
interpersonal.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
32. LA
PALANCA
El COPLAU es un cuerpo confederado al H.C.U que facilita y sistematiza la
vinculación e interacción institucional entre las Unidades Académicas y la
Administración Central, con el fin de contar con la información diagnóstica de
los procesos académicos, su seguimiento y evaluación; lo cual le permitirá al
HCU anticipar la toma de decisiones para el desarrollo sustantivo de la UACh
y su trascendencia social.
El COPLAU se concibe como un cuerpo confederado con carácter institucional y
permanente, integrado por los Subdirectores Académicos de cada Unidad
Académica; por la Comisión Académica del H.C.U., y el Rector, en calidad
de Presidente del H.C.UH.C.U., quien es responsable de presidir este Comité.
El responsable de la UPOM funge como Secretario de Actas de este cuerpo
confederado.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
EL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA DE LA UACh (COPLAU)
33. LA
PALANCA
En el COPLAU se integra la función estatutaria de la UPOM, como
Unidad asesora y de consulta de Rectoría y de las instancias
universitarias que tienen como función, planificar y racionalizar
los recursos, planear el presupuesto y auxiliar a los
Departamentos y Divisiones en la elaboración de planes
específicos, a petición de estos. En este sentido, el proceso de
planeación universitaria ampliará la participación, interacción y
consenso de los actores fundamentales del desarrollo sustantivo
universitario como son: las Unidades Académicas, sus
profesores-investigadores, alumnos, autoridades y órganos de
gobierno
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
EL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA DE LA UACh (COPLAU)
34. LA
PALANCA
En síntesis, las funciones del COPLAU son:
a) El establecimiento de un proceso sistemático de planeación
participativa y de consenso para el desarrollo de las
funciones sustantivas de Docencia, Investigación, Servicio y
Difusión de la Cultura.
b) La adecuación y mejora continua del Plan de Desarrollo
Universitario de la Universidad Autónoma Chapingo, con la
finalidad de cumplir con los objetivos plasmados en la
Legislación Universitaria.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
El COPLAU coordina e integra la función universitaria. Su soporte
(enraizamiento) está en las entidades académicas que conforman a
cada unidad académica, lo cual permite una gestión institucional
35. LA
PALANCA
1. Conformación institucional del Comité de Planeación Universitaria de la
UACh, como cuerpo confederado propositivo al H.C.U., con
funcionamiento permanente.
2. El Comité de Planeación Universitaria de la UACh, tiene como función
principal la planificación institucional del desarrollo de las funciones
sustantivas de Docencia, Investigación, Servicio y Difusión de la Cultura, a
la que está supeditada la planeación y distribución presupuestal.
3. El Comité de Planeación Universitaria de la UACh, está integrado por el
Subdirector Académico de cada una de las Unidades Académicas[1]; por
la Comisión Académica del H.C.U. y el Rector, en calidad de Presidente
del H.C.U., el cuál presidirá este Comité. El responsable de la UPOM
fungirá como Secretario de Actas de este cuerpo asesor.
[1] Véase en este documento, ANEXO. RELACIÓN DE UNIDADES ACADÉMICAS DE LA UACh VIGENTES A AGOSTO DEL 2002.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COPLAU
36. LA
PALANCA
4. En el caso de los Centros e Institutos de Investigación, su participación ante
el Comité de Planeación Universitaria, quedará condicionada a su
integración a las Unidades Académicas, buscando con ello, fortalecer la
disciplina, la interdisciplina y la transdisciplina.
5. El Comité de Planeación Universitaria de la UACh, una vez conformado,
deberá invitar a las sesiones de trabajo como participantes, a los Directores
Generales, Comités Universitarios existentes, asesores externos, lideres
comunitarios, o cualquier otra persona que posea información pertinente
para el proceso de planeación y desarrollo de la UACh a fin de realizar el
análisis y adecuación de la propuesta del PDU.
6. El Comité de Planeación Universitaria de la UACh, solicitará al Presidente
del órgano de gobierno de cada Unidad Académica -respetando su
normatividad- el conformar en coordinación con el Subdirector Académico,
un Grupo de trabajo de Planeación; en el que se incluyan representantes de
las Comisiones de ese órgano de gobierno, de las Comisiones Académicas
existentes en la Unidad y las Autoridades de la misma.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
38. LA
PALANCA
7. Este grupo de trabajo será el responsable de solicitar la información que
apoye la planeación del desarrollo de las funciones sustantivas, que
servirá de base para la adecuación de su Plan de Desarrollo. La
participación del Director y Subdirectores de la Unidad Académica ante el
grupo de trabajo, será en el marco de sus funciones, atribuciones y
responsabilidades e instrumentarán de forma participativa y por consenso,
las acciones de planeación para el desarrollo de la Docencia, la
Investigación, el Servicio y la Difusión de la Cultura de su Unidad
Académica.
8. Los acuerdos tomados por el Comité de Planeación Universitaria de la
UACh, serán presentados por la Comisión Académica del H.C.U., ante el
pleno del mismo para su análisis y aprobación.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
39. LA
PALANCA
El marco de la cultura organizacional, es pertinente que la
administración central se acompañe de consultores o asesores como
auxilio para ver desde una óptica institucional que minimice la fuerza
de la costumbre para enriquecer los procesos.
Es conveniente contar con un grupo que lidere el proceso que se
quiere realizar, pero no es algo simple conforma un buen equipo de
trabajo (celos profesionales, costumbrismo, posturas arraigadas,
protagonismos, envidias, etcétera)
GRUPOS ASESORES
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
40. LA
PALANCA
Estos grupos asesores tendría la responsabilidad de elaborar
sistemas de soluciones a problemas específicos que obstaculizan el
funcionamiento institucional, emanados del análisis situacional y con
una visión de futuro.
Su función, carácter, temporalidad y demás lineamientos son atributos
de quien los solicite (en este caso Rectoría).
GRUPOS ASESORES
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
44. LA
PALANCA
Dirección y Organización Interactiva
de la Función Universitaria
Administración Central
Comunidad
Direcciones
Generales
Directores
(DEIS)
Consejo
Universitario
NIVELESDEINTEGRACIÓN
Lineamientos
Políticas
Normas
1°
2°
3°
COORDINACIÓN
4
Grupo Asesor
(promotor)
Grupos de trabajo
Asesoría Conformación Universitaria Legislación
¿Cómo integrar
los niveles?
( horizontalidad)
COPLAU
(Comité de Planificación
Universitaria)
COPLAU
(Comité de Planificación
Universitaria)
Institucionalidad
Grupos de trabajo
Para operar un nuevo entendimiento se requiere un modelo de administración basado en la planificación. Es decir se requiere una administración interactiva es decir una planificación participativa donde se incorpore la mayor cantidad de participantes. Donde todos estemos dispuestos a adquirir un modo de hacer las cosas.