1. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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3. PLANIFICACION DE EVENTOS
ROCHELLI SUBERO, MSC

2. LOS EVENTOS
- Rápida evolución
- Mercado competitivo
- La planificación previa determinará el éxito
del evento
- Es como una “obra de teatro”, donde los
“actores” se presentan en vivo y no tienen
segundas oportunidades
- Cualquier evento, ya sea para 30 o para
1,000 personas debe ser cuidadosamente
detallado.
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3. ESTRATEGIAS INTEGRADAS
Comunicación Mercadeo
Relaciones
Públicas
“ES CUESTIÓN DE IMAGEN”
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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4. ALGUNOS TIPOS DE EVENTOS
Internos
• Convención de ventas
• Reuniones de Consejos de
Directores
• Fiestas y reconocimientos a
colaboradores
• Almuerzos
Culturales, científicos, sociales, deportivos, tecnológicos.
Externos
• Lanzamientos de productos o
servicios
• Charlas o conferencias
• Reconocimiento a
personalidades
• Cócteles
• Torneos
• Ferias
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5. Siempre hay que tener en claro la razón
por la cual se decide planificar un
evento
¿Qué es lo que se busca?
¿Qué se espera del evento:
promocionar, entretener, sorprender,
capacitar?
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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6. PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
 ACCIONES PRE EVENTO
- DEFINIR OBJETIVOS
- ESTIMACIÓN DE RECURSOS
- VISIÓN DEL EVENTO
- SELECCIÓN DEL LUGAR
- DISEÑO DEL EVENTO
 ALIMENTOS Y BEBIDAS
 INVITACIONES
 SEGURIDAD
- PRESUPUESTO
 EVENTO
 ACCIONES POST EVENTO R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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7. A corto, mediano y largo plazo.
- Porqué se llevará a cabo?
- Entender la importancia del evento para el
cliente
- Cuáles serán los retornos de la inversión,
tanto económica como de recursos?
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DEFINIR OBJETIVOS

8.  Lanzamiento de un producto o servicio
 Generar ventas
 Atraer nuevos clientes
 Posicionamiento de la marca
 Agasajar clientes, relacionados y colaboradores
 Recaudación de fondos para una causa benéfica
 Reconocimientos
 Reuniones de intercambio de información
 Entre otros
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UN EVENTO PUEDE TENER COMO OBJETIVO:

9. • Definir junto al cliente el presupuesto global que
será designado para el evento
• Conocer el margen/ limitantes económicas
• Recursos humanos necesarios
• Recursos técnicos y tecnológicos
• Materiales
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ESTIMAR RECURSOS

10. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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Un evento es un acto de
comunicación en vivo, único e
irrepetible.

11. - ESCUCHA al cliente. Qué es importante para él?
- Cuáles son sus expectativas?
- Cuándo será el evento?
- Quiénes serán los invitados?
- Cuántas personas serán invitadas?
- Se invitarán acompañantes?
- Quiénes serán invitados VIP’s?
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VISIÓN DEL EVENTO

12. • Se invitarán autoridades gubernamentales?
• Cuál será el código de vestimenta de los
invitados?
• Habrán intervenciones o discursos?
• Se necesitarán audiovisuales?
• Se contratará maestra de ceremonias?
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VISIÓN DEL EVENTO

13. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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CREATIVIDAD
EN LOS EVENTOS

14. - Permitirá diferenciarnos
- Innovar: aplicar nuevas ideas, conceptos
- Generamos recordación, ambiente,
sensaciones.
- Utilizar diversos recursos:
 Formatos no convencionales
 Presentaciones audiovisuales dinámicas
 Videos
 Transmisiones por Internet
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CREATIVIDAD

15. Juego de luces
Música en vivo
Shows de impacto
Participación de personajes populares
Conferencistas de renombre
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CREATIVIDAD

16. - Ubicación del lugar: en la ciudad o en el interior?
- Fecha y hora del evento
- Verificar los días feriados, fechas patrias y
religiosas, fines de semana largos.
- Accesibilidad al lugar
- El evento será al aire libre o el lugar es techado?
- Ambientación de acuerdo al tipo de evento
- Posibilidades de adecuar y transformar el
espacio
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SELECCIÓN DEL LUGAR

17. - Facilidades que nos ofrece el lugar
seleccionado como: alimentos, bebidas,
parqueos, valet parking, sillas, mesas,
audiovisuales, camareros, carpas, accesibilidad
a los baños, etc.
- Verificar las condiciones físicas del espacio
- Se deben de realizar varias visitas de inspección
al lugar seleccionado y tomar fotografías de
todas las áreas.
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SELECCIÓN DEL LUGAR

18. Los contenidos de las ponencias, la
decoración de los distintos
espacios, los espectáculos, la
animación, etc. son elementos
que dan información al público y
que deben cuidarse.
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19. • Definir el concepto general. Innovar
- Sensibilizar los cinco sentidos
- Creación de energía y emociones
• Definir cronograma. Acciones pre-evento,
evento y post-evento. Ejecutar con presición y
tiempo
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DISEÑO DEL EVENTO

20. • Establecer responsables de cada tarea
• Establecer tiempos reales
• Definir necesidades:
 Qué proveedores debemos contactar
 Qué tipo y cantidad de personal al contratar
• Negociación con suplidores. Definir costos
reales
• Selección de alimentos y bebidas
• Agenda del evento con horas y responsables
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21. - Permitirá una mejor organización del
evento
- Preveerá posibles contratiempos
- Mejor control de las tareas y tiempos
- Seguimiento a los responsables
El cronograma podrá segmentarse en “Seis
Meses”, “Tres Meses”, “Un Mes”, “Dos
Semanas”, “Una Semana”……
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CRONOGRAMA

22. - Los invitados deben tener un interés común
- Perfil de los invitados (demografía)
- Elaboración de Base de Datos de invitados
- Cantidad de invitados
- Participación de personalidades y/o
autoridades gubernamentales
- Facilidades que serán ofrecidas a los
invitados VIP’s (ticket aéreo, hotel, dietas)
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INVITADOS E INVITACIONES

23. - Las invitaciones deben ser enviadas con un
aproximado de 15 a 10 días de antelación.
- Confirmar recepción de invitación
- La ubicación de los invitados debe prevenirse
con antelación
• Las invitaciones son la primera impresión del
evento, debemos ser cuidadosos en su
redacción y su creatividad cautivará al invitado.
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24. • Quién?
• Qué?
• Cuándo?
• Dónde?
• Cómo?
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NO DEBE FALTAR EN LA INVITACIÓN

25. 1.- Utilizar la misma base de datos para todos los
eventos sin tomar en cuenta el tipo de evento y el
objetivo del mismo.
2.- Enviar la invitación pocos días antes del evento
3.- No tener un sistema de control de envío y de
confirmaciones.
4.- !No enviar la invitacion!
5.- Invitar pero no recibir a los invitados.
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Felipe Reyes Bagaran
ERRORES QUE SE DEBEN EVITAR

26. SEGURIDAD EN LOS EVENTOS
Algunos elementos que podrían alterar la
seguridad en los eventos son:
- El clima ó desastre natural
- Intoxicación por alimentos
- Fallas eléctricas o riesgos en las instalaciones
- Robos
- Accidentes de tránsito
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27. Las comidas deben ser equilibradas
teniendo en cuenta factores tales
como tipo de invitados, hora del día y
fecha del acto
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28. La selección del menú será definido a partir de
las siguientes consideraciones:
a. Número de invitados
b. Tipo de evento
c. Hora del evento
d. Perfil de los invitados
e. Presupuesto
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ALIMENTOS Y BEBIDAS

29. -Seleccionar el suplidor de acuerdo a su experiencia y
estilo gastronómico
-Coordinar previamente con el suplidor las porciones por
persona a servir y el transporte de los alimentos
- Ser cuidadosos en la presentación de los
alimentos
- El menú seleccionado debe ser balanceado y contener
variedades de alimentos
-El tipo de servicio que será seleccionado: bandejeado,
plateado, buffet, coffee break.
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A CONSIDERAR…

30. - Cristalería necesaria
- Camareros disponibles en el evento
- Lugar de debarace de los alimentos
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A CONSIDERAR…

31. La elaboración del presupuesto no
sólo se basa en el precio,
también la calidad del servicio es
esencial.
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32. PRESUPUESTO
- Listar las necesidades
- Negociación con suplidores
- Comparar precios
- Establecer posibles ingresos
- Ajustar las necesidades a la cantidad
aproximada de los asistentes
- Prevenir los costos operativos del staff
- Firmar contrato con suplidores y coordinar
planes de pago
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33. Llevar a cabo una propuesta con el presupuesto final, el
cual debe incluir:
• Creatividad y producción de invitaciones
• Mensajería
• Material impreso a distribuir (brochures, folders, etc)
• Alquiler del espacio físico (lugar)
• Montaje y Decoración
• Alimentos y bebidas
• Anfitrionas
• Alojamiento R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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PRESUPUESTO

34. • Transporte
• Estadías
• Dietas
• Prensa
• Merchandising
• Producción de videos.
• Pantallas y proyectores.
• Actividades pre- evento como ruedas de prensa
• Ambulancias o médicos on call
• Imprevistos
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PRESUPUESTO

35. - La agenda del evento debe incluir todos los pasos a
seguir desde la primera hora del día del evento
- El espacio debe estar listo al menos 1 hora y media
antes de la llegada de los invitados
- Prueba de sonido, luces y presentaciones con
antelación
- Establecer comité de recibimiento y anfitrionas
- Las personas que participarán con presentaciones y
discursos deben estar al menos media hora antes que
inicie el evento.
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EVENTO

36. - Tener disponible un vehículo con suficiente combustible para
imprevistos
- En caso que el evento sea parado, tener sillas disponibles
para personas mayores o señoras embarazadas.
- Recibimiento de la prensa
- El Comité de Seguimiento debe mantenerse en sesión
permanente y disponible todo el tiempo para las
emergencias e imprevistos
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37. • Evaluación del evento. Logros y
oportunidades.
• Cartas de agradecimiento
• Informe ecónomico: inversión vs ganacias
• Press Clipping
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@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
POST EVENTO

38. En la planificación de eventos internacionales,
se debe tener en cuenta:
- Lista de invitados y sus paises de origen
- Creencias religiosas y culturales de los
participantes
- Uso de símbolos nacionales
- Preferencias gastronómicas de los
participantes
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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EVENTOS INTERNACIONALES

39. INNOVACIONES EN LOS EVENTOS
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
- Uso del Código QR
- Tablets y Apps
- Invitación a Bloggeros y Twitteros
- Redes Sociales
- Pinterest
- Instagram
- Transmitir eventos online
- Video mapping

40. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
EL ROL DEL PROTOCOLO Y SU
INCIDENCIA EN LAS
RELACIONES PÚBLICAS

41. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
El protocolo es sólo
para la Realeza?

42. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
O Sólo para las relaciones
diplomáticas?

43. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
“El protocolo fija las reglas del
juego”

44. PROTOCOLO
• Normas y etiquetas en la organización de
eventos
• Arte de aplicar precedencias
• Ha traspasado fronteras (empresarial,
deportivo, universitario, gubernamental)
• Valor añadido a la empresa
• Determina la imagen de la empresa
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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45. «El protocolo es el conjunto de normas
y disposiciones legales vigentes que,
junto a los usos costumbres y
tradiciones de los pueblos, rige la
celebración de los actos oficiales»
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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46. CUÁL ES EL ROL DEL PROTOCOLO
EN LA RRPP Y EN LOS
EVENTOS?

47. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
• Una muestra de respeto hacia los demás
• Disciplina: hacer cuando toca, lo que toca y
como toca
• Solemnidad en las ceremonias
• Un sistema para que la sociedad funcione
mejor
• Demostración de buen gusto y de lo
apropiado
ES…

48.  A nivel oficial está regulado de acuerdo
a las precedencias y reglamentaciones
internacionales
 A nivel empresarial, cada empresa
propone sus propias reglas
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
Cómo funciona?

49. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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En cuáles eventos
necesitamos Protocolo?

50. CEREMONIAL
“Es un elemento de orden creado para evitar fricciones y
resolver las divergencias que de otro modo pudieran
surgir en las actividades oficiales”
“Conjunto de fórmulas impuestas por la experiencia y que
reglamenta las relaciones entre altas autoridades y
personalidades locales en las ceremonias y actos oficiales,
de acuerdo con el principio de igualdad jurídica de las
instituciones, asegurando a cada uno de los participantes
las prerrogativas a que tiene derecho”
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
José Agustín Pineda Ventura

51. • Ha cobrado mucha importancia en el empresariado
• Organización de ceremonias, recibir y atender
personalidades
• La incidencia de las RRPP han contribuido a su
expansión
• Tendrá sus diferencias y particularidades que la harán
única e irrepetible; por eso, cada ceremonia es un
caso que debe ser analizado teniendo en cuenta los
objetivos de la ceremonia y la trascendencia que se
desea obtener; pero, además, es necesario conocer
las reglas elementales para recibir.
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
CEREMONIAL

52. CEREMONIAL DE ESTADO
• Las normas protocolares son la base del
ordenamiento y de la organización.
• La precedencia juega un papel principal
• Sus reglas facilitan la correcta ubicación de las
jerarquías y la dinámica de una ceremonia
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53. CEREMONIAL EMPRESARIAL
• No dispone de una normativa como el área oficial
• Las empresas determinan su propio código.
• Las diversas acciones de las empresas requieren
organización y éstas se esmeran para obtener los
mejores resultados.
• El anfitrión puede ordenar a sus invitados por el orden
alfabético de las personas, del nombre de las empresas,
o por la antigüedad de sus clientes.
• Ceremonial empresarial toma como referencia las
pautas establecidas en el Protocolo oficial y las adecua
a las necesidades del mundo de los negocios.

54. • Las empresas establecen la precedencia según los
niveles del organigrama y si las categorías son
análogas, cuenta la antigüedad en el cargo, según la
fecha en que se han asumido las funciones, o se
aplica el orden alfabético de las denominaciones de
cada área.
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55. CABE DESTACAR QUE…
El protocolo oficial siempre estará presente en el
protocolo empresarial en situaciones como:
- Visitas de autoridades gubernamentales y miembros
destacados de la Comunidad
- Fomento y establecimiento de relaciones
internacionales
- Colocación de símbolos nacionales e institucionales
Aunque la empresa tenga sus propias reglas, las
normas oficiales mantienen toda su vigencia y los usos
tradicionales deben ser respetados.

56. Si estás en las Relaciones Públicas,
debes conocer y dominar aspectos
fundamentales del Protocolo
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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57. Si tienes dudas, investiga.
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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www.protocolo.org

58. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
Qué debemos tener en cuenta
en el Protocolo en los eventos?

59. 1.Definir el tipo de evento
2.Personalidades y/o autoridades a participar
3.Lugar
4.Cantidad de personas a invitar
5.Definir participación de invitados
extranjeros (posición, colocación de
símbolos nacionales, traducción simultánea)
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@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
PASOS PARA COORDINAR EL PROTOCOLO EN
LOS EVENTOS

60. 6. Definir si contará con asientos o sería de pie
7. Programa del evento (intervenciones,
brindis, etc)
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
PASOS PARA COORDINAR EL PROTOCOLO EN
LOS EVENTOS

61. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
• Tratamiento especial a las personalidades distinguidas
• Líneas de recibo
• Prensa
• Ambulancias o médicos on call para eventos fuera de la
ciudad
• Coordinar el vestuario del staff
• Se debe buscar el maestro de ceremonias adecuado y
especificarle el tipo de vestuario que debe tener en el
evento
OTRAS CONSIDERACIONES

62. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
MARKETING DE LOS EVENTOS

63. Para definir el plan de marketing debemos de tener
en cuenta:
- Antecedentes históricos al evento
- Mercado total. Competencia directa e indirecta
- Posicionamiento de la empresa. Historia en
estrategias de comunicación y mercadeo
- Información de los atributos del producto
- Identidad de la marca
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )
MARKETING DE LOS EVENTOS

64. - Cuál mensaje se quiere comunicar?
- Qué imagen deseamos transmitir?
- Cuál es nuestro presupuesto?
- Cuál es el período de tiempo que contamos
para su promoción?
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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MARKETING DE LOS EVENTOS

65. - Creación de un nombre de fácil
recordación y lectura
- Conceptualizar y desarrollar la identidad
y sus aplicaciones
- Verificación de la disponibilidad de
dominios en la web
- Verificación de disponibilidad de cuentas
en las redes socialesR O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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CREACIÓN DE LA MARCA

66. EL ROL DE LAS REDES SOCIALES EN
LOS EVENTOS

67. VENTAJAS DE LAS REDES SOCIALES
- Se penetra de una forma directa al público
objetivo
- Con costos más efectivos que otros medios
- Difusión inmediata y a tiempo real
- El evento contará con más notoriedad y
repercusión
R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
@ E V E N T O S T I P S ( T W I T T E R )

68. ANTES DEL EVENTO
• Selecciona un community manager que se
identifique con la marca. Es el “vocero” de la marca.
• Entrenarlo con información relevante de la marca.
• Creación de página web o de minisite del evento,
del servicio o del producto. Incluir noticias, agenda,
novedades del evento.
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69. • Apertura de la cuenta del evento en las principales
redes sociales: Facebook, Twitter, YouTube, Slide Share (en
caso de conferencias, charlas), Instagram, Pinterest, etc.
• Crea contenido, busca público e interactúa
• Crea tendencias con un #hashtag que sea fácil y
atractivo
• Genera mentions con los medios de comunicación,
envía notas de prensa con la información de las redes
sociales
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ANTES DEL EVENTO

70. • Sincroniza las redes sociales
• Dale seguimiento a los hashtags
• Crea contenido
• Genera RT’s. Inicia conversaciones con mentions.
• Comparte contenido visual con tus seguidores:
fotos, presentaciones.
• Transmite en vivo a través del Streaming
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DURANTE EL EVENTO

71. DESPUÉS DEL EVENTO
• Recopila la información. Archiva todos los datos y
conversaciones generadas
• Monitorea contenido de los blogs y medios digitales
• Publica las fotos: Facebook, Instagram, Pinterest, FlickR
• Publica las presentaciones Slide Share
• Sube los videos a YouTube
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72. R O C H E L L I S U B E R O - W W W . E V E N T O S T I P S . C O M -
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Rochelli Subero,MSc
Mayo 2013