Las Organizaciones Como Procesos. Documentación de Procesos

1. Documentando Los Procesos Lic. Anabell S. López C. 06/06/09

11. Conceptualización y Metodología para la Identificación de procesos 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa

18. Criterios para Identificarlos 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa MODELO ESTRATÉGICO MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS VALORES PROCESOS

19. 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa VISIÓN MISIÓN OBJETIVOS FUNCIONALES OBJETIVOS ESTRATÉGICOS PROCESOS VALORES

21. Elementos a considerar en la identificación de un Proceso 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa Insumos Exsumos/ Productos Controles Mecanismos Cliente Final Cliente Inicial

22. 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa Este modelo esta dibujado utilizando una técnica de diagramación que se conoce como Diagrama de Bloque. En ellas las flechas de flujo tienen una interpretación diferente dependiendo de la manera que ingresa en una caja o salen de ella. Así las flechas que que entran o salen horizontalmente corresponden al concepto habitual I/O: Algo entra para transformarse en una salida; las flechas que entran verticalmente desde arriba son flujos de control , que dirigen , restringen e instruyen a las actividades que se ejecutan en un proceso, tales como: políticas, reglas, decisiones específicas,etc.; y las flechas que ingresan desde abajo son mecanismos o recursos que apoyan una o más actividades del proceso, pero no son parte de la transformación I/O. Elementos a Identificar

23. Elementos a Identificar 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa Clientes : Cliente Inicial : Son aquellos que solicitan el producto/servicio final. Cliente Final : Son aquellos que reciben el producto/servicio final. Fronteras o Límites : Definen los siguientes aspectos: Que incluye el proceso y que no incluye, los insumos y exsumos del proceso, los departamentos involucrados etc.

24. 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS PROCESO A PROCESO B PROCESO C Los procesos raramente ocurren en forma aislada. La salida de un proceso normalmente forma parte de las entradas de los procesos subsecuentes, como se muestra en la figura. Salida del Proceso A Entrada al Proceso B Entrada al Proceso C Entrada al Proceso A Salida del Proceso B Salida del Proceso C Las interacciones entre los procesos de una organización, dan como resultado una red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos de estos procesos frecuentemente pueden estar relacionados tanto con los clientes externos como con con los internos. En la figura siguiente se muestra un ejemplo de red de procesos que interactúan.

25. 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa Proceso A Proceso B Proceso C ENTRADA A CLIENTES EXTERNOS CLIENTES EXTERNOS ENTRADA C ENTRADA B ENTRADA E ENTRADA D Salida A Salida B Salida E Salida D Proceso E Proceso D RED DE PROCESOS DE UNA ORGANIZACIÓN FRONTERA DE COMIENZO FRONTERA DE FINALIZACIÓN FRONTERA INFERIOR

26. 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa Bases para Documentar los Procesos

28. 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa ETAPA: DESARROLLO DE UN S.I. Análisis y Diseño de SI Diseño conceptual de mecanismos de almacenamiento Programación Prueba, implantación y entrenamiento Fuente: Ing. Gustavo Briceño

29. 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa Análisis y Diseño de S.I. METODOLOGÍA UTILIZADA PREPARACIÓN ORGANIZACIONAL ENTENDER EL PROCESO ACTUAL MEDIDAS, CONTROLES Y MEJORAMIENTO CONTINUO REDISEÑO DEL PROCESO ELABORACIÓN DE MANUALES E IMPLANTACIÓN Fuente: Prof. Nagib Callaos

31. 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS : Base para la Preparación y Estandarización MACROPROCESOS PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES TAREAS Diagrama de Bloque Diagrama de Flujo JERARQUÍA DE LOS PROCESOS

32. 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa Las descripción y documentación de los procesos se realiza en varios niveles de detalle con el fin de manejar su complejidad. Por eso, es necesario jerarquizarlos de arriba hacia abajo, partiendo de un nivel general (Macroprocesos, Procesos, Subprocesos) hasta llegar a un nivel de detalle adecuado (Actividades, Tareas). De acuerdo al nivel que nos encontremos las técnica de diagramación que se utiliza es el Diagrama de Bloque y los Diagramas de Flujos (forman parte del Manual de Procesos) ; el Diccionario de Datos / Descripción de Entradas y Salidas(describe cada flujo de datos, estructura de datos y elementos del dato, es decir lo que entra y lo que sale de cada proceso), este documento es parte el “paquete de procesos” que se entrega al Programador, cuando se trata de procesos a automatizar. DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS : Base para la Preparación y Estandarización

37. 06/06/09 Dirección de servicios de Información Administrativa GRACIAS POR SU ATENCIÓN