Se describen de forma secuenciada todo aquello que hay que hacer para poner en marcha comunidades de práctica. Incluye plantillas. Son seis años de trabajo del programa Compartim

1. 22 acciones
Estrategias de implantación
de comunidades de
práctica.
Jesus Martínez

2. Fases en la construcción de
CoPs
 Preparación.
 Diseño y construcción.
 Consolidación.
 Mejora permanente
‹#›

3. FASE DE
PREPARACIÓN
‹#›

4. FASE DE
PREPARACIÓN
Decisiones previas
relacionadas con la
organización.

5. 1. Protocolización fase de preparación
1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de
intercambio y de colaboración en la organización (utilizar
instrumentos estandarizados si es necesario)
2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan.
Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o
impacto).
3. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de
compartir).
4. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los
resultados concretos esperados.
5. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los
objetivos institucionales.
6. Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de losobjetivos
.
‹#›

6. 1. Protocolización fase preparación
(Metodologia: lista de control)
1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de
intercambio y de colaboración en la organización.
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7. Escala de Madurez Organizacional
PREGUNTAS PREVIAS PARA EL EQUIPO PROMOTOR: Si No
1-¿Estáis dispuesto a salir de vuestra zona de confort?
2-¿Sois pacientes y disponéis de tiempo?
3-¿Tenéis la flexibilidad suficiente para adaptaros a lo que la
organización está dispuesta a ofrecer?
4-¿Disponéis de un plan y de estrategia?
5-¿Disponéis de un plan B?
COMENTARIOS
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8. Escala de Madurez Organizacional
INFRAESTRUCTURA Si No
• Los participantes disponen de los recursos
tecnológicos y materiales que faciliten su participación
en la CoP (ordenadores y software actualizados,
acceso a redes, medios de comunicación, etc ..)
• Los recursos disponibles son adecuados para la
creación y gestión de conocimiento entre empleados
• Existe un equipo interno de personas en la
organización donde vincular la gestión del
conocimiento (y la gestión de la CoP).
• El horario laboral puede proveer
un tiempo semanal para la participación en la CoP.
CULTURA ORGANIZATIVA
• Los empleados están dispuestos a compartir sus
conocimientos con el resto de compañeros.
• Entorno organizativo propicio para los procesos de
creación y gestión del conocimiento.
• El trabajo en la CoP se podría entender como una
actividad laboral más.
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9. Escala de Madurez Organizacional
CLIMA LABORAL: Si No
• Ausencia de conflictos laborales y / o
institucionales tanto en el momento del inicio de la
comunidad como posteriormente en su desarrollo
• Ausencia de quejas y de otros factores
distorsionadores
CARACTERISTICAS DEL GRUPO
PROFESIONAL:
• Estabilidad de la plantilla: se da correlación entre porcentaje
elevado (más del 70%) de
profesionales estable (no interinos o sustituciones) y éxito.
• Uso de las TIC e Internet: a mayor uso de la tecnología
(herramientas de ofimática, etc.) e Internet en el lugar de
trabajo, más nivel de éxito.
• Carga laboral percibida: a partir de un determinado límite
correlaciona con fracaso.
• Autovaloración positiva del colectivo como poseedores de
conocimientos y experiencias que pueden transmitir:
además valoración positiva, más éxito

10. Escala de Madurez Organizacional
NECESIDAD DE
INNOVACIÓN Y CONOCIMIENTO EN EL GRUPO
PROFESIONAL Si No
• Participación en congresos, publicación de artículos, etc.
• Propuestas de mejoras organizativas elevadas a los jefes de la
organización en el último año.
• Necesidad previa de compartir conocimiento en el
colectivo: número de proyectos en los que ha
participado durante el último año.
• Transferencia de Conocimiento entre los miembros
del colectivo profesional

11. Escala de Madurez Organizacional
ORIENTACION DE LOS DIRECTIVOS A COPS Si No
• Escucharían y apoyarían demandas de les CoPs
• Se implicarían en el funcionamiento de la comunidad
de práctica favoreciendo la consecución de
sus objetivos.
• Permitirían la integración
de las mejoras conseguidas por la CoP en la
organización
.
NECESIDADES DE LA ORGANIZACION
• Desarrollar conocimiento en un determinado ámbito.
• Facilitar el intercambio de conocimiento tácito.
• Prevenir la pérdida
de conocimiento organizacional y acelerar la
generación de capacidades.
• Desarrollar modelos de aprendizaje organizacional.
• Optimizar procesos operativos.
• Integrar grupos geográficamente dispersos
• Acelerar los procesos de innovación y transferencia.
en las organizaciones.

12. 1. Protocolización fase preparación (1)
( Metodologia: entrevista convergente)
2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan.
3. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o
impacto).
4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura
de compartir).
5. Identificación de patrocinadores.
‹#›

13. La técnica de la entrevista convergente
(Adaptada de Vasquez 2005)
• Esta es una técnica para recoger datos cualitativos.
Se utiliza un procedimiento sistemático para afinar
cada vez más la información así recolectada.
• Este procedimiento funciona por ciclos (o
iteraciones). Se empieza con una pequeña serie de
entrevistas hechas por uno o dos entrevistadores.
Luego se analizan las entrevistas hechas y se
prepara la próxima ronda de entrevistas.
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14. Propuesta de modelo para adaptacion
‹#›

15. ‹#›

16. Mapa de conocimiento
Componente Componente Component
visual del proceso e verbal
Fácil de Pocas
Nodos
navegar
palabras
Parecido a
Configuración Hecho
memoria
rápidamente
Gramática
Enlace
simple Leer
rápidamente
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17. Mapas de conocimiento
‹#›

18. Entrevista para la identificación de
conocimiento crítico
Nombre de la actividad: …………………………
Persona entrevistada:……………………………
¿Qué es lo que hace Errores comunes ¿En que difieren los
difícil esta actividad/ expertos de los
/práctica? novatos?
‹#›

19. Taller 1
Relación de problemas encontrados
Identificación de
problemas reales
de conocimiento
en la organización

20. Taller 1
Prácticas críticas
Identificación
de prácticas
críticas
(selección por
por interés o
impacto)

21. Taller 1
Identificacion de grupos dinámicos
Identificación
de grupos
dinámicos y
patrocinadores

22. Taller 1
Identificacion de patrocinadores
Identificación
de posibles
patrocinadores

23. 1. Protocolización fase preparación (2)
6- Análisis de riesgo/oportunidad (DAFO)
7- Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados
concretos esperados.
8- Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos
institucionales.
9- Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos.
‹#›

24. 1. Protocolización fase preparación
6- Análisis de riesgo/oportunidad (DAFO)
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25. Propuesta Plantilla
Análisis del riesgo y oportunidad
Características DEBILIDADES OPORTUNIDADES
(Aquello que falta para conseguir una (Qué podemos encontrar en el entorno que
del entorno buena implantación) nos ayude conseguir una buena implantación )
organizativo
propuesto:
AMENAZAS FORTALEZAS
(Aquello que puede dificultar y actuar (Aquello que ya tenemos y nos ayuda a
como barrera para conseguir una buena conseguir una buena implantación)
implantación)
‹#›

26. Taller 2
Alineamiento Objetivos Cops/Objetivos Estratégicos
Objetivo CoP (¿qué se aporta?) Objetivo Estratégico
Objetivos a
cumplir y su
relación con
los objetivos
estratégicos

27. Taller 2
Entrevista Institucional (1)
Mejoras para la organización
Mejoras para el colectivo
Orientación de la CoP
Entrevista (s)
Institucional Propuesta de cordinador y
(aspectos a de e-moderador
tratar)
Política de incentivos
Propuestas de métricas
Costos
Otros

28. FASE DE
DISEÑO

29. 2. Diseño/Construccion del modelo de CoP
10. Reunión de lanzamiento de la CoP con el grupo profesional
amplio.
11. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y
responsabilidades (modulable y escalable).
12. Introducir tecnología bajo demanda y en función de
necesidades reales.
13. Delimitar les responsabilidades de cada participante de la CoP.
14. Vincular estructuras que puedan inyectar información y
conocimiento a la CoP.
15. Política de incentivos.
16. Planificar política de difusión interna y externa.
‹#›

30. 2. Diseño/Construcción del modelo de CoP
10. Reunion de lanzamiento de la CoP
(con el grupo profesional amplio).
‹#›

31. Taller 3
Reunion de lanzamiento (1)
Convocatoria abierta a
¿Presencia lideres formales y
informales?
¿Presencia de un ponente
inicial atractor?
Reunión de
lanzamiento Presentación de la iniciativa y de sus
(Aspectos a promotores
tener en
cuenta)
Propuesta de diferentes modelos
de CoPs
Propuesta/elección de e-
moderador y procedimiento para
añadir miembros.
Organización del circuito de
comunicación con el grupo
profesional amplio

32. Taller 3
Reunion de lanzamiento (2)
Propuestas de temas a
trabajar (formato taller)
Explicación de la
tecnología disponible
Reunión de
lanzamiento Valorar si es necesario
(Aspectos a hacer formación previa
tener en
cuenta) Compromisos que
adquieren los miembros

33. 2. Diseño/Construccion del modelo de CoP
11. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y
responsabilidades (modulable y escalable).
‹#›

34. Taller 2
E-MODERADOR
Roles Responsabilidades

35. Taller 2
COORDINADOR
Roles Responsabilidades

36. Taller 3
ROLES
Roles Responsabilidades
E-moderador
Participantes activos
Internos Participantes ocasional
Lectores
Otros
Coordinador
Experto
Externos Otros

37. 2. Diseño/Construccion del modelo de CoP
12. Introducir tecnologia bajo demanda y en función de necesidades
reales.
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38. Taller 3
Inventario de tecnología disponible
TIPO FUNCIONALIDADES
Corporativa
Externa

39. 2. Diseño/Construccion del modelo de CoP
13. Vincular estructuras que puedan inyectar información y
conocimiento a la CoP.
‹#›

40. Taller 3
Inventario de recursos de informacion y conocimiento disponibles
TIPO FUNCIONALIDADES
Internos
Externos

41. 2. Diseño/Construccion del modelo de CoP
14. Política de incentivos.
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42. Taller 3
Incentivos disponibles
TIPO VALORACIÓN
E-moderador
Participantes
directos
Participantes
periféricos
(ocasionales
y lectores)
Personas expertas
invitadas
(no remuneradas)

43. FASE DE
CONSOLIDACION

44. 3. Consolidación
15.Eficiencia en el trabajo presencial.
16.Eficiencia en el trabajo on line
17. Métricas. Indicadores de retorno sistematico.
18. Formación y soporte tecnologico a demanda.
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45. Taller 4
EFICIENCIA EN EL TRABAJO PRESENCIAL
ESTRATEGIAS TÉCNICAS DESCRIPCIÓN
‹#›

46. Taller 4
EFICIENCIA EN EL TRABAJO ON LINE
ESTRATEGIAS TÉCNICAS DESCRIPCIÓN
‹#›

47. Taller 4
EFICIENCIA EN EL TRABAJO PRESENCIAL/ON LINE
ESTRATEGIAS TÉCNICAS DESCRIPCIÓN
‹#›

48. 3. Consolidación
16. Estrategias para poner el conocimiento creado en circulación y
difundirlo a la organización.
‹#›

49. Taller 4
ESTRATEGIAS PARA PONER EL CONOCIMIENTO EN CIRCULACIÓN
PRESENCIALES TIPO DESCRIPCIÓN
‹#›

50. Taller 4
ESTRATEGIAS PARA PONER EL CONOCIMIENTO EN CIRCULACIÓN
ON LINE TIPO DESCRIPCIÓN
‹#›

51. 3. Consolidación
17.Indicadores de retorno: Métricas
18. Formación y soporte tecnológico a demanda.
‹#›

52. Taller de Comunidades de Prácticas
¿Cómo medimos los resultados?
Indicador Breve justificación
Métricas de proceso

53. Taller de Comunidades de Prácticas
¿Cómo medimos los resultados?
Indicador Breve justificación
Métricas de
producción

54. Taller de Comunidades de Prácticas
¿Cómo medimos los resultados?
Indicador Breve justificación
Métricas de impacto

55. FASE DE
MEJORA
PERMANENTE

56. 4. Mejora permanente
19. Consideración de nuevos retos para las CoPs.
20. Mantener y alimentar la percepción de éxito de la CoP
21. Política regular de difusión dentro y fuera de la organitzación.
22. Protocolización del proceso y diseminación (Manual)
‹#›

57. Taller 3
Nuevas necesidades y problemas de la organización
Breve descripción Valoración
Problemas
Necesidades
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58. HERRAMIENTAS
‹#›

59. Modelo económico CoPs
Compartim
Gastos Directos
Remuneraciones
• E-moderador
• Coordinador de grupo (si hay más de un grupo)
• Experto externo
Jornada de Buenas prácticas
Gastos Indirectos
• Personal administrativo
• Aulas y espacios
• Mantenimiento portal y difusión.

60. DESPESES CoP
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61. Plantilla de Planificación del trabajo de la CoP
Comunidad: Comunidad de práctica de X (a rellenar)
Grupos de trabajo, precisiones:
Año:
Si la CoP se divide en diferentes grupos, indique cuál de las siguientes opciones se utilizará:
- grupos de trabajo internos y simultáneos: la comunidad se reúne entera, y durante la sesión se divide
en grupos, pero todos los asistentes se reúnen según un mismo calendario.
- grupos de trabajo independientes: cada uno está formado por miembros diferentes y se reúne según
un calendario propio. En este caso, ante todo, debe obtener el visto bueno de su dirección y de J. Martínez
del CEJFE y deberá rellenar una plantilla de planificación para cada uno de los grupos indicando en el título
"Comunidad de práctica de X (grupo de trabajo sobre / de X)
Metodología y
calendario de
aplicación de los
productos
elaborados el año
anterior
Productos de
conocimieto para
este año
Breve resumen de
aquello que se
aportará o se
innovará para la
organización

62. Calendario de Trabajo (ejemplo real)
Gener Febrer Març/Abril Maig Juny Setembre Octubre Novembre Desembre
-Curs: -Reunió -Reunió -Reunió -Reunió -Reunió -Reunió -Reunió -Reunió
Observació: del treball treball treball treball treball treball treball treball
Cada CoP ha de 26/01/11 presencial: presencial: presencial: presencial: presencial: presencial: presencial: presencial:
pactar la al data data data data data data data data
periodicitat de les 22/02/11 horari inicial horari inicial horari inicial horari inicial horari inicial horari inicial horari inicial horari inicial
reunions amb la – horari final – horari final – horari final – horari final – horari final – horari final – horari final – horari final
seva Direc. Gral. lloc lloc lloc lloc lloc lloc lloc lloc
-Cloenda -Lliurament -XI -Lliurament -Lliurament -Jornada de
del curs en de la seminari de la versió de la versió la CoP
línia i IX primera Compartim: definitiva i definitiva i
seminari part del 29/09/11 validada del validada del
Compartim: producte producte: producte:
22/02/11, per a les 20 dies hàbils 20 dies hàbils
de 16 a 20 h CoPs que -Lliurament abans de la abans de la
fan la de la versió jornada jornada
jornada al definitiva i
2n. validada del
semestre: producte: -Jornada de -Jornada de
límit 20 dies hàbils la CoP la CoP
30/06/11 abans de la
jornada
-VI jornada
-X seminari del
Compartim: programa
29/06/11 Compartim:
30/11/11

63. Fichas de Control
Instrucciones: estas reuniones presenciales se combinarán con una actividad virtual regular e intensiva en
el espacio de la CoP y el de e-moderadores del e-Catalunya. El éxito del trabajo colaborativo depende de
la implicación tanto presencialmente como en línea. Las horas presenciales constarán en un certificado de
formación para los asistentes (siempre que cumplan con el porcentaje de asistencia mínimo establecido) y un
certificado de coordinación de actividad para el e-moderador y / o los coordinadores de grupo.
Miembros 1-Nombre, apellido y e-mail
de la CoP 2- etc.
que
asistiran a
las
reuniones
presencial
es
Experto(s) Si cree que necesitará la ayuda metodológica o teórica de un experto en la fase final
de elaboración del producto de la CoP, debe enviarle la correspondiente solicitud
motivada con una previsión global de horas a Jesús Martínez. Si obtenemos la
autorización, le pediremos una planificación más precisa. No se puede empezar a
trabajar con el experto antes de obtener esta autorización y de haber entregado la plantilla de
planificación del experto.

64. Modelo de Acta

65. Control de asistencia presencial

66. FICHAS DE
SUPERVISIÓN DE
COPS
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67. % de
Nombre de professionals Altes en e- Nombre Connexió e- Total del Nombre d'aportacions de e- Participants e-
col·lectiu Catalunya moderadors Col·lectiu moderadors participaci
Catalunya
ó
SSPRJJ
Psicòlegs
Juristes Criminòlegs
Educadors Socials SSPRJJ
Monitors artístics
JJ
Centres Justícia Juvenil
Medi Obert
Mediació Penal Juvenil
Assessorament Justícia
Juvenil
ALTRES
Arxivers
Biblioteques Judicials (Eulàlia
Sala)
Biblioteques Judicials (Ivet)
Treballadors Socials (Merche
Cabezuda)
Treballadors Socials (Patricia
Palau)
Treballadors Socials
Mediació Familiar
Assessorament Penal Adults
Resums Estadistics
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68. VALORACIONS PART PRESENCIAL
Reunions Fetes Participacions % Participació Hores Totals
SSPRJJ
Psicòlegs
Juristes Criminòlegs
Educadors Socials SSPRJJ
Monitors artístics
JJ
Centres Justicia Juvenil
Medi Obert
Mediadors Justicia Juvenil
Assessorament Penal Menors
ALTRES
Arxivers
Biblioteques Judicials (Eulàlia
Sala)
Biblioteques Judicials (Ivet)
Treballadors Socials (treball
familar i amb l'entorn)
Treballadors Socials (mesures
penals alternatives)
Treballadors Socilas (Estrangeria)
Mediació Familar
Assessorament Penal Adults
Mitjana
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69. En aplicació productes
On line presencial productes Aplic. 09
07
Psicòlegs
Juristes Criminòlegs
Educadors Socials SSPRJJ
Monitors artístics
Centres Justícia Juvenil
Medi Obert
Mediació Penal Juvenil
Assessorament Justícia Juvenil
Arxivers
Biblioteques Judicials (Eulàlia Sala)
Biblioteques Judicials (Ivet)
Treballadors Socials (Merche
Cabezuda)
Treballadors Socials (Patricia Palau)
Treballadors Socials
(estrangeria)
Mediació Familiar
Assessorament Penal Adults
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