Revisión de conceptos básicos para la escritura organizacional y, en especial, para la carta y el correo electrónico.

1. Fundamentos de
comunicación escrita
en las
organizaciones
Dra. Patricia Nigro
pnigro@austral.edu.ar

2. La competencia comunicativa
• Lograr antes que nada la claridad.
• Lograr la calidad lingüística que un
profesional debe tener:
• Todo texto es mejorable.
• Los grandes escritores también se
equivocan y corrigen.
• Utilizar la lengua escolarizada escrita
estándar.
• Si se puede hacer una mejor versión del
texto, ha de hacerse.

3. ¿Qué aspectos favorecen
el discurso escrito?
• Tener claros los objetivos, el tema y el destinatario.
• Diseñar el espacio de manera legible y apelar a los
recursos gráficos disponibles.
• Utilizar el lenguaje de manera correcta y elegante.

4. ¿Qué aspectos favorecen
el discurso escrito?
• Adelantar el tema que se abordará: decir algo
importante en el primer párrafo.
• Poner conectores entre párrafos, de modo que las
ideas se articulen con naturalidad.
• Cuidar el trato al destinatario en el léxico, el tono y
la forma, en que se hace llegar el escrito.
• Revisar.

5. ¿Qué elementos perjudican
el discurso escrito?
• Proceder sin un trabajo previo
sobre las ideas y su
ordenación.
• Presentar un escrito
desaliñado tanto en la
tipografía como en el espacio.
• Equivocar el trato con el
destinatario.

6. ¿Qué elementos perjudican
el discurso escrito?
• Comenzar el texto con circunloquios o ideas secundarias.
• Dejar supuestos sin explicación.
• Presentar un texto con errores gramaticales o con erratas.

7. Lenguaje organizacional:
Habla coloquial de nivel culto
• Concisión: brevedad.
• Claridad: frase corta y directa.
• Captación del interés del lector:
- Organización de los datos.
- Lenguaje claro y atractivo.
• Sencillez de la sintaxis: orden lógico.
• Precisión léxica: la palabra exacta.
• Corrección gramatical.

8. Principios de la comunicación
escrita
• Céntrese en el interés del lector.
• Desarrolle una estructura clara:
– organice las ideas y haga un borrador
antes de escribir,
– respete las reglas de la puntuación (cada
párrafo una idea),
– coloque títulos y subtítulos, si el texto es
muy extenso.

9. Principios de la comunicación
escrita
• Diga algo al principio:
– capte la atención del lector
desde el comienzo,
– fije claramente el tema y el
objetivo desde el principio,
– ubique las oraciones
importantes al inicio de
párrafo y los conceptos
importantes al inicio de la
oración.

10. Principios de la comunicación
escrita
• Sea económico con las
palabras:
– no use más palabras de
las necesarias,
– no use palabras largas o
complejas, si no es
necesario,
– en caso de poder
sintetizar más la idea, use
varias oraciones simples.

11. Principios de la comunicación
escrita
• Sea completo en su
información:
– indique los antecedentes de lo
que escribe,
– responda a las siguientes
preguntas al redactar un
mensaje: ¿por qué?, ¿qué?,
¿cuándo?, ¿dónde?, ¿cómo?,
¿quién?
• Escriba con naturalidad:
– no use un estilo rebuscado,
– no ostente erudición.

12. El proceso de la escritura
• Consta de tres etapas:
• La preescritura (invención).
• La escritura (disposición).
• La revisión (elocución).
• La producción de un texto bien
logrado es un proceso largo y que
requiere de mucho esfuerzo (Serafini).

13. La revisión
• Es mucho más que una
técnica o una supervisión final
del escrito: implica una
determinada actitud de
escritura y un estilo de
trabajo.
• Calidad profesional.
• ¿ES ESTA LA MEJOR
VERSIÓN DE ESTE TEXTO
QUE SOY CAPAZ DE
ESCRIBIR?

14. La revisión
Mejorar la calidad del texto
en los siguientes aspectos:
• Adecuación del texto a su
clase.
• Correspondencia del texto con
sus objetivos.
• Organización del texto.
• Legibilidad.
• Tono.
• Adecuación al lector.

15. Revisión: para tener en cuenta
• Preferir las palabras
simples a las perífrasis (en
vez de “institución
bancaria”, “”banco”).
• Emplear las palabras
indispensables: el
sustantivo y el verbo. No
abusar de los adjetivos.

16. Revisión: para tener en
cuenta
• Definir siglas y
abreviaturas.
• No duplicar los
calificativos (“lisa y
llanamente”; “claro y
profundo”): seleccionar
el término más justo.

17. Revisión: para tener en cuenta
• Huir de los verbos generales o «baúl»
(hacer, ser, tener, estar); y de las palabras
fáciles (cosa, tema, asunto). No añaden
información y son imprecisos.
• No abusar de los adverbios, y evitar aquellos
terminados en “-mente” (“Oportunamente,
daremos la información pedida”). Variar su
ubicación dentro de la frase.
• Seguir el orden lógico: sujeto + verbo +
complementos.

18. Revisión: para tener en cuenta
• Evitar los términos rebuscados, creyendo que
“enriquecen” el texto:
– Es mejor hombre o persona que “individuo”.
– Tomar que “agarrar”.
– Concretar que “concretizar”.
– Recibir que “receptar” o “recepcionar”.
– Ver que “visualizar” o “visionar”.

19. Revisión: para tener en cuenta
• Preferir la voz activa antes que la pasiva (“El
equipo realizó el informe”, y no “El informe fue
realizado por el equipo”).
• Colocar punto antes de haber llegado a las tres
líneas (25 palabras).
• Cambiar de párrafo cuando inserte una
perspectiva o idea diferente.
• Utilizar conectores para enlazar ideas o
párrafos: sin embargo, asimismo, por un lado/por
otro lado.

20. Revisión: para tener en cuenta
• Acercar los modificadores a sus núcleos:
– Así podremos recordar, en un momento
posterior, nuestros objetivos.
• Eliminar expresiones superfluas:
– Se caracterizó a las jóvenes en términos de su
inserción laboral y de su situación al interior de
los hogares.

21. Componentes de la carta
comercial
• Membrete.
• Lugar y fecha.
• Destinatario y dirección.
• Referencia.
• Saludo inicial.
• Introducción.
• Texto.
• Saludo final.

22. Componentes de la carta
comercial
• Firma, aclaración y cargo.
• Adjuntos o anexos.
• Dirección del firmante (si no aparece en el
membrete).
• Iniciales del firmante y del escribiente.
• Iniciales de la frase “con copia” (c.c) seguidas del
nombre de la persona a la que se envía la copia.

23. Guía de corrección de cartas
organizacionales
• Mantener una misma persona gramatical:
primera o tercera.
• Mantener el número: singular o plural.
• Evitar frases hechas y circunloquios.
• Usar un final sobrio evitando ser repetitivo.
• La fórmula de inicio debe ser: “de nuestra
consideración”.
• El destinatario es una sola persona.

24. Guía de corrección de cartas
institucionales
• Usar una diagramación apropiada.
• Usar una puntuación correcta (incluidas las
mayúsculas).
• Evitar ambigüedades o faltas de precisión.
• Usar oraciones completas.
• Usar apropiadamente las preposiciones y las
abreviaturas.
• Mantener el nivel de lengua adecuado a la
situación.

25. El correo electrónico
• El correo electrónico no es un
tipo de texto sino un canal de
comunicación. En verdad, se trata
de un “mensaje electrónico o
carta electrónica”.
• Texto híbrido: inmediatez de la
comunicación oral pero
permanencia de la comunicación
escrita. Punto medio entre el
teléfono y la carta.

26. El correo electrónico
• Otras características: espontaneidad, facilidad de
reenvío y bajo costo PERO desprolijidad, falta a la
privacidad, desacierto en el tono.
• Importancia de la formalidad en los mensajes
electrónicos de una empresa. Tiene validez en los
tribunales.
• Como canal de transmisión: envío de boletines
informativos, mensajes individuales, breves
cartas, copias de documentos, comunicados de
prensa...

27. El correo electrónico
• Cuidado en la redacción del mensaje: gramática,
propiedad del lenguaje, infidencias, adecuación al
destinatario real, a la situación comunicativa,
claridad, brevedad, precisión y concisión,
tipografía, uso de mayúsculas.
• Formato: destinatario y copias a la vista y ocultas;
asunto; encabezamiento; texto, saludo final y
firma.

28. El correo electrónico
• Los siete grandes errores:
– pasarlo por alto,
– basarse en supuestos,
– demasiadas palabras,
– desprolijidad,
– falta de tacto,
– fingir no haberlo recibido.

29. El correo electrónico: consejos
• El “asunto” debe reflejar el contenido. Es un título
informativo.
• Elegir un saludo adecuado.
• Tener en cuenta el punto de vista del receptor.
• Ir al grano.
• Elaborar un guión con la información que se
incluirá.

30. El correo electrónico: consejos
• Revisar el contenido y la
forma del texto: no
precipitarse.
• Leer atentamente el
mensaje pensando sobre
todo en el receptor.
• Preguntarse por su
relevancia y por su
urgencia.
• No abusar de él ni hacerse
“adicto”.
• Responder con historial.

31. El correo electrónico: consejos
• No realizar envíos
indiscriminados o colectivos ni
incluir direcciones ajenas a
cualquiera.
• No incluir “emoticonos” ni
abreviaturas “caseras”.
• En las firmas automáticas, sólo
incluir los datos esenciales. No
pasarse de las cinco líneas.

32. El correo electrónico: consejos
• No reenviar “cadenas”.
• Revisar siempre la dirección o las direcciones a
las que se escribe.
• Revisar que estén los textos adjuntos que se
anuncian.
• Preguntarse: “¿hace falta decirlo?, ¿se puede
llamar por teléfono?,¿le interesa esto a mi
receptor?, ¿es una pérdida de tiempo?”
• Nunca criticar a nadie (y menos por escrito).

33. El correo electrónico: consejos
• Revisar el tamaño de los
adjuntos.
• Tener un buen antivirus.
• Solo responder cuando sea
necesario.
• Organizar los mensajes en
carpetas, por fechas, por
destinadores...
• Pedir confirmación automática
de recepción.