Continuamos con un nuevo tema relacionado con la Evaluación del Riesgo de Fraude Organizacional, desde el punto de vista de la investigación y acciones correctivas para mitigar los potenciales fraudes por falta de controles adecuados. Afrontar de manera apropiada y oportuna, mediante un proceso de reporte directo, a través de denuncias y protocolos de investigación, es fundamental para disuadir contra el comportamiento fraudulento .

2. INVESTIGACION DEL RIESGO DE FRAUDE
Introducción
Jorge Morales Tobar

3. OBJETIVO GENERAL
• Continuamos con un nuevo tema relacionado con la Evaluación del Riesgo
de Fraude Organizacional, desde el punto de vista de la investigación y
acciones correctivas para mitigar los potenciales fraudes por falta de
controles adecuados.
Afrontar de manera apropiada y oportuna, mediante un proceso de
reporte directo, a través de denuncias y protocolos de investigación, es
fundamental para disuadir contra el comportamiento fraudulento .
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4. Elementos a consideración
• Es esencial que cualquier desvío, violación, incumplimiento
del código de ética o de ciertos controles establecidos, deben
ser reportados oportunamente.
• No es de mayor relevancia en que lugar de la organización, ni
por que elementos fueron cometidos, lo importante es
ejecutar el castigo apropiado.
• El castigo y la remediación adecuada debe efectuarse, y la
junta debe asegurarse que las reglas sean aplicadas en todos
los niveles, incluyendo la alta dirección.

5. Protocolos de la investigación
• La comunicación mediante la denuncia, es la forma mas directa para llegar
al conocimiento de un eventual fraude o conducta malintencionada.
• Los indicios pueden ser a través de empleados, clientes, proveedores,
auditorias internas o por accidente.
• La organización debe desarrollar un sistema de comunicación competente
y confidencial de revisión, investigación y resolución de denuncias que
involucren posibles fraudes.
• Los protocolos a aplicarse deben ser definidos claramente y comunicados
por la junta a la gerencia.

6. Protocolos de la investigación (2)
• La organización debe seguir con el proceso aprobado por la junta y con las
personas que cuenten con autoridad suficiente, para evaluar las
denuncias.
• Dependiendo de la gravedad y naturaleza de la denuncia, puede haber la
necesidad de consultar con otros departamentos (RRHH, asesoría legal,
alta dirección, tecnología informática, etc).
• Si la denuncia involucra a la alta dirección o si la denuncia afecta los
estados financieros, debe existir normas que requieran que otros sean
notificados (comité de auditoría, auditores externos, abogados).

7. Categorías de la investigación
• Confirmar la validez de las denuncias.
• Definir la gravedad de las denuncias.
• Enfocar el problema y la investigación cuando sea apropiado.
• Denunciar los problemas que estén fuera del alcance del
programa.
• Conducir la investigación y hallazgos de hechos.
• Resolver o cerrar la investigación
• Listar la información que debe mantenerse confidencial.
• Definir como la investigación debe ser documentada.
• Retener y archivar documentos e información relevante.

8. Factores del plan de investigación
• Los factores a considerar en el desarrollo del plan de
investigación, debe incluir lo siguiente:
• Tiempo - sensibilidad
• Notificación
• Confidencialidad
• Privilegios legales.
• Cumplimiento.
• Protección de la evidencia.
• Objetividad.
• Metas

9. Planificación de la investigación
• El líder del equipo de investigación debe coordinar y
comunicarse con la gerencia, según sea necesario.
• La planificación es esencial para realizar una investigación
competente.
• El plan debe priorizar el desarrollo de tareas, que provea de
un informe preliminar de hallazgos.
• Se debe dar una consideración apropiada a los asuntos
legales y a las restricciones en el trato con los empleados y
terceros.

10. Reportes y acciones correctivas
• .El equipo investigador debe reportar los hallazgos a la parte
que supervisa la investigación.
• La asesoría legal debe ser buscada, antes de que la parte que
supervisa haga declaraciones o comunique respecto de la
investigación.
• Luego de concluir la investigación, la organización necesita
determinar que acciones tomar, en respuesta a los hallazgos.

11. Reportes y acciones correctivas (2)
• En algunos casos puede ser necesario tomar acciones
antes de que concluya la investigación. (preservar evidencia,
mantener confidencialidad o mitigar pérdidas)
• La consulta de la gerencia con asesores legales es
fuertemente recomendada, antes de tomar acciones
disciplinarias, civiles o penales.
• Posibles acciones a tomar, más comunes:
• Acusación penal
• Acción civil
• Acción disciplinaria
• Investigación ampliada
• Remediación del proceso de negocio
• Remediación de controles internos.

12. Resumen
• El proceso aprobado por la junta debe incluir un sistema de rastreo, en la
cual todas las denuncias de fraude sean registradas.
• Un proceso eficaz para realizar las investigaciones, puede ayudar a la
organización a mitigar pérdidas y a gestionar los riesgos asociados con la
investigación.
• Si la organización no cuenta con recursos internos adecuados o si se
llegare a determinar que no son lo suficientemente objetivos, debería
considerarse contratar expertos externos.
• Cualquier hallazgo de un real o posible impacto material, debe ser
reportado a la junta, al comité de auditoría y al auditor externo si es que
ellos no están recibiendo reportes de la investigación.

13. FORO ABIERTO
• Considera usted, que la Junta en su empresa, debe contratar asesores
independientes externos, en caso de que la denuncia involucre a la alta
dirección?
• Considera usted, que el auditor externo debe ser informado de cualquier
fraude, que podría afectar a los estados financieros?
• Considera usted, que el asesor legal podría ser designado para supervisar
la investigación?
• Considera usted, que la organización debe primero considerar el impacto
de su respuesta y el mensaje que esta puede enviar al público, luego de
estar informada de un fraude?

14. INVESTIGACION DEL RIESGO DE FRAUDE
Jorge Morales Tobar