ITCN_SG-SST

1. 891280008-1
Diagonal 17 No. 1ª –34 Barrio Miraflores. Tel. 7208250 7230206 ext. 3045 cel. 3174048577
SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO
II. MODULO
5. PLANIFICACIÓN DEL SG-SST
5.1 PLAN DE TRABAJO ANUAL DEL SG-SST
El plan de trabajo anual es una de las obligaciones de mayor relevancia de los empleadores
puesto que constituye uno de los documentos indispensables dentro del SG-SST. El Decreto1072
de 2015, respecto a las obligaciones del empleador dentro del Plan de Trabajo, describe:
“….diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos
propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual debe
identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en
concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del
Sistema General de Riesgos Laborales.” (Artículo 2.2.4.6.8, punto 7).
De igual manera, el Decreto en mención, respecto a la documentación obligatoria que el
empleador debe mantener actualizada refiere que el plan de trabajo anual en SST de la empresa,
debe ir firmado por el empleador y el responsable del SG-SST. (Artículo 2.2.4.6.12, punto 5).
Como podemos ver, el plan de trabajo anual, constituye uno de los elementos esenciales en
la revisión por la alta dirección, es por ello que la norma establece: “…Dicha revisión debe
determinar en qué medida se cumple con la política y los objetivos de seguridad y salud en el
trabajo y se controlan los riesgos”. (Artículo 2.2.4.6.31)

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FUNDAMENTOS DEL PLAN DE TRABAJO ANUAL
El desarrollo de un plan de trabajo anual determina el proceso de implementación del SG-SST,
de hecho, se considera uno de los principales ejes del sistema, por tanto, este plan debe ser
coherente con lo establecido en la planificación y a su vez con sus objetivos. Cabe anotar que, es
en este punto del proceso donde se materializan las prioridades respecto a SST y, se concretan
las medidas de prevención y control de las mismas. En el Plan de Trabajo Anual es indispensable
definir los programas del Sistema junto con las actividades a desarrollar, la asignación del
presupuesto y la disponibilidad de los recursos tanto humanos como técnicos.
ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ANUAL
El paso inicial para la elaboración de este Plan de Trabajo, es partir de los riesgos y peligros
prioritarios identificados durante la evaluación inicial, planteándose metas reales y, alcanzables
en un año, apuntando siempre a minimizar los peligros y riesgos a los que se encuentran
expuestos los trabajadores y procurando el mejoramiento de la empresa.
Para elaborar un plan de trabajo anual es importante seguir las siguientes recomendaciones:
 IMPLEMENTACIONDEPROGRAMAS: Se hace necesario desarrollar programas que
se puedan ejecutar en las diferentes áreas y garanticen el cumplimiento de los objetivos
del SG-SST; algunos programas pueden ser: Programas de Capacitación, Gestión del
Riesgo, Auditoría, Plan de Emergencias, Vigilancia Epidemiológica, Tareas de Alto Riesgo,
Promoción y Prevención, Riesgo Psicosocial.

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 CRONOGRAMADEACTIVIDADES: El diseño de este cronograma deberá contener el
periodo de tiempo asignado para cada una de las tareas a desarrollar en el año,
determinando las fechas tanto de iniciación como de finalizaciónde las mismas. De igual
manera, es importante determinar dentro del cronograma la preparación de las
actividades en caso de que así se requiera, de esta manera se evitaran improvisaciones
que impidan el éxito en su ejecución. Así mismo este documento servirá de evidencia
dentro de los procesos de auditoría.
 PLAN DE TRABAJO: Este documento debe elaborarse basándose en la situación real
de la Empresa, teniendo en cuenta las actividades proyectadas y el presupuesto anual
asignado para la implementación del SG-SST, de esta manera se dará lugar a su ejecución
efectiva evitando la cancelación de actividades que pueden afectar el cumplimiento de
los objetivos.
A continuación, encontrará un ejemplo de un Plan Anual de Trabajo que le será de gran ayuda al
momento de planificar la implementación del SG-SST; Recuerde que cada empresa es diferente
por esta razón, el plan de trabajo debe ajustarse a las necesidades propias de la misma, tenga en
cuenta que la tabla que muestra el ejemplo, nombra solo algunos de los aspectos de la
planificación anual del plan de trabajo.

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Fuente: Propia,Tabla plan de trabajo anual
Ene Feb Mzo Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Realizar el autodiagnóstico.
Determinar el porcentaje de
cumplimiento del SG-SST
Realizar cuestionario de
autodiagnóstico que conlleve a
determinar el porcentaje de
imnplementación del SG-SST.
X ANUAL HUMANOS RESPONSABLE SG-SST
Implementar el SG-SST
Puesta en marcha del SG-SST con el
90% de efectividad, teniendo en
cuenta el ciclo PHVA, y destinación
de presupuesto.
Desarrollo del SG-SST siguiendo las
pautas del ciclo PHVA y, elaboración
de un presupuesto financiero que
permita la materialización y
efectividad del mismo.
X X X X X X X X X X X X PERMANENTE
HUMANOS Y
FINANCIEROS
REPRESENTANTE
LEGAL Y RESPONSABLE
DEL SG-SST
Actualizar de manera permanente la
matriz de requisitos legales, acorde
con la normatividad legal vigente
aplicable a la organización.
Matriz de requisitos legales
actualizada deacuerdo a las
necesidades de la organización.
Actualización de la matriz de peligros
acorde a las necesidades de la
empresa, teniendo en cuenta la
normatividad legal vigente
X X X X X X X X X X X X
ACTUALIZACIÓN
PERMANENTE
HUMANOS
RESPONSABLE DEL SG-
SST Y LIDER DE
PROCESO
Garantizar que el trabajador
responsable del SG-SST cumpla con lo
requisitos establecidos
Ejecución correcta del SG-SST con
personal idóneo
Designación del Responsable del SG-
SST de la organización.
X ANUAL HUMANOS
RESPONSABLE DEL SG-
SST Y LIDER DE
PROCESO
Identificar peligros, evaluar riesgos e
implementar controles
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos.
Elaborar conjuntamente con el
personal de la Empresa la matriz de
identificación de peligros, evaluación
y valoración de riesgos utilizando la
metodología adecuada deacuerdo a
normatividad vigente.
X ANUAL HUMANOS RESPONSABLE SG-SST
Verificar que todos los trabajadores
se encuentren afiliados a la ARL de
acuerdo a la clase de riesgo a la que
les corresponda.
Control y Seguimiento a la afiliacion
de los trabajadores al Sistema de
seguridad social en salud, pension y
riesgos.
Revisión de documentos referentes a
la afiliacion de los trabajadores al
Sistema de seguridad social en salud,
pensión y riesgos a través de listas de
verificación.
X X X X X X X X X X X X
CADA VEZ QUE
HAYA UNA
NUEVA
CONTRATACIÓN
HUMANOS RESPONSABLE SG-SST
Realizar promoción en temas
relacionados con el SG-SST
Minimizar accidentes, incidentes y
enfermedades laborales hasta un
90%
Programar capacitaciones y
actividades de promoción y
prevención.
X X X X TRIMESTRAL
HUMANOS
FINANCIEROS
TÉCNICOS
RESPONSABLE SG-SST
Convocatoria, elecciones y
conformación del COPASST
Conformación de COPASST con un
cumplimiento del 100%
Programar actividades encaminadas a
la conformación del Comité Paritario.
X
UNA VEZ CADA
DOS AÑOS
HUMANOS
REPRESENTANTE
LEGAL
Garantizar la disposición adecuada de
los residuos, solidos, líquidos y
gaseosos así como los residuos
peligrosos.
Interiorización en temas
relacionados con la disposición de
residuos y manejo de los mismos,
teniendo en cuenta su clasificación.
Realizar verificación de disposición y
manejo de residuos en todos los
puestos de trabajo y programar
capacitaciones que conlleven a la
concientización del tema.
X X DOS VECES AL AÑO HUMANOS
RESPONSABLE DEL SG-
SST Y LIDER DE
PROCESO
CRONOGRAMA
PERSONAL
RESPONSABLE
RECURSOS
UTILIZADOS
PLAN DE TRABAJO ANUAL
OBJETIVO META ACTIVIDAD
FRECUENCIA DE
EJECUCIÓN

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5.2 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
También conocida como Matriz Legal,setrata de un documento que contiene lainformación completa
sobre los requisitos legales que una empresa u organización debe cumplir para una adecuada puesta en
marcha de la misma, dependiendo de la normatividad establecida por las entidades competentes. El
cumplimiento de este requisito busca que las organizaciones garanticen mediante el desarrollo de
actividades evidenciadas el cumplimiento de la normatividad de la SST.
Respecto a la matriz legal, el Decreto 1072 de 2015 refiere: “24. Matriz legal: Es la compilación de los
requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su
actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que
sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”. (Art. 2.2.4.6.2)
Teniendo en cuenta esta definición la matriz de requisitos legales exige una actualización continua
acorde a las disposiciones vigentes aplicadas a las normativas utilizadas, de igual manera esta matriz
hace parte de las obligaciones de los empleadores: “Por su importancia, el empleador debe identificar la
normatividad nacional aplicable delSistema General de Riesgos Laborales, lacual debe quedar plasmada
en una matriz legalque debe actualizarse en lamedida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables
a la empresa”. (Artículo 2.2.4.6.12. Decreto 1072 de 2015.)
Recuerde que dentro de las disposiciones generales del Decreto en mención este documento forma
parte de la documentación general de la Empresa y, es indispensable al momento de desarrollar su SG-
SST.

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COMO ELABORAR UNA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
La Matriz Legal de la empresa está directamente relacionada con la actividad económica de la misma,
por tanto, no todas las matrices son iguales o aplicables a cualquier tipo de organización. Otro aspecto
importante a tener en cuenta al momento de desarrollar este documento es que su objetivo principal es
verificar y evidenciar las mejoras que realizalaempresa para certificar que cumple con las normas, leyes,
resoluciones, decretos y demás obligaciones vigentes.
Las normas en las cuales se fundamenta la matriz legal de una organización son:
 NormatividadGeneral del SG-SST: Es la primera que se debe consultar y debe aplicarse a
la implementación del Sistema de Gestión y se encuentra en el Decreto Único Reglamentario del
Sector Trabajo Colombiano. Esta información se encuentra en el Capítulo 2.2.4.6 del Decreto
1072 de 2015, “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo”. Después de confirmar
la normatividad relacionada con el SG-SST, el siguiente paso es consultar la Normatividad
Nacional, Departamental y Local, Normatividad de acuerdo a la actividad económica de la
Empresa, Normas técnicas sectoriales y Normatividad acogida voluntariamente por la Empresa.
 Normatividad Nacional: Está dirigida a las leyes, decretos, resoluciones, reglamentos,
estatutos etc., que la empresa debe cumplir y que son respaldados por el Congreso Nacional, los
Ministerios o Departamentos Administrativos. Un documento que debe considerarse dentro de
este punto son: Código sustantivo del Trabajo, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo
y, Resolución 2646 de 2008. (ver documento anexo Res. 2646/2008).

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 NormatividadDepartamental: Este tipo de normatividad se relaciona directamente con la
ubicación geográfica en donde se encuentra ubicada la Empresa, puesto que algunas entidades
Departamentales emiten normatividades específicas para prevenir efectos nocivos frente alguna
situación que se presente. Un ejemplo de este tipo de normatividad se hace presente en los
Departamentos ubicados en zonas de altas temperaturas en donde existe alta posibilidad que se
desarrollen enfermedades transmitidas por vectores como el Zika, Dengue, Malaria, etc. Para
estas zonas las entidades competentes emiten algunas disposiciones especiales para evitar la
mortalidad de sus pobladores y, controlar de alguna manera la propagación de enfermedades.
 NormatividadLocal: Esta normatividad se hace presente en municipios o zonas en las que se
desarrollen de manera específica labores que expongan a los trabajadores en mayor grado a
Peligros que podrían poner en Riesgo la salud de los mismos al momento de ejecutar su labor.
Para contra restar estos Riesgos ypeligros las Alcaldías o las instituciones pertinentes promueven
leyes o normas obligatorias que favorecen a la población. Un ejemplo aplicable a este tipo de
normatividad es ladisposición de normas para manejo de residuos sólidos y basuras en laciudad,
manejo de sustancias químicas en zonas de explotación minera y petrolera, etc.
 Normatividadde acuerdoa la actividadque realizalaempresa: Esta normatividad se
expide para aquellas empresas que desarrollan actividades específicas con disposiciones
especiales paralaejecución de labores de mayor riesgo. Un ejemplo de estetipo de normatividad
es la Resolución 1409 de 2012, aplicable en el sector de la construcción, en donde los
trabajadores necesitancapacitaciónespecialcertificada para el desempeño de trabajo en alturas.
Asímismo existenotras normas que disponen el manejo de cargas,manejo de maquinaria pesada
etc.

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 Normas técnicas sectoriales: Este tipo de normatividad se aplica en determinados sectores
laborales que requieren normatividad específica dependiendo del tipo de servicio que ofrecen,
un prototipo aplicable en este caso es el Sector de la Gastronomía y Bares, para los cuales existe
la Norma Técnica Sectorial Colombiana NTS-TS 004, y la Resolución 01748 de 2015 aplicada al
Sector Turismo.
 Normatividad acogida voluntariamente por la empresa: Se refiere a la normatividad
que adoptan algunas empresas a voluntad propia en vías del mejoramiento de la misma; es el
caso de las empresas que se encuentran certificadas con las normas ISO: 14001 por ejemplo,
quienes a pesar de que no es obligatorio han decidido mejorar la Gestión de calidad Ambiental,
en pro del beneficio de la empresa y el medio que nos rodea.
Recordemos que es importante revisar a conciencia tanto la normatividad obligatoria aplicable a la
empresa como la voluntaria las cuales deben estar incluidas en la Matriz de Requisitos Legales, ya que
contiene los lineamientos sobre los cuales está trabajando la empresa incluido cada uno de los procesos
que su actividad económica conlleva. Así mismo existen empresas que debido a su actividad económica,
negociaciones con el exterior, o por requisitos con sus clientes, se acogen a la Normatividad
Internacional; de ser así, este tipo de normatividad también debe aparecer relacionada en la Matriz de
Requisitos Legales.
Una Matriz de Requisitos Legales puede contener los siguientes lineamientos:
a. Fecha de Elaboración, próxima evaluación y actualización
b. Nombres del personal responsable de la elaboración y actualización de la matriz
c. Clasificación: Determina si se trata de una norma GENERAL o ESPECÍFICA
d. Tipo y Nombre del Documento: Código sustantivo de Trabajo, Resoluciones, Decretos,
Circulares, Sentencias, NTC (Norma Técnica Colombiana), GTC (Guía Técnica Colombiana,

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Constitución Política, etc. Que estén asociados y sean aplicables a la actividad económica de la
empresa.
e. Fecha de Emisión del documento
f. Emisor: Describe que Entidad emite o expide el documento
g. Descripción: Se describe el objetivo en resumen de la emisión del documento utilizando palabras
claves como: Prevenir, sancionar, corregir, etc. Que conlleven a determinar el por qué es
aplicable a los procesos de la Empresa.
h. Artículos que aplican: Se describe de manera concreta el número o números de artículos que se
aplican a los procesos laborales.
i. Requisito específico: Nombra en forma general y resumida el porqué de la aplicación de la
norma.
j. Evidencia de cumplimiento: Describe de manera sintetizada hacia qué área y proceso de la
empresa está dirigida la norma, nombrando el documento que permite la verificación del
cumplimiento.
k. Responsable: Describe el cargo del trabajador responsable de verificar que la norma se cumpla.
l. Observaciones: Describe o advierte novedades
Para un mayor entendimiento del tema, a continuación, se muestra la construcción explicada de un
modelo de Matriz Legalpara una Empresa, lacual puede tomarse como punto de referencia al momento
de la implementación del SG-SST; recuerde que cada matriz es diferente puesto que adopta los
lineamientos normativos de la empresa en particular.

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Fuente: Propia, Matriz de requisitos legales
GENERAL ESPECÍFICA
SI NO
X DECRETO1072 2015
Ministeriode
Trabajo
DecretoÚnico
Reglamentariodetrabajo
Art.2.2.4.6.25.
Formulaelplandeemergencias
pararesponderanteinminenciau
ocurrenciadeeventos
parcialmentedesastrosos.
PlandeEmergencias
Gerente,Responsable
deSG-SST
X
X LEY1010 2006
Congresodela
República
Prevenir,corregiry
sancionardiversasformas
demaltrato,trato
desconsideradoy,en
generaltodoultrajeala
dignidadhumana.
Ar.9yArt.10
Medidasdeprevencióndeacoso
laboralytratamiento
sancionatorioalacosolaboral
ComitédeConvivencia
Gerente,Responsable
deSG-SST
X
PENDIENTEACTUALIZACIÓN
PARAEL2020
X RESOLUCION1401 2007
Ministeriode
ProtecciónSocial
Reglamentalainvestigación
deincidentesyaccidentes
detrabajo.
Todala
Resolución
Disponeloslineamientos
necesariosparalainvestigación
deincidentesyaccidentesde
trabajo.
ManualdeAccidentese
IncidentesdeTrabajo
EquipoInvestigadorde
AccidentesdeTrabajo
X
EMISOR
FECHADEELABORACIÓN: FECHADEACTUALIZACIÓN:
RESPONSABLEDEACTUALIZACIÓN:
OBSERVACIONES
EVIDENCIADE
CUMPLIMIENTO
RESPONSABLE
EXISTEEVIDENCIA
ACTUALIZADA
MATRIZDEREQUISITOSLEGALES
NORMAó
DOCUMENTO
AÑODE
EMISION
DISPOSICIÓNQUEREGULA
CLASIFICACIÓN
ART.APLICABLE DESCRIPCIÓNDELREQUISITO

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