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Bogotá D.C., SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
RAD: 15-153032- -00003-0000 Fecha: 2015-08-12 17:57:49
DEP: 10 OFICINAJURIDICA
10 TRA: 113 DP-CONSULTAS EVE: SIN EVENTO
ACT: 440 RESPUESTA Folios: 1
Señor
ALVARO RESTREPO
alvarorestrepovalencia@gmail.com
Asunto: Radicación: 15-153032- -00003-0000
Trámite: 113
Evento: 0
Actuación: 440
Folios: 1
Estimado(a) Señor:
Con el alcance previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, por la cual se sustituye
el Título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, damos respuesta a su comunicación radicada en esta Entidad con el
número que se indica en el asunto, en los siguientes términos:
1.Objeto de la consulta
En su comunicación, pregunta:
“las actas de asamblea de socios de una sociedad limitada debe ser autenticada o tener
nota de presentación personal, porque en la cámara de comercio (…) así lo exigen?”
“si soy representante legal de la sociedad y actúo como secretario de la asamblea de
accionista en la sociedad limitada con mi firma puedo autenticar el acta y dar fe de ser
fiel copia de s original? O requiere que quien actuó como presidente también la
autentique.”
Al respecto le informamos que esta Oficina a través de un concepto no puede resolver
situaciones particulares. No obstante, a continuación encontrará información general que
consideramos de su interés sobre el tema consultado.
2. Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con las
Cámaras de Comercio
En cuanto a las funciones específicas de esta entidad frente a las cámaras de comercio,
se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y
87 y en el artículo 1, numerales 17,18, y 19 del Decreto 4886 de 2011.
17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y
confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar
Al contestar favor indique el número de Sede Centro: Carrera 13 No. 27-00 Pisos 1, 3, 5, 7 y 10
radicación consignado en el sticker Call Center(571) 592 04 00. Linea gratuita Nacional 01800-910165
Web: www.sic.gov.co e-mail: contactenos@sic.gov.co
Bogotá D.C. - Colombia

Continuación radicado No: 15-153032- -00003-0000 Página: 2
lo relacionado con el registro mercantil.
18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro
mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las
personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.
19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de
proponentes.
Igualmente, corresponde, a esta Entidad, en materia de registro mercantil, (i) resolver los
recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las cámaras
de comercio; (ii) evaluar el registro único empresarial y proponer las condiciones a que
debe someterse dicho registro, así como proyectar los instructivos que sea necesario
expedir a efectos de coordinarlo, (iii) establecer los formatos de inscripción y renovación
de la inscripción en el RUES (Registro Único Empresarial y Social), (iv) establecer la
información requerida para la inscripción en el RUES, (v) establecer la información
requerida para la renovación de la inscripción en el RUES, (vi) regular la integración e
implementación del RUES, atendiendo principios específicos y de manera armónica con
las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros
que lo conforman.
Adicionalmente, es competencia de esta Superintendencia sancionar a las cámaras de
comercio por infracción a las leyes, a los estatutos o a cualquier otra norma legal a que
deben sujetarse, así como por la inobservancia de las órdenes e instrucciones impartidas
por la Entidad.
3. Naturaleza jurídica y función pública registral de las Cámaras
Las cámaras de comercio son instituciones que derivan su existencia de una autorización
legal conferida por el Gobierno para crearlas, de naturaleza corporativa, gremial, privada
y sin ánimo de lucro, integradas por los comerciantes inscritos en su respectivo registro
mercantil, a quienes en virtud del esquema de descentralización por colaboración,
previsto en el artículo 209 de la Constitución Política, les han sido atribuidas funciones
públicas directamente por la ley (fundamentalmente la administración de algunos
registros públicos), para que las desempeñen de manera permanente e indefinida,
sujetándose a los postulados y reglas del derecho público y ciñendo su actuación a lo
expresamente autorizado y permitido para la consecución de la específica finalidad
pública, pero conservando inalterada su condición de sujetos pasivos sometidos al
régimen de derecho privado en cuanto a las restantes funciones que desempeñan, su
organización y dirección, las fuentes de sus ingresos, la naturaleza de sus trabajadores y
los estatutos que las gobiernan.
Las funciones públicas que desarrollan las cámaras de comercio están relacionadas con
su función registral, la cual de conformidad con lo previsto en el artículo 166 del Decreto
19 de 2012, será realizada de manera unificada a través del Registro Único Empresarial

y Social -RUES-, el cual estará conformado, entre otros, por el Registro Mercantil, el
Registro Único Empresarial – RUE, el Registro Único de Proponentes – RUP, el
Registro de Entidades sin ánimo de lucro, con el fin de brindar al Estado, a la sociedad
en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía
solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de
información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional.
Para el ejercicio de estas funciones públicas, las cámaras deben regirse por la
competencia propia de las autoridades administrativas y, por lo tanto, sus facultades son
eminentemente regladas y restringidas a lo expresamente consagrado en el
ordenamiento jurídico, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 121 de la Constitución.
3. Decreto Ley 19 de 2012 – Antitrámites
El Decreto Ley 19 del 10 de enero de 2012, tiene por objeto suprimir o reformar trámites
y procedimientos de la administración pública con el fin de facilitar los distintos procesos
que los particulares deben adelantar ante las diferentes autoridades.
En efecto, el artículo primero establece:
ARTICULO 1. OBJETIVO GENERAL. Los trámites, los procedimientos y las regulaciones
administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos
de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los
particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad
con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley.
En tal virtud, el presente decreto tiene por objeto suprimir o reformar los trámites,
procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, con
el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades,
contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales
que la rigen.
El artículo 25 del mencionado decreto, corregido por el artículo 1 del Decreto 53 de
2012, dispone lo siguiente:
"Artículo 25. Eliminación de autenticaciones y reconocimientos. Todos los actos de
funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la
autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos
producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones
administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos,
tampoco requieren autenticación o reconocimiento.
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de
documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de
los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el
reconocimiento o pago de pensiones.
Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones
administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos,
mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los

poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y
demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de
Comercio, las cuales deberán ser presentadas por sus otorgantes ante el Secretario de
la respectiva Cámara.
Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los
respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite".
3.1 Corte Constitucional – Sentencia C-634 de 2012
La Corte Constitucional en la Sentencia C-634 de 2012, declaró inexequible la expresión
contemplada en el inciso tercero del artículo 25 del Decreto Ley 19 de 2012, que
señalaba “y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás
actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las
cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de
la respectiva Cámara”.
Lo anterior, teniendo como fundamento que “(…) el 13 de enero de 2012, en ejercicio de
sus facultades constitucionales y legales, el Gobierno expidió el Decreto 053 de 2012
cuyo artículo 1º corrigió el artículo 25 del Decreto 019 de 2012. La modificación realizada
por el decreto 053 de 2012 varió uno de los aspectos esenciales de la norma que es
además el más cuestionado por los accionantes, como es el carácter personal de la
presentación de las actas de la asamblea general de accionistas, junta de socios y
demás actos de personas jurídicas que deban registrase ente las Cámaras de Comercio.
Según los actores, este trámite ya había sido eliminado en el artículo 42 de la Ley 1429
de 2010. Por tal motivo, si bien los accionantes no demandaron la inconstitucionalidad
del artículo 1º del Decreto 053 de 2012, resulta fundamental hacer su integración
normativa a fin de que la revisión constitucional del artículo 25 no pierda sentido.
Habida cuenta de lo anterior, la Corte precisó que el Decreto 053 de 2012 fue expedido
para la corrección de algunos yerros del Decreto 019 de 2012 y de manera particular
eliminó la expresión “personalmente” del artículo 25 de dicha ley, lo cual suprimió la
necesidad de presentar personalmente las actas ante el secretario de la respectiva
cámara, aunque no eliminó la necesidad de autenticarlas pues expresamente se sigue
señalando que las mismas no se consideran auténticas.
(…)Esta norma crea nuevos trámites, pues de una parte señala que las actas de los
órganos sociales y de administración de las sociedades y entidades sin ánimo de lucro
no se presumen auténticas y de otra, exige su presentación personal ante el secretario
de la respectiva Cámara de Comercio, procedimientos que habían sido eliminados en el
artículo 42 de la Ley 1429 de 2010. Para la Corte, es evidente la contradicción entre el
artículo 25 del Decreto 019 de 2012 y el artículo 42 de la Ley 1429 de 2010, pues
mientras el segundo señala expresamente que no se requerirá realizar presentación
personal ante el secretario de la cámara de comercio de las actas de los órganos
sociales y de la administración de las sociedades y entidades sin ánimo de lucro, el
artículo 25 del Decreto 019 de 2012 sí exige el trámite de presentación personal. (…)”
6. Circular No. 005 de 2014

La Circular 005 de 2014, incorporada a la Circular Única de esta Superintendencia,
modificó el numeral 2.11, creando el Sistema Preventivo de Fraudes SIPREF a cargo de
las Cámaras de Comercio, en los siguientes términos:
2.11 Sistema Preventivo de Fraudes -SIPREF-
2.11.1 Aspectos generales
Se crea el Sistema Preventivo de Fraudes SIPREF a cargo de las Cámaras de
Comercio, en el cual se reportará la información de las personas autorizadas por el
inscrito, para modificar los datos que reposan en estas entidades, y de esta forma
prevenir los fraudes que se puedan presentar en los registros públicos que administran y,
evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en
ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.
Para el efecto, las entidades registrales no podrán inscribir un acto o documento sujeto a
registro, sin antes verificar que el mismo provenga del titular de la información.
Los mecanismos que integren dicho sistema deben permitir:
- Verificar la procedencia del documento (persona natural o jurídica u órgano) de manera
preliminar a la anotación registral.
- Dar a conocer al inscrito de la presentación de la petición de registro y, - Dejar
evidencias concretas frente a los posibles autores de las presuntas actuaciones
delictivas.
Los mecanismos y controles que integran el SIPREF se implementarán sin perjuicio del
control de legalidad que deben ejercer las Cámaras de Comercio respecto de los actos y
documentos sujetos a registro y, no suple los procedimientos previstos en el
ordenamiento jurídico para las actuaciones administrativas y la vía gubernativa respecto
de los cuales debe darse estricto cumplimiento.
En consecuencia, las Cámaras de Comercio deberán seguir cumpliendo con lo
establecido en el artículo 19 de la Ley 962 de 2005, respecto de todas las peticiones de
registro, mediante la publicación de las mismas, en medio electrónico público. Las
controversias suscitadas con ocasión de las peticiones de registro, deberán presentarse
en las instancias y, bajo los procedimientos legales pertinentes.
La información que se incluya en el SIPREF será confidencial y a ella solamente tendrán
acceso los funcionarios delegados por las Cámaras para uso exclusivo de lo previsto en
la presente circular.
La vinculación de los usuarios al SIPREF, será voluntaria y, no generará costo alguno.
Se exceptúan del SIPREF las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades
judiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de la demanda,
medidas cautelares, etc.
2.11.2 Implementación
2.11.2.1 Solicitud de vinculación al SIPREF
Los comerciantes e inscritos que estén interesados en acceder a dicho servicio, deberán
manifestarlo de manera expresa ante la Cámara de Comercio de su domicilio,
informando los datos de la (s) persona (s) que autoriza(n) para adelantar los trámites
ante la entidad registral.
Una vez recibida la solicitud para acceder al SIPREF, las Cámaras de Comercio deberán
poder identificar en su sistema de información quiénes son usuarios de dicho servicio.
Será responsabilidad de los vinculados al SIPREF mantener permanentemente

actualizada la información de las personas que se hayan autorizado.
La solicitud de vinculación al SIPREF, deberá ser presentada personalmente por el
inscrito o el representante legal -en caso de las personas jurídicas- o a través de los
mecanismos electrónicos establecidos al efecto ante la respectiva Cámara de Comercio,
para lo cual, se dejará evidencia fotográfica y/o biométrica del solicitante, así como de
quienes éste autorice.
Tanto para modificar la información reportada en el SIPREF, como para la
desvinculación al sistema, se deberá surtir el mismo procedimiento previsto para la
vinculación.
2.11.2.2 Operación del SIPREF
En la operación del SIPREF se pueden presentar las siguientes modalidades:
2.11.2.2.1 Que las solicitudes que modifiquen la información de los registros públicos
únicamente puedan ser radicadas en las Cámaras de Comercio por el titular del registro
o por la (s) persona (s) que él autorice.
El inscrito o usuario puede solicitar que las Cámaras de Comercio únicamente reciban
las solicitudes cuando él las radique personalmente o, también puede autorizar de
manera exclusiva a una persona para que las radique ante éstas.
Recibida una solicitud de inscripción que modifique la información de los registros, la
Cámara de Comercio exigirá la presentación personal o a través de los mecanismos
electrónicos establecidos al efecto, de la persona autorizada para radicar la solicitud de
conformidad con la información que exista en el SIPREF, quien dejará evidencia
fotográfica y/o biométrica de dicha actividad.
Surtido el trámite previsto en el numeral anterior, la Cámara de Comercio radicará la
solicitud de inscripción o petición de modificación de información y realizará el trámite
correspondiente.
Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de realizar la radicación de la solicitud de
inscripción o modificación de información cuando ésta no haya sido radicada por quien
de acuerdo a la información del SIPREF esté autorizado para ello.
2.11.2.2.2 Que las solicitudes que modifiquen la información de los registros públicos
puedan ser radicadas por cualquier persona, pero al momento en que la Cámara vaya a
afectar el registro, debe tener autorización previa de su titular
El usuario o inscrito puede solicitar además a la Cámara de Comercio, que para proceder
a la inscripción de un acta o documento o para modificar la información de los registros
públicos, se le solicite previamente su autorización.
Lo anterior significa que radicada una solicitud de inscripción o la petición de modificar
información de los registros públicos, la Cámara de Comercio realizará el control formal
previsto para cada caso y, de ser procedente la inscripción, solicitará confirmación de la
solicitud al usuario o inscrito.
La solicitud de autorización se enviará por cualquiera de los medios que estime el
usuario (mensaje de datos, mensaje de texto, llamada telefónica, correo electrónico, fax)
y que le haya sido informado a la Cámara al momento de la vinculación al SIPREF. Se
entenderá que la Cámara de Comercio cumplió con esta obligación, cuando los datos de
envío corresponden con los datos suministrados en la solicitud, por lo cual la entidad
registral no asumirá ninguna responsabilidad si el mensaje es devuelto o si la
información se modificó y no se reportó a la Cámara de Comercio.
Las Cámaras de Comercio deberán dejar constancia, tanto del envío del mensaje, como

de las respuestas que reciban del mismo.
Si el documento es reconocido por cualquiera de los destinatarios del mensaje, se
procederá a efectuar su registro en los términos establecidos en la ley, informando de la
inscripción a las mismas personas y por el mismo medio.
Si dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al envío del mensaje, no se recibe
ninguna respuesta, ni la Cámara de Comercio logra la autorización de alguno de los
destinatarios del mensaje, se abstendrá de efectuar el registro del documento para lo
cual proferirá el respectivo acto administrativo atendiendo el procedimiento establecido
en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Si en el término previsto en el inciso anterior, los destinatarios manifiestan expresamente
desconocer el documento presentado para el registro, la Cámara de Comercio procederá
a proferir el respectivo Acto Administrativo, en el que se abstendrá de inscribir el
documento y compulsará copias al interesado, para que inicie el trámite correspondiente
ante la autoridades competentes.
Se entiende por “desconocimiento” cuando el titular manifieste expresamente que el
documento no ha sido elaborado por el matriculado o inscrito, o por alguno de los socios
o miembros del cuerpo colegiado.
Las demás inconsistencias que pueda presentar el documento, diferentes al
“desconocimiento” deberán alegarse en las instancias legales pertinentes (recursos,
demandas de impugnación, entre otros).
En caso de remoción del representante legal se deberá tener la autorización personal de
al menos uno de los socios, accionistas o asociados que adoptaron la decisión.
2.11.2.2.3 Que las solicitudes sean efectuadas por medio virtual
El usuario o inscrito podrá solicitar a la Cámara de Comercio que acepte únicamente la
solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos,
por medios virtuales, provenientes de mensajes de datos, cuando cuente para ello con
firma digital o electrónica, en los términos previstos en la Ley 527 de 1999, el Decreto
2364 de 2012 y demás normas vigentes.
En este caso, las Cámaras de Comercio se abstendrán de efectuar el registro del
documento que no haya sido radicado por el medio virtual, cuando el usuario o inscrito lo
haya dispuesto, para lo cual proferirá el respectivo Acto Administrativo atendiendo el
procedimiento establecido en el C.P.A.C.A.
(…)
2.11.4 Procedimiento general aplicable en todos los casos en que se pretenda modificar
la información de los registros públicos, sin necesidad de que su titular se encuentre
vinculado al SIPREF
Cuando se radique la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los
registros públicos, el funcionario que recepciona los documentos en las cajas, oficinas de
radicación o recepción de documentos, debe dejar evidencia de los datos del solicitante,
como son nombre completo, identificación y registro fotográfico y/o biométrico.
Recibidos los datos de quien radica los documentos, el funcionario de la Cámara de
Comercio deberá validar el número de cédula de ciudadanía, con el sistema de
información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, a fin de verificar que el
documento de identificación, no corresponda a una persona fallecida, en cuyo caso la
Cámara de Comercio deberá abstenerse de recibir la solicitud de inscripción o la petición
de modificar información de los registros públicos.

En todos los casos, radicada la solicitud de modificación de información, la Cámara de
Comercio deberá enviar una “alerta”, al último correo electrónico que haya reportado el
matriculado o inscrito o mediante mensaje de datos o texto, a través de los cuales se
informará de la presentación de la solicitud a fin de salvaguardar los intereses del titular.
Cuando la Cámara de Comercio se abstenga de realizar una inscripción o de modificar la
información de los registros públicos, debe enviar una comunicación a la última dirección
electrónica reportada en el registro correspondiente a la persona natural, sociedad o
entidad sin ánimo de lucro. El mismo procedimiento se seguirá cuando la Cámara de
Comercio proceda al registro solicitado.
Adicionalmente a las anteriores medidas, las Cámaras de Comercio podrán adoptar otros
mecanismos que estimen pertinentes para todos los inscritos, siempre y cuando se
ajusten a la normatividad vigente previa autorización por parte de la SIC.
(…)
Conforme al numeral 2.11 de la Circular Única transcrito, las cámaras de comercio
podrán a través de cualquier de los mecanismos previstos realizar las modificaciones a
los registros públicos, a través del SIPREF.
En consecuencia, frente a su primera inquietud, de acuerdo con lo dispuesto en el inciso
tercero del artículo 25 del Decreto Ley 19 de 2012 y en la sentencia de la Corte
Constitucional C-634 de 2012, antes referenciada, los documentos privados que deban
registrarse ante las cámaras de comercio, como es el caso de las actas, por ser
considerados auténticos por expresa disposición legal no requieren de presentación
personal. Sin embargo, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el numeral 2.11 de la
Circular Única y en tal caso, si el inscrito accedió a los servicios del SIPREF, la Cámara
de Comercio conforme a la instrucción impartida en el numeral 2.11.2.2.1 podrá solicitar
la respectiva presentación personal.
Respecto de su segunda inquietud, el artículo 189 del Código de Comercio, dispone que:
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la
sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se
demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les
será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las
actas.”
Para mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas
objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de
internet www.sic.gov.co.
Atentamente,
WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO
JEFE OFICINA ASESORA JURíDICA

Elaboró: Clara Inés Vega
Revisó: William Burgos
Aprobó: William Burgos

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