El documento presenta información sobre manuales administrativos. Explica las herramientas necesarias para identificar procesos como formatos de descripción y diagramas de flujo. Luego, describe cómo elaborar diagramas de flujo mostrando la secuencia de actividades de un proceso y presenta un ejemplo de modelado de procesos. Finalmente, presenta un taller para elaborar flujogramas explicando su objetivo, uso y beneficios.

1. ADMINISTRACIÓN I
Semana Nº 9
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Augusto JAVES SANCHEZ
Licenciado en Administración
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
1
Doctorado en Administración

2. MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

15. Instrumentos de trabajo
• Para poder identificar correctamente los
procesos de la institución se requiere del
desarrollo de :
– Formatos de descripción de procesos
– Diagramas de flujo de procesos

16. Diagrama de flujo de procesos
• El diagrama de flujo
de procesos es una
representación gráfica
de la secuencia en
que se realizan las
actividades necesarias
para desarrollar un
proceso.

17. Modelado de procesos
Departamento Solicitante Almacén Departamento de Compras Proveedor
Revisa
Surte Orden de
Existencias
Compra
Solicitud de Elabora Requisición
Materiales Selecciona Proveedor
de Compra
Lleva Requisición de
Compra
Elabora Orden de
Inspección de
Compra
Materiales
Surte Materiales

18. TALLER PARA LA
PREPARACIÓN DE
FLUJOGRAMAS

19. ¿Qué es un flujograma?
• Es un diagrama que describe las
tareas que componen una
actividad para lograr un objetivo.

20. Objetivo de un flujograma
• Ofrecer de forma gráfica, respuestas a
las siguientes preguntas:
– ¿Qué se hace?
– ¿Por qué se hace?
– ¿Dónde se hace?
– ¿Cuándo se hace?
– ¿Quién lo hace?
– ¿Cómo lo hace?

21. Usos de un Flujograma
• Refleja las actividades • Documenta los
asignadas por una o procedimientos en un
varias oficinas. diagrama mediante
• Enumera las tareas figuras.
realizadas por cada • Evalúa si el trabajo
empleado para el logro realizado responde a los
de la actividad. objetivos de la unidad.
• Recoge en forma • Garantiza el uso efectivo
completa y detallada los de los recursos humanos,
pasos que incluye un fiscales y físicos.
procedimiento.

22. Beneficio Marginal: Plan Médico
Actividad: Ingreso o Renovación
(Tareas)
• Empleados • Recursos Humanos
completan la informa a la
solicitud. Compañía los
• Recursos Humanos ingresos.
verifica status • Empleados reciben
empleados. tarjetas.

23. LA TÉCNICA DEL ANALISIS DE PROCESOS
• Un proceso es un conjunto de actividades que toma insumos
de la organización y da un resultado de valor para el usuario,
el objetivo es que el IST pueda analizar sus procesos con vista
de Evaluar su idoneidad y mejorarlos. El análisis del proceso
busca mejorar montunamente los mismos e identificar los
puntos críticos o cuellos de botella que muestran las
deficiencias o dificultades que deben solucionarse.
• Los instrumentos utilizados para el análisis de proceso son
los siguientes:
– Diagrama de Flujo
– Hoja de Registro
– Cuadro de análisis y preguntas para los cambios

24. DIAGRAMA DE FLUJO
Es la descripción del proceso desde su inicio hasta el final desde la perspectiva del usuario. La
simbología utilizada es:
Inicio y fin del flujo
Operación
Decisión

25. A) DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ACTUAL
1º Administración recepciona
pedido o requerimiento y/o
Administración
prestación de servicio
14º recepciona cancelación y
deposita en Banco
Administración coordina con Dirección
2º pedido o recepcionado de interesado
Usuario / cliente hace cancelación de
13º producción y/o servicio recibido
Administración conjuntamente con
3º Dirección preparan y envían proveído a Usuario / cliente de su conformidad a
Jefatura de Familia / Departamento producción y/o servicio recibido
12º
SI
Ejemplo
4º Jefatura de Familia / Departamento NO
conjuntamente con su equipo técnico
prepara presupuesto / pro forma de Usuario / cliente
requerimiento solicitado. evalúa producción y/o
servicio recibido
ejecutado propuesta
Jefatura de Familia / Departamento económica de Instituto
envía a Administración presupuesto / pro
5º forma de requerimiento solicitado.
Jefatura de Familia / Departamento hace
Administración envía / entrega a 11º entrega de producción y/o servicio a
interesado presupuesto / pro forma de
6º .requerimiento solicitado.
usuario / cliente.
10º Equipo técnico ejecuta trabajo
solicitado
NO Interesado evalúa
presupuesto de
Instituto
Jefatura de familia / Departamento
9º coordina con su equipo técnico
SI ejecución de trabajo.
Administración recepciona de interesado
pedido formal y pago a cuenta para Administración coordina con
8º
ejecución de producción y/o prestación Dirección y envía pedido de
de servicio ejecución de trabajo jefatura de
familia / Departamento

26. HOJA DE REGISTRO PARA EL ANALISIS DE
PROCESOS
Es el análisis del proceso por cada operación considerando los tiempos y las distancias
recorridas desde la perspectiva del usuario. Es importante la clasificación.
Las actividades dentro de cada operación usando la siguiente simbología:
Operación, que es lo que implica transformación de la situación inicial y
ayudan a avanzar el proceso hacia su producto-
Control que implica inspección, evaluaciones visadas o vistos buenos, firmas
para autorizar alguna acción o tramite.
Espera, retrasos para esperar, colas.
Transporte, traslados de una persona, material o equipo de un lugar a otro.
Almacenamiento, archivo de datos, registro de dato en formatos,
almacenar materiales.
Nota.- Las distancias se recorren en metros y los tiempos se anotan en minutos.

27. N
Actividades Tiempo Distancia
º
Operación Nº 1: Administración
1 Recepciona pedido o requerimiento de producción y/o 5´
prestación de servicio
Coordina con Dirección pedido o requerimiento de 10´
2 interesado
Conjuntamente con Dirección preparan proveído a Jefatura 15´
3 de Familia / Departamento.
Envía proveído a Jefatura de Familia / Departamento. 10´ 250 m
4
Ejemplo 5
Operación Nº 2: Jefatura de Familia / Departamento.
Recepciona pedido o requerimiento de interesado
5´
Convoca a equipo técnico para preparar presupuesto / pro 480´
6 formas.
Con participación del equipo técnico prepara presupuesto / 60´
7 pro forma.
Envía a Administración presupuesto / pro forma de 10´ 250 m
8 requerimiento solicitado.
Operación Nº 3: Administración 5´
9 Recepciona presupuesto / pro forma de Jefatura de Familia
/ Departamento.
Envía / entrega a interesado presupuesto / pro forma de 60´ 8,000 m
10 requerimiento solicitado.
Operación Nº 4: Usuario / Cliente 480´
11 Evalúa presupuesto pro forma..
Operación Nº 5: Administración 5´
Recepciona de usuario / cliente pedido formal y pago a
12
cuenta para ejecución de producción y/o prestación de
servicio.

28. Operación Nº 5: Administración 5´
Recepciona de usuario / cliente pedido formal y pago a
12
cuenta para ejecución de producción y/o prestación de
servicio.
Coordina con Dirección y envía pedido de ejecución de 15´ 250 m
13 trabajo a jefatura de familia / Departamento.
Operación Nº 6: Jefatura de Familia / Departamento. 5´
14 Recepciona de administración pedido ejecución de trabajo.
Coordina con su equipo técnico ejecución de trabajos. 480´
15
Operación Nº 7: Equipo técnico ?
Ejemplo
16 Ejecuta trabajo solicitado.
Operación Nº 8: Jefatura de Familia / Departamento. ?
17 Hace entrega de producción y/o servicio a usuario / cliente.
Operación Nº 9: Usuario /Cliente 30´ 8,000 m
18 De su conformidad a producción y/o servicio recibido.
Usuario / cliente se acerca a tesorería a cancelar 10´ 25 m
19 producción y/o servicio producido.
Operación Nº 10: Administración 5´
20 Recepciona cancelación de trabajos de usuario / cliente..
Deposita en Banco cancelación d usuario / cliente. 150´ 8,000 m
21
Total
Porcentaje

29. CUADRO DE ANALISIS Y PREGUNTAS PARA LOS
CAMBIOS
El objetivo de este instrumento es tomado como punto de partida el diagrama de flujo y la hoja
de registro y efectuar cambios que mejoran los procesos y originan un diagrama y hoja de
registros mejorados, para ello se responden las preguntas de que eliminan, cambiar, combinan,
mejoran y simplifican.
A continuación presentamos el contenido de dicho cuadro
CUADRO ANALISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS
Preguntas ¿Qué? ¿Cómo? ¿Por qué?
Eliminar
Cambiar
Combinar
Mejorar
Simplificar

30. PREGUNTAS ¿QUÉ? ¿CÓMO? ¿POR QUÉ?
CAMBIAR 1.Actividad Nº 6 1.Eliminando el tiempo de espera 1.Coordinando y concertando, es
2.Actividad Nº 13 para la reunión de la Comisión de posible eliminar el tiempo de espera.
3. Actividad Nº 18 y 19 elaboración de Cuadro de Horas. 2.Las actividades ya no corresponden
2.Eliminando el tiempo de espera al proceso.
para la recepción de Cuadro de
Ejemplo
horas aprobado por al DRE
3.Al distribuir a través de los Jefes
de Familia / Dptos, se elimina la
recepción y archivo de carga
horaria del proceso de análisis.
CAMBIAR
COMBINAR
MEJORAR 1.Actividad Nº 10 1.Reduciendo el tiempo de espera para 1.Concertando con la DRE l tiempo
2.Actividad Nª 17 que la DRE reciba a la Comisión de de espera para la sustentación del
3.El tiempo total de las Sustentación del Cuadro de Horas. Cuadro de Horas.
actividades operativas se ha 2.Haciendo que la Sub Dirección 2.Se simplifica y agiliza la entrega
reducido de 1,325 minutos a 815 distribuya la carga horaria a los docentes de la carga horaria a los docentes.
minutos. a través de los Jefes de Familia / Dpto3. 3.Porque es posible hacer un
A través de un mejor uso de los recursos mejor uso de los recursos
existentes, coordinación, existentes, mejorar el equipamiento
computarización y capacitación de los y capacitar el personal en el
usuarios de Internet. manejo de las herramientas de
computación.
SIMPLIFICAR 1.La actividad Nº 2: Envió de 1.Enviar convocatoria a Jefes de Familia 1.Permite ahorrar tiempo y
convocatoria en forma personal. / Dpto. través de la pagina WEB del recursos.
2.La actividad Nº 7. Envió de instituto. 2.Permite ahorrar tiempo y
propuesta de Cuadro de Horas a 2.Enviar propuesta de Cuadro de Horas recursos.
la DRE para la sustentación y a la pagina Web o Correo electrónico de
aprobación. la DRE

31. b) Formato Horizontal
• Secuencia de las operaciones que van de izquierda a derecha.
• Esquema del proceso de matricula en la Universidad Nacional del
Callao.
DIRECCIÓN DE CENTRO DE
ESCUELA BANCO COMPUTO FACULTAD
Entregar:
Recoger: • Boleta de pago
• Record de notas Pago de • Ficha de pre-matricula
• Boleta de pago Derecho de Recepcional:
• Ficha de pre-matricula Matricula • Reporte de matricula
firmado por el profesor
consejero

34. EJERCICIO